采購(gòu)與供應(yīng)管理(采購(gòu)管理)采購(gòu)與供應(yīng)管理(采購(gòu)管理)1第二章

采購(gòu)規(guī)劃

所謂規(guī)劃，是指企業(yè)的決策層應(yīng)對(duì)企業(yè)采購(gòu)和采購(gòu)管理要有一個(gè)深入的、詳盡的、有戰(zhàn)略性的框架和模式。第二章采購(gòu)規(guī)劃所謂規(guī)劃22-1采購(gòu)管理的目標(biāo)和組織一、采購(gòu)管理的目標(biāo):（《采購(gòu)與供應(yīng)管理》的表述）1、采購(gòu)職能總體目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)表述：

獲得的物料應(yīng)該是貨真價(jià)實(shí)的，數(shù)量是符合要求的，并以準(zhǔn)確的時(shí)間發(fā)送至正確的地點(diǎn)，物料必須來(lái)源于合適的供應(yīng)商。同時(shí)，與之相適應(yīng)地，還要獲得合適的服務(wù),當(dāng)然價(jià)格也必須是合理的。采購(gòu)決策者合理取舍使上述目標(biāo)達(dá)到最優(yōu)組合。2-1采購(gòu)管理的目標(biāo)和組織一、采購(gòu)管理的目標(biāo):（《采32、對(duì)采購(gòu)總體目標(biāo)的具體表述：提供不間斷的物料供應(yīng)和服務(wù)，以便使企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。使存貨投資和損失保持最低。保持并提高質(zhì)量。發(fā)現(xiàn)或發(fā)展有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商。2、對(duì)采購(gòu)總體目標(biāo)的具體表述：提供不間斷的物料供應(yīng)和服務(wù)，以4當(dāng)條件允許時(shí)，將所購(gòu)物料標(biāo)準(zhǔn)化。以最低的總成本獲得所需的物資和服務(wù)。在企業(yè)內(nèi)部與其他職能部門(mén)建立和諧而富有生產(chǎn)效率的工作關(guān)系。以最低水平的管理費(fèi)用來(lái)完成采購(gòu)目標(biāo)。提高公司的競(jìng)爭(zhēng)地位。當(dāng)條件允許時(shí)，將所購(gòu)物料標(biāo)準(zhǔn)化。5二、《采購(gòu)管理與庫(kù)存控制》的表述采購(gòu)管理的基本目標(biāo)有四個(gè)。（一）保障供應(yīng)（首要的、第一位的）１、保證不缺貨（否則會(huì)影響企業(yè)的總體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。潛在的缺貨成本可能較大，甚至巨大。）２、保證質(zhì)量（質(zhì)量不能低，也不能太高，涉及采購(gòu)成本的高低，要求物美價(jià)廉）二、《采購(gòu)管理與庫(kù)存控制》的表述采購(gòu)管理的基本目標(biāo)有四個(gè)。6（二）費(fèi)用最?。óa(chǎn)品成本的主體部分是采購(gòu)成本。采購(gòu)管理的一個(gè)重要目標(biāo)就是要降低成本。）１、追求總費(fèi)用?。òú少?gòu)中每個(gè)環(huán)節(jié)，盡可能降低其單項(xiàng)費(fèi)用）２、適時(shí)適量采購(gòu)，追求庫(kù)存最小化（要求既保證供應(yīng)，又能使庫(kù)存量最小，庫(kù)存費(fèi)用最省。）（二）費(fèi)用最?。óa(chǎn)品成本的主體部分是采購(gòu)成本。采購(gòu)管理的一個(gè)7（三）供應(yīng)商管理好（管理好供應(yīng)商隊(duì)伍，選擇好供應(yīng)商。）（四）信息管理好（信息源作用。）（三）供應(yīng)商管理好（管理好供應(yīng)商隊(duì)伍，選擇好供應(yīng)商。）82-2采購(gòu)管理的組織企業(yè)采購(gòu)管理的第一項(xiàng)工作，就是要建立一個(gè)完善的采購(gòu)管理組織機(jī)構(gòu)。采購(gòu)管理組織結(jié)構(gòu)一定下來(lái)，采購(gòu)管理的權(quán)限、職權(quán)范圍、審批權(quán)限、工作內(nèi)容也就一一定下來(lái)。一般要根據(jù)企業(yè)的具體情況選擇合適的組織機(jī)構(gòu)形式。2-2采購(gòu)管理的組織企業(yè)采購(gòu)管理的第一項(xiàng)工作，就是要9一、組織結(jié)構(gòu)類(lèi)型

1、直線(xiàn)制：是由一個(gè)上級(jí)直接命令指揮多個(gè)下極的組織機(jī)構(gòu)形式。其優(yōu)越性的基礎(chǔ)是直接命令。效果是可以最直接有效、提高管理效率。特別適合于小型企業(yè)的管理機(jī)制。一、組織結(jié)構(gòu)類(lèi)型

1、直線(xiàn)制：是由一個(gè)上級(jí)直接命令指揮多個(gè)下102、直線(xiàn)職能制：在直線(xiàn)制的基礎(chǔ)上，再加上職能制。與直線(xiàn)制比較，只是多了一些職能機(jī)構(gòu)幫助上級(jí)來(lái)管理下級(jí)。適合于任何大型的、復(fù)雜的管理系統(tǒng)。企業(yè)、事業(yè)單位、政府機(jī)構(gòu)最大量采用的管理組織形式。2、直線(xiàn)職能制：在直線(xiàn)制的基礎(chǔ)上，再加上職能制。113、事業(yè)部制：事業(yè)部制是以某項(xiàng)事業(yè)為核心組成的，一個(gè)從決策到執(zhí)行的管理全過(guò)程的管理系統(tǒng)?；咎攸c(diǎn)是以事業(yè)為核心、管理決策程序小而全，因而運(yùn)行效率高。采購(gòu)部（專(zhuān)司采購(gòu)管理的事業(yè)部）直接對(duì)公司全面負(fù)責(zé)。由于權(quán)力相對(duì)集中，所有的采購(gòu)業(yè)務(wù)處理、決策，全部在內(nèi)部解決，避免跨部處理、逐級(jí)上報(bào)審批等手續(xù)，可節(jié)省大量處理時(shí)間、提高工作效率。3、事業(yè)部制：事業(yè)部制是以某項(xiàng)事業(yè)為核心組成的，一個(gè)從決策12４、矩陣制矩陣制是一種臨時(shí)性聯(lián)合組織機(jī)構(gòu)。好處是可以使組織扁平化。任務(wù)目的性很強(qiáng)。長(zhǎng)期的、戰(zhàn)略的方面考慮就少了。４、矩陣制矩陣制是一種臨時(shí)性聯(lián)合組織機(jī)構(gòu)。13二、采購(gòu)組織內(nèi)的分工：根據(jù)企業(yè)的規(guī)模大小、采購(gòu)量多少的實(shí)際情況來(lái)定。1、依據(jù)物料品種劃分：如：金屬材料（鋼材，有色金屬）非金屬材料（塑料、木材、水泥等）2、依據(jù)采購(gòu)的地區(qū)劃分：如：華南、華中、東北；國(guó)外采購(gòu),等。二、采購(gòu)組織內(nèi)的分工：根據(jù)企業(yè)的規(guī)模大小、采購(gòu)量多少的實(shí)際情143、按照采購(gòu)物品的價(jià)值和重要性劃分：按照采購(gòu)物品的價(jià)值和重要性劃分，就是ABC分類(lèi)法。由意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家巴累托提出的“關(guān)鍵的少數(shù)與次要的多數(shù)”理論為依據(jù)。A類(lèi)，價(jià)值高（70%）、品種少（10%），作重點(diǎn)管理；B類(lèi)，價(jià)值中（20%）、品種中（20%），可重點(diǎn)可一般管理；C類(lèi)，價(jià)值低（10%）、品種多（70%），作一般管理。

