銷售管理系統(tǒng)會(huì)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)目錄一、手冊(cè)說明 4二、適用范圍 4（一）會(huì)議類型 4（二）職責(zé)分工 51、二級(jí)會(huì)議 52、三級(jí)會(huì)議 53、四級(jí)會(huì)議 54、臨時(shí)性會(huì)議 5四、會(huì)議組織標(biāo)準(zhǔn)化流程 6（一）會(huì)前工作 61、參會(huì)人員范圍 62、會(huì)議場(chǎng)所的選定 103、會(huì)議通知的起草 124、申報(bào)會(huì)議預(yù)算 135、參會(huì)人員確認(rèn) 146、會(huì)議設(shè)備準(zhǔn)備 147、接站安排 158、接待安排 159、議程PPT制作 1610、參會(huì)資料的準(zhǔn)備 1611、茶歇采買 1612、會(huì)場(chǎng)布置 17（二）會(huì)中工作 181.會(huì)議設(shè)備保障 182.會(huì)議簽到 193.會(huì)議報(bào)告拷貝 204.會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)秩序維護(hù) 205.會(huì)議記錄 216.用餐安排 227.茶歇供應(yīng) 238.統(tǒng)計(jì)返程信息 24（三）會(huì)后工作 241、會(huì)場(chǎng)整理 242、送站安排 253、退房 254、結(jié)帳 255、費(fèi)用報(bào)銷 266、會(huì)議資料的整理及歸檔工作要求 26一、手冊(cè)說明為適應(yīng)銷售管理系統(tǒng)新組織架構(gòu)下會(huì)務(wù)管理要求，掌握會(huì)議服務(wù)的各項(xiàng)流程，更好地為系統(tǒng)各級(jí)會(huì)議做好管理、服務(wù)保障工作，特編寫了《銷售管理系統(tǒng)會(huì)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)》供大家參考，內(nèi)容主要包含組織會(huì)議中（會(huì)前，會(huì)中，會(huì)后）各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化工作及相關(guān)注意事項(xiàng)。二、適用范圍本手冊(cè)適用于銷售管理系統(tǒng)二級(jí)及以下會(huì)議。三、會(huì)議類型及職責(zé)分工（一）會(huì)議類型一級(jí)會(huì)議:定義為集團(tuán)層面會(huì)議。例如集團(tuán)例會(huì)、城市經(jīng)理人年會(huì)；二級(jí)會(huì)議:定義為銷售系統(tǒng)層面會(huì)議。例如季度經(jīng)營(yíng)例會(huì)、月度重點(diǎn)工作溝通會(huì)、決策委員會(huì)等；三級(jí)會(huì)議:定義為銷售系統(tǒng)各中心層面會(huì)議。例如各中心月度重點(diǎn)工作溝通會(huì)、季度例會(huì)等；四級(jí)會(huì)議：定義為各中心下屬各部門，大區(qū)層面會(huì)議。例如月度重點(diǎn)工作溝通會(huì)、季度例會(huì)等。（二）職責(zé)分工1、二級(jí)會(huì)議（1）銷售系統(tǒng)季度經(jīng)營(yíng)例會(huì)、月度重點(diǎn)工作溝通會(huì)副總裁或被授權(quán)人為會(huì)議主持人；追蹤督辦專員為會(huì)議承辦人；副總裁行政助理為會(huì)議記錄人。（2）決策委員會(huì)副總裁或被授權(quán)人為會(huì)議主持人；會(huì)議所在地辦公室為承辦人；銷售管理系統(tǒng)副總裁行政助理為會(huì)議記錄人；追蹤督辦專員為協(xié)調(diào)人，負(fù)責(zé)會(huì)議期間相關(guān)會(huì)務(wù)工作的協(xié)調(diào)。2、三級(jí)會(huì)議中心總經(jīng)理或被授權(quán)人為會(huì)議主持人；商務(wù)專員為承辦人；銷售管理系統(tǒng)各中心行政助理為會(huì)議記錄人。3、四級(jí)會(huì)議由各中心下屬各部門，各大區(qū)自行組織召開。4、臨時(shí)性會(huì)議指在會(huì)議排期外，由各中心臨時(shí)組織召開的會(huì)議，視會(huì)議類型及會(huì)議規(guī)模溝通確定會(huì)議承辦人。四、會(huì)議組織標(biāo)準(zhǔn)化流程 （一）會(huì)前工作 1、參會(huì)人員范圍（1）銷售管理系統(tǒng)季度經(jīng)營(yíng)例會(huì)——特邀人員市場(chǎng)管理系統(tǒng)、營(yíng)運(yùn)管理系統(tǒng)、公共事務(wù)系統(tǒng)負(fù)責(zé)人及各中心經(jīng)理、總監(jiān)；——參會(huì)人員銷售管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)人及其行政助理；銷售管理中心總經(jīng)理及其直管人員以及行政助理；行銷管理中心總經(jīng)理及其直管人員以及行政助理；銷售支持中心總經(jīng)理及其直管人員；重點(diǎn)客戶管理中心總經(jīng)理及其直管人員；友芝友乳業(yè)總經(jīng)理；行政服務(wù)中心總經(jīng)理及其直管人員；人力資源中心總監(jiān)及其直管人員；財(cái)務(wù)管理中心總經(jīng)理及其直管人員。