1、時(shí)間管理主講人：姚凱副教授、博士后 復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院熱烈歡迎各位輔導(dǎo)員參加時(shí)間管理課程學(xué)習(xí)！自我介紹（4）聯(lián)系電話O）；傳真號碼機(jī)號碼-mail： 認(rèn)識時(shí)間障礙 認(rèn)識時(shí)間的重要性認(rèn)識時(shí)間的本質(zhì)特征樹立卓越時(shí)間管理理念明確時(shí)間管理的五個(gè)步驟確認(rèn)和區(qū)分不同類型的任務(wù)制定有效的日程表課程目標(biāo)EDWARD W CARTET 是BROADWAY HALE連鎖店的創(chuàng)始人及現(xiàn)任的董事長，他從1946年成立4間店，到1968年為止共擁有46家連鎖店，他曾經(jīng)在“FORTUNE”（財(cái)富雙周刊）上談到有關(guān)時(shí)間管理的問題： “對我們大部

2、分人而言，我們必須下達(dá)的最重要決策，就是如何去使用自己的時(shí)間。對我來說，我就不會將自己的時(shí)間花在需要很多生產(chǎn)勞力，而成果卻平凡無奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我絕不會自己去做?！蹦鞲绯峭其N中心技術(shù)總監(jiān)維克托米爾克 1、 我使用的最重要方法是制訂每天工作計(jì)劃?，F(xiàn)在我根據(jù)各種事情的重要性安排工作順序。2、首先完成第一號事項(xiàng)，然后再去進(jìn)行第二號事項(xiàng)。過去則不是這樣，我那時(shí)往往將重要事項(xiàng)延至有空的時(shí)候去做。我沒有認(rèn)識到次要的事項(xiàng)竟占用了我的全部時(shí)間。現(xiàn)在我把次要事項(xiàng)都放在最后處理，即使這些事情完不成我也不用擔(dān)憂。我感到非常滿意，同時(shí)，我能夠按時(shí)下班而不會心中感到不安。 3、 我認(rèn)為，研

3、討會后出現(xiàn)的一個(gè)最重要變化是，我更明確地確定了各項(xiàng)目標(biāo)。過去我從未迫使自己寫出要做的事和將它們排列出優(yōu)先次序。我發(fā)現(xiàn)，這樣做使我對各項(xiàng)目標(biāo)有了明確認(rèn)識，把需要做的事交給別人，自己則可集中精力去處理那些需親自做的事。 4、對我有極大幫助的另一點(diǎn)是現(xiàn)在就辦的概念。我有意識地盡力克服工作上的拖拉現(xiàn)象。我在困境中抓住一件事情就努力一次性給以處理，這使我亂七八糟的辦公桌上出現(xiàn)了極大的變化。實(shí)際上，推銷中心參加研討會的50名管理人員已經(jīng)把雜亂無章的辦公桌和人為的混亂列為第二號浪費(fèi)時(shí)間因素。 時(shí)間管理其實(shí)就是做決策，是決策哪些事情重要，哪些事情不重要名人管理時(shí)間的秘密 一、時(shí)間的本質(zhì)1、時(shí)間是最稀缺的資源

4、“時(shí)間是最稀有的資源；管理不了時(shí)間，其他的一切也都無從管理了?！?彼得杜拉克（Peter Drucker)2、時(shí)間是慷慨而公平的資源金錢、勞動力和其他資源在這個(gè)世界上是不均等的金錢對所有管理者是慷慨的和平等的每個(gè)人每星期共擁有168小時(shí)，其中56小時(shí)在睡眠中度過，21小時(shí)在吃飯和休息中度過，剩下的91個(gè)小時(shí)由個(gè)人支配的（每天13小時(shí)）3、時(shí)間價(jià)值啟示不同能夠的對象時(shí)間價(jià)值是不同的，時(shí)間管理的偏好也有所不同分析一：計(jì)算時(shí)間價(jià)值年薪每天價(jià)值每小時(shí)價(jià)值每分鐘價(jià)值1500062.07.750.1325000103.312.90.2235000144.618.10.3045000186.023.30.3

