1、采購管理培訓(xùn)及管理制度本章重點講述了工廠采購的具體實施步驟和方法，包括準(zhǔn)備采購 訂單計劃，整理物料清單和文件、發(fā)出采購訂單、簽定協(xié)議發(fā)及對合 同進行跟蹤等內(nèi)容，還講述了怎樣對供應(yīng)商進行評估和管理，并給了 郵實用的表單供參考。第一節(jié) 采購的基本內(nèi)容及注意事項1、采購部門的職能有哪些采購部門的職能主要包括：(1)及時掌握所需要的采購信息，保持良好的內(nèi)部溝通。(2)調(diào)查和掌握生產(chǎn)所用物料的供貨渠道，尋找物料供應(yīng)來源。(3)建立供應(yīng)商檔案，與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，以防止緊急狀況時找不到 替代的供應(yīng)商。(4)參考原料市場行情，要求供應(yīng)商報價。(5)對供應(yīng)商的供應(yīng)價格、材料質(zhì)量、交貨期等作出評估，了解 公司主要物料

2、的市場價格走勢，制作采購文件，采購所需的 物料。(6)按照采購合同協(xié)調(diào)供應(yīng)商的交貨期。(7)協(xié)助質(zhì)量部門檢查進廠物料的數(shù)量與質(zhì)量。(8)協(xié)助物料控制部門對呆滯料與廢料進行預(yù)防和處理。2、采購的質(zhì)量保證協(xié)議主要有哪些作用與內(nèi)容質(zhì)量保證協(xié)議的作用:對供應(yīng)商明確地提出質(zhì)量要求，協(xié)議中規(guī)定的質(zhì)量要求 和檢臉、試臉與抽樣方法應(yīng)得到雙方認(rèn)可和充分理解。通過與供應(yīng)商的配合來保證采購產(chǎn)品的質(zhì)量。(2)質(zhì)量保證協(xié)議的要求：質(zhì)量保證要求應(yīng)得到雙方認(rèn)可，防止給今后的合作留下隱 患。質(zhì)量保證協(xié)議應(yīng)當(dāng)明確檢臉的方法及要求。質(zhì)量保證協(xié)議上提出的質(zhì)量要求應(yīng)考慮成本和風(fēng)險等方面 的內(nèi)容。(3)質(zhì)量保證協(xié)議中提出的質(zhì)量保證要求

3、可包括下列內(nèi)容：雙方共同認(rèn)可的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)。由供應(yīng)商實施質(zhì)量管理體系，由公司第三方對供應(yīng)商的質(zhì) 量體系進行評價。 本公司的接收檢臉方法(包括允收水準(zhǔn)AQL的確定)供應(yīng)商提交檢驗、試驗數(shù)據(jù)記錄。由供應(yīng)商進行全檢或抽樣檢驗與試驗。 檢驗或試驗依據(jù)的規(guī)程/規(guī)范。使用的設(shè)備工具和工作條件，明確方法、設(shè)備、條件和人 員技能方面的規(guī)定等。3、降低采購成本的途徑有哪些降低采購成本的途徑主要有:(1)尋求更合適的供應(yīng)商。(2)尋找更可能代替的物料。(3)改善采購技術(shù)，比如增加采購數(shù)量。(4)改進原有設(shè)計。(5)改善儲運方法，降低庫存(6)實行標(biāo)準(zhǔn)化采購。4、采購程序包括哪些內(nèi)容(1)制定并實施控制采購質(zhì)量的程序，

4、以確保對供應(yīng)商供應(yīng)的產(chǎn) 品的質(zhì)量控制O(2)確保供應(yīng)商準(zhǔn)確地理解采購產(chǎn)品的要求。(3)確保向合格的供應(yīng)商進行采購。應(yīng)評審每一個供應(yīng)商提供合 格產(chǎn)品的能力。(4)應(yīng)與供應(yīng)商達成明確的質(zhì)量保證協(xié)議，就驗證方法達成明確 的協(xié)議，以確保臉證結(jié)果的統(tǒng)一。(5)應(yīng)與供應(yīng)商制定解決質(zhì)量問題的方法。(6)應(yīng)保存與接收的產(chǎn)品有關(guān)的質(zhì)量記錄和對采購進行控制的 有關(guān)的質(zhì)量記錄，以利于及時解決和處理有關(guān)質(zhì)量事宜。5、采購工作應(yīng)如何具體實施采購工作由四具環(huán)節(jié)組成，而每個環(huán)節(jié)又由若干個步驟組成。(1)采購計劃計劃的目的是根據(jù)客戶需求及生產(chǎn)能力制訂采購計劃，做好綜合平衡，以便保證物料及時供應(yīng)，同時降低庫存及成本，減少急單。

