1、PAGE PAGE 25HT酒店采購環(huán)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制摘要本案例通過對HHT酒店現(xiàn)有有采購流程的的分析，尋找出其中中存在的風(fēng)險險和問題，經(jīng)改進進采購流程目標標，提出改進進計劃，包括控制環(huán)環(huán)境、控制活活動、信息與與溝通以及監(jiān)監(jiān)督方面的改改進意見，最終對采購購環(huán)節(jié)流程的的重新設(shè)計與與優(yōu)化，實現(xiàn)現(xiàn)了HT酒店采購流程程的重造。本本案例可適用用于高校的會會計、財務(wù)管理以及風(fēng)險管理理等課程的教教學(xué)與研究。Based oon thee anallysis of thhe currrent sourccing pproceddure oof HT Hotell, this case iis to searcch

2、 outt the main risk and pprobleem invvolvedd, set uup thee targget foor thee imprrovemeent onn sourccing pproceddure aand puut forrward the iimprovvementt plann, inccludinng improovemennt sugggestiion onn enviironmeent coontroll, acttivitiies coontroll, inforrmatioon andd commmunicaation, and superr

3、visioon, annd finnally re-deesign and uutilizze thee sourrcing proceedure, thuss reallizingg the re-sttructuuring the proceedure. Thiss casee can be ussed inn all kindss of aaccounnting, finaanciall manaagemennt andd riskk manaagemennt couurses.引言HT酒店的臨時時月度會議上上，總經(jīng)理張張平一直緊皺皺著眉頭，各各部門的負責(zé)責(zé)人也是提心心吊膽，既擔(dān)擔(dān)心會遭

4、到總總經(jīng)理的嚴厲厲批評，也為為自己部門日日后的收益但但到擔(dān)心。因因為酒店最近近接到很多客人關(guān)于于食材不新鮮鮮的投訴，甚甚至發(fā)生了一一起海鮮中毒毒的案例，同同時還有客人人需要的物品品而酒店沒有有等其他問題題。這樣的事事情雖然以前前也偶爾發(fā)生過，但但從沒像現(xiàn)在在這樣集中。一方面是由由于公司最近近推出大量的的折扣優(yōu)惠，吸吸引了大批的客人，另另一方面，天天氣的炎熱，也也為食物的質(zhì)質(zhì)量帶來了隱隱患。事發(fā)后后，張平立馬馬將月底的總總結(jié)會議提到到當(dāng)前，他相相信肯定是酒酒店某個管理理環(huán)節(jié)出了問問題。HT酒店是上海海一家老牌五五星級酒店，開開業(yè)至今已經(jīng)經(jīng)有二十多年年，擁有許多多優(yōu)質(zhì)的老客客戶。酒店賓賓館擁有78

5、80間客房，擁擁有可容納11200人的的商務(wù)會議場場所。賓館還還配有國際標標準的酒吧和和餐廳，包括括日本料理、上上海本幫菜、港港式粵菜、美美國風(fēng)味和其其化國際特色色的風(fēng)味。入入住HT酒店店的客人往往往會直接在酒酒店內(nèi)部用餐餐。食材不新新鮮或短缺，不僅僅會影響酒吧吧和餐廳的經(jīng)經(jīng)營，更將會給公公司的整體信信譽帶來惡劣劣的影響。問題的起因HT酒店的日常常經(jīng)營為總經(jīng)經(jīng)理負責(zé)制，在在總經(jīng)理下設(shè)設(shè)置了房務(wù)部部、餐飲部、銷銷售部等業(yè)務(wù)務(wù)部門，保障障部門有保安安部和工程部部，管理職能能部門有財務(wù)務(wù)部、人事部部、總經(jīng)理辦辦公室等，總總共是八個大大的一級部門門。公司的組織織結(jié)構(gòu)圖見附附錄1。問題既然直接反反映在食

6、材質(zhì)質(zhì)量和物品供供應(yīng)上，張平?jīng)Q定從從采購部開始始調(diào)查。首先先分析了采購購經(jīng)理和采購購員的崗位設(shè)設(shè)置與分工 HT酒店改進前采購部崗位的設(shè)置與分工以及采購流程分別見附錄2和附錄3.，仔仔細研究了公公司當(dāng)前的采采購管理制度度以及公司的的采購流程，張張平很快找出出了公司在采采購環(huán)節(jié)上存存在的問題， HT酒店改進前采購部崗位的設(shè)置與分工以及采購流程分別見附錄2和附錄3.（1）采購工作作缺乏計劃性性。采購計劃是整個個采購工作的的起點，而目目前酒店的采采購工作缺乏乏計劃性。以以酒店倉儲物物資為例，依依靠倉庫管理理人員人工判判斷存貨的充充足率，從而而決定采購與與否以及采購購數(shù)量。這種種不科學(xué)的管管理方法會導(dǎo)導(dǎo)