5、955000227.328.40.4765000268.633.60.5675000309.938.70.6585000351.243.90.73100000413.251.70.86每天工作8小時(shí)，每年242個(gè)工作日價(jià)值啟示你的每一天、每一小時(shí)、每一分鐘都有很大的價(jià)值錢是一分一分掙來的，時(shí)間是一分鐘一分鐘擠出來的浪費(fèi)多少時(shí)間，就會浪費(fèi)多少錢規(guī)劃時(shí)間，讓有限的時(shí)間產(chǎn)生最大的效益和收益5、時(shí)間浪費(fèi)分析工作日寫實(shí)參見案例時(shí)間浪費(fèi)分析表（2）浪費(fèi)原因是否存在Y是/N不是嚴(yán)重度分1至5級，5為最嚴(yán)重“救火”現(xiàn)象臨時(shí)會議要找人時(shí)找不到垃圾電子郵件檔案管理太差疲勞缺流程照顧辦公室內(nèi)同事關(guān)系缺工作焦點(diǎn)缺管理

6、工具找我?guī)兔Φ娜颂嗳比耸稚眢w不夠好同時(shí)有太多目標(biāo)太喜歡說話，話匣子常開個(gè)性無法拒絕別人做決定太倉促辦公室士氣太低時(shí)間浪費(fèi)分析表（3）浪費(fèi)原因是否存在Y是/N不是嚴(yán)重度分1至5級，5為最嚴(yán)重常犯錯(cuò)常犯一樣的錯(cuò)誤返工太多秘書工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)有責(zé)無權(quán)同事員工個(gè)人問題太多大家講關(guān)系，不能就事論事人來瘋，好熱鬧凡事自己來凡事大家來越級匯報(bào)聆聽習(xí)慣不夠時(shí)間浪費(fèi)分析哪些是外在（別人、環(huán)境）造成的？哪些是內(nèi)在（你）造成的？哪些外在因素是你可控制的？哪些內(nèi)在因素是你可消滅的？6、時(shí)間的 管理切入點(diǎn)重要結(jié)論（一） 時(shí)間難管，因?yàn)樗怯蓚€(gè)人支配的。正如情緒、腦子、注意力、動機(jī)一樣，時(shí)間運(yùn)用的主導(dǎo)權(quán)在個(gè)人。組織無法把它

7、由個(gè)人身上取走，集中再分配。 組織可以通過手段強(qiáng)迫一個(gè)人的身體，但無法強(qiáng)迫一個(gè)人的時(shí)間運(yùn)用。 時(shí)間是個(gè)性化的 個(gè)人時(shí)間價(jià)值與組織時(shí)間價(jià)值存在巨大落差時(shí)間怎么管？重要結(jié)論（二） 時(shí)間的唯一管理方式，就是把時(shí)間的絕對度量性，與組織的目標(biāo)掛鉤，然后去管理這個(gè)掛鉤。 時(shí)間本身是管不住的-無論你高興與否，手表都在走動； “時(shí)間管理”或“管理時(shí)間”用語誤導(dǎo)，正確的說法是： 用時(shí)間的絕對可度量性作杠桿，管理一切其他的事務(wù)。時(shí)間如何與目標(biāo)掛鉤？企業(yè)資源金錢人力腦力設(shè)備辦公場地產(chǎn)品企業(yè)部門財(cái)務(wù) 市場 技術(shù) 產(chǎn)品生產(chǎn) 人力資源 法務(wù) 行政企業(yè)目標(biāo)盈利成長市場占有率時(shí)間殺手的分類時(shí)間殺手的分類您的問題是什么？1.2

8、.3.4.5. 明確你的價(jià)值觀 確定你的目標(biāo) 對你的目標(biāo)按優(yōu)先級排序 明確你的任務(wù) 對任務(wù)按優(yōu)先級排序三、有效的時(shí)間管理步驟價(jià)值觀是我們想和做的基本原則，是進(jìn)行時(shí)間安排的最基本的因素。我們有不同的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，它們形成我們個(gè)性的基礎(chǔ)，也是進(jìn)行時(shí)間管理的基礎(chǔ)。工作？家庭？友誼？愛情？健康？價(jià)值觀決定目標(biāo)排序 目標(biāo)是行動的導(dǎo)航燈!為什么需要目標(biāo)？成功就等于目標(biāo)，其他的一切都是這句話的注解。美國潛能大師伯恩崔西語為什么需要目標(biāo)？哈佛大學(xué)有一個(gè)非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標(biāo)60目標(biāo)模糊10有清晰但較短期的目標(biāo)3有清晰且長期的目標(biāo)為什么需