5、主要環(huán)節(jié)有：評估訂單需求、計算訂單容量、制定訂單計劃。(2)供應(yīng)商評估供應(yīng)商評估的目的是滿足采購對質(zhì)量、成本、供應(yīng)、服務(wù)等方面 的要求。供應(yīng)商評估的主要環(huán)節(jié)有：供應(yīng)商評估的準(zhǔn)備、初選供應(yīng)商、試 制、批量試驗、確定供應(yīng)商名單。(3)采購訂單發(fā)送訂單的目的是為生產(chǎn)部門提供合格的原材料和配件，同時對 供應(yīng)商群體績效表現(xiàn)進行評價反饋。主要環(huán)節(jié)有：訂單準(zhǔn)備、選擇供應(yīng)商、簽訂合同、合同執(zhí)行跟蹤。(4)采購管理采購管理的主要目的是正確執(zhí)行企業(yè)的采購原則。主要環(huán)節(jié)有：單據(jù)審批，包括計劃、評估報告、訂單合同、付款 審核與批準(zhǔn)。6、如何準(zhǔn)備采購訂單計劃了解市場需求任何一家生產(chǎn)型企業(yè)，要想制訂較為準(zhǔn)確的訂單計劃，首

6、先必須 熟知市場需求計劃，從市場需求的進一步分解中制訂生產(chǎn)需求計 劃，再根據(jù)年度計劃制訂季度、月度計劃。了解生產(chǎn)需求為了利于理解生產(chǎn)物料需求，采購計劃人員須熟知生產(chǎn)計劃工藝常識。物料需求計劃來源于：生產(chǎn)計劃、獨立需求的預(yù)測、物料 清單文件、庫存文件。(3)準(zhǔn)備訂單基本資料訂單基本資料包括：訂單物料的供應(yīng)商信息對同時有多家供應(yīng)商的物料來說，每個供應(yīng)商分?jǐn)偟南聠?比例，該比例由采購人員進行協(xié)調(diào)。訂單周期，訂單制訂人員根據(jù)生產(chǎn)需求的物料項目，從信 息系統(tǒng)中查詢了解該物料的采購基本參數(shù)。(4)制訂訂單計劃所需資料訂單計劃所需要的資料的內(nèi)容包括：物料名稱、需求數(shù)量、到貨日期。有時會附有市場需求計劃、生產(chǎn)

7、計劃、訂單基本資料等。7、物料清單文件是如何生成的(1)物料清單是制造企業(yè)的核心文件，采購部門要根據(jù)物料清單 確定采購計劃，生產(chǎn)部門要根據(jù)物料清單安排生產(chǎn)，財務(wù)部 門要根據(jù)物料清單計算產(chǎn)品成本，計劃部門要根據(jù)物料清單 確定物料的需求計劃，其他銷售、存儲等部門都要用到物料 清單。(2)物料清單包含了構(gòu)成產(chǎn)品的所有裝配件、零部件和原材料信 息，為編制物料需求計劃提供產(chǎn)品組成信息。(3)企業(yè)物料清單應(yīng)該由專職部門統(tǒng)一存放、維護、更新、管理， 并建有物料清單數(shù)據(jù)庫，以保證物料清單的準(zhǔn)確性、完整性 和通用性，提高使用查詢效率，應(yīng)避免物料清單由各部門各 自存放的做法，(4)零件清單的制定。由產(chǎn)品設(shè)計人員從