（2）銷售管理系統(tǒng)月度重點(diǎn)工作溝通會(huì)——參會(huì)人員銷售管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)人及其行政助理；銷售管理中心總經(jīng)理及其直管人員以及行政助理；行銷管理中心總經(jīng)理及其直管人員以及行政助理；銷售支持中心總經(jīng)理及其直管人員；重點(diǎn)客戶管理中心總經(jīng)理及其直管人員；友芝友乳業(yè)總經(jīng)理；行政服務(wù)中心總經(jīng)理及其直管人員；人力資源中心總監(jiān)及其直管人員；財(cái)務(wù)管理中心總經(jīng)理及其直管人員；（3）銷售管理系統(tǒng)決策委員會(huì)——特邀人員集團(tuán)總裁——參會(huì)人銷售管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)人及其直管人員；決策委員會(huì)成員；2、三級(jí)會(huì)議（1）季度例會(huì)銷售管理中心季度例會(huì)——特邀人員銷售管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)人、各中心總經(jīng)理及相關(guān)直管人員等；營(yíng)運(yùn)管理系統(tǒng)生產(chǎn)指揮中心、生產(chǎn)計(jì)劃中心、物流管理中心相關(guān)負(fù)責(zé)人；

——參會(huì)人銷售管理中心總經(jīng)理、副總經(jīng)理、行政助理；

各大區(qū)經(jīng)理、分公司經(jīng)理；運(yùn)營(yíng)管理部各部門負(fù)責(zé)人；特通業(yè)務(wù)管理部各部門負(fù)責(zé)人；學(xué)生奶項(xiàng)目部相關(guān)人員。

行政服務(wù)中心季度例會(huì)——特邀人員人力資源支持三中心總監(jiān)及其直管人員；銷售管理系統(tǒng)各中心行政助理；——參會(huì)人行政服務(wù)中心總經(jīng)理及其直管人員；行政管理部全員；行政服務(wù)部全員；各大區(qū)人事行政經(jīng)理。（2）月度例會(huì)行銷管理中心例會(huì)——參會(huì)人員行銷管理中心總經(jīng)理及其行政助理；行銷管理中心各品類/渠道行銷經(jīng)理及專員；行銷支持部全員；各大區(qū)行銷經(jīng)理。重點(diǎn)客戶管理中心月度例會(huì)——參會(huì)人員重點(diǎn)客戶管理中心總經(jīng)理及其行政助理；重點(diǎn)客戶發(fā)展部全員；業(yè)務(wù)一部全員；業(yè)務(wù)二部全員；業(yè)務(wù)三部全員。銷售支持中心月度例會(huì)——參會(huì)人員銷售支持中心總經(jīng)理及其行政助理；客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)人；銷售網(wǎng)絡(luò)策略部、質(zhì)量管理部全員；作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)部負(fù)責(zé)人；3、四級(jí)會(huì)議（1）季度例會(huì)銷售管理中心各大區(qū)季度例會(huì)——參會(huì)人員大區(qū)經(jīng)理、分公司經(jīng)理；大區(qū)財(cái)務(wù)管理部全員；大區(qū)重點(diǎn)客戶管理部全員；大區(qū)行銷管理部全員；大區(qū)人事行政部全員；大區(qū)特通業(yè)務(wù)部全員；大區(qū)運(yùn)營(yíng)管理部全員；CBU\RBU經(jīng)理。（2）月度例會(huì)各中心下屬各部門月度例會(huì)——參會(huì)人員部門全員銷售管理中心各大區(qū)月度例會(huì)——參會(huì)人員大區(qū)經(jīng)理、分公司經(jīng)理；大區(qū)財(cái)務(wù)管理部經(jīng)理；大區(qū)重點(diǎn)客戶管理部經(jīng)理；大區(qū)行銷部經(jīng)理；大區(qū)人事行政部經(jīng)理；大區(qū)特通業(yè)務(wù)部經(jīng)理；大區(qū)運(yùn)營(yíng)管理部經(jīng)理；CBU\RBU經(jīng)理。4、臨時(shí)性會(huì)議各中心、各部門發(fā)起的臨時(shí)性會(huì)議特邀人員、參會(huì)人根據(jù)會(huì)議級(jí)別及類型參照上述內(nèi)容規(guī)定即可。2、會(huì)議場(chǎng)所的選定（1）在北京召開的會(huì)議原則：在北京召開會(huì)議，如公司內(nèi)部會(huì)議室能滿足會(huì)議各項(xiàng)需求的情況下，不允許在公司外召開會(huì)議。要求：由通知起草人于會(huì)前至少十個(gè)工作日在集團(tuán)OA系統(tǒng)會(huì)議管理模會(huì)議資源預(yù)定一欄，根據(jù)會(huì)議規(guī)模、參會(huì)人數(shù)及類型預(yù)定會(huì)議室，并及時(shí)與管理員確認(rèn)訂單審批情況。