1、也談審核有效性對(duì)會(huì)議的審核序言 審核有效性已越來(lái)越被認(rèn)證機(jī)構(gòu)和審核人員所重視，管理性會(huì)議涉及反映質(zhì)量管理體系策劃、運(yùn)行和改進(jìn)環(huán)節(jié)的管理績(jī)效和會(huì)后決策，往往集管理中的重要綜合信息于一體，它是管理中的重要過(guò)程，理應(yīng)引起各組織和認(rèn)證機(jī)構(gòu)的充分重視。本文探索的管理性會(huì)議指的是質(zhì)量方面的管理性會(huì)議，以下簡(jiǎn)稱(chēng)會(huì)議。會(huì)議及其作用會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒(méi)有不開(kāi)會(huì)的組織或部門(mén)，一個(gè)組織或部門(mén)不召開(kāi)會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門(mén)的存在價(jià)值。會(huì)議有定期和不定期的，有綜合性和專(zhuān)題性的，通過(guò)會(huì)議為達(dá)到預(yù)定目標(biāo)，解決問(wèn)題，

2、提出必要的措施和資源配置。會(huì)議是一項(xiàng)活動(dòng)，其過(guò)程如下圖所示。會(huì)議 輸入 輸出輸入內(nèi)容：1、會(huì)議目標(biāo)要求，可能包括組織原先設(shè)定的目標(biāo)、組織的過(guò)程表現(xiàn)和組織的產(chǎn)品和服務(wù)的表現(xiàn)、本組織市場(chǎng)質(zhì)量反饋狀況。2、事先策劃要求，如會(huì)議參加人員、準(zhǔn)備材料等。3、上次會(huì)議決策事項(xiàng)跟蹤等等。輸出內(nèi)容：會(huì)議決策、未決事宜等，一般包含責(zé)任部門(mén)和或責(zé)任人、完成期限。會(huì)議的作用：開(kāi)展有效的溝通會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通。通過(guò)會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說(shuō)向員工傳達(dá)來(lái)自上級(jí)或其他部門(mén)的相關(guān)資訊。監(jiān)督員工許多公司或部門(mén)的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工

3、作進(jìn)度。達(dá)成共識(shí)與解決問(wèn)題分析解決各類(lèi)問(wèn)題，包括產(chǎn)品問(wèn)題、顧客抱怨、過(guò)程質(zhì)量、管理問(wèn)題，并提出相應(yīng)的措施。二、會(huì)議與ISO 9001：2000標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系一般，活動(dòng)涉及很多管理內(nèi)容。對(duì)照ISO 9001：2000標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)議過(guò)程可能涉及ISO 9001：2000標(biāo)準(zhǔn)以下條款：1、總要求（4.1）。管理性會(huì)議本身是一個(gè)非常重要的管理過(guò)程，應(yīng)該納入質(zhì)量管理體系的過(guò)程加以管理。參加會(huì)議的相關(guān)人員，特別是參與會(huì)議活動(dòng)的管理者，其日常工作部分與會(huì)議有關(guān)，以“過(guò)程方式”理解會(huì)議活動(dòng)。2、記錄控制（4.2.4）。會(huì)議前后可能會(huì)產(chǎn)生一些記錄。3、管理職責(zé)（5）。管理承諾（5.1）、以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)（5.2）和質(zhì)量

4、方針（5.3）有時(shí)也可能會(huì)體現(xiàn)在這些會(huì)議上；策劃（5.4）中目標(biāo)和體系的策劃有時(shí)會(huì)在會(huì)議上討論、確定和修改；內(nèi)部溝通（5.5.3），會(huì)議會(huì)達(dá)到職能部門(mén)上下左右的溝通目的，有些組織有每天例會(huì)，例會(huì)的溝通信息非常及時(shí)。5、管理評(píng)審（5.6）。6、資源管理（6.1）。會(huì)議時(shí)，相關(guān)人員可能會(huì)提及資源的配置的充分性，包括人員、設(shè)施和環(huán)境。7、數(shù)據(jù)分析（8.4）。會(huì)議會(huì)分析市場(chǎng)反饋信息和顧客滿意情況；產(chǎn)品質(zhì)量情況；過(guò)程和產(chǎn)品的趨勢(shì)等。8、改進(jìn)（8.5）。會(huì)議會(huì)尋求糾正和預(yù)防措施的提出。特別要引起注意的是，有些會(huì)議與管理評(píng)審活動(dòng)有非常大的關(guān)系。管理評(píng)審，英文為MANAGEMENT REVIEW，是對(duì)已策劃和

5、運(yùn)行的質(zhì)量管理體系的小結(jié)、總結(jié)或回顧，評(píng)審其持續(xù)的適宜性、充分性和有效性，是一個(gè)組織管理者很重要的活動(dòng)。但現(xiàn)在很多組織沒(méi)有真正理解ISO 9001：2000管理評(píng)審（5.6）這條款的含義，應(yīng)用時(shí)形式多，效果差。其實(shí)，管理評(píng)審是組織的經(jīng)常性工作，該活動(dòng)可能分散進(jìn)行，有時(shí)是專(zhuān)題性的，可能是不完全的管理評(píng)審，相當(dāng)于開(kāi)展管理評(píng)審的一部分工作。標(biāo)準(zhǔn)上“應(yīng)按策劃的時(shí)間間隔評(píng)審質(zhì)量管理體系”應(yīng)可理解不同評(píng)審內(nèi)容可以有不同的時(shí)間間隔，有些長(zhǎng)、有些短，只要符合實(shí)際需要就行，一般的管理問(wèn)題都會(huì)及時(shí)回顧，不可能一年解決一次。因此，日常的會(huì)議都可能涉及管理評(píng)審的部分內(nèi)容。根據(jù)會(huì)議在組織日常管理中所起的作用，會(huì)議審核的

