文件和資料的管理方案（一）流程圖：收文（發(fā)文）→編號標識→交項目經(jīng)理閱（審批）→發(fā)放、傳閱或歸檔（發(fā)送）（二）程序1.文件控制1）文件控制目的：及時獲得有效版本的文件，防止誤用作廢失效的文件，切實用文件指導項目部質(zhì)量體系運行和組織施工作業(yè)。2）文件控制要求：對文件的編制、審核、批準、標識、發(fā)放、登記、使用、借閱、修改、換版、作廢、回收等實施系統(tǒng)化的管理。2.項目部受控文件范圍1）公司質(zhì)量體系文件2）施工標準、規(guī)范3）相關的法令、法規(guī)文件4）工程合同、施工圖紙、設計變更文件5）施工組織設計、質(zhì)量計劃、技術(安全)交底、質(zhì)量記錄表格等項目部文件3.文件控制的幾點操作規(guī)定：1）資料員分類建立受控文件目錄。2）各專業(yè)施工應當在工程施工前和施工過程中，應認真仔細的熟悉圖紙、規(guī)范及相關文件，發(fā)現(xiàn)和實際不符或矛盾的地方，應及時提出修改，并將相關圖紙和文件作出修改和變更，以保證文件和資料與工程實際情況的相符性。3）文件更改、作廢要在權限范圍內(nèi)進行，實施時應作好標識，防止誤用。資料員應根據(jù)收到的受控文件及時更新舊的版本，使最近發(fā)布的圖紙及規(guī)范等有效版本能及時運用到工程當中去，并將這些最新的版本及時傳遞到業(yè)主手中。5）收文即登記，發(fā)文按規(guī)定范圍、數(shù)量發(fā)放，收文人應簽名。6）文件借閱、交接應記錄。4.文件資料的保管-1-1）加強項目技術資料的管理，適應項目各方面的需要，一定要做好日常各種技術資料的收集、整理、保管工作；2）資料要分門別類堆放整齊，并應有合適箱柜安放；3）做好防火、防潮、防鼠蟲、防塵、防盜等保護工作；4）好各種資料的借閱登記工作，并按期歸還；5）借閱人對所借檔案等負保密責任，不得泄密，遺失和撕毀，嚴禁在檔案上填注、涂改或私自翻印、抽取、拆散和轉(zhuǎn)借，違者追究責任；6）竣工資料由工程技術人員進行整理，并在工程竣工之日前十天，交質(zhì)量管理處審核確認后移交檔案室裝訂、編目和保管，同時復制一份交業(yè)主；7）聲像檔案是企業(yè)檔案組成部分，必須收集齊全，規(guī)范整理，實行統(tǒng)一管理，維護聲像檔案的完整與安全。5.竣工圖編制、審核與移交：1）編制：竣工圖是如實反映施工后安裝工程情況的圖紙.它是工程竣工驗收的重要文件.工程在竣工前，項目經(jīng)理部將及時組織有各專業(yè)技術人員進行測定和繪制，以保證工程檔案的完備和滿足運行、維修、管理等的需要.所以我公司將力求做到準確、完整；2）審核：竣工圖編制后，由項目部主要技術負責人進行審核并簽字認可方可移交；3）移交：竣工圖編制、審核后，列出移交清單，可按照合同的要求的份數(shù)移交給業(yè)主代表。6.工程資料控制1）工程資料控制目的：證實工程質(zhì)量符合規(guī)定要求。2）工程資料控制要求：齊全、及時、真實、有效。3）受控工程資料范圍：質(zhì)量體系運行資料、工程質(zhì)量資料。7.工程資料的填寫要求1）工程資料的填寫應與工程進度同步，字跡清晰，字體端正，內(nèi)容要完整、真實、準確，對于缺項的欄目應劃去，表格不宜出現(xiàn)空缺欄目。2）工程資料數(shù)據(jù)或結(jié)論等重要詞語要更改時采用杠改且在更改處加蓋更改-2-人印章或簽名確認。3）工程資料必須由相應負責人填、簽，不得他人代填、代簽。4）工程資料應采用不宜褪色的筆墨，不能使用鉛筆、圓珠筆填寫，復印或復寫必須清晰。8.工程資料的收集、保管和歸檔：1）項目部材料設備管理負責人定期將物資管理資料移交給資料員保管。2）各專業(yè)施工員項目專業(yè)施工負責人分類、定期將工程資料移交給資料員保管。3）單位工程結(jié)束后，項目部資料員將匯總好的工程資料移交給項目質(zhì)量部審核。4）工程資料經(jīng)公司質(zhì)管處審定符合規(guī)定要求后最終由公司檔案室組卷，歸檔保存。5）工程資料移交應辦理交接手續(xù)。9.工程資料的范疇。工程資料主要包括：1）最終的工程竣工圖，竣工圖必須能真實反映工程最后的狀態(tài)。2）設備維護手冊和操作手冊3）施工管理表格4）物資管理表格5）設備及材料的出廠合格證明6）安裝及檢驗記錄表格7）質(zhì)量驗評表格8）試驗記錄及檢測報告9）售后服務說明書，內(nèi)容包括服務承諾，服務計劃，保修期限，承包商的名稱、地址、聯(lián)系電話、傳真及電子郵件，以及負責本工程售后服務的負責人