1、【電算化高頻考點(diǎn)】第三章會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用第三章會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用.會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用流程一般包括系統(tǒng)初始化、日常處理和期末處理等環(huán)節(jié)。.系統(tǒng)初始化是系統(tǒng)首次使用時(shí)，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行參數(shù)設(shè)置，并錄入基礎(chǔ)檔案與初始數(shù)據(jù)的過程。系統(tǒng)初始化是會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行的基礎(chǔ)。它將通用的會(huì)計(jì)軟件轉(zhuǎn)變?yōu)闈M足特定企業(yè)需要的系統(tǒng)，使手工環(huán)境下的會(huì)計(jì)核算和數(shù)據(jù)處理工作得以在計(jì)算機(jī)環(huán)境下延續(xù)和正常運(yùn)行。系統(tǒng)初始化在系統(tǒng)初次運(yùn)行時(shí)一次性完成，但部分設(shè)置可以在系統(tǒng)使用后進(jìn)行修改。系統(tǒng)初始化將對系統(tǒng)的后續(xù)運(yùn)行產(chǎn)生重要影響，因此系統(tǒng)初始化工作必須完整且盡量滿足企業(yè)的需求。系統(tǒng)初始化的內(nèi)容包括系統(tǒng)級(jí)初始化和模塊級(jí)初始化。模塊級(jí)初始化是設(shè)置特

2、定模塊運(yùn)行過程中，所需要的參數(shù)、數(shù)據(jù)和本模塊的基礎(chǔ)信息，以保證模塊按照企業(yè)的要求正常運(yùn)行。系統(tǒng)級(jí)初始化內(nèi)容主要包括：創(chuàng)建賬套并設(shè)置相關(guān)信息；增加操作員并設(shè)置權(quán)限；設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息。模塊級(jí)初始化內(nèi)容主要包括： 設(shè)置系統(tǒng)控制參數(shù)；設(shè)置基礎(chǔ)信息；錄入初始數(shù)據(jù).日常處理是指在每個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)，企業(yè)日常運(yùn)營過程中重復(fù)、頻繁發(fā)生的業(yè)務(wù)處理過程。日常處理的特點(diǎn)：(1)日常業(yè)務(wù)頻繁發(fā)生，需要輸入數(shù)據(jù)量大；(2)日常業(yè)務(wù)在每個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)重復(fù)發(fā)生，所涉及金額不盡相同。.期末處理是指在每個(gè)會(huì)計(jì)期間的期末所要完成的特定業(yè)務(wù)。期末處理的特點(diǎn)：有較為固定的處理流程。業(yè)務(wù)可以由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。在會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用的各處環(huán)節(jié)均應(yīng)

3、注意對數(shù)據(jù)的管理。數(shù)據(jù)備份是指將會(huì)計(jì)軟件的數(shù)據(jù)輸出保存在其他存儲(chǔ)介質(zhì)上，以備后續(xù)使用。數(shù)據(jù)備份主要包括賬套備份、年度賬備份等。數(shù)據(jù)還原又稱數(shù)據(jù)恢復(fù)， 是指將備份的數(shù)據(jù)使用會(huì)計(jì)軟件恢復(fù)到計(jì)算機(jī)硬盤上。它與數(shù)據(jù)備份是一個(gè)相反的過程。數(shù)據(jù)還原主要包括賬套還原、年度賬還原等。賬套是指存放會(huì)計(jì)核算對象的所有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件的總稱，賬套中包含的文件有會(huì)計(jì)科目、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等。建立賬套時(shí)需要根據(jù)企業(yè)的具體情況和核算要求設(shè)置相關(guān)信息。 賬套信息主要包括賬套號(hào)、 企業(yè)名稱、 企業(yè)性質(zhì)、 會(huì)計(jì)期間、記賬本位幣 ( 即本位幣代碼和本位幣名稱)等。管理用戶并設(shè)置權(quán)限：1) 管理用戶。用戶是指有權(quán)登錄系

