1、1目的的 為為規(guī)范公公司和各各部門(mén)的的文件分分類(lèi)、編編制、更更改、傳傳閱、存存檔、查查閱、借借閱、下下發(fā)、作作廢及電電子文檔檔的管理理，并滿滿足文件件的價(jià)值值，使其其可提供供適宜的的培訓(xùn)、重復(fù)性性和可追追溯性，特制訂訂本文件件管理規(guī)規(guī)范。2范圍圍2.1 適適用于公公司內(nèi)各各部門(mén)文文件管理理3職責(zé)責(zé)公司總經(jīng)經(jīng)理辦公公室負(fù)責(zé)責(zé)以公司司名義對(duì)對(duì)內(nèi)、外外行文的的編制、發(fā)文以以及存檔檔的文件件管理?？偨?jīng)理辦辦公室指指定專(zhuān)門(mén)門(mén)的檔案案管理員員，統(tǒng)一一負(fù)責(zé)公公司所有有原始檔檔案資料料的管理理，以防防止檔案案資料管管理的混混亂、重重復(fù)現(xiàn)象象。各部門(mén)負(fù)負(fù)責(zé)以本本部門(mén)名名義對(duì)內(nèi)內(nèi)、外行行文編制制、發(fā)文文以及存存檔

2、的文文件管理理。各部門(mén)指指定一個(gè)個(gè)兼職檔檔案管理理員，負(fù)負(fù)責(zé)本部部門(mén)內(nèi)文文件管理理及收發(fā)發(fā)管理 等。3.3 公司司總經(jīng)理理辦公室室負(fù)有對(duì)對(duì)公司文文件管理理進(jìn)行指指導(dǎo)、監(jiān)監(jiān)督和檢檢查的職職責(zé)。4 規(guī)規(guī)范內(nèi)容容：文件的分分類(lèi)：為滿足不不同文件件的性質(zhì)質(zhì)及需要要，總經(jīng)經(jīng)理辦公公室及各各部門(mén)應(yīng)應(yīng)對(duì)于各各類(lèi)文件件予以分分類(lèi)。4.1.1 公司內(nèi)內(nèi)部管理理文件類(lèi)類(lèi)：以公公司名義義發(fā)出的的規(guī)章制制度、通通知通報(bào)報(bào)、人事事任免、會(huì)議紀(jì)紀(jì)要、計(jì)計(jì)劃總結(jié)結(jié)等文件件。4.1.2 公司對(duì)對(duì)外往來(lái)來(lái)文件類(lèi)類(lèi)：以公公司名義義與政府府部門(mén)、上級(jí)公公司、相相關(guān)業(yè)務(wù)務(wù)單位及及其它單單位往來(lái)來(lái)文等。部門(mén)文件件類(lèi)：以以部門(mén)名名義發(fā)出

3、出的通知知、通報(bào)報(bào)、會(huì)議議紀(jì)要、計(jì)劃總總結(jié)、請(qǐng)請(qǐng)示、報(bào)報(bào)告等。業(yè)務(wù)報(bào)告告類(lèi)：項(xiàng)項(xiàng)目的調(diào)調(diào)研報(bào)告告、可行行性研究究報(bào)告、樓盤(pán)銷(xiāo)銷(xiāo)售情況況、工程程進(jìn)展情情況、審審計(jì)報(bào)告告、公司司按揭情情況等。業(yè)務(wù)合同同類(lèi)：工工程合同同、營(yíng)銷(xiāo)銷(xiāo)合同、管理合合同、設(shè)設(shè)計(jì)合同同、售樓樓合同等等。4.2 文件的的編制 4.2.1 為保證證公司文文檔管理理體系的的有效性性和持續(xù)續(xù)適宜性性，公司司各類(lèi)文文件的編編制需按按規(guī)定的的格式和和編號(hào)方方法進(jìn)行行，統(tǒng)一一使用打打印稿，行文應(yīng)應(yīng)規(guī)范，不得有有錯(cuò)別字字。4.2.2 文件標(biāo)標(biāo)題定為為小三號(hào)號(hào)宋體字字加粗，文件編編號(hào)為小小四號(hào)黑黑體字，文件內(nèi)內(nèi)容為小小四號(hào)宋宋體字。4.2.3各

