1、Micrrosooft Offficee 辦公公效率寶寶典二四四年二月月目錄TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc2136712 輕松提高高辦公效效率 PAGEREF _Toc2136712 h 3 HYPERLINK l _Toc2136713 使用語(yǔ)音音和手寫(xiě)寫(xiě)輸入功功能快速速添加文文字 PAGEREF _Toc2136713 h 3 HYPERLINK l _Toc2136714 選擇模板板創(chuàng)建規(guī)規(guī)范化的的公文 PAGEREF _Toc2136714 h 8 HYPERLINK l _Toc2136715 使用自動(dòng)動(dòng)更正功功能和自自動(dòng)圖文文集 PAGEREF _

2、Toc2136715 h 13 HYPERLINK l _Toc2136716 堅(jiān)如磐石石的安全全性 PAGEREF _Toc2136716 h 17 HYPERLINK l _Toc2136717 設(shè)置文件件保護(hù) PAGEREF _Toc2136717 h 17 HYPERLINK l _Toc2136718 數(shù)字簽名名 PAGEREF _Toc2136718 h 20 HYPERLINK l _Toc2136719 宏保護(hù) PAGEREF _Toc2136719 h 24 HYPERLINK l _Toc2136720 自動(dòng)修復(fù)復(fù) PAGEREF _Toc2136720 h 26 HYPE

3、RLINK l _Toc2136721 流暢的交交流與溝溝通 PAGEREF _Toc2136721 h 30 HYPERLINK l _Toc2136722 整合電子子郵件 PAGEREF _Toc2136722 h 30 HYPERLINK l _Toc2136723 傳送郵件件 PAGEREF _Toc2136723 h 38 HYPERLINK l _Toc2136724 發(fā)送審閱閱/比較合合并 PAGEREF _Toc2136724 h 41 HYPERLINK l _Toc2136725 版本 PAGEREF _Toc2136725 h 445 HYPERLINK l _Toc21

4、36726 多語(yǔ)言部部分 PAGEREF _Toc2136726 h 49 HYPERLINK l _Toc2136727 Uniccodee PAGEREF _Toc2136727 h 49 HYPERLINK l _Toc2136728 簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換換 PAGEREF _Toc2136728 h 50 HYPERLINK l _Toc2136729 英漢漢英英字典 PAGEREF _Toc2136729 h 52我是一個(gè)個(gè)在政府府部門(mén)工工作的小小秘書(shū)，現(xiàn)在，政府大大力推行行“無(wú)紙辦辦公”，倡導(dǎo)導(dǎo)使用計(jì)計(jì)算機(jī)處處理文檔檔。這可可急壞了了我的領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)王處處長(zhǎng)，焦焦頭爛額額地向我我詢(xún)問(wèn)如如何使用用辦公

5、軟軟件。其其實(shí)使用用微軟公公司的OOffiice 軟件非非常容易易，它界界面友好好、操作作簡(jiǎn)單、保存方方便。我我就以現(xiàn)現(xiàn)身說(shuō)法法，和大大家共享享Offficee 軟件件的妙處處吧！輕松提高高辦公效效率使用語(yǔ)音音和手寫(xiě)輸輸入功能能快速添添加文字字王處長(zhǎng)從從前辦公公是不使使用計(jì)算算機(jī)的，他鼠標(biāo)標(biāo)操作不不太靈活活，打字字速度又又不快，怎么辦辦呢？OOffiice就就將他拒拒之門(mén)外外了嗎？當(dāng)然不不！使用Offficce XXP簡(jiǎn)體體中文版版，只要要配置一一個(gè)麥克克風(fēng)，訓(xùn)訓(xùn)練計(jì)算算機(jī)熟悉悉你的語(yǔ)語(yǔ)音，就就可以解解放我們們的手指指了。打開(kāi)Miicroosofft WWordd應(yīng)用軟軟件，會(huì)會(huì)出現(xiàn)如如下的界

6、界面：我們使用用鼠標(biāo)單單擊 工具具 菜單下下的 語(yǔ)音音 選項(xiàng)，計(jì)算機(jī)機(jī)會(huì)提示示我們安安裝好麥麥克風(fēng)，開(kāi)始語(yǔ)語(yǔ)音訓(xùn)練練：?jiǎn)螕簟跋乱徊健卑粹o。確認(rèn)麥克風(fēng)和音箱與計(jì)算機(jī)已經(jīng)正確連接。單擊“下一步”按鈕。朗讀“我正在使用麥克風(fēng)向?qū)?。它正在調(diào)節(jié)我的麥克風(fēng)音量”一句。變幻的顏色表示你的聲音已經(jīng)被計(jì)算機(jī)聽(tīng)到了。然后，“下一步”按鈕才能變成可選。接著，計(jì)計(jì)算機(jī)會(huì)會(huì)讓你以以平和的的語(yǔ)調(diào)念念一段文文字：“今天的的天氣好好極了?！笨纯聪迪到y(tǒng)對(duì)語(yǔ)語(yǔ)音的接接收情況況?；卮鸫鹫Z(yǔ)音向向?qū)У膸讕讉€(gè)簡(jiǎn)單單問(wèn)題以以后，就就可以開(kāi)開(kāi)始語(yǔ)音音訓(xùn)練了了。注意意，要保保持周?chē)鷩h(huán)境安安靜噢, 這樣樣錄制的的效果會(huì)會(huì)更好。錄制好的語(yǔ)音會(huì)作

7、為配置文件保存在計(jì)算機(jī)中，每次做新的語(yǔ)音訓(xùn)練，配置文件也會(huì)隨之更新。我們選擇一段訓(xùn)練文本，就可以開(kāi)始語(yǔ)音訓(xùn)練了。以平常的速度朗讀“歡迎使用”一段，文字中反藍(lán)的部分是已經(jīng)被系統(tǒng)識(shí)別的部分。不用擔(dān)心，無(wú)論您是標(biāo)準(zhǔn)的漢語(yǔ)，還是帶著或多或少的方言，語(yǔ)音識(shí)別都會(huì)照單全收。如果你不不放心的的話，還還可以選選擇更多多訓(xùn)練，你訓(xùn)練練計(jì)算機(jī)機(jī)的時(shí)間間越長(zhǎng)，它對(duì)你你的語(yǔ)音音識(shí)別效效果就越越好。好了，現(xiàn)現(xiàn)在就檢檢驗(yàn)我們們的成果果吧！當(dāng)當(dāng)輸入法法工具條條上的麥麥克風(fēng)按按鈕按下下時(shí)，系系統(tǒng)處在在語(yǔ)音輸輸入狀態(tài)態(tài)。我們的的王處長(zhǎng)長(zhǎng)只用了了15分分鐘的時(shí)時(shí)間， 就完成成了語(yǔ)音音訓(xùn)練，瞧，他他已經(jīng)開(kāi)開(kāi)始使用用計(jì)算機(jī)機(jī)工作了了

8、！聲音正轉(zhuǎn)化為漢字。輸入的聲音變成了文字。怎么樣樣，效果果不錯(cuò)吧吧？其實(shí)實(shí)用語(yǔ)音音輸入文文字只是是Offficee軟件“語(yǔ)音功功能”的一小小部分，用語(yǔ)音音輸入命命令也是是可以的的！我們們只需要要在“輸入法法工具條條”中選中中“聲音命命令模式式” ：對(duì)著麥克風(fēng)說(shuō)：“文件”，于是“文件”菜單打開(kāi)了。多神奇！ 自從我教教會(huì)了王王處長(zhǎng)使使用Offficce XXP提供供的語(yǔ)音音功能，他就可可以輕松松地輸入入文字、操作菜菜單命令令了。他他還連連連夸獎(jiǎng)WWordd應(yīng)用軟軟件的智智能化，不信，你也試試試吧！今天一一大早，王處長(zhǎng)長(zhǎng)就找我我詢(xún)問(wèn)，他遇到到了一個(gè)個(gè)難題， 輸入入人名的的時(shí)候碰碰到“蕈”這個(gè)字字，不

9、認(rèn)認(rèn)識(shí)，沒(méi)沒(méi)法念出出來(lái)，也也無(wú)法使使用拼音音輸入法法，五筆筆輸入法法又不會(huì)會(huì)，怎么么辦？Offficee XPP提供的的“手寫(xiě)輸輸入”功能就就是法寶寶！那些些知形不不知音的的生僻漢漢字，用用鼠標(biāo)寫(xiě)寫(xiě)出來(lái)即即可被計(jì)計(jì)算機(jī)識(shí)識(shí)別?！笆謱?xiě)輸輸入”又提供供了幾種種功能適適應(yīng)于不不同的場(chǎng)場(chǎng)合：“ 框式式輸入”功能從輸入法法工具條條中選擇擇“ 手寫(xiě)寫(xiě)輸入”中的“框式輸輸入”選項(xiàng)：在框中將將這個(gè)字字寫(xiě)出來(lái)來(lái)，在書(shū)書(shū)寫(xiě)的同同時(shí)，WWordd 軟件件還會(huì)智智能地為為你提供供相關(guān)字字的選擇擇。“ 任意意位置書(shū)書(shū)寫(xiě)”功能從輸入法法工具條條中選擇擇“ 手寫(xiě)寫(xiě)輸入”中的“任意位位置書(shū)寫(xiě)寫(xiě)”選項(xiàng)，此時(shí)可可以在紙紙的任意意