4、統(tǒng)， 對會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行操作的人員。管理用戶主要是指將合法的用戶增加到系統(tǒng)中， 設(shè)置其用戶名和初始密碼或?qū)Σ辉偈褂孟到y(tǒng)的人員進(jìn)行注銷其登錄系統(tǒng)的權(quán)限等操作。2) 設(shè)置權(quán)限。在增加用戶后，一般應(yīng)該根據(jù)用戶在企業(yè)核算工作中所擔(dān)任的職務(wù)、分工來設(shè)置、修改其對各功能模塊的操作權(quán)限。通過設(shè)置權(quán)限，用戶不能進(jìn)行沒有權(quán)限的操作，也不能查看沒有權(quán)限的數(shù)據(jù)。設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息包括設(shè)置編碼方案、基礎(chǔ)檔案、收付結(jié)算信息、憑證類別、外幣和會(huì)計(jì)科目等。設(shè)置編碼方案是指設(shè)置具體的編碼規(guī)則，包括編碼級(jí)次、各級(jí)編碼長度及其含義。其目的在于方便企業(yè)對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼進(jìn)行分級(jí)管理。設(shè)置編碼的對象包括部門、職員、客戶、供應(yīng)商、科目、存

5、貨分類、成本對象、結(jié)算方式和地區(qū)分類等。編碼符號(hào)能唯一地確定被標(biāo)識(shí)的對象。職員檔案資料一旦被使用將不能被刪除。設(shè)置職員信息一般包括輸入職員編號(hào)、姓名、性別、所屬部門、身份證號(hào)等，其目的在于方便進(jìn)行個(gè)人往來核算和管理等操作。 (1) 單位類型編碼、供應(yīng)商編碼、客戶編碼必須唯一。供應(yīng)商編碼與客戶編碼不能重復(fù)。2) 單位編碼、單位名稱、單位類型必須輸入，其余可以忽略。設(shè)置憑證類別是指對記賬憑證進(jìn)行分類編制。用戶可以按照企業(yè)的需求選擇或自定義憑證類別。憑證類別設(shè)置完成后， 用戶應(yīng)該設(shè)置憑證類別限制條件和限制科目，兩者組成憑證類別校驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)， 供系統(tǒng)對錄入的記賬憑證進(jìn)行輸入校驗(yàn)，以便檢查錄入的憑證信息和

6、選擇的憑證類別是否相符。在會(huì)計(jì)軟件中，系統(tǒng)通常提供的限制條件包括借方必有、貸方必有、憑證必有、憑證必?zé)o、無限制等。憑證類別的限制科目是指限制該憑證類別所包含的科目。在記賬憑證錄入時(shí)， 如果錄入的記賬憑證不符合用戶設(shè)置的限制條件或限制科目， 則系統(tǒng)會(huì)提示錯(cuò)誤，要求修改，直至符合為止。設(shè)置會(huì)計(jì)科目就是將企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算所需要使用的會(huì)計(jì)科目錄入系統(tǒng)中，并按照企業(yè)核算要求和業(yè)務(wù)要求， 對每個(gè)科目的核算屬性進(jìn)行設(shè)置。 設(shè)置會(huì)計(jì)科目是填制會(huì)計(jì)憑證、記賬、編制報(bào)表等各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。增加會(huì)計(jì)科目時(shí)，應(yīng)遵循先設(shè)置上級(jí)會(huì)計(jì)科目，再設(shè)置下級(jí)會(huì)計(jì)科目的順序。會(huì)計(jì)科目編碼、會(huì)計(jì)科目名稱不能為空。增加的會(huì)計(jì)科目編碼必須遵

7、循會(huì)計(jì)科目編碼方案。64 會(huì)計(jì)科目編碼按照科目編碼規(guī)則進(jìn)行。在對會(huì)計(jì)科目編碼時(shí)，一般應(yīng)遵守以下原 則：唯一性。每個(gè)編碼必須唯一地標(biāo)識(shí)某一個(gè)科目，不可重復(fù)。統(tǒng)一性。所有會(huì)計(jì)科目的編碼標(biāo)準(zhǔn)必須遵守統(tǒng)一的編碼方案。擴(kuò)展性。編碼既要適應(yīng)企業(yè)當(dāng)前核算的要求，又要考慮將來業(yè)務(wù)發(fā)展的變化，在設(shè)計(jì)編碼時(shí)應(yīng)注意保留一些空間，以方便將來科目的增減變動(dòng)。已經(jīng)使用過的末級(jí)會(huì)計(jì)科目不能再修改科目編碼。已有數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)科目，應(yīng)將該科目及其下級(jí)科目余額清零后再進(jìn)行修改或刪除。刪除科目后不能恢復(fù)，只能通過增加功能重新增加被刪除的會(huì)計(jì)科目。非末級(jí)科目不能刪除。非末級(jí)會(huì)計(jì)科目不能再修改科目編碼。用戶如在會(huì)計(jì)年度初建賬，只需將各個(gè)會(huì)