7、致倉庫存貨貨過多，甚至至出現(xiàn)部分商商品存放時間間超過保質(zhì)期期而無法無法法使用的現(xiàn)象象，而且大大大增加了庫存存成本。（2）審批環(huán)節(jié)節(jié)多、效率低低。酒店為了加強內(nèi)內(nèi)部管理，建建立了相當(dāng)多多的審批環(huán)節(jié)節(jié)。一般來講講，從使用部部門提出申請請開始，需要要經(jīng)過部門經(jīng)經(jīng)理審查、部部門總監(jiān)同意意、倉庫核對對、采購經(jīng)理理初審、財務(wù)務(wù)總監(jiān)審批、總總經(jīng)理批準，部部分請購還要要經(jīng)過業(yè)主代代表財務(wù)總監(jiān)監(jiān)聯(lián)簽。然而這些看看似面面俱到到的簽字環(huán)節(jié)節(jié)卻大大降低低了采購效率率。（3）采購員權(quán)權(quán)力監(jiān)督不夠夠酒店目前看似繁繁多的審批環(huán)環(huán)節(jié)其實并沒沒有能正真起起到對于采購購員權(quán)力的監(jiān)監(jiān)督作用。以以生鮮食品采采購為例，在在廚師長確定定

8、每天所需采采購的生鮮物物品后，采購購員通過電話話詢問主要供供應(yīng)商價格，并并確認最合適適的供應(yīng)商。采購員一人人決定了詢價價的過程以及及結(jié)果，并確確定最終供應(yīng)應(yīng)商的選擇，其其權(quán)力僅受采采購經(jīng)理的約約束，操作過過程缺乏透明明度，且沒有有采購部以外外的監(jiān)督。（4）訂單不規(guī)規(guī)范。酒店目前采購環(huán)環(huán)節(jié)的控制要要求基本都是是針對酒店內(nèi)內(nèi)部員工的，但但忽視了采購購環(huán)節(jié)是需要要大量與外部部聯(lián)系的活動動。酒店目前前的訂單往往采用電話話等方式，由由采購元直接接向供應(yīng)商下下訂單。這種種操作方式雖雖然速度快、靈靈活性高，但但也存在一定定的違約風(fēng)險。收收貨部門最終終檢驗貨物質(zhì)質(zhì)量時難以把把握，或容易易與供應(yīng)商發(fā)發(fā)生爭執(zhí)。（

9、5）信息溝通通不暢HT酒店采購信信息溝通不暢暢，主要表現(xiàn)現(xiàn)在兩個方面面： = 1 * GB3 采購信息的的傳遞方面。由于目前采采購流程中傳傳遞信息的主主要工具是紙紙質(zhì)的請購單單，可能填寫寫請購單的人人員包括倉庫庫管理員、廚廚師長、工程程維修人員、使使用部門經(jīng)辦辦人員，同一一樣物品，不不同的經(jīng)辦人人員可能對其其描述會有不不同。這給采采購人員確定定采購標的帶帶來了難度。 = 2 * GB3 采購信息的反饋方面使用部門遞交請購單后對于請購物品無法得到及時的反饋，這種信息反饋包括審批情況以及價格信息。（6）缺乏對供供應(yīng)商的管理理酒店目前沒有意意識到建立與與供應(yīng)商的合合作伙伴關(guān)系系對發(fā)揮酒店店竟?fàn)巸?yōu)勢的

10、的促進作用。目目前酒店對供供應(yīng)商的管理理比較重視 “三方比價”，通過供應(yīng)應(yīng)商的多頭競競爭，從中選選擇價格最低低的作為合作作者?？偨Y(jié)起起來其主要缺缺點表現(xiàn)為: = 1 * GB3 信息閉塞。在采購過程程中，采購部部為了能夠從從多個競爭性性的供應(yīng)商中中選擇一個最最合適的供應(yīng)應(yīng)商，往往會會保留一些私私有信息，因因為如果給供供應(yīng)商提供的的信息越多（心心理價格等），供供應(yīng)商的競爭爭籌碼就越大大。而供應(yīng)商商也會在和其其他的供應(yīng)商商競爭中隱瞞瞞自己的信息息。這樣，采采購、供應(yīng)雙雙方都不進行行有效的信息息溝通，這就就造成非信息息對稱的博弈弈過程。 = 2 * GB3 對供應(yīng)商的的考核不科學(xué)學(xué)。對供應(yīng)商的的供貨

