1、58/92HYPERLINK / HYPERLINK / 云浮市檔案人員專題培訓(xùn)指導(dǎo)叢書設(shè)備儀器檔案分類整理編目方法講義吳勇華 陳榮森 / 2007年4月編著吳勇華 / 2009年3月修訂云浮市檔案局 云浮市檔案學(xué)會 編印二九年三月設(shè)備、儀器檔案分類整理編目方法講義目錄一、設(shè)備、儀器檔案及構(gòu)成 3（一）設(shè)備檔案的概念 3（二）設(shè)備檔案的種類 3（二）設(shè)備檔案的構(gòu)成 4二、設(shè)備、儀器檔案的收集 4（一）同土建工程連在一起的設(shè)備的檔案收集。 4（二）一些企、事業(yè)單位所用的專用設(shè)備，是自行設(shè)計制造的檔案收集 4（三）外購設(shè)備檔案的收集 4（四）設(shè)備檔案材料的對外收集 5三、設(shè)備、設(shè)備檔案的分類方法

2、5（一）分類依據(jù) 51、廣東省機關(guān)檔案分類方法（設(shè)備檔案部分）52、工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則（設(shè)備檔案部分）6（二）型號分類法 7（三）設(shè)備檔案分類 71、性質(zhì)型號分類法 72、工序型號分類法 73、時刻型號分類法（時刻設(shè)備分類法） 8四、設(shè)備、儀器檔案的編號 9（一）編制同設(shè)備檔案的代字、代號表 91、設(shè)備檔案代字、代號表 92、設(shè)備檔案專業(yè)代字、代號表 10（二）確定設(shè)備檔案號的編制結(jié)構(gòu)，填寫設(shè)備檔案號 11例：1、某毛紡廠設(shè)備檔案號（參見表2） 122、市人民醫(yī)院設(shè)備、儀器檔案編號模式 123、一般單位編號 12五、如何樣進行設(shè)備檔案質(zhì)量的鑒不、核查工作12（一）通過設(shè)備檔案同有關(guān)目錄之

3、間的對比進行鑒不、核查13（二）通過設(shè)備檔案材料相互之間的對比進行鑒不、核查13（三）通過設(shè)備檔案同設(shè)備對象之間的對比進行鑒不、核查13六、設(shè)備、儀器檔案歸檔制度14（一）歸檔范圍141、機關(guān)、事業(yè)單位設(shè)備儀器檔案的歸檔范圍 142、企業(yè)設(shè)備儀器檔案的歸檔范圍 14（二）歸檔時刻15（三）歸檔要求15例：中國農(nóng)業(yè)銀行云浮市分行儀器、設(shè)備檔案立卷歸檔制度15七、設(shè)備、儀器文件材料立卷整理的差不多方法和步驟16八、設(shè)備、儀器檔案的整理17（一）設(shè)備文件材料的組卷171、鑒不 172、分類組類 173、排列 194、編目 19附圖：復(fù)制圖（藍圖）的折疊方法22（二）編制設(shè)備檔案號23（三）編制科技檔

4、案目錄251、科技檔案總目錄 252、科技檔案分類目錄 263、分類目錄一般由案卷目錄和卷內(nèi)目錄兩部分組成 27（1）設(shè)備檔案案卷目錄（格式）27（2）設(shè)備檔案卷內(nèi)目錄（格式）27九、統(tǒng)一若干設(shè)備檔案業(yè)務(wù)口徑的意見28（一）關(guān)于統(tǒng)一若干檔案業(yè)務(wù)口徑的意見（粵檔發(fā)199930號）28（二）二年統(tǒng)一若干檔案業(yè)務(wù)口徑的意見（粵檔發(fā)200036號）28（三）關(guān)于統(tǒng)一若干檔案業(yè)務(wù)口徑的意見（粵檔發(fā)200319號）29（四）29十、設(shè)備檔案分類整理中幾點需要注意的問題30附錄1：設(shè)備儀器檔案納入基建檔案部分歸檔的內(nèi)容 31附錄2：廣東省機關(guān)檔案分類方法（廣東省檔案局1992年7月4日印發(fā)）34附錄3：工業(yè)

5、企業(yè)檔案分類試行規(guī)則（國家檔案局1991年7月4日印發(fā)）36附錄4：云浮市設(shè)備檔案目錄、封面、封底樣式 391、設(shè)備檔案封面、備考表內(nèi)容格式（擬寫設(shè)備檔案封面及備考表內(nèi)容用）392、設(shè)備檔案案卷目錄式樣403、設(shè)備檔案卷內(nèi)目錄式樣414、設(shè)備檔案封面式樣425、設(shè)備檔案備考表（封底）式樣436、設(shè)備檔案總目錄式樣447、設(shè)備檔案分類目錄式樣448、政府采購項目檔案目錄（公開招標(biāo)采購方式適用）459、政府采購項目檔案目錄（邀請招標(biāo)采購方式適用）4610、政府采購項目檔案目錄（詢價采購方式適用） 4711、政府采購項目檔案目錄（單一來源采購方式適用） 4812、政府采購項目檔案目錄（競爭性談判采購

6、方式適用） 4913、政府采購項目檔案目錄（拍賣文件材料卷內(nèi)目錄） 5014、設(shè)備儀器檔案目錄封面標(biāo)簽、背脊標(biāo)簽式樣 5115、設(shè)備儀器檔案盒背脊填寫式樣 5316、設(shè)備儀器檔案盒式樣 54附錄5：云浮市人民醫(yī)院設(shè)備、儀器檔案分類編號講明55一、設(shè)備、儀器檔案及構(gòu)成（一）設(shè)備檔案的概念設(shè)備、儀器檔案（以下簡稱為“設(shè)備檔案”）是各種機器設(shè)備、車輛、船舶和儀器、儀表的檔案材料。設(shè)備是一種重要的生產(chǎn)手段。隨著科學(xué)技術(shù)和生產(chǎn)力的進展，在社會生產(chǎn)和科技研究、自然觀測的各個領(lǐng)域、各個專業(yè)，都逐步地、普遍地以各種設(shè)備裝備起來。因此，設(shè)備檔案是種同基建檔案性質(zhì)相似的，在各個專業(yè)的各種不同的企、事業(yè)單位中都存在

7、的科技檔案。如工廠里的生產(chǎn)設(shè)備檔案，運輸部門的運輸設(shè)備檔案，地質(zhì)部門的勘探設(shè)備檔案，測繪、地震、水文、氣象、天文部門的各種觀測儀器設(shè)備檔案等等。（二）設(shè)備檔案的種類1、按設(shè)備的構(gòu)造和使用形式劃分為兩種：一種是同土建工程連在一起的，如某些化工裝置以及鋼鐵企業(yè)和有色冶金企業(yè)的冶煉設(shè)備的檔案。這種設(shè)備檔案，同基建檔案一般難以截然分開，因此能夠作為基建檔案的一個組成部分。另一種是各種金屬切削設(shè)備、運輸設(shè)備、采掘設(shè)備、起重設(shè)備以及某些儀器、儀表的檔案，它們能夠同土建工程分開，獨立存在。2、按設(shè)備來源劃分為兩種：一種是在自制設(shè)備的設(shè)計、研制過程中形成的文件材料（這種設(shè)備是本單位自己設(shè)計、研制的，這是各單位