8、計(jì)科目的期初余額錄入系統(tǒng)中即可；用戶如在會(huì)計(jì)年度中建賬， 則除了需要錄入啟用月份的月初余額外，還需錄入本年度各會(huì)計(jì)科目截至上月份的累計(jì)發(fā)生額。系統(tǒng)一般能根據(jù)本月月初數(shù)和本年度截至上月份的借、貸方累計(jì)發(fā)生數(shù)，自動(dòng)計(jì)算出本會(huì)計(jì)年度各會(huì)計(jì)科目的年初余額。憑證編號(hào)是憑證的唯一標(biāo)識(shí)。同一類別憑證按月從1 號(hào)憑證開始連續(xù)編號(hào)，不允許重號(hào)和漏號(hào)。憑證編號(hào)為必填內(nèi)容，可以自動(dòng)生成，也可以手工輸入。憑證錄入的輸入校驗(yàn)：在憑證實(shí)時(shí)校驗(yàn)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)對憑證內(nèi)容的合法性進(jìn)行校驗(yàn)。校驗(yàn)的內(nèi)容包括：會(huì)計(jì)科目是否存在，即會(huì)計(jì)科目是否是初始化時(shí)設(shè)置的會(huì)計(jì)科目；會(huì)計(jì)科目是否為末級(jí)科目；會(huì)計(jì)科目是否符合憑證的類別限制條件；發(fā)生額是否

9、滿足“有借必有貸，借貸必相等” 的記賬憑證要求；憑證必填內(nèi)容是否填寫完整；手工填制憑證號(hào)的情況下還需校驗(yàn)憑證號(hào)的合理性。68 憑證可以修改的內(nèi)容一般包括摘要、科目、金額及方向等。憑證類別、編號(hào)不能修改，制單日期的修改也會(huì)受到限制。在對憑證進(jìn)行修改后，系統(tǒng)仍然會(huì)按照憑證錄入時(shí)的校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)來對憑證內(nèi)容進(jìn)行檢查，只有滿足了校驗(yàn)條件后，才能進(jìn)行保存。憑證修改的操作控制：修改未審核或?qū)徍藰?biāo)錯(cuò)的憑證。對未審核的憑證或?qū)徍藰?biāo)錯(cuò)的憑證，可以由填制人直接進(jìn)行修改并保存。審核標(biāo)錯(cuò)的憑證在修改正確后，出錯(cuò)的標(biāo)記將會(huì)消失。修改已審核而未記賬的憑證。經(jīng)過審核人員審核，并已簽章而未記賬的憑證，如果存在錯(cuò)誤需要修改， 應(yīng)該由

10、審核人員首先在審核模塊中取消對該憑證的審核標(biāo)志， 使憑證恢復(fù)到未審核狀態(tài)，然后再由制單人員對憑證進(jìn)行修改。修改已經(jīng)記賬的憑證。會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供不可逆的記賬功能，確保對同類已記賬憑證的連續(xù)編號(hào)， 不得提供對已記賬憑證的刪除和插入功能， 不得提供對已記賬憑證日期、金額、會(huì)計(jì)科目和操作人的修改功能。修改他人制作的憑證。如果需要修改他人制作的憑證，在賬務(wù)處理模塊參數(shù)設(shè)置中需要勾選允許修改他人憑證的選項(xiàng)，修改后憑證的制單人將顯示為修改憑證的操作人員。如果參數(shù)設(shè)置中選擇不允許修改他人憑證，該功能將不能被執(zhí)行。審核憑證是指審核人員按照國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度規(guī)定，對于完成制單的記賬憑證的正確性、合規(guī)合法性等進(jìn)行

