1、2011年春期開放教育（本科）秘書資格證書專題期末復(fù)習(xí)指導(dǎo)第三部分綜合練習(xí)題一、名詞解釋1、秘書活動：是秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行有效決策與管理所采取的輔助行動。2、秘書人員：泛指從事秘書工作的各類專門人員，如領(lǐng)導(dǎo)者的個人秘書、秘書機(jī)構(gòu)中的集體秘書，以及為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的非專門秘書人員。3、狹義的秘書：是指掌管并直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者全面處理事務(wù)的專門人員，也就是在機(jī)關(guān)、單位辦公部門管轄的工作人員，偏重于文字機(jī)要和調(diào)研信息工作。4、秘書方法：是秘書活動得以運(yùn)行的媒介，意指秘書人員在認(rèn)識、表達(dá)和處理各種事務(wù)時所采用的途徑、方式、手段和程序的總稱。5、通用秘書：就是在我國黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室）擔(dān)任秘書工作

2、的公職人員。6、協(xié)調(diào)：是指秘書人員在其職責(zé)范圍內(nèi)，或在領(lǐng)導(dǎo)者的授權(quán)下,調(diào)整和改善組織之間、工作之間、人際之間的關(guān)系，促使各項(xiàng)活動趨向同步化與和諧化，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的過程。7、輔助決策：是秘書人員或秘書機(jī)構(gòu)為領(lǐng)導(dǎo)者制定并實(shí)施決策所采取的各項(xiàng)輔助行為。它包含決策前的秘書工作、決策中的秘書工作和決策后的秘書工作，即決策過程中的各項(xiàng)輔助行為。8、秘書制度：是指秘書工作制度和秘書管理制度。其中有成文的，也有不成文的（即慣例）秘書制度。此外，還有中樞機(jī)關(guān)、管理、管理職能、組織、機(jī)構(gòu)、制度等。9、秘書的素質(zhì)體系：是秘書德、才、學(xué)、識等構(gòu)成的一個相互聯(lián)系、相互制約、相互影響、相互滲透的辨證統(tǒng)一體。10、秘書資

3、格：是秘書人員從事秘書職業(yè)活動的條件和身價。11、會議：是指有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地召集人們商議事情的行為過程。12、商務(wù)談判：是指買賣雙方為了促成買賣成交或解決雙方爭議與爭端，取得各自經(jīng)濟(jì)利益而進(jìn)行的磋商活動。13、會議預(yù)案：是會議的籌備方案。14、接待規(guī)格：實(shí)際上就是對來賓的禮遇規(guī)格。接待規(guī)格的高低，反映了接待者對來訪賓客的重視程度。15、事務(wù)：是指行政管理中除事務(wù)以外的、具體的、一般的日常公務(wù)活動，如辦文、辦會、值班、接待、印信管理等。包括狹義的事務(wù)和廣義的事務(wù)。狹義的事務(wù)，是指與領(lǐng)導(dǎo)活動有關(guān)的一切日常工作，包括決策、計(jì)劃、組織、指揮、監(jiān)督等活動中的各項(xiàng)事務(wù)。廣義的事務(wù)，還包括機(jī)關(guān)后勤服務(wù)的內(nèi)容

4、，如車輛、財務(wù)、房產(chǎn)、食堂、物品、環(huán)境等管理。16、企業(yè)秘書：是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的參謀和助手。17、禮儀：是指人們在長期生活實(shí)踐中約定俗成的一種行為規(guī)范，它是社會文明的標(biāo)志，也是人際交往的準(zhǔn)則。18、值班：是指在固定的時間、崗位和場所所從事的日常事務(wù)工作，是秘書事務(wù)處理的重要方式之一，也是一個較大組織不可缺少的經(jīng)常性工作。19、慶典儀式：是指慶祝典禮和各種組織儀式的合稱，是社會組織開展公共關(guān)系活動的一種重要形式。20、公共關(guān)系：是組織運(yùn)用各種傳播溝通手段，通過雙向信息交流，在社會公眾中樹立起良好形象，從而促進(jìn)組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的一種管理職能。二、簡答。1、簡述秘書活動的基本要素。答：秘書活動的基本

5、要素有五個：秘書人員、秘書工作、秘書方法、領(lǐng)導(dǎo)意圖、秘書環(huán)境。由此可以明確秘書活動的主體要素、客體要素、中介要素、潛在因素和外在因素。2、秘書活動的本質(zhì)屬性及其特點(diǎn)最什么? 答：秘書活動的本質(zhì)屬性是輔助性。秘書活動的輔助性具有以下特點(diǎn)：輔助的直接性、輔助的全面性和輔助的非獨(dú)立性。3、秘書活動的主要特征有哪些？答：秘書活動的重要特征有：文牘性；秘密性；事務(wù)性：受動性：隨機(jī)性；補(bǔ)償性和潛隱性。4、秘書工作的分類有哪些。答：秘書工作可進(jìn)行多種分類，這些分類是：（1）按輔助對象的分類秘書工作和秘書性工作；（2）按照工作態(tài)勢分類程序性秘書工作和非程序性秘書工作；（3）按照主動程度分類跟隨性秘書工作和主體