北京廠區(qū)所有會(huì)議室規(guī)模及設(shè)備如下：會(huì)議室名稱容納人數(shù)硬件配置可召開會(huì)議類型管理員IFC大會(huì)議室20視頻會(huì)議張躍IFC洽談室4張躍IFC小會(huì)議室10張躍北京二期多功能廳200投影儀、幕布、無線麥克、視頻會(huì)議網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍北京二期二樓大視頻會(huì)議室60投影儀、幕布、無線麥克、視頻會(huì)議網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍北京二期三樓大會(huì)議室68投影儀現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍北京二期三樓小會(huì)議室18投影儀現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍北京二期四樓大視頻會(huì)議室68投影儀、幕布、無線麥克、視頻會(huì)議網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍北京二期四樓小會(huì)議室20投影儀現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍北京二期五樓大會(huì)議室68投影儀現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍北京二期五樓小會(huì)議室20投影儀現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍北京生產(chǎn)二樓大會(huì)議室60投影儀、幕布、無線麥克、視頻會(huì)議網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍（2）在（除北京外）城市召開的會(huì)議原則：在滿足會(huì)議需求的前提下，選擇至少3家酒店進(jìn)行簡(jiǎn)單比價(jià)。同時(shí)參考如下幾點(diǎn)：——酒店地理位置適宜，不宜過于偏遠(yuǎn)；——交通方便，距離機(jī)場(chǎng)、車站30分鐘內(nèi)?！频旮黜?xiàng)會(huì)議、住宿、餐飲各項(xiàng)設(shè)施齊備。——所預(yù)定會(huì)議室布局能滿足會(huì)議需求，如圓桌會(huì)議、分組會(huì)議等，且考慮光線明暗，燈光，音響，空調(diào)、視頻等設(shè)備；要求：在會(huì)前至少十個(gè)工作日確定好會(huì)議地點(diǎn)及各項(xiàng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。3、會(huì)議通知的起草（1）會(huì)議組織部門在會(huì)前一周確定本次會(huì)議的關(guān)鍵信息，通知應(yīng)該包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：會(huì)議目的：明確說明此次會(huì)議要達(dá)到的效果。會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)該明確標(biāo)出,如果會(huì)議地點(diǎn)在公司外部,與會(huì)人員并不熟悉,會(huì)議通知中應(yīng)附上會(huì)議地點(diǎn)具體地址及聯(lián)系電話。參會(huì)人員：列出會(huì)議特邀參會(huì)人、必參會(huì)人員、列席人員、匯報(bào)人、主持人的名單；組織會(huì)議人員在確定與會(huì)人員時(shí)，應(yīng)該在明確會(huì)議目的基礎(chǔ)上確定哪些人必須參會(huì)，哪些人可參加可不參加；努力做到既不因某些人的缺席而影響會(huì)議效果，也不因使與本次會(huì)議關(guān)系不大的人員原因參加此次會(huì)議而影響他們的正常工作，同時(shí)又給相關(guān)人員以學(xué)習(xí)、觀摩的機(jī)會(huì)；會(huì)議議程：保證與會(huì)人員參加會(huì)議前能對(duì)會(huì)議內(nèi)容有清晰的了解，需圍繞會(huì)議目的列出會(huì)議議程，參考如下：——會(huì)議議程的第一項(xiàng)是主持人導(dǎo)入會(huì)議——如會(huì)議為匯報(bào)討論為主，則每個(gè)單元的匯報(bào)控制在20-30分鐘，溝通討論時(shí)間控制在20-30分鐘?！鐣?huì)議以培訓(xùn)為主，則根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容時(shí)間控制在30-60分鐘?！菹r(shí)間參考議程盡量安排2小時(shí)一次?！獣?huì)議開始時(shí)間上午安排在8:30-9:30之間，下午安排在13:30-14:30之間。（2）會(huì)議通知的發(fā)送會(huì)議組織部門應(yīng)該至少提前7個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議通知，臨時(shí)性會(huì)議至少提前3個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議通知，以便與會(huì)人員能夠事先安排行程及準(zhǔn)備會(huì)議材料。會(huì)議通知建議采取短信和網(wǎng)絡(luò)雙保險(xiǎn)的形式。4、申報(bào)會(huì)議預(yù)算每月25日前申報(bào)下月會(huì)議預(yù)算至行政管理部費(fèi)用專員處，預(yù)算項(xiàng)目包括會(huì)議室費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、茶歇費(fèi)（包括會(huì)議用礦泉水），交通費(fèi)、相關(guān)會(huì)議用品費(fèi)用及浮動(dòng)費(fèi)用。