1、精品文檔 精心整理精品文檔 可編輯的精品文檔VK物業(yè)品質(zhì)監(jiān)控系統(tǒng)之文檔信息管理一級(jí)指標(biāo)二級(jí)指標(biāo)三級(jí)指標(biāo)檢查標(biāo)準(zhǔn)檢查方法文檔信息管理管理制度制度清單制定包括部門內(nèi)部收集、傳遞、發(fā)布等工作流程的信息管理制度；抽查明確各相關(guān)崗位對(duì)本部門信息管理工作應(yīng)負(fù)的責(zé)任；抽查部門信息管理員發(fā)生變動(dòng)，必須及時(shí)通報(bào)總經(jīng)理辦公室，并完善各項(xiàng)交接手續(xù)，對(duì)新信息員進(jìn)行必要的培訓(xùn)；抽查流程管理收集于每月/季/年初收集現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量記錄外來(lái)文件填寫(xiě)文件處理表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批閱；抽查建立做好清晰的標(biāo)識(shí)；無(wú)污損或破損；內(nèi)容完整；傳真件應(yīng)復(fù)印后保存復(fù)印件抽查更改按文件原審批程序重新報(bào)批抽查歸檔按月/季/年度定期歸檔，并須于首日后進(jìn)行；按不

2、同業(yè)務(wù)類別進(jìn)行排序、編目；文件盒（袋）的封面標(biāo)識(shí)文檔名稱、產(chǎn)生時(shí)間段、保存期限、存檔人、存檔日期等；外來(lái)文件由經(jīng)辦部門存檔；在文件資料存儲(chǔ)清單登記抽查儲(chǔ)存歸檔資料應(yīng)盡量在統(tǒng)一地點(diǎn)保存；做好防潮、放火、防蟲(chóng)蛀、防鼠害工作；抽查報(bào)廢 填寫(xiě)質(zhì)量記錄報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)；重要須粉碎處理；抽查查閱在借閱登記表上登記；經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)；及時(shí)收回；政府部門、司法機(jī)關(guān)因公需查閱的，在核對(duì)核對(duì)對(duì)方單位介紹信或工作證無(wú)誤后提供查閱，并登記查閱時(shí)間、單位、姓名、有效證件等內(nèi)容，與被查資料一并保存；抽查保密保密文件控制；電子文檔加密碼；重要、機(jī)密的電子文檔在設(shè)置密碼后報(bào)部門經(jīng)理備案；抽查移交資料管理員調(diào)（離）職或更換崗位前

3、，應(yīng)做好文檔資料交接工作，完善交接手續(xù)；抽查發(fā)布所有文件需經(jīng)審批后方可發(fā)布；通過(guò)電子顯示屏向顧客公布的信息須保存審批記錄；重要文件送達(dá)承建商、業(yè)主/業(yè)主委員會(huì)、相關(guān)業(yè)務(wù)單位時(shí)，須請(qǐng)對(duì)方簽收，填寫(xiě)并保存文件發(fā)放簽收表抽查現(xiàn)場(chǎng)管理資料柜編號(hào)管理；柜內(nèi)資料內(nèi)容同文件資料存儲(chǔ)清單相符；文件柜符合文檔儲(chǔ)存環(huán)境要求；柜門鎖和鑰匙齊備；鑰匙編號(hào)同鎖號(hào)相配；抽查網(wǎng)絡(luò)信息網(wǎng)絡(luò)信息須經(jīng)部門經(jīng)理審批后方可發(fā)布；審批記錄須存檔；抽查電子文檔統(tǒng)一管理；按公司制定的電子文檔示范目錄建立文件夾；管理軟件內(nèi)容每月備份；每年初對(duì)上年重要電子文檔以光盤(pán)保存，并在文件資料存儲(chǔ)清單登記。抽查附件1：小區(qū)迎檢文檔資料目錄2：大廈迎檢文檔資料目錄3：管