1、 從本科教學工作水平評估看我院人事檔案管理 覆蓋面廣、頭緒多 高校的人事檔案管理工作具有普遍性，既有教職工檔案，又有學生檔案，教職工檔案又包括干部檔案和工人檔案，隨著新勞動合同法的實施，勞動用工的檔案動態(tài)管理也提上了議事日程，因此高校人事檔案牽涉到許多部門如人事處、組織部、招生就業(yè)辦公室以及各院系的相關用人部門，人事檔案管理工作是一項龐大的系統(tǒng)工作。 保密性強 干部人事檔案是組織、人事等部門按照黨的干部政策，在錄用、培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想品德、作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料，是歷史、全面地考查、了解和正確選拔、使用干部的重要依據(jù)1，涉及

2、個人的隱私內(nèi)容，其使用、查閱和摘錄必須具備一定的條件，履行合法、合理的程序，因而具有較強的保密性。 利用率高 人事檔案為歷史、科學地評價當事人，為組織晉升、選拔和任用干部提供了重要依據(jù)。特別是隨著社會的發(fā)展、人才的流動，人事檔案工作出現(xiàn)了許多新情況、新問題，如人事變動所帶來的跨地域連續(xù)性管理;檔案數(shù)量急劇增長;檔案種類日趨豐富;檔案的利用量增加;利用范圍擴大、利用深度擴展。LOCaLHoST 時效性強 人事檔案應全面、及時地反映當事人的信息變更，包括職務和職稱的晉升、工資的變動、崗位的調(diào)整等基本信息都應得到適時體現(xiàn)，它與教職工的個人利益息息相關，處理不當，將會影響到高校的和諧發(fā)展與人才穩(wěn)定。

3、流動性大 自西部大開發(fā)政策實施以來，人才“春水向東流”、“孔雀東南飛”的現(xiàn)象得到了一定的緩解。但與沿海、東部發(fā)達地區(qū)相比，少數(shù)民族地區(qū)無論是在硬件還是軟件上都存在著較大的差距，部分人為了尋求更好的教學與科研環(huán)境，一展自己的才華，紛紛奔向了沿海，奔向了大城市，造成了大面積的人才流動，隨之而來的也就是人事檔案的流動。 2 我院人事檔案管理工作存在的問題 觀念、意識有待提高 我院地處“老、少、邊、山、窮”的革命老區(qū)，受觀念意識、硬件設施等因素的制約和影響，在傳統(tǒng)的人事檔案管理理念的影響下，檔案員對檔案管理缺乏足夠的認識，也缺少與外界的交流與溝通，長期以來存有檔案管理工作無關緊要、檔案管理人員能保證所

4、管檔案不丟失就可以了、檔案管理工作人人都能做好等守舊思想，在這種思想支配下，檔案管理人員完全處于被動服務之中。查什么就提供什么，借什么就給什么，不重視對檔案的優(yōu)化與動態(tài)管理2，這種封閉、落后的人事檔案管理理念影響了我院人事檔案管理的發(fā)展。高校本科教學水平工作評估促使我們在結合本院實際的基礎上，要加強與外界的交流與溝通，轉變觀念，更新意識，主動適應新形勢對人事檔案管理提出的更高要求與標準。 資金、設備條件有限 巧婦難為無米之炊。要實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、標準化、信息化，首先要有必要的資金、設備的投入，這是進行人事檔案資源開發(fā)、利用的前提和保障。在學院領導的重視下，經(jīng)過多年的努力和發(fā)展，我院人事

5、檔案管理已經(jīng)達到了人事檔案管理的基本標準，但情況還不很樂觀，硬件上沒有達到人事檔案管理“三室”(檔案庫房、辦公室、閱覽室)分開的標準，全院教職工的人事檔案塞在不足20m2的小屋中，辦公室與閱覽室“合二為一”，既不利于檔案的查詢，也不利于人事保密工作的原則。高校本科教學工作水平評估“以評促改、以評促建”的原則要求我們認真貫徹執(zhí)行中華人民共和國檔案法的精神，加大對人事檔案管理的資金投入與設備更新力度，真正做到加強人事檔案管理，主動服務學校的宗旨和目的。 材料的收集不夠規(guī)范 高校人事檔案因其獨有的真實性、系統(tǒng)性而成為評估專家了解學校各方面辦學情況的媒介，是全面展示學校工作成就與辦學特色的信息窗口，同

6、時也是衡量學校教育教學質(zhì)量和管理水平的一個重要標志。因此，收集齊全完整、整理科學規(guī)范的檔案資料是開展各種教育教學評估工作的基礎，是評估專家系統(tǒng)準確了解學校各項工作進而對學校作出科學、合理的評估必不可少的憑證依據(jù)。但我院人事檔案管理還存在諸多不規(guī)范之處如材料的規(guī)格設置存在隨意性。比如教師的年終考核表，從紙張規(guī)格到字體顏色再到書寫規(guī)范等大多不符合檔案管理規(guī)定的要求，造成上交到人事檔案室的這些材料不能順利歸入本人檔案，致使專職檔案員整天忙于對接收的這些不合格檔案材料的處理，大大降低了工作效率，在整理檔案過程中也容易導致個人信息的遺漏與材料的丟失。 人員素質(zhì)有待提高 我院人事檔案管理員大多是“中途出道

