1、當前高校檔案管理工作中存在的問題與對策Abstract：Itistoplayanimportantroleintodevelopmentofuniversitiesdaybydayfortheuniversitiesarchives.Butinthenewera,universitiesarchivesdelaythedevelopmentofuniversitiesandappearmoreproblems.Thepaperhasanalyzedanddiscussedtheseproblems,andsuggestedsomesolutionstrategies.Keywords：univ

2、ersitiesarchivesmanagementproblemsstrategies高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，它是衡量高校管理水平和教學質(zhì)量的重要標志之一。在如今高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展的新時期，高校檔案管理滯后于高校的發(fā)展，顯現(xiàn)出新時期特有的問題，筆者從事高校檔案管理工作多年，結(jié)合自己的工作實際，談談當前高校檔案管理工作中存在的問題及應采取的對策。、當前高校檔案管理存在的問題檔案意識薄弱在高校檔案發(fā)揮作用日趨重要的今天，人們對檔案的依賴類同于個人的通訊工具，但人們對檔案的認識還停

3、留在原來的層面，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：(1)領(lǐng)導的檔案意識薄弱，認為高校的主要工作是教學、科研，沒有認識到檔案工作的重要性，對檔案管理沒有投入必要的人力、財力、物力，較多高校檔案經(jīng)費沒有單列，檔案現(xiàn)代化及檔案保護設(shè)備配置不全，影響了檔案工作的正常開展。(2)兼職檔案人員的檔案意識薄弱，認為本部門的檔案材料由部門保管利用方便，只是將部門的紅頭文件交給檔案館，而將一些重大活動所形成的檔案材料留在手中。(3)教職工和學生的檔案意識薄弱，認為檔案工作與自己無關(guān)，將自己在教學、科研、學習活動中形成的科研課題研究材料、典型教案、重要備課記錄、學術(shù)報告、學位論文、箸作等等視為己有，不向?qū)W校檔案部門移交，這

4、些都是檔案意識薄弱的表現(xiàn)。檔案收集不齊全高校檔案具有內(nèi)容豐富、來源分散、載體多樣、各類檔案歸檔時間不同步等特性，特別是近年來，高校不斷擴招，很多學校分幾個校區(qū)辦學，給檔案的收集工作帶來一定的困難。目前，高校檔案普遍存在收集不全的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面:(1)有紙質(zhì)檔案，無電子檔案。(2)有請示，無批復。(3)科研課題研究材料、典型教案、重要備課記錄、學術(shù)報告、論文、箸作等收集不齊全。(4)學校以及各部門開展一些重大活動形成的檔案材料收集不齊全。(5)畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料，很多高校檔案部門沒有收集這部分材料等等。隨著計算機、網(wǎng)絡技術(shù)的快速發(fā)展，無紙化辦公已成為辦公現(xiàn)代化的主要內(nèi)

5、容，它給檔案的收集工作帶來了新的挑戰(zhàn)。目前，存在著上級文件收集不齊全的問題，有的上級文件或者附件，只是站上進行發(fā)布，沒有印發(fā)紙質(zhì)文件。例如，湖北省教育廳下發(fā)的鄂教高201022號文件“省教育廳關(guān)于公布2010年高等學校省級教學研究項目的通知”，文中最后指出：“本文除正文外，附件中的名單不印發(fā)文字稿，各校可在省教育廳政務網(wǎng)( HYPERLINK )或湖北省高等學校教育教學公開平臺()查閱下載”，附件“2010年湖北省高等學校省級教學研究項目”是非常重要的，教師評職稱、競聘專業(yè)技術(shù)崗位等都需要利用這份文件，校辦兼職檔案員歸檔時往往只交了正文，并沒有從網(wǎng)上下載附件一起歸檔，這樣造成歸檔材料不完整，不