8、產(chǎn)品設(shè)計圖紙中提取數(shù) 據(jù)生成該最終組成產(chǎn)品的所有零部件及組件清單，形成產(chǎn)品 的零件清單。8、怎樣準(zhǔn)備采購訂單(1)熟悉需求訂單操作的物料項目訂單的種類很多，訂單人員首先應(yīng)熟悉訂單計劃，花時間去了解 物料項目，花時間去了解和料技術(shù)資料等：直接從國外采購可能 獲得較好的質(zhì)量和較低的價格，但同時增加了訂單環(huán)節(jié)的操作難 度，手續(xù)復(fù)雜，交貨期長.(2)比較/確認(rèn)價格采購人員有權(quán)力向供應(yīng)商群體中價格最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商下達訂單/ 合同，以維護企業(yè)的最大利益.(3)確認(rèn)需求材料的標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)量9、如何進行采購合同的跟蹤(1)跟蹤工藝文件對任何外協(xié)件(需要供應(yīng)商加工的物料)的采購，訂單人 員都應(yīng)對提供給供應(yīng)商的工藝文件

9、進行跟蹤。如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商沒有相關(guān)工藝文件，或者工藝文件有質(zhì)量、 貨期問題，應(yīng)及時提醒供應(yīng)商修改。 要求供應(yīng)商及時代貨，如果不能保質(zhì)、保量、準(zhǔn)時供貨,則要按照合同條款進行賠償。(2)跟蹤供應(yīng)商的原材料個別供應(yīng)商接到合同后就認(rèn)為“大功告成”，必要時必須提醒供 應(yīng)商及時準(zhǔn)備原材料，特別是對一些信譽差/合作少的供應(yīng)商更要 警惕。跟蹤加工過程對于一次性/大開支的項目采購、設(shè)備采購、建筑采購等，為了 保證貨期、質(zhì)量、采購人員需要對加工過程進行監(jiān)控，甚至要參 加其加工過程的監(jiān)理工作。(4)跟蹤總裝及測試總裝及測試是產(chǎn)品生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)，需要采購人員有較好的專業(yè) 背景和行業(yè)工作經(jīng)驗5(5) 跟蹤包裝入庫采購人員

10、可以通過電話方式了解物料的入庫信息。對重要物料， 采購人員最好去供應(yīng)商現(xiàn)場考察。對一些緊急物料，采購人員要進行全力跟蹤；對長期持續(xù)穩(wěn)定 供應(yīng)的供應(yīng)商可以考慮免去合同跟蹤環(huán)節(jié)。10、常用的合同條款包含什么內(nèi)容一份正規(guī)的買賣合同主要包括以下內(nèi)容：(1)名稱(2)編號(3)簽訂日期(4)簽訂地點(5)買賣雙方的名稱(6) 地址(7)合同序言(8)商品名稱(9)質(zhì)量規(guī)格(10)數(shù)量(11)包裝(12)單價與總價(13)到貨期限(14)到貨地點(15)付款(16)保險(17)商品檢驗(18)仲裁(19)不可抗力(20)合同的份數(shù)(21)使用語言及其效力(22)附件(23)合同生效日期(24)雙方的簽字蓋

11、章以下為可選擇部分(1)保值條款(2)價格調(diào)整條款(3)誤差范圍條款(4)法律適用條款第二節(jié)采購實施的程序案例1、采購控制程序示例1目的使采購過程處于受控狀態(tài)，確保所采購的產(chǎn)品適時、適質(zhì)、適量、適 價地滿足公司及客戶規(guī)定的要求。2適用范圍適用于公司所采購的各類產(chǎn)品和公司內(nèi)使用的辦公設(shè)備及用品。3職責(zé)3、1各部門業(yè)務(wù)人員；負(fù)責(zé)采購計劃的編制和具體實施采購工作.3、2業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)審核本部門的采購計劃，篩選和初步確定符合本部門 要求的供應(yīng)商。負(fù)責(zé)本部門對供應(yīng)商的審核、評估工作。3、3財務(wù)部：負(fù)責(zé)成本、利潤的核算和監(jiān)控工作。3、4總經(jīng)理/副總經(jīng)理：批準(zhǔn)最終合作的供應(yīng)商和各部門的采購計劃。4、說