參考原則如下：（1）在公司內(nèi)部會(huì)議室召開會(huì)議，如為系統(tǒng)、中心召開的月度會(huì)議，根據(jù)參會(huì)人數(shù)及會(huì)議時(shí)間做礦泉水采購(gòu)費(fèi)用、會(huì)務(wù)人員交通費(fèi)即可；如為系統(tǒng)、中心召開的季度會(huì)議，根據(jù)參會(huì)人數(shù)及會(huì)議時(shí)間做茶歇費(fèi)用及會(huì)務(wù)人員交通費(fèi)。（2）在公司外部酒店召開會(huì)議，根據(jù)會(huì)議時(shí)間及參會(huì)人員數(shù)量，預(yù)算項(xiàng)目應(yīng)包括會(huì)議室費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、茶歇費(fèi)（包括會(huì)議用礦泉水），接送站交通費(fèi)、其他相關(guān)會(huì)議用品費(fèi)用及浮動(dòng)費(fèi)用。參考原則如下：5、參會(huì)人員確認(rèn)根據(jù)會(huì)議通知中所注明的參會(huì)人員名單確認(rèn)是否參會(huì),具體如下：（1）特邀參會(huì)人員由會(huì)議通知起草人電話確認(rèn)是否參會(huì)；（2）必參會(huì)人員如不能參會(huì)或委托他人代替參加會(huì)議，需向會(huì)議組織方最高負(fù)責(zé)人請(qǐng)假，在會(huì)議召開前由通知起草人與組織方最高負(fù)責(zé)人進(jìn)行必參會(huì)人員的確認(rèn)；（3）列席參會(huì)人員如不能參會(huì)，需事先告知通知起草人。6、會(huì)議設(shè)備準(zhǔn)備會(huì)議承辦人需在會(huì)議開始前與設(shè)備管理員/酒店會(huì)議室服務(wù)人員就會(huì)議室各項(xiàng)設(shè)備進(jìn)行檢查與調(diào)試，確保各項(xiàng)設(shè)備可正常運(yùn)行。檢查項(xiàng)目包括：投影儀、視頻會(huì)議、幕布、電腦、無線麥克、電源等。同時(shí)需自備如下明細(xì)：設(shè)備明細(xì)數(shù)量設(shè)備明細(xì)數(shù)量燒水壺2個(gè)插線板至少2個(gè)保溫壺2個(gè)激光筆1個(gè)錄音筆1個(gè)電池（5#、7#、9V)各1包桌卡根據(jù)會(huì)議人數(shù)準(zhǔn)備白板（筆、擦）至少1套剪刀1把寬帶透明膠1個(gè)紙杯200支A4復(fù)印紙1包果盤10個(gè)訂書機(jī)1個(gè)照相機(jī)1臺(tái)中性筆20支紙巾（盒）5人/盒7、接站安排（1）由會(huì)議通知起草人落實(shí)到會(huì)人員名單，收集整理人員到達(dá)機(jī)場(chǎng)、車站的具體情況，并制作參會(huì)人員行程統(tǒng)計(jì)表，要求體現(xiàn)：——乘坐飛機(jī)到達(dá)的班次、時(shí)間、人員聯(lián)系方式；——乘坐火車到達(dá)的的車次、時(shí)間、人員聯(lián)系方式；——乘坐班車到達(dá)的的終點(diǎn)站、時(shí)間、人員聯(lián)系方式；——自行開車來的人員情況及聯(lián)系方式；（2）由會(huì)務(wù)組根據(jù)參會(huì)人員行程統(tǒng)計(jì)表擬定參會(huì)人員的接機(jī)、接站計(jì)劃，要求——會(huì)客戶的到機(jī)場(chǎng)、火車站進(jìn)行時(shí)間排序，落實(shí)司機(jī)和車輛；——明確接站發(fā)車時(shí)間、地點(diǎn)、路線，并將安排情況發(fā)至參會(huì)人員；——接站車輛保障至少于會(huì)前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，接站地點(diǎn)要以接近參會(huì)人員到達(dá)地點(diǎn)為主。8、接待安排（1）接站車輛安排至少1個(gè)會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)將接到參會(huì)人員的情況及時(shí)通知會(huì)務(wù)組，以確定人員到達(dá)酒店迎接的準(zhǔn)確時(shí)間；（2）由會(huì)務(wù)組根據(jù)參會(huì)客人到達(dá)酒店時(shí)間，指定主要迎接人員、登記負(fù)責(zé)人員、門口服務(wù)人員（酒店服務(wù)員），在接待臺(tái)進(jìn)行迎接；（3）接待人員分工如下：——主要迎接人員負(fù)責(zé)隨時(shí)保持與接站車輛聯(lián)系，在得知參會(huì)人員到達(dá)酒店前15分鐘通知接待服務(wù)員到門口等侯，準(zhǔn)備好迎客的工作；——登記負(fù)責(zé)人員準(zhǔn)備人員房間入住表格，進(jìn)行來客身份確認(rèn)和登記，發(fā)放房間鑰匙，并引領(lǐng)客人到房間（或電梯口）；——門口服務(wù)員在客人下車時(shí)，主要迎送人員上前迎接問候，并引領(lǐng)客人到登記服務(wù)人員處。9、議程PPT制作會(huì)議開始前1天制作會(huì)議議程的PPT文件，以便會(huì)議主持人介紹會(huì)議的安排。其中PPT應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間，內(nèi)容，匯報(bào)人及會(huì)議須知等內(nèi)容。10、參會(huì)資料的準(zhǔn)備 （1）依據(jù)參會(huì)人員到會(huì)情況，按照規(guī)定格式在會(huì)議前兩天制作并打印參會(huì)須知，內(nèi)容包括會(huì)議議程、會(huì)務(wù)組聯(lián)系方式、會(huì)議特殊要求等；（2）涉及分組討論的會(huì)議，需同時(shí)制作并打印人員分組信息表；11、茶歇采買 原則如下：月度例會(huì)不提供茶歇，只提供會(huì)議用水。