7、”，科班出身少之甚少，人員更換頻繁，缺乏檔案管理的專業(yè)知識與技能，不能保證檔案管理工作的連貫性與專業(yè)性。即使做為兼職檔案管理員，也沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術的培訓，實踐也充分證明，這些非檔案專業(yè)畢業(yè)的檔案管理者面對新的管理方法與模式有些無所適從，更談不上科學的管理方法。 信息化程度不高 隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，電子檔案的管理呼之欲出，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，我院目前只是把個人信息、檔案目錄輸入計算機專用的人事管理系統(tǒng)，信息檢索、調(diào)閱檔案等仍習慣手工操作，無紙

8、化閱檔沒有得到實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響了工作效率。如教職工的個人信息材料包括專業(yè)技術資格證書、學歷學位證書等，在本科教學工作水平評估中的收集都是復印件，紙質(zhì)材料的存檔具有一定的時效性，容易腐蝕，尤其是在材料的搬運中更容易丟失，難以達到長期存檔的目的，面對成堆的評估材料更不容易查找，如果我們能夠充分利用信息化手段，將教職工所有個人材料利用掃描儀終端輸入電腦，形成電子檔案材料，再將電子檔案材料按一定的規(guī)律分門別類進行編號，既利于檔案的存檔，又有利于提高工作效率。 3 加強我院人事檔案管理 加強領導，健全制度 人事檔案管理制度是學校健康穩(wěn)定發(fā)展的有機組成部分。因此，必須要加強人事檔案管理

9、工作的領導。我院的人事檔案管理應該在根據(jù)我院地處少數(shù)民族地區(qū)自身的特點和借鑒以往管理工作經(jīng)驗的基礎上，建立健全新的規(guī)章制度，如人事檔案的查、借閱制度，檔案材料的收集、歸檔制度，檔案的安全保密制度，檔案管理員的績效考核制度等等，做到人事檔案管理工作按規(guī)章制度辦事，遵紀守法。對專、兼職檔案管理員，應制定明確的崗位職責，從歸檔、管理、考核等各方面提出具體的規(guī)定和要求，并認真遵照執(zhí)行。 加大資金、設備投入 人事檔案管理資金的投入多少，直接影響到人事檔案管理的水平。從要求庫房、閱檔室、辦公室三室分開，我院目前還沒有達到此項要求，“六防”設施也十分簡陋，缺乏專門用于檔案管理的去濕機，還是用樟腦丸、干燥劑等

10、落后的防蛀、防潮手段，距檔案現(xiàn)代化管理的設施要求還有一定的距離。同時提高檔案利用效率，實施人事檔案動態(tài)管理，還必須借助現(xiàn)代化的管理技術和設備。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將檔案資料整理輸入微機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，可通過屏幕查閱有關內(nèi)容，既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，從而實現(xiàn)人事檔案信息化、現(xiàn)代化的管理。 培養(yǎng)教職工的檔案意識 對一般教職工來說，人事檔案管理一直是件很神秘的事，工作一輩子都無法親眼目睹自己的檔案，因此更談不上對人事檔案管理與利用的了解與認識，大多還抱著個人材料“歸不歸檔無所謂”的

11、態(tài)度，歸檔意識淡薄3，造成個人的外出進修學習材料、學歷層次提高材料、繼續(xù)教育等材料信息都無法及時得到更新。因此，人事檔案管理部門應該積極進行宣傳，使各級領導、干部群眾正確認識人事檔案管理的特點、地位和作用，關心并積極參與到學校和個人的檔案管理中來，自覺地收集材料，適時歸檔，保證人事檔案管理工作的良性穩(wěn)定發(fā)展。 加強檔案管理人員隊伍素質(zhì) 針對當前我院檔案管理人員隊伍素質(zhì)參差不齊、結構不整的問題，對專、兼檔案管理員首先應該加強思想政治教育，樹立愛崗敬業(yè)、肯于奉獻、遵紀守法的職業(yè)道德素質(zhì)，培養(yǎng)保密意識;其次是要定期舉辦崗位培訓班，學習新的檔案管理專業(yè)知識與技能。只有不斷加強專業(yè)知識學習，加強對計算機知識及人事系統(tǒng)管理軟件知識的學習和掌握現(xiàn)代信息技術，才能提高綜合分析能力，成為既懂得檔案管理專業(yè)知識，又懂得計算機應用技術的復合型人才，才能適應人事檔案管理逐步現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢4。 隨著我院的持續(xù)性發(fā)展，人才的流動量將進一步加大，人事檔案包含信息的復雜性也日益加大，為了適應新形勢，人事檔案管理人員必須要提高業(yè)務素質(zhì)和技能知識，努力學習掌握現(xiàn)代化管理手段，充分利用計算機建立不同類型的人事檔案數(shù)據(jù)庫，做好教職工各類數(shù)據(jù)的收集、整理和管理工作，使我院的人事檔案管理工作重心逐步由實體管理轉向信息管理、由手工管理轉向計算機管理、由人工檢索轉向網(wǎng)上查詢，使我院人事檔案真正成為挖掘人才的信息基地