10、一個(gè)地地方書(shū)寫(xiě)寫(xiě)，完成成后系統(tǒng)統(tǒng)會(huì)自動(dòng)動(dòng)識(shí)別?！?繪圖圖板”功能王處長(zhǎng)想想把自己己的手寫(xiě)寫(xiě)簽名也也保存起起來(lái)，這這樣簽署署文件既既有權(quán)威威性，又又倍感親親切。打打開(kāi)“ 手寫(xiě)寫(xiě)輸入”中的“繪圖板板”選項(xiàng)，此時(shí)手手寫(xiě)輸入入的文字字或圖形形都會(huì)保保存為圖圖片格式式。怎么樣？簽名和和小圖畫(huà)畫(huà)都做的的那么漂漂亮！我我猜，你你一定躍躍躍欲試試，想親親身體驗(yàn)驗(yàn)Offficee XPP帶給你你的方便便了吧！選擇模板板創(chuàng)建規(guī)規(guī)范化的的公文王處長(zhǎng)長(zhǎng)今天又又給我布布置了任任務(wù)，讓讓我把上上周的會(huì)會(huì)議內(nèi)容容整理成成“會(huì)議紀(jì)紀(jì)要”，并保保存為電電子文檔檔。天哪哪，上學(xué)學(xué)讀書(shū)時(shí)時(shí)學(xué)習(xí)的的“行政公公文書(shū)寫(xiě)寫(xiě)規(guī)范”都忘得得差

11、不多多了，應(yīng)應(yīng)該使用用什么格格式呢？我對(duì)著著計(jì)算機(jī)機(jī)屏幕和和紙上潦潦草的幾幾個(gè)字發(fā)發(fā)呆對(duì)了，Worrd應(yīng)用用軟件中中為我們們提供了了“模板”，已經(jīng)經(jīng)將內(nèi)容容和格式式規(guī)定好好了，看看：從右側(cè)的“任務(wù)窗格”視圖中，選擇“通用模板”有很多模模板供我我們選擇擇：傳真真、信函函、報(bào)告告，我就就選擇“會(huì)議議議程”這個(gè)模模板啦！只要回答答向?qū)У牡膸讉€(gè)簡(jiǎn)簡(jiǎn)單問(wèn)題題，Woord就就為我們們定制了了一份“會(huì)議紀(jì)紀(jì)要”的文檔檔，我按按照實(shí)際際內(nèi)容填填空就可可以完成成工作了了。從右側(cè)的“任務(wù)窗格”視圖中，選擇M上的模板如果Woord應(yīng)應(yīng)用程序序提供的的模板還還不能滿(mǎn)滿(mǎn)足你的的需要，我們可可以到微微軟網(wǎng)站站的模板板庫(kù)中

12、去去挑選，只需要要在任務(wù)務(wù)窗格中中選擇MMm上的模模板，Worrd應(yīng)用用程序就就會(huì)自動(dòng)動(dòng)鏈接到到微軟網(wǎng)網(wǎng)站的模模板庫(kù)：看，模板板庫(kù)還有有這么多多類(lèi)型的的模板可可供我們們選擇，而且微微軟公司司隨時(shí)更更新內(nèi)容容以滿(mǎn)足足廣大用用戶(hù)的需需求。比如，我我們需要要撰寫(xiě)一一份通知知，就可可以在“辦公”類(lèi)別中中找到“通知”的模板板：只要要點(diǎn)擊“在Woord中中編輯”，就可可以直接接在Woord應(yīng)應(yīng)用程序序中編寫(xiě)寫(xiě)“通知”這份文文件了。除此之外外，我們們還可以以選擇“財(cái)務(wù)”類(lèi)別，像“養(yǎng)老金金投資計(jì)計(jì)算器”、“貸款計(jì)計(jì)算器”等都是是非常方方便的工工具，可可以幫助助我們個(gè)個(gè)人理財(cái)財(cái)。看這個(gè)“貸款計(jì)計(jì)算器”：我們們只

13、需要要輸入幾幾個(gè)簡(jiǎn)單單的信息息，如“貸款總總額”、“年息”等等，我們就就可以通通過(guò)Exxcell強(qiáng)大的的計(jì)算功功能，了了解到“付款本本金”、“利息”、“余額”等相關(guān)關(guān)信息。我們撰寫(xiě)寫(xiě)勞動(dòng)合合同、法法人證明明、公司司章程等等文書(shū)的的時(shí)候，都可以以從“模板庫(kù)庫(kù)”的“法律”類(lèi)別中中找到。當(dāng)然，我我們還可可以制作作自己的的模板，比如說(shuō)說(shuō)，把我我們市政政府的紅紅頭文件件保存為為模板，每次有有什么新新的內(nèi)容容只需要要更新就就可以了了。這是一份份格式已已經(jīng)設(shè)定定好的文文件。我們現(xiàn)在在將它保保存為模模板：選選擇 文件件 菜單下下 另存為為 命令，在“保存類(lèi)類(lèi)型”中選擇擇“文檔模模板”，在“文件名名”中輸入入模

14、板的的名字，如下圖圖所示：現(xiàn)在，再再啟動(dòng)WWordd應(yīng)用程程序，在在通用模模板的“常用”選項(xiàng)卡卡中，我我們就可可以看到到自己制制作的模模板：有了模板板，我處處理公文文的效率率大大提提高，而而且能保保證文體體風(fēng)格的的規(guī)范化化、統(tǒng)一一化，王王處長(zhǎng)對(duì)對(duì)我的工工作大加加贊賞，還真得得好好感感謝Offficce軟件件的強(qiáng)大大功能！使用自動(dòng)動(dòng)更正功功能和自自動(dòng)圖文文集王處長(zhǎng)總總是夸我我輸入文文字快又又準(zhǔn)，今今天還向向我請(qǐng)教教秘訣。其實(shí)我我的打字字速度不不算最快快的，關(guān)關(guān)鍵是使使用了OOffiice 應(yīng)用軟軟件中的的一些小小功能，助我一一臂之力力。先向向王處長(zhǎng)長(zhǎng)簡(jiǎn)單介介紹“自動(dòng)更更正”功能。打開(kāi) 工具具 菜

15、單下下的 自動(dòng)動(dòng)更正選選項(xiàng) 命令令，你會(huì)會(huì)看到OOffiice 自動(dòng)地地檢測(cè)并并更正錯(cuò)錯(cuò)誤拼寫(xiě)寫(xiě)的英文文單詞、不正確確的大小小寫(xiě)，它也也會(huì)將中中文中某某些錯(cuò)誤誤的用詞詞、語(yǔ)法法、句法法標(biāo)識(shí)出出來(lái)，這這樣在輸輸入文字字的時(shí)候候，一旦旦出錯(cuò)，Offficee會(huì)像一一個(gè)小助助手，幫幫助我們們及時(shí)地地校對(duì)。在“ 自動(dòng)更正選項(xiàng)”對(duì)話框中，輸入替換的內(nèi)容為“ZG”，而替換的結(jié)果是“中華人民共和國(guó)”，鼠標(biāo)單擊“添加”按鈕完成。其實(shí)最酷酷的地方方還不在在這里，我們可可以添加加自定義義的內(nèi)容容，比如如說(shuō)，我我在鍵入入“ZG”的時(shí)候候，Offficce自動(dòng)動(dòng)將它更更正為“中華人人民共和和國(guó)”，操作作很簡(jiǎn)單單，打開(kāi)

16、開(kāi) 工具 菜菜單下的的 自動(dòng)更更正選項(xiàng)項(xiàng) 命令，如下圖圖：現(xiàn)在，只只要我在在輸入文文字的時(shí)時(shí)候鍵入入ZG，就會(huì)顯顯示為“中華人人民共和和國(guó)”的字樣樣。如果果某一次次輸入時(shí)時(shí)不需要要更正，當(dāng)鼠標(biāo)標(biāo)移到文文字旁邊邊，“自動(dòng)更更正選項(xiàng)項(xiàng)”按鈕會(huì)會(huì)自動(dòng)出出現(xiàn)，給給出提示示，撤消消“自動(dòng)更更正”：插入圖片片也可以以啊！比比如說(shuō)某某一個(gè)公公司的標(biāo)標(biāo)志，當(dāng)當(dāng)我鍵入入“LOGGO”這幾個(gè)個(gè)字母的的時(shí)候，Offficee自動(dòng)將將公司的的標(biāo)志插插入到文文檔中, 操作作步驟如如下：在文檔中中先插入入這個(gè)公公司的標(biāo)標(biāo)志；打開(kāi) 工具具 菜單下下的 自動(dòng)動(dòng)更正選選項(xiàng) 命令令；輸入替換換的內(nèi)容容，如：“MS”，鼠標(biāo)標(biāo)點(diǎn)擊“

