怎樣編制投標(biāo)響應(yīng)文件一一索引清晰我在參加招標(biāo)采購(gòu)評(píng)審的時(shí)候，經(jīng)常在心里為一些投標(biāo)供應(yīng)商喝彩，其投標(biāo)響應(yīng)文件不僅做到了有問(wèn)必答，對(duì)招標(biāo)采購(gòu)文件中的商務(wù)條款、技術(shù)需求以及售后服務(wù)要求，做出了明確的回應(yīng)，而且投標(biāo)文件中的目錄和索引編制得很清晰，專家評(píng)委能夠很方便地找到所需要的章節(jié)和頁(yè)面，不僅節(jié)省時(shí)間，而且能夠很準(zhǔn)確地對(duì)相應(yīng)的評(píng)審、評(píng)分項(xiàng)給出結(jié)論和分?jǐn)?shù)。一份好的投標(biāo)響應(yīng)文件，至少應(yīng)該有以下幾種索引表。一、資格性審查對(duì)照索引表在招標(biāo)采購(gòu)文件的開(kāi)始部分，都會(huì)有招標(biāo)公告或招標(biāo)邀請(qǐng)函，其中對(duì)投標(biāo)供應(yīng)商的資格條件進(jìn)行了明確的要求。隨著政府進(jìn)一步深化改革、優(yōu)化服務(wù)，公共資源交易中沒(méi)有法律法規(guī)依據(jù)的投標(biāo)報(bào)名環(huán)節(jié)將被取消。評(píng)審過(guò)程中對(duì)投標(biāo)人的資格審查就是必不可少的一項(xiàng)內(nèi)容。為了方便評(píng)審專家進(jìn)行資格性評(píng)審，避免因誤判、錯(cuò)判導(dǎo)致廢標(biāo)，投標(biāo)供應(yīng)商應(yīng)該在投標(biāo)響應(yīng)文件中編制資格性審查對(duì)照索引表。1、對(duì)照招標(biāo)文件中對(duì)投標(biāo)供應(yīng)商的資格要求，逐條簡(jiǎn)要說(shuō)明本單位的實(shí)際情況，表明本單位是合格的投標(biāo)供應(yīng)商。2、在投標(biāo)響應(yīng)文件中，要全面完整地附上相應(yīng)的證明材料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、業(yè)績(jī)證明材料等。3、在資格審查索引表中，每一項(xiàng)資格條件的說(shuō)明后面，注明這些證明材料所在的頁(yè)碼，便于查找、印證。二、符合性審查對(duì)照索引表符合性審查主要是針對(duì)投標(biāo)響應(yīng)文件的形式審查和投標(biāo)響應(yīng)的初步審查，主要包括以下幾個(gè)方面：1、投標(biāo)響應(yīng)文件的基本格式是否符合招標(biāo)采購(gòu)文件的要求。包括字體字號(hào)、裝訂方式以及封面格式、簽字蓋章等，要注意一些細(xì)微的區(qū)別，如〃簽字〃、〃蓋章〃與〃簽章〃，又如〃采用不可拆卸方式裝訂〃與〃采用膠裝方式裝訂〃等。2、投標(biāo)響應(yīng)文件的內(nèi)容是否完整。招標(biāo)采購(gòu)文件中都附有投標(biāo)響應(yīng)文件的格式以及章節(jié)目錄，投標(biāo)響應(yīng)文件中應(yīng)當(dāng)不少于這些目錄，否則會(huì)被評(píng)審專家認(rèn)定為〃不響應(yīng)招標(biāo)采購(gòu)文件〃。即使投標(biāo)供應(yīng)商在規(guī)定的章節(jié)里沒(méi)有可響應(yīng)的內(nèi)容，也應(yīng)該按格式列出目錄，注明〃無(wú)〃。3、對(duì)招標(biāo)采購(gòu)文件的實(shí)質(zhì)性要求是否響應(yīng)。主要為：是否超出招標(biāo)采購(gòu)的控制價(jià)、是否完全滿足關(guān)鍵性的技術(shù)指標(biāo)和服務(wù)內(nèi)容（星標(biāo)項(xiàng)）、工期、付款方式、免費(fèi)質(zhì)保期以及合同主要條款。評(píng)審委員會(huì)進(jìn)行符合性審查一般是看投標(biāo)供應(yīng)商的承諾性響應(yīng)，作為投標(biāo)供應(yīng)商應(yīng)該在投標(biāo)響應(yīng)文件中對(duì)上述實(shí)質(zhì)性響應(yīng)列表承諾，同時(shí)注明對(duì)應(yīng)的詳細(xì)描述所在的章節(jié)、頁(yè)碼。三、商務(wù)偏離說(shuō)明索引表商務(wù)偏離說(shuō)明表是對(duì)商務(wù)條款承諾的細(xì)化說(shuō)明。