某國(guó)際貨運(yùn)公司業(yè)務(wù)流程問題分析目錄TOC\o"1-3"\h\u74341長(zhǎng)沙超峰國(guó)際貨物運(yùn)輸代理公司概況 長(zhǎng)沙超峰國(guó)際貨物運(yùn)輸代理公司概況公司簡(jiǎn)介超峰國(guó)際貨運(yùn)代理有限公司是一家專業(yè)從事國(guó)際快遞、國(guó)際空運(yùn)、海運(yùn)業(yè)務(wù)的綜合型物流企業(yè)，公司全球總部位于中國(guó)臺(tái)灣省，臺(tái)灣總部成立于1973年，從事物流行業(yè)超過40年，直屬營(yíng)業(yè)站點(diǎn)覆蓋全臺(tái)。超峰大陸地區(qū)總部位于深圳特區(qū)，基礎(chǔ)經(jīng)濟(jì)活躍的珠江三角洲地區(qū)覆蓋內(nèi)陸,主要依賴于香港、澳門、廣州、深圳、珠海五土地,海洋和空氣端口,通過連續(xù)的合資企業(yè),與國(guó)內(nèi)外合作伙伴和合作聯(lián)盟,網(wǎng)絡(luò),有各種運(yùn)輸資源的協(xié)調(diào)、優(yōu)化,在每一個(gè)點(diǎn)的了,通過整合,逐步完善形成多元化,強(qiáng)大的物流服務(wù)供應(yīng)體系,成為真正意義上的“純屬性”的物流公司，為客戶創(chuàng)造價(jià)值的各種貿(mào)易流通。核心業(yè)務(wù)是通過以下業(yè)務(wù)使我們的客戶成為物流環(huán)節(jié)的控制者和受益者:代理DHL、UPS、TNT、FedEx國(guó)際快遞;港澳臺(tái)地區(qū)精品專線運(yùn)輸;國(guó)際航空運(yùn)輸;全球進(jìn)口包裝稅;進(jìn)出口報(bào)關(guān)。長(zhǎng)沙超峰國(guó)際貨物運(yùn)輸代理公司及問題分析2.1超峰公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程分析超峰公司是一家通過簽訂合同為國(guó)內(nèi)外客戶提供物流服務(wù)的中介服務(wù)公司。訂單確認(rèn)、訂單操作、付款安排、簽發(fā)和監(jiān)測(cè)旅行證件是國(guó)際航空公司的全部業(yè)務(wù)。訂單操作是國(guó)際航空公司工作的核心。公司的每一批貨都必須經(jīng)過經(jīng)營(yíng)者的手中，在這些經(jīng)營(yíng)者的日常工作中，產(chǎn)品的質(zhì)量和生產(chǎn)數(shù)量都受到控制。在服務(wù)業(yè)和制造業(yè)中，標(biāo)準(zhǔn)化和機(jī)械化的程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于生產(chǎn)設(shè)施，不穩(wěn)定的外部因素和人為的主觀因素，而導(dǎo)致出現(xiàn)不可控的情況。據(jù)該公司相關(guān)統(tǒng)計(jì)的企業(yè)部門獲悉,所有行動(dòng)者的關(guān)系和業(yè)務(wù)安排,其中包括:保留一部分、提單、提單和客戶需求貨物在內(nèi)的貨物的內(nèi)陸運(yùn)輸?shù)囊?guī)定,貨物的保管貨物的聲明、、保險(xiǎn)、融合、倉儲(chǔ)及其它貨物。目前超峰公司的貨運(yùn)代理出口基本業(yè)務(wù)流程如圖1所示。圖1貨運(yùn)代理出口基本業(yè)務(wù)流程2.2超峰公司業(yè)務(wù)流程的問題2.2.1訂單業(yè)務(wù)流程處理效率低操作效率主要體現(xiàn)在時(shí)間和操作質(zhì)量上。在現(xiàn)有的過程中，每個(gè)人需要178分鐘來完成一個(gè)訂單，即每天3個(gè)訂單。大部分時(shí)間都是訂單處理和賬單。例如，在訂單處理過程中重復(fù)無效的工作，或訂單生產(chǎn)信息的錯(cuò)誤，不適當(dāng)?shù)谋O(jiān)管，不準(zhǔn)確的金額等，可能會(huì)影響公司的運(yùn)作效率。該公司在填寫運(yùn)單過程中不嚴(yán)謹(jǐn)導(dǎo)致目的站錯(cuò)誤，貨物無法及時(shí)送達(dá)客戶，導(dǎo)致客戶投訴，影響服務(wù)水平。