1、上口戸如何做好迎接外審的準(zhǔn)備工作上口戸如何做好迎接外審的準(zhǔn)備工作一正確對(duì)待外審1每次審核都是有目的的。譬如如，扌接受第三方審亥，通過(guò)認(rèn)證，獲得證書;扌接受第二方（顧客）審核”希望成為他i的供方,或者其他什么目的。準(zhǔn)&工作必須圍繞這個(gè)目的進(jìn)行。2立足于建立和丸行符合要求的體系。通過(guò)認(rèn)正獲得顧客認(rèn)可的前提是，實(shí)際上已經(jīng)建立符合標(biāo)隹相應(yīng)法規(guī)條例和顧客要求的質(zhì)量管理體系,組織要展示自己有能力提供顧客滿意的產(chǎn)品和腿因此,要會(huì)用客觀證據(jù)來(lái)證實(shí)自己有能力,有效她丸行這個(gè)質(zhì)量管理椽3積極展示自己能力。無(wú)論什么審核目的迎接外審都是一次展示自己能力的機(jī)會(huì)。必須正確a為,不符合客觀存在,這次不被發(fā)現(xiàn)和糾正,將來(lái)總會(huì)

2、帶來(lái)tt現(xiàn)在更大的損失。對(duì)寺，特別要正E確對(duì)寺審亥發(fā)現(xiàn)的不符合頃不合格不是好事,但可以變成好事。要從正認(rèn)識(shí)。4積極配合審核方做好審核工作。丿廝院成審核是審核方和被審核方共同的任務(wù)。審核是為獲得審亥證據(jù)并寸其ffi行客觀的評(píng)介，以確定錠審亥徴的程度所ffi行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過(guò)程。審亥方希望盡快能從現(xiàn)場(chǎng)取得充分的居，從而相信被審亥方的質(zhì)量管理體系是符合審核準(zhǔn)則,是有效的;被審亥方應(yīng)當(dāng)積極展示符合審亥準(zhǔn)則的各種證居,證月自己所建立的體系符合標(biāo)準(zhǔn)要求,抑亍是有效的。二姒何做好這項(xiàng)工作,主要孜下各個(gè)方面:娜舷次審亥的目徐審亥的范圍管理者代表和負(fù)責(zé)迎接審亥工作的主管人員必須事先盡量早了解、確定

3、以下言息、:1審核的目的。這次審核是認(rèn)證（2008版認(rèn)證審核），還是第二方審核，或者其他什么目的。2審核的判別準(zhǔn)則。不同審核目的應(yīng)當(dāng)用不同的審核準(zhǔn)則。通常是質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)、自己的手冊(cè)、程序和其他體系文件和產(chǎn)品文件，還有和顧客簽訂的合同，以及適用的各種法規(guī)條例等，都是審核的準(zhǔn)則。但是，不同審核目的，側(cè)重點(diǎn)是不同的。譬如第二方審核比較側(cè)重于與他們產(chǎn)品有關(guān)的要求。第三方審核側(cè)重于過(guò)程和顧客的要求。3審核的范圍。確定審核的地點(diǎn)、職館產(chǎn)品等范圍（鈿寸SGS會(huì)提供審核計(jì)劃）。4審核人員數(shù)量和分組情況。通常提前一周，會(huì)接到審核方包括以上這些方面的內(nèi)容的書面通知，可以充分準(zhǔn)備。組織落實(shí)1公司層次確定陪同人員

4、公司要針對(duì)認(rèn)證機(jī)構(gòu)（顧客方）每個(gè)審核員各配一名陪同人員。這個(gè)（些）人應(yīng)當(dāng)熟悉準(zhǔn)則、公司機(jī)構(gòu)、分工和業(yè)務(wù)，有一定的交際和表達(dá)能力。負(fù)責(zé)公司內(nèi)部向上和與各有關(guān)職能之間的溝通通常由有經(jīng)驗(yàn)的內(nèi)審員擔(dān)任。2各個(gè)層次指定接受審核人員根據(jù)質(zhì)量手冊(cè)組織架構(gòu)的分工，和這次審核有關(guān)的單位、部門，事先指定一個(gè)接受審核的人（通常是經(jīng)理、主管、或者部門的主要骨干配合）。如果有必要，再指定一個(gè)候補(bǔ)。萬(wàn)一接待人由于什么原因不能接待，或者回答不上時(shí)，候補(bǔ)的頂上。接受審核人員的任務(wù)是設(shè)法用客觀證據(jù)來(lái)展示自己所負(fù)責(zé)部門符合審核準(zhǔn)則證據(jù)，證明體系執(zhí)行有效。主要是：上口戸如何做好迎接外審的準(zhǔn)備工作2.1代表單位、部門按照審核計(jì)劃，事