P５１，圖３-３3、按照采購(gòu)物品的價(jià)值和重要性劃分：按照采購(gòu)物品的價(jià)值和重要15確定物資重要性的依據(jù):（1）

生產(chǎn)所需的主要物資,關(guān)鍵物資;（2）

需求量最大的物資;（3）需求量不大,但是貴重物資。

確定物資重要性的依據(jù):164、按照采購(gòu)功能劃分：按照采購(gòu)功能劃分：如分為：計(jì)劃、料帳、市場(chǎng)分析、采購(gòu)運(yùn)作，等。典型的采購(gòu)機(jī)構(gòu)的圖例如后頁(yè)。4、按照采購(gòu)功能劃分：按照采購(gòu)功能劃分：17多事業(yè)部企業(yè)中采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)圖多事業(yè)部企業(yè)中采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)圖182-3采購(gòu)制度采購(gòu)制度系指企業(yè)對(duì)采購(gòu)工作的管理,究竟是采取“中央集權(quán)”（Centralization）的方式,或是“地方分權(quán)”（Decentralization）的方式，還是兼采分權(quán)與集權(quán)的混合（Consolidation）方式。選擇何種管理方式，與該企業(yè)的規(guī)模、地理?xiàng)l件、產(chǎn)品種類(lèi)等皆有密切關(guān)系。采購(gòu)制度的核心是授權(quán)的范圍與額度。

2-3采購(gòu)制度采購(gòu)制度系指企業(yè)對(duì)采購(gòu)工作的管理,究竟19一、采購(gòu)制度的分類(lèi)：1、集中制（式、化）：將企業(yè)采購(gòu)工作全部集中到一個(gè)部門(mén)辦理，各分公司各工廠(chǎng)各部門(mén)均無(wú)采購(gòu)權(quán)責(zé)，此即集中式采購(gòu)制度。優(yōu)點(diǎn)：歸納為可產(chǎn)生規(guī)模效應(yīng)。缺點(diǎn)：缺乏工作靈活性、員工過(guò)多、缺乏對(duì)特殊需求的認(rèn)可、與使用者之間存在距離，等。一、采購(gòu)制度的分類(lèi)：1、集中制（式、化）：202、分權(quán)（分散）制：采購(gòu)工作分散給各需用部門(mén)分別辦理的采購(gòu)制度。適用于企業(yè)規(guī)模較大、工廠(chǎng)分布區(qū)域廣、且產(chǎn)品及生產(chǎn)設(shè)施不同的企業(yè)。優(yōu)點(diǎn)：反應(yīng)速度快、本土資源的有效利用、權(quán)力責(zé)任統(tǒng)一，等。缺點(diǎn)：鼓勵(lì)使用者不必提前做計(jì)劃、忽視更好的采購(gòu)機(jī)會(huì)、缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，等。2、分權(quán)（分散）制：采購(gòu)工作分散給各需用部門(mén)分別辦理的采213、混合制：兼取集中、分散制的優(yōu)點(diǎn)而成。共同性物料、金額較大的、進(jìn)口品等，采取集中采購(gòu)。小額的、臨時(shí)性采購(gòu)、等，采取分散授權(quán)執(zhí)行?；旌现疲ㄊ剑┎少?gòu)制度不僅可集中數(shù)量，獲得優(yōu)惠價(jià)格，亦可因地制宜，兼顧作業(yè)時(shí)效。3、混合制：兼取集中、分散制的優(yōu)點(diǎn)而成。224、集中與分散考慮的因素

——管理效率采購(gòu)成本能否降低；采購(gòu)能力是否增加，反應(yīng)速度快慢；對(duì)存貨管理和控制的能力；管理費(fèi)用的大??；各部門(mén)之間工作的協(xié)調(diào)。4、集中與分散考慮的因素

——管理效率采購(gòu)成本能否降低；23采購(gòu)管理的組織性變化的討論供應(yīng)機(jī)構(gòu)必須跟其整體機(jī)構(gòu)保持一致。因此，采購(gòu)主管面臨的挑戰(zhàn)不是根據(jù)上級(jí)組織的要求創(chuàng)立一個(gè)采購(gòu)機(jī)構(gòu)，而是要采用高級(jí)管理方法去管理一個(gè)采購(gòu)機(jī)構(gòu)。采購(gòu)管理的組織性變化的討論供應(yīng)機(jī)構(gòu)必須跟其整體機(jī)構(gòu)保持一致。24二、采購(gòu)部門(mén)的授權(quán)：1、采購(gòu)的決策權(quán)：

采購(gòu)部門(mén)想圓滿(mǎn)地完成采購(gòu)工作，必須在四個(gè)領(lǐng)域有決策權(quán)。1)

選擇供應(yīng)商（采購(gòu)部門(mén)是行家，處于買(mǎi)方市場(chǎng)）2)

合適的定價(jià)方式與條件（結(jié)算、付款、驗(yàn)收條件）3)