12、明（略）5程序要求5、1采購產(chǎn)品的分類：5、1、1辦公設(shè)備及用品5、1、2其他用品5、2辦公設(shè)備及用品采購程序5、2、1各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)本部門辦公用品的實際需要，于每月28 日前填制下月的購物申請表給行政部。5. 2. 2政部匯總各部門的購物申請，經(jīng)行政部主任審核后，報總經(jīng) 理/副總經(jīng)理審批。5. 2. 3政部按總經(jīng)理/副總經(jīng)理已枇準(zhǔn)的購物申請到合格供應(yīng)商處 統(tǒng)一采購。供應(yīng)商的評估按供應(yīng)商評估程序執(zhí)行。5. 2. 4部門按購物申請表并根據(jù)實際需要到行政部領(lǐng)用，領(lǐng)用 時填寫辦公用品領(lǐng)用登記表。5. 3其它產(chǎn)品采購程序：5. 3. 1業(yè)務(wù)人員按客戶要求，尋找相關(guān)供應(yīng)商，并與供應(yīng)高聯(lián)系確 認(rèn)所需產(chǎn)品

13、要求后，填制購銷合同、采購訂單給部門負(fù)責(zé)人審 核。5. 3. 2部門負(fù)責(zé)人對相關(guān)供應(yīng)商、購銷合同、采購訂單進行 審核，具體按照供應(yīng)商評估程序和合同評估程序有關(guān)規(guī)定執(zhí) 行。審核通過后報請總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準(zhǔn)。5. 3. 3購銷合同、采購訂單經(jīng)批準(zhǔn)后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)實施 采購計劃。5. 3. 4如客戶要求提供樣品時，業(yè)務(wù)人員在采購前必須要求供應(yīng)商 先提供樣品并轉(zhuǎn)交給客戶確認(rèn)，需要現(xiàn)金購買的樣品，業(yè)務(wù)人員必須 上報部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。5. 3. 5部門負(fù)責(zé)人把購銷合同、采購訂單交專管人員登記， 錄入合同記錄表。5. 4對采購產(chǎn)品的驗收管理按驗收、搬運、防護及交會控制程序

14、執(zhí)行。5. 5采購記錄的管理5. 5. 1購銷合同、采購訂單原件由各部門指定專人保存，業(yè) 務(wù)人員如因工作需要可留存合同復(fù)印件。6支持性文件6. 1臉收、搬運、防護及交付控制程序2供應(yīng)商評估程序3合同評審程序7記錄/表格1購物申請表2購銷合同3采購訂單4合同記錄單2,合同供應(yīng)商評定程序示例1目的對供應(yīng)商進行評定考核，以確保供應(yīng)商能長期穩(wěn)定提供質(zhì)量上乘、價 格合理的原輔材料及服務(wù)。2適用范圍本程序用于對公司提供原輔材料、服務(wù)的供應(yīng)商的評定與選定。3職責(zé)3、1研發(fā)部進行原輔材料采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的制訂。品管部負(fù)責(zé)對供應(yīng) 商提供的產(chǎn)品進行全面測試。并且出具檢測報告。3、2物控部建立供應(yīng)商檔案，收集、整理供應(yīng)

15、商資料，對承包方進 行評定。3、3廠長對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、服務(wù)水平等因素進行評定。4工作程序/方法4、1制造商類供應(yīng)商的評定4、1、1供應(yīng)商初選4、1、1、1物控部根據(jù)本公司所用原輔材料情況結(jié)合市場供方信息, 初步選擇幾家信譽好的生產(chǎn)廠家作候選供應(yīng)商；4、1、1、2物控部向候選取供應(yīng)商發(fā)出供應(yīng)商調(diào)查表，并請供應(yīng) 商提供樣品及價目表；4、1、1、3品管部根據(jù)原輔材料采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對樣品進行檢測，并 出具進料檢臉報告 4、1、2供應(yīng)商的調(diào)查 物控部對候選供應(yīng)商進行實地調(diào)查、聽取介紹，了解供應(yīng)商的經(jīng)營理 念、質(zhì)量管理、技術(shù)水平、供貨能力等情況，根據(jù)調(diào)查結(jié)果填寫供 應(yīng)商調(diào)查表4、1、3試用跟蹤檢