11、質(zhì)量、交交貨期、交貨貨數(shù)量無規(guī)范范的記錄和統(tǒng)統(tǒng)計，缺乏對對供應(yīng)商供貨貨能力的后續(xù)續(xù)評價體系。缺缺乏科學(xué)的供供應(yīng)商的考核核，酒店對采采購物品質(zhì)量量和交貨期控控制的難度增增加，難以正正真把握好貨貨物的質(zhì)量。 = 3 * GB3 與供應(yīng)商缺乏長期合作關(guān)系。通常情況下，公司與供應(yīng)商只是建立簡單的短期買賣關(guān)系，過分注重三方比價和價格的談判，不利于與供應(yīng)商建立新型的長期合作關(guān)系，影響供應(yīng)商的合作積極性，進而影響采購流程中的質(zhì)量控制。采購改進的目標標設(shè)定在了解問題的起起因以后，總總經(jīng)理張平立立馬組織了財財務(wù)部經(jīng)理、采采購部經(jīng)理等等主要業(yè)務(wù)部部門負責(zé)人，參參考國外先進進的酒店采購購控制流程，從四個方面對HT酒

12、店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的改進做了探討，即控制環(huán)境改進、控制活動改進、信息溝通改進以及監(jiān)督改進，并設(shè)定了采購改進的目標：（1）縮短采購購周期。采購購周期過長、環(huán)環(huán)節(jié)過多是目目前使用部門門對采購最不不滿意的方面面。通過電腦腦系統(tǒng)審批流流程以及適當(dāng)當(dāng)?shù)姆旨壥跈?quán)權(quán)管理與科學(xué)學(xué)的供應(yīng)商管管理縮短采購購周期是采購購流程重造的的目的之一。（2）保證采購購質(zhì)量。沒有有好的原材料料質(zhì)量就沒有有優(yōu)質(zhì)的服務(wù)務(wù)，而優(yōu)質(zhì)的的服務(wù)又是酒酒店在競爭中中立足于不敗敗之地的根本本。（3）長期利益益最大化。改改變傳統(tǒng)的價價格最低的采采購目標，與與供應(yīng)商建立立長期合作的的關(guān)系，實現(xiàn)現(xiàn)雙贏的長期期利益最大化化目標。（4）保持信息息通暢。

13、信息息暢通包括酒酒店內(nèi)部部門門之間采購信信息的通暢以以及與供應(yīng)商商之間信息的的通暢。（5）有效監(jiān)督督。建立便于于操作、高效效率的監(jiān)督機機制，防范采采購過程中可可能出現(xiàn)的道道德風(fēng)險。目標確定以后，接接下來就是對對采購環(huán)節(jié)的的控制工作了了?？刂骗h(huán)境的改進進設(shè)立采購監(jiān)督評評審小組。采采購監(jiān)督評審審小組由總經(jīng)經(jīng)理、財務(wù)總總監(jiān)以及房務(wù)務(wù)總監(jiān)、餐飲飲總監(jiān)、工程程總監(jiān)、采購購經(jīng)理以及業(yè)業(yè)主代表組成成。主要負責(zé)責(zé)審議每年的的采購預(yù)算、年年度采購計劃劃、重大招標標項目、供應(yīng)應(yīng)商評審、采采購部工作考考核等。設(shè)立采購審查專專員。在采購購監(jiān)督評審小小組下設(shè)日常常工作崗位采購審查專專員，該專員員的工作是事事中參與采購購

14、日常工作，獨獨立向采購監(jiān)監(jiān)督評審小組組負責(zé)。企業(yè)道德文化建建設(shè)。酒店要加強強有關(guān)倫理道道德的建設(shè)，通通過長期的教教育培養(yǎng)和灌灌輸使得員工工即使在沒有有監(jiān)督的情況況下，也可以以自覺按照酒酒店的行為準準則、倫理道道德規(guī)范以及及經(jīng)營管理理理念來支配其其的行為。HHT酒店目前前的培訓(xùn)工作作長期專注于于一線員工的的服務(wù)質(zhì)量和和服務(wù)技能，而而忽視了道德德文化的培訓(xùn)訓(xùn)。培訓(xùn)部完完全可以利用用現(xiàn)有的培訓(xùn)訓(xùn)機制和平臺臺增加這方面面的培訓(xùn)內(nèi)容容，提高全體體員工（不僅僅僅是采購部部員工）的道道德文化建設(shè)設(shè)?？刂苹顒拥母倪M進控制活動主要從從采購計劃，分分級授權(quán)以及及供應(yīng)商管理理三個方面進進行改進：（1）采購計劃劃。采

15、購計劃劃作為采購的的第一步，其其制作的是否否合、完善，直直接關(guān)系到整整個采購活動動的成敗。制制定采購計劃劃的目標是： = 1 * GB3 預(yù)測所需材材料的數(shù)量和和時間要求。 = 2 * GB3 提高庫存管管理水平。采購計劃包括： = 1 * GB3 年度采購計計劃，根據(jù)酒酒店經(jīng)營預(yù)算算，對每年的的更新計劃應(yīng)應(yīng)該編制每年年更新物資采采購預(yù)算以及及重大固定資資產(chǎn)采購計劃劃； = 2 * GB3 月度采購計計劃.每月初初，應(yīng)根據(jù)具具體的經(jīng)營計計劃同時結(jié)合合倉庫庫存管管理制度編制制月度采購計計劃。主要包包括客房用品品、餐具、印印刷品等。 = 3 * GB3 每日采購計計劃.廚師長長應(yīng)根據(jù)第二二天的定餐