在符合性審查表中，投標(biāo)供應(yīng)商已經(jīng)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)文件的商務(wù)要求進(jìn)行了響應(yīng)性的承諾，在這里需要對(duì)所承諾的內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明，同時(shí)在索引表中指示其承諾及依據(jù)在投標(biāo)響應(yīng)文件中的位置。例如投標(biāo)供應(yīng)商承諾按期完成項(xiàng)目，則應(yīng)該在投標(biāo)響應(yīng)文件中闡述其工期進(jìn)度安排，包括橫道圖、施工網(wǎng)絡(luò)圖，以及應(yīng)急預(yù)案、誤期違約處罰承諾等。這些內(nèi)容可能會(huì)分散在投標(biāo)響應(yīng)文件的不同章節(jié)里，通過(guò)索引表，使評(píng)委能迅速找到響應(yīng)的內(nèi)容，提高評(píng)審效率。四、技術(shù)偏離說(shuō)明索引表對(duì)投標(biāo)響應(yīng)文件的評(píng)審，技術(shù)指標(biāo)是核心因素，也是決定性因素之一。通常情況下，對(duì)于報(bào)價(jià)、工期、培訓(xùn)、售后服務(wù)、質(zhì)保期等商務(wù)條款，采供雙方通過(guò)磋商、談判進(jìn)行討價(jià)還價(jià)，達(dá)成一致的可能性較大，也可以在合同中進(jìn)行調(diào)整。而技術(shù)指標(biāo)如果不能滿足要求，往往會(huì)導(dǎo)致整個(gè)投標(biāo)響應(yīng)文件無(wú)效或得分很低。因此做好技術(shù)偏離說(shuō)明索引表，對(duì)投標(biāo)能否成功起著很重要的作用。1、對(duì)技術(shù)指標(biāo)的響應(yīng)性承諾在招標(biāo)采購(gòu)文件中，對(duì)產(chǎn)品及其技術(shù)指標(biāo)都有明確的要求，其中部分產(chǎn)品是核心產(chǎn)品，其性能指標(biāo)必須完全滿足（一般會(huì)標(biāo)注星號(hào)），對(duì)這些應(yīng)該逐條進(jìn)行響應(yīng)性的承諾。實(shí)事求是地說(shuō)明投標(biāo)產(chǎn)品或提供的服務(wù)是否滿足招標(biāo)采購(gòu)文件的要求。一些招標(biāo)采購(gòu)文件對(duì)產(chǎn)品的技術(shù)指標(biāo)只進(jìn)行了下限或上限規(guī)定，那么優(yōu)于其界限值的指標(biāo)不能被稱作〃正偏離〃，只能視作〃無(wú)偏離〃。例如：計(jì)算機(jī)采購(gòu)，文件要求〃內(nèi)存不4吁4G，硬盤容量不小于512G〃，投標(biāo)供應(yīng)商所投產(chǎn)品為〃內(nèi)存8G，硬盤1T〃，在技術(shù)偏離表中，只能表述為〃無(wú)偏離〃。這種情況對(duì)于〃正偏離加分〃沒(méi)有意義，但對(duì)于〃在各個(gè)投標(biāo)供應(yīng)商之間比較產(chǎn)品優(yōu)劣加分〃可能會(huì)有點(diǎn)作用，因此要認(rèn)真研讀招標(biāo)采購(gòu)文件，選擇合適的投標(biāo)產(chǎn)品。2、對(duì)技術(shù)指標(biāo)的描述在技術(shù)偏離索引表中，除了回答偏離情況，還應(yīng)該對(duì)所投產(chǎn)品響應(yīng)的技術(shù)性能指標(biāo)進(jìn)行描述或說(shuō)明。需要注意的是，很多投標(biāo)供應(yīng)商在技術(shù)偏離表中，對(duì)投標(biāo)產(chǎn)品的技術(shù)指標(biāo)描述完全是復(fù)制招標(biāo)采購(gòu)文件，甚至將招標(biāo)采購(gòu)文件中的范圍要求（不大于、不小于）也照搬到其投標(biāo)產(chǎn)品指標(biāo)說(shuō)明中"吏評(píng)委無(wú)法判斷投標(biāo)產(chǎn)品的實(shí)際技術(shù)指標(biāo)，更無(wú)法判斷和比較多個(gè)投標(biāo)供應(yīng)商的投標(biāo)產(chǎn)品孰優(yōu)孰劣。而且評(píng)委則會(huì)認(rèn)為這樣編制投標(biāo)響應(yīng)文件很不認(rèn)真，在其他的打分項(xiàng)（標(biāo)書制作規(guī)范）中可能會(huì)酌情扣減。