4、部部門(mén)所有有需以公公司名義義對(duì)外發(fā)發(fā)文，都都必須到到總經(jīng)理理辦公室室文件管管理員處處獲取統(tǒng)統(tǒng)一發(fā)文文編號(hào)加加蓋公章章后，方方可對(duì)外外發(fā)文，編碼方方式為：成萬(wàn)科科年度度序號(hào)號(hào)，對(duì)政政府部門(mén)門(mén)發(fā)文需需使用紅紅頭文件件紙打印印。4.2.4 以公司司名義下下發(fā)的紅紅頭文件件編碼規(guī)規(guī)則為:成萬(wàn)字字年度度第序序號(hào)。公司、部部門(mén)日常常性下發(fā)發(fā)文件編編碼規(guī)則則為：總總經(jīng)理辦辦公室成萬(wàn)萬(wàn)辦字年度序號(hào)，財(cái)務(wù)管管理部-成成萬(wàn)財(cái)字字年度序號(hào)等等，新增增部門(mén)以以此格式式類(lèi)推。部門(mén)日常常無(wú)須存存檔的零零星發(fā)文文不用編編號(hào)。文件格式式的樣板板（僅限限于規(guī)章章制度類(lèi)類(lèi)文件使使用）成都萬(wàn)科科房地產(chǎn)產(chǎn)有限公公司編號(hào)名稱(chēng)版本第 頁(yè)

5、共共 頁(yè)編制更改審核批準(zhǔn)生效期 年年 月月 日日 目目的：(要明確確闡述編編制和使使用本文文件的目目的) 范范圍：(要明確確闡述本本文件適適用范圍圍。) 職職責(zé)：(要明確確闡述本本文件所所列執(zhí)行行部門(mén)或或個(gè)人的的職責(zé)。) 格格式頭定定為五號(hào)號(hào)宋體字字 （后附正正文）4.2.8 文文件編號(hào)號(hào)格式（僅限于于規(guī)章制制度類(lèi)文文件使用用）： VKKCD部部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)稱(chēng)XX-XX11 部部門(mén)本類(lèi)類(lèi)文件的的支持性性文件以以“001”起順推推 部部門(mén)本類(lèi)類(lèi)文件順順序，以以“01”起順推推。 見(jiàn)見(jiàn)4.22.8.1 公司名名稱(chēng)縮寫(xiě)寫(xiě)4.2.8.11 各各部門(mén)名名稱(chēng)簡(jiǎn)稱(chēng)稱(chēng)：總經(jīng)經(jīng)理辦公公室ZB，財(cái)務(wù)管管理部CWW，營(yíng)銷(xiāo)

6、銷(xiāo)策劃部部YXXCH，設(shè)計(jì)部部SJJ，成本本管理部部CBB，項(xiàng)目目發(fā)展部部-XM，珠峰在在線ZF等。4.3 文件的的傳閱需公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)審閱閱的非電電子文檔檔類(lèi)文件件，由總總經(jīng)理秘秘書(shū)負(fù)責(zé)責(zé)傳遞至至相關(guān)公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)并簽署署文件件處理表表，由由總經(jīng)理理辦公室室存檔或或轉(zhuǎn)相關(guān)關(guān)部門(mén)存存檔。4.5 文文件的存存檔 部門(mén)須須規(guī)定本本部門(mén)文文件的歸歸檔時(shí)間間，并做做好保管管工作，明確標(biāo)標(biāo)明存檔檔人、案案卷題名名、案卷卷號(hào)、保保管期限限等。（詳見(jiàn)檔案管管理規(guī)范范：檔檔案分類(lèi)類(lèi)管理、檔案編編號(hào)方法法）4.6 電子文文檔的管管理4.6.1 公司文文件管理理員負(fù)責(zé)責(zé)文檔資資料的電電腦儲(chǔ)存存及管理理工作，各部門(mén)門(mén)須指

