-.z.淺談如何做好秘書工作一、"秘書〞概說什么叫秘書？按照詞典的解釋，曰："掌管文檔、安排事務并協(xié)助機構或部門負責人處理日常工作的人員〞。但這只能算作一種傳統(tǒng)的解釋。在現(xiàn)代社會，你會發(fā)現(xiàn)，"秘書〞一詞,其應用的范圍十分廣泛，在各種媒體上，這個詞的出現(xiàn)率極高，可以說每日每時，隨處可見。一些國際組織如聯(lián)合國、亞太經合組織、國際貨幣基金組織、北約、歐盟，東盟等設秘書處;一些民間組織、行業(yè)協(xié)會消費者協(xié)會、律師協(xié)會、即將成立的中國仲裁協(xié)會等設秘書處;許多政黨也設有秘書處〔有的稱書記處〕；國家的駐外使領館的外交官也稱"秘書〞分為一秘、二秘、三秘；各級政府領導有秘書，公司企業(yè)的領導有秘書，甚至許多私人也有"秘書〞．．．?？梢哉f，只要是個機構、組織，就會有秘書部門，盡管不一定都叫秘書處。而秘書工作的范圍，也十分地廣泛，許多性質并不一樣的工作，卻都以"秘書〞稱之。因此，對這個太常見、太熟悉的詞下一個準確統(tǒng)一的定義，反而變得困難了。

然而，有關秘書的話題還是要討論，這是因為在我們的貿仲、海仲、調解中心等部門都設有秘書處，秘書處是這些仲裁、調解機構的常設機構，它負責處理日常工作。而我們當中的許多人就是"秘書〞，每天都在從事著秘書工作。將我們所從事的秘書工作從前述其他的"秘書〞們區(qū)分開來，找出自身特點并加以歸納，進而討論一下如何做好我們的秘書工作，應該是有必要的。

秘書一詞的來源

1、一種職務的名稱，即我們通常所講的秘書工作。

2、一種官名，中國自秦漢以來，歷代封建王朝均設有尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞、秘書郎等官職，掌握大小官員轉呈向皇帝遞交的奏折。宣布皇帝的詔書等。

3、外交官員的一種，指駐外使館中介于參贊和隨員之間的外交官，分為一秘、二秘、三秘。

4、宮廷里的藏書，尤指***。

5、宗教迷信里，指巫師、方士對命運吉兇的隱語、預言。秘書的類別1、從效勞的對象上分：2、從所屬部門來分3、從具體的工作性質分

〔1〕文字秘書

〔2〕機要秘書

〔3〕通訊秘書

〔4〕信訪秘書

〔5〕事務秘書

〔6〕生活秘書關于秘書機構〔一〕各級秘書機構

1、中央機關的秘書機構

2、省、市、縣機關的秘書機構

3、基層單位的秘書機構〔二〕各類秘書機構

1、人民解放軍系統(tǒng)的秘書機構

2、企事業(yè)單位秘書機構

3、民主黨派

4、人民團體此外，臨時性的秘書機構，重大會議，如黨代會、人代會、政協(xié)會等，我們也經常辦會，設會務組，也屬于臨時性的秘書機構。此外，在重大活動中，也要設臨時性秘書機構，如籌備一場體育運動會，一場文藝演出，也會有秘書處，有的叫會務組。二、秘書處的工作性質我們的秘書處，我們的秘書工作，包括貿仲秘書處、海仲秘書處、調解中心秘書處、海協(xié)秘書處等，從性質上講，都屬于民間機構的秘書部門。大體來說有以下幾個方面的特點：

1、法律性：此點是不言而喻的。我們每天都在從事著與法律有關的工作，經手著與法律有關的事物。

2、涉外性：我們所從事的工作是處理大量的涉外仲裁、調解案件，要經常與外國機構、外國當事人打交道，是對外開放的窗口。

3、管理性：秘書人員要協(xié)調各種關系，要管理案件程序，管理各種文檔，管理財務等。從*種意義上講，秘書人員也是管理人員。

4、效勞性：我們與行政機關、純審判機關是不同的，屬于社會中介組織。但它和律師事務所也有區(qū)別，但總體來說，屬效勞行業(yè)。我們通過接待當事人，提供咨詢，解答問題，辦理仲裁、調解案件等，都表達了工作的效勞性質。只有明確了我們的工作性質，明確了我們這種工作在當今社會環(huán)境中所處的位置，才能正確掌握好工作方向，才能找到做好工作的途徑和規(guī)律。

談到我們的工作性質，我想起了，北京青年報3月9日第15版，有一篇文章題目叫"社會中介組織功能和體制的探索〞作者是北京市貿促會會長姚望，內容在這篇文章的右邊，有一個"編輯點評〞，題目為"從準衙門到社會中介關于我們法律部〞三、秘書人員應具備的素質〔一〕、根本素質1、身體素質：安康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個

安康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。2、心理素質：要時刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左

右。每一天都應以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對

社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。3、思想素質：這是更高的一項要求，作為現(xiàn)代社會的高級管理人員，在一

個國際知名的機構里工作，應當具有愛崗敬業(yè)精神、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精