8、依照本身生產(chǎn)工藝或科研、試驗的專門需要而自制的專用設(shè)備）；另外一種是隨外購設(shè)備的進貨而隨機帶來的文件材料（這種設(shè)備是從國內(nèi)市場或國外市場上購買來的外購設(shè)備）。這兩種文件材料差不多上設(shè)備檔案，都應(yīng)該妥為保存，科學(xué)治理。3、此外，在設(shè)備的使用、維護、檢修、改造過程中，也形成相應(yīng)的文件材料。這些材料是在設(shè)備投入運行、使用后，各種有關(guān)狀況包括變化情況的真實記錄。它們也是設(shè)備檔案的組成部分。（二）設(shè)備檔案的構(gòu)成1、設(shè)備檔案的差不多特點是：以型號成套。2、設(shè)備檔案的構(gòu)成（1）自制設(shè)備的檔案構(gòu)成：包括設(shè)備在設(shè)計、研制、試驗和制造過程中形成的文件材料，以及該項設(shè)備在安裝、使用維修、改造過程中形成的文件材料。（

9、2）外購設(shè)備檔案的構(gòu)成：與自制設(shè)備的檔案構(gòu)成不同。它不包括該項設(shè)備在設(shè)計、研制、制造過程中形成的文件材料。外購設(shè)備檔案的內(nèi)容差不多上包括三個部分： 設(shè)備購置文件材料。包括設(shè)備技術(shù)經(jīng)濟計算材料、有關(guān)購置設(shè)備的談判文件以及訂購協(xié)議或合同書等。 隨機文件材料。包括設(shè)備圖冊和講明書，設(shè)備合格證、裝箱單和配件目錄，以及設(shè)備安裝規(guī)程等。 設(shè)備安裝、使用后形成的文件材料。包括設(shè)備安裝記錄，試車驗收記錄和總結(jié)報告，設(shè)備運行記錄，設(shè)備保養(yǎng)和大、中修記錄，設(shè)備使用分析表，設(shè)備檢查和事故記錄，設(shè)備履歷表，設(shè)備改造記錄和總結(jié)等。二、設(shè)備、儀器檔案的收集設(shè)備檔案有幾種情況，設(shè)備檔案部門應(yīng)依照各種設(shè)備檔案的不同特點抓住關(guān)

10、鍵環(huán)節(jié)做好收集工作。（一）同土建工程連在一起的設(shè)備的檔案，如石油、化工、冶金等企業(yè)的各種大型裝置，以及某些管道、線路等設(shè)備的檔案，可同相應(yīng)的基建檔案一起，在差不多建設(shè)工程竣工驗收時期進行收集。（二）一些企、事業(yè)單位所用的專用設(shè)備，是自行設(shè)計制造的。對自制設(shè)備檔案的收集工作，能夠采納機械產(chǎn)品檔案的收集方法，抓住設(shè)備定型鑒定那個環(huán)節(jié)，集中做好有關(guān)材料的歸檔、收集工作。（三）外購設(shè)備檔案的收集工作要抓好兩個環(huán)節(jié)：1、設(shè)備開箱驗收。設(shè)備到貨開箱驗收，是隨機文件材料收集、歸檔的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有利于防止隨機文件的散失、損壞。能夠先收集、歸檔，通過登記后再出借使用，或復(fù)制后出借使用。2、安裝、調(diào)試（試車）完畢。

11、外購設(shè)備安裝、調(diào)試（試車）過程中形成的文件材料，應(yīng)在安裝、調(diào)試（試車）完畢后，抓住時機組織收集、歸檔。如此，外購設(shè)備前期時期形成的文件材料包括隨機帶來的文件材料和安裝、調(diào)試過程中形成的文件材料，就差不多上收集起來了。（四）設(shè)備檔案材料的對外收集。設(shè)備使用單位向外單位補充收集設(shè)備文件材料的情況比較多。因為購買設(shè)備時，隨機文件是有限的，在設(shè)備安裝、使用、維修過程中常常感到不能滿足需要，特不是當(dāng)設(shè)備檔案散失、殘缺不全時，更需要向設(shè)備生產(chǎn)單位補充收集有關(guān)的文件材料。三、設(shè)備、設(shè)備檔案的分類方法（一）分類依據(jù)1、廣東省機關(guān)檔案分類方法（設(shè)備檔案部分）廣東省機關(guān)檔案分類方法（廣東省檔案局1992年7月4日

12、印發(fā)）一、分類原則2、分類后的檔案，分不用英文字母按順序編大類代字。二、類不設(shè)置1、一個全宗內(nèi)的檔案原則上分為七大類：即（1）黨政工團檔案（代字：A）；（2）基建檔案（代字：B）；（3）設(shè)備、儀器檔案（代字：C）；（4）會計檔案（代字：D）；（5）已故人員檔案（代字：E）；（6）聲像檔案（代字：F）；（7）專門檔案（代字：G）。大類以下的屬類用阿拉伯?dāng)?shù)字作代號，從左至右依次叫一級屬類、二級屬類。要求各單位的大類與本方法保持一致，大類以下屬類可依照本單位的實際情況決定。三、分類方法C、設(shè)備儀器檔案的一級屬類，按種類或型號設(shè)置；四、編號方法2、基建檔案按工程項目編案卷順序號，其結(jié)構(gòu)模式為大類代字+

13、分類號+案卷序號，例如：B 1 1 案卷順序號（第1號卷）一級屬類（工程項目代號）大類代字（基建類）設(shè)備儀器、會計、聲像檔案均參照此形式編號。五、本方法適用我省各級黨政機關(guān)、群眾團體檔案的實體分類。各地區(qū)、各部門可結(jié)合各自的實際情況，制定分類編號方案。2、工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則（設(shè)備檔案部分）工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則（國家檔案局1991年7月4日印發(fā)）第四條工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置十個一級類目，即黨群工作類、行政治理類、經(jīng)營治理類、生產(chǎn)技術(shù)治理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、差不多建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序?qū)ｉT的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時，可依照實

14、際需要增設(shè)一級類目。第五條工業(yè)企業(yè)檔案分類二級類目按照企業(yè)治理職能和檔案特點設(shè)置（詳見附表），附表中設(shè)置的二級類目是工業(yè)企業(yè)檔案分類的差不多二級類目，企業(yè)可結(jié)合實際需要增設(shè)或減少二級類目。第六條工業(yè)企業(yè)檔案分類二級以下類目設(shè)置，參照附表中的差不多范圍，結(jié)合行業(yè)特點和企業(yè)實際確定。工業(yè)企業(yè)檔案分類層次不宜過多。第七條工業(yè)企業(yè)檔案分類二級及二級以下類目的設(shè)置方法如下：2、產(chǎn)品、設(shè)備儀器類的二級及二級以下類目按產(chǎn)品和設(shè)備儀器種類或型號設(shè)置；第八條工業(yè)企業(yè)檔案分類中的類目標(biāo)識符號不作統(tǒng)一規(guī)定。第十條本規(guī)則于1992年起執(zhí)行，這之前形成的檔案，差不多整理組卷的維持不動。第十一條各地區(qū)、各部門可結(jié)合自身的

15、實際情況，制定實施細則和分類編號方案。附表：工業(yè)企業(yè)檔案分類表工業(yè)企業(yè)檔案分類表一級類目名稱二級類目名稱基 本 范 圍設(shè)備儀器類設(shè)備儀器檔案二級類目按設(shè)備種類或型號設(shè)置同一設(shè)備儀器內(nèi)，含設(shè)備購置、安裝調(diào)試、運行、維護修理和設(shè)備治理等全過程。（二）型號分類法型號分類法：適用于對設(shè)備檔案進行分類。型號分類法，確實是在全部設(shè)備檔案的范圍內(nèi)，以各個型號的設(shè)備為分類單元，劃分設(shè)備檔案類不的方法。型號分類的特點是：同一個型號的設(shè)備檔案集中在一起，保持其完整成套，反映一個設(shè)備的全貌及其內(nèi)部組、部件之間的結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系，便于成套地利用設(shè)備檔案。（三）設(shè)備檔案分類設(shè)備檔案分類的差不多方法是型號分類法。不同單位和不

