-.z.**鷹牌榮華軸承采購管理體系1．鷹牌榮華軸承采購管理的根本原則1．1．物資采購：實行質(zhì)量優(yōu)先、價格競爭、相對集中、效勞及時的原則；1．2．供給商的選擇：實行從企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)能力、工藝制造、質(zhì)量管理水平、供貨效勞和財務(wù)狀況等方面進(jìn)展擇優(yōu)選擇的原則；1．3．供給商關(guān)系：為戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，實行利益共享、風(fēng)險共擔(dān)的原則；1．4．供給商管理：實行年度評價、動態(tài)管理、優(yōu)勝劣汰〔5%-10%〕的原則；1．5．供貨質(zhì)量：實行質(zhì)量賠償和鼓勵的原則；1．6．采購過程：實行標(biāo)準(zhǔn)、公平、公正、公開的原則；2．采購管理體系2．1供給商管理組織機(jī)購2．1．1采購部--------------供貨部門2．1．2質(zhì)量管理部--------------質(zhì)量檢驗部門2．1．3技術(shù)中心--------------技術(shù)部門2．1．4財務(wù)部--------------價格審定及貨款支付部門2．1．5人力資源部--------------監(jiān)視部門2．2．采購管理職責(zé)2．2．1．采購部門(1)負(fù)責(zé)潛在供給商的推薦、資格認(rèn)可以及合格供給商確定的組織工作，提供潛在供給商所有的相關(guān)資料；〔2〕編制物資采購方案，按確定的合格供給商及采購流程實施相應(yīng)的采購業(yè)務(wù)；〔3〕組織物資采購招投標(biāo)、議標(biāo)工作；〔4〕組織對供給商的業(yè)績評定和資源分配；〔5〕負(fù)責(zé)供給商的管理；〔6〕負(fù)責(zé)付款方案的制定；2．2．2．質(zhì)量管理部門〔1〕參與供給商資格的評定，參與確定合格的供給商；〔2〕負(fù)責(zé)合格供給商所供商品質(zhì)量的檢驗、質(zhì)量跟蹤管理；〔3〕參與采購物資招投標(biāo)、議標(biāo)工作；〔4〕負(fù)責(zé)合格供給商質(zhì)量業(yè)績的評價和考核，參與供給商的年度評價和整合工作；〔5〕負(fù)責(zé)合格供給商的質(zhì)量改良和培訓(xùn)；〔6〕負(fù)責(zé)供給商供貨質(zhì)量的索賠；〔7〕負(fù)責(zé)與合格供給商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議；2．2．3．技術(shù)部門〔1〕參與供給商資格的評審；〔2〕負(fù)責(zé)提供外購主材及輔材的采購標(biāo)準(zhǔn)；〔3〕參與采購物資招投標(biāo)、議標(biāo)工作；〔4〕參與供給商的年度評價和整合工作；〔5〕負(fù)責(zé)與合格供給商簽訂技術(shù)協(xié)議、保密協(xié)議，并向合格供給商提供產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)品接收標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)文件；〔6〕對供給商供貨樣品的鑒定；〔7〕負(fù)責(zé)合格供給商的技術(shù)培訓(xùn)；2．2．4．財務(wù)部〔1〕參與供給商資格的評審；〔2〕負(fù)責(zé)采購結(jié)算價格的審定及貨款結(jié)算；〔3〕參與采購物資招投標(biāo)、議標(biāo)工作；〔4〕參與商供貨質(zhì)量的索賠工作；2．2．5．監(jiān)視部門負(fù)責(zé)對公司采購管理全過程實施監(jiān)視；3．采購業(yè)務(wù)管理3．1．采購業(yè)務(wù)管理的依據(jù)：依據(jù)采購控制程序?qū)嵤?，確定合格供給商名錄和供給商A、B、C管理方案3．2．采購方案、采購合同、采購訂單的管理：采購部根據(jù)銷售部門制訂的年、季、月度銷售方案及追加方案和物控部門提供的緊急采購方案，編制年度、季度、月度采購方案和緊急采購方案，同時與合格供給商簽訂相應(yīng)的采購合同，合同的簽訂要遵守國家相關(guān)法規(guī)和本公司的相關(guān)規(guī)定，并在每月15日前向供給商提供下月采購方案，要求供給商按具體的時間、數(shù)量和質(zhì)量要求供貨，并要求供給商提供相關(guān)的材質(zhì)報告、檢驗報告和供貨產(chǎn)品清單；3．3．