17、替換”這個(gè)按按鈕。在以后的的輸入中中，只要要鍵盤(pán)輸輸入“MS”這兩個(gè)個(gè)字母，Offficee就會(huì)自自動(dòng)插入入公司的的標(biāo)志：看，省去去不少時(shí)時(shí)間吧！這才是是我輸入入文字速速度快的的原因。講到這里里，王處處長(zhǎng)對(duì)我我已經(jīng)是是刮目相相看了，“小鬼，如果我我添加了了很多替替換的方方式，什什么A是是中國(guó)啊啊，B是是北京啊啊，這這么多，我哪里里記得清清楚？”“這，沒(méi)沒(méi)關(guān)系，我們OOffiice 還有自自動(dòng)圖文文集！”“自動(dòng)圖圖文集”中按類(lèi)類(lèi)別存儲(chǔ)儲(chǔ)了許多多常用短短語(yǔ)，如如稱(chēng)呼、參考文文獻(xiàn)行、問(wèn)候語(yǔ)語(yǔ)等等。我們選選擇 插入入 菜單下下的 自動(dòng)動(dòng)圖文集集 ，顯示示如下的的對(duì)話框框：選擇“顯示工具欄”，就會(huì)看到“

18、自動(dòng)圖文集”所有詞條內(nèi)容。從右側(cè)的“任務(wù)窗格”視圖中，選擇M上的模板當(dāng)我們使使用中文文輸入法法的時(shí)候候，自動(dòng)動(dòng)圖文集集會(huì)顯示示中文的的稱(chēng)呼、問(wèn)候語(yǔ)語(yǔ)等詞條條，如果果在輸入入一篇英英文文章章，自動(dòng)動(dòng)圖文集集內(nèi)容也也會(huì)隨之之改變?，F(xiàn)在我們們?cè)谳斎肴胛淖值牡臅r(shí)候，比如說(shuō)說(shuō)我鍵入入“順頌”兩個(gè)字字的時(shí)候候，Woord就就會(huì)提示示我是不不是要輸輸入“順頌商商祺！”，我按按下ENNTERR鍵，其其余的字字就自動(dòng)動(dòng)補(bǔ)齊。像“分手多多日，近近況如何何？”“Sinncerrelyy yoourss”等常用用問(wèn)候語(yǔ)語(yǔ)，只要要鍵入簡(jiǎn)簡(jiǎn)單的幾幾個(gè)字，Worrd就會(huì)會(huì)自動(dòng)識(shí)識(shí)別并幫幫助我們們完成輸輸入了。當(dāng)然，我我們可

19、以以創(chuàng)建自自己的詞詞條，選選擇 插入入 菜單下下的 自動(dòng)動(dòng)圖文集集 ，在打開(kāi)開(kāi)的對(duì)話話框中，添加詞詞條。比如，我我們經(jīng)常常要輸入入“建設(shè)有有中國(guó)特特色的社社會(huì)主義義”這個(gè)詞詞條，我我們點(diǎn)擊擊“添加”按鈕，Worrd就會(huì)會(huì)記錄下下來(lái)。以后的輸輸入過(guò)程程中，只只要鍵入入“建設(shè)”這兩個(gè)個(gè)字，按按下ENNTERR鍵，這這個(gè)短語(yǔ)語(yǔ)就可完完成了。將圖片選中，在“自動(dòng)圖文集”中點(diǎn)擊“新建”按鈕。 我們們同樣也也可以為為圖片創(chuàng)創(chuàng)建一個(gè)個(gè)詞條。依然使使用剛才才的例子子。我們們先插入入一個(gè)圖圖片，將將圖片選選中，如如下圖所所示：Wordd會(huì)提示示我們?yōu)闉椤白詣?dòng)圖圖文集”的詞條條命名：完成后后，我們們會(huì)在“所有詞詞

20、條”的“正文”下拉列列表中，找到剛剛剛創(chuàng)建建的條目目“MS”。以后后只要選選擇它，Worrd就會(huì)會(huì)完成自自動(dòng)插入入圖片的的工作。學(xué)會(huì)了了幾個(gè)小小竅門(mén)，王處長(zhǎng)長(zhǎng)輸入文文字的速速度大幅幅度地提提高，他他對(duì)Offficce 軟軟件的興興趣越來(lái)來(lái)越濃。看，他他正在教教別人怎怎么使用用Worrd呢！幾個(gè)簡(jiǎn)簡(jiǎn)單的功功能，一一傳十，十傳百百，成了了人盡皆皆知的“秘密”。你還還不趕緊緊動(dòng)手試試試，說(shuō)說(shuō)不定還還能發(fā)現(xiàn)現(xiàn)更多更更好的技技巧！知道嗎嗎？現(xiàn)在在王處長(zhǎng)長(zhǎng)是公認(rèn)認(rèn)的Offficce軟件件“進(jìn)步最最快學(xué)員員”，這當(dāng)當(dāng)然有我我的功勞勞，王處處長(zhǎng)把我我大大夸夸獎(jiǎng)了一一番，還還念叨什什么“長(zhǎng)江后后浪推前前浪，前前

21、浪不服服當(dāng)自強(qiáng)強(qiáng)”他經(jīng)常常會(huì)跑來(lái)來(lái)“刁難”我，而而每當(dāng)解解決了問(wèn)問(wèn)題，我我又增加加了一份份對(duì)Offficce軟件件的信心心！今天，王處長(zhǎng)長(zhǎng)開(kāi)完會(huì)會(huì)后，對(duì)對(duì)我說(shuō)：“用Woord打打出來(lái)的的會(huì)議通通知就是漂漂亮，不不過(guò)，我我在想，這安全全問(wèn)題怎怎么解決決？我手手寫(xiě)的文文件，好好歹鎖在在抽屜里里就是了了，可是是電腦書(shū)書(shū)寫(xiě)的文文件，發(fā)發(fā)送給別別人看，被人改改動(dòng)怎么么辦？而而且現(xiàn)在在病毒這這么多，Intternnet這這么復(fù)雜雜，我根根本不敢敢上網(wǎng)，也不敢敢把文件件發(fā)送給給別人”“嗨！王王處長(zhǎng)，使用計(jì)計(jì)算機(jī)就就是為了了信息共共享??！你根本本不用擔(dān)擔(dān)心，OOffiice XP有有非常高高的安全全措施，且聽(tīng)

22、我我一一道道來(lái)”堅(jiān)如磐石石的安全全性設(shè)置文件件保護(hù)為了防防止文件件被他人人更改，我們可可以使用用Offficee XPP提供的的“文件保保護(hù)”功能，我們還還是打開(kāi)開(kāi)“北京市市政府文文件”為例：點(diǎn)擊“ 工具”按鈕，在下拉菜單中選擇“安全措施選項(xiàng)”。在保存文文件的時(shí)時(shí)候，選選擇 文件件 菜單下下的 另存存為 命令令，Woord會(huì)會(huì)彈出如如下的對(duì)對(duì)話框：此時(shí)，WWordd會(huì)提供供各種安安全措施施，一共共有三種種：文件打開(kāi)開(kāi)保護(hù)文件修改改保護(hù)建議只讀讀方式保保護(hù)它們各起起什么作作用呢？“文件打打開(kāi)保護(hù)護(hù)”是指對(duì)對(duì)方打開(kāi)開(kāi)文件時(shí)時(shí)候需要要輸入密密碼，否否則就不不到讀取取這個(gè)文文件。安安全性夠夠高的吧吧！

23、在“打開(kāi)權(quán)限密碼”中輸入密碼。注意：密碼是區(qū)分大小寫(xiě)字母的！按下右側(cè)側(cè)的“高級(jí)”按鈕，還可以以選擇加加密算法法，Offficce XXP最高高可以支支持1228位長(zhǎng)長(zhǎng)度的密密鑰，簡(jiǎn)簡(jiǎn)言之，密鑰長(zhǎng)長(zhǎng)度越高高，破解解的時(shí)間間越長(zhǎng)，安全性性越高。接著Woord會(huì)會(huì)提示你你再輸入入一遍密密碼確認(rèn)認(rèn)，完成成加密操操作。如果在在“修改權(quán)權(quán)限密碼碼”對(duì)話框框中輸入入密碼，就意味味著他人人只能讀讀文檔，只有知知道密碼碼的人才才有權(quán)力力修改文文檔，這這就是“文件修修改保護(hù)護(hù)”。如果在在兩個(gè)框框中都輸輸入了密密碼，對(duì)對(duì)方必須須使用一一個(gè)密碼碼打開(kāi)文文件，再再使用另另一個(gè)密密碼獲得得修改文文件的權(quán)權(quán)力。 選擇“建議