季度例會(huì)提供茶歇以點(diǎn)心為主、水果為輔，具體采購(gòu)明細(xì)參考如下：類別明細(xì)說明點(diǎn)心巧克力派、薩其瑪、小面包（達(dá)利園/盼盼）、膜片、蘇打餅干（美丹）購(gòu)買3-4種水果草莓，油桃，香蕉，葡萄、蘋果、桔子、小西紅柿、紅提購(gòu)買3-4種休閑食品豆腐干、雪餅、福娃糙米卷購(gòu)買1-2種酒水礦泉水、紅酒、白酒、飲料（雪碧、可樂）在酒店開會(huì)如安排圓桌餐，需采購(gòu)白酒、紅酒、飲料。其他口香糖、咖啡(雀巢)、茶葉、咖啡攪拌棒/以上品類供參考，購(gòu)買數(shù)量根據(jù)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)及會(huì)議人數(shù)進(jìn)行匹配。12、會(huì)場(chǎng)布置 （1）會(huì)議室布置——根據(jù)會(huì)議規(guī)模、召開方式、參會(huì)人數(shù)對(duì)參會(huì)人員座次進(jìn)行排定，要求會(huì)場(chǎng)內(nèi)座椅擺放整齊，布局合理；——核實(shí)所有參會(huì)人員桌牌名字無誤，并按照規(guī)定擺放整齊；——重要會(huì)議根據(jù)會(huì)議主題，制定會(huì)場(chǎng)條幅，要求會(huì)懸掛整齊，標(biāo)示粘貼牢固；——會(huì)議場(chǎng)所布置指引標(biāo)示、擺放指路牌，指明會(huì)議室及會(huì)務(wù)組的地點(diǎn)；——會(huì)議用的資料（文件袋、筆、軟皮本）檢查無誤后分發(fā)至桌上；（2）會(huì)議設(shè)備調(diào)試——會(huì)議設(shè)備調(diào)試，涉及內(nèi)容有：投影儀及幕布調(diào)試、麥克風(fēng)及音響調(diào)試、匯報(bào)用電腦和資料聯(lián)機(jī)調(diào)試、場(chǎng)內(nèi)燈光及空調(diào)開關(guān)位置及調(diào)制、電源及插板的連接；——準(zhǔn)備會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)記錄所需設(shè)備，包括記錄用電腦、錄音筆、照相機(jī)、攝像機(jī)等，并明確相關(guān)負(fù)責(zé)人員；——通知匯報(bào)人員于會(huì)前5分鐘就座并準(zhǔn)備好匯報(bào)資料。（2）會(huì)場(chǎng)服務(wù)用品布置——會(huì)議用礦泉水要求在會(huì)議前30分鐘擺放到位；——會(huì)議用熱水需在會(huì)前20分鐘前準(zhǔn)備，茶水需在會(huì)前10分鐘開始沖泡；——會(huì)議用水果、點(diǎn)心、休閑食品分裝成盤，整齊合理；——確定相關(guān)的準(zhǔn)備工作，如紙杯、咖啡勺、紙巾、食品碟、開水壺、垃圾筒等物品的充足，并在會(huì)議前30分鐘準(zhǔn)備好。（二）會(huì)中工作1.會(huì)議設(shè)備保障（1）會(huì)議開始前30分鐘，會(huì)務(wù)人員確定一下設(shè)備調(diào)試——會(huì)場(chǎng)內(nèi)投影儀及幕布調(diào)試無誤；——會(huì)場(chǎng)內(nèi)所有麥克風(fēng)、音響調(diào)試無誤（保密會(huì)議不能用無線麥克風(fēng)）；——會(huì)議匯報(bào)用電腦和資料聯(lián)機(jī)調(diào)試無誤；——會(huì)場(chǎng)內(nèi)燈光、開關(guān)、電源及插板的落實(shí)；——會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)錄音設(shè)備或器材的落實(shí)，且調(diào)試無誤；——確定會(huì)場(chǎng)專用打印機(jī)和紙張，聯(lián)機(jī)調(diào)試無誤；（2）會(huì)議過程中會(huì)務(wù)組安排專人隨時(shí)對(duì)以下設(shè)備進(jìn)行檢查，并根據(jù)情況及時(shí)安排：電腦、投影機(jī)、激光筆、屏幕、攝像設(shè)備（視頻會(huì)議）、錄音設(shè)備（會(huì)議記錄）、空調(diào)設(shè)備、燈光設(shè)備、照相機(jī)；（3）若會(huì)議過程中需代表發(fā)言，明確麥克風(fēng)傳遞負(fù)責(zé)人，要求每次匯報(bào)、討論開始前，確定麥克風(fēng)電量及位置、音響音量及音質(zhì)；（4）查看會(huì)場(chǎng)中攜帶筆記本人數(shù)，是否需要充電器，網(wǎng)線等，協(xié)助進(jìn)行準(zhǔn)備。2.會(huì)議簽到（1）由會(huì)議通知發(fā)起人確定參會(huì)人員到會(huì)情況、參會(huì)行程，并制作相應(yīng)會(huì)議簽到表；（2）會(huì)議議程涉及分組討論，簽到表要求體現(xiàn)分組信息，簽到過程中會(huì)務(wù)人員要及時(shí)告知參會(huì)人員所在組別及會(huì)場(chǎng)座位位置；（3）會(huì)議開始之前確認(rèn)簽到的物資準(zhǔn)備齊全，包括簽到臺(tái)、簽到表、簽到用筆等；（4）簽到要求在會(huì)議開始前2分鐘結(jié)束，會(huì)務(wù)人員根據(jù)實(shí)際簽到情況統(tǒng)計(jì)會(huì)議應(yīng)到人數(shù)、實(shí)到人數(shù)、請(qǐng)假人數(shù)及遲到人員，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果于會(huì)議開始前傳遞至?xí)h主持人，由會(huì)議主持人在會(huì)上進(jìn)行參會(huì)情況通報(bào)。