確認(rèn)采購(gòu)物品的規(guī)格（如有可替代品）4)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的一切聯(lián)系（防止后門(mén)銷(xiāo)售）二、采購(gòu)部門(mén)的授權(quán)：1、采購(gòu)的決策權(quán)：252、內(nèi)部授權(quán)：把采購(gòu)金額進(jìn)行劃分，按照組織結(jié)構(gòu)，實(shí)施分層負(fù)責(zé)，對(duì)采購(gòu)主管授予資金審批權(quán)。內(nèi)部授權(quán)可以縮短采購(gòu)作業(yè)流程，爭(zhēng)取時(shí)效。包括高級(jí)主管對(duì)較低級(jí)主管的再予授權(quán)。2、內(nèi)部授權(quán)：把采購(gòu)金額進(jìn)行劃分，按照組織結(jié)構(gòu)，263、外部授權(quán)：由采購(gòu)部門(mén)對(duì)原無(wú)采購(gòu)職責(zé)的其他單位，基于事實(shí)上的需求授予采購(gòu)權(quán)力。其他單位指物資使用單位、專(zhuān)項(xiàng)計(jì)劃或部分供應(yīng)商，等。外部授權(quán)適用于專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的、專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求高的采購(gòu)。對(duì)金額較大的外部授權(quán)采購(gòu)部門(mén)要保留查核的權(quán)力。3、外部授權(quán)：由采購(gòu)部門(mén)對(duì)原無(wú)采購(gòu)職責(zé)的其他單位，基27*公司采購(gòu)卡采購(gòu)方公司發(fā)給其內(nèi)部顧客（即使用者）的一種信用卡。主要用于小額物品、間接材料（非生產(chǎn)性的）、服務(wù)等的采購(gòu)。持卡人有支配金額的限制。

優(yōu)點(diǎn)：減少管理成本，縮短采購(gòu)周期。缺點(diǎn)：可能失去對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的控制。*公司采購(gòu)卡采購(gòu)方公司發(fā)給其內(nèi)部顧客（即使用者）的一種信用28采購(gòu)聯(lián)合會(huì)（體）當(dāng)獨(dú)立的企業(yè)成立采購(gòu)聯(lián)合體時(shí)，將其普通物料的需求加以匯總，從而能向供應(yīng)商要求更低的價(jià)格和更好的交易條件。（團(tuán)購(gòu)）采購(gòu)聯(lián)合體在非盈利性組織中使用較多，如教育機(jī)構(gòu)和醫(yī)療機(jī)構(gòu)。其基本理論依據(jù)是“大的就是好的”。成本節(jié)省是創(chuàng)建和加盟采購(gòu)聯(lián)合會(huì)的主要?jiǎng)恿?。操作中企業(yè)要對(duì)采購(gòu)聯(lián)合體的授權(quán)，屬于外部授權(quán)。采購(gòu)聯(lián)合會(huì)（體）當(dāng)獨(dú)立的企業(yè)成立采購(gòu)聯(lián)合體時(shí)，將其普通物料的292-4采購(gòu)流程采購(gòu)與供應(yīng)管理需要制定一系列標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作程序以便于處理日常工作。手工處理業(yè)務(wù)時(shí)的采購(gòu)程序。計(jì)算機(jī)化的采購(gòu)流程。（p85）2-4采購(gòu)流程采購(gòu)與供應(yīng)管理需要制定一系列標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作程30采購(gòu)程序的關(guān)鍵步驟是：1發(fā)現(xiàn)需求；2對(duì)需求進(jìn)行描述；3確定可能的供應(yīng)商并對(duì)其加以分析；4確定價(jià)格和采購(gòu)條件；5擬定并發(fā)出采購(gòu)定單；6對(duì)定單進(jìn)行跟蹤并/或催貨；7接收并檢驗(yàn)收到的貨物；8結(jié)清發(fā)票并支付貨款；9維護(hù)記錄。采購(gòu)程序的關(guān)鍵步驟是：1發(fā)現(xiàn)需求；31一、

發(fā)現(xiàn)需求（需求分析）：發(fā)現(xiàn)需求就是解決“采購(gòu)什么、采購(gòu)多少、何時(shí)采購(gòu)”的問(wèn)題。也是全體需求者（各部門(mén)）提出“需求什么、需求多少、何時(shí)需求”的問(wèn)題。

一、發(fā)現(xiàn)需求（需求分析）：發(fā)現(xiàn)需求就是解決“采購(gòu)什么、采購(gòu)321、請(qǐng)購(gòu)（采購(gòu)申請(qǐng)）：可由使用單位或倉(cāng)庫(kù)方面來(lái)開(kāi)出“請(qǐng)購(gòu)單”。此類(lèi)請(qǐng)購(gòu)可分兩類(lèi)：1）

一般物料的采購(gòu)需求；2）

庫(kù)存管理的需求，如安全庫(kù)存量的補(bǔ)充。也可由物料需求計(jì)劃（MRP）將各項(xiàng)需求由計(jì)算機(jī)匯總、提出。1、請(qǐng)購(gòu)（采購(gòu)申請(qǐng)）：332、緊急定單（采購(gòu)）緊急定單的產(chǎn)生有些有存在的理由，如款式和設(shè)計(jì)上的突然改變、市場(chǎng)狀況的突然變化。也有實(shí)際上并不緊急的緊急定單，產(chǎn)生的原因有四點(diǎn)。緊急定單引發(fā)的代價(jià)是昂貴的，需減輕和避免。辦法：1）必須向總經(jīng)理解釋并需批準(zhǔn)；2）額外增加的成本由請(qǐng)購(gòu)單位承擔(dān)。

2、緊急定單（采購(gòu)）緊急定單的產(chǎn)生有些有存在的理由，如款式和343、小額定單（采購(gòu)）多為MRO物品的采購(gòu)，和歸類(lèi)于管理費(fèi)用類(lèi)的物品的采購(gòu)。處理小額定單的成本比較高，與這些定單的金額不成配比。當(dāng)所涉及物料的短缺而造成的損失與物料本身的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)不成比例。確保這些物料的供應(yīng)通常是要滿(mǎn)足的首要目標(biāo)。

3、小額定單（采購(gòu)）多為MRO物品的采購(gòu)，和歸類(lèi)于管理費(fèi)用類(lèi)35解決小額定單問(wèn)題的辦法：辦法涉及采購(gòu)過(guò)程的簡(jiǎn)化或自動(dòng)化或合并采購(gòu)，以便減短采購(gòu)周期時(shí)間、削減管理費(fèi)用、節(jié)省采購(gòu)員的時(shí)間等。1)