神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。在現(xiàn)代社會里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說每天的國內外形勢，就在我們身邊，就會經常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個親戚玩股票掙了大錢；明天你的一個朋友倒房地產虧大發(fā)了；昨天，你的哥們當了大官，前天，你的一個熟人因腐敗問題露餡，進去了。。。。。。這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財了，就想到，做人就得膽大；而一看到出問題的，馬上又一轉念，做人還是慎重為好！

〔二〕、業(yè)務素質1、理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的根底知

識，包括法律、外語、經貿以及對業(yè)務工作有幫助的其它知識。另一方面也注意

收集新的信息，關注的法學領域的新的開展動態(tài)。2、實踐經歷：要注意總結工作中好的經歷，盡量防止走彎路，要經常進展經

驗交流，要多向有經歷的人學習。3、辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能

力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提

高辦事效率并應掌握一定的辦事方法與技巧。〔詳見"四〞〕〔三〕、文化素質1、社會科學學好專業(yè)知識應是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定

的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清

朝*年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。

何故？只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了

一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯(lián)來試王的文化，

上聯(lián)曰：江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯(lián)對之：塞北一天一地一

圣人。語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進而問到，先生的學問終究有多大？

王隨口吟到：天下文章屬三江三江文章屬吾鄉(xiāng)吾鄉(xiāng)文章屬吾弟吾為吾弟改文

章。由此，一句對聯(lián)，一首詩完成了招考工作。2、自然科學：仲裁、調解案件五花八門，常常要涉及自然科學的有關知

識，如機械設備，建筑工程，醫(yī)藥化學等。一方面，我們平時要注意積累；另一

方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學一學這方面的知識。3、外語：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經常涉及外國當

事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經常運用外語。我們要使

自己成為既懂業(yè)務又懂外語的，"兩條腿走路〞的人才?！菜摹炒送?，學會一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好

處的。俗話說，"藝不壓身〞如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了*種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假設你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一刻。但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個"重心〞，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡"主題〞，更不能"不務正業(yè)〞。四、秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術工作原則：在工作中應遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準則。工作方法：為了到達工作目標而采取的手段和途徑。比方過河:你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關鍵是要選擇切實可行的方法。工作藝術：通過運用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法,順利地完成工作任務，同時給人以美的感覺和享受。作為現(xiàn)代社會的秘書人員或管理人員，我們應該學會：堅持工作原則，運用工作方法，講究工作藝術。為此，我們要做到以下幾點：1、要協(xié)調好各種關系：包括與本部門的領導之間，同事之間；與仲裁員/調解員之間的關系；與當事人的關系，與律師的關系；與有關部門的關系等。在協(xié)調與本部門領導的關系時，要作到尊重領導，維護領導的威信，適應領導的工作習慣、工作方法、工作風格以及工作特點。比方，有的領導邏輯性較強，但凡愛有個前因后果，對這樣的領導就要在談工作時要講事實，擺觀點，有分析有推理；而有的領導喜歡單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害；而有的領導幽默幽默，你也不妨與他〔她〕開開玩笑。了解領導的工作風格和特點，目的是為了更好地做好工作。當然，在尊重領導的前提下，要敢于提出自己的觀點，要有維護真理的精神。那種對領導一味迎合，無原則地服從，則是缺乏取的。那樣，會使別人疑心你的人格、人品，領導也不一定會欣賞這種人。對待當事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風，也不要沾染市儈奸猾的習氣。對仲裁員/調解員要尊重，當好他們的助手和參謀，但不要越俎代庖。要各司其責，互相配合，共同把工作做好。此外，要注意與有關部門建立和保持良好的工作關系，如外貿部門，商檢機構，會計師事務所等。這對于我們搞好工作也是大有好處的。2、要掌握理事藝術

〔1〕工作要有方案長遠方案：五年、三年、一年短期方案：一個月、一個星期、每一天

〔2〕養(yǎng)成良好的工作習慣：今日事今日畢，能馬上辦的決不要等一會兒再

辦；一件事情要一抓到底，不要半途而廢。目標明確，有始有終。

〔3〕始終把握工作的中心：工作安排要主次清楚，不能"眉毛胡子一把

抓〞。重要的事先辦，急事先辦，及時處理；對大事要高度重視，一抓到

底，而相對來說不太重要的事則可以放后緩辦。3、要有較高的說、寫能力，即語言表達能力和文字寫作功夫，這也是做好秘書工作必須具備的。我們在實際工作中，都體會到，秘書工作涉及到的關系方方面面，既有人，又有事，千頭萬緒，林林總總。然俗語到："千條線，一根針〞，我們就是這根"針〞，運用得好，你會有條不紊，游刃有余；運用不好，你會手忙腳亂，焦頭爛額。四、秘書人員的紀律要求任何一種組織，都有自己的組織紀律，作為一個從事法律工作的機構，更應

該如此?，F(xiàn)在，貿仲、海仲和調解中心都有自己的"秘書人員工作守則〞，它對秘書人員提出了具體的要求，這就是我們的紀律，每一條都應自覺遵守。各個"守則〞雖然在內容上各有特點，但從要點上看，大體上可分為三個方面：

1、忠于職守，愛崗敬業(yè)

2、秉公辦事，廉潔自律

3、保密制度，嚴格遵守

其具體內容是不言自明的，無須再作解釋，只是對我們每一個做秘書的來說，要時刻提醒自己，嚴格遵守這些