3.會(huì)議報(bào)告拷貝（1）會(huì)議開始前，確定會(huì)議用電腦調(diào)試無誤后，由會(huì)議記錄人告知相關(guān)匯報(bào)人員進(jìn)行報(bào)告的拷貝，要求將所有匯報(bào)報(bào)告收集到桌面的同一新建文件夾中；（2）匯報(bào)過程中，會(huì)議記錄人需關(guān)注各個(gè)匯報(bào)材料更新情況，匯報(bào)前負(fù)責(zé)告知匯報(bào)人員材料所在位置，并協(xié)助其進(jìn)行設(shè)備調(diào)試及報(bào)告的放映；（3）會(huì)議結(jié)束后，記錄人負(fù)責(zé)會(huì)議用電腦中匯報(bào)材料的刪除工作，并將匯報(bào)報(bào)告存檔保管。4.會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)秩序維護(hù)（1）保障會(huì)議入場(chǎng)高效有序，參會(huì)人員簽到后，由會(huì)務(wù)組引導(dǎo)入場(chǎng)，入場(chǎng)過程中，會(huì)議室屏幕呈現(xiàn)會(huì)場(chǎng)坐席分布圖；（2）會(huì)議期間避免隨意走動(dòng)，由會(huì)務(wù)組安排人員負(fù)責(zé)協(xié)助參會(huì)人文件資料的傳遞、修改及打印工作；（3）與會(huì)人員如果因特殊原因無法參會(huì)或中途離開會(huì)場(chǎng)，需要向會(huì)議主持人請(qǐng)假并得到允許；會(huì)議期間出現(xiàn)參會(huì)人員隨意遲到或早退，會(huì)務(wù)組進(jìn)行記錄并引導(dǎo)其迅速入場(chǎng)就座；（4）會(huì)議開始前由主持人提醒各參會(huì)人將手機(jī)等通訊工具調(diào)至靜音或關(guān)閉，過程中會(huì)務(wù)人員進(jìn)行監(jiān)督，出現(xiàn)未靜音、接聽電話按照會(huì)務(wù)管理制度進(jìn)行現(xiàn)金形式的罰款；（5）為實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)議進(jìn)程進(jìn)行整體控制，會(huì)務(wù)組制作匯報(bào)倒計(jì)時(shí)卡，提醒匯報(bào)人員在規(guī)定時(shí)間進(jìn)行匯報(bào)（上下可浮動(dòng)3分鐘），否則按照會(huì)務(wù)管理制度進(jìn)行現(xiàn)金形式的罰款；（6）著裝要求:參加會(huì)議需著商務(wù)正裝；若會(huì)議有特殊的著裝要求需在通知中明確指出。5.會(huì)議記錄（1）會(huì)議紀(jì)要——會(huì)議由發(fā)起部門派專人準(zhǔn)備筆記本電腦進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要的撰寫，會(huì)后三個(gè)工作日內(nèi)完成紀(jì)要審批并發(fā)給相關(guān)與會(huì)者；——準(zhǔn)確寫明會(huì)議名稱（要寫全稱），開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)，會(huì)議性質(zhì)；——要求詳細(xì)記下會(huì)議主持人、會(huì)議應(yīng)到人數(shù)和實(shí)到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名；——會(huì)議討論發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點(diǎn)，要求體現(xiàn)發(fā)言要點(diǎn)，重要的會(huì)議或重要領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言，需要記下全部?jī)?nèi)容；——記錄要求忠于事實(shí)，不能夾雜記錄者的任何個(gè)人情感，更不允許有意增刪發(fā)言內(nèi)容。（2）會(huì)議錄音：會(huì)議全程保證至少一支錄音筆，由會(huì)務(wù)組提前準(zhǔn)備，并隨時(shí)關(guān)注錄音筆電量及錄音狀態(tài)，會(huì)后由會(huì)議記錄人將錄音資料、紀(jì)要資料統(tǒng)一交由系統(tǒng)文件管理員進(jìn)行存檔。（2）拍照攝影：由企劃專員負(fù)責(zé)會(huì)議的拍照攝像工作。6.用餐安排（1）廠區(qū)會(huì)議——結(jié)合會(huì)議的進(jìn)程和人數(shù)，通知餐廳部門飯菜的準(zhǔn)備情況（人數(shù)）及用餐時(shí)間；——如果下午有會(huì)議議程，午餐應(yīng)安排為工作快餐；——會(huì)議結(jié)束前30分鐘與就餐部門聯(lián)系確認(rèn)飯菜情況；——會(huì)議結(jié)束前10分鐘確認(rèn)飯菜、飲料均已到位；——散會(huì)后引領(lǐng)參會(huì)人到廠區(qū)餐廳就餐。