6、性秘書工作；（4）按照業(yè)務(wù)范圍分類通用性秘書工作和專業(yè)性秘書工作。5、新時期秘書工作的內(nèi)容有了哪些新發(fā)展。答：新時期秘書工作的內(nèi)涵加深、秘書工作的外延拓寬，秘書工作的內(nèi)容有了新發(fā)展，即輔助決策的強(qiáng)化，信息工作的強(qiáng)化，協(xié)調(diào)工作的強(qiáng)化、督查工作的強(qiáng)化。6、秘書機(jī)構(gòu)具有哪些特點(diǎn)？答：秘書機(jī)構(gòu)在機(jī)關(guān)的特殊地位和輔助性質(zhì)，使其具有以下特點(diǎn)：一是輔助功能的綜合性，具體表現(xiàn)在它既要發(fā)揮參謀助手作用，又要發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)作用，也要發(fā)揮督促檢查作用；二是所處位置的中樞性，秘書機(jī)構(gòu)雖不是中樞機(jī)關(guān)，但它最貼近中樞機(jī)關(guān)，起著輔助中樞機(jī)關(guān)行使職權(quán)的作用；三是組織關(guān)系的封閉性，秘書機(jī)構(gòu)只接受本級機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，直接對本級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)

7、負(fù)責(zé)，它與上級秘書機(jī)構(gòu)和下級秘書機(jī)構(gòu)之間并無隸屬關(guān)系。7、秘書機(jī)構(gòu)溝通信息的五大特征是什么？答：秘書機(jī)構(gòu)的信息溝通具有雙向性、中介性、保真性、時效性和連續(xù)性的特點(diǎn)。8、秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置為什么要遵循統(tǒng)一、精簡、效能、適應(yīng)等原則。答：秘書機(jī)構(gòu)作為機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，它是一個完整統(tǒng)一的群體。因此，秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置，必須堅(jiān)持統(tǒng)一原則。遵循精簡的原則，不僅可以節(jié)省開支，減少消耗，而且有利于工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，功效的提高；同時還能夠防止互相推倭，人浮于事。遵循效能的原則，一是可以加快秘書機(jī)構(gòu)的運(yùn)行，提高秘書工作的效率；二是可以增強(qiáng)秘書機(jī)構(gòu)的功能，提高秘書工作的質(zhì)量。遵循適應(yīng)的原則，可以適合領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的需要。9、如

8、何正確認(rèn)識請示方法？答：秘書是領(lǐng)導(dǎo)者的工作助手，必須按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，不得擅作主張，更無決策之權(quán)，因此，在工作中必須多請示、多請示，既是對秘書工作紀(jì)律的要求，又是防止秘書工作出現(xiàn)差錯和失誤的重要保證、因此，（l）請示的對象要選準(zhǔn)；（2）請示的內(nèi)容要單一；（3）請示的形式要靈活；（4）請示的時機(jī)要適當(dāng)；（5）請示的態(tài)度要謙恭。10、為什么說秘書要為領(lǐng)導(dǎo)者合理擋駕？答：秘書是領(lǐng)導(dǎo)者時間的有效管理者。 秘書為領(lǐng)導(dǎo)者合理擋駕，目的是為領(lǐng)導(dǎo)者創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，使領(lǐng)導(dǎo)者各種事務(wù)干擾，集中時間和精神思考和重大問題。11、簡述會議組織的具體作用。答：從本質(zhì)上的意義上講，會議是社會民主的表現(xiàn)方式，是領(lǐng)導(dǎo)活動

9、的有效手段。會議組織的作用是：會議是社會民主的表現(xiàn)方式。作為一項(xiàng)聚眾議事的活動，會議本身就有民主的內(nèi)涵。每個與會者都代表著一定數(shù)量的社會公眾。會議本身又賦予與會者充分發(fā)表自己觀點(diǎn)、見解的權(quán)力，因此會議成為社會民主的有力表現(xiàn)方式。會議是領(lǐng)導(dǎo)活動的有效手段。各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定政策、布置工作、調(diào)查情況、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、宣傳動員等活動的開展，都離不開會議。從控制論的觀點(diǎn)看，領(lǐng)導(dǎo)活動是由收集信息、制定決策、監(jiān)督控制、反饋調(diào)節(jié)等構(gòu)成一個環(huán)閉系統(tǒng)，在這個系統(tǒng)中的每一個環(huán)節(jié)，都可借助會議的獨(dú)特作用。12、大中型會議，需要提前準(zhǔn)備的會議文件有哪些？答：大中型會議，需要提前準(zhǔn)備的會議文件有：(1)開幕詞；(2)閉幕詞；(