16、情情況，提前一一天編制每日日市場采購計計劃，并在晚晚上18：000以前提交交采購部，以以保證第二天天原材料的供供應(yīng)。 = 4 * GB3 臨時采購申申請.為了避避免過多的非非緊急采購?fù)ㄍㄟ^緊急采購購程序，應(yīng)該該對于一些非非緊急的采購購任務(wù)編制臨臨時采購計劃劃，提前交采采購部安排。此此外，由于酒酒店行業(yè)的特特殊性，需要要根據(jù)客人的的要求隨時應(yīng)應(yīng)變的調(diào)整服服務(wù)方案，保保留原有的緊緊急采購程序序。（2）分級授權(quán)權(quán)。由于每個個人限于知識識面或精力的的原因，無法法對酒店采購購的每一個環(huán)環(huán)節(jié)每一項采采購內(nèi)容都有有十分的把握握。因此酒店店目前一支筆筆由總經(jīng)理簽簽字審批的做做法看似將權(quán)權(quán)力集中，避避免了采購人

17、人員權(quán)力過大大的問題，實實則難免落于于審批形式化化，沒有起到到正真的監(jiān)督督作用。建議議通過合理的的分級授權(quán)（金金額或分類）將將部分審批全全分到各個部部門的總監(jiān)，一一來可以利用用各個部門總總監(jiān)對本部門門的專業(yè)熟悉悉的優(yōu)勢提高高采購監(jiān)督職職能，另一方方面通過年度度的考核，也也可以有效的的約束部門總總監(jiān)的權(quán)力。（3）供應(yīng)商管管理 = 1 * GB3 實行合格供應(yīng)應(yīng)商的評審。供供應(yīng)商涉及到到房務(wù)、餐飲飲、工程、財財務(wù)等各個方方面。因此，合合格供應(yīng)商名名單的評審應(yīng)應(yīng)通過采購監(jiān)監(jiān)督評審小組組進行，對不不同貨物分類類的供應(yīng)商進進行年度或半半年度的評審審，并將評審審結(jié)果建立合合格供應(yīng)商名名單以及合格格供應(yīng)商檔

18、案案。合格供應(yīng)應(yīng)商民擔(dān)的評評審應(yīng)該考慮慮以下因素：價格、供應(yīng)應(yīng)商信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、結(jié)算條件和服務(wù)質(zhì)量。供供應(yīng)商在供貨貨過程中對以以上6條因素素的執(zhí)行情況況應(yīng)作為對供供應(yīng)商評審的的資料記錄在在檔，作為今今后年度或半半年度供應(yīng)商商評審的資料料。 = 2 * GB3 建立供應(yīng)商的的激勵與淘汰汰以及競爭機機制。激勵機制:要保保持長期的合合作關(guān)系，對對供應(yīng)商的激激勵機制相當(dāng)當(dāng)?shù)闹匾?，酒酒店?yīng)對評審審結(jié)果良好的的供應(yīng)商提供供大批量的訂訂單，保證其其長期的穩(wěn)定定銷路，并嚴嚴格按照合同同約定的付款款期付款;淘汰機制:在建建立激勵機制制的同時，一一些老的供應(yīng)應(yīng)商的情況可可能發(fā)生變化化，不再滿足足酒店的要求

19、求。為了避免免損失，必須須淘汰那些不不合格的老供供應(yīng)商。競爭機制:為了了即激勵合格格供應(yīng)商的積積極性，酒店店還應(yīng)在合格格供應(yīng)商范圍圍內(nèi)采取一定定的競爭機制制。即采用11+2+N原原則，所謂11+2+N是是指一類商品品一個主供應(yīng)應(yīng)商、2個輔輔助供應(yīng)商、NN個考察供應(yīng)應(yīng)商。這類商商品只有一個個主要供應(yīng)商商，大約700%的物資會會從主供應(yīng)商商手中購買。22個輔助供應(yīng)應(yīng)商提供大約約20%的物物資供應(yīng)，一一旦主供應(yīng)商商出現(xiàn)問題能能由輔助供應(yīng)應(yīng)商立即頂替替。數(shù)量不限限的考察供應(yīng)應(yīng)商既是輔助助供應(yīng)商的后后備力量。信息與溝通環(huán)節(jié)節(jié)的改進為了解決原采購購流程中信息息部暢通的問問題，酒店建建立了JD采采購控制系統(tǒng)