（2）酒店會(huì)議——結(jié)合會(huì)議議程以及到會(huì)人數(shù)安排酒店用餐的預(yù)定，明確用餐日期、時(shí)間、地點(diǎn)、用餐形式、餐飲標(biāo)準(zhǔn)、用餐保證人數(shù)、餐廳的聯(lián)絡(luò)方式；——若會(huì)議議程中午休息時(shí)間較短，午餐應(yīng)安排為自助餐；——會(huì)議前兩天依照制定的用餐安排對(duì)酒店就餐地點(diǎn)、菜單進(jìn)行核實(shí)，并在會(huì)議議程中注明用餐具體時(shí)間、地點(diǎn)、用餐形式；——就餐客人座位、排序的落實(shí)；——會(huì)議結(jié)束前30分鐘與酒店聯(lián)系確認(rèn)飯菜準(zhǔn)備情況；——要求涼菜在正餐開始前15分鐘擺放完畢，熱菜在用餐開始時(shí)上火；——在會(huì)議結(jié)束前10分鐘確認(rèn)涼菜均已經(jīng)上桌，酒水、飲料到位；——安排人員引領(lǐng)參會(huì)人到指定用餐地點(diǎn)就餐；7.茶歇供應(yīng)（1）茶歇提供標(biāo)準(zhǔn)：月度會(huì)議供應(yīng)茶水，季度會(huì)議供應(yīng)茶水、點(diǎn)心、水果；茶歇臺(tái)擺放在相對(duì)靠近、相對(duì)寬松的地點(diǎn)；（2）飲水供應(yīng)：會(huì)議全程提供礦泉水、熱水供應(yīng)，會(huì)前每人桌上擺放瓶裝水，茶歇區(qū)提供白開水、茶水、咖啡等，由參會(huì)人按照個(gè)人需求自取飲用；（3）點(diǎn)心、水果供應(yīng)：全天會(huì)議一般安排上下午茶歇各1次，使用茶歇的時(shí)間在15-30分鐘不等，其中上午茶歇的使用時(shí)間一般在10：00-10:30，下午茶歇的使用時(shí)間15:00-15:30；（4）茶歇開始前30分鐘，確定相關(guān)的準(zhǔn)備工作，如紙杯、咖啡勺、紙巾、食品碟、開水壺、垃圾筒等物品的充足；（5）會(huì)務(wù)人員隨時(shí)對(duì)水果、點(diǎn)心、開水、物品進(jìn)行檢查，并根據(jù)情況及時(shí)安排補(bǔ)充：（3）服務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)的引導(dǎo)，最重要的是在茶歇開始前做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作，如餐具、紙巾、垃圾筒會(huì)議茶歇服務(wù)方案1.公司人員、設(shè)備、資料和物品的情況；2.會(huì)議用、禮品的購(gòu)買、分裝、整理情況；3.會(huì)議用礦泉水的落實(shí)，并在會(huì)議前30分鐘擺放到位；4.會(huì)議用茶水、茶杯的落實(shí)，并在會(huì)議前30分鐘準(zhǔn)備好；8.統(tǒng)計(jì)返程信息（1）酒店會(huì)議涉及送站服務(wù)工作，要求以返程統(tǒng)計(jì)回執(zhí)單的形式統(tǒng)計(jì)并安排參會(huì)人送站服務(wù)；（2）回執(zhí)單要求在會(huì)議休息時(shí)段，由會(huì)務(wù)人員將回執(zhí)單發(fā)至各參會(huì)人員，并在會(huì)議結(jié)束前完成收集回執(zhí)單；（3）返程回執(zhí)單規(guī)范格式如下：返程統(tǒng)計(jì)回執(zhí)單姓名：聯(lián)系方式：離店時(shí)間：返程方式返程車次：乘車地點(diǎn)：為便于會(huì)務(wù)組送站，請(qǐng)您在會(huì)議結(jié)束前將回執(zhí)單傳遞至工作人員，我們將確認(rèn)您的返程信息，并安排車輛提供送站服務(wù)，感謝您的參與?。ㄈ?huì)后工作 1、會(huì)場(chǎng)整理（1）會(huì)務(wù)工作人員對(duì)會(huì)議桌上的資料進(jìn)行整理并存檔，若無存檔價(jià)值，務(wù)必將其銷毀后丟掉；對(duì)電腦中存有的報(bào)告進(jìn)行清空處理。（2）關(guān)閉所有運(yùn)行中的會(huì)議設(shè)備（電腦、投影儀、攝像設(shè)備、空調(diào)、燈光設(shè)備等），為方便下次會(huì)議使用，將無線麥克、激光筆等設(shè)備物歸原樣。對(duì)錄音設(shè)備（照相機(jī)、錄音筆、攝像機(jī)等）妥善存放。2、送站安排會(huì)議過程中，根據(jù)參會(huì)人的回執(zhí)單統(tǒng)計(jì)返程人數(shù)及返程時(shí)間，分時(shí)間段安排送機(jī)（站）車輛工作，并在會(huì)議結(jié)束時(shí)以短信、微信或口頭告知的形式通知到所有參會(huì)人。3、退房(1)會(huì)議在上午結(jié)束，要求參會(huì)人在當(dāng)天中午12：00之前，到酒店前臺(tái)辦理退房手續(xù)；(2)會(huì)議在下午結(jié)束，要求參會(huì)人在第二天中午12：00之前，到酒店前臺(tái)辦理退房手續(xù)。會(huì)務(wù)工作人員在參會(huì)人退房后與酒店前臺(tái)做好會(huì)議期間住宿費(fèi)用的對(duì)賬工作，并告知發(fā)票信息。4、結(jié)帳(1)會(huì)務(wù)工作人員對(duì)會(huì)議期間所發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行記賬；(2)會(huì)務(wù)工作人員與酒店餐廳經(jīng)理核對(duì)用餐費(fèi)用，并告知發(fā)票信息；(3)審核票面并結(jié)清費(fèi)用（合作酒店無需當(dāng)時(shí)結(jié)算，在審核票面無誤后將發(fā)票帶回即可）。5、費(fèi)用報(bào)銷（1）發(fā)票信息發(fā)票抬頭：內(nèi)蒙古蒙牛乳業(yè)（集團(tuán)）股份有限公司其中場(chǎng)地租賃費(fèi)、餐費(fèi)、住宿費(fèi)、茶點(diǎn)、水果、礦泉水等費(fèi)用均計(jì)入會(huì)務(wù)費(fèi)；會(huì)議期間的打車費(fèi)計(jì)入交通費(fèi)。