5、先選擇、準(zhǔn)備好典型的證據(jù)材料，包括文件、記錄、實(shí)物和現(xiàn)場(chǎng)的介紹和接待。接受審核時(shí)主動(dòng)提供，作為客觀證據(jù)，證明自己的體系符合性和有效性。2.2現(xiàn)場(chǎng)回答審核員提出的問(wèn)題，補(bǔ)充提供客觀證據(jù)。滿足審核方的要求。3陪同人員和接受審核人員的培訓(xùn)3.1把審核計(jì)劃事先通知以上這些人員，做簡(jiǎn)單的培訓(xùn)。時(shí)間不超過(guò)1小時(shí)。如有什么問(wèn)題，請(qǐng)他們事先提出來(lái)，培訓(xùn)要做培訓(xùn)記錄。（拿到審核計(jì)劃再進(jìn)行培訓(xùn)）3.2認(rèn)識(shí)上再統(tǒng)一一下職責(zé)分工。體系什么要素由誰(shuí)負(fù)責(zé)代表公司提供證據(jù)。哪個(gè)職能部門由誰(shuí)負(fù)責(zé)。自己檢查一下，這些準(zhǔn)備好提供的客觀證據(jù)，匯集起來(lái)是否能充分證明體系的符合性和有效性。3.2溝通一下，實(shí)際上，建立體系的時(shí)候已經(jīng)明確

6、了本文件上面第3.2條內(nèi)容。只是臨時(shí)再?gòu)?qiáng)調(diào)、提醒一下，達(dá)到溝通的目的。同時(shí)，讓大家相互知道通訊聯(lián)系的方式和信息，如，辦公地點(diǎn)、座機(jī)和手機(jī)號(hào)碼等，以便到時(shí)候可以有效溝通。迎接評(píng)審的思想動(dòng)員讓員工知道在合適的時(shí)候，通過(guò)一定的方式，讓全公司員工知道，某時(shí)間段內(nèi)會(huì)接受什么審核。（外審?fù)ǜ妫┒萌绾谓哟峡趹跞绾巫龊糜油鈱彽臏?zhǔn)備工作fSTliwmossiissuffsCNZots,B)廿溜Q超員理Hiwipsminoiiffissintnosisfiffiiofwiw(w警sagHIS381ffiss)iz上口戸如何做好迎接外審的準(zhǔn)備工作osst、siO6iin、舊ffi單IWL、wiB圣、單團(tuán)麟普贏

7、幣mlSQH。箴uswsI-l006OSI-rm上口戸如何做好迎接外審的準(zhǔn)備工作3.3要讓員工知道，并不是審核員提出的任何問(wèn)題都必須回答的。員工只需要回答公司一些總上口戸如何做好迎接外審的準(zhǔn)備工作上口戸如何做好迎接外審的準(zhǔn)備工作的質(zhì)量管理體系有關(guān)內(nèi)容，譬如質(zhì)量方針、自己的工作和公司目標(biāo)的聯(lián)系等，以及自己職責(zé)范圍內(nèi)的問(wèn)題。接受審核時(shí)，每個(gè)人就在本崗位上正常工作。見面笑臉相迎。當(dāng)審核員提出問(wèn)題，應(yīng)禮貌而又切合實(shí)際地回答。但只回答自己所做的，或者自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的問(wèn)題。其他問(wèn)題，禮貌地告訴他。“這不是我負(fù)責(zé)的”。如果再問(wèn)，婉言相告，“請(qǐng)問(wèn)我的上司”，或由陪同人員幫助解決迎接審核1首次會(huì)議。正常審核的第

8、一天，會(huì)舉行半小時(shí)不到的首次會(huì)議。由審核方主持。公司最高管理者、管理者代表、各個(gè)有關(guān)職能接待人（經(jīng)理/主管）和陪同人員要參加。會(huì)議出席人員職務(wù)和姓名要向?qū)Ψ教峤粫娌牧希鳛樽C據(jù)。2按照計(jì)劃執(zhí)行審核。每個(gè)部門由接待人（經(jīng)理/主管）負(fù)責(zé)接待。涉及其他部門需要提供的證據(jù)，通過(guò)陪同人員溝通，及時(shí)提供。搞清楚不符合的事實(shí)。如果審核員認(rèn)為有不符合項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)搞清楚不符合的客觀事實(shí)是什么？依據(jù)什么審核準(zhǔn)則說(shuō)不符合？便于采取糾正措施。4在末次會(huì)議前溝通好如何關(guān)閉不符合報(bào)告。要把不符合的根本原因以及糾正措施方案，計(jì)劃完成日期（最長(zhǎng)不超過(guò)三個(gè)月），糾正措施執(zhí)行后提供哪些客觀證據(jù)才能關(guān)閉不符合報(bào)告，和審核員討論一致