采購標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)技術(shù)要求管理：技術(shù)部門根據(jù)生產(chǎn)部、采購部、物控部、銷售部的信息，制訂并下達(dá)采購標(biāo)準(zhǔn)，與合格供給商簽訂"技術(shù)協(xié)議"、發(fā)放產(chǎn)品接收準(zhǔn)則、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件，并與其簽訂保密協(xié)議。3．4．采購價格管理:．財務(wù)部負(fù)責(zé)制定物資采購詢價、比價、審價的程序；．總經(jīng)理負(fù)責(zé)對本公司所有物資采購價格進(jìn)展審批；．財務(wù)部對本公司所有物資采購價格進(jìn)展審核；．采購部負(fù)責(zé)采購物資的詢價、比價、談價及簽訂購貨合同或協(xié)議；〔1〕詢價：物資采購均應(yīng)采取3家以上的競爭性詢價，采購員應(yīng)通知供給商提供經(jīng)簽字或蓋章確認(rèn)的書面報價；采購員負(fù)責(zé)詢價資料的準(zhǔn)備工作，并保證詢價資料的完整性和準(zhǔn)確性，采購員要隨時做好詢價記錄，按一定的方法歸入供給商檔案，便于跟蹤；采購員接到供給商報價后，要評審報價的完整性和準(zhǔn)確性?！?〕比價：采購部采購物資必須采用比質(zhì)、比價、競爭采購的方式，要求參加競價的供給商不少于3家，并在競價的根底上與供給商進(jìn)展多輪談判，每輪談判后目標(biāo)價格重新確定，采購員要做好書面記錄，并存檔?！?〕審價：采購部將貨比三家的供給商報價資料報財務(wù)部，,財務(wù)部在3日內(nèi)根據(jù)自己的信息渠道收集的市場價格信息對采購物資的價格進(jìn)展審核，并上報總經(jīng)理批準(zhǔn)；采購部根據(jù)總經(jīng)理批準(zhǔn)的價格與供給商簽訂合同；合同簽訂后采購部將合同復(fù)印件交財務(wù)部，作為財務(wù)支付貨款依據(jù)。經(jīng)過審核未被批準(zhǔn)的價格，采購部重新按原程序進(jìn)展詢價、比價、審價；當(dāng)供給商提出調(diào)價時采購部要求供給商重新提供報價單，采購部按原程序進(jìn)展詢價、比價、審價；財務(wù)部負(fù)責(zé)所有購進(jìn)物資和外協(xié)加工價格的審核，一是總經(jīng)理審定價格之前對所采購物資的價格進(jìn)展審核；審核依據(jù):供給商報價資料；采購部提供的比價資料；收集的市場信息；二是采購員報價之前對發(fā)票價格進(jìn)展審核；審核發(fā)票價格的依據(jù)是公司已審定的物資采購價格目錄及所簽訂的合同。采購部必須按采購方案數(shù)量進(jìn)展購置，并對所購物資的質(zhì)量和價格負(fù)責(zé)。所購物資價格明顯高于現(xiàn)行市場價格并沒有理由的,財務(wù)部發(fā)現(xiàn)后不予上帳。詢價、比價、審價資料由采購部及時歸入供給商檔案，為便于對采購價格的事后監(jiān)視，每一筆采購業(yè)務(wù)都要登記備案，登記的內(nèi)容包括單位名稱、商品名稱、規(guī)格型號、價格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、售后效勞以及付款方式等。財務(wù)部負(fù)責(zé)建立物價信息收集網(wǎng)絡(luò)，及時獲得國內(nèi)外產(chǎn)品價格信息資料，為全公司提供信息效勞，公司內(nèi)部建立部門之間信息交換、溝通和反應(yīng)制度，保證物資采購價格管理過程中得到及時的信息支持。在市場價格不穩(wěn)定時期，每月或者不定期提出市場價格預(yù)計情況和分析資料；監(jiān)視和指導(dǎo)采購部調(diào)整采購價格。．采購物資質(zhì)量管理：質(zhì)量管理部門根據(jù)采購部門的信息與合格供給商簽訂"質(zhì)量保證協(xié)議"；供給商所供貨物數(shù)量的驗收由物控部倉庫管理員核對；所供貨物的質(zhì)量驗收由質(zhì)量管理部門按簽訂合同中約定的技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)展檢驗；對由于供給商的產(chǎn)品質(zhì)量問題造成的損失，由質(zhì)量管理部門按雙方簽訂的"質(zhì)量保證協(xié)方議"進(jìn)展質(zhì)量索賠。．供給商發(fā)票管理：供給商開具稅務(wù)發(fā)票必須符合國家稅務(wù)部門和本公司的相關(guān)規(guī)定。供給商對已使用的物資必須及時開具發(fā)票，采購人員、財務(wù)人員收到票后須及時核對發(fā)票，辦理財務(wù)掛帳或退票手續(xù)，收到的發(fā)票須在當(dāng)月處理完畢，特殊情況不得超出稅務(wù)部門規(guī)定的期限。．供給商資源信息獲取的途徑〔1〕現(xiàn)有供給商；〔2〕供給商自薦；〔3〕通過媒體可網(wǎng)上收集相關(guān)供給商信息；〔4〕公司相關(guān)部門或員工推薦；〔5〕顧客指定或其他途徑獲得；．