16、同設(shè)備，其具體的分類形式有兩種：1、性質(zhì)型號分類法這種分類方法，確實是按照設(shè)備的使用性質(zhì)結(jié)合設(shè)備型號，對設(shè)備檔案進行分類。首先，按照設(shè)備性質(zhì)歸類，如金屬切削設(shè)備、鍛壓設(shè)備、起重運輸設(shè)備等；然后，在每一個類不內(nèi)，以型號為單元劃分檔案類不，并排列設(shè)備檔案保管單位。凡是獨立性較強的單體設(shè)備，其檔案都能夠采納這種分類方法。如表1所示。表1：某機械制造廠設(shè)備檔案分類示意表大 類使用性質(zhì)型 號保管單位設(shè)備檔案（S）J金屬切削設(shè)備類XK5040保管單位（即案卷）保管單位（即案卷）保管單位（即案卷）X2010（同上）B665（同上）（同上）D鍛壓設(shè)備類（略）（同上）（略）（同上）（實例參見附錄4：云浮市人民醫(yī)

17、院設(shè)備、儀器檔案分類編號講明）2、工序型號分類法這種分類方法，多適用于對生產(chǎn)工藝或工序連續(xù)性較強的設(shè)備檔案（如輕工、紡織或煉油、化工等生產(chǎn)設(shè)備檔案）的分類。例如，毛紡廠設(shè)備檔案，按工序一型號分類法分類如下（見表2）表2：毛紡廠設(shè)備檔案分類示意表大 類工 序型 號保管單位毛紡織設(shè)備檔案（S）Y原毛設(shè)備類 1.開毛型號保管單位（即案卷）保管單位（即案卷）型號保管單位（即案卷） 2.洗毛（同上）（同上） 3.烘毛M毛條設(shè)備類1.梳毛2.針梳3.精梳X絨線設(shè)備類 1.混條 2.粗紗 3.細紗 4.合紗R染整設(shè)備類這種分類方法的特點是：以型號為基礎(chǔ)，保持了一個型號設(shè)備檔案材料的完整。設(shè)備檔案的分類和排列

18、，直接反映生產(chǎn)工藝或工序的連續(xù)性和時期性，從類不的劃分和排列來講，每一個大類（原毛設(shè)備類、毛條設(shè)備類、絨線設(shè)備類和染整設(shè)備類）既是一個獨立的類不，相互之間又以生產(chǎn)流程緊密連接，反映著絨線生產(chǎn)的整個過程；各大類中的每一個屬類，其劃分和排列也是以生產(chǎn)工藝過程聯(lián)系著；在每一個屬類中排列著本工序使用的各型號設(shè)備的檔案。由此可見，整個設(shè)備檔案的分類和系統(tǒng)排列，是以型號為分類的基礎(chǔ)，以整個生產(chǎn)工藝過程為主線進行的。以型號為基礎(chǔ)，以工序或工藝過程為主線，對設(shè)備檔案進行分類、排列，也大體上能夠反映出設(shè)備實體的實際排列次序和在工作現(xiàn)場的平面布置，便于治理和利用。3、時刻型號分類法（時刻設(shè)備分類法）這種分類方法，

19、多適用于設(shè)備檔案不多的機關(guān)、企事業(yè)單位（如黨政機關(guān)、人民團體、群眾團體等設(shè)備檔案）的分類。這種分類方法，確實是按照設(shè)備的購置時刻先后結(jié)合設(shè)備型號，對設(shè)備檔案進行分類。首先，按照設(shè)備購置時刻先后歸類，如1995年設(shè)備、1996年設(shè)備、2007年設(shè)備等；然后，在每一個類不內(nèi)，以型號為單元劃分檔案類不，并排列設(shè)備檔案保管單位。如表3所示。表3：某機關(guān)單位設(shè)備檔案分類示意表大類 型號（設(shè)備）保管單位設(shè)備儀器儀表檔案 （C）1995年1月20日型號（設(shè)備）保管單位（第1卷）保管單位（第2卷）型號（設(shè)備）保管單位（第1卷）2月10日型號（設(shè)備）保管單位（第1卷）11月21日型號（設(shè)備）保管單位（第1卷）1

20、996年3月20日型號（設(shè)備）保管單位（第1卷）7月11日型號（設(shè)備）保管單位（第1卷）12月18日型號（設(shè)備）保管單位（第1卷）1997年5 月28日型號（設(shè)備）保管單位（第1卷）保管單位（第2卷）保管單位（第3卷）保管單位（第4卷）四、設(shè)備、儀器檔案的編號設(shè)備檔案的編號，是指保管單位的編號或代號，起著固定整理成果，反映分類和排列次序，便于保管和查找調(diào)閱設(shè)備檔案的作用。設(shè)備檔案號的編制方法，設(shè)備檔案號的設(shè)計，是同編制本單位檔案分類編號方案同時進行的，而具體地為每一個設(shè)備檔案保管單位編制和填寫檔案號，則是在設(shè)備檔案分類和排列之后進行的。（一）編制同設(shè)備檔案的代字、代號表1、設(shè)備檔案代字、代號表

21、設(shè)備檔案代字、代號表，給予設(shè)備檔案以確定的代字或代號，它實際上是本單位檔案分類方案中第一級類目（大類）的代字或代號。設(shè)備檔案代字，一般是以英文字母或漢語拼音聲母充任。代字的方法有兩種：（1）第一種代字方法。是以設(shè)備檔案名稱的第一個漢字的漢語拼音聲母，作為該類檔案的代字，如以“S”代表“設(shè)備儀器檔案”。見表4表4：以聲母為代字的設(shè)備檔案代字（代號）表大類名稱代字（代號）設(shè)備儀器檔案 S 或SB講明：以設(shè)備檔案名稱中某漢字的漢語拼音聲母作為代字，能夠借用它的諧音，標(biāo)識明顯，易于分析辨認。但漢語拼音聲母數(shù)有限，不能重復(fù)使用，應(yīng)用起來有時會發(fā)生重復(fù)，因此，也能夠選用設(shè)備檔案名稱的兩個漢字的聲母作為代字

22、，如以“SB”代表設(shè)備儀器檔案。（2）第二種代字方法。不是采納漢語拼音的聲母，而是按英文字母表的自然排列次序代表各大類檔案，即在本單位各大類檔案的排列次序確定之后，依次冠以A、B、C、D、E等代字。這種代字方法的缺點是從代字本身不能看出具體的檔案大類；其優(yōu)點是使用起來不發(fā)生困難，不必為選用代字苦心思索。見表5表5：以英文字母為代字的設(shè)備檔案代字（代號）表大類名稱代字（代號）設(shè)備儀器檔案 C2、設(shè)備檔案專業(yè)代字、代號表設(shè)備檔案專業(yè)代字、代號表，給予設(shè)備檔案中每一個專業(yè)以固定的代字或代號，能夠用漢語拼音聲母作專業(yè)代字，也能夠用阿拉伯?dāng)?shù)字專業(yè)代號，事先用代字或代號表將其確定下來。如表6。表6：設(shè)備檔

23、案專業(yè)代字示意表云浮市人民醫(yī)院設(shè)備、儀器檔案所屬病區(qū)劃分及代字表序號所屬病區(qū)代字備注1急診科JZK2內(nèi)科一區(qū)NK13內(nèi)科二區(qū)NK24內(nèi)科三區(qū)NK35ICUICU6外科一區(qū)WK1普外，含碎石7外科二區(qū)WK2骨科8外科三區(qū)WK3高壓氧、臚腦9婦產(chǎn)科FCK10兒科EK11五官科WGK12口腔科KQK13手術(shù)室SSS含麻醉科14影像科X光室YXK.X光CTYXK.CTB超YXK.B超腦電圖YXK.腦電圖胃鏡室YXK.胃鏡室15檢驗科JYK含病理16供應(yīng)室GYS消毒、鍋爐17特需病區(qū)TX18藥劑科YJK19中醫(yī)科ZYK20總務(wù)科ZWK含配電21導(dǎo)管室NK2.導(dǎo)管室22計量器具周期檢定JL23二門診EMZ