盡量將小額采購(gòu)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化；2)

累積小額請(qǐng)購(gòu)量，直到一定數(shù)量或金額；3)

指定小額采購(gòu)的請(qǐng)購(gòu)日期。還可以提出更多的辦法。解決小額定單問(wèn)題的辦法：辦法涉及采購(gòu)過(guò)程的簡(jiǎn)化或自動(dòng)化或合并36二、對(duì)需求加以準(zhǔn)確描述：1、“準(zhǔn)確”地描述所需物品和服務(wù)是采購(gòu)部門(mén)和使用者，或跨職能采購(gòu)團(tuán)隊(duì)共同的責(zé)任。如描述不夠準(zhǔn)確，輕者會(huì)浪費(fèi)時(shí)間；重者會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的財(cái)務(wù)后果。2、

“統(tǒng)一”，即用來(lái)描述所需物品或服務(wù)的字眼應(yīng)該統(tǒng)一。為確保詞匯的統(tǒng)一性，有效的辦法是采用適當(dāng)?shù)拿~手冊(cè)（文件）。如：保管總目錄、庫(kù)存目錄。二、對(duì)需求加以準(zhǔn)確描述：1、“準(zhǔn)確”地描述所需物品和服務(wù)是采37無(wú)庫(kù)存采購(gòu)或系統(tǒng)合同:無(wú)庫(kù)存采購(gòu)是一種將定貨和庫(kù)存職能合并的形式。允許非采購(gòu)人員發(fā)出定單，采用特殊的采購(gòu)目錄，不具體指定數(shù)量，等。物料項(xiàng)目的庫(kù)存由供應(yīng)商進(jìn)行保管。常用于辦公用品、易耗品、MRO物品等。有時(shí)批發(fā)商、分銷(xiāo)商更適合為供應(yīng)商，而不是制造商。無(wú)庫(kù)存采購(gòu)或系統(tǒng)合同:無(wú)庫(kù)存采購(gòu)是一種將定貨和庫(kù)存職能合并的38三、確定供應(yīng)商：對(duì)可能的供貨來(lái)源加以選擇就是供應(yīng)商的選擇，是采購(gòu)職能中重要的一環(huán)。涉及到高質(zhì)量的供應(yīng)源的確定和評(píng)價(jià)。對(duì)供應(yīng)商市場(chǎng)的調(diào)查分析：市場(chǎng)的規(guī)模、容量、性質(zhì)，供求關(guān)系，市場(chǎng)份額，質(zhì)量水平，等；對(duì)供應(yīng)商的基本情況：如資本，產(chǎn)品構(gòu)成，產(chǎn)品生產(chǎn)的歷史，供貨時(shí)間，質(zhì)量，結(jié)算貨款的要求，等。三、確定供應(yīng)商：對(duì)可能的供貨來(lái)源加以選擇就是供應(yīng)商的選擇，是39四、確定價(jià)格和采購(gòu)條件：確定價(jià)格和采購(gòu)條件的方法有三種：詢(xún)價(jià)、招標(biāo)和談判方式。這里先介紹詢(xún)價(jià)采購(gòu)，也就是報(bào)價(jià)單方式。招標(biāo)采購(gòu)和談判方式采購(gòu)，在后面第6章價(jià)格的確定中再討論。四、確定價(jià)格和采購(gòu)條件：確定價(jià)格和采購(gòu)條件的方法有三種：詢(xún)價(jià)40詢(xún)價(jià)采購(gòu)（報(bào)價(jià)單）向選定的若干供應(yīng)商發(fā)詢(xún)價(jià)函件，將采購(gòu)物項(xiàng)的要求通知有關(guān)廠(chǎng)商，讓他們報(bào)價(jià)，然后根據(jù)各個(gè)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)而選定供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)的方法。優(yōu)點(diǎn)：供應(yīng)商少而精，采購(gòu)過(guò)程簡(jiǎn)單，成本低。局限性：供應(yīng)商數(shù)量少，范圍窄，不一定是最優(yōu)。應(yīng)選擇至少三家以上的供應(yīng)商發(fā)出報(bào)價(jià)邀請(qǐng)。詢(xún)價(jià)采購(gòu)（報(bào)價(jià)單）向選定的若干供應(yīng)商發(fā)詢(xún)價(jià)函件，將采購(gòu)物項(xiàng)的41五、采購(gòu)定單：由于每個(gè)公司都會(huì)盡可能完善地保護(hù)自己的利益，在銷(xiāo)售自己產(chǎn)品時(shí)使用自己準(zhǔn)備的銷(xiāo)售協(xié)議（條款對(duì)銷(xiāo)售方有利），在采購(gòu)時(shí)使用自己準(zhǔn)備的采購(gòu)定單（對(duì)采購(gòu)方有利）。到底選用哪一方準(zhǔn)備的文書(shū)取決于雙方相對(duì)實(shí)力的強(qiáng)弱、采購(gòu)物品的特點(diǎn)、交易的復(fù)雜程度以及在確定或發(fā)出定單方面所制定的戰(zhàn)略。采購(gòu)定單所必備的要素，以及對(duì)訂單有約束力的各種條件。