6、利于檔案的開發(fā)利用。檔案管理人員少、變動頻繁、業(yè)務素質(zhì)不高近年來，在高校進行了人事制度改革、干部制度改革，實行定員、定編、定崗，優(yōu)化了人員結(jié)構(gòu)比例，增加了專職教師編制，減少了其它專業(yè)技術(shù)人員和管理人員編制，各高校專職檔案人員普遍減少,檔案人員的工作量大大增加。例如，武漢某高校，在校生2萬多人，檔案館管理教職工人事?lián)醢?、學生檔案、綜合檔案，專職檔案人員編制只有4個。少數(shù)高校，沒有專職檔案人員，檔案工作由校辦人員兼任。各高校檔案管理隊伍不穩(wěn)定，變動頻繁。由于檔案部門在高校屬于邊緣化的部門，專職檔案人員從專業(yè)技術(shù)和管理崗位晉升比其它部門要相對困難，因此，少數(shù)檔案人員不安心本職工作，調(diào)動頻繁。例如，武

7、漢某高校檔案館一年調(diào)走3人。兼職檔案人員往往是由各部門的秘書兼任，這部分人員的調(diào)動更是頻繁，不利于檔案工作的長遠規(guī)劃和發(fā)展。高校檔案管理人員普遍存在業(yè)務素質(zhì)不高的問題，檔案專業(yè)、計算機專業(yè)科班出身的人很少，大多數(shù)都是半路出家，文化程度偏低，整體年齡偏大。有些高校為了吸納人才，將檔案室當成解決家屬就業(yè)問題的地方,這種人員配備方式，已經(jīng)不能適應快速發(fā)展的信息時代要求，影響了高校檔案信息化進程。檔案信息化建設(shè)進程緩慢目前，多數(shù)高校的檔案館，只是將文件級目錄輸入計算機，利用計算機進行檢索，實際利用的還是檔案實體，我們學校檔案室也只是將19902009年檔案的文件級目錄輸入計算機，沒有進行全文掃描，只是

8、利用計算機進行目錄檢索，還是利用檔案實體進行查閱、復??；還有少數(shù)高校的檔案管理仍采取手工作業(yè)方式，手工書寫、整理、編目和利用；只有部分高校檔案館將檔案中利用頻繁的黨辦、校辦文件、新生錄取名冊、畢業(yè)生名冊、學生成績單等進行全文掃描，實行計算機檢索和打印；極少數(shù)高校建立了數(shù)字化檔案館，如上海交通大學、南京大學等。除此之外，在多數(shù)高校還存在著檔案館的管理系統(tǒng)與各部門的管理系統(tǒng)各不相同，又缺乏對接接口或統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，影響校內(nèi)檔案信息資源的共享和電子檔案的同步歸檔。2、搞好高校檔案管理的對策增強檔案意識(1)增強領(lǐng)導檔案意識。增強領(lǐng)導檔案意識是老生常談，但也是一個常說常新的話題。近年來，隨著高等教育事

9、業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校檔案在學校的本科教學評估、專業(yè)評估、校慶等一系列重大活動中起著重要作用，高校領(lǐng)導在一定程度上提高了對檔案工作的認識，但這遠遠不能滿足新時期高校檔案管理與時俱進的要求，因此，高校領(lǐng)導要進一步增強檔案意識，帶頭重視檔案工作，把檔案工作列入議事日程，寫進學校的規(guī)劃里，落實到具體的行動上，實實在在地解決檔案工作的困難，采取有效措施，確保資金投入充足，設(shè)備配置到位，人員配備齊全。(2)增強全員檔案意識。高校教師、學生以及管理人員都是高校檔案的形成者，他們在教學、科研、管理、學習等活動中，形成了大量珍貴的檔案材料，有些材料是他們長期積累，甚至是他們畢生精力和心血的結(jié)晶，被視為珍寶，自我保

10、存良好，不愿交給檔案部門，我們檔案人員要做深入細致的宣傳工作，并以優(yōu)質(zhì)的服務來取得他們的信任，使他們放心地將這些材料交給檔案部門。本科教學評估對各高校領(lǐng)導和師生都是一次深刻的檔案意識教育，是對檔案工作最實際、最有效的宣傳，凡是檔案意識薄弱，平時不注重檔案材料的積累和歸檔，導致檔案不全的部門，在準備部門評估材料時嘗到了苦頭，反之，嘗到了甜頭。我們檔案工作者要利用檔案在本科教學評估、校慶等學校重大活動中所起的重要作用，贏得學校領(lǐng)導和全校師生對檔案工作的重視，共同搞好檔案管理工作。(3)大力宣傳檔案法律法規(guī)。我們檔案部門要通過舉辦宣傳專欄、校園網(wǎng)絡媒體、專題講座、報告?？⑿麄魇謨缘榷喾N途徑來廣泛宣