9、。組織內(nèi)審員可以利用機(jī)會(huì)，向外審人員學(xué)習(xí)，提高自己。1幾個(gè)具體問(wèn)題1.1建議公司領(lǐng)導(dǎo)不要給員工施加任何太大的壓力。不要制定一些和個(gè)人利益有關(guān)的政策。譬如，誰(shuí)吃到一個(gè)不符合報(bào)告，會(huì)如何，如何，甚至加以懲罰。實(shí)踐證明，每當(dāng)員工遇到這樣的壓力，往往會(huì)掩蓋不符合項(xiàng)。只要不符合客觀存在，將來(lái)一定會(huì)出問(wèn)題，結(jié)果可能引起重大損失。應(yīng)認(rèn)識(shí)到，員工工作沒(méi)做好，大多原因不在個(gè)人，而是系統(tǒng)。包括由于當(dāng)事人的能力、或者疏忽大意引起的質(zhì)量事故，主要原因還在系統(tǒng)，不在個(gè)人。就是個(gè)人原因，還可以追溯到，系統(tǒng)沒(méi)有把合適的人放在合適的崗位上，還是系統(tǒng)值得改進(jìn)的地方。1.2保持日常狀態(tài)。不應(yīng)當(dāng)做專門的特殊安排。如果您已經(jīng)建立和有

10、效執(zhí)行了質(zhì)量管理體系的話，任何人來(lái)檢查，除陪同人員和相應(yīng)滿足對(duì)方要求外，其他不需要做什么“應(yīng)急”準(zhǔn)備,譬如:1.2.1不要專門布置大掃除。因?yàn)?，您平時(shí)就這樣很干凈、整潔；不需要張貼什么標(biāo)語(yǔ)，正說(shuō)明沒(méi)有什么特殊安排。讓顧客、認(rèn)證方相信，這就是他們所要看到的體系運(yùn)行的真實(shí)情況。1.2.2不需要特殊編寫什么文件。更不應(yīng)當(dāng)編寫假記錄，假文件。領(lǐng)導(dǎo)布置這樣做，暗示下屬，也可以對(duì)您這樣做，隱瞞錯(cuò)誤。這樣做，早晚必然會(huì)出大事故。結(jié)果往往自己害自己。1.3迎接前不久發(fā)現(xiàn)體系有不符合問(wèn)題如何辦？公司的體系應(yīng)當(dāng)有渠道，例如，在標(biāo)準(zhǔn)8.5.2條糾正措施程序、8.5.3條預(yù)防措施程序中，應(yīng)當(dāng)讓員工知道，如何提出問(wèn)題，

11、或者提出合理化改進(jìn)建議的渠道?；蛘撸究梢园才乓恍┯兄攸c(diǎn)的內(nèi)審，針對(duì)不符合問(wèn)題開出不符合報(bào)告，按照標(biāo)準(zhǔn)要求采取糾正措施，編制計(jì)劃，按照計(jì)劃執(zhí)行。外審時(shí)，只要計(jì)劃如期執(zhí)行，外審不應(yīng)當(dāng)開不符合報(bào)告了。針對(duì)不符合問(wèn)題，不要布置下屬采取不正當(dāng)手法來(lái)應(yīng)付外審，更不提倡弄虛作假。1.4如果發(fā)現(xiàn)準(zhǔn)備不充分怎么辦？把一個(gè)不成熟的體系展示給別人看了以后，再花十倍精力也難以挽回不良的印象。如有可能，請(qǐng)求延期進(jìn)行審核。1.5對(duì)不符合有不同看法如何辦？首先要認(rèn)定客觀事實(shí)?？紤]是否能進(jìn)一步提供客觀證據(jù)，證明符合。如果大家對(duì)客觀事實(shí)認(rèn)識(shí)一致，只是對(duì)是否符合審核準(zhǔn)則的看法不能統(tǒng)一。尊重對(duì)方，不要過(guò)多的爭(zhēng)辯，可以先在審核員的不符合報(bào)告上簽名。事后再向?qū)徍巳藛T所在認(rèn)證機(jī)構(gòu)提出意見，甚至可以投訴，要求他們重新判定。2不要錯(cuò)過(guò)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。2.1對(duì)獨(dú)立第三方審核（客戶）。通常外審人員比我們要有經(jīng)驗(yàn)，我們應(yīng)該利用這次機(jī)會(huì)，向他們請(qǐng)教。認(rèn)證機(jī)構(gòu)一般不會(huì)告訴您，應(yīng)當(dāng)如何做才能滿足標(biāo)準(zhǔn)要求。這樣做違反認(rèn)證的公正原則。但是，我們可以向他們請(qǐng)教如何正確理解標(biāo)準(zhǔn)要求。特別當(dāng)發(fā)現(xiàn)不符合，采取糾正措施的方案，能詳細(xì)一些好，便于關(guān)閉不符合報(bào)告。2.2對(duì)第二