24、只只讀方式式保護(hù)”，以非強(qiáng)制制性的方方式建議議對(duì)方以以只讀的的方式打打開(kāi)文件件，此時(shí)時(shí)對(duì)文件件的更改改不能保保存。將“建議以只讀方式打開(kāi)文檔”選中，就啟用了“建議只讀方式保護(hù)”。剛才講講的三種種文件保保護(hù)方式式不僅可可以應(yīng)用用在Woord中中，在其其它的OOffiice 應(yīng)用程程序中，如電子子表格程程序Exxcell 20002, 演示示文稿及及圖形程程序PoowerrPoiint 20002, 都可以以使用?！芭?，這這么多保保護(hù)文檔檔的方式式”王處長(zhǎng)長(zhǎng)聽(tīng)了頻頻頻點(diǎn)頭頭，“嗨，這這幾招，只是雕雕蟲(chóng)小技技，真正正酷的還還在后面面呢！”誰(shuí)讓王王處長(zhǎng)是是我的領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)呢！我拿出出了我的的看家本本領(lǐng)：打開(kāi)

25、“北京市市政府文文件”，我們們從 視圖圖 菜單下下 工具欄欄 選項(xiàng)中中選擇 窗窗體 ，一個(gè)個(gè)叫做“窗體”的工具具欄會(huì)顯顯示出來(lái)來(lái)，看到到最右面面一個(gè)“鎖”形的按按鈕了嗎嗎？把它它按下去去，再保保存。按下右邊“保護(hù)窗體”的按鈕，再保存。奇跡發(fā)發(fā)生了，任何人人打開(kāi)此此文件的的時(shí)候，鼠標(biāo)好好像凍結(jié)結(jié)了一樣樣，想選選中什么么文字都都不聽(tīng)話話，鍵盤(pán)盤(pán)鍵入文文字也不不顯示。這就對(duì)對(duì)了，因因?yàn)槲乙岩呀?jīng)把文文件“保護(hù)”起來(lái)了了。在“ 自動(dòng)更正選項(xiàng)”對(duì)話框中，輸入替換的內(nèi)容為“ZG”，而替換的結(jié)果是“中華人民共和國(guó)”，鼠標(biāo)單擊“添加”按鈕完成。王處長(zhǎng)長(zhǎng)照我說(shuō)說(shuō)的操作作了一遍遍，嘴里里還念叨叨著“太神奇奇了！”我

26、看他他一猶未未盡的樣樣子，又又教給他他更高的的一個(gè)著著數(shù)：我們選選擇 工具具 菜單下下的 保護(hù)護(hù)文檔 選選項(xiàng)，會(huì)會(huì)出現(xiàn)如如下的對(duì)對(duì)話框：我們還可以輸入密碼，輸入兩遍即可確認(rèn)這樣，即即使對(duì)方方是個(gè)OOffiice高高手，想想解除“文檔保保護(hù)”，也必必須知道道密碼才才可完成成。數(shù)字簽名名什么叫叫“數(shù)字簽簽名”？我不不是把我我的簽名名已經(jīng)保保存在電電腦中了了嗎？OOffiice XP技技術(shù)允許許通過(guò)使使用“數(shù)字證證書(shū)”對(duì)文件件或宏進(jìn)進(jìn)行數(shù)字字簽名。你可以以把數(shù)字字證書(shū)看看作是身身份證的的電子版版本。使用“數(shù)數(shù)字簽名名”以后有有什么效效果呢？如果整整個(gè)文件件都被簽簽名，任任何人（包括你你自己）將它修修

27、改的話話，文件件的簽名名都會(huì)被被破壞。也就是是說(shuō)，簽簽名將保保證自簽簽名以后后后該文文件沒(méi)有有被修改改。到哪里獲獲得“數(shù)字證證書(shū)”呢？您可可從商業(yè)業(yè)認(rèn)證授授權(quán)機(jī)構(gòu)構(gòu)獲得數(shù)數(shù)字證書(shū)書(shū)（例如如 VeeriSSignn, IInc.），當(dāng)當(dāng)然，您您或您的的公司必須須向授權(quán)機(jī)機(jī)構(gòu)遞交交申請(qǐng)。若要了了解為 Miccrossoftt 產(chǎn)品品提供服服務(wù)的認(rèn)認(rèn)證授權(quán)權(quán)機(jī)構(gòu)的的詳細(xì)信信息，請(qǐng)請(qǐng)參閱 HYPERLINK /office/redirect/10/Helplinks.asp?AppName=OFFICE&HelpLCID=2052&LinkNum=99000011&Version=0, Miccros

28、softt Seecurrityy Addvissor Webb 站點(diǎn)點(diǎn)。數(shù)字證書(shū)書(shū)也可以以從內(nèi)部部安全管管理員或或信息技技術(shù) (IT) 專(zhuān)業(yè)業(yè)人員那那里獲得得?；蛘哒撸煽梢允褂糜?Seelfccertt.exxe 工工具自己己創(chuàng)建數(shù)數(shù)字簽名名。咱們就使使用最簡(jiǎn)簡(jiǎn)單的辦辦法創(chuàng)建建自己的的數(shù)字簽簽名：從計(jì)算機(jī)機(jī)操作系系統(tǒng)（如如Winndowws 995, Winndowws 998, Winndowws 220000等）界界面的“開(kāi)始”菜單選選擇“搜索”“文文件或文文件夾”， 我我們來(lái)搜搜索一下下“sellfceert.exee”文件。找到以后后，我們們直接鼠鼠標(biāo)雙擊擊這個(gè)應(yīng)應(yīng)用程序序，計(jì)算

29、算機(jī)會(huì)提提示你為為證書(shū)輸輸入您的的姓名：輸入姓名名完畢后后，一份份數(shù)字證證書(shū)就創(chuàng)創(chuàng)建好了了。現(xiàn)在我們們打開(kāi)WWordd 應(yīng)用用程序，要為“北京市市政府文文件”簽署一一個(gè)數(shù)字字證書(shū)。步驟如下下：1在 工工具 菜單上上，單擊擊 選選項(xiàng) ， 再單單擊“安全性性”選項(xiàng)卡卡。 2選擇“數(shù)字簽名”3在“數(shù)字簽名”對(duì)話框中，選擇“添加”。4此時(shí)時(shí)，你會(huì)會(huì)看到自自己剛剛剛創(chuàng)建好好的“數(shù)字簽簽名”。選擇要要添加的的“數(shù)字簽簽名”，然后后單擊“確定”。我們還可可以查看看數(shù)字證證書(shū)的信信息：完成“數(shù)字簽簽名”以后的的結(jié)果如如下，簽署完“數(shù)字簽簽名”的文件件，任何人改改動(dòng)都是是要破壞壞這個(gè)簽簽名的。Wordd會(huì)提出出

30、警告：而且簽署后的文件,在標(biāo)題中會(huì)有所體現(xiàn)。 “怎怎么樣？王處長(zhǎng)長(zhǎng)，有了了數(shù)字簽簽名，您您簽署、傳送文文件就有有了個(gè)人人標(biāo)識(shí)，又可以以防止他他人修改改，比一一張薄薄薄的紙安安全可靠靠多了吧吧？” “哎呀，我還怪怪人家安安全性不不高，其其實(shí)是我我懂的知知識(shí)太少少了，這這會(huì)使用用Offficee XPP，我可可就放心心了?！?宏保護(hù) 一大早早，王處處長(zhǎng)就拿拿一張報(bào)報(bào)紙走到到我的辦辦公桌前前，“呦，王王處長(zhǎng)，您現(xiàn)在在看起計(jì)計(jì)算機(jī)專(zhuān)專(zhuān)業(yè)的報(bào)報(bào)紙啦！真不錯(cuò)錯(cuò)！”“還說(shuō)呢呢！Offficce軟件件中是不不是有個(gè)個(gè)叫宏的東西西？我也也不懂啦啦！怎么么還有宏病毒毒？會(huì)不不會(huì)感染染我的機(jī)機(jī)器，我我的資料料？”“