該公司海運(yùn)訂單處理流程如下表1所示。表1訂單業(yè)務(wù)流程訂單業(yè)務(wù)流程順序訂單業(yè)務(wù)流程內(nèi)容1確認(rèn)訂艙單（完成訂艙并將資料錄入系統(tǒng)）2制作操作通知單（進(jìn)倉通知單、托卡裝箱通知單）并發(fā)送給客戶3收集整理客戶提供關(guān)于報(bào)關(guān)報(bào)檢資料，移交公司部門進(jìn)行報(bào)關(guān)報(bào)檢4接收倉庫提供的箱封號(hào)進(jìn)行截單5單證確認(rèn)（核對(duì)提單相關(guān)信息，錄入系統(tǒng)并發(fā)送給客戶）6制作費(fèi)用單，發(fā)送到客戶進(jìn)行開票事宜7簽單（核對(duì)費(fèi)用單無誤后簽字交財(cái)務(wù)處保管）8收單（接收船公司海運(yùn)提單)9歸檔(接收到船公司海運(yùn)提單后整理合并存檔）2.2.2訂艙操作額外成本大經(jīng)營(yíng)成本主要是提貨、訂艙和人員的成本。在現(xiàn)有的流程中，缺乏對(duì)貨物訂艙業(yè)務(wù)的優(yōu)化。但是由于每批貨物訂艙的人員在3—4個(gè)，操作時(shí)間較長(zhǎng)，加班會(huì)產(chǎn)生額外的費(fèi)用。另外，該公司在訂艙的各個(gè)工作環(huán)節(jié)中也未按照相關(guān)的信息要求和制度執(zhí)行，操作人員在操作過程中出現(xiàn)信息錯(cuò)誤，將會(huì)產(chǎn)生額外的成本，導(dǎo)致更換成本。該公司訂艙操作流程如下圖2所示。報(bào)關(guān)確定報(bào)關(guān)確定BOOKING(訂艙)詢價(jià)報(bào)價(jià)做柜放行對(duì)單確認(rèn)詢價(jià)報(bào)價(jià)做柜放行對(duì)單確認(rèn)放單付款開票放單付款開票圖2訂艙操作流程2.2.3提貨環(huán)節(jié)運(yùn)輸成本高客戶的搜索服務(wù)是將貨物從收貨人運(yùn)送到機(jī)場(chǎng)倉庫的物流服務(wù)。這部分不僅可以提高企業(yè)的利潤(rùn)率，還可以降低客戶的運(yùn)輸成本。操作步驟只涉及相關(guān)的對(duì)象和文件，如客戶、卡車公司等，操作成本沒有優(yōu)化，導(dǎo)致高成本。例如，對(duì)于北京的客戶來說，不受管制的車輛的運(yùn)輸成本是每輛車200,800元，不同的距離和不同的價(jià)格。對(duì)于大客戶來說，貨物是根據(jù)貨物的重量(kg)計(jì)算的。這意味著小的東西更便宜，但更貴。該公司提貨環(huán)節(jié)流程如下表2所示。表2提貨環(huán)節(jié)流程提貨環(huán)節(jié)流程順序提貨環(huán)節(jié)流程內(nèi)容1在通知的情況下，向通知人詢問物流公司的名稱，收件人的姓名電話、來自哪個(gè)地區(qū)的交貨、貨物的數(shù)量、貨物的運(yùn)費(fèi)和付款都被記錄在案。2提供一份收件人的身份證副本、物流身份證正本及申請(qǐng)所有的費(fèi)用都要到物流部門去拿。3讓員工在送貨處找到貨物租賃，檢查物流票。零件的數(shù)量檢查實(shí)際貨物的數(shù)量，并檢查貨物是否破損。4當(dāng)貨物到達(dá)時(shí)，物流必須再次檢查每批貨物是否可用。在貨車上放置貨物的殘骸和后勤援助，以及在出發(fā)前確認(rèn)零件的數(shù)量。5一旦貨物到達(dá)倉庫，幫助倉庫工作人員進(jìn)入并移交給倉庫工作人員物流票被檢查，物流票在檢查后被收回，費(fèi)用文件被填寫，費(fèi)用文件被免費(fèi)送到注冊(cè)主任保管。3超峰公司業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方案設(shè)計(jì)3.1優(yōu)化訂單業(yè)務(wù)流程在優(yōu)化訂單處理鏈路的情況下，上述分析有助于優(yōu)化企業(yè)的設(shè)計(jì)，以提高工作效率，減少重復(fù)。