物資采購管理制度55734物資采購管理制度55734物資采購管理制度55734xxx公司物資采購管理制度55734文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設(shè)計，管理制度物資采購管理制度《試行》1、范圍本制度適用于公司各種原材料、備品備件、輔助材料和低值易耗品、勞保用品和設(shè)備的采購管理。2、職責劃分采購部歸口公司總經(jīng)理管理。負責公司主、輔材料等統(tǒng)一采購工作，實行統(tǒng)一計劃、統(tǒng)一進貨、統(tǒng)一供應的管理。其主要職責如下：①分析物資市場上的品質(zhì)、價格等行情；②尋找物資供應來源，對每項物資的供貨渠道加以調(diào)查和掌握；③與供應商洽談，并安排對供應商的考察，建立供應商的資料；④要求報價，進行議價，有能力可進行估價，并作出比較；⑤采購所需的物資；⑥查證購進物料的數(shù)量和品質(zhì)；⑦對供應商的價格、品質(zhì)、交貨期、交貨量等作出評估；⑧掌握公司主要物料的市場價格起伏狀況，了解市場走勢，加以分析并控制采購成本；⑨擬定采購合同，并按合同管理辦法的規(guī)定程序進行審核批準。財務(wù)部對物資市場進行獨立詢價，負責對材料部的采購價格進行審核。財務(wù)部參與對采購合同的會簽,具體從資金安排方面進行確認,并負責采購結(jié)算、審核票據(jù)、付款和審核計劃用量是否與采購一致。行政辦從整個公司管理角度對采購合同進行控制和把關(guān)3、采購作業(yè)方式采購部可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購：招標采購對公司所需的各種非緊俏大宗物資，采用招標采購的辦法。招標采購的開標必須至少有三家供應商從事報價投標后方能開標。對于金額在5萬元以上原材料的采購，盡量采用招標采購的方式（議價采購的物資除外），經(jīng)預算部、財務(wù)部組織評標后確定中標供應商。議價采購對于生產(chǎn)中使用量很大，但市場競爭不夠充分的物資，采用議價采購的方式進行。長期報價采購凡經(jīng)常性使用，且使用量較穩(wěn)定的物資，可以從公司的合格供應商目錄中選定一家或多家供應商，簽訂較長期的供應協(xié)議。在公司采購計劃或請購的需求得到批準后，材料部根據(jù)對方發(fā)出報價單生成采購訂單，預算部、財務(wù)部審核后實施采購。4、采購業(yè)務(wù)流程采購業(yè)務(wù)應遵循的原則采購部應根據(jù)施工計劃、材料消耗定額、結(jié)合庫存情況制定物資采購計劃和用款計劃，作為物資采購的依據(jù)。物資采購計劃中一般應列有材料的名稱、采購數(shù)量、金額、及用于相關(guān)的工程名稱等項。多個工程同時開工的情況，應采購緊要材料。不在材料單計劃內(nèi)或未提材料清單的情況下，采購一律不予采購，若是工程急需，工程負責人必須電話通知總經(jīng)理，由總經(jīng)理安排采購，事后必須補齊手續(xù)。采購部應嚴格按照各種業(yè)務(wù)采購流程和授權(quán)進行分類分級審批，由財務(wù)部負責物資采購價格的監(jiān)督，工程倉庫負責物資的質(zhì)量驗收，行政辦負責采購業(yè)務(wù)流程的監(jiān)督。對于原材料、備品備件等重要物資的采購，以及采用長期報價采購方式的采購業(yè)務(wù)，事前必須對其供應商進行評價，如果沒有充足的理由，不允許從未經(jīng)評價或評價不合格的供應商處采購以上物資。采購業(yè)務(wù)流程以下所界定的采購合同審批流程主要是針對大宗的采購物資，其界定為金額在1萬元以上；在1萬元以下的物資采購可以不用簽訂正式采購合同，根據(jù)長期報價采購的方式直接發(fā)出采購訂單，經(jīng)預算部審核后直接采購。采購訂單審批流程對于與客戶簽訂的長期采購合同，根據(jù)合同規(guī)定和公司經(jīng)審批的采購計劃，由材料部填寫采購訂單。對于采用合同方式確定的采購，訂單根據(jù)采購合同發(fā)出，對于在合同中已確定價格的，可以由材料部直接向供應商發(fā)出采購訂單；對于在合同中未確定最終價格的，發(fā)出的采購訂單須經(jīng)過總經(jīng)理的審核。采購訂單審核后，采購部門以傳真等書面的方式將經(jīng)審核的采購訂單傳遞給供應商，并進行確認。5、其它規(guī)定、購買材料的運費等，應在相應的購買材料批次中注明清楚，不得單獨報此類費用帳。、對直接送到施工現(xiàn)場的材料，由工程部指定的材料庫管員及時辦理入庫手續(xù)，采購部相關(guān)人員應催促工程部項目經(jīng)理在1-3天內(nèi)將供貨單位蓋有公章的送貨單交到采購部，由采購部相關(guān)負責人及時交到財務(wù)部(備注：送貨單、入庫單上需有項目部經(jīng)理簽有“數(shù)量屬實”字樣為準；入庫日期以送貨單上的日期為準)；如工地在外不能及時將原件交回的情況下，應及時將有項目經(jīng)理簽字的送貨單、入庫單傳真到供應部，供應部相關(guān)負責人應持傳真件及時轉(zhuǎn)交到財務(wù)部（入庫日期以送貨單上的日期或傳真日期為準）。原件應后補交財務(wù)。5．3、提貨前必須對所購貨物進行檢驗，在確保材料質(zhì)量、數(shù)量準確無誤時按約定付款，并向?qū)Ψ剿魅〔馁|(zhì)證明書和發(fā)票。若所購材料不符合采購計劃要求，則屬采購員責任，由此造成的退貨損失（包括運費）由經(jīng)辦人負擔。5．4、材料不能按時提供，材料采購員通知項目現(xiàn)場管理負責人，以便現(xiàn)場管理員安排其他工作，以防影響工程進度。5．5、對于多采購的材料，現(xiàn)場材料管理員應及時通知采購員辦理退貨處理，采購員應將由對方簽收的退貨單交到財務(wù)，如退現(xiàn)金應及時將退款交回財務(wù)。如采購的材料不能退回，對相關(guān)責任人相應處罰。、采購部應當不定期配合財務(wù)部與供應商核對應付帳款、預付帳款等往來款項。、采購部在每月的15日、30日將材料供應商的采購價格以報表的形式交到財務(wù)部；如對于采購的大宗材料簽有采購合同的情況，應將采購合同原件交到行政辦。采購部相關(guān)負責人應將供貨單位的發(fā)票（增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）及時交到財務(wù)部（以對方開發(fā)票的日期為準）。采購監(jiān)督公司行政辦聯(lián)合財務(wù)部組成檢查小組，對采購部的采購業(yè)務(wù)進行定期和不定期的監(jiān)督檢查，檢查相關(guān)部門和人員在采購業(yè)務(wù)中是否存在違反程序、超越權(quán)限、以權(quán)謀私、假公濟私或疏于職責的違規(guī)違法行為。并對檢查出的違規(guī)違法行為提出處理意見。最后由總經(jīng)理作出處理決定。本制度由公司行政辦負責解釋。本制度在總經(jīng)理辦公會談?wù)撏ㄟ^后，自發(fā)布之日起施行。物資采購計劃表