31、您您先稍安安毋躁，先來(lái)弄弄清什么么是宏。”宏是一一系列的的指令和和命令。說(shuō)通俗俗一點(diǎn)，我們可可以把經(jīng)經(jīng)常進(jìn)行行的一系系列操作作錄制在在一個(gè)“宏”里，以以后的工工作直接接運(yùn)行這這個(gè)宏，軟件將將一次性性自動(dòng)完完成所有有操作。“大概了了解了，那么宏宏病毒又又是怎么么回事？”計(jì)算機(jī)機(jī)病毒其其實(shí)沒(méi)有有那么可可怕，它它只是一一段可以以復(fù)制的的程序。宏的產(chǎn)產(chǎn)生為惡惡意代碼碼的傳輸輸提供了了一種途途徑。通通過(guò)宏傳傳播的病病毒我們們稱(chēng)為宏宏病毒?！拔蚁?，Offficee XPP對(duì)宏病病毒一定定有解決決辦法吧吧？”當(dāng)然，OOffiice XP中中的宏安安全設(shè)置置可以控控制宏的的使用。百聞不不如一見(jiàn)見(jiàn)，讓我我們來(lái)動(dòng)

32、動(dòng)手操作作一下。我們從 工具具 菜單中中選擇 宏 安全性性 你會(huì)看到到Offficee XPP為宏設(shè)設(shè)置了三三種安全全級(jí)別：高：只允允許運(yùn)行行來(lái)自可可靠來(lái)源源的已簽簽名的宏宏，未簽簽名的宏宏將被自自動(dòng)禁用用。中：你可可以選擇擇是否運(yùn)運(yùn)行存在在安全隱隱患的宏宏。當(dāng)你你打開(kāi)一一個(gè)包含含宏的文文檔時(shí)，計(jì)算機(jī)機(jī)會(huì)向你你確認(rèn)是是否運(yùn)行行這些宏宏。低：所有有的宏都都可以運(yùn)運(yùn)行，并并且沒(méi)有有任何安安全警告告。當(dāng)然，基基于安全全考慮，我們將將安全性性設(shè)置為為高，如如果對(duì)方方的文件件中包含含無(wú)簽名名的宏，Offficee軟件將將自動(dòng)禁禁用宏并并打開(kāi)文文件。如如果是包包含簽名名的宏，僅在你你選擇信信任作者者和認(rèn)證

33、證授權(quán)機(jī)機(jī)構(gòu)的情情況下才才啟用宏宏?？纯次覀儌儗ⅰ昂臧踩浴痹O(shè)置為為中級(jí)的的情況。打開(kāi)一一個(gè)包含含宏的文文件，計(jì)計(jì)算機(jī)會(huì)會(huì)給出如如下提示示：我們可以以在選擇擇是否啟啟用宏。當(dāng)然，如如果將“宏安全全性”設(shè)置為為低，那那么Offficce應(yīng)用用程序在在運(yùn)行宏宏之前不不會(huì)對(duì)你你發(fā)出警警告，也也就是說(shuō)說(shuō)，所有有的宏都都會(huì)在沒(méi)沒(méi)有用戶(hù)戶(hù)干預(yù)的的情況下下運(yùn)行。由于這這樣存在在潛在的的風(fēng)險(xiǎn)，因此我我們不推推薦使用用低設(shè)置置。為了抵御御那些可可能包含含在Offficce文檔檔中的有有害宏病病毒，OOffiice XP安安裝過(guò)程程把Miicroosofft OOutllookk、Miicroosofft WW

34、ordd、Miicroosofft EExceel和MMicrrosooft PowwerPPoinnt的宏宏安全等等級(jí)設(shè)置置為高。這樣你你就不用用擔(dān)心宏宏病毒的的問(wèn)題了了。王處長(zhǎng)非非常滿(mǎn)意意我的答答復(fù)。經(jīng)經(jīng)過(guò)這一一翻刨根根問(wèn)底的的追問(wèn)，他都快快成為OOffiice的的安全專(zhuān)專(zhuān)家了。自動(dòng)修復(fù)復(fù)王處長(zhǎng)長(zhǎng)使用OOffiice軟軟件越來(lái)來(lái)越嫻熟熟了。今今天，他他在吃飯飯時(shí)無(wú)意意中提出出的一個(gè)個(gè)小問(wèn)題題，又給給我了一一次展示示才華的的機(jī)會(huì)“如果果我正在在書(shū)寫(xiě)一一份文檔檔，中途途死機(jī)或或停電，沒(méi)有保保存，那那工作不不就白做做了嗎？”“就是是為了防防止出現(xiàn)現(xiàn)這個(gè)問(wèn)問(wèn)題，OOffiice 采取了了一系列列措

35、施”文檔恢復(fù)復(fù)知道嗎嗎？當(dāng)你你書(shū)寫(xiě)文文檔的時(shí)時(shí)候，OOffiice在在默默地地為你記記錄和保保存。默默認(rèn)情況況下Offficce XXP每隔隔10分分鐘自動(dòng)動(dòng)保存一一次文件件，這樣樣如遭遇遇死機(jī)、停電或或錯(cuò)誤操操作等狀狀況，再再次啟動(dòng)動(dòng)Offficee的時(shí)候候，它會(huì)會(huì)顯示出出已經(jīng)恢恢復(fù)的文文件，不不用我們們?cè)谥匦滦聞?chuàng)建文文檔了。不信？我們選選擇 工具 菜菜單下的的 選選項(xiàng) ，查看看“保存”選項(xiàng)卡卡，在這這里你還還可以根根據(jù)自己己需要設(shè)設(shè)置系統(tǒng)統(tǒng)自動(dòng)保保存文件件的時(shí)間間間隔：設(shè)置“自動(dòng)保存”的時(shí)間間隔系統(tǒng)自自動(dòng)為我我們保存存文件后后，我們們就不用用擔(dān)心突突然的事事故了。應(yīng)用程序序恢復(fù)工工具如果我

36、們們真的出出現(xiàn)誤操操作，導(dǎo)導(dǎo)致應(yīng)用用程序沒(méi)沒(méi)有響應(yīng)應(yīng)，Offficce XXP也為為我們提提供了應(yīng)用程程序恢復(fù)復(fù)工具。當(dāng)你發(fā)發(fā)現(xiàn)無(wú)論論怎么移移動(dòng)鼠標(biāo)標(biāo)、敲擊擊鍵盤(pán)，Offficee應(yīng)用程程序都沒(méi)沒(méi)有響應(yīng)應(yīng)的時(shí)候候，不用用重新啟啟動(dòng)機(jī)器器，只要要通過(guò)操操作系統(tǒng)統(tǒng)的“開(kāi)始程序Miccrossoftt Offficce工具具”，打開(kāi)開(kāi)“Miccrossoftt應(yīng)用程程序恢復(fù)復(fù)”，會(huì)看看到一個(gè)個(gè)對(duì)話框框：我們可以以選定需需要恢復(fù)復(fù)的應(yīng)用用程序，鼠標(biāo)單單擊“恢復(fù)應(yīng)應(yīng)用程序序”，此時(shí)時(shí)Offficee會(huì)按照照要求自自動(dòng)重新新啟動(dòng)未未響應(yīng)的的程序。如果你你需要關(guān)關(guān)閉某一一個(gè)Offficce程序序，直接接選擇

37、“結(jié)束應(yīng)應(yīng)用程序序”就可以以了，這這是一個(gè)個(gè)更安全全的關(guān)閉閉Offficee應(yīng)用程程序的方方式。應(yīng)用程序序錯(cuò)誤報(bào)報(bào)告即使你的的Offficee應(yīng)用程程序真的的沒(méi)有響響應(yīng)，在在重新啟啟動(dòng)時(shí)，Offficee可以將將出現(xiàn)在應(yīng)用用程序中中的錯(cuò)誤誤自動(dòng)報(bào)報(bào)告給微微軟公司司的ITT部門(mén)，請(qǐng)專(zhuān)家家?guī)湍愎补餐治鑫鲥e(cuò)誤原原因，并并找出相相應(yīng)的解解決辦法法。當(dāng)我們選選擇“發(fā)送錯(cuò)錯(cuò)誤報(bào)告告”的時(shí)候候，計(jì)算算機(jī)為我我們自動(dòng)動(dòng)地檢查查錯(cuò)誤的的問(wèn)題并并生成一一份報(bào)告告發(fā)送給給微軟公公司。“不要要把所有有問(wèn)題都都自己扛扛”，微軟軟公司為為用戶(hù)提提供了更更貼心的的服務(wù)?？?，OOffiice給給你的回回答是不不是滿(mǎn)意意呢？