24、24三門診SMZ（二）確定設(shè)備檔案號的編制結(jié)構(gòu)，填寫設(shè)備檔案號確定設(shè)備檔案號的編制結(jié)構(gòu)，是設(shè)備檔案號設(shè)計工作的重要內(nèi)容。我國各基層企、事業(yè)單位和科技專業(yè)檔案館，設(shè)備檔案號的編制結(jié)構(gòu)，差不多上采納兩種形制。一種是單純號碼制，是全部以數(shù)字進行檔案編號；一種是混合號碼制，是以數(shù)字和代字混合進行檔案編號。采納單純號碼依舊混合號碼制，要緊以設(shè)備檔案代字、代號的選用為依照。假如設(shè)備檔案以代字來表示，或者既以代字又以代號來表示（即代字、代號混合使用），那么，設(shè)備檔案號就要采納混合號碼制；相反，假如設(shè)備檔案只以代號來表示，則設(shè)備檔案號就要采納單純號碼制。不論采納單純號碼制依舊采納混合號碼制，設(shè)備檔案號，差不多

25、上由設(shè)備檔案的分類結(jié)構(gòu)代字（代號）和設(shè)備檔案保管單位順序號聯(lián)合組成的。這是設(shè)備檔案號的差不多模式，即：設(shè)備檔案號 = 分類號 + 順序號 茲舉例如下：1、某毛紡廠設(shè)備檔案號（參見表2）：S .Y1 .B04 1保管單位順序號開毛機型號設(shè)備檔案分類代字代號 分類號設(shè)備檔案代字2、市人民醫(yī)院設(shè)備、儀器檔案編號模式分類號（即：大類代字 所屬病區(qū)代字 設(shè)備代號） 順序號。C .JZK .1 001 案卷順序號（按每個設(shè)備案卷總數(shù)從1開始編小流水號） 設(shè)備代號（按購買時刻先后排列） 所屬病區(qū)代字（JZK為急診科漢語拼音首字母） 大類代字（C為設(shè)備儀器檔案）3、一般單位編號C 1 001 案卷順序號（按每

26、個設(shè)備案卷總數(shù)從1開始編小流水號） 設(shè)備代號（按購買時刻先后排列） 大類代字（C為設(shè)備儀器檔案）五、如何樣進行設(shè)備檔案質(zhì)量的鑒不、核查工作設(shè)備檔案質(zhì)量的鑒不、核查的差不多方法有：（一）通過設(shè)備檔案同有關(guān)目錄之間的對比進行鑒不、核查這種方法是以設(shè)備文件或設(shè)備檔案目錄為依據(jù)，鑒不設(shè)備檔案的完整性和準(zhǔn)確性。目錄，如文件清單，各種明細表，科技檔案總目錄，科技檔案分類目錄等，是鑒不、核查設(shè)備檔案質(zhì)量的差不多工具。凡是文件或檔案目錄上有同時具有保存價值而實際上短缺的材料，都屬于應(yīng)該補齊的對象。在這種方式的鑒不、核查工作中應(yīng)注意以下問題：1、要保證設(shè)備文件目錄或設(shè)備檔案目錄的質(zhì)量。目錄是核查的差不多依據(jù)，假

27、如沒有必要的目錄或目錄本身不完整、不準(zhǔn)確、則必定阻礙鑒不、核查工作的質(zhì)量和效果。2、要以目錄為依據(jù)，對設(shè)備檔案材料逐項（套）、逐卷（保管單位）、逐張（件）地認真進行鑒不。在鑒不、核查的過程中，不能只停留在材料的標(biāo)題上，而要注意鑒不有關(guān)材料的內(nèi)容、時刻和稿本等等。3、對短缺的材料，要了解其是否具有保存價值。凡是具有保存價值的短缺材料差不多上屬于補齊的對象，要采取相應(yīng)的措施予以補齊。（二）通過設(shè)備檔案材料相互之間的對比進行鑒不、核查這種方式的核查工作，要緊是為了鑒不設(shè)備檔案的準(zhǔn)確性。設(shè)備檔案材料不準(zhǔn)確的重要表現(xiàn)之一，是底圖檔案同藍圖檔案不一致，庫藏設(shè)備檔案同科室、車間使用的文件材料不一致辭，相關(guān)的

28、設(shè)備檔案材料如產(chǎn)品圖紙、技術(shù)條件、工藝文件相互之間不一致等等。因此，在設(shè)備檔案材料之間進行鑒不、核查，是設(shè)備檔案質(zhì)量鑒定的重要內(nèi)容和方法。（三）通過設(shè)備檔案同設(shè)備對象之間的對比進行鑒不、核查前述兩種質(zhì)量鑒定方法差不多上差不多上在檔案室內(nèi)進行的，是室內(nèi)作業(yè)；而這種鑒定方法，則是要到現(xiàn)場去通過設(shè)備對象實物進行具體的鑒不、核查工作。1、到建筑物或構(gòu)筑物現(xiàn)場，以建筑物或構(gòu)筑物的實際狀況為依據(jù)，鑒不基建檔案（設(shè)備部分）的準(zhǔn)確性。工業(yè)建筑檔案、民用建筑檔案、鐵路或公路工程檔案、電訊工程檔案、市政工程檔案、軍事國防工程檔案等的質(zhì)量鑒定工作，一般都需要采納這種方法。2、到設(shè)備現(xiàn)場，以設(shè)備裝置的實際狀況為依據(jù)，

29、鑒不設(shè)備檔案的準(zhǔn)確性。通過同設(shè)備對象實物的比較進行鑒不、核查以后，即可采取相應(yīng)的措施如補測、補繪、更改等，使設(shè)備檔案實現(xiàn)完整并同對象實物保持一致，以保證和提高庫藏設(shè)備檔案的質(zhì)量。上述鑒不、核查設(shè)備檔案的三種差不多方法，各具特點，各有側(cè)重，又是緊密聯(lián)系、互為補充的。在進行設(shè)備檔案質(zhì)量鑒定以后，應(yīng)該有針對性地采取措施，進一步完善和健全各項有關(guān)的設(shè)備治理制度，同時強化（設(shè)備）檔案部門的監(jiān)督職能，以利于盡量從全然上逐步解決設(shè)備檔案的完整、準(zhǔn)確問題。六、設(shè)備、儀器檔案歸檔制度（一）歸檔范圍設(shè)備有兩種：一種是同土建工程連在一起的，如化工裝置、冶煉設(shè)備、石油管道、線路等。其檔案能夠作為基建檔案的組成部分；另

30、一種是能夠挪動的機動設(shè)備，如各種金屬切削設(shè)備、運輸設(shè)備、采掘設(shè)備、起重設(shè)備以及儀表儀器檔案，一般劃分設(shè)備、儀器檔案。設(shè)備儀器檔案的差不多特點是以型號成套。1、機關(guān)、事業(yè)單位設(shè)備儀器檔案的歸檔范圍（1）自制設(shè)備的歸檔范圍，包括：設(shè)備在設(shè)計、研制、試驗和制造過程中形成的文件材料以及維護、檢修過程中形成的文件材料。（2）外購設(shè)備檔案的歸檔范圍，包括：申請引進請示和批復(fù)；招投標(biāo)文件材料；訂購協(xié)議、合同；國內(nèi)外發(fā)票（復(fù)印件）；設(shè)備儀器圖冊、講明書、合格證、裝箱單、設(shè)備安裝堆積配件目錄；設(shè)備安裝使用記錄、大、中修記錄等。2、企業(yè)設(shè)備儀器檔案的歸檔范圍（1）購置設(shè)備、儀器的立項審批，購置合同；（2）設(shè)備、儀