發(fā)票信息要求以財(cái)務(wù)部門具體通知為準(zhǔn)。（2）報(bào)銷會(huì)務(wù)工作人員在會(huì)后將各項(xiàng)費(fèi)用的發(fā)票貼好，部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交費(fèi)用專員報(bào)銷（合作酒店的費(fèi)用直接打款到合同中約定的賬戶）。報(bào)銷時(shí)需附此次會(huì)議的會(huì)議通知及會(huì)議紀(jì)要。6、會(huì)議資料的整理及歸檔工作要求（1）會(huì)議紀(jì)要及會(huì)議落實(shí)表——會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)撰寫出會(huì)議紀(jì)要及會(huì)議落實(shí)表，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)給相關(guān)人員；——會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、真實(shí)地反映會(huì)議的結(jié)論；——會(huì)上如有需要答復(fù)客戶的問題則會(huì)后要與相關(guān)部門討論后確定回復(fù)時(shí)間。——會(huì)議記錄人應(yīng)做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作。（2）會(huì)議落實(shí)追蹤追蹤責(zé)任人根據(jù)各部門落實(shí)工作排期進(jìn)行2-3次階段性追蹤，并保證每項(xiàng)工作要按旬追蹤完成情況并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)于需要兩個(gè)中心或部門共同配合完成一項(xiàng)工作時(shí)，由牽頭中心或部門組織完成相關(guān)落實(shí)工作內(nèi)容，配合中心或部門積極配合，必要時(shí)可由追蹤部門進(jìn)行協(xié)調(diào)。責(zé)任部門需要按落實(shí)工作排期保質(zhì)保量完成相關(guān)落實(shí)工作內(nèi)容，對(duì)因?qū)嶋H情況而導(dǎo)致無法進(jìn)行或者按時(shí)完成的工作需提前以書面文件向上級(jí)部門要求示批準(zhǔn)后方可。（3）歸檔工作要求二級(jí)會(huì)議由行政管理部督辦專員負(fù)責(zé)將會(huì)議產(chǎn)生的相關(guān)材料（簽到表、匯報(bào)材料、照片、視頻）收集，會(huì)議結(jié)束的七個(gè)工作日內(nèi)移交檔案員處。三級(jí)會(huì)議由組織部門的行政助理負(fù)責(zé)將會(huì)議產(chǎn)生的相關(guān)材料（簽到表、匯報(bào)材料）收集，在會(huì)議結(jié)束的七個(gè)工作日內(nèi)移交檔案員處。目錄TOC\o"1-2"\h\u1總論 11.1項(xiàng)目概況 11.2建設(shè)單位概況 31.3項(xiàng)目提出的理由與過程 31.4可行性研究報(bào)告編制依據(jù) 41.5可行性研究報(bào)告編制原則 41.6可行性研究范圍 51.7結(jié)論與建議 62項(xiàng)目建設(shè)背景和必要性 92.1項(xiàng)目區(qū)基本狀況 92.2項(xiàng)目背景 112.3項(xiàng)目建設(shè)的必要性 113市場(chǎng)分析 143.1物流園區(qū)的發(fā)展概況 143.2市場(chǎng)供求現(xiàn)狀 163.3目標(biāo)市場(chǎng)定位 173.4市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力分析

174項(xiàng)目選址和建設(shè)條件 194.1選址原則 194.2項(xiàng)目選址 194.3場(chǎng)址所在位置現(xiàn)狀 194.4建設(shè)條件 205主要功能和建設(shè)規(guī)模 225.1主要功能 225.2建設(shè)規(guī)模及內(nèi)容 266工程建設(shè)方案 276.1設(shè)計(jì)依據(jù) 276.2物流空間布局的要求 276.3空間布局原則 286.4總體布局 296.5工程建設(shè)方案 306.6給水工程 336.7排水工程 356.8電力工程 386.9供熱工程 466.10電訊工程 477工藝技術(shù)和設(shè)備方案 517.1物流技術(shù)方案 517.2制冷工藝技術(shù)方案 678節(jié)能方案分析 738.1節(jié)能依據(jù) 738.2能耗指標(biāo)分析 738.3主要耗能指標(biāo)計(jì)算 748.4節(jié)能措施和節(jié)能效果分析 769環(huán)境影響評(píng)價(jià) 839.1設(shè)計(jì)依據(jù) 839.2環(huán)境影響評(píng)價(jià)應(yīng)堅(jiān)持的原則 839.3項(xiàng)目位置環(huán)境現(xiàn)狀 849.4項(xiàng)目建設(shè)與運(yùn)營(yíng)對(duì)環(huán)境的影響 849.5項(xiàng)目建設(shè)期環(huán)境保護(hù)措施 849.6項(xiàng)目運(yùn)行期環(huán)境保護(hù)措施 8610安全與消防 8710.1安全措施 8710.2消防 8811組織機(jī)構(gòu)和人力資源配置