這一階段的主要目標(biāo)是通過客戶標(biāo)準(zhǔn)操作手冊(cè)檢查現(xiàn)有客戶的資格，以確定貨物的狀態(tài)和付款狀態(tài)是否符合公司的規(guī)定。不符合規(guī)定的，經(jīng)營(yíng)者應(yīng)將有關(guān)情況通知銷售人員，并暫停經(jīng)營(yíng)。在操作符檢查訂單信息并在系統(tǒng)中創(chuàng)建文件之后，將執(zhí)行前一個(gè)流程中的這一步。如果客戶不符合要求，然后，操作員被要求刪除剛剛在系統(tǒng)中創(chuàng)建的記錄。因此，操作階段必須在操作員收到銷售訂單之前進(jìn)行，這樣可以第一時(shí)間審核客戶的資質(zhì)，避免浪費(fèi)時(shí)間。這一調(diào)整為每個(gè)訂單節(jié)省了大約5分鐘。通過優(yōu)化管理信息系統(tǒng)來減少操作步驟和手動(dòng)操作。在最初的過程中，操作員必須在FOS系統(tǒng)中創(chuàng)建控制信息，同時(shí)在excel表中手動(dòng)記錄控制信息作為記錄。這增加了工作人員的工作量，手動(dòng)輸入也可能是錯(cuò)誤的。因此,協(xié)調(diào)更新未來”系列版本”,加上“等選擇是否”、“宣布”,這是否允許查詢你索要的信息系統(tǒng)項(xiàng)目,用excel格式編寫,然后登記excel,使你可以逐步取消。這樣，同樣的信息只能在系統(tǒng)中收集一次。每個(gè)命令可以將操作時(shí)間從5分鐘減少到10分鐘，并在問題解決后修改調(diào)查時(shí)間。表3顯示了企業(yè)海上運(yùn)輸訂單處理過程的優(yōu)化。表3訂單業(yè)務(wù)流程訂單業(yè)務(wù)流程順序訂單業(yè)務(wù)流程內(nèi)容1確認(rèn)訂艙單（完成訂艙并將資料錄入系統(tǒng)）2制作操作通知單（進(jìn)倉通知單、托卡裝箱通知單）并發(fā)送給客戶3收集整理客戶提供關(guān)于報(bào)關(guān)報(bào)檢資料，移交公司部門進(jìn)行報(bào)關(guān)報(bào)檢4接收倉庫提供的箱封號(hào)進(jìn)行截單5單證確認(rèn)（核對(duì)提單相關(guān)信息，錄入系統(tǒng)并發(fā)送給客戶）6制作費(fèi)用單，發(fā)送到客戶進(jìn)行開票事宜7簽單（核對(duì)費(fèi)用單無誤后簽字交財(cái)務(wù)處保管）8收單（接收船公司海運(yùn)提單)9歸檔(接收到船公司海運(yùn)提單后整理合并存檔）3.2簡(jiǎn)化訂艙操作額外成本客艙預(yù)訂是貨運(yùn)生產(chǎn)的主要環(huán)節(jié)。這一設(shè)計(jì)將通過增加預(yù)訂優(yōu)化和減少手工操作來優(yōu)化過程。3.2.1增加訂艙優(yōu)化操作在目前的過程中，只有在確定了客戶的運(yùn)輸時(shí)間需求后，預(yù)訂才會(huì)保留空間，但在預(yù)訂空間的過程中，成本可能會(huì)得到優(yōu)化。預(yù)訂優(yōu)化包括用包裝服務(wù)代替直接飛行服務(wù)，從而降低購(gòu)買空間的成本。直接付費(fèi)至少為30FKG，是10-11cg和16LLCG的1-2倍。與此同時(shí)，我們是否可以通過選擇包裝運(yùn)輸來降低成本，同時(shí)保證運(yùn)輸?shù)馁|(zhì)量?從PEK到sao的貨物，客戶需要3天的時(shí)間才能到達(dá)sao機(jī)場(chǎng)，選擇是直接航班，只需要兩天的時(shí)間，而空運(yùn)費(fèi)用約為ecu45。甄選的包裹,對(duì)這些貨物時(shí)都必須通過莫特和表示,需要3天,還將滿足客戶需求,但運(yùn)費(fèi)是15元/kg,這樣可以節(jié)省30%元/kg相比使用直接服務(wù),這大大降低了業(yè)務(wù)費(fèi)用。至于中出現(xiàn)的各種問題,公司專用鏈路確認(rèn)必須首先與客戶要求的時(shí)間,然后去操作者網(wǎng)站航空公司的航班,以核實(shí)是否有可能達(dá)到100多飛行,然后選擇目的地的航班,優(yōu)先的聯(lián)接。這可能會(huì)增加15分鐘的操作時(shí)間，但會(huì)大大降低操作成本。