7、定定專(zhuān)人負(fù)負(fù)責(zé)本部部門(mén)各類(lèi)類(lèi)文檔的的電腦儲(chǔ)儲(chǔ)存及管管理工作作。4.6.2 電子文文檔須定定期存儲(chǔ)儲(chǔ)，并按按文件類(lèi)類(lèi)別設(shè)立立相應(yīng)的的子目錄錄，分類(lèi)類(lèi)保存各各類(lèi)文件件，重要要文件須須加密，且以軟軟盤(pán)備份份，并指指定專(zhuān)人人保管。4.7 文件的的保密4.7.1公司司任一人人員均有有責(zé)任和和義務(wù)保保守公司司的經(jīng)營(yíng)營(yíng)管理機(jī)機(jī)密，未未經(jīng)公司司或部門(mén)門(mén)負(fù)責(zé)人人授權(quán)或或批準(zhǔn)，不準(zhǔn)對(duì)對(duì)外提供供標(biāo)有密密級(jí)的公公司文件件，以及及其它未未經(jīng)公開(kāi)開(kāi)的經(jīng)營(yíng)營(yíng)情況、業(yè)務(wù)數(shù)數(shù)據(jù)。4.7.2 公司以以下文件件需嚴(yán)格格保密：辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要要、公司司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)戰(zhàn)略性會(huì)會(huì)議紀(jì)要要、財(cái)務(wù)務(wù)收支情情況、重重大事故故分析報(bào)報(bào)告、重重要合同同、薪

8、金金福利制制度等。4.7.3 部門(mén)負(fù)負(fù)責(zé)人指指定文件件管理員員負(fù)責(zé)妥妥善保管管部門(mén)文文件，并并履行監(jiān)監(jiān)督職能能。如文文件發(fā)生生短缺或或遺失，追究部部門(mén)負(fù)責(zé)責(zé)人和文文件管理理員責(zé)任任。4.7.4 任何人人未經(jīng)批批準(zhǔn)，不不得復(fù)印印公司重重要文件件（4.7.22所列文文件）。4.7.5 任何人人不得利利用職務(wù)務(wù)之便，擅自攜攜帶公司司重要文文件外出出。4.7.6 有權(quán)閱閱讀保密密文件的的公司任任一人員員均需對(duì)對(duì)保密文文件負(fù)有有相關(guān)責(zé)責(zé)任，務(wù)務(wù)必妥善善保管所所持有的的涉密文文件。4.8 文件的的查閱、借閱4.8.1 非本公公司人員員不得查查閱、借借閱公司司重要文文件。特特殊情況況須部門(mén)門(mén)負(fù)責(zé)人人批準(zhǔn)。4

9、.8.2 查閱文文件不得得帶離辦辦公室，嚴(yán)禁復(fù)復(fù)印。4.8.3 各部門(mén)門(mén)如工作作需要借借閱文件件時(shí)，須須填寫(xiě)借閱登登記表，經(jīng)部部門(mén)負(fù)責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)后方可可借閱；如需要要借閱保保密文件件時(shí)，經(jīng)經(jīng)辦公室室主任、部門(mén)負(fù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)或總總經(jīng)理批批準(zhǔn)后方方可借閱閱。借出出的文件件由文件件管理員員負(fù)責(zé)及及時(shí)收回回并檢查查完整情情況，如如發(fā)現(xiàn)遺遺失，需需在借借閱登記記表的的“備注”欄加以以注明，追究借借閱者責(zé)責(zé)任。公司文件件如需要要隔夜借借出，須須征得部部門(mén)負(fù)責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)同意后后，方可可借出，并妥善善保管。文件外外借時(shí)間間最長(zhǎng)不不得超過(guò)過(guò)3天。4.9 文件的的下發(fā)、作廢處處理4.9.1 新編或或更改的的管理制制度類(lèi)文文件，在在獲得批批準(zhǔn)后，由總經(jīng)經(jīng)理辦公公室文件件管理員員下發(fā)至至公司全全體。各部門(mén)的的臨時(shí)性性管理文文件，在在獲本部部門(mén)第一一負(fù)責(zé)人人批準(zhǔn)后后，由部部門(mén)文件件管理員員發(fā)至公公司各部部門(mén)、室室。各部門(mén)的的管理制制度類(lèi)文文件，在在獲分管管本部門(mén)門(mén)的總經(jīng)經(jīng)理或副副總經(jīng)理理批準(zhǔn)后后，由總總經(jīng)理辦辦公室下下發(fā)至公公司全體體。在文件修修改之前前，各部部門(mén)必須須嚴(yán)格按按照現(xiàn)有有管理文文件執(zhí)行行。新版版文件開(kāi)開(kāi)始生效效后，舊舊版文件件自動(dòng)失失效。文件的傳傳遞及報(bào)報(bào)批為配合公公司辦公公自動(dòng)化化的發(fā)展展和