20、統(tǒng)。通過該系系統(tǒng)，使用部部門能時時看看到采購計劃劃（申請）的的審批進度以以及詢報價情情況，不僅及及時掌握了信信息，同時也也提高了采購購工作的透明明度。此外，酒酒店還希望該該系統(tǒng)不僅能能解決信息流流的問題，同同時也通過各各個模塊將采采購計劃、供供應(yīng)商管理、驗驗收貨等管理理功能集合起起來，綜合提提高酒店的采采購管理水平平。見下圖：（1）原材料檔檔案管理模塊塊。原材料檔檔案管理功能能指在建立完完善的各類酒酒店經(jīng)營中所所需要的采購購物料代碼管管理體系，并并實現(xiàn)物料在在本系統(tǒng)各個個功能模塊中中的的統(tǒng)一和和全過程跟蹤蹤。原材料檔檔案的建立，避避免了原來由由于對采購標標的描述不清清導(dǎo)致的信息息溝通障礙。（2

21、）供應(yīng)商管管理。酒店建建立不同分類類的供應(yīng)商檔檔案，并根據(jù)據(jù)年度或半年年度的供應(yīng)評評審確定最終終的合格供應(yīng)應(yīng)商檔案。酒酒店采購的詢詢價工作一般般需在本管理理系統(tǒng)內(nèi)的供供應(yīng)商模塊中中進行。一般般酒店通過評評審結(jié)果確定定一家主供應(yīng)應(yīng)商、二家輔輔供應(yīng)商、以以及N家備用用供應(yīng)商。HT酒店的HT酒店的供應(yīng)商考核表見附錄4（3）采購計劃劃管理。采購購計劃管理分分為計劃申報報以及計劃審審批。該模塊塊管理的采購購計劃包括年年度、月度、每每日、臨時采采購計劃以及及緊急采購申申請。年度采采購計劃由采采購監(jiān)督評審審小組最終審審批，月度采采購計劃由財財務(wù)總監(jiān)最終終審批，每日日采購計劃由由餐飲總監(jiān)審審批，臨時采采購計劃

22、由財財務(wù)總監(jiān)審批批。緊急采購購申請由使用用部門的總監(jiān)監(jiān)最終審批（上上述采購計劃劃如果單項金金額超過十萬萬元，則需要要總經(jīng)理簽字字）。緊急采采購計劃必須須是酒店為了了經(jīng)營所必須須的計劃外物物資，不得將將日常申請做做緊急申請?zhí)幪幚?，緊急采采購申請將是是日后審計的的重點。（4）存貨管理理。存貨系統(tǒng)統(tǒng)庫存管理模模塊旨在幫助助企業(yè)對物料料的入庫、出出庫、盤庫、調(diào)調(diào)庫、退庫、報報廢進行電算算化管理，加加強對物料庫庫存量的控制制和成本的核核算。將收貨貨環(huán)節(jié)加入到到本系統(tǒng)后可可以監(jiān)督供應(yīng)應(yīng)商的供貨質(zhì)質(zhì)量，并作為為評審的內(nèi)容容。（5）詢報價管管理。購部門門應(yīng)當(dāng)在1+2N的合合格供應(yīng)商名名單中進行報報價詢價，并并

23、據(jù)以確認主主供應(yīng)商以及及副供應(yīng)商的的報價是否合合理。如果主主供應(yīng)商以及及副供應(yīng)商的的報價不合理理可以要求重重新報價，并并記錄入供應(yīng)應(yīng)商考核體系系。（6）訂單管理理。在確定供供應(yīng)商、價格格以及采購數(shù)數(shù)量以后就需需要通過訂單單管理功能生生成訂單，這這種標準格式式的訂單不僅僅將貨物的規(guī)規(guī)格、標準交交貨期等信息息集合在一起起，也是今后后收貨部門據(jù)據(jù)以驗收的依依據(jù)。（7）財務(wù)管理理。本模塊主要根據(jù)據(jù)不同供應(yīng)商商的信用期，作作付款的計劃劃與安排。監(jiān)督環(huán)節(jié)的改進進監(jiān)督是一種隨時時間的推移而而不斷評估有有關(guān)制度執(zhí)行行質(zhì)量情況的的過程。監(jiān)督督可通過日常常的、持續(xù)的的監(jiān)督活動來來完成，也可可以通過進行行個別的、單

24、單獨的評估來來實現(xiàn)，或兩兩者結(jié)合。（1）事前計劃劃酒店原有的請購購審批程序事事無巨細全部部由總經(jīng)理最最終審批，在在加重總經(jīng)理理工作負擔(dān)的的同時難以起起到真正的事事前監(jiān)督?，F(xiàn)現(xiàn)在通過不同同采購計劃的的分級授權(quán)審審批，一方面面加快了審批批進程；另一一方面通過相相關(guān)業(yè)務(wù)具體體負責(zé)人負責(zé)責(zé)制的審批程程序，結(jié)合事事后的考核，可可以進一步做做好事前計劃劃的審查。（2）事中審查查就內(nèi)部控制而言言，內(nèi)部審查查人員具有既既重要而又特特殊的地位。內(nèi)內(nèi)部審查既是是企業(yè)內(nèi)部控控制的一個部部分，也是監(jiān)監(jiān)督采購環(huán)節(jié)節(jié)的主要力量量。全職的內(nèi)內(nèi)部審查人員員可以全方位位地參與到采采購計劃、供供應(yīng)商評審、詢詢價、收貨等等各個關(guān)鍵