9、要目標(biāo)？25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標(biāo) 60目標(biāo)模糊 10有清晰但較短期的目標(biāo) 3有清晰且長期的目標(biāo) 為什么需要目標(biāo)？社會的最底層，抱怨整個(gè)世界社會的中下層面安穩(wěn)地生活與工作成為各行業(yè)的專業(yè)人士成為社會各界的頂尖人士長期目標(biāo):個(gè)人目標(biāo)- 是否有關(guān)于健康, 休閑和營養(yǎng)等的目標(biāo)?事業(yè)目標(biāo)長期的目標(biāo)應(yīng)該是可以鼓勵(lì)自己和推動自己!短期目標(biāo)項(xiàng)目計(jì)劃( 例如推行 新系統(tǒng))日常運(yùn)作計(jì)劃 ( 編寫每月生產(chǎn)報(bào)告)每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目標(biāo)應(yīng)該是現(xiàn)實(shí)的!MBO法“ 剝洋蔥法”“多叉樹法”分 解 目 標(biāo)Specific - 明確的Measurable - 可以量度的Achievable -

10、 可以達(dá)成的Realistic - 實(shí)際可行的Time Bound - 有時(shí)間性的計(jì)劃目標(biāo)命中是偶然的，打不中是必然的！如 果 沒 有 目 標(biāo)時(shí)間管理樹形圖核心價(jià)值目標(biāo)設(shè)置次要任務(wù)主要任務(wù)區(qū)分優(yōu)先工作花時(shí)間最多的事情？第四象限的雜亂瑣事沒有壓力第三象限的日常事務(wù)會響的轱轆有油喝高效時(shí)間管理的奧秘在第2象限。如果把精力集中于第2象限，可以掌握時(shí)間的主動權(quán)，保持生活的平衡，減少未來可能出現(xiàn)的危機(jī)發(fā)展任務(wù)與維持任務(wù)發(fā)展任務(wù)指：如果成功完成此項(xiàng)任務(wù)，你現(xiàn)在的情況將得到改善。如：學(xué)生干部培訓(xùn)、樓的文化建設(shè)維持任務(wù)指：完成這些任務(wù)可以維持你現(xiàn)在的情況。例如，每個(gè)月向?qū)W工部門上報(bào)困難學(xué)生情況、繳水電費(fèi)和辦公

11、費(fèi)用發(fā)展任務(wù)通常由你的目標(biāo)衍生而來可以作為一項(xiàng)挑戰(zhàn)需要多加考慮最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要The main thing is to keep the main thing the main thing at all times- 哲學(xué)家 施格蘭你是怎樣安排任務(wù)及編排時(shí)間計(jì)劃？一、年度計(jì)劃甘特圖二、周計(jì)劃執(zhí)行事項(xiàng)清單 史蒂芬 柯維博士“與時(shí)間有約”TO DO LIST - 執(zhí)行事項(xiàng)清單TO DO LIST - 執(zhí)行事項(xiàng)清單每天做每天同一時(shí)間做將優(yōu)先次序?qū)懴掠勺钪匾氖虑閷懴滤摹⒃鯓涌梢栽黾幽愕纳a(chǎn)力? 1. 你的辦公桌你的工作環(huán)境是怎么樣? 有什么方法令你的辦公環(huán)境可以令你感到愉

12、快和增加效率? 改善工作環(huán)境將所有可以吸引你視線的東西全挪開將你每天必須用的文具放在上面 ( 電話, 時(shí)間表, 筆記本, 日歷, 筆座.)將你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓勵(lì)自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方將一些你知道不會作出反應(yīng)的信件拋棄 利用文件夾來將不同的文件歸檔改善工作環(huán)境2. 歸檔所有的文件和書信應(yīng)只分成三類: 馬上處理只作參考?xì)w檔歸檔系統(tǒng)一些你需要今天馬上完成的事情 - DO NOW 一些你需要這個(gè)星期完成的工作 - FILE 一些你需要?dú)w檔的文件 - FILE 有空才閱讀的書本 - READ 需要傳閱的文件 - PASS ON 一些文件需要等待資料完成 - PRO