3、對(duì)技術(shù)指標(biāo)的佐證除了在技術(shù)偏離索引表中承諾和描述，投標(biāo)響應(yīng)文件中很大的篇幅應(yīng)該是對(duì)所投產(chǎn)品或服務(wù)的技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行佐證。一般情況下，投標(biāo)供應(yīng)商應(yīng)該提供盡量完整的、令人信服的佐證材料。制造商的產(chǎn)品白皮書、能說(shuō)明實(shí)際技術(shù)指標(biāo)的宣傳冊(cè)以及企業(yè)網(wǎng)站的截圖是基本資料，如能提供第三方權(quán)威機(jī)構(gòu)出具的檢測(cè)報(bào)告，則更有說(shuō)服力。有些投標(biāo)供應(yīng)商在投標(biāo)響應(yīng)文件中列舉了佐證材料的網(wǎng)站鏈接，但評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)一般不能上網(wǎng)，因此鏈接地址沒(méi)有實(shí)際意義。在評(píng)標(biāo)時(shí)經(jīng)?？吹剑和稑?biāo)供應(yīng)商將上述資料編入了投標(biāo)響應(yīng)文件，但沒(méi)有在技術(shù)偏離索引表中標(biāo)注其所在的頁(yè)碼，或頁(yè)碼范圍較大，查找很費(fèi)時(shí)間，這是編制投標(biāo)響應(yīng)文件時(shí)應(yīng)注意避免的問(wèn)題。另外就是要注意細(xì)節(jié)：資料的復(fù)印件、掃描件或照片要確保字跡清晰可辨，對(duì)重要的技術(shù)參數(shù)用下劃線、方框等方式進(jìn)行標(biāo)記?？傊阌谠u(píng)委查找和確認(rèn)。五、評(píng)分索引表對(duì)于采用招標(biāo)方式或競(jìng)爭(zhēng)性磋商方式進(jìn)行的招標(biāo)采購(gòu)，最終結(jié)果要看評(píng)委的評(píng)分，評(píng)分索引表可以視為整個(gè)投標(biāo)響應(yīng)文件的高度濃縮和總結(jié)。它既是評(píng)委進(jìn)行評(píng)審的重要工具。同時(shí)也可以作為投標(biāo)響應(yīng)文件自檢的有效工具。1、嚴(yán)格對(duì)應(yīng)評(píng)分項(xiàng)評(píng)分索引表應(yīng)該簡(jiǎn)潔明晰，一目了然以評(píng)分項(xiàng)為主欄，對(duì)招標(biāo)采購(gòu)文件中的要求進(jìn)行簡(jiǎn)要的回復(fù)和承諾，標(biāo)注投標(biāo)響應(yīng)文件的頁(yè)碼。如果評(píng)分項(xiàng)中有并列的、可重復(fù)計(jì)算的評(píng)分內(nèi)容（如獲得國(guó)家級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)3分、省級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)2分、市級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)1分），則應(yīng)該分為若干個(gè)子目進(jìn)行說(shuō)明。2、將投標(biāo)資料串聯(lián)為完整的鏈條通過(guò)評(píng)分索引表，把評(píng)分項(xiàng)和各偏離索引表的相應(yīng)條目以及投標(biāo)響應(yīng)文件中的商務(wù)說(shuō)明、技術(shù)闡述、服務(wù)承諾進(jìn)行關(guān)聯(lián)，同時(shí)明確地標(biāo)注和指向主要內(nèi)容在投標(biāo)響應(yīng)文件中的位置，形成清晰嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖C據(jù)鏈和邏輯鏈。3、對(duì)照評(píng)分索引表檢查投標(biāo)響應(yīng)文件投標(biāo)響應(yīng)文件初稿完成后，用評(píng)分索引表進(jìn)行復(fù)核，可以有效地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、避免失誤。比較好的方法是〃模擬評(píng)審〃，由不參與投標(biāo)項(xiàng)目的公司員工，對(duì)照評(píng)分索引表，逐條分析投標(biāo)響應(yīng)文件的內(nèi)容，以專家評(píng)委的身份對(duì)投標(biāo)響應(yīng)文件進(jìn)行審核