10、3)工作報告；(4)交流材料；(5)領(lǐng)導(dǎo)講話；(6)會議須知或會議手冊。13、簡述談判方案的制訂和寫作要求。答：文字的表達(dá)要用高度概括的語言加以表述，使談判者在頭腦中留下深刻印象。內(nèi)容上既要有明確具體的要求，又不可事無巨細(xì)、面面俱到。要考慮到各種不可控的隨機(jī)因素和無規(guī)律可尋的事項(xiàng)，以利于談判人員根據(jù)實(shí)際情況靈活調(diào)整。14、接待工作的要求有哪些？答：一要熱情大方，二要細(xì)致周到，三要確保安全，四要儉省節(jié)約，五要內(nèi)外有別。15、使用印章的原則是什么？答：印章一般指定由秘書部門統(tǒng)一管理，由專人具體負(fù)責(zé)使用。使用印章須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)并進(jìn)行登記，使用的原則是：(1)蓋印時要均勻用力，注意端正，使蓋出的印章清

11、晰美觀。(2)正式公文在文末落款處蓋章。帶存根的公函或介紹信則要蓋兩處印章：一處蓋在公函連接線上，一處蓋在單位落款處。(3)在落款處加蓋的印章要“騎年蓋月”，以示莊重、嚴(yán)肅，并防止他人作弊。16、企業(yè)秘書人員素質(zhì)的基本要求。答：企業(yè)秘書人員素質(zhì)的基本要求是：企業(yè)秘書應(yīng)具備企業(yè)家式的眼光和頭腦。企業(yè)秘書必須適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)。企業(yè)秘書必須掌握現(xiàn)代管理原理和原則。企業(yè)秘書必須具有信息處理能力。企業(yè)秘書必須提高公關(guān)本領(lǐng)。17、簡述黨政秘書工作的基本原則答：服從原則 參謀原則 求實(shí)原則 效率原則18、涉外秘書為什么要具備“雙語言”能力？答：涉外秘書工作時要在中國人與外籍人員之間進(jìn)行交流與溝通，就必須

12、具備熟練運(yùn)用本國語言與外國語言兩種以上的語言工具，否則，就不能勝任涉外秘書工作。在語言方面，涉外秘書的作用不僅是翻譯和運(yùn)用某種語言，而且還應(yīng)了解不同語言背后的不同歷史、不同文化和不同思維方式，以利于處理各種事務(wù)。19、求職準(zhǔn)備包括哪些內(nèi)容？答：心理準(zhǔn)備樹立求職意識、強(qiáng)化競爭意識。實(shí)力準(zhǔn)備建立合理的知識結(jié)構(gòu)、培養(yǎng)廣泛的適應(yīng)能力。信息準(zhǔn)備研究招聘廣告、由親朋好友提供信息、利用人才交流市場。20、現(xiàn)代秘書職業(yè)的主要特征。答：秘書服務(wù)對象多元化、秘書主體商務(wù)化、秘書知識技能化、秘書勞動價值化。三、論述題。1、公務(wù)秘書具有的特點(diǎn)。答：公務(wù)秘書具有以下特點(diǎn)：(1)從所有制上看，公務(wù)秘書所在的組織一般為公有

13、制單位，包括全民所有制和集體所有制單位；(2)從人事制度上看，公務(wù)秘書的錄用、考核、晉升、獎懲和福利待遇等，均由國家統(tǒng)一管理；(3)從經(jīng)濟(jì)來源上看，公務(wù)秘書的勞動報酬，一律由國家或集體支付。2、秘書的層次大致怎樣劃分的？答：一是從組織級別上區(qū)分，二是從輔助功能上區(qū)分，三是從職位分類上區(qū)分。3、我國秘書機(jī)構(gòu)的組織模式有哪些種類？各有優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)？答：我國的秘書機(jī)構(gòu)，大體上有以下三種模式：因人分設(shè)制，即根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的職務(wù)分工，分設(shè)相應(yīng)的秘書機(jī)構(gòu)。因人分設(shè)的長處是更便于領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，更易于秘書機(jī)構(gòu)功能的發(fā)揮；不足之處是增加了管理層次，助長了越級領(lǐng)導(dǎo)，也為官僚主義提供了可能。因事分設(shè)制，即根據(jù)秘書工作的

14、業(yè)務(wù)范圍，分設(shè)相應(yīng)的秘書機(jī)構(gòu)。因事分設(shè)制的長處是更便于秘書機(jī)構(gòu)的科學(xué)管理，更利于秘書工作的規(guī)范化建設(shè)，更易于秘書工作質(zhì)量的提高；不足之處是不便于直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。如果協(xié)調(diào)不當(dāng)，還會有工作失調(diào)的可能?；旌戏衷O(shè)制，即同時兼有因人分設(shè)制和因事分設(shè)制的一種組織模式?；旌戏衷O(shè)制的長處是既便于為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，又便于為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。不足之處是輔助的重點(diǎn)不突出，機(jī)構(gòu)的建設(shè)比較困難。4、試述秘書在決策中應(yīng)遵循的原則。答：定位原則在決策過程中，秘書人員要始終將自己置于輔助的位置上，一切從“謀”的地位出發(fā)，做到謀而不亂。秘書人員作為決策的輔助力量。只能充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，絕無決斷的權(quán)力和義務(wù)。超前原則為了實(shí)現(xiàn)