6、重要性表現(xiàn)在：是審核管理人員的重要內(nèi)容，反映其日常管理和管理中存在的問(wèn)題，避免管理層審核的純交談形式；是審核公司重要信息的溝通，對(duì)問(wèn)題的分析和解決方法和能力的審核的重要環(huán)節(jié)；了解公司日常管理工作的小結(jié)或總結(jié)；可以了解組織日常管理概況，可避免因組織故意隱瞞時(shí)審核獲得信息太少，可以此為線索跟蹤相關(guān)信息在體系運(yùn)行過(guò)程的記錄及其解決情況；有些可以反映其持續(xù)改進(jìn)的能力；了解質(zhì)量管理體系的有效性。三、如何進(jìn)行會(huì)議的審核首先要對(duì)會(huì)議情況作初步了解，如會(huì)議形式、內(nèi)容、頻率、參與者、會(huì)議紀(jì)要等。預(yù)訪后，審核組長(zhǎng)在審核準(zhǔn)備會(huì)上將了解到的情況作一介紹，并將策劃的會(huì)議審核內(nèi)容明確告之相關(guān)審核員。進(jìn)行會(huì)議審核，可考慮以

7、下幾點(diǎn)：被審核場(chǎng)所和人員由于參加會(huì)議的一般是部門(mén)負(fù)責(zé)人員，如總經(jīng)理、分管副總經(jīng)理、管理者代表、部門(mén)負(fù)責(zé)人等，所以在各級(jí)被審核部門(mén)都可以調(diào)查到會(huì)議信息。審核內(nèi)容審核內(nèi)容包括各類(lèi)會(huì)議的運(yùn)作過(guò)程、會(huì)議記錄（如會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決定等）、參加人員。抽樣方式對(duì)生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議、質(zhì)量分析會(huì)議、技術(shù)專(zhuān)題會(huì)議、經(jīng)營(yíng)會(huì)議等做代表性抽樣，會(huì)議重要的多抽樣?？筛鶕?jù)參加會(huì)議的相關(guān)的部門(mén)的重要性，適當(dāng)?shù)貙?duì)一些部門(mén)進(jìn)行會(huì)議情況的審核。審核時(shí)間根據(jù)會(huì)議的重要性和多少，可安排不同的時(shí)間。如一工程總承包公司，現(xiàn)場(chǎng)施工均由相關(guān)資質(zhì)單位承包，其主要控制施工進(jìn)度、質(zhì)量監(jiān)督和施工協(xié)調(diào)工作，各類(lèi)進(jìn)度會(huì)議、協(xié)調(diào)會(huì)議、技術(shù)專(zhuān)題會(huì)議等成了日常必不可少

8、的工作，對(duì)此類(lèi)公司，會(huì)議的審核可安排較長(zhǎng)時(shí)間，包括審核會(huì)議制度和運(yùn)作是否合理，會(huì)議決策是否適時(shí)作出，會(huì)議決策是否落實(shí)。會(huì)議決策實(shí)施情況跟蹤審核組人員要做好內(nèi)部溝通，對(duì)需要會(huì)議信息進(jìn)行跟蹤調(diào)查。四、審核時(shí)可能出現(xiàn)的不符合通過(guò)對(duì)會(huì)議的審核，通常出現(xiàn)下列不符合，如：會(huì)議策劃欠全面、準(zhǔn)備不足，包括相關(guān)部門(mén)提供信息不充分，不符合事先的策劃和制度規(guī)定；會(huì)議信息沒(méi)有傳遞到相關(guān)部門(mén)和人員，包括該參加會(huì)議的部門(mén)或人員因故未參加，會(huì)后也未將會(huì)議情況向其通報(bào)，該部門(mén)不了解情況和會(huì)議決策要執(zhí)行內(nèi)容，屬溝通不夠；反饋的問(wèn)題（大的或經(jīng)常性）沒(méi)有分析解決問(wèn)題，使會(huì)議只是起到溝通作用；因組織資源原因未能解決的問(wèn)題沒(méi)有掛起（待條件成熟時(shí)解決），造成未決事項(xiàng)遺忘；會(huì)議決策缺乏跟蹤管理，落實(shí)情況無(wú)監(jiān)督；從各被審核人員了解到會(huì)議效果不佳，但沒(méi)有ISO 9001：2000 8.5改進(jìn)的過(guò)程。五、會(huì)議審核注意事項(xiàng)為保證審核的有效性，對(duì)會(huì)議審核的重要性不言而喻，審核組審核時(shí)需注意以下幾點(diǎn)：在審核各級(jí)管理人員時(shí)，不要遺漏對(duì)會(huì)議的抽樣審核，組長(zhǎng)要做好策劃，抽樣量要適當(dāng)；注意對(duì)會(huì)議管理相關(guān)ISO 9001：2000條款的執(zhí)行情況審核；審核組長(zhǎng)應(yīng)抽時(shí)間和精力控制整個(gè)審核活動(dòng)。根據(jù)需要，適當(dāng)及時(shí)安排對(duì)一些會(huì)議重要信息和決策的落實(shí)的跟蹤，審核組員要積極配合，及時(shí)將有關(guān)事項(xiàng)報(bào)告給審