五、采購(gòu)定單：由于每個(gè)公司都會(huì)盡可能完善地保護(hù)自己的利益，在42六、跟蹤和摧貨：跟蹤-----是對(duì)定單作例行追蹤,以便確保供應(yīng)商履行其貨物發(fā)運(yùn)的承諾。采購(gòu)方對(duì)例如質(zhì)量或發(fā)運(yùn)方面的問(wèn)題，應(yīng)盡早了解，以便采取相應(yīng)的行動(dòng)。具體方法可以是走訪(fǎng)、電話(huà)、跟蹤單。催貨-----對(duì)供應(yīng)商施加壓力，以使其履行最初做出的發(fā)運(yùn)承諾、提前發(fā)運(yùn)貨物或是加快已經(jīng)延誤的定單涉及的貨物的發(fā)運(yùn)。催貨應(yīng)僅適用于采購(gòu)定單的一小部分。六、跟蹤和摧貨：跟蹤-----是對(duì)定單作例行追蹤,以便確保供43七、貨物的接收和檢驗(yàn)：根據(jù)采購(gòu)合同的規(guī)定，對(duì)時(shí)間、質(zhì)量、數(shù)量有要求。1）強(qiáng)調(diào)交貨期，準(zhǔn)時(shí)供貨；2）驗(yàn)收質(zhì)量、數(shù)量等。實(shí)施了JIT庫(kù)存管理系統(tǒng)的公司中，對(duì)認(rèn)證的供應(yīng)商的物料可以免此程序。對(duì)于小額采購(gòu)也可以免除此程序。關(guān)于貨物實(shí)際收到之后或之前支付貨款，涉及現(xiàn)金折扣問(wèn)題。七、貨物的接收和檢驗(yàn)：根據(jù)采購(gòu)合同的規(guī)定，對(duì)時(shí)間、質(zhì)量、數(shù)量44八、結(jié)清發(fā)票，支付貨款：對(duì)于發(fā)票的審核和批準(zhǔn)到底是供應(yīng)部門(mén)還是會(huì)計(jì)部門(mén)的職責(zé)，仍存在一定爭(zhēng)議。理由是采購(gòu)部門(mén)是交易最初發(fā)生的地點(diǎn)，如有差錯(cuò)可以立即采取行動(dòng)。也有認(rèn)為這實(shí)際是一項(xiàng)會(huì)計(jì)工作，應(yīng)集中到會(huì)計(jì)部門(mén)。八、結(jié)清發(fā)票，支付貨款：對(duì)于發(fā)票的審核和批準(zhǔn)到底是供應(yīng)部門(mén)還45九、維護(hù)記錄：與定單有關(guān)的文件副本進(jìn)行匯集和歸檔，并把想保存的信息轉(zhuǎn)化為相關(guān)的記錄。單證的保存，以及供應(yīng)商、商品、招投標(biāo)文件等信息記錄。供應(yīng)商評(píng)價(jià)時(shí)有用。九、維護(hù)記錄：與定單有關(guān)的文件副本進(jìn)行匯集和歸檔，并把想保存462-5采購(gòu)調(diào)查采購(gòu)調(diào)查是為更好地指定采購(gòu)決策而進(jìn)行的系統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集、分類(lèi)和分析。調(diào)查項(xiàng)目主要包括：所購(gòu)材料、產(chǎn)品及服務(wù)；商品；供應(yīng)商；采購(gòu)系統(tǒng)。調(diào)查成本：采購(gòu)調(diào)查將增加采購(gòu)部門(mén)運(yùn)轉(zhuǎn)的管理費(fèi)用，如分析的結(jié)果不能有效地改進(jìn)采購(gòu)決策，那么這些費(fèi)用就不該發(fā)生。2-5采購(gòu)調(diào)查采購(gòu)調(diào)查是為更好地指定采購(gòu)決策而進(jìn)行的系統(tǒng)47一、所購(gòu)材料、產(chǎn)品或服務(wù)的調(diào)查（價(jià)值分析）價(jià)值分析將所購(gòu)貨物所體現(xiàn)的功能與其成本相比較，力求找到成本更低的替代品。游艇生產(chǎn)商的例子.結(jié)論：價(jià)值分析是削減采購(gòu)成本的一種有效方法。一、所購(gòu)材料、產(chǎn)品或服務(wù)的調(diào)查（價(jià)值分析）價(jià)值分析將所購(gòu)貨物48二、商品調(diào)查：適用：主要的商品，大宗采購(gòu)的商品；嚴(yán)重供應(yīng)短缺的小筆采購(gòu)的貨物。較復(fù)雜的商品調(diào)查應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：1）采購(gòu)方現(xiàn)在及未來(lái)的狀況；2）生產(chǎn)過(guò)程的替代性；3）貨物的用途；4）需求；5）供應(yīng)；6）價(jià)格7）消減成本和（或）確保供應(yīng)的戰(zhàn)略。二、商品調(diào)查：適用：主要的商品，大宗采購(gòu)的商品；嚴(yán)重供應(yīng)短缺49三、供應(yīng)商調(diào)查：采購(gòu)人員對(duì)現(xiàn)有的和潛在的供應(yīng)商的了解越多，與供應(yīng)商進(jìn)行談判的能力會(huì)越強(qiáng)。書(shū)上提出十個(gè)具體的方面。*財(cái)務(wù)能力分析：調(diào)查供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況以便估計(jì)其陷入財(cái)務(wù)困難的風(fēng)險(xiǎn)，及對(duì)采購(gòu)公司的影響。*單一貨源：采購(gòu)方可以利用數(shù)量?jī)?yōu)勢(shì)獲得巨大好處。由單一貨源造成的供應(yīng)障礙所引起的潛在成本是很大的。三、供應(yīng)商調(diào)查：采購(gòu)人員對(duì)現(xiàn)有的和潛在的供應(yīng)商的了解越多，與50四、采購(gòu)系統(tǒng)調(diào)查：采購(gòu)系統(tǒng)方面的調(diào)查項(xiàng)目主要涉及如何改進(jìn)采購(gòu)系統(tǒng)的管理。包括對(duì)以材料管理為中心的系統(tǒng)和采購(gòu)過(guò)程的調(diào)查。調(diào)查的項(xiàng)目有十幾個(gè)，包括對(duì)評(píng)價(jià)采購(gòu)人員、采購(gòu)部門(mén)、供應(yīng)商績(jī)效的辦法。四、采購(gòu)系統(tǒng)調(diào)查：采購(gòu)系統(tǒng)方面的調(diào)查項(xiàng)目主要涉及如何改進(jìn)采購(gòu)51§2-5采購(gòu)計(jì)劃計(jì)劃工作開(kāi)始于從企業(yè)每年的銷(xiāo)售預(yù)測(cè)、生產(chǎn)預(yù)測(cè)、總體經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)中獲得的信息。銷(xiāo)售預(yù)測(cè)將提供關(guān)于材料需求、產(chǎn)品及采購(gòu)后獲得的服務(wù)的總的預(yù)測(cè)；生產(chǎn)預(yù)測(cè)將提供關(guān)于所需材料、產(chǎn)品、服務(wù)的信息；經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)將提供用于預(yù)測(cè)價(jià)格、工資和其他成本總趨勢(shì)的信息。§2-5采購(gòu)計(jì)劃計(jì)劃工作開(kāi)始于從企業(yè)每年的銷(xiāo)售預(yù)測(cè)、生52一、計(jì)劃編制的目的：1、估算材料的需求量、時(shí)間，防止供應(yīng)中斷而影響產(chǎn)銷(xiāo)活動(dòng)；2、為了避免材料儲(chǔ)存過(guò)多，積壓資金，占用倉(cāng)庫(kù)的空間；3、為了配合生產(chǎn)計(jì)劃與資金調(diào)度；4、確立材料耗用標(biāo)準(zhǔn)，使用料成本得以控制。一、計(jì)劃編制的目的：1、估算材料的需求量、時(shí)間，防止供應(yīng)中斷53二、編制計(jì)劃的依據(jù)：1、生產(chǎn)計(jì)劃與生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃:尤其是主產(chǎn)品，如主生產(chǎn)計(jì)劃M(mǎn)PS，主產(chǎn)品結(jié)構(gòu)清單BOM。2、存貨控制卡:庫(kù)存控制方面的要求，如安全庫(kù)存（量）的要求。3、價(jià)格趨勢(shì)和有效的預(yù)測(cè)；價(jià)格可能下降，采購(gòu)政策是將存貨減少到經(jīng)濟(jì)合理的最低水平。價(jià)格有上升的趨勢(shì)，采購(gòu)政策是確保手上有足夠的存貨或合同，并將會(huì)考慮期貨采購(gòu)的可能性。4、資金限量。二、編制計(jì)劃的依據(jù)：1、生產(chǎn)計(jì)劃與生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃:尤其是主產(chǎn)品54演講完畢，謝謝觀(guān)看！演講完畢，謝謝觀(guān)看！55采購(gòu)與供應(yīng)管理(采購(gòu)管理)采購(gòu)與供應(yīng)管理(采購(gòu)管理)56第二章