15、決策的科學(xué)化，秘書人員應(yīng)堅(jiān)持輔助決策的超前原則。所謂超前原則，就是要以預(yù)見的眼力和預(yù)測的本領(lǐng)，多考慮未來 的需要，地提供未來 的信息，多擬訂“防范措施”，發(fā)揮超前服務(wù)的作用。系統(tǒng)原則秘書人員在輔助決策時，要有全局觀念和整體思維能力；要善于觀察和把握決策的內(nèi)外部環(huán)境，以及各種關(guān)系的發(fā)展和變化；要盡職盡責(zé)做好決策 過程中的各項(xiàng)事務(wù)工作，特別是各項(xiàng)協(xié)調(diào)工作，以保證領(lǐng)導(dǎo)的決策的整體效能。信息原則在決策的每個環(huán)節(jié)上，秘書 人員要十分重視信息工作，為領(lǐng)導(dǎo)者收集、加工、處理和提供 有價值的信息。諫諍原則秘書 人員應(yīng)本著對事業(yè)、對群眾極端負(fù)責(zé)的態(tài)度，實(shí)事求是地向領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)言，直言不諱地提出自己的意見和建議。5、

16、如何正確接受和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖？答：領(lǐng)導(dǎo)意圖就是領(lǐng)導(dǎo)者對某一問題的意見、傾向和企圖，即領(lǐng)導(dǎo)工作的基本思想。正確接受和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖是對秘書人員的基本要求，是秘書發(fā)揮參謀助手作用的前提和基礎(chǔ)，是提高秘書工作效率和質(zhì)量的重要保證。要正確接受和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，就要從把握領(lǐng)導(dǎo)工作的熱點(diǎn)上領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖；從把握領(lǐng)導(dǎo)思想的閃光點(diǎn)上領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖；從不同角度捕捉和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖；從把握領(lǐng)導(dǎo)個性特點(diǎn)中領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖；從把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的實(shí)質(zhì)上領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。從不同角度捕捉和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，是指：一要善于緊緊抓住領(lǐng)導(dǎo)意圖的要點(diǎn)與核心，把領(lǐng)導(dǎo)意圖同上級指示精神和下級實(shí)際情況進(jìn)行比較分析，做到上下一致，有理有據(jù)；二要善于以主要領(lǐng)導(dǎo)人的思想

17、為主線，多力面吸收其他領(lǐng)導(dǎo)人的意見，集思廣益，綜合歸納，以形成領(lǐng)導(dǎo)集體的意圖。領(lǐng)導(dǎo)意圖有明示性意圖和暗示性意圖、確定性意圖和非確定性意圖、總體工作意圖和具體工作意圖之分。無論哪種領(lǐng)導(dǎo)意圖，秘書都要注意把握其精神實(shí)質(zhì)，認(rèn)真貫徹落實(shí)。為此應(yīng)注意：對明示性意圖，要堅(jiān)決照辦；對暗示性意圖要心領(lǐng)神會；對非確定性意圖，要補(bǔ)充完善；對確定性意圖，要如實(shí)貫徹；對總體工作意圖，要始終遵循；對具體工作意圖，要靈活執(zhí)行。6、管理中的秘書活動有哪些？答：在計(jì)劃、指揮和控制等管理職能中，有一系列的秘書活動。計(jì)劃中的秘書活動，即機(jī)關(guān)或部門工作計(jì)劃中的秘書活動。圍繞工作計(jì)劃的制定，秘書機(jī)構(gòu)的具體職能有：積累信息資料，搜集與

18、掌握與計(jì)劃有關(guān)的信息資料，是制定計(jì)劃的基礎(chǔ)工作；推動部門計(jì)劃，部門工作計(jì)劃的質(zhì)量如何，直接關(guān)系到機(jī)關(guān)綜合計(jì)劃的制定；擬制綜合計(jì)劃，機(jī)關(guān)年度工作計(jì)劃一般具有全局性、層次性的特征，制定好綜合計(jì)劃，對于實(shí)施科學(xué)決策，實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)和增強(qiáng)管理效益等，都具有重要意義。指揮中的秘書活動，指揮同其他管理職能一樣，也離不開秘書人員的參謀、助手作用，其中秘書機(jī)構(gòu)的具體職能有：傳達(dá)上級指令，在形成指令和下達(dá)指令的過程中，秘書人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的授意或授權(quán)，主動做好有關(guān)輔助工作；調(diào)查下級反映，在指揮開始以后，秘書人員要及時調(diào)查下級人員，特別是下級領(lǐng)導(dǎo)者對指揮的具體反映，以及執(zhí)行情況，從中分析他們對指揮的傾向和態(tài)度；協(xié)調(diào)

