1、企業(yè)員工郵件規(guī)范管理建立郵件規(guī)范化管理，有利于提高日常工作協(xié)調(diào)溝通的有效性，促進(jìn)工作質(zhì)量和工作效率的提升。郵件開(kāi)通及登陸新員工到公司辦理入職手續(xù)后，由IT管理及人力資源模塊負(fù)責(zé)幫助員工開(kāi)通企業(yè)郵箱，針對(duì)有專(zhuān)項(xiàng)模塊工作的人員對(duì)象針對(duì)性開(kāi)通權(quán)限，權(quán)限的設(shè)定依據(jù)集團(tuán)郵箱管理要求。登陸賬號(hào)：中文名拼音代碼（依據(jù)集團(tuán)IT部門(mén)下發(fā)賬號(hào)）登陸密碼：首次登陸郵箱后，系統(tǒng)會(huì)提示重新設(shè)置密碼，重新設(shè)置即可。郵件標(biāo)題及內(nèi)文一、標(biāo)題規(guī)范郵件標(biāo)題采用“【請(qǐng)XX】+主題”的格式，包括【請(qǐng)回復(fù)】、【請(qǐng)參考】、【請(qǐng)查閱】、【請(qǐng)審核】、【請(qǐng)轉(zhuǎn)達(dá)】、【請(qǐng)反饋】等。 二、郵件內(nèi)文（一）背景規(guī)范：商務(wù)往來(lái)郵件背景以默認(rèn)白色為主，不使

2、用信紙。（二）郵件內(nèi)容：一封完整的電子郵件內(nèi)容應(yīng)包括收件人郵件地址（抄送郵件地址）、郵件主題、收件人稱呼、郵件正文、郵件結(jié)束語(yǔ)、本人簽名。（三）郵件字體：字體全文統(tǒng)一，大小在10-12號(hào)，不宜過(guò)大或過(guò)小，選用宋體字，字體顏色黑色為主，個(gè)別重點(diǎn)處可加黑或顯著顏色。（四）郵件附件：如郵件有附件，應(yīng)在郵件內(nèi)容中說(shuō)明。（五）郵件語(yǔ)言文字規(guī)范：語(yǔ)言表達(dá)清晰，簡(jiǎn)練，不能出現(xiàn)歧義；規(guī)范用語(yǔ)，盡量少用口頭語(yǔ)；段落分明清晰。郵件落款及署名簽名規(guī)范：個(gè)人簽名應(yīng)包括：姓名、公司及所屬部門(mén)、座機(jī)號(hào)碼、手機(jī)號(hào)碼、郵箱、公司地址等，中文字體為12號(hào)宋體字（如下例）。 例：姓名（XXX）集團(tuán)股份有限公司客戶服務(wù)中心用戶中心

3、座機(jī)：XXXXXX手機(jī)：XXXXXX地址：廣東省XXXXX郵件使用注意事項(xiàng) 一、郵件性質(zhì)及發(fā)送規(guī)范（一）性質(zhì)：公司開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)電子郵箱服務(wù)，目的是為了更好的促進(jìn)員工工作的內(nèi)外交流，公司內(nèi)部的電子信息網(wǎng)絡(luò)，無(wú)論是對(duì)外還是對(duì)內(nèi)均不允許傳遞與本人工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容。（二）發(fā)送規(guī)范：1、郵件內(nèi)容需注意保密性，要明確收件人的范圍，不遺漏需要發(fā)送的人，不發(fā)給無(wú)關(guān)人2、明確主送人和抄送人，避免兩者混淆不分，主送人為必須知悉該郵件內(nèi)容的當(dāng)事人，抄送人為有必要了解該郵件內(nèi)容的人員。3、轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)，要注意內(nèi)容保密性，檢查原郵件內(nèi)容，確定需要引用的內(nèi)容。4、連續(xù)回復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)郵件，要重新整理和明確郵件內(nèi)容，避免溝通有誤。5、郵

4、件發(fā)送前，檢查一遍，確認(rèn)無(wú)誤后再發(fā)送。6、郵件必須寫(xiě)明主題，文字盡量簡(jiǎn)練，主題不能有歧義。7、群發(fā)郵件只適用全員公告、通知等事項(xiàng)，除此類(lèi)郵件不群發(fā)8、回復(fù)群發(fā)郵件時(shí)，只需回復(fù)給發(fā)件人或少數(shù)幾人，不要群發(fā)回復(fù)。9、對(duì)重要溝通事項(xiàng)，在發(fā)送郵件后電話提醒對(duì)方引起關(guān)注，或請(qǐng)對(duì)方確認(rèn)收到Email，重要會(huì)議通知會(huì)前向與會(huì)人員提醒開(kāi)會(huì)時(shí)間。二、其他注意事項(xiàng)（一）公司郵件系統(tǒng)只能用于工作用途；不可以用作私人用途，收發(fā)大容量的與工作無(wú)關(guān)的郵件；（二）嚴(yán)禁使用郵件系統(tǒng)收發(fā)游戲、影音等附件；（三）嚴(yán)禁使用郵件系統(tǒng)收發(fā)違反國(guó)家法規(guī)公民、道德規(guī)范的信息；（四）嚴(yán)禁使用公司郵件系統(tǒng)收發(fā)有關(guān)政治、色情之信息；（五）嚴(yán)禁將公司提供的個(gè)人郵件地址在任何與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)站上注冊(cè)或預(yù)訂任何與工作無(wú)關(guān)的信息，以免公司郵件系統(tǒng)受到大量垃圾郵件的沖擊；（六）若發(fā)現(xiàn)來(lái)歷不明的郵件，必須及時(shí)刪除，并通知IT管理模塊；嚴(yán)禁打開(kāi)來(lái)歷不明的郵件附件，以免公司電腦系統(tǒng)遭受電腦病毒或黑客