1、辦公自動化1第一章辦公自動化概述2本章主要內(nèi)容及重點本章主要內(nèi)容辦公自動化的基本概念辦公自動化的發(fā)展和趨勢本講重點辦公自動化的趨勢3第一節(jié)、 辦公自動化的基本概念4一、什么是辦公自動化？1、辦公自動化的概念辦公自動化（OA）沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。較為完整的定義：“辦公自動化就是將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項綜合技術(shù)?！?辦公自動化的核心任務(wù)是為各領(lǐng)域各層次的辦公人員提供所需的信息。 5從技術(shù)上來看，它一般可分為以

2、下三個層次：1、事務(wù)處理型：只限于單機或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應(yīng)用，它主要用于一些日常的文字處理等。如：電子文檔管理系統(tǒng)、電子出版系統(tǒng)等。2、辦公自動化的三個層次62、管理控制型：又叫信息管理型。是把事務(wù)型辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合信息包括：政策、法令、法規(guī)，有關(guān)上級政府和下屬機構(gòu)的公文、信函等的政務(wù)信息（政府機關(guān)）和服務(wù)項目有關(guān)的所有綜合信息（公用服務(wù)事業(yè)單位）工商法規(guī)、經(jīng)營計劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務(wù)、庫存統(tǒng)計、用戶信息等（公司企業(yè)單位） 它利用這些綜合信息，把握業(yè)務(wù)進程，降低經(jīng)營風(fēng)險，提高經(jīng)營效率，構(gòu)成信息管理

3、型的OA系統(tǒng)。 73、輔助決策型：也叫決策支持型它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。 事務(wù)型OA系統(tǒng)是普通的辦公系統(tǒng)。管理信息型和輔助決策型OA系統(tǒng)是高級辦公自動化系統(tǒng)。8二、辦公自動化系統(tǒng)的功能9辦公信息系統(tǒng)的基本功能（8個方面）1、公文管理 2、會議管理3、部門事務(wù)處理 4、個人辦公管理5、領(lǐng)導(dǎo)日程管理 6、文檔資料管理7、人員權(quán)限管理 8、業(yè)務(wù)信息管理1、辦公信息系統(tǒng)的主要功能10集成辦公環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的功能 （7個方面）1、 內(nèi)部通信

4、平臺的建立 2、信息發(fā)布平臺的建立3、工作流程的自動化 4、文檔管理的自動化5、輔助辦公 6、信息集成 7、分布式辦公的實現(xiàn)11三、辦公自動化系統(tǒng)的組成121、辦公信息系統(tǒng)的組成要素辦公人員辦公信息：指要處理的數(shù)據(jù)。辦公流程：是有關(guān)辦公業(yè)務(wù)處理、辦公過程和辦公人員管理的規(guī)章制度、管理規(guī)則。不是過程。辦公設(shè)備：傳統(tǒng)的辦公用品和現(xiàn)代化的辦公設(shè)備。132、辦公自動化系統(tǒng)的處理環(huán)節(jié)包括信息輸入、信息處理、信息存儲、信息輸出四個環(huán)節(jié) 14辦公是指處理人類集體事務(wù)的一類活動。凡是從事非物質(zhì)生產(chǎn)性活動的，都可以統(tǒng)稱為“辦公”。辦公活動主要有三種基本任務(wù)：制定計劃(安排)、組織實施(落實)、監(jiān)督控制(檢查)。

5、現(xiàn)代的辦公自動化系統(tǒng)，從其處理技術(shù)來看，它包括下面七個方面的內(nèi)容： 3、辦公自動化的主要技術(shù)15內(nèi)容如下（七個）1公文電子處理技術(shù)2電子表格和數(shù)據(jù)處理技術(shù)3電子報表技術(shù)4語音和圖形圖像處理技術(shù)5電子郵件技術(shù)6電子會議技術(shù)7信息檢索與傳輸技術(shù)16第二節(jié)、辦公自動化的發(fā)展17一、辦公自動化的起源20世紀(jì)60年代初，美國的IBM公司生產(chǎn)了一種半自動化的打字機。20世紀(jì)80年代初，微機的出現(xiàn)加快了辦公自動化的發(fā)展步伐。18二、現(xiàn)代辦公技術(shù)設(shè)備的發(fā)展演變（了解）1、單機設(shè)備階段（1975年以前）秘書級別2、局部網(wǎng)絡(luò)階段（1975年1982年）主任級別3、一體化階段（1983年1990年）經(jīng)理級別4、全面

6、實現(xiàn)辦公自動化階段（1990年現(xiàn)在）19三、辦公自動化的發(fā)展趨勢1、辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化辦公網(wǎng)絡(luò)的普及，實現(xiàn)信息的共享。2、辦公操作無紙化計算機存儲和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用。如電子郵件傳送等。3、辦公服務(wù)無人化如自動取款機，自動投幣機和電子郵件自動收發(fā)等。4、辦公業(yè)務(wù)集成化系統(tǒng)和程序的集成，數(shù)據(jù)的共享，如學(xué)生管理系統(tǒng)，火車票預(yù)售系統(tǒng)。205、辦公設(shè)備移動化如：移動通信、移動電腦和移動存儲器等。6、辦公思想?yún)f(xié)同化團隊合作的理念。7、辦公信息多媒體化如音頻、視頻，圖像處理等。8、辦公管理知識化提高辦公人員管理方面的知識。9、辦公系統(tǒng)智能化越來越多的智能設(shè)備的發(fā)明，如手寫輸入，語音自動識別，指紋打卡機等。21四、我國

7、辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀發(fā)展過程啟蒙動員階段（1985年前）初見成效階段（1986-1990年）快速發(fā)展階段（1990年后）221、起步較慢，使用單機，使用Microsoft Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個人辦公效率。2、已經(jīng)建立了自己的Intranet（單位內(nèi)部局域網(wǎng)），但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。整體現(xiàn)狀（4類）233、已經(jīng)建立了自己的Intranet，單位內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。4、已經(jīng)建立了自己的Intranet；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界的聯(lián)系渠道暢通。 241基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)尚不完善2系統(tǒng)的安全難以令人滿意3與辦公自動化相適應(yīng)的規(guī)章制度不健全4落后的管理模式與先進的計算機網(wǎng)絡(luò)化管理不相適應(yīng)5領(lǐng)導(dǎo)的重視和工作人員的支持不夠6軟件應(yīng)用相對滯后于硬件平臺7不能慎