19、指揮活動，任何指揮在其實(shí)施過程中，都會出現(xiàn)這樣或那樣的問題，產(chǎn)生這樣或那樣的矛盾，秘書人員的協(xié)調(diào)指揮，就成為重要任務(wù)?？刂浦械拿貢顒?，有三個基本步驟：確定控制標(biāo)準(zhǔn)、衡量實(shí)際工作成效、發(fā)現(xiàn)和糾正偏差，圍繞控制的基本程序，有以下秘書工作：擬定控制標(biāo)準(zhǔn)，由于各種計(jì)劃的詳盡程度不同，以及計(jì)劃本身所具有的一般性和輪廓性等特點(diǎn)，要根據(jù)控制工作的需要，制定專門的控制標(biāo)準(zhǔn)；獲取偏差信息，所謂偏差信息就是實(shí)際成效與標(biāo)準(zhǔn)間的差距；協(xié)助糾正偏差，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)得糾正偏差，是控制中的又一項(xiàng)重要的秘書工作。7、試論改進(jìn)會風(fēng)。答：不少會議的會風(fēng)存在著比較嚴(yán)重的問題，亟需改進(jìn)。會風(fēng)中存在的主要問題有：會議過多過重的現(xiàn)象十分嚴(yán)重

20、，會議的思想作風(fēng)和工作作風(fēng)令人擔(dān)憂。會期過長，規(guī)模過大，規(guī)模過高；借開會之名進(jìn)行吃喝玩樂，鋪張浪費(fèi)，甚至濫發(fā)財物；會議紀(jì)律松懈，遲到、缺席現(xiàn)象普遍；會議內(nèi)容空乏，搞形式主義，作表面文章；議而不決，決而不行，行而不查。以上種種，大大妨礙了會議的成效，必須予以重視并加以改進(jìn)。改進(jìn)會風(fēng)的途徑包括：樹立正確的會議觀念，倡導(dǎo)開會中的務(wù)實(shí)精神和負(fù)責(zé)精神。建立健全會議的法規(guī)制度，破除形式主義，力戒官場習(xí)氣，注重會議成效，實(shí)現(xiàn)會議的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。變革會議的方式和手段。在方式上可采用現(xiàn)場辦公會、對話會、午餐會、限時發(fā)言開會、站著開會等方式；在手段上，可多借助廣播、電視、電話 、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化通訊手段開

21、會。8、秘書受權(quán)談判時如何把握自身的雙重角色？答：在受權(quán)談判的過程中，秘書承擔(dān)的角色具有明顯的雙重性。作為一名秘書，要充分意識到自己在談判中的角色，自覺使自己的心理和行為與角色的內(nèi)涵相一致。在受權(quán)談判中，秘書人員既是本次談判的組織者、負(fù)責(zé)者，又是領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)授意的體現(xiàn)者、執(zhí)行者，不僅要組織管理好整個談判的全過程，而且要不斷、深入地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，使自己的思維和行為緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)活動的需要來進(jìn)行。這種雙重角色，要求受權(quán)談判中的秘書必須樹立這樣兩種意識：一是輔助意識，即要認(rèn)識到自己始終是一名秘書，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，是為領(lǐng)導(dǎo)活動服務(wù)的。二是創(chuàng)造意識，即要在充分領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的基礎(chǔ)上、勇于進(jìn)取、大膽創(chuàng)新、敢于負(fù)

22、責(zé)，在談判中發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性。9、試論接待工作的一般程序。答：收集來賓情況，判斷來意。秘書人員可通過閱讀有關(guān)機(jī)構(gòu)的接待通知、信函或查閱來訪者進(jìn)行初步的接觸與交談，從中收集來訪者的人數(shù)、時間、任務(wù)和目的，了解來賓的姓名、性別、年齡、民族、身份和職務(wù)等。擬定接待方案。主要內(nèi)容有：接待方案、接待規(guī)格、接待日程安排、接待形式、接待經(jīng)費(fèi)、生活安排等。準(zhǔn)備接待配料，如匯報材料、發(fā)言材料、參考材料、歡迎詞、祝酒詞、協(xié)議書、會議記要等。組織雙方活動，組織工作的重點(diǎn)有：迎接、拜會、宴請、會議、參觀、游覽、送別、以及吃、住、行和安全保衛(wèi)等。處理善后工作，如總結(jié)本次接待工作的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，向領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行報告，結(jié)算有關(guān)

23、費(fèi)用，對接待中的文字材料進(jìn)行處理和立卷、歸檔等。10、企業(yè)秘書人員素質(zhì)的基本要求。答：企業(yè)秘書應(yīng)具備企業(yè)家式的眼光和頭腦；企業(yè)秘書必須適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)；企業(yè)秘書必須掌握現(xiàn)代管理原理和原則、企業(yè)秘書必須具有信息處理能力、企業(yè)秘書必須提高公關(guān)本領(lǐng)。11、如何正確立企業(yè)秘書工作的經(jīng)營性特點(diǎn)。答：我國企業(yè)秘書工作的特點(diǎn)是經(jīng)營性、專業(yè)性和時效性。其中，經(jīng)營性中的經(jīng)營是指籌劃并管理企業(yè)的生產(chǎn)和銷售活動。經(jīng)營是商品經(jīng)濟(jì)的特有范疇，也是企業(yè)秘書工作區(qū)別于黨政秘書工作的最主要的特點(diǎn)。企業(yè)秘書工作雖然不會直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但它工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，所從事的辦文、辦會、辦事等各項(xiàng)工作，都是緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動