3.2.2減少訂單狀態(tài)查詢操作更改由EDI傳輸。在目前的過程中，預(yù)備役人員必須訪問每個(gè)公司的網(wǎng)站，看看他們的預(yù)訂是否已經(jīng)確認(rèn)。然后通知操作員，然后是客戶和他的外國(guó)同事。這個(gè)過程很長(zhǎng)，需要時(shí)間，可能會(huì)犯錯(cuò)誤，有很多參與者。因此，貨物信息將通過與航空公司的EDI信息直接發(fā)送到TT信息系統(tǒng)。通過這種方式，預(yù)備役人員或操作人員只能通過檢查公司的信息系統(tǒng)，在航空公司的網(wǎng)站上預(yù)訂座位來獲得訂單狀態(tài)。在上海等其他地區(qū)的分支機(jī)構(gòu)中，他們使用了第三個(gè)航空信息平臺(tái)笛卡爾來建立關(guān)于社會(huì)飛行和系統(tǒng)的信息傳輸。對(duì)于企業(yè)來說，也有可能要求計(jì)算機(jī)服務(wù)建立這樣的傳輸。通過這種方式，運(yùn)營(yíng)商不需要更新TT系統(tǒng)，外國(guó)運(yùn)營(yíng)商也可以隨時(shí)檢查航班狀況，從而消除電話、郵件等通信時(shí)間。它節(jié)省了大約10分鐘的手術(shù)時(shí)間。與表4相比，客艙預(yù)訂操作過程的優(yōu)化。表4訂艙操作流程優(yōu)化對(duì)比優(yōu)化前優(yōu)化后預(yù)定流程較缺失，無法控制成本，時(shí)效性無法提高。降低空間購(gòu)買成本，降低操作成本，提高時(shí)效性。訂單查詢操作耗時(shí)長(zhǎng)，而且出錯(cuò)率高，訂單更新不及時(shí)，無法第一時(shí)間進(jìn)行反饋。滿足客戶的時(shí)效性，出錯(cuò)率低，訂單更新速度較快，節(jié)省大約10分鐘的操作時(shí)間。3.3降低提貨環(huán)節(jié)運(yùn)輸成本在公司安排運(yùn)輸車輛到客戶指定位置提取貨物之前，公司與客戶溝通好貨物的性質(zhì)和該批貨物的計(jì)費(fèi)方式，而計(jì)費(fèi)方式應(yīng)該以我公司為依據(jù)，從而降低提貨運(yùn)輸成本，并且在提貨之前，公司員工做好港口信息的調(diào)查和與船公司溝通確認(rèn)貨物上船時(shí)間，以減少無效運(yùn)輸和多次運(yùn)輸，以減少提貨環(huán)節(jié)的運(yùn)輸成本，增加公司收益。

4超峰公司業(yè)務(wù)流程優(yōu)化前后效果對(duì)比4.1訂單業(yè)務(wù)流程處理效率優(yōu)化對(duì)比在對(duì)公司訂單業(yè)務(wù)流程處理減少重復(fù)作業(yè)、減少篩選符合公司要求的優(yōu)質(zhì)客戶的時(shí)間和創(chuàng)建業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，減少人工操作的方法。從而挺高訂單業(yè)務(wù)流程處理的效率。訂單業(yè)務(wù)流程處理效率優(yōu)化對(duì)比如表5所示。表5訂單業(yè)務(wù)流程處理效率優(yōu)化對(duì)比篩選客戶訂單時(shí)間訂單操作時(shí)間訂單數(shù)量/天優(yōu)化前20-30分鐘50-60分鐘3單優(yōu)化后10-15分鐘30-40分鐘5單訂單業(yè)務(wù)流程處理效率提高后，篩選客戶點(diǎn)單的時(shí)間減少了10到20分鐘，訂單操作時(shí)間也減少了10到20分鐘，訂單數(shù)量增加。為超峰公司帶來更大的經(jīng)濟(jì)利益。4.2訂艙操作額外成本優(yōu)化對(duì)比轉(zhuǎn)運(yùn)公司運(yùn)營(yíng)費(fèi)用,在很大程度上取決于本公司員工的工資率和剝削的錯(cuò)誤,在優(yōu)化工作流程和雇員人數(shù)保持不變,因此其薪金不變、優(yōu)化工作流程后出錯(cuò)率也大幅下降,這一優(yōu)化過程將由一個(gè)擁有所有商品出口和責(zé)任的人明確定義。在勞動(dòng)生產(chǎn)率方面，KPI主要以每月每個(gè)人的工作時(shí)間(訂單數(shù)量)來衡量。