11、傳和普及檔案法律法規(guī)知識，要通過利用檔案取得了經(jīng)濟和社會效益的實例教育大家。我校檔案室多次組織各部門領(lǐng)導和專兼職檔案人員學習檔案法律法規(guī)文件，組織大家參加省檔案局的檔案法律知識競賽活動，并將檔案管理制度進行了重新修訂，以中醫(yī)院字(2007)169號文湖北中醫(yī)學院檔案管理制度向全校各部門頒發(fā)，文中包括：各級分管檔案工作領(lǐng)導職責、檔案工作人員職責、檔案管理制度、檔案立卷歸檔制度、檔案借閱制度、檔案安全保密制度、檔案鑒定與銷毀制度等等，使各部門的領(lǐng)導和檔案人員明確自己的職責，自覺配合檔案部門共同搞好我校的檔案管理工作。做好檔案收集工作(1)建立檔案收集網(wǎng)絡。針對目前很多高校多個校區(qū)辦學，地理位置由集

12、中型向擴散型發(fā)展的特征，僅靠專職檔案人員收集檔案已不現(xiàn)實，每個部門都要配備一名兼職檔案人員，負責本部門檔案材料的收集、整理和歸檔工作，他們既熟悉本部門的業(yè)務，又經(jīng)過培訓掌握了一定的檔案知識，保證了檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)、載體質(zhì)地優(yōu)良。建立檔案收集網(wǎng)絡，確保上下收集渠道暢通，這是收集檔案的主要方法。(2)主動上門收集。由于高校檔案來源分散，檔案人員要主動上門收集，做到嘴勤、腿勤、手勤，當兼職檔案員移交檔案不完整或沒有按時移交時，檔案人員要經(jīng)常深入到部門或個人收集檔案。要重點收集來自教師的科研課題研究材料、典型教案、重要備課記錄、學術(shù)報告等，來自學生的優(yōu)秀學位論文等，加強對電子檔案的收集工作。

13、檔案人員應關(guān)注本單位的總體活動和工作部署，對本單位重大活動所形成的檔案材料，要主動上門收集。(3)跟蹤收集。主要是針對畢業(yè)學生學籍材料的后續(xù)補充收集，以及畢業(yè)生就業(yè)方案、畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料等等的收集，要密切配合教務處、學工處等部門，把這些材料收集到檔案室來，確保檔案的完整。在如今科學技術(shù)飛速發(fā)展的新時期，我們檔案人員要加強對收集檔案的檢查工作，特別是對黨辦、校辦交來的上級文件，要進行認真閱讀、檢查，如果附件沒有印發(fā)文字稿的，要從文件中指出的網(wǎng)站上進行下載，與正文共同保存。要經(jīng)常關(guān)注官方網(wǎng)站內(nèi)容，凡是與學校有關(guān)的上級文件要下載紙質(zhì)版與電子版同時保存，確保新時期高校檔案的完整性，為檔

14、案的開發(fā)利用奠定良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。加強檔案隊伍建設(shè)(1)穩(wěn)定檔案隊伍。各高校領(lǐng)導要擺正檔案工作與其它各項工作的關(guān)系，加強對檔案工作的重視和領(lǐng)導，根據(jù)各高校的實際情況，適當增加專職檔案人員編制，提高檔案人員待遇，對業(yè)績突出的檔案人員要給予獎勵和表彰。有了領(lǐng)導的重視、關(guān)心和支持，檔案人員才會安心于本職工作，搞好檔案的管理，充分發(fā)揮檔案信息資源的重要作用。(2)提高檔案人員素質(zhì)。在現(xiàn)代科學技術(shù)發(fā)展日新月異的今天，高校檔案管理工作已脫離原來的管理模式，將基于科技發(fā)展新成果的管理工具和技術(shù)手段運用于檔案管理，與此相適配，一方面，各高校要引進一批年富力強、有責任心、熱愛檔案事業(yè)，具備檔案知識和計算機、網(wǎng)絡知