24、而進(jìn)行的，仍然是為了經(jīng)濟(jì)效益。這是因?yàn)?，企業(yè)秘書工作是企業(yè)整個經(jīng)營管理工作的一個重要組成部分，企業(yè)的經(jīng)營思想、效益環(huán)境的影響，強(qiáng)化了企業(yè)秘書人員的經(jīng)營觀念和效益意識。企業(yè)經(jīng)營者對秘書工作的要求和督促，使秘書人員通過自己的工件更她地為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)服務(wù)。社會主義企業(yè)秘書工作的特殊性。它要求企業(yè)秘書在輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行經(jīng)營決策和管理的過程中必須做到：對企業(yè)負(fù)責(zé)和對國家負(fù)責(zé)的一致性；在深化企業(yè)改革、轉(zhuǎn)換經(jīng)營機(jī)制、建立現(xiàn)代企業(yè)缸、實(shí)行企業(yè)民主管理、加強(qiáng)社會主義精神文明建設(shè)中充分發(fā)揮參謀助手作用。12、試述現(xiàn)代秘書職業(yè)的主要特征。答：現(xiàn)代秘書職業(yè)的主要特征：秘書服務(wù)對象多元化?，F(xiàn)代秘書活動的范疇，不僅

25、僅限于國家官僚體系，它廣泛存在于一切社會管理活動乃至一切重要的生產(chǎn)實(shí)踐和科學(xué)文化活動之中。秘書主體商務(wù)化，即我國秘書隊(duì)伍的主體將由黨政秘書逐漸讓位于商務(wù)秘書。秘書知識技能專業(yè)化。不管在哪級機(jī)關(guān)、哪個部門、哪個單位，都設(shè)有秘書或文書這個崗位，而且作為專業(yè)有才招聘錄用。秘書勞動價值商品化。在商品經(jīng)濟(jì)時代，秘書工作是一種復(fù)雜的腦力勞動，秘書的勞動也帶有商品性，其價值也就是具有商品化特征。表現(xiàn)在秘書靠自己的服務(wù)質(zhì)量、數(shù)量和勞動辛苦程度來取得用人單位的報酬，而且秘書的勞動成果是量化的，可以用數(shù)字表示。但這一特征并不動搖“三個服務(wù)”的宗旨和排斥“奉獻(xiàn)精神”。四、案例分析題。1、試問下面的案例中的這位研究生

26、為什么能夠被馮玉祥錄取了。 研究生應(yīng)聘秘書 答案提示：這位研究生被馮玉祥先生錄取的主要原因是：（l）這位研究生在馮玉祥面前不是唯唯諾諾而是富于挑戰(zhàn)性，表現(xiàn)出一般人不具備的勇氣。 （2）這位研究生具有隨機(jī)應(yīng)變的超常能力，這正是作為秘書所應(yīng)該具備的。正是基于上述兩條基本的原因，所以這位研究生才被錄取了。 2、按照對保密和保密工作的認(rèn)識和體會分析下列案例 答案提示：保密，就是人們把不讓外界知悉的秘密加以保守和保護(hù)，使之不外泄的行為。國家工作人員，特別是秘書人員都必須有高度的保密意識、增強(qiáng)保密的責(zé)任感。保密工作關(guān)系到經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)是基礎(chǔ)，科技是第一生產(chǎn)力。一個國家，一個地區(qū)和一個企業(yè)的地位和實(shí)力

27、如何，首先取決于經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步的程序。做好經(jīng)濟(jì)保密工作，直接關(guān)系到經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。 可口可樂公司的保密意識極強(qiáng)，A、B、C三例中都是嚴(yán)重地缺乏保密觀念的典型事例。保密的特點(diǎn)是：封閉性。排他性、利益性和相對性。保密工作，就是對自己內(nèi)部可能產(chǎn)生的失、泄密所采取的一系列防范措施；對于不該知密的外部勢力，應(yīng)堅(jiān)決予以抵御與排斥。以友好做晃子竊取技術(shù)機(jī)密，是新形勢下一種新的竊密手段。A。B、C三例正說明了這一點(diǎn)、如果我們失去警惕，必然要受騙上當(dāng)。從根本意義上說，保密就是為了保護(hù)某種利益，使之不受或少受損害?？梢哉f，維護(hù)某種利益是保密的基本出發(fā)點(diǎn)，也是保密的根本目的之所在。正因?yàn)槿绱艘槐Ｃ懿攀艿绞澜绺鲊透?/p>