供給商應(yīng)具備的條件〔1〕產(chǎn)品工藝技術(shù)先進(jìn),具備國家相關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)，生產(chǎn)檢驗設(shè)備齊全，生產(chǎn)能力可滿足批量生產(chǎn)的需求；〔2〕具有較強(qiáng)的質(zhì)量保證能力；〔3〕具有較強(qiáng)的產(chǎn)品開發(fā)能力；〔4〕企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及財務(wù)狀況良好，具有良性開展的潛力；〔5〕產(chǎn)品價格合理；〔6〕售后效勞優(yōu)秀；4．1．3．供給商選擇的步驟〔1〕采購部通過各種渠道收集符合本公司需求的相關(guān)供給商信息；〔2〕采購部對收集的供給商信息進(jìn)展篩選、比擬、確認(rèn)，對根本滿足公司需求的供給商發(fā)給"供給商根本情況調(diào)查表"，供給商返回調(diào)查表后，要進(jìn)展進(jìn)一步的分析、確認(rèn)，并邀請質(zhì)量、技術(shù)部門等單位對供給商進(jìn)展現(xiàn)場調(diào)查。根據(jù)所掌握的供給商信息，對到達(dá)滿足公司要求的供給商由采購部填寫"合格供給商評審表"，提交公司質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等單位進(jìn)展評價，必要時要求供給商提交產(chǎn)品樣品進(jìn)展檢驗。經(jīng)評審合格的供給商報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后納入"合格供給商名錄"。4．2．合格供給商的管理4．2．1．合格供給商的業(yè)績考評合格供給商的日常業(yè)績由采購部、質(zhì)量部門從物品質(zhì)量、交貨期、整改、效勞及額外運費等幾方面考核，每月或每季進(jìn)展一次評價，根據(jù)評價結(jié)果對合格供給商按優(yōu)秀〔A級〕、合格〔B級〕、根本合格〔C級〕、不合格〔D級〕進(jìn)展分級排序，實行等級管理?！?〕對A級供給商給予表彰并從供貨比例、財務(wù)結(jié)算等方面給予優(yōu)先；〔2〕對B級供給商應(yīng)限量采購；〔3〕對C級供給商，暫停采購；向其提出整改建議，整改后假設(shè)不能通過新供給商評審程序，取消其供給商資格，通過評審的保存其合格供給商資格；〔4〕對D級供給商取消其供貨資格；5．供給商產(chǎn)品質(zhì)量賠償和鼓勵機(jī)制為提高產(chǎn)品質(zhì)量，落實產(chǎn)品質(zhì)量責(zé)任，保證供需雙方和公司用戶的合法權(quán)益，根據(jù)"中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法"和"中華人民共和國消費者權(quán)益保護(hù)法"的有關(guān)規(guī)定，本公司將制訂產(chǎn)品質(zhì)量賠償和鼓勵的管理方法，對供給商所供的產(chǎn)品質(zhì)量責(zé)任、質(zhì)量賠償原則、質(zhì)量賠償程序、質(zhì)量賠償工程進(jìn)展分類、質(zhì)量損失的計算方法、質(zhì)量賠償?shù)纳暝V、質(zhì)量懲戒和鼓勵方面作出明確規(guī)定。供給商在與本公司簽訂供貨協(xié)議或合同的同進(jìn)必須簽訂"質(zhì)量保證協(xié)議"和"技術(shù)協(xié)議"。協(xié)議中應(yīng)明確規(guī)定產(chǎn)品質(zhì)量要求、驗收標(biāo)準(zhǔn)、抽樣方法和標(biāo)準(zhǔn)、檢驗設(shè)備和手段、接收準(zhǔn)則和拒收內(nèi)容。對產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、信譽高、售后效勞周到、顧客調(diào)查滿意度高的優(yōu)秀供給商，本公司將從供貨份額、貨款結(jié)算等方面予以優(yōu)先辦理。6．供給商健儲管理本公司逐步實行物資零庫存管理，并與供給商協(xié)商和簽訂有關(guān)協(xié)議，推行物資零庫存財務(wù)結(jié)算方式。所為物資零庫存結(jié)算，就是供給商結(jié)算以我公司已用商品為結(jié)算依據(jù)，沒用產(chǎn)品作代儲商品管理，代儲商品不作為結(jié)算的依據(jù)，貨款結(jié)算為當(dāng)月貨款除一定比例的質(zhì)量保證金外，下月予以滾動結(jié)算。7．采購控制程序7．1．