13、GRESS3. 如何處理電話/ 電郵如果找不道要通話的對方 - 切記要留言, 并說明事情的嚴(yán)重性, 以確保對方回電打電話之前, 要把事情重點(diǎn)寫下來 要談比較復(fù)雜的事情, 可以先將文件傳真給對方先看, 減少詳細(xì)解釋的時(shí)間備有有關(guān)文件 自設(shè)時(shí)限4. 處理會議每次召開任何會議前, 必須要緊記以下幾點(diǎn): 我是否一定要出席這個(gè)會議 會議之前應(yīng)派發(fā)議程 說明開會的目的 如果你是主席, 你應(yīng) 鼓勵(lì)發(fā)言和要求言之有物 , 要避免發(fā)言同事偏離主題 最好設(shè)定一個(gè)時(shí)限, 以方便各人安排工作5. 授權(quán)授權(quán)的定義和原因委派授權(quán)是一個(gè)向下級分配工作的過程, 它通常與一個(gè)經(jīng)理的責(zé)任以及決策權(quán)利有關(guān) 委派授權(quán)可以幫助你節(jié)約時(shí)

14、間的有力武器 委派授權(quán)可以增強(qiáng)一個(gè)經(jīng)理的聰明才智 授 權(quán) 應(yīng) 有 的 心 態(tài) ? 把工作授權(quán)給下級, 應(yīng)該存在一個(gè)給下屬發(fā)展的機(jī)會 它不是用來懲罰下級 不是讓經(jīng)理擺脫自己不喜歡做的事情授權(quán)的形態(tài)主要可以分成兩種形態(tài)： 下達(dá)指令 充分信任委派授權(quán)技巧預(yù)期的成果解釋所分配工作的重要性訂出需要的結(jié)果詢問下屬的意見及疑問應(yīng)守的規(guī)則訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定達(dá)到完成工作限期的共識訂出跟進(jìn)時(shí)間表肯定成就, 提高士氣如何介定哪些工作委派?你必須自己做你應(yīng)該做, 但有些人可以幫助你你可以做, 但如果其他人有機(jī)會也可以做其他人應(yīng)該做, 但情況緊急時(shí)你可以幫他其他人必須做委派授權(quán)技巧解釋所分配工作的重要性訂出需要的

15、結(jié)果訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定達(dá)到完成工作限期的共識詢問下屬的意見及疑問訂出跟進(jìn)時(shí)間表肯定成就, 提高士氣6. 要懂得說不 說不應(yīng)該是有禮貌 要給對方的清晰的解釋 給對方另外的選擇和建議 7. 處理拖延心態(tài)為什么我們會拖延?不知道如何或從何入手不知道為什么要做? 不喜歡去處理 個(gè)人情緒及健康問題 缺乏獎(jiǎng)勵(lì)沒有迫切性找借口過分憂慮忙碌過后改善拖延方法問題文件洗牌著手工作時(shí)間行動每次只處理一項(xiàng)工作- 即時(shí)去做- 交付下屬去做- 把工作分成若干部分- 訂出工作時(shí)間改善拖延方法建立自信 - 跟自己說 “ 我一定可以做到”設(shè)立目標(biāo)找出與自己相關(guān)的地方- 對自己的好處儲蓄時(shí)間全力再戰(zhàn)自我獎(jiǎng)勵(lì)設(shè)立完工期限時(shí)刻提醒自己事情的重要性有充分的準(zhǔn)備, 才會把事情做好時(shí)間就是金錢我們可以怎樣贏得每一分秒? 利用交通時(shí)間 與運(yùn)動同行 避開繁忙時(shí)間 車上觀察構(gòu)思 車上看書出差外游 收集情報(bào) 計(jì)劃構(gòu)想 寓工作于娛樂8、主動拖延當(dāng)我們疲倦、沮喪、憤怒的時(shí)候如果沒有足夠能力和信息完成某項(xiàng)工作有更重要事情需要處理時(shí)總結(jié) 希望你能夠: 看到自己的問題在那里 要改變生活的習(xí)慣和工作方式 訂立目