28、個行業(yè)的普遍重視；當(dāng)然任何秘密都有時間性、空間性。保密總是在一定的時間和空間里進(jìn)行的。保密工作的意義是重大的。從政治上說，關(guān)系到國家的命運(yùn)和社會的安定；從科學(xué)與經(jīng)濟(jì)的角度說，保密工作關(guān)系到科學(xué)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展；保密工作還關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作的成敗。A、B、C三例遂成的經(jīng)濟(jì)損失是難以估量的。我們要正確處理好保密與開放；保密與交流，保密與宣傳，保密與利用之間的種種關(guān)系。此外，還要正確認(rèn)識和處理好保密與友好、保密與引進(jìn)入才等各種關(guān)系。3、試比較分析以下兩封公關(guān)書信的得與失(一) 新加坡太平洋貿(mào)易公司給中國紡織品進(jìn)出口公司上海分公司業(yè)務(wù)聯(lián)系的信函：答案提示：第一封信比第二封信要寫得好。理由如下：（1）第一封信公

29、關(guān)意識濃，注意營造了聯(lián)手共事、平等協(xié)商的氛圍。這樣容易引起對方的興趣。（2）出言禮貌，表示了對對方應(yīng)的尊重。如用“先生”、“貴公司”、“您”、“函請”、“請”、“謹(jǐn)啟”等字樣，和氣恭敬。第二封信的失誤在于；（1）發(fā)信一方，沒有按照平等協(xié)商的原則辦事，只考慮自己，而沒有為對方考慮，本來自己做錯了，卻無一點(diǎn)自我批評，明明是自己失約，卻無絲毫遣疚之意。缺乏道德水準(zhǔn)、（2）出言生硬，冷淡無禮，更談不上親切和委婉了。（3）措詞含混，表述不清。其“安排有變化”、“無法”、“很失望”、“我覺得不方便”等話語，既沒有明確的解釋，也沒有必要的說明。這怎么能取得對方的諒解和同情，又怎么能讓對方與之繼續(xù)聯(lián)系下去呢。

30、4、閱讀下面的案例，試分析女秘書如何違背了現(xiàn)代科學(xué)管理中的“人本原理”?！拔覀儾块T只有二十個人，但我發(fā)現(xiàn)我把他們?nèi)米锪?，原來很親密的同事也都避開我，我到底錯在哪里？”答案提示：盡管方云的老板和我們這些局外朋友都理解方云的好意：一切為上司考慮。但她的言行卻將副作用反射到自己身上。 在工作當(dāng)中，聰明伶俐的女秘書應(yīng)懂得謹(jǐn)慎從事，經(jīng)常自我檢查，避免陷入誤區(qū)。否則，不僅會引來流言蜚語，搞得人際關(guān)系緊張，甚至?xí)茐墓拘蜗?，也誤了自己的前途。 這位女秘書的誤區(qū)在于違背了企業(yè)秘書的現(xiàn)代科學(xué)管理原理中的“人本原理”。人本原理，即秘書無論是與領(lǐng)導(dǎo)者相處，輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，還是協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，組織機(jī)關(guān)工作，都應(yīng)當(dāng)

31、以調(diào)動人的積極性、做好人的工作為根本。女秘書的職責(zé)是輔助老板工作，不得越權(quán)。但女秘書在鏡頭2中卻反駁老板的意見，擅自做主。過度自我膨脹，表現(xiàn)出獨(dú)霸一方的氣勢，以二老板自居。 女秘書應(yīng)主動協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，包括公司內(nèi)部人與人之間的關(guān)系。但她卻不問原因就當(dāng)著許多人的面對老板說職工阿輝“不求上進(jìn)”。不僅損傷了自己的形象，也影響了干群關(guān)系。 女秘書沒有把做好人的工作當(dāng)作自己工作的根本。她在辦公室里當(dāng)著阿強(qiáng)和阿水的面竊竊私語，令阿強(qiáng)和阿水如坐針氈，阿強(qiáng)和阿水以為是在議論自己。破壞了公司和諧的工作氣氛。插手老板的家務(wù)事。若因老板工作忙碌，偶爾將家務(wù)事交由女秘書代勞，無可厚非。但若成為日常工作，則有不當(dāng)之

32、處。女秘書要認(rèn)清自己是公司的員工，而不是老板夫人。5、陽光公司陳副總經(jīng)理因一項(xiàng)對外業(yè)務(wù)工作，與李總經(jīng)理又爭執(zhí)了起來。答案提示：根據(jù)秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)群體關(guān)系時所應(yīng)遵循的原則，我們應(yīng)該選擇辦法五和辦法六。 辦法一的弊端：從個人感情出發(fā)偏向副總經(jīng)理，并在背后對總經(jīng)理提出批評意見，明顯地“支持一方，反對一方”，雖然可以暫時地滿足副總經(jīng)理的心理需求，實(shí)際上違背了秘書的行為規(guī)范，而且會推波助瀾，使副總經(jīng)理覺得有人支持而自恃正確，以致繼續(xù)向錯誤的方向走下去。顯然，第一種方法不能采用。辦法二的弊端：缺乏客觀公正之心，不能堅(jiān)持自己的主見，表現(xiàn)過于世故、勢利，犯了“墻頭草，隨風(fēng)倒”的職場禁忌。正確做法應(yīng)該是內(nèi)心堅(jiān)持