38、打開(kāi)并修修復(fù)文件件王處長(zhǎng)問(wèn)問(wèn)我，“那如果果你真的的碰到一一份已經(jīng)經(jīng)損壞的的文檔，打不開(kāi)開(kāi)，怎么么辦呢？”O(jiān)ffficee專(zhuān)門(mén)提供供了“修復(fù)文文檔”的工具具。我們從 文文件 菜單單中選擇擇 打打開(kāi) ：選擇“打開(kāi)并修復(fù)”此時(shí)OOffiice會(huì)會(huì)自動(dòng)對(duì)對(duì)已經(jīng)損損壞的文文檔進(jìn)行行修復(fù)與與恢復(fù)。“怎么樣樣？王處處長(zhǎng)，再再也不用用擔(dān)心你你的文檔檔有損壞壞了吧？”“我真是是沒(méi)有想想到，微微軟公司司的Offficce應(yīng)用用程序在在安全性性方面做做的這么么嚴(yán)謹(jǐn)，有這么么多防范范的措施施”“這只是是Offficee XPP安全性性措施的的一小部部分，這這里面學(xué)學(xué)問(wèn)可大大呢！不不過(guò)，我我也不能能算是專(zhuān)專(zhuān)家，您您要是

39、趕趕興趣，我這里里有一本本Offficee XPP安全白白皮書(shū)，介紹紹了Offficce XXP在安安全防范范方面的的舉措，研究研研究它，您真可可以稱(chēng)得得上是專(zhuān)專(zhuān)家了！”請(qǐng)見(jiàn)附附錄“Offficee XPP安全白白皮書(shū)”流暢的交交流與溝溝通經(jīng)過(guò)一段段時(shí)間的的改革， 我們們政府部部門(mén)的軟軟件配置置越來(lái)越越完善。我們安安裝了通通信協(xié)作作平臺(tái)EExchhangge 220000 Seerveer, 大家都都使用OOutllookk來(lái)收發(fā)發(fā)郵件，快捷高高效。難難怪很多多人稱(chēng)贊贊我們辦辦事效率率有了大大幅度的的提高。王處長(zhǎng)長(zhǎng)也在這這“信息大大潮”中充當(dāng)當(dāng)先鋒，他經(jīng)常常上網(wǎng)瀏瀏覽信息息、在網(wǎng)網(wǎng)上購(gòu)物物、網(wǎng)

40、上上聊天一見(jiàn)見(jiàn)到我就就說(shuō)“你們可可真是趕趕上好時(shí)時(shí)代了，想當(dāng)年年，我們們連電視視機(jī)都沒(méi)沒(méi)有，現(xiàn)現(xiàn)在的青青少年，娛樂(lè)的的東西太太多了”整合電子子郵件言歸正正傳，王王處長(zhǎng)在在工作上上也是一一絲不茍茍，他學(xué)學(xué)習(xí)Ouutloook最最積極，有了WWordd應(yīng)用程程序的基基礎(chǔ)，學(xué)學(xué)習(xí)起來(lái)來(lái)非常容容易。那天，王處長(zhǎng)長(zhǎng)得意洋洋洋地走走過(guò)來(lái)，向我炫炫耀：“嘿嘿，小鬼，你平常常怎么給給別人發(fā)發(fā)送電子子郵件啊啊？” “我我們通常常都是啟啟動(dòng)Ouutloook應(yīng)應(yīng)用程序序，選擇擇“新建” “ 電子子郵件” “沒(méi)錯(cuò)錯(cuò)，你知知道嗎？我在WWordd中就可可以給其其他人發(fā)發(fā)信”“噢，有這回回事？王王處長(zhǎng)，您也趕趕緊教我我

41、一手吧吧！”“據(jù)我我所知，這是OOffiice XP 的新功功能。”這是我們傳統(tǒng)的做法，在Outlook應(yīng)用程序中新建一封電子郵件?，F(xiàn)在我我要在WWordd應(yīng)用程程序中把把“北京市市政府文文件”發(fā)送給給張局長(zhǎng)長(zhǎng)：選擇 文件件 發(fā)送 郵件收收件人 輸入收件人的E-mail即可發(fā)送?！斑x項(xiàng)”按鈕在“收件人”中輸入對(duì)方的E-mail我們直直接在“收件人人”中輸入入E-mmaill就可以以發(fā)送文文件了。如果我我想以“附件”的形式式發(fā)送給給對(duì)方，也可以以在剛才才Worrd 應(yīng)應(yīng)用程序序中選擇擇 文件件 發(fā)送 郵件收收件人 （以以附件形形式），結(jié)果將將啟動(dòng)如如下的頁(yè)頁(yè)面：“你看見(jiàn)見(jiàn)最右邊邊那個(gè)選項(xiàng)的按鈕鈕

42、了嗎？”王處長(zhǎng)長(zhǎng)問(wèn)我?！翱匆?jiàn)了了，怎么么了？”“你點(diǎn)擊擊它看看看是什么么效果？”“哦，出出現(xiàn)了這這么一個(gè)個(gè)對(duì)話框框，叫郵郵件選項(xiàng)項(xiàng)，都有有什么用用途呢？”你給別人人發(fā)信以以后，很很關(guān)心他他什么時(shí)時(shí)候讀這這封信，對(duì)嗎？仔細(xì)看看好，我我們可以以在“請(qǐng)?jiān)陂嗛喿x此郵郵件后給給出已讀回執(zhí)”這個(gè)地地方打鉤鉤，這就就意味著著只要對(duì)對(duì)方讀過(guò)過(guò)你的電電子郵件件，你就就會(huì)收到到“已讀讀過(guò)主題題為的郵件件?！罢娴?！這樣就就動(dòng)態(tài)地地跟蹤了了一封電電子郵件件！”“還有更更絕的呢呢！”王處長(zhǎng)長(zhǎng)口若懸懸河地講講。如果我們們的郵件件內(nèi)容是是有時(shí)間間限制的的，比如如說(shuō)，這這份文件件，過(guò)了了1月331日不不執(zhí)行就就無(wú)效了了，我們

43、們可以在在“過(guò)期時(shí)時(shí)間”這里加上上時(shí)間，甚至可可以精確確到某一一時(shí)刻。這樣, 如果果真地到到了期限限，對(duì)方方還沒(méi)有有閱讀，在Ouutloook應(yīng)應(yīng)用程序序中，這這封郵件件就會(huì)顯顯示為灰灰色，并并伴隨一一條劃去去的橫線線，表示示內(nèi)容已已經(jīng)過(guò)期期了?！癘uttloook真地地把信刪刪了嗎？”“沒(méi)有刪刪去，你你依然可可以看到到這封信信的內(nèi)容容，顏色色的區(qū)別別表示信信的內(nèi)容容已經(jīng)過(guò)過(guò)期了?！倍?，我我知道我我的同事事工作繁繁忙，為為了引起起他們足足夠的注注意讀我我的電子子郵件，我還可可以為信信加上標(biāo)標(biāo)志。添加“郵件標(biāo)志”我們只要要點(diǎn)擊“標(biāo)記郵郵件”這個(gè)按按鈕，就就可以選選擇為郵郵件設(shè)置置標(biāo)記。我們可可

44、以使用用Outtloook已定定義好的的標(biāo)記內(nèi)內(nèi)容，如如“請(qǐng)答復(fù)復(fù)，請(qǐng)審審閱”等，當(dāng)當(dāng)然也可可以自己己定義一一些詞語(yǔ)語(yǔ)，比如如“一定要要看！精精彩內(nèi)容容，不容容錯(cuò)過(guò)！”等等。除此之之外，我我們還可可以添加加時(shí)間期期限，這這樣Ouutloook應(yīng)應(yīng)用程序序會(huì)按照照設(shè)置的的時(shí)間期期限提醒醒對(duì)方看看信。收件人收收到帶標(biāo)標(biāo)記的郵郵件后，郵件頂頂部會(huì)顯顯示關(guān)于于該標(biāo)記記含義的的注釋。如果設(shè)設(shè)置了提提醒，也也會(huì)顯示示該日期期。如下下圖所示示。時(shí)間到了了，你還還沒(méi)有看看郵件，在Ouutloook應(yīng)應(yīng)用程序序中，會(huì)會(huì)自動(dòng)將將郵件的的主題、發(fā)件人人等信息息顯示為為紅色?！澳憧?，添加了了郵件標(biāo)標(biāo)志，就就可以讓讓O

45、uttloook幫助助你催促促對(duì)方閱閱讀郵件件?！薄拔艺鏇](méi)沒(méi)有想到到，Ouutloook應(yīng)應(yīng)用程序序有這么么神奇的的功能?！薄拔疫@也也是工作作的需要要逐漸摸摸索出來(lái)來(lái)的，實(shí)踐出出真知，的確確如此?！薄巴跆庨L(zhǎng)長(zhǎng)，這回回您可真真教了我我好幾著著，太方方便了，在Woord中中我們就就可以發(fā)發(fā)送郵件件，而且且還可以以讓Ouutloook做做我們的的郵件小小助手?！薄拔覐膹碾s志上上了解到到，在OOffiice XP中中，電子子郵件默默認(rèn)使用用Worrd作為為編輯器器，這樣樣我們?cè)谠跁?shū)寫(xiě)郵郵件的時(shí)時(shí)候，許許多Woord中中強(qiáng)大的的編輯工工具都可可以充分分利用，而且可可以在WWordd中直接接發(fā)送電電子郵件

