1、第 PAGE4 頁(yè) 共 NUMPAGES4 頁(yè)文書管理規(guī)定(例文)文書、合同管理規(guī)定1、目的為了規(guī)范公司行文程序，加強(qiáng)對(duì)公司文書的管理工作，特制定本辦法。2、適用范圍本辦法適用于公司全體員工。3、定義本規(guī)定所指文書包括收文、發(fā)文，是公司在進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成具有法定效力和規(guī)范體式文書，是公司進(jìn)行管理的重要工具，包含通告、通知、函、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目協(xié)議、債權(quán)轉(zhuǎn)讓通知等具有傳遞信息和記錄作用的絕密、機(jī)密、秘密和普通載體。4、文書組成部份及格式要求文書一般由發(fā)文單位、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章/會(huì)簽，成文時(shí)間，主題詞、抄送單位等部分組成。4.1

2、發(fā)文單位4.1.1 公司發(fā)文部門標(biāo)識(shí)（例）：總經(jīng)辦：ZJ財(cái)務(wù)部：CW行政部：XZ項(xiàng)管部：XG合規(guī)部：HG項(xiàng)目部：XM4.2 發(fā)文字號(hào)：4.2.1 發(fā)文字號(hào)由部門代碼、年份和序號(hào)組成，在橫線mm 處用號(hào)仿宋字，居中排列，年份、 序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，年份使用全稱。例如：行政部發(fā)文：金緯保理 XZ 字2022-序號(hào)；4.2.2 分公司的公文統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)編號(hào)、OA 發(fā)布及歸檔。4.3 標(biāo)題文書標(biāo)題：宋體二號(hào)字，可分一行或多行居中排布；文中如有小標(biāo)題可用 3 號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，回行時(shí)，需注意詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)；4.4 主送單位：標(biāo)題下空 1 行，左側(cè)頂格用三號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍需

3、頂格；最后一個(gè)主送單位后 需標(biāo)全角冒號(hào)；4.5 文書正文：仿宋體三號(hào)字，每自然段左起空 2 字，公文中一般每頁(yè)排 22 行，每行排 28 個(gè)字，回行 頂格，需注意數(shù)字、年份不能回行；4.6 附件：正文下空一行左起空 2 字用三號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后需標(biāo)全角冒號(hào)和名稱，如有序號(hào) 使用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“附件一：_”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，與正文一起裝訂；4.7 成文時(shí)間：用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“”；4.8 主題詞常用三號(hào)或四號(hào)黑體；抄報(bào)、抄送、文件簽閱常用三號(hào)或四號(hào)仿宋體；4.9 其它事項(xiàng)4.9.1 文書標(biāo)題需準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文書主要內(nèi)容并標(biāo)明類別，除規(guī)章制度名稱加書名號(hào)，一般不使用 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；4.9.2 排版要求：一般每頁(yè)排 22 行；4.9.3 圖文顏色：未做特殊說明文書中圖文顏色均為黑色；4.9.4 成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。5.1 實(shí)施細(xì)則：5.1.1 擬稿文書須嚴(yán)格遵循公司戰(zhàn)略、方針、政策和各類會(huì)議決議或領(lǐng)導(dǎo)指示；5.1.2公司的紅頭文件、制度統(tǒng)一由行政部編號(hào)、發(fā)布及歸檔。6、收文辦理日常外來(lái)信函文件統(tǒng)一由行政部行政人員負(fù)責(zé)收發(fā)、登記。7、文書管理各文書辦理完畢后，各部門根據(jù)檔案管理規(guī)定，及時(shí)對(duì)文書進(jìn)行