16、測4、1、3、1物控部聯(lián)系供應(yīng)商，提供少量樣品作檢測與生產(chǎn)試用， 并在樣品包裝上做好“試用”標(biāo)識；4、1、3、2品管部對“試用”樣品進行現(xiàn)場跟蹤測試，測試結(jié)果填 入進料檢驗報告，具體操作參照進貨檢臉和試臉控制程序、過 程檢驗和試驗控制程序、質(zhì)量記錄控制程序。4、1、3、3品管部根據(jù)原輔材料采購質(zhì)量禁標(biāo)準(zhǔn)對樣品進行檢測， 并出具進料檢驗報告。4、1、4供應(yīng)商的選定4、1、4、1廠長組織物控部依據(jù)供應(yīng)商調(diào)查表、進料檢臉報告 填寫合格供應(yīng)商評定表，確定合格供應(yīng)商，并將其納入合格供 應(yīng)商名單。4、2對供銷方/市場經(jīng)銷商類供應(yīng)商的評定。4、2、1通過實地考察，聽取介紹等方式了解基本情況并索取授權(quán)證 明文

17、件。4、2、2填寫供應(yīng)商調(diào)查表4、2、3在購買地點進行時貨檢臉。必要時經(jīng)過試用與檢驗由品管部 填寫進料檢驗報告并注明“樣品試用”。4、2、4經(jīng)過兩次試用沒有質(zhì)量問題時根據(jù)供應(yīng)商調(diào)查表、進料 檢險報告填寫供應(yīng)商評定表，與上述材料一并交廠長審批，合 格后納入合格供應(yīng)商名單。4、2、5由物控部進行質(zhì)量跟蹤，出現(xiàn)質(zhì)量問題時，以書面方式進行 反饋并聯(lián)絡(luò)退換，對經(jīng)過三次反饋仍沒有改進的供應(yīng)商，取消其合格 供應(yīng)商資格。4、3服務(wù)供應(yīng)商評定4、3、1服務(wù)類供應(yīng)商包括校準(zhǔn)、運輸、外部文件更新及檢驗和試臉 供應(yīng)商。4、3、2對于服務(wù)類供應(yīng)商首先應(yīng)調(diào)查下述內(nèi)容，并將調(diào)查結(jié)果填寫 供應(yīng)商調(diào)查評定表；A、服務(wù)范圍，資格

18、及其資質(zhì)證明文件；B、服務(wù)價格；c、準(zhǔn)時提供服務(wù)的能力；D、服務(wù)設(shè)施E、對待客戶的態(tài)度等；4、3、3對于服務(wù)類供應(yīng)商的服務(wù)，經(jīng)過一次試用后，由采購部門填 寫供應(yīng)商調(diào)查/評定表經(jīng)廠長審批后，確定為合格供應(yīng)商，并納 入合格供應(yīng)商名單。4、4合格供應(yīng)商檔案的建立物控部保留供應(yīng)商歷次供貨/提供服務(wù)的驗證記錄，并填入歷次供 應(yīng)質(zhì)量記錄表中。對每一選定的分承包檔案資料按照質(zhì)量記錄 進行管理。4、5合格供應(yīng)商的復(fù)評4、5、1每年對供應(yīng)商歷次供貨情況進行評定，評定內(nèi)容包括質(zhì)量適 應(yīng)性（材料質(zhì)量狀況）、適價（價格合理性）、適量（交貨數(shù)量的準(zhǔn)確 性）、適時（交貨的及時性）的評定考核。4、5、2調(diào)閱供應(yīng)商檔案，統(tǒng)計