46、件。”“王處處長(zhǎng)，三三日不見(jiàn)見(jiàn)，當(dāng)刮刮目相看看，這話話一點(diǎn)不不假，您您還學(xué)到到什么新新知識(shí)新新功能，我虛心心向您請(qǐng)請(qǐng)教。”“這倒倒不敢當(dāng)當(dāng)，你知知道嗎？我在新新浪里還還注冊(cè)了了一個(gè)免免費(fèi)郵箱箱，在單單位里使使用的是是Excchannge Serrverr的郵箱箱，對(duì)吧吧？”“每錯(cuò)錯(cuò)，我也也有SOOHU的的免費(fèi)郵郵箱，怎怎么了？我平常常收信從從IE瀏瀏覽器中中查看?！薄捌鋵?shí)實(shí)根本不不用，假假如我有有好幾個(gè)個(gè)帳號(hào)，什么SSOHUU啦！新新浪啦！都可以以通過(guò)OOutllookk收發(fā)信信件”“真的的嗎？”我們打打開(kāi)Ouutloook應(yīng)應(yīng)用程序序，把我我在新浪浪的郵箱箱帳戶(hù)添添加進(jìn)來(lái)來(lái)：1. 從從 Ou

47、utloook 應(yīng)用程程序的 工工具 菜單單中選擇擇 電子郵郵件帳戶(hù)戶(hù) ； 選擇“添加新電子郵件帳戶(hù)”，鼠標(biāo)單擊“下一步”按鈕。2. 選擇服服務(wù)器的的類(lèi)型，由于新新浪的郵郵箱是PPOP33類(lèi)型的的，我們們選擇“POPP3”。選擇“POP3”服務(wù)器類(lèi)型，鼠標(biāo)單擊“下一步”。3進(jìn)行行電子郵郵件設(shè)置置，如電電子郵件件地址、用戶(hù)名名等信息息。再輸輸入接受受郵件服服務(wù)器和和郵件發(fā)發(fā)送服務(wù)務(wù)器的名名字（在在新浪的的網(wǎng)站上上可以找找到）。如果我我們?cè)谶@這里輸入入密碼，那么每每次接收收郵件的的時(shí)候，Outtloook都會(huì)會(huì)自動(dòng)完完成，不不會(huì)再讓讓我們輸輸入帳戶(hù)戶(hù)密碼了了。輸入信息完畢，點(diǎn)擊“下一步”。.恭喜恭

48、喜喜，電子子郵件帳帳戶(hù)已經(jīng)經(jīng)設(shè)置完完畢?？纯赐晖瓿珊笫鞘鞘裁葱ЧＨ缛绻蚁胂胪ㄟ^(guò)私私人的郵郵箱發(fā)送送信件，只需要要發(fā)送郵郵件之前前，選擇擇“帳戶(hù)”類(lèi)型：在“帳戶(hù)”選項(xiàng)中選擇郵件帳戶(hù)類(lèi)型。傳送郵件件經(jīng)過(guò)你你來(lái)我往往的一番番討論，我和王王處長(zhǎng)成成為Offficce 學(xué)學(xué)習(xí)的伙伙伴,誰(shuí)誰(shuí)又發(fā)現(xiàn)現(xiàn)了什么么新功能能，小技技巧，都都告訴對(duì)對(duì)方。11+12, 我們兩兩個(gè)人都都獲益匪匪淺。今天，王處長(zhǎng)長(zhǎng)來(lái)到我我的辦公公室，“小馮，我我這里有有一份文文件，想想依照次次序發(fā)送送：先給給張局長(zhǎng)長(zhǎng)看，然然后發(fā)送送給人事事部經(jīng)理理，他們們都審查查通過(guò)后后才發(fā)送送給所有有公務(wù)員員。如果果有一人人不同意意，就不不用在下

49、下發(fā)給其其他人了了。你說(shuō)說(shuō)，Ouutloook中中有沒(méi)有有“按順序序傳送文文件”這一功功能？“這，我還真真不知道道。查查查幫助吧吧！”選擇OOffiice XP的的 幫幫助 菜單，讓可可愛(ài)的孫孫悟空來(lái)來(lái)幫幫我我們吧！我輸入“傳送文文件”，找到到了答案案。如果有有一份文文件需要要按特定定的次序序來(lái)傳送送，我們們選擇 文文件 發(fā)送 傳傳送收件件人 ：在打開(kāi)開(kāi)的對(duì)話話框中，我們來(lái)來(lái)選擇傳傳送名單單。比如，我要先先將文件件發(fā)送給給局長(zhǎng)，然后再再發(fā)送給給人事部部經(jīng)理，鼠標(biāo)單單擊“地址”這個(gè)按按鈕。鼠標(biāo)單擊“地址”按鈕。此時(shí)，OOutllookk自動(dòng)將將通訊簿簿打開(kāi)，我們可可以去選選擇傳送送人名單單。選擇

50、完畢后，鼠標(biāo)單擊“確定”。選擇完完畢后，Outtloook會(huì)顯顯示出我我們的傳傳送名單單及傳送送順序，我們還還可以通通過(guò)“上下移移動(dòng)”的按鈕鈕調(diào)整順順序。通過(guò)“移動(dòng)”按鈕調(diào)整次序。我們?cè)谶@里選擇“依次傳送給每個(gè)收件人”，如果想看到文件傳送的情況，將“跟蹤狀態(tài)”選中。這樣郵郵件就能能夠按照照我們的的指示，按順序序發(fā)送了了。上圖是是對(duì)方收收到郵件件的情況況：信件件內(nèi)容中中會(huì)自動(dòng)動(dòng)加上“請(qǐng)?jiān)趯弻忛喼蠛?，?文件 菜菜單選擇擇 傳傳送 下下一收件件人 ，繼繼續(xù)傳送送郵件。”的提示示。按照我我們的要要求，信信件先發(fā)發(fā)送給“張局長(zhǎng)長(zhǎng)”，然后后經(jīng)過(guò)人人事部經(jīng)經(jīng)理批示示，下發(fā)發(fā)給我們們的員工工。發(fā)送審閱閱/

51、比較較合并“小馮馮，來(lái)來(lái)來(lái)來(lái)，你你看看，用電子子郵件發(fā)發(fā)送文件件的確很很快，可可是張局局長(zhǎng)改一一處，王王局長(zhǎng)修修改三處處，我怎怎么對(duì)照照??？他他們每人人寫(xiě)的文文件我都都保存一一份，搞搞得我自自己都糊糊涂了，唉”“別著著急，王王處長(zhǎng)，車(chē)到山山前必有有路，OOffiice自自有好幫幫助。您您知道OOffiice XP有有一個(gè)發(fā)發(fā)送審閱閱的新功功能嗎？”“什么么審閱？跟文件件批復(fù)有有關(guān)系嗎嗎？”“這就就是在多多人共同同審核一一篇文檔檔時(shí)候用用的。OOffiice清清楚每一一個(gè)人特特定的角角色，它它可以用用不同顏顏色來(lái)表表示不同同人的意意見(jiàn)?！蔽覀兇虼蜷_(kāi)一篇篇需要他他人審核核的文檔檔。從 文件件 菜單

52、中中選擇 發(fā)發(fā)送 郵件收收件人 （審閱閱），并輸入入收件人人的E-maiil，鼠鼠標(biāo)單擊擊“發(fā)送”。Ouutloook自自動(dòng)將文文件作為為附件形形式發(fā)送送給對(duì)方方。 我們把把這份文文件發(fā)送送給張局局長(zhǎng)、王王局長(zhǎng)，他們都都做了修修改和批批示，他他們所做做的添加加、刪除除、以及及更改格格式的動(dòng)動(dòng)作都會(huì)會(huì)以修訂的形式式記錄下下來(lái)，更更加全面面直觀。當(dāng)文件件發(fā)送回回來(lái)的時(shí)時(shí)候，軟軟件會(huì)詢(xún)?cè)儐?wèn)我們們是否將將修改合合并到原原始的文文件 ，如果我我們選擇擇“是”，此時(shí)時(shí)，就可可以把多多人的修修改合并并到一個(gè)個(gè)文件中中。這樣樣在一份份文件中中就可以以看到多多個(gè)人的的意見(jiàn)了了。打開(kāi)文文件后，我們選選擇 工具具