采購輸入：產(chǎn)品實現(xiàn)籌劃活動時，財務(wù)部負(fù)責(zé)提供材料消耗定額，技術(shù)部門負(fù)責(zé)提供產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和驗收標(biāo)準(zhǔn)，生產(chǎn)部負(fù)責(zé)提供生產(chǎn)方案。7．2．供方調(diào)查：采購部根據(jù)產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量要求，在國內(nèi)外同行業(yè)廠家或主要原材料生產(chǎn)廠家中，選擇至少三個以上具有良好信譽及質(zhì)量保證的廠家進(jìn)展調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容包括：供方根本情況、生產(chǎn)能力、檢驗和質(zhì)量保證能力、交付能力等。公司大宗物資采購必須采取招標(biāo)、競標(biāo)方式，由相關(guān)部門組成招標(biāo)小組實施。7．3．采購方案：采購部根據(jù)實際庫存量和銷售部編制的年度銷售方案及生產(chǎn)部編制的生產(chǎn)方案，編制采購方案，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。銷售部應(yīng)于每年的１２月３１日前制訂出下一年度的銷售總方案，應(yīng)于每月的３１日前制訂出配套和市場的月度銷售方案，7．4．采購信息控制：采購合同、采購訂單中應(yīng)列明所購物品的名稱、型號、規(guī)格、類別、數(shù)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期。7．5交期跟蹤：為保證交貨期，采購部必須要求合格供給商具有100%的交貨能力，列明交貨期要求，訂單數(shù)量，產(chǎn)品資料，以使合格供給方能滿足此期望。采購員應(yīng)跟蹤交貨期進(jìn)度，確保存按期采購入庫，要求采購員提前以、、信函或親自到廠商處跟催，以確保采購產(chǎn)品按時供給。采購物品入庫按規(guī)定辦理入庫報檢手續(xù)。7．6．采購產(chǎn)品檢驗：采購物品進(jìn)廠入庫由倉庫管理員驗證物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等工程，并報檢；質(zhì)量管理部門根據(jù)有關(guān)進(jìn)貨檢驗標(biāo)準(zhǔn)的要求，對物品進(jìn)展必要的進(jìn)貨檢驗；必要時，質(zhì)量管理部門派檢驗員前往供貨方現(xiàn)場進(jìn)展采購物資驗證或要求供方檢驗部門提供質(zhì)量證明資料。質(zhì)量管理部門按照相關(guān)檢驗標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)展采購物品檢驗并開具相關(guān)檢驗單。對日常進(jìn)貨進(jìn)貨檢驗中發(fā)現(xiàn)的批量不合格或嚴(yán)重不合格工程時，由采購部書面通知合格供方，提出糾正和預(yù)防措施要求并限期改正。采購合同管理方法合同作為明確合同雙方權(quán)利的義務(wù)的依據(jù)，具有法律約束力，故凡在經(jīng)營管理活動中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來的，應(yīng)當(dāng)簽訂經(jīng)濟(jì)合同，合同均采用書面形式。一、采購合同的內(nèi)容：采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)在力求具體明確，便于執(zhí)行，防止發(fā)生糾紛的前下，具備以下主要條款：１．商品的品種、規(guī)格和數(shù)量：商品采購分材料采購和成品采購，商品的品種應(yīng)具體，防止使用綜合品名；商品的數(shù)量多少應(yīng)按國家統(tǒng)一的計量單位標(biāo)出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。如：鍛件采購應(yīng)列明所用軸承鋼型號、毛坯流量、是退火件還是淬火件等。２．商品的質(zhì)量和包裝：合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，注明是國家或部頒標(biāo)準(zhǔn)；無國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂〔交〕貨；對實行保換、保修、保退方法的商品，應(yīng)寫明具體條款；對商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志、及包裝物的處理等，均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。３．