受控文件編制程序受控文件編制程序受控文件編制程序xxx公司受控文件編制程序文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計，管理制度受控文件編制程序 1 目的 規(guī)范受控文件的編制過程，以確保其持續(xù)性的適宜性，充分性和有效性。2 范圍 適用于公司的所有程序文件與管理文件。3 名詞解釋 受控文件，指標(biāo)識、貯存、保護、檢索和處置應(yīng)予以控制的文件，根據(jù)性質(zhì)分兩個類別：程序文件與管理文件。 程序文件，指質(zhì)量管理體系直接相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)性規(guī)范文件。 管理文件，指結(jié)合質(zhì)量管理體系運行的，各管理體系的標(biāo)準(zhǔn)性規(guī)范文件，包括但不限于財務(wù)管理體系、人力資源管理體系。 編制，包括文件的編寫、審核、審批、整理與發(fā)布，運行后的評審與更新。4 職責(zé) 各職能組織負責(zé)編寫與本組織職能相關(guān)的文件，并定期評審與更新。 管理者代表負責(zé)審核文件。 總經(jīng)理負責(zé)審批文件。 資料室負責(zé)發(fā)布文件。5 文件編制流程圖文件文件草案編寫草案草案審核NNY YN草案審N草案審批YY文件規(guī)范整理文件規(guī)范整理文件發(fā)文件發(fā)放實施運行實施運行運行評審 運行評審NN YY6 文件編寫、審核與審批 各職能組織應(yīng)主動針對涉及其職能范疇的工作內(nèi)容編寫文件，形成規(guī)范化的實施標(biāo)準(zhǔn)，其可以是：（a） 本組織工作內(nèi)容的實施指導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)；（b） 本組織與其他組織間工作銜接的細則、標(biāo)準(zhǔn)。 任何文件草案應(yīng)由本職能組織主管審定后，進入審核、審批程序；此過程應(yīng)評定該草案：（a） 實施的必要性；（b） 標(biāo)準(zhǔn)的精確性；（c） 細則的嚴(yán)謹性；（d） 內(nèi)容的完整性。 7 文件規(guī)范整理與發(fā)放 完成審批程序的草案匯總交付資料室進行規(guī)范整理：（a） 文件的規(guī)范格式；（b） 文件編號處理；（c） 明確文件的生效日期；（d） 審定、審核與審批欄目的正式簽署。 規(guī)范整理后的文件可予以正式發(fā)布，其應(yīng)在總經(jīng)理或管理者代表的指導(dǎo)下，針對性發(fā)放到涉及實施的職能組織。 文件可以通過復(fù)制后發(fā)放，但所發(fā)放文件封面的審批欄目右下角須加蓋“資料室”印章，其每頁右上角加蓋“受控文件”印章以表明其是受控狀態(tài)的；無加蓋印章的文件被視為無效文件，不得發(fā)放。8 文件編號規(guī)格 程序文件與管理文件的編號由三個部分組成：[公司代碼]/{文件類別]-–[文件順序號]。 質(zhì)量手冊的編號獨立于程序文件與管理文件的編號系統(tǒng)，其由三個部分組成：[公司代碼]/{文件類別]-–[版本順序號]/[年號]-[當(dāng)年版本號]。 [公司代碼]為江西惟思特制冷機械有限公司的代碼：WRE。 {文件類別]為：（a）程序 文件：PD；（b） 管理文件：MD；（c） 質(zhì)量手冊：QM。 [文件順序號]以三位數(shù)字組成，第一份文件以“001”開始，并順序推進，程序文件與管理文件的[文件順序號]平行使用，互不交叉。 質(zhì)量手冊的[版本順序號]以三位數(shù)字組成，第一版本定為“001”，并順序推進。 質(zhì)量手冊的[年號]以四位數(shù)字組成，為編制質(zhì)量手冊的當(dāng)年年份；[當(dāng)年版本號]為單位英文字母，當(dāng)年的第一版本以“A”開始，于當(dāng)年內(nèi)順序推進。9 實施運行、運行評審與更新 文件實施運行后，須持續(xù)性進行運行評審，評審輸入可以是：（a） 本組織應(yīng)用文件的實施指導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)進行工作后的結(jié)果自我評定；（b） 其他組織應(yīng)用文件的細則、標(biāo)準(zhǔn)，與本組織進行工作銜接后的的信息反饋；（c） 內(nèi)、外部審核員的改進建議。 經(jīng)評審結(jié)論文件內(nèi)容有不適宜、不能充分闡明或不能有效實施的，應(yīng)啟動文件更新程序予以修改。 文件的更新程序一如編寫的審批程序，完成審批程序的草案仍匯總交付資料室進行規(guī)范整理，其沿用同一文件編號，但版本號須加以變更。 版本號以兩位數(shù)字組成，第一版本統(tǒng)一定為“01”，并順序推進。10 制定記錄格式 記錄是動態(tài)文件，是根據(jù)各程序文件與管理文件的實施要求，通過固化的格式對其實施過程進行記錄，以提供可追溯性與驗證。 固化的記錄格式可以是表、單形式，隨相關(guān)文件的編制程序一并制定，記錄格式的修改也須啟動更新程序。 記錄格式的編號規(guī)格：[相關(guān)文件編號]/[記錄格式號]；[記錄格式號]為單位英