11、檢查核對，審核記賬憑證的內(nèi)容、金額是否與原始憑證相符，記賬憑證的編制是否符合規(guī)定，所附單據(jù)是否真實(shí)、完整等。如果審核發(fā)現(xiàn)記賬憑證存在錯(cuò)誤，需要打上錯(cuò)誤標(biāo)記，交由制單人員進(jìn)行修改。如果審核人員認(rèn)為憑證沒有錯(cuò)誤，則審核通過后，系統(tǒng)將在審核欄顯示審核人的名字。憑證審核的操作控制：審核人員和制單人員不能是同一人；審核憑證只能由具有審核權(quán)限的人員進(jìn)行；已經(jīng)通過審核的憑證不能被修改或者刪除，如果要修改或刪除，需要審核人員取消審核簽字后，才能進(jìn)行；審核未通過的憑證必須進(jìn)行修改，并通過審核后方可被記賬。在會(huì)計(jì)軟件中，記賬是指由具有記賬權(quán)限的人員，通過記賬功能發(fā)出指令，由計(jì)算機(jī)按照會(huì)計(jì)軟件預(yù)先設(shè)計(jì)的記賬程序自動(dòng)

12、進(jìn)行合法性校驗(yàn)、科目匯總、登記賬目等操 作。記賬的操作控制：期初余額不平衡，不能記賬；上月未結(jié)賬，本月不可記賬；未被審核的憑證不能記賬；一個(gè)月可以一天記一次賬，也可以一天記多次賬，還可以多天記一次賬；記賬過程中，不應(yīng)人為終止記賬。出納管理的主要工作包括庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和資金日報(bào)表的管理，支票管理，進(jìn)行銀行對賬并輸出銀行存款余額調(diào)節(jié)表。賬務(wù)處理模塊的期末處理是指會(huì)計(jì)人員在每個(gè)會(huì)計(jì)期間的期末所要完成的特定業(yè)務(wù)，主要包括會(huì)計(jì)期末的轉(zhuǎn)賬、對賬、結(jié)賬等。對賬主要包括總賬和明細(xì)賬、總賬和輔助賬、明細(xì)賬和輔助賬的核對。為了保證賬證相符、賬賬相符，用戶應(yīng)該經(jīng)常進(jìn)行對賬，至少一個(gè)月一次，一般可在月

13、末結(jié)賬前 進(jìn)行。只有對賬正確，才能進(jìn)行結(jié)賬操作。結(jié)賬主要包括計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，終止本期的賬務(wù)處理工作，并將會(huì)計(jì)科目余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月作為月初余額。結(jié)賬每個(gè)月只能進(jìn)行一次。結(jié)賬工作執(zhí)行時(shí)，系統(tǒng)會(huì)檢查相關(guān)工作的完成情況，主要包括：檢查本月記賬憑證是否已經(jīng)全部記賬，如有未記賬憑證，則不能結(jié)賬；檢查上月是否已經(jīng)結(jié)賬，如上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬；檢查總賬與明細(xì)賬、總賬與輔助賬是否對賬正確，如果對賬不正確則不能結(jié)賬；對科目余額進(jìn)行試算平衡，如試算不平衡將不能結(jié)賬；檢查損益類賬戶是否已經(jīng)結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤，如損益類科目還有余額，則不能結(jié)賬；當(dāng)其他各模塊也已經(jīng)啟用時(shí)， 賬務(wù)處理模塊必須在其他各

14、模塊都結(jié)賬后，才能結(jié)賬。76 固定資產(chǎn)管理模塊初始化工作：設(shè)置控制參數(shù)。設(shè)置啟用會(huì)計(jì)期間。設(shè)置折舊相關(guān)內(nèi)容。設(shè)置折舊相關(guān)內(nèi)容一般包括是否計(jì)提折舊、折舊率小數(shù)位數(shù)等。設(shè)置固定資產(chǎn)編碼。設(shè)置基礎(chǔ)信息。設(shè)置折舊對應(yīng)科目。設(shè)置增減方式。設(shè)置使用狀況。設(shè)置折舊方法。設(shè)置固定資產(chǎn)類別。錄入原始卡片。企業(yè)日常運(yùn)營中，會(huì)發(fā)生固定資產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)，一般包括固定資產(chǎn)增加、減少、固定資產(chǎn)變動(dòng)等。 在每個(gè)會(huì)計(jì)期間， 用戶可在固定資產(chǎn)管理模塊中對相關(guān)日常業(yè)務(wù)進(jìn)行管理和核算。固定資產(chǎn)管理模塊期末處理：計(jì)提折舊。對賬。月末結(jié)賬。相關(guān)數(shù)據(jù)查詢。 (1) 只有在最新會(huì)計(jì)期間時(shí)可以增加資產(chǎn)類別，月末結(jié)賬后則不能增加。資產(chǎn)類別編碼不能