33、自己的看法，但不明確表態(tài)。既不支持、同情副總經(jīng)理，也不對總經(jīng)理的做法妄加評論，只是做一個傾聽者。不管對方是何身份，都胸懷坦蕩，對事不對人。如若不然，同樣會有辦法一帶來的弊端。辦法三的弊端：摒棄個人情感傾向，用事實(shí)對副總經(jīng)理的偏頗之處予以糾正，或當(dāng)面指出副總經(jīng)理的不是，這樣做固然精神可貴，但是在領(lǐng)導(dǎo)間支持一方反對一方非但不符合原則，而且會加深領(lǐng)導(dǎo)間的裂痕，也可能使自己在今后的工作中失去副總經(jīng)理的信任。因此第三種辦法也不可取。辦法四的弊端：直言坦陳雖然可以表明不想介入的立場，但領(lǐng)導(dǎo)們在彼此發(fā)生沖突的情況下都想找到情感和觀點(diǎn)上的支持者，這也是很自然的事。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)找到你時，你卻以中間人的態(tài)度對待，顯然會

34、令他不滿?；蛘?，有的領(lǐng)導(dǎo)只是想借此機(jī)會宣泄一下不滿情緒，這時候你明確表示拒絕傾聽，那也容易開罪領(lǐng)導(dǎo)。所以，即便保持中立不想介入，也不能明確表態(tài)，而應(yīng)委婉示之，給領(lǐng)導(dǎo)留有余地和面子。第五種辦法：秘書根據(jù)自己的角色地位，要么保持沉默一語不發(fā)，要么轉(zhuǎn)移話題言及其他，以非常婉轉(zhuǎn)的方式表示不支持談話者。聰明的領(lǐng)導(dǎo)會覺察到自己的失言、失位、失態(tài)，并反省自己。這是一種比較機(jī)智的辦法。比較好的處理方式是轉(zhuǎn)移話題?？梢哉勂渌麡I(yè)務(wù)，談社會新聞，談領(lǐng)導(dǎo)感興趣的話題，使領(lǐng)導(dǎo)暫時擺脫不愉快的負(fù)面情緒。但這樣做也有可能讓領(lǐng)導(dǎo)誤會你圓滑、世故，從而失去領(lǐng)導(dǎo)的信任，那就不妨結(jié)合第六種辦法巧妙應(yīng)對。第六種辦法：說好話不說閑話，

35、可以使領(lǐng)導(dǎo)之間冰釋前嫌，緩解矛盾?？稍谝环筋I(lǐng)導(dǎo)面前提及另一方領(lǐng)導(dǎo)對他的關(guān)心、信任、尊重及贊揚(yáng)，這是動之以情的協(xié)調(diào)方法。比如，葛秘書可以列舉總經(jīng)理關(guān)心副總經(jīng)理的一些具體細(xì)節(jié)，或者總經(jīng)理稱贊、肯定副總經(jīng)理的一些事例，以解除副總經(jīng)理的怨氣，達(dá)到消弭誤會的目的。如果第五、第六兩種辦法結(jié)合，會顯得更加自然得體、符合人性，因?yàn)槿诵陨钐幍淖畲罂释^于得到別人的尊重、認(rèn)可和贊美。秘書如果能羚羊掛角、不露痕跡地從中協(xié)調(diào)，既增強(qiáng)了自身的協(xié)調(diào)能力，使自己擺脫兩難的尷尬處境，又使領(lǐng)導(dǎo)們的關(guān)系柳暗花明，工作起來其樂融融。這就像我們身處喧囂的鬧市，卻在渴望山清水秀的僻靜之地。心若靜，何處都是水云間，都是世外桃源，都是僻

36、靜之所，心若浮躁，不管你居所何處，都難寧靜。其實(shí)，很多人懼怕喧囂，卻又怕極了孤獨(dú)，人實(shí)在是矛盾的載體。然而，人的最高境界，就是孤獨(dú)。受得了孤獨(dú)，忍得了寂寞，扛得住壓力，才能成為生活的強(qiáng)者，才不會因?yàn)樯畹陌到付γ篮檬挛锏淖非?。常常喜歡靜坐，沒有人打擾，一個人，也有一個人的宿醉。面對這喧囂塵世，安靜下來的時光，才是最貼近心底的那一抹溫柔，時光如水，靜靜流淌。即便獨(dú)自矗立夜色，不說話，也很美。這恬淡時光，忘卻白日的傷感，撿起平淡，將靈魂在寧靜的夜色里放空?；仡^看看曾經(jīng)走過的路，每一個腳印，都是豐富而厚重的，是對未來的希望，是對生活的虔誠。我們都是生活里的平凡之人，不管一天中多么努力，多么辛苦，老天總是會給你時不時的開個玩笑，可能有些玩笑，來的有點(diǎn)猛，有點(diǎn)不知所措，但是又怎么樣呢？你要知道，人的能力和智慧是無窮的。面對生活的暗礁，我們只能用坦然的心態(tài)去接受它，然后盡量去改變它，讓它激起生命的浪花。即使改變不了，只要努力了，就不言后悔。有時候，難過了，想哭就哭