采購(gòu)規(guī)劃

所謂規(guī)劃，是指企業(yè)的決策層應(yīng)對(duì)企業(yè)采購(gòu)和采購(gòu)管理要有一個(gè)深入的、詳盡的、有戰(zhàn)略性的框架和模式。第二章采購(gòu)規(guī)劃所謂規(guī)劃572-1采購(gòu)管理的目標(biāo)和組織一、采購(gòu)管理的目標(biāo):（《采購(gòu)與供應(yīng)管理》的表述）1、采購(gòu)職能總體目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)表述：

獲得的物料應(yīng)該是貨真價(jià)實(shí)的，數(shù)量是符合要求的，并以準(zhǔn)確的時(shí)間發(fā)送至正確的地點(diǎn)，物料必須來(lái)源于合適的供應(yīng)商。同時(shí)，與之相適應(yīng)地，還要獲得合適的服務(wù),當(dāng)然價(jià)格也必須是合理的。采購(gòu)決策者合理取舍使上述目標(biāo)達(dá)到最優(yōu)組合。2-1采購(gòu)管理的目標(biāo)和組織一、采購(gòu)管理的目標(biāo):（《采582、對(duì)采購(gòu)總體目標(biāo)的具體表述：提供不間斷的物料供應(yīng)和服務(wù)，以便使企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。使存貨投資和損失保持最低。保持并提高質(zhì)量。發(fā)現(xiàn)或發(fā)展有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商。2、對(duì)采購(gòu)總體目標(biāo)的具體表述：提供不間斷的物料供應(yīng)和服務(wù)，以59當(dāng)條件允許時(shí)，將所購(gòu)物料標(biāo)準(zhǔn)化。以最低的總成本獲得所需的物資和服務(wù)。在企業(yè)內(nèi)部與其他職能部門(mén)建立和諧而富有生產(chǎn)效率的工作關(guān)系。以最低水平的管理費(fèi)用來(lái)完成采購(gòu)目標(biāo)。提高公司的競(jìng)爭(zhēng)地位。當(dāng)條件允許時(shí)，將所購(gòu)物料標(biāo)準(zhǔn)化。60二、《采購(gòu)管理與庫(kù)存控制》的表述采購(gòu)管理的基本目標(biāo)有四個(gè)。（一）保障供應(yīng)（首要的、第一位的）１、保證不缺貨（否則會(huì)影響企業(yè)的總體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。潛在的缺貨成本可能較大，甚至巨大。）２、保證質(zhì)量（質(zhì)量不能低，也不能太高，涉及采購(gòu)成本的高低，要求物美價(jià)廉）二、《采購(gòu)管理與庫(kù)存控制》的表述采購(gòu)管理的基本目標(biāo)有四個(gè)。61（二）費(fèi)用最省（產(chǎn)品成本的主體部分是采購(gòu)成本。采購(gòu)管理的一個(gè)重要目標(biāo)就是要降低成本。）１、追求總費(fèi)用?。òú少?gòu)中每個(gè)環(huán)節(jié)，盡可能降低其單項(xiàng)費(fèi)用）２、適時(shí)適量采購(gòu)，追求庫(kù)存最小化（要求既保證供應(yīng)，又能使庫(kù)存量最小，庫(kù)存費(fèi)用最省。）（二）費(fèi)用最省（產(chǎn)品成本的主體部分是采購(gòu)成本。采購(gòu)管理的一個(gè)62（三）供應(yīng)商管理好（管理好供應(yīng)商隊(duì)伍，選擇好供應(yīng)商。）（四）信息管理好（信息源作用。）（三）供應(yīng)商管理好（管理好供應(yīng)商隊(duì)伍，選擇好供應(yīng)商。）632-2采購(gòu)管理的組織企業(yè)采購(gòu)管理的第一項(xiàng)工作，就是要建立一個(gè)完善的采購(gòu)管理組織機(jī)構(gòu)。采購(gòu)管理組織結(jié)構(gòu)一定下來(lái)，采購(gòu)管理的權(quán)限、職權(quán)范圍、審批權(quán)限、工作內(nèi)容也就一一定下來(lái)。一般要根據(jù)企業(yè)的具體情況選擇合適的組織機(jī)構(gòu)形式。2-2采購(gòu)管理的組織企業(yè)采購(gòu)管理的第一項(xiàng)工作，就是要64一、組織結(jié)構(gòu)類(lèi)型

1、直線(xiàn)制：是由一個(gè)上級(jí)直接命令指揮多個(gè)下極的組織機(jī)構(gòu)形式。其優(yōu)越性的基礎(chǔ)是直接命令。效果是可以最直接有效、提高管理效率。特別適合于小型企業(yè)的管理機(jī)制。一、組織結(jié)構(gòu)類(lèi)型