31、器的開箱驗收或接收；（3）設(shè)備、儀器的安裝調(diào)試；（4）設(shè)備、儀器的使用、維護和改造、報廢；（5）事故分析和處理。（二）歸檔時刻是指設(shè)備文件材料向檔案部門移交的時刻。歸檔時刻定得太遲，設(shè)備文件材料長期散存在業(yè)務(wù)部門或個人手里，容易散失、損壞；歸檔時刻定得太早，阻礙現(xiàn)行工作的使用。購置的重要設(shè)備、儀器到貨時，有關(guān)專業(yè)部門要會同單位檔案室檢查驗收文件材料，并在二個月內(nèi)歸檔。設(shè)備、儀器方面的文件材料，在設(shè)備、儀器安裝、調(diào)試、交付使用時歸檔。（三）歸檔要求1、凡是歸檔的技術(shù)文件材料和圖紙都必須齊全、系統(tǒng)、完整。2、外購和引進設(shè)備開箱資料，自制設(shè)備、引進設(shè)備和外購設(shè)備的其他方面的文字材料和圖紙在設(shè)備、儀器

32、安裝、調(diào)試、交付使用時歸檔（可由使用部門借出使用）。3、歸檔部門必須填寫移交清單一式兩份，一份由檔案室保管，一份由使用部門保管備查。例：中國農(nóng)業(yè)銀行云浮市分行儀器、設(shè)備檔案立卷歸檔制度1、歸檔范圍：凡是本行及各營業(yè)所購置的電子計算機、空調(diào)機、錄音機、攝像機、電視機、各種汽車等設(shè)備的講明書、電路圖、開箱驗收清單等均屬歸檔范圍。2、歸檔時刻：在設(shè)備購進安裝調(diào)試后歸檔。3、歸檔份數(shù)：歸檔一份，必須是原件。為了方便檢查維修，科室可保存復(fù)印件。4、歸檔手續(xù)：在購進設(shè)備開箱驗收或安裝調(diào)試時，必須邀請本行專職檔案員參加材料的清點驗收。5、歸檔要求：在設(shè)備開箱驗收時或安裝調(diào)試后，負責(zé)購置設(shè)備的人員或安裝調(diào)試人

33、員，檔案員分不按照自已的職責(zé)做好設(shè)備檔案的歸檔移交。七、設(shè)備、儀器文件材料立卷整理的差不多方法和步驟設(shè)備、儀器文件材料立卷的差不多方法和步驟與基建文件材料大致相同，所不同的是，設(shè)備、儀器文件材料在組卷時一般按設(shè)備、儀器型號進行，每一型號的設(shè)備、儀器按依據(jù)性材料、開箱驗收、安裝調(diào)試、運行維修、隨機圖樣等排列。基建文件材料立卷整理的差不多方法和步驟設(shè)備儀器文件材料立卷整理的差不多方法和步驟基建文件材料立卷歸檔的方法有好幾種，作為一般單位基建文件的立卷，可按以下方法和步驟進行。設(shè)備、儀器文件材料立卷的差不多方法和步驟與基建文件材料大致相同，所不同的是，設(shè)備、儀器文件材料在組卷時一般按設(shè)備、儀器型號進

34、行，每一型號的設(shè)備、儀器按依據(jù)性材料、開箱驗收、安裝調(diào)試、運行維修、隨機圖樣等排列。1、以工程項目為單位將基建文件材料分開；1、以每一型號設(shè)備為單位將設(shè)備文件材料分開；2、把同一工程項目的文件材料按以下時期和內(nèi)容分開：（1）可行性研究、任務(wù)書；（2）設(shè)計基礎(chǔ)材料；（3）設(shè)計文件；（4）工程項目治理文件；（5）施工文件；（6）監(jiān)理文件；（7）財務(wù)、器材治理文件；（8）竣工驗收文件。2、把每一型號設(shè)備的文件材料按以下時期和內(nèi)容分開：（1）依據(jù)性材料；（2）設(shè)備開箱驗收；（3）設(shè)備安裝調(diào)試；（4）設(shè)備運行維修；（5）隨機圖樣。3、組卷。案卷是由相互聯(lián)系的若干文件組合而成的一種檔案保管單位。在組卷時，

35、可依照每個工程項目里各時期和有關(guān)內(nèi)容文件材料的多少，靈活掌握，或每時期一卷，或每時期數(shù)卷，也能夠幾個時期合為一卷。3、組卷。設(shè)備、儀器文件材料在組卷時一般按設(shè)備、儀器型號進行，每一型號的設(shè)備、儀器按依據(jù)性材料、開箱驗收、安裝調(diào)試、運行維修、隨機圖樣等排列。在組卷時，可依照每一型號的設(shè)備、儀器里各時期和有關(guān)內(nèi)容文件材料的多少，靈活掌握，或每時期一卷，或每時期數(shù)卷，也能夠幾個時期合為一卷。隨機圖樣也能夠單獨組卷。4、案卷內(nèi)科技文件材料的排列。（1）治理性科技文件材料按問題、時刻、或重要程度排列；（2）圖樣材料假如形成時已有目錄的，可按圖樣目錄進行系統(tǒng)排列，假如原來沒有目錄的，可按總體和局部關(guān)系進行

36、排列，排列順序是：總體布置圖系統(tǒng)圖平面（或立面圖、剖面圖）大樣圖等；（3）圖文混合的案卷，文字材料在前，圖樣在后。4、案卷內(nèi)科技文件材料的排列。（1）治理性科技文件材料按問題、時刻排列；（2）圖樣材料假如形成時已有目錄的，可按圖樣目錄進行系統(tǒng)排列，假如原來沒有目錄的，可按總體和局部關(guān)系進行排列，排列順序是：總圖系統(tǒng)圖平面（或立面圖、剖面圖）電路圖等；（3）隨機圖樣也能夠單獨組卷。5、案卷編目。內(nèi)容包括：（1）編頁號。所有有書寫內(nèi)容的頁面都要編一個頁號，頁號位置在正面的右下角和背面的左下角，案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編頁號；（2）編制卷內(nèi)目錄；（3）編制案卷封面；（4）編制案卷背脊；（5）

37、編制卷內(nèi)備考表；基建檔案目錄由“目錄夾封面與脊背”、“分類編號講明”、“案卷目錄”、“卷內(nèi)文件目錄”四部分構(gòu)成。5、案卷編目。內(nèi)容包括：（1）編頁號。所有有書寫內(nèi)容的頁面都要編一個頁號，頁號位置在正面的右下角和背面的左下角，案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編頁號；（2）編制卷內(nèi)目錄；（3）編制案卷封面；（4）編制案卷背脊；（5）編制卷內(nèi)備考表；設(shè)備儀器檔案目錄由“目錄夾封面與脊背”、“分類編號講明”、“案卷目錄”、“卷內(nèi)文件目錄”四部分構(gòu)成。6、裝訂入盒?；n案案卷可采納裝訂和不裝訂兩種形式，文字材料一般裝訂為好，圖樣一般不裝訂。6、裝訂入盒。設(shè)備、儀器檔案案卷可采納裝訂和不裝訂兩種形式，文