19、供應(yīng)商在考核期內(nèi)總交貨金額、 質(zhì)量優(yōu)劣、退貨金額、交貨比率、發(fā)生延誤時間的比率、發(fā)生數(shù)量差 錯的比率進行評定考核，其評定準(zhǔn)則為合格供應(yīng)商評價標(biāo)準(zhǔn)。4、5、3評定后填寫供應(yīng)商復(fù)評表報廠長審批。4、5、4不符合標(biāo)準(zhǔn)的列為觀察供應(yīng)商，限期改進以觀后效或取消其 供應(yīng)商資格。4、5、5根據(jù)復(fù)評結(jié)果修訂合格供應(yīng)商名單。4、6對體系運行前已穩(wěn)定供貨達一年以上的供應(yīng)商的評審。4、6、首先根據(jù)述方法分類調(diào)查，并填寫一年以上供應(yīng)商資格確認(rèn) 表由物控部主管復(fù)核，廠長審批以確認(rèn)其資格。5相關(guān)/支持性文件5、1采購控制程序5、2進貨檢驗和試臉控制程序5、3過程檢驗和試驗控制程序5、4原輔材料采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)5、5合格供應(yīng)商

20、名單5、6質(zhì)量記錄控制程序5、7供應(yīng)商檔案5、8合格供應(yīng)商評價標(biāo)準(zhǔn)6質(zhì)量記錄6、1進料檢驗報告6、2供應(yīng)商調(diào)查表6、3供應(yīng)商評定表6、4服務(wù)類供應(yīng)商調(diào)查/評定表6、5一年以上供應(yīng)商資格確認(rèn)表6、6歷次供應(yīng)質(zhì)量記錄表6、7供應(yīng)商復(fù)評表6、質(zhì)量保證協(xié)議范例甲方：某電器有限公司乙方：乙方為甲方提供SW產(chǎn)品用的雙方本：互惠互利、共同發(fā)展”的原則，為確保產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定和提 高，特簽訂本協(xié)議。1、乙方為甲方提供的質(zhì)量應(yīng)滿足以下部分或全部要求：(D 雙方簽訂：(2)甲方提供的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：(3)甲方提供的圖紙：(4)其他補充要求：2、乙方對出廠的產(chǎn)品應(yīng)對以下項目進行全程把關(guān)，每批產(chǎn)品并向甲方提供：(用打J的方法

21、選取)()檢臉合格合格證()檢測報告()有關(guān)檢驗原始記錄()型式試臉報告(每年)3、甲方對乙方提供的產(chǎn)品質(zhì)量驗收，采用全數(shù)據(jù)檢臉或抽樣檢驗 兩種方法。(1)全數(shù)檢驗，不合格率P1：抽樣檢臉：抽樣方案：合格質(zhì)量水平：抽樣檢驗批不合格率P2：4、甲方對乙方產(chǎn)品不合格品的統(tǒng)計范圍，應(yīng)為甲方進廠檢驗時發(fā) 現(xiàn)的不合格品、生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的不合格品和售后發(fā)現(xiàn)的不合 格品的總和。5、產(chǎn)品進貨檢臉全數(shù)檢驗不合格率(P1)和抽樣檢臉批次不合格 率(P2)的計算方法。(D 全數(shù)檢臉進廠檢臉判定的不合格品數(shù)P1 =X 100%交驗產(chǎn)品總批數(shù)(2)抽樣檢臉季度抽查不合格批數(shù)P2=X100%季度抽查總批數(shù)6、產(chǎn)品進廠驗收的檢驗判定依據(jù)為：7、質(zhì)量保證(D 乙方應(yīng)按甲方的要求，并參照IS09000系列標(biāo)準(zhǔn)建立并 保持文件的質(zhì)量體系，不斷提高質(zhì)量保證能力。(2)甲方在需要時確認(rèn)乙方提供的產(chǎn)品在制造過程中的質(zhì)量 保證體系及質(zhì)量保證的實施狀況時，征得乙方同意后可 進入乙方進行質(zhì)保體系調(diào)查。(3)如果乙方將甲方所需的產(chǎn)品全部或部分委托給第三方制 造時，甲方有權(quán)提出進入第三方調(diào)查其質(zhì)量保證能力， 乙方應(yīng)予積極協(xié)助。8、為促進乙方的產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定和提高，甲方根據(jù)雙方確認(rèn)屬乙方 質(zhì)量責(zé)任的不合格品時，采取以下經(jīng)濟措施