1、直線(xiàn)制：是由一個(gè)上級(jí)直接命令指揮多個(gè)下652、直線(xiàn)職能制：在直線(xiàn)制的基礎(chǔ)上，再加上職能制。與直線(xiàn)制比較，只是多了一些職能機(jī)構(gòu)幫助上級(jí)來(lái)管理下級(jí)。適合于任何大型的、復(fù)雜的管理系統(tǒng)。企業(yè)、事業(yè)單位、政府機(jī)構(gòu)最大量采用的管理組織形式。2、直線(xiàn)職能制：在直線(xiàn)制的基礎(chǔ)上，再加上職能制。663、事業(yè)部制：事業(yè)部制是以某項(xiàng)事業(yè)為核心組成的，一個(gè)從決策到執(zhí)行的管理全過(guò)程的管理系統(tǒng)。基本特點(diǎn)是以事業(yè)為核心、管理決策程序小而全，因而運(yùn)行效率高。采購(gòu)部（專(zhuān)司采購(gòu)管理的事業(yè)部）直接對(duì)公司全面負(fù)責(zé)。由于權(quán)力相對(duì)集中，所有的采購(gòu)業(yè)務(wù)處理、決策，全部在內(nèi)部解決，避免跨部處理、逐級(jí)上報(bào)審批等手續(xù)，可節(jié)省大量處理時(shí)間、提高工作效率。3、事業(yè)部制：事業(yè)部制是以某項(xiàng)事業(yè)為核心組成的，一個(gè)從決策67４、矩陣制矩陣制是一種臨時(shí)性聯(lián)合組織機(jī)構(gòu)。好處是可以使組織扁平化。任務(wù)目的性很強(qiáng)。長(zhǎng)期的、戰(zhàn)略的方面考慮就少了。４、矩陣制矩陣制是一種臨時(shí)性聯(lián)合組織機(jī)構(gòu)。68二、采購(gòu)組織內(nèi)的分工：根據(jù)企業(yè)的規(guī)模大小、采購(gòu)量多少的實(shí)際情況來(lái)定。1、依據(jù)物料品種劃分：如：金屬材料（鋼材，有色金屬）非金屬材料（塑料、木材、水泥等）2、依據(jù)采購(gòu)的地區(qū)劃分：如：華南、華中、東北；國(guó)外采購(gòu),等。二、采購(gòu)組織內(nèi)的分工：根據(jù)企業(yè)的規(guī)模大小、采購(gòu)量多少的實(shí)際情693、按照采購(gòu)物品的價(jià)值和重要性劃分：按照采購(gòu)物品的價(jià)值和重要性劃分，就是ABC分類(lèi)法。由意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家巴累托提出的“關(guān)鍵的少數(shù)與次要的多數(shù)”理論為依據(jù)。A類(lèi)，價(jià)值高（70%）、品種少（10%），作重點(diǎn)管理；B類(lèi)，價(jià)值中（20%）、品種中（20%），可重點(diǎn)可一般管理；C類(lèi)，價(jià)值低（10%）、品種多（70%），作一般管理。

P５１，圖３-３3、按照采購(gòu)物品的價(jià)值和重要性劃分：按照采購(gòu)物品的價(jià)值和重要70確定物資重要性的依據(jù):（1）

生產(chǎn)所需的主要物資,關(guān)鍵物資;（2）

需求量最大的物資;（3）需求量不大,但是貴重物資。

確定物資重要性的依據(jù):714、按照采購(gòu)功能劃分：按照采購(gòu)功能劃分：如分為：計(jì)劃、料帳、市場(chǎng)分析、采購(gòu)運(yùn)作，等。典型的采購(gòu)機(jī)構(gòu)的圖例如后頁(yè)。4、按照采購(gòu)功能劃分：按照采購(gòu)功能劃分：72多事業(yè)部企業(yè)中采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)圖多事業(yè)部企業(yè)中采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)圖732-3采購(gòu)制度采購(gòu)制度系指企業(yè)對(duì)采購(gòu)工作的管理,究竟是采取“中央集權(quán)”（Centralization）的方式,或是“地方分權(quán)”（Decentralization）的方式，還是兼采分權(quán)與集權(quán)的混合（Consolidation）方式。選擇何種管理方式，與該企業(yè)的規(guī)模、地理?xiàng)l件、產(chǎn)品種類(lèi)等皆有密切關(guān)系。采購(gòu)制度的核心是授權(quán)的范圍與額度。

2-3采購(gòu)制度采購(gòu)制度系指企業(yè)對(duì)采購(gòu)工作的管理,究竟74一、采購(gòu)制度的分類(lèi)：1、集中制（式、化）：將企業(yè)采購(gòu)工作全部集中到一個(gè)部門(mén)辦理，各分公司各工廠(chǎng)各部門(mén)均無(wú)采購(gòu)權(quán)責(zé)，此即集中式采購(gòu)制度。優(yōu)點(diǎn)：歸納為可產(chǎn)生規(guī)模效應(yīng)。缺點(diǎn)：缺乏工作靈活性、員工過(guò)多、缺乏對(duì)特殊需求的認(rèn)可、與使用者之間存在距離，等。一、采購(gòu)制度的分類(lèi)：1、集中制（式、化）：752、分權(quán)（分散）制：采購(gòu)工作分散給各需用部門(mén)分別辦理的采購(gòu)制度。適用于企業(yè)規(guī)模較大、工廠(chǎng)分布區(qū)域廣、且產(chǎn)品及生產(chǎn)設(shè)施不同的企業(yè)。優(yōu)點(diǎn)：反應(yīng)速度快、本土資源的有效利用、權(quán)力責(zé)任統(tǒng)一，等。缺點(diǎn)：鼓勵(lì)使用者不必提前做計(jì)劃、忽視更好的采購(gòu)機(jī)會(huì)、缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，等。2、分權(quán)（分散）制：采購(gòu)工作分散給各需用部門(mén)分別辦理的采763、混合制：兼取集中、分散制的優(yōu)點(diǎn)而成。共同性物料、金額較大的、進(jìn)口品等，采取集中采購(gòu)。小額的、臨時(shí)性采購(gòu)、等，采取分散授權(quán)執(zhí)行?；旌现疲ㄊ剑┎少?gòu)制度不僅可集中數(shù)量，獲得優(yōu)惠價(jià)格，亦可因地制宜，兼顧作業(yè)時(shí)效。3、混合制：兼取集中、分散制的優(yōu)點(diǎn)而成。774、集中與分散考慮的因素

——管理效率采購(gòu)成本能否降低；采購(gòu)能力是否增加，反應(yīng)速度快慢；對(duì)存貨管理和控制的能力；管理費(fèi)用的大小；各部門(mén)之間工作的協(xié)調(diào)。4、集中與分散考慮的因素