25、控控制點中，并并且獨立于采采購部的崗位位可以保證其其發(fā)表客觀的的意見。（3）事后考核核采購績效考評是是對采購工作作進行全面系系統(tǒng)的評價，從從而提高整個個酒店的采購購管理水平。內(nèi)內(nèi)部考核的考考核人為采購購監(jiān)督評審小小組（小組成成員應(yīng)回避對對自身的考核核），范圍包包括，采購環(huán)環(huán)節(jié)的各個人人員、總監(jiān)，特特別對供應(yīng)商商的考核。上述改進措施的的探討還需要要在HT酒店店今后的實踐踐檢驗中不斷斷改進、提高高。越是有生生存壓力，就就越是會產(chǎn)生生提高管理水水平的愿望，因因為只有這樣樣才能在殘酷酷的競爭中生生存下來。張張平希望通過過進一步的實實踐與努力，能能夠切實降低低HT酒店采采購環(huán)節(jié)中的的風(fēng)險，使得得采購管理

26、水水平得到一個個有效的提高高，進而提高高酒店的效益益，能夠在高高速發(fā)展且充充滿挑戰(zhàn)的上上海酒店行業(yè)業(yè)內(nèi)立足與發(fā)發(fā)展進步。問題1. 根據(jù)HTT酒店采購環(huán)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制改進前存在在的問題，結(jié)結(jié)合文中已采采取的改進措措施，你認為為是否還有不不完善的采購購內(nèi)部控制環(huán)環(huán)節(jié)需要進一一步改進？如如何改進？2. 案例中HHT酒店采購購環(huán)節(jié)內(nèi)部控控制的探討和和改進過程，對對我們現(xiàn)有國國有體制酒店店采購環(huán)節(jié)內(nèi)內(nèi)部控制的改改進有哪些啟啟示？附錄1. HT酒店店組織結(jié)構(gòu)圖圖2.HT酒店改改進前采購部部崗位的設(shè)置置與分工酒店采購部目前前設(shè)置有一名名采購經(jīng)理以以及五名采購購人員。其基基本職能以及及崗位職責(zé)如如下：采購部經(jīng)

27、理基本職能：負責(zé)責(zé)全飯店各項項物品的采購購工作，保證證及時、質(zhì)優(yōu)優(yōu)、價廉的供供貨?？刂瞥沙杀鹃_支，配配合飯店總體體目標的完成成。崗位責(zé)任：每天上班后認真真審查采購員員轉(zhuǎn)來的采購購報告。對采采購單上列示示的物品數(shù)量量、規(guī)格、單單價逐項審核核，對有疑問問的查明后及及時予以處理理。審查各部門所采采購的物品有有無采購預(yù)算算，有采購預(yù)預(yù)算的看其他他項目是否符符合要求。對每個采購員的的工作及采購購的物品及詢詢價情況要定定期審查對大的采購項目目要親自參予予、貨比三家家，保證質(zhì)量量，給上級及及使用部門做做決策提供準準確的信息和和依據(jù)掌握每項物品的的付款的期限限和時間，不不能出現(xiàn)提前前付款，多付付款的情況，對對

28、每項付款要要認真核對，保保證其準確性性經(jīng)常與使用部門門及倉庫溝通通，保證庫存存合理，不積積壓，不斷檔檔負責(zé)建立采購資資料、合同等等采購檔案，并并妥善保存經(jīng)常進行市場調(diào)調(diào)查，掌握各各類物品的價價格動態(tài)，及及時調(diào)整進貨貨價格渠道，在在保證質(zhì)量的的前提下，做做到價廉物美美對采購過程中出出現(xiàn)的難于解解決的問題及及時向財務(wù)總總監(jiān)匯報每季度組織召開開一次采購例例會，對采購購中出現(xiàn)的問問題及時與各各部門溝通，健健全完善采購購制度采購員基本職能：按酒酒店規(guī)定的采采購程序，對對倉庫及使用用部門報上來來的采購物品品予以詢價，保保證物品及時時、質(zhì)優(yōu)、價價廉的采購到到位。崗位責(zé)任：對負責(zé)采購的每每項物品的進進貨渠道、