加班時(shí)間從2880小時(shí)減少到1658小時(shí)，按每人5000元的工資計(jì)算。在6個(gè)月內(nèi)，公司節(jié)省了(2880-1658)X(1.5X5000/22/8)=52074元。訂艙操作額外成本優(yōu)化結(jié)果如表6所示。表6訂艙操作額外成本優(yōu)化對(duì)比訂艙員工人數(shù)/單訂艙操作時(shí)間員工加班時(shí)間優(yōu)化前3-4個(gè)20-30分鐘2-3小時(shí)優(yōu)化后1-2個(gè)15-20分鐘0小時(shí)4.3提貨環(huán)節(jié)運(yùn)輸成本優(yōu)化對(duì)比通過對(duì)原有提貨環(huán)節(jié)的優(yōu)化，減少了部分繁瑣的操作環(huán)節(jié)，減少了操作時(shí)間和溝通時(shí)間。對(duì)員工工作重新分配也減輕了員工的工作壓力，降低了出錯(cuò)幾率，提高了提貨環(huán)節(jié)的效率、減少了運(yùn)輸環(huán)節(jié)的運(yùn)輸成本。提貨環(huán)節(jié)運(yùn)輸成本優(yōu)化前提貨運(yùn)費(fèi)的計(jì)算方式主要以重量計(jì)算，優(yōu)化后主要根據(jù)貨物性質(zhì)，由我公司對(duì)比以后再選擇運(yùn)費(fèi)計(jì)算方式；通過與船公司和客戶溝通工作效率的提高后，減少了無效運(yùn)輸和多次運(yùn)輸?shù)拇螖?shù)，降低了提貨環(huán)節(jié)的運(yùn)輸成本。表7提貨環(huán)節(jié)運(yùn)輸成本優(yōu)化對(duì)比提貨溝通時(shí)間提貨操作時(shí)間運(yùn)費(fèi)方式優(yōu)化前20-30分鐘30-40分鐘貨物重量?jī)?yōu)化后5-10分鐘15-20分鐘貨物性質(zhì)總結(jié)貨運(yùn)代理業(yè)務(wù)流程作為國(guó)際貨運(yùn)上的一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)，由于業(yè)務(wù)的區(qū)域性和廣泛性，在物流中占大部分比重，所以貨代業(yè)務(wù)流程的發(fā)展?fàn)顩r越來越受到人們的重視，它也因此而作為一個(gè)國(guó)際貨運(yùn)代理整體物流水平的關(guān)鍵性因素。本設(shè)計(jì)結(jié)合了業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，國(guó)際貨運(yùn)在現(xiàn)有資源范圍內(nèi),勞動(dòng)生產(chǎn)率、業(yè)務(wù)開支,通過利用信息技術(shù)業(yè)務(wù)聯(lián)系,每一個(gè)詳盡的分析,基于企業(yè)、價(jià)值鏈的分析計(jì)劃的基礎(chǔ)上,優(yōu)化工作流程、注重增值,并最大限度地消除這些武器。在這個(gè)方案中，提出了空間預(yù)訂成本的優(yōu)化，以降低運(yùn)營(yíng)成本。提高勞動(dòng)生產(chǎn)率，減少重復(fù)，提高信息系統(tǒng)的自動(dòng)化，減少控制時(shí)間，提高勞動(dòng)生產(chǎn)率。通過調(diào)整員工來減少操作錯(cuò)誤等。在執(zhí)行該方案過程優(yōu)化,企業(yè)制定了工作文件和模式的業(yè)務(wù)手冊(cè)知識(shí)管理企業(yè)作必要修改管理信息系統(tǒng)和連接轉(zhuǎn)讓EDI，調(diào)整了操作人員的工作安排。通過比較前后過程優(yōu)化的結(jié)果，可以看出，企業(yè)的勞動(dòng)生產(chǎn)率、運(yùn)營(yíng)成本和服務(wù)水平都有不同程度的提高，這將極大地促進(jìn)企業(yè)的未來發(fā)展。同時(shí)，對(duì)服務(wù)業(yè)流程優(yōu)化中的價(jià)值鏈理論進(jìn)行了分析，這也是該理論在國(guó)際貨代業(yè)務(wù)流程優(yōu)化中的良好應(yīng)用。

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