38、字材料一般裝訂為好，圖樣一般不裝訂。八、設(shè)備、儀器檔案的整理設(shè)備檔案的整理有兩個過程，第一個過程是將設(shè)備文件材料組成案卷。第二個過程是將案卷進行分類排列，編制設(shè)備檔案目錄和設(shè)備檔案實體排架。（一）設(shè)備文件材料的組卷案卷（也稱為保管單位）的組成有兩部分材料：一是通過整理的文件材料本身，二是在整理工作中形成的卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表以及案卷內(nèi)、外封面、卷盒。案卷可采納裝訂和不裝訂兩種形式。設(shè)備檔案的案卷有4種類型：即文件材料型、圖樣材料型、圖文混合型、聲像材料型。設(shè)備文件材料組卷有四個步驟：鑒不、分類、組卷、排列和編目。1、鑒不。指立卷前對設(shè)備文件材料的屬性、完整性、準(zhǔn)確性、秘密程度和保存價值的鑒不。

39、（1）屬性的鑒不是按照設(shè)備檔案的概念、將不需歸檔的設(shè)備文件材料和不屬設(shè)備檔案范疇的黨政文件、科技資料區(qū)分開來，或剔除或歸入文書檔案、科技資料、另行治理。（2）完整性的鑒不是對應(yīng)歸檔設(shè)備文件材料進行完整性的審查，在數(shù)量上保證不缺項不缺頁。（3）準(zhǔn)確性的鑒不是對應(yīng)歸檔設(shè)備文件材料內(nèi)容進行準(zhǔn)確性的審查，在質(zhì)量上保證文件材料與實物（際）一致，文件之間不能相互矛盾。（4）秘密程度的鑒不是依照劃密的有關(guān)規(guī)定，確定文件的絕密、機密、秘密的級不。（5）保存價值的鑒不是依照保管期限表的規(guī)定，確定文件的永久，長期、短期的保管期限。2、分類組類。是按設(shè)備文件材料的聯(lián)系、進行分類，把有一有一定聯(lián)系的設(shè)備文件材料集中在

40、一起，組成案卷。分類組卷要保持案卷內(nèi)所反映問題的設(shè)備文件材料內(nèi)容上的有機聯(lián)系，同時還要兼顧文件密級、保管期限的聯(lián)系、盡量將同一密級同一保管期限的文件材料集中在一起組卷。分類組卷的方法要緊有以下幾種：（1）按結(jié)構(gòu)分類組卷：要緊適用于機械設(shè)備文件材料（特不是圖紙）。例如，一臺銑床的設(shè)備文件材料，是由床身、傳動機構(gòu)、變速機構(gòu)、進給箱、升降臺、工作臺、電氣系統(tǒng)、冷卻系統(tǒng)、潤滑系統(tǒng)等部分組成。各個結(jié)構(gòu)組成部分的設(shè)備文件材料，分不是具有有機聯(lián)系的整體，能夠分不組成一卷或若干卷。一臺設(shè)備的文件材料少，可一臺設(shè)備的文件材料組成一卷。（2）按時期（問題）分類組卷：按照設(shè)備文件材料反映的不同時期（問題），分不組卷

41、。（3）按作者分類組卷：按設(shè)備文件材料的形成者（單位、個人或集體）分不組卷。以上各種方法，可在保持設(shè)備文件材料的有機聯(lián)系，便于保管利用的前提下，結(jié)合使用。（4）企業(yè)的設(shè)備儀器檔案與基建檔案區(qū)分原則。此外，一些生產(chǎn)過程連續(xù)性強的企業(yè)，如發(fā)電企業(yè)、化肥企業(yè)、石油化工企業(yè)、煉油企業(yè)等，其一套生產(chǎn)裝置一般都包含有若干數(shù)量的設(shè)備儀器，能夠視為一個較為獨立的組合體，按照生產(chǎn)裝置來設(shè)置二級類目，如火電廠的設(shè)備檔案，其二級類目可按機組設(shè)置。另，這類企業(yè)因其生產(chǎn)程序決定，企業(yè)的設(shè)備儀器檔案與基建檔案專門難截然區(qū)分，一般都遵循一條區(qū)分原則：即凡是大型或特大型的設(shè)備裝置，其基礎(chǔ)土建部分一般都歸入基建檔案，設(shè)備主體以

42、及運轉(zhuǎn)維護過程歸入設(shè)備類。（參見附錄1：設(shè)備儀器檔案納入基建檔案部分歸檔的內(nèi)容）設(shè)備檔案分類。設(shè)備與機械產(chǎn)品事實上是一個東西，在生產(chǎn)廠，它是產(chǎn)品，到了用戶手里，就成了設(shè)備。分類差不多同產(chǎn)品檔案一樣，使用型號分類排列法。但具體到不同的單位和不同的設(shè)備，其分類排列方法有兩種：使用性質(zhì)型號，多用于機械廠、礦山設(shè)備檔案的分類排列，工序型號。多用于輕工、紡織或煉油、化工等生產(chǎn)設(shè)備檔案的分類排列。此外， 在編制設(shè)備檔案分類方案時，有時依照實際的需要，在大類下要設(shè)置“綜合類”。如某些單位的設(shè)備、儀器招投標(biāo)檔案內(nèi)有若干獨立的設(shè)備、儀器，但有一些總體性的檔案材料，如招投標(biāo)書、訂貨合同等，不能被任何一個設(shè)備儀器所

43、包容，這時，就應(yīng)設(shè)置“綜合類”來“安置”這些總體性的材料。但要注意不能濫用“綜合類”。3、排列。是分類組卷后在一個案卷內(nèi)設(shè)備文件材料的排列，以便于治理和查找利用。卷內(nèi)排列通常是按照設(shè)備文件材料在編制時形成的目錄進行的（總圖目錄、初步設(shè)計目錄等），設(shè)備文件材料沒有目錄或原編制的目錄不能適應(yīng)組卷的排列時（如沒有文件目錄或同一目錄的設(shè)備文件材料形成兩個以上案卷）需重新排列。設(shè)備文件材料的排列方法如下：（1）設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗收（自制設(shè)備的設(shè)計、制造、驗收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維護等排列。隨機圖樣也能夠單獨組卷。（2）案卷內(nèi)治理性設(shè)備文件材料按問題、時刻

44、或重要程度排列。（3）案卷內(nèi)設(shè)備文件材料排列要求，應(yīng)文字材料在前，圖樣在后；有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。4、編目。是設(shè)備文件材料立卷工作的最后一道工序，其內(nèi)容包括：編寫案卷頁號、卷內(nèi)目錄的編制、卷內(nèi)備考表的填寫和案卷封面的編制。（1）編寫案卷頁號。案卷內(nèi)設(shè)備文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。其目的是鞏固卷內(nèi)設(shè)備文件材料排列順序，便于保管、利用和統(tǒng)計卷內(nèi)文件材料的數(shù)量。頁號編寫位置：單面書寫的設(shè)備文件材料在右下角編寫頁號：雙面書寫的設(shè)備文件材料，正面在右下角、背面在左下角編寫頁號。一項（套）設(shè)備儀器的文件材料組成若干個案卷，各卷均從1號起編頁號。案卷封面、卷內(nèi)目錄（原有圖樣目錄除外）

45、、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。（2）卷內(nèi)目錄的編制。卷內(nèi)目錄是卷內(nèi)設(shè)備文件材料內(nèi)容和數(shù)量的清單，其作用是統(tǒng)計卷內(nèi)文件材料數(shù)量，便于查用，愛護卷內(nèi)文件材料。它的項目包括：順序號：用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件材料數(shù)的順序。文件編號：填寫設(shè)備文件材料的文號、圖樣的圖號、設(shè)備代號、項目代號等。責(zé)任者：填寫設(shè)備文件材料的形成部門或要緊責(zé)任者。文件材料題名：即文件標(biāo)題，填寫設(shè)備文件材料標(biāo)題的全稱。日期：填寫編制設(shè)備文件材料的年、月、日。頁次：備注。卷內(nèi)目錄排列在案卷內(nèi)設(shè)備文件材料的首頁之前。（3）卷內(nèi)備考表的填寫。備考表內(nèi)容分兩部分，第一部分是記載和講明該卷內(nèi)設(shè)備文件材料的差不多情況，一般由有關(guān)的設(shè)備人員