29、質(zhì)質(zhì)量要求、價價格等要非常常清楚熟悉。對各部門送來的的采購申請單單，認真審核核，如有不清清楚的及時與與填寫申請單單的部門溝通通，并以認真真負責(zé)的態(tài)度度貨比三家，在在保質(zhì)的情況況下詢出最低低價格，之后后將申請單轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)采購部經(jīng)理理復(fù)核。正確記錄采購過過程，向有競競爭能力的供供應(yīng)商訂購貨貨品。準備相關(guān)采購文文件資料，包包括電話查詢詢、市場價格格調(diào)查等。根據(jù)所選供應(yīng)商商的報價，落落實采購定單單并匯報期間間的差異。采購員不能押單單，凡報上來來的申請單均均應(yīng)及時辦理理，如有特殊殊原因辦不了了，應(yīng)及時與與使用部門打打招呼。對經(jīng)過批準同意意購買的貨物物要及時辦理理采購，保證證供應(yīng)。3. HT酒店店改進前的采購流

30、程倉儲存貨的采采購流程酒店成本管理部部下共設(shè)有客客房倉庫、工工程倉庫、食食品倉庫、管管事倉庫等四四個倉庫。客客房倉庫存放放管理著各種種客房需要使使用的物資如如：一次性衛(wèi)衛(wèi)生用品、辦辦公文具、客客房部件、印印刷品、裝飾飾品等；工程程倉庫存放管管理著工程部部日常維修更更換的物品，如如燈泡、水龍龍頭、開關(guān)、插插座、五金備備件等；食品品倉庫存放管管理著餐飲部部制作食物所所需要的非生生鮮物品如酒酒等飲料、食食糖等配料、大大米、面粉等等；管事倉庫庫主要存放管管理酒店的各各類中西餐具具，包括瓷器器、銀器、銅銅器等。 = 1 * GB3 領(lǐng)用程序：各各使用部門需需要使用倉庫庫物資前，需需填寫領(lǐng)用單單，經(jīng)過所在

31、在部門經(jīng)理批批準后報送財財務(wù)部，財務(wù)務(wù)部經(jīng)過成本本經(jīng)理簽字后后由財務(wù)總監(jiān)監(jiān)批準。使用用部門憑經(jīng)批批準的領(lǐng)用單單至各個倉庫庫領(lǐng)用所需要要的物品。 = 2 * GB3 補料通知：倉倉庫管理人員員在倉庫存貨貨不足時填寫寫補料通知，成成本部經(jīng)理核核準補料通知知后填寫一式式四聯(lián)的請購購單（申請部部門聯(lián)、采購購部留聯(lián)、報報價審批聯(lián)、財財務(wù)付款聯(lián)）送送交采購部。 = 3 * GB3 報價及審批：采購部收到到補料通知后后，由采購經(jīng)經(jīng)理指派專門門的采購人員員辦理報價，采采購人員在至至少三方詢價價后向采購經(jīng)經(jīng)理報價。采采購經(jīng)理認可可后簽字報送送財務(wù)總監(jiān)，財財務(wù)總監(jiān)審核核后報總經(jīng)理理最終批準。 = 4 * GB3

32、訂單：采購部部憑經(jīng)批準的的請購單向供供應(yīng)商訂貨。 = 5 * GB3 收貨：供應(yīng)商商向酒店發(fā)貨貨，成本部根根據(jù)本部門請請購申請單核核定貨物并驗驗收。同時向向供應(yīng)商開具具收貨通知。 = 6 * GB3 付款：供應(yīng)商商憑收獲通知知向酒店財務(wù)務(wù)部開具發(fā)票票。酒店財務(wù)務(wù)部根據(jù)發(fā)票票、收獲通知知以及請購單單的付款聯(lián)核核對后向供應(yīng)應(yīng)商付款。部部門新增物品品以及替換物物品的采購流流程流程圖如下：每日菜單的采采購流程特點：飯店中的的食品和飲料料每天消耗量量較大，其中中有些食物可可以存放較長長時間，但有有些食物卻不不能，例如肉肉類和蔬菜和和水產(chǎn)品，有有些物料更是是規(guī)定使用日日期。由于餐餐飲部生鮮食食品原料采購購

33、要求每日供供貨，且供貨貨的品種、數(shù)數(shù)量根據(jù)客人人數(shù)量和要求求的不同會存存在較大變化化。因此生鮮鮮產(chǎn)品的采購購采取“每日菜單”的形式。為為了保證每日日菜單能夠快快速供應(yīng)到使使用部門，采采購流程相對對簡化，具體體如下： = 1 * GB3 制定每日菜單單：酒店共有有中餐廳、西西餐廳、日本本餐廳、244小時美食店店、酒吧等，每每天早上九點點定時有廚師師長會議，各各餐廳廚師長長向餐飲總監(jiān)監(jiān)提交每天的的“每日菜單”，“每日菜單”經(jīng)過餐飲總總監(jiān)批準后提提交采購部。 = 2 * GB3 采購：采購部部根據(jù)“每日菜單”所列的各種種生鮮原料，分分為蔬菜水果果、肉制品、水水產(chǎn)品等通過過2種途徑詢詢價，采購人員通通