商品的價格和結(jié)算方式：合同中對商品和價格的規(guī)定要具體，規(guī)定作價的方法和變價處理等，規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。４．交貨期限、地點和發(fā)送方式：交〔提〕貨期限〔日期〕要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應(yīng)明確商品的發(fā)送方式〔送貨、代運、自提〕。５．商品驗收方法：合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的方法、期限和地點。６．違約責(zé)任：簽約一方不履行合同，違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應(yīng)明確規(guī)定，供給者有以下三種情況時應(yīng)付違約金或賠償金：〔１〕未近合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供給商品；〔２〕未按合同規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨；〔３〕逾期發(fā)送商品。７．合同的變更和解除條件：在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等情況，都應(yīng)在合同中予以規(guī)定。除此之外，采購合同應(yīng)視實際情況，增加假設(shè)干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，更有效力。

二、采購合同的簽訂

１．簽訂采購合同的原則：〔１〕合同的當(dāng)事人必須具備法人資格。這里的法人，是指有一定的組織機(jī)構(gòu)和獨立支配財產(chǎn)，能夠獨立從事商品流通活動或其他經(jīng)濟(jì)活動，享有權(quán)利和承當(dāng)義務(wù)，依照法定程序成立的企業(yè)。〔２〕合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實施細(xì)則的規(guī)定?！玻场潮仨殘猿制降然ダ浞謪f(xié)商的原則簽訂合同?！玻础钞?dāng)事人應(yīng)當(dāng)以自己的名義簽訂經(jīng)濟(jì)合同。委托別人代簽，必須要有委托證明?！玻怠巢少徍贤瑧?yīng)當(dāng)采用書面形式。

２．簽訂采購合同的程序：簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對合同的內(nèi)容進(jìn)展協(xié)商，取得一致意見，并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個步驟：(1)訂約提議。訂約提議是指當(dāng)事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh，也稱要約。公司采購部根據(jù)所需采購的物品制定初始采購合同，合同中列明采購物品的規(guī)格、型號、單價、付款期限、交貨日期、結(jié)算方式等，采購部將合同至供給商手中。(2)承受提議。承受提議是指被對方承受，雙方對合同的主要內(nèi)容表示同意，經(jīng)過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也稱承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應(yīng)認(rèn)為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成承受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當(dāng)事人，就合同的內(nèi)容反復(fù)協(xié)商的過程，就是要約→新的要約→再要約→……直到承諾的過程。供給商確認(rèn)些合同所列內(nèi)容后，字后將此合同傳回公司采購部。采購部將此件作為合同附件存檔。(3)填寫合同文本。采購部根據(jù)初始合同填寫正式合同一式二份,將加蓋本公司合同章的正式合同以郵寄或的方式傳入合格供給方手中,合格供給方將加蓋合同章的完整合同寄回或傳回本公司,合同簽訂完畢。(4)履行簽約手續(xù)。按合同規(guī)定的內(nèi)容跟蹤交期、質(zhì)量和結(jié)算貨款。保證采購任務(wù)的順利完成。有的經(jīng)濟(jì)合同，法律規(guī)定還應(yīng)獲得主管部門的批準(zhǔn)或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同，雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。

三