46、填寫。例如，卷內(nèi)設(shè)備文件材料完整、準(zhǔn)確狀況的講明，文件材料內(nèi)容、成份、數(shù)量的記載。第二部分是記載和講明該案卷在治理過程中的變化情況，由（設(shè)備）檔案部門填寫。（4）案卷封面的編制。案卷內(nèi)的設(shè)備文件材料差不多情況，是通過案卷封面的編制揭示出來的，同時，封面又起著愛護卷內(nèi)設(shè)備文件材料的作用。案卷封面可采納案卷外封面（卷盒）和案卷內(nèi)封面（軟卷皮）兩種形式。內(nèi)封面排列在卷內(nèi)目錄之前。案卷封面內(nèi)容項目有：單位名稱。案卷題名。題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)設(shè)備文件材料的內(nèi)容。案卷題名要緊內(nèi)容包括項目名稱（設(shè)備名稱等）；文件材料的內(nèi)容特征（結(jié)構(gòu)、時期、工序等）；文件名稱（證、零件圖、書等）。例如： 1 X 62W

47、萬能銑床 床身部分 零件圖 （對象名稱產(chǎn)品型號） （針對內(nèi)容結(jié)構(gòu)） （文件名稱） 2 雷鳥型呼吸機 購置、操作、設(shè)備維修情況、設(shè)備使用等的 申請單、合同、發(fā)票、規(guī)程、裝箱單、合格證、登記表、效益分析表 （對象名稱設(shè)備名稱） （針對內(nèi)容時期） （文件名稱）編制單位。填寫案卷內(nèi)設(shè)備文件材料的形成單位或要緊責(zé)任者。立卷單位。填寫負責(zé)設(shè)備文件材料組卷的部門或項目負責(zé)部門編制日期。填寫案卷內(nèi)設(shè)備文件材料的起止日期。保管期限。依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。密級。依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)設(shè)備文件材料的最高密級。檔號。按事先編制的分類編號方案填寫設(shè)備檔案的分類號和案卷順序號。檔案館（室）代號?？s微號。填寫

48、縮微時給定本卷的編號。（5）案卷的裝訂。案卷可采納裝訂和不裝訂兩種形式。案卷內(nèi)不同尺寸的設(shè)備文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的要先修復(fù)。（圖紙尺寸及折疊方法見附圖）。案卷內(nèi)必須取掉金屬物。案卷不裝訂時其設(shè)備文件材料要按照卷內(nèi)目錄的排列次序排列有序，并在每份（件）設(shè)備文件材料的首頁加蓋“檔號章”?！皺n號章”的式樣如下（兩種）：檔號章式樣一檔號章式樣二分類號案卷號件號檔 號序 號講明：式樣一中的【分類號案卷號】 = 式樣二中的【檔號】 式樣一中的【件號】 = 式樣二中的【序號】檔號章填寫示例一檔號章填寫示例二分類號案卷號件號C1001001檔 號序 號C1001001講明：式樣一中的【分類號案卷號】

49、 = 式樣二中的【檔號】 式樣一中的【件號】 = 式樣二中的【序號】附圖：復(fù)制圖（藍圖）的折疊方法：為有效愛護圖紙的字跡和線條，圖紙以內(nèi)折為宜。折疊03號圖紙時，應(yīng)將圖面折向外方，使右下角的圖標(biāo)露在不處。圖紙折疊后的大小，應(yīng)以4號差不多幅面的尺寸（297210）為準(zhǔn)。需要裝訂成冊的圖紙，其折疊方法見圖1013。需要折疊而不裝訂的圖紙，其折疊方法見圖1417。底圖不能裝訂，也不能折疊，組卷后一般是裝在大牛皮紙袋中平放在專用底圖柜中保存，或卷成筒裝入硬紙筒保存。不管用哪種方法，底圖進行整理、排列時，其編目可利用原目錄，但應(yīng)另以張為單位編底圖目錄并單獨保存和治理。（二）編制設(shè)備檔案號設(shè)備檔案號，是指

50、設(shè)備案卷的編號或代號，起著固定設(shè)備檔案整理成果，反映分類和排列次序，便于保管和查找利用的作用。設(shè)備檔案號的編制要求：1要同本單位檔案分類方案的分類方法和結(jié)構(gòu)層次相一致。2設(shè)備檔案號由分類號和案卷順序號構(gòu)成。分類號依照設(shè)備檔案分類編號方案的內(nèi)容填寫。分類號的標(biāo)識不作統(tǒng)一規(guī)定，通常有兩種形式：一是分類號全部用阿拉伯?dāng)?shù)字作標(biāo)識，二是一級類目用英文字母，其他層次用阿拉伯?dāng)?shù)字作標(biāo)識。案卷順序號隸屬于分類號的最后一個層次。3設(shè)備檔案號要規(guī)范化，分類號與案卷順序號之間用破折號隔開，分類號之間的不同層次用“ .”符號隔開。4編號應(yīng)力求簡明，不要過于復(fù)雜。例：依照某塑料廠檔案分類方案編制設(shè)備檔案號：S 31 1

51、 案卷順序號（第1號卷）三級類目代號（車床代號）二級類目代號（通用機械）大類（即一級類目代字）（設(shè)備類）某塑料廠科技檔案分類方案一級類目二級類目三級類目C生產(chǎn)1產(chǎn)品工藝1薄膜 2涼鞋 3人造革 4載體 5其他2模具1鞋模 2塑料配件S設(shè)備1塑料機械1擠出機 2注射機 3壓延機 4涂刮機 5鋼帶機2通用機械1車床 2銑床 3刨床 4磨床 5其他3儀器儀表1材料檢驗機 2分析儀器 3實驗儀器 4電工測量儀器 5其他4自制設(shè)備1制革烘箱 2塑料破裂機 3其他J基建1廠區(qū)綜合1平面布置圖 2征地文件 3隱蔽管線2生產(chǎn)建筑1薄膜車間 2涼鞋車間 3造革車間3生活建筑1辦公樓 2住宅樓 3其他K科研1產(chǎn)品

52、更新1設(shè)備更新 2工藝更新2新產(chǎn)品試制按課題設(shè)置小類講明：1.檔案分類，一級類目用漢語拼音第1個字母代表，二級類目、三級類目、案卷號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。2.產(chǎn)品工藝包括原材料分析，質(zhì)量檢驗，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、配方、圖卡及文字材料。3.設(shè)備檔案包括講明書、圖紙、修改圖紙及大修記錄。4.基建檔案包括設(shè)計方案、施工圖紙、竣工圖紙、預(yù)決算、審批材料及治理、維修記錄。（三）編制科技檔案目錄設(shè)備檔案案卷通過分類排列和編制設(shè)備檔案號之后，就初步形成了設(shè)備檔案治理系統(tǒng)，編制科技檔案目錄，就固定了檔案案卷分類、排架、編號的成果。編制科技檔案目錄是以設(shè)備檔案案卷為單位，將案卷的有關(guān)內(nèi)容逐項登記在案卷目錄上，形成科技檔案目錄