15、識的專業(yè)人才，充實到檔案隊伍中來。另一方面，要設(shè)立檔案專項經(jīng)費，用于檔案人員定期進行業(yè)務培訓。檔案人員在平時的工作中，要加強業(yè)務學習，除了加強檔案專業(yè)知識的學習外，還要加強學習計算機、網(wǎng)絡、系統(tǒng)工程等方面的理論知識和操作技能，不斷提高自身的業(yè)務素質(zhì)，以適應新時期高校檔案信息化管理的需求，使自己在科技不斷更新的歷程中，始終處于不敗之地。加強檔案信息化建設(shè)(1)加大對檔案信息化建設(shè)的資金投入。根據(jù)教育部、國家檔案局制定的高等學校檔案管理辦法(27號令)第五章第三十八條“高等學校應當設(shè)立專項經(jīng)費，為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學

16、校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行”的文件精神，各高校每年應當設(shè)立檔案專項經(jīng)費，用于配置檔案信息化建設(shè)所需設(shè)備，例如：服務器、高速掃描儀、光盤庫、縮微影像數(shù)字化設(shè)備、模數(shù)化終端組合電器等等，為高校檔案信息化建設(shè)奠定良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。(2)加強檔案信息化制度建設(shè)。各高校必須根據(jù)國家已經(jīng)出臺的相關(guān)標準以及學校的實際情況，制定各種規(guī)章制度和規(guī)范，主要有：電子文件歸檔管理制度、保密制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡安全管理制度、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范、電子文件元數(shù)據(jù)管理規(guī)范等等，為高校檔案信息化建設(shè)提供制度保障。(3)加快檔案信息化建設(shè)進程。各高校在大力開發(fā)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的同時，要加強對館藏開放檔案的全文掃描工作，依據(jù)破損

17、、老化、利用頻繁檔案優(yōu)先掃描的原則進行，并將其放在檔案館網(wǎng)站上加以利用，實行網(wǎng)上全文檢索。各高校要建立全校性的統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺，有效地解決檔案管理系統(tǒng)與其他各部門管理系統(tǒng)互不兼容的問題，消除信息孤島，實現(xiàn)校內(nèi)檔案信息資源的共享和電子檔案的同步歸檔。(4)開展網(wǎng)上查詢服務。各高校檔案館網(wǎng)站要開通“檔案檢索查詢”、“網(wǎng)上咨詢”等欄目，而且具有互動功能，從而保證利用者快速找到所需的檔案信息。由于利用者要求是各種各樣的，而且范圍比較廣泛，對檔案館的具體情況不了解，也不知道如何使用檔案館網(wǎng)站的檢索系統(tǒng)，結(jié)果浪費了大量的時間。例如，各高校檔案館管理檔案的類別各不相同，有的高校檔案館管理學生檔案、教職工人事檔案

18、、綜合檔案，如武漢科技大學、武漢工程大學等；有的高校只是管理綜合檔案，學生檔案、教職工人事檔案由研究生院、招辦、人事處檔案室管理，如武漢大學等。我們學校的檔案室只負責管理綜合檔案，學生檔案由學工處管理，教職工人事檔案由人事處管理，學生對這些具體情況不了解，往往總是到檔案室調(diào)檔，卻無法獲取所需檔案。如果高校的檔案館網(wǎng)站上開通了“網(wǎng)上咨詢”欄目，而且具有互動功能，那么學生只要點擊該欄目，就會很快找到自己的檔案所在部門。目前，只有極少數(shù)高校檔案館網(wǎng)站開通了“網(wǎng)上咨詢”欄目，如浙江大學等。有的高校以郵件形式與用戶進行溝通和答疑，每天都有專人負責回復郵件，而且還比較及時，收到了很好的效果，得到了師生的好評，如武漢大學等。因此，開展網(wǎng)上查詢服務，是提高高校檔案服務質(zhì)量的有效方法。(5)加強檔案安全保護措施，確保檔案安全。進行檔案信息化建設(shè)的過程中，要重視檔案信息的安全問題，一方面，凡是涉及國家、學校機密、個人隱私等內(nèi)容的檔案必須保密，做到“上網(wǎng)不涉密，涉密不上網(wǎng)”。另一方面，對存儲在光盤上的電子檔案要定期復制副本，對數(shù)據(jù)庫要定期進行多重備