15、重復(fù)，同級(jí)的類別名稱不能相同。類別編碼、名稱、計(jì)提類型和折舊方法不能為空。其他各項(xiàng)內(nèi)容的輸入是為了輸入卡片方便，要缺省的內(nèi)容可以為空。使用過的類別計(jì)提屬性不允許刪除。由固定資產(chǎn)系統(tǒng)傳遞到總賬系統(tǒng)中的憑證，在總賬系統(tǒng)中不能修改和刪除。工資管理模塊初始化工作：設(shè)置基礎(chǔ)信息。設(shè)置工資類別。設(shè)置工資項(xiàng)目。設(shè)置工資項(xiàng)目是計(jì)算工資的基礎(chǔ)，包括工資項(xiàng)目名稱、類型、數(shù)據(jù)長度、小數(shù)位數(shù)等。設(shè)置工資項(xiàng)目計(jì)算公式。設(shè)置工資類別所對應(yīng)的部門。設(shè)置所得稅。設(shè)置工資費(fèi)用分?jǐn)?。錄入工資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。工資管理模塊日常處理：工資計(jì)算。工資變動(dòng)數(shù)據(jù)錄入。工資數(shù)據(jù)計(jì)算。個(gè)人所得稅計(jì)算。工資分?jǐn)?。生成記賬憑證。工資管理模塊期末處理：期末

16、結(jié)賬。工資表的查詢輸出。應(yīng)收管理模塊初始化工作：控制參數(shù)和基礎(chǔ)信息的設(shè)置?？刂茀?shù)的設(shè)置。a.基本信息的設(shè)置。b.壞賬處理方式設(shè)置。c.應(yīng)收款核銷方式的設(shè)置。d 規(guī)則選項(xiàng)?；A(chǔ)信息的設(shè)置。a.設(shè)置會(huì)計(jì)科目。b.設(shè)置對應(yīng)科目的結(jié)算方式。c.設(shè)置賬齡區(qū)間。期初余額錄入。應(yīng)收管理模塊日常處理：應(yīng)收處理。單據(jù)處理。a 應(yīng)收單據(jù)處理。b 收款單據(jù)處理。c 單據(jù)核銷。轉(zhuǎn)賬處理。a 應(yīng)收沖應(yīng)收。b 預(yù)收沖應(yīng)收。c.應(yīng)收沖應(yīng)付。票據(jù)管理。壞賬處理。壞賬準(zhǔn)備計(jì)提。壞賬發(fā)生。壞賬收回。生成記賬憑證。84 應(yīng)收管理模塊期末處理：期末結(jié)賬。應(yīng)收賬款查詢。應(yīng)收賬齡分析。85 應(yīng)付管理模塊初始化工作：控制參數(shù)和基礎(chǔ)信息的

17、設(shè)置?？刂茀?shù)設(shè)置。a.基本信息的設(shè)置。b.應(yīng)付款核銷的設(shè)置。c 規(guī)則選項(xiàng)?；A(chǔ)信息設(shè)置。a.設(shè)置會(huì)計(jì)科目。b.設(shè)置對應(yīng)科目的結(jié)算方式。c.設(shè)置賬齡區(qū)間。期初余額錄入。應(yīng)付管理模塊日常處理。(1) 應(yīng)付處理。單據(jù)處理。a 應(yīng)付單據(jù)處理。b 付款單據(jù)處理。C 單據(jù)核銷。轉(zhuǎn)賬處理。a.應(yīng)付沖應(yīng)付是指將一家供應(yīng)商的應(yīng)付款轉(zhuǎn)到另一家供應(yīng)商中。b.預(yù)付沖應(yīng)付用于處理供應(yīng)商的預(yù)付款和對該供應(yīng)商應(yīng)付欠款的轉(zhuǎn)賬核銷業(yè)務(wù)。C 應(yīng)付沖應(yīng)收是指用某供應(yīng)商的應(yīng)付款，沖抵某客戶的應(yīng)收款項(xiàng)。票據(jù)管理。生成記賬憑證。應(yīng)付管理模塊期末處理：期末結(jié)賬。應(yīng)付賬款查詢。應(yīng)付賬齡分析。86 報(bào)表數(shù)據(jù)來源：手工錄入。來源于報(bào)表管理模塊其他報(bào)表。來源于系統(tǒng)內(nèi)其他模塊。報(bào)