53、。1、科技檔案總目錄是按設(shè)備檔案接收進庫時刻編制的目錄。這種目錄準(zhǔn)確反映庫房內(nèi)設(shè)備檔案的數(shù)量以及變化的情況?？偰夸洶丛O(shè)備檔案接收進庫的時刻進行登記。先進庫的先登記，后進庫的后登記，每本目錄一般登記500個案卷。每本總目錄須編目錄號，目錄號的模式為：總1，總2，分不表示總目錄的第1本目錄、第2本目錄等等。總目錄的順序號在每本目錄中流水，因此每本目錄內(nèi)的案卷順序號都從1開始?？?技 檔 案 總 目 錄總登記序號科技檔案號接收進庫日期編制單位案卷題名密級保管期限數(shù)量出庫情況備注份數(shù)張數(shù)原因日期經(jīng)辦人2、科技檔案分類目錄是按科技檔案分類順序編制的目錄。這種目錄系統(tǒng)反映了科技檔案的分類體系，是科技檔案分

54、類排列的依據(jù)，因而是一種治理科技檔案的差不多目錄。科技檔案分類順序是以科技檔案號來固定的，分類目錄的填寫順序應(yīng)按照科技檔案號的順序進行。分類目錄一般按大類（一級類）分開，每一大類設(shè)一本目錄，每本目錄登記500個案卷。分類目錄須編目錄號，分類目錄號=大類代字+目錄順序號，如S1表示設(shè)備類的第1本目錄。科 技 檔 案 分 類 目 錄（簿式）類不：科技檔案號總目錄號總登記號案卷題名編制單位密級保管期限數(shù)量備注份數(shù)張數(shù)由于分類目錄不按進庫前后順序登記，為方便登記，許多單位將分類目錄制成卡片，每類卡片用不同款色的指引卡隔開，成為卡片式分類目錄。 科技檔案分類目錄（卡片式） 科技檔案號：_總目錄號:_ 總

55、登記號:_案卷題名: _編制單位: _密級:_ 保管期限:_數(shù)量: _份_張_3、分類目錄一般由案卷目錄和卷內(nèi)目錄兩部分組成。（1）設(shè)備檔案案卷目錄（格式）案 卷 目 錄類 不:序號檔 號題名編制單位編制日期頁（份）數(shù)期限備注（2）設(shè)備檔案卷內(nèi)目錄（格式）卷 內(nèi) 目 錄檔 號:序號文件編號責(zé)任者文件材料題名日期頁號備注九、統(tǒng)一若干設(shè)備檔案業(yè)務(wù)口徑的意見（一）關(guān)于統(tǒng)一若干檔案業(yè)務(wù)口徑的意見（粵檔發(fā)199930號，廣東省檔案局1999年5月31日印發(fā)）1、卷內(nèi)目錄“責(zé)任者”一欄一般填寫單位名稱，以印章為準(zhǔn)；領(lǐng)導(dǎo)講話、科研項目、論文、講義等均可填寫個人；基建檔案竣工圖的責(zé)任者為施工單位（個不行業(yè)如火

56、力發(fā)電行業(yè)，其竣工圖按原電力部規(guī)定，由設(shè)計單位編制，其責(zé)任者為設(shè)計單位）；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)令，要寫其職務(wù)及人名全稱。2、科技檔案的整理：采納文字材料裝訂，圖紙不裝訂的方法。文字材料和圖紙盡量分開立卷、裝盒，一卷材料少者，可用薄盒裝放；原沿用圖、文同盒（卷），并已整理編號完畢者，應(yīng)將文字材料單份裝訂，一盒視作一卷，統(tǒng)一編卷內(nèi)目錄，每份文件及圖紙的首頁上加蓋檔號章。一個類不內(nèi)的文字材料和圖紙皆專門少時，可采納圖、文同卷的方法，但須注意：同一卷內(nèi)，反映同一問題的文字性材料在前，圖紙在后，以單份文件裝訂，卷內(nèi)編“件號” ；如將文字材料合訂一冊，與圖紙同放一盒者，應(yīng)把文字材料圖紙各作為1卷，其各自有封面、卷內(nèi)目

57、錄、備考表。采納文字材料裝訂，圖紙不裝訂，分不編制檔號的作法。3、交通系統(tǒng)中的公路建設(shè)工程：交通系統(tǒng)中的公路建設(shè)工程，其圖紙大多為3#圖，為了節(jié)約整理時刻，方便工程技術(shù)人員利用檔案，有利于圖紙的愛護，同意公路圖紙（全套為3#圖者）以3#圖成冊裝訂，可采納兩種裝盒方法：1.特制3#圖大小的圖盒包裝；2.將圖冊成冊對折,裝入4#圖盒內(nèi),其余如：卷內(nèi)目錄、卷脊填寫等均按科學(xué)技術(shù)檔案案卷質(zhì)量一般要求的規(guī)定。（二）二年統(tǒng)一若干檔案業(yè)務(wù)口徑的意見（粵檔發(fā)200036號，廣東省檔案局2000年6月22日印發(fā)）1、圖紙目錄的編頁碼問題及圖紙折疊方式的確定。利用原來圖紙目錄作為卷內(nèi)目錄者，卷內(nèi)目錄不必編頁碼。不

58、有卷內(nèi)目錄者，原圖紙目錄作為一份文件裝訂，并在首頁加蓋檔號章。圖紙折疊方法：A、按A4幅面規(guī)格大小折疊；B、圖標(biāo)外露；C、圖面向內(nèi)，手風(fēng)琴式；D、折疊方法一致。（三）關(guān)于統(tǒng)一若干檔案業(yè)務(wù)口徑的意見（粵檔發(fā)200319號，廣東省檔案局2003年6月21日印發(fā)）1、以一盒為一卷且不裝訂的科技檔案，盒內(nèi)不用再放軟卷皮（案卷封面），但檔案盒正面、脊背項目內(nèi)容和卷內(nèi)目錄、備考表等必須填寫完備。2、檔案形成時差不多成本成冊有封面和目錄的（盡管封面格式不同于檔案卷皮），不需要再加檔案軟卷皮，只需在原封面上加蓋檔號章即可歸檔。（四）關(guān)于印發(fā)二六年統(tǒng)一若干檔案業(yè)務(wù)口徑的意見的通知（粵檔發(fā)200625號，廣東省檔

59、案局2006年7月24日印發(fā)）1、企事業(yè)單位檔案工作科技檔案案卷目錄式樣：案 卷 目 錄類 不：序號檔 號題名立卷單位起止日期頁（份）數(shù)期限備注十、設(shè)備檔案分類整理中幾點需要注意的問題1、設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗收（自制設(shè)備的設(shè)計、制造、驗收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維護等排列。隨機圖樣也能夠單獨組卷。2、案卷內(nèi)文件材料排列要求文字材料在前、圖樣在后。3、設(shè)備檔案的差不多特點是以型號成套。4、頁碼編寫位置（1）文字材料：單面編在右下角； 雙面編在正面右下角，（背面左下角）；（2）圖紙不編頁碼，只蓋檔號章。5、長期保管的設(shè)備檔案實際保管期限不得短于設(shè)備儀器的

60、實際壽命。6、設(shè)備檔案卷內(nèi)目錄抄寫內(nèi)容：（1）文件編號：文號、圖號、合同編號。（2）責(zé)任者：直接編制部門或要緊責(zé)任者。合同協(xié)議書等：寫雙方或多方。設(shè)計圖責(zé)任者為設(shè)計單位。7、備考表內(nèi)容：（1）檔號：分類號一案卷號。（2）本卷共 件 頁，其中文字材料 頁、圖紙材料 頁8、 圖紙材料不裝訂，只蓋檔號章。9、 目錄夾標(biāo)簽：C1（目錄號）。設(shè)備儀器檔案目錄由“目錄夾封面與脊背”、“分類編號講明”、“案卷目錄”、“卷內(nèi)文件目錄”四部分構(gòu)成。附錄1：設(shè)備儀器檔案納入基建檔案部分歸檔的內(nèi)容差不多建設(shè)項目檔案資料治理暫行規(guī)定 (國家檔案局、國家計委1988年3月17日印發(fā))第二章 檔案資料的治理第八條 凡有引