53、修訂 選選項(xiàng)，這這時(shí)Woord顯顯示出一一條新的的工具欄欄，上面面有類(lèi)似似“”“”的按鈕鈕，我們們稱(chēng)作“審閱工工具欄”：在“審閱工具欄”中，選擇“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”。在“審審閱工具具欄”中，我我們可以以選擇文文件的狀狀態(tài)，如如“原始狀狀態(tài)”、“最終狀狀態(tài)”等等。除此之之外，如如果我們們想看到到多個(gè)人人的批注注意見(jiàn)，我們按按下“顯示”按鈕，選擇“審閱者者”，如下下圖所示示：看，Offficce用不不同的顏顏色清晰晰地標(biāo)識(shí)識(shí)出每個(gè)個(gè)人的批批注意見(jiàn)見(jiàn)，這樣樣，“一紙?jiān)谠谑?，總總攬全局局”吧！“不錯(cuò)錯(cuò)不錯(cuò)，可是我我接受領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)的修修改，怎怎么把這這些批注注保存到到文檔里里呢？”“這就就是我們們下面要要

54、說(shuō)的比比較與合合并?！边€記得得我們剛剛剛提到到的“審閱工工具欄”吧？按下“修訂”按鈕表明此時(shí)為修訂狀態(tài)“王處處長(zhǎng)，您您所需要要做的，就是大大筆一揮揮，接受受意見(jiàn)的的地方，按下這個(gè)按按鈕，不不接受修修改，按按按鈕，就這么么簡(jiǎn)單?！蔽覀兛煽梢酝ㄟ^(guò)過(guò)左右箭箭頭的按按鈕選擇擇某一處處批注意意見(jiàn)，按按下“接受修修訂”，這處處修改就就會(huì)合并并到原來(lái)來(lái)的文檔檔中。當(dāng)當(dāng)然，我我們也可可以接受受對(duì)文檔檔所做的的全部修修訂。不不接受修修訂的操操作是完完全一樣樣的。將修訂合并到文檔中以后，文章顯得清爽多了！”“Offficce XXP這個(gè)個(gè)發(fā)送審審閱功能真真是太強(qiáng)強(qiáng)大了，我可以以一次性性地看到到多個(gè)人人的意見(jiàn)見(jiàn)，顏

55、色色區(qū)分清清晰，與與原文檔檔又有對(duì)對(duì)照，最最后可以以合并到到一起，真不錯(cuò)錯(cuò)！”“王處處長(zhǎng)，有有時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)批批復(fù)回來(lái)來(lái)的文件件，連文文件名都都修改了了，而且且當(dāng)初發(fā)發(fā)送的時(shí)時(shí)候沒(méi)有有使用文件審審閱的功能能，您怎怎么比較較呢？”“沒(méi)錯(cuò)錯(cuò)，我最最頭疼的的就是這這個(gè)，只只好打印印出來(lái)，逐行比比較了?！薄捌鋵?shí)實(shí)，Offficce還為為我們提提供了一一個(gè)比較較文件的的好辦法法?！薄昂煤煤煤?，說(shuō)說(shuō)說(shuō)看?！蔽覀兇虼蜷_(kāi)一份份文件，從 工具 菜菜單下選選擇 比較較并合并并文檔 ，在打開(kāi)開(kāi)的對(duì)話話框中，選擇您您要比較較的文檔檔，比如如說(shuō)是張張局長(zhǎng)給給您批復(fù)復(fù)的文件件，點(diǎn)擊擊“合并”。Woord會(huì)會(huì)幫助您您找出原原來(lái)

56、的文文件與批批復(fù)后的的文件的的差別。如下圖圖所示：這樣，我我們對(duì)哪哪些地方方修改就就一目了了然了。自從王處處長(zhǎng)使用用了Offficce XXP文件件審閱”、“比較合合并”的功能能，處理理、批示示文件速速度大大大地提高高，新技技術(shù)確實(shí)實(shí)帶給我我們工作作的革命命。版本你說(shuō)，如果我我們好幾幾個(gè)人共共同撰寫(xiě)寫(xiě)一份文文件，每每一個(gè)人人寫(xiě)的版版本都要要保存，怎么辦辦呢？難難道要保保存好幾幾份嗎？”“有辦辦法啊！Offficee 有一一個(gè)叫做做版本的功能能”。我們現(xiàn)在在打開(kāi)一一份文件件，從 文文件 菜單單下選擇擇 版本 ：1 單擊“文件”菜單中的“版本”命令。2在“版本”對(duì)話框中單擊“現(xiàn)在保存”按鈕。3輸入

57、版本的備注，比如“修改前”，單擊“確定”按鈕。在多人協(xié)協(xié)作時(shí)，如果需要要保存一一個(gè)修改改后的版版本，再再次選擇擇 文件 版本 4在“修改后”的文件中單擊“版本”命令。5同樣的操作，保存“修改后”的版本。這樣，不不同版本本的信息息保存起起來(lái)，我我們可以以根據(jù)需需要做版版本之間間的比較較。假如如說(shuō)，我我想打開(kāi)開(kāi)“修改后后”的版本本，操作作的命令令是一樣樣的：從 文件 菜菜單下選選擇 版本本 命令，剛才我我們保存存的“修改前前”和“修改后后”兩個(gè)版版本都顯顯示出來(lái)來(lái)，如下下圖所示示：在彈出對(duì)話框中，選中想要查看的版本，單擊“打開(kāi)”按鈕。 屏幕分別別顯示先先前打開(kāi)開(kāi)的文件件和現(xiàn)在在被打開(kāi)開(kāi)的版本本，標(biāo)

58、題題欄顯示示藍(lán)色的的就是被被打開(kāi)的的“修改后后”版本。我們可可以進(jìn)一一步進(jìn)行行比較。當(dāng)然，我我們也可可以刪除除某一個(gè)個(gè)版本，在“版本”的對(duì)話話框中完完成?！敖裉欤矣謱W(xué)學(xué)習(xí)了版本的知識(shí)識(shí)，利用用好Offficce中發(fā)送審審閱、文件傳傳閱和版本的功能能，我們們的溝通通和交流流就更加加流暢了了。”多語(yǔ)言部部分Uniccodee隨著中國(guó)國(guó)加入WWTO，以及北北京申辦辦奧運(yùn)會(huì)會(huì)的成功功，中國(guó)國(guó)越來(lái)越越需要向向世界敞敞開(kāi)大門(mén)門(mén)，與來(lái)來(lái)自各國(guó)國(guó)的人民民交流溝溝通。在在這種大大環(huán)境下下，我們們選擇一一個(gè)好的的辦公軟軟件平臺(tái)臺(tái)應(yīng)該支支持多國(guó)國(guó)語(yǔ)言。Offficee XPP可以添添加了大大量的國(guó)國(guó)際支持持。它可

59、可以獨(dú)立立安裝每每種語(yǔ)言言（以便便于添加加或刪除除某種特特定語(yǔ)言言）、新新增了MMultti-llangguagge PPackk安裝向向?qū)?，并并且能夠夠自?dòng)檢檢測(cè)操作作系統(tǒng)的的語(yǔ)言設(shè)設(shè)置。Offiice XP支支持Unnicoode (統(tǒng)一一字符集集的簡(jiǎn)稱(chēng)稱(chēng))，像像阿拉伯伯語(yǔ)、冰冰島語(yǔ)、芬蘭語(yǔ)語(yǔ)甚至罕罕見(jiàn)的波波斯文、希伯來(lái)來(lái)文等等等都可以以準(zhǔn)確無(wú)無(wú)誤地顯顯示出來(lái)來(lái)。簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換換小游從臺(tái)臺(tái)灣來(lái)大大陸工作作，感覺(jué)覺(jué)最大的的困擾就就是計(jì)算算機(jī)語(yǔ)言言環(huán)境不不熟悉。他在臺(tái)臺(tái)灣使用繁體體中文，使用的的輸入法法、Offficce 軟軟件的界界面都是是繁體中中文的。現(xiàn)在面面對(duì)簡(jiǎn)體體中文環(huán)環(huán)境的OOffiice XP，簡(jiǎn)直就就像“文盲”一樣，好多字字不認(rèn)識(shí)識(shí)、輸入入法也不不會(huì)、拼拼音的使使用都和和原來(lái)不不一樣了了怎么么辦？其實(shí)OOffiice XP為為大家考考慮得很很周全。在安裝裝好Offficce XXP以后后，我們們從操作作系統(tǒng)的的“開(kāi)始”菜單選選擇“程序”“Miicroosofft OOffiice 工具”“MMicrrosooft Offficee XPP語(yǔ)言設(shè)設(shè)置”， 我們們看到如如下的對(duì)對(duì)話框：在“啟用用的語(yǔ)言言”選項(xiàng)卡卡中，我我們從“可用語(yǔ)語(yǔ)言”里能看看到各國(guó)國(guó)使用的的語(yǔ)言，大到英英