34、過電話、傳傳真各個分類類市場（如華華中水果市場場、銅川路水水產(chǎn)市場等）的的主要供應(yīng)商商詢價；根據(jù)付費注注冊的“上海酒店XXX網(wǎng)”、“網(wǎng)上銅川路路”等專業(yè)網(wǎng)站站查詢價格。根根據(jù)以上詢價價結(jié)果，采購購人員填制“每日菜單報報價單”提交采購經(jīng)經(jīng)理審批。 = 3 * GB3 訂貨：采購人人員憑經(jīng)采購購經(jīng)理批準的的“每日菜單報報價單”向供應(yīng)商訂訂貨。 = 4 * GB3 發(fā)貨：供應(yīng)商商根據(jù)訂單向向酒店發(fā)貨，成成本部收貨平平臺接受貨物物，并存放冷冷庫等保管，供供餐飲部使用用。同時向供供應(yīng)商開具收收貨通知。 = 5 * GB3 付款：供應(yīng)商商憑收獲通知知向酒店財務(wù)務(wù)部開具發(fā)票票。酒店財務(wù)務(wù)部根據(jù)發(fā)票票、收獲通

35、知知以及請購單單的付款聯(lián)核核對后向供應(yīng)應(yīng)商付款。流流程圖如下：新增及替換物物資 = 1 * GB3 采購計劃（預(yù)預(yù)算）、報廢廢單。部門應(yīng)應(yīng)事先編制需需要增加物品品的采購計劃劃，報部門總總監(jiān)以及財務(wù)務(wù)總監(jiān)批準。 = 2 * GB3 部門申請。使使用部門應(yīng)根根據(jù)采購計劃劃或者物資報報廢單提出申申請。 = 3 * GB3 倉庫核對有無無存貨。倉庫庫應(yīng)在采購前前核對該申請請的物品是否否屬于倉儲物物資，或倉庫庫是否還有余余貨。 = 4 * GB3 采購詢價。在在確認需要新新購后，采購購部的采購人人員進行市場場詢價，需要要提供三方以以上的詢價結(jié)結(jié)果。 = 5 * GB3 審批。采購經(jīng)經(jīng)理復(fù)核詢價價結(jié)果，并

36、確確認最低價為為供貨商，提提交財務(wù)總監(jiān)監(jiān)審批，財務(wù)務(wù)總監(jiān)審批后后由總經(jīng)理最最終批準。 = 6 * GB3 訂單。采購人人員憑經(jīng)過總總經(jīng)理批準的的采購申請，向向供應(yīng)商訂貨貨。 = 7 * GB3 送貨。供應(yīng)商商向酒店發(fā)貨貨。 = 8 * GB3 收貨。收貨部部門按照采購購申請收貨，并并出具收貨單單。 = 9 * GB3 付款。供應(yīng)商商開具發(fā)票，并并憑收貨單向向酒店財務(wù)部部申請付款。流程圖：更新改造物資資的采購流程程酒店業(yè)作為一種種長期穩(wěn)定經(jīng)經(jīng)營的行業(yè)，其其持續(xù)經(jīng)營期期可達幾十年年甚至上百年年。在此期間間，為了提供供更優(yōu)質(zhì)的環(huán)環(huán)境，酒店需需要定期對各各個區(qū)域做更更新改造。這這種更新改造造可以是停業(yè)

37、業(yè)大改，更多多的是不停業(yè)業(yè)的分區(qū)分時時段的局部改改造?？梢哉f說，對于一家家大型酒店，在在其的第一個個裝修期以后后，就會處于于一種持續(xù)改改造的過程中中。在酒店的的更新改造的的過程中也會會需要采購部部門采購一些些甲方供應(yīng)的的主要材料。由由于這部分費費用支出屬于于業(yè)主費用（不不屬于日常經(jīng)經(jīng)營費用），因因此在此采購購流程中還需需要引入業(yè)主主的批準環(huán)節(jié)節(jié)。 = 1 * GB3 預(yù)算。對于更更新改造，酒酒店每年會編編制更新改造造的預(yù)算，報報業(yè)主審批。業(yè)業(yè)主根據(jù)酒店店定位，以及及更新改造的的要求核定預(yù)預(yù)算。 = 2 * GB3 申請。根據(jù)預(yù)預(yù)算，酒店經(jīng)經(jīng)營者安排實實施每年的更更新改造計劃劃。為了節(jié)約約成本，一般般會對其中的的一些主要材材料、設(shè)備如如衛(wèi)生潔具、地地毯、大理石石、鍋爐等由由酒店自行采采購。工程部部會根據(jù)與施施工單位的改改造合同中所所列甲供材料料清單，填制制更新改造審審批單。 = 3 * GB