——管理效率采購(gòu)成本能否降低；78采購(gòu)管理的組織性變化的討論供應(yīng)機(jī)構(gòu)必須跟其整體機(jī)構(gòu)保持一致。因此，采購(gòu)主管面臨的挑戰(zhàn)不是根據(jù)上級(jí)組織的要求創(chuàng)立一個(gè)采購(gòu)機(jī)構(gòu)，而是要采用高級(jí)管理方法去管理一個(gè)采購(gòu)機(jī)構(gòu)。采購(gòu)管理的組織性變化的討論供應(yīng)機(jī)構(gòu)必須跟其整體機(jī)構(gòu)保持一致。79二、采購(gòu)部門(mén)的授權(quán)：1、采購(gòu)的決策權(quán)：

采購(gòu)部門(mén)想圓滿(mǎn)地完成采購(gòu)工作，必須在四個(gè)領(lǐng)域有決策權(quán)。1)

選擇供應(yīng)商（采購(gòu)部門(mén)是行家，處于買(mǎi)方市場(chǎng)）2)

合適的定價(jià)方式與條件（結(jié)算、付款、驗(yàn)收條件）3)

確認(rèn)采購(gòu)物品的規(guī)格（如有可替代品）4)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的一切聯(lián)系（防止后門(mén)銷(xiāo)售）二、采購(gòu)部門(mén)的授權(quán)：1、采購(gòu)的決策權(quán)：802、內(nèi)部授權(quán)：把采購(gòu)金額進(jìn)行劃分，按照組織結(jié)構(gòu)，實(shí)施分層負(fù)責(zé)，對(duì)采購(gòu)主管授予資金審批權(quán)。內(nèi)部授權(quán)可以縮短采購(gòu)作業(yè)流程，爭(zhēng)取時(shí)效。包括高級(jí)主管對(duì)較低級(jí)主管的再予授權(quán)。2、內(nèi)部授權(quán)：把采購(gòu)金額進(jìn)行劃分，按照組織結(jié)構(gòu)，813、外部授權(quán)：由采購(gòu)部門(mén)對(duì)原無(wú)采購(gòu)職責(zé)的其他單位，基于事實(shí)上的需求授予采購(gòu)權(quán)力。其他單位指物資使用單位、專(zhuān)項(xiàng)計(jì)劃或部分供應(yīng)商，等。外部授權(quán)適用于專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的、專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求高的采購(gòu)。對(duì)金額較大的外部授權(quán)采購(gòu)部門(mén)要保留查核的權(quán)力。3、外部授權(quán)：由采購(gòu)部門(mén)對(duì)原無(wú)采購(gòu)職責(zé)的其他單位，基82*公司采購(gòu)卡采購(gòu)方公司發(fā)給其內(nèi)部顧客（即使用者）的一種信用卡。主要用于小額物品、間接材料（非生產(chǎn)性的）、服務(wù)等的采購(gòu)。持卡人有支配金額的限制。

優(yōu)點(diǎn)：減少管理成本，縮短采購(gòu)周期。缺點(diǎn)：可能失去對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的控制。*公司采購(gòu)卡采購(gòu)方公司發(fā)給其內(nèi)部顧客（即使用者）的一種信用83采購(gòu)聯(lián)合會(huì)（體）當(dāng)獨(dú)立的企業(yè)成立采購(gòu)聯(lián)合體時(shí)，將其普通物料的需求加以匯總，從而能向供應(yīng)商要求更低的價(jià)格和更好的交易條件。（團(tuán)購(gòu)）采購(gòu)聯(lián)合體在非盈利性組織中使用較多，如教育機(jī)構(gòu)和醫(yī)療機(jī)構(gòu)。其基本理論依據(jù)是“大的就是好的”。成本節(jié)省是創(chuàng)建和加盟采購(gòu)聯(lián)合會(huì)的主要?jiǎng)恿?。操作中企業(yè)要對(duì)采購(gòu)聯(lián)合體的授權(quán)，屬于外部授權(quán)。采購(gòu)聯(lián)合會(huì)（體）當(dāng)獨(dú)立的企業(yè)成立采購(gòu)聯(lián)合體時(shí)，將其普通物料的842-4采購(gòu)流程采購(gòu)與供應(yīng)管理需要制定一系列標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作程序以便于處理日常工作。手工處理業(yè)務(wù)時(shí)的采購(gòu)程序。計(jì)算機(jī)化的采購(gòu)流程。（p85）2-4采購(gòu)流程采購(gòu)與供應(yīng)管理需要制定一系列標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作程85采購(gòu)程序的關(guān)鍵步驟是：1發(fā)現(xiàn)需求；2對(duì)需求進(jìn)行描述；3確定可能的供應(yīng)商并對(duì)其加以分析；4確定價(jià)格和采購(gòu)條件；5擬定并發(fā)出采購(gòu)定單；6對(duì)定單進(jìn)行跟蹤并/或催貨；7接收并檢驗(yàn)收到的貨物；8結(jié)清發(fā)票并支付貨款；9維護(hù)記錄。采購(gòu)程序的關(guān)鍵步驟是：1發(fā)現(xiàn)需求；86一、

發(fā)現(xiàn)需求（需求分析）：發(fā)現(xiàn)需求就是解決“采購(gòu)什么、采購(gòu)多少、何時(shí)采購(gòu)”的問(wèn)題。也是全體需求者（各部門(mén)）提出“需求什么、需求多少、何時(shí)需求”的問(wèn)題。

一、發(fā)現(xiàn)需求（需求分析）：發(fā)現(xiàn)需求就是解決“采購(gòu)什么、采購(gòu)871、請(qǐng)購(gòu)（采購(gòu)申請(qǐng)）：可由使用單位或倉(cāng)庫(kù)方面來(lái)開(kāi)出“請(qǐng)購(gòu)單”。此類(lèi)請(qǐng)購(gòu)可分兩類(lèi)：1）

一般物料的采購(gòu)需求；2）

庫(kù)存管理的需求，如安全庫(kù)存量的補(bǔ)充。也可由物料需求計(jì)劃（MRP）將各項(xiàng)需求由計(jì)算機(jī)匯總、提出。1、請(qǐng)購(gòu)（采購(gòu)申請(qǐng)）：882、緊急定單（采購(gòu)）緊急定單的產(chǎn)生有些有存在的理由，如款式和設(shè)計(jì)上的突然改變、市場(chǎng)狀況的突然變化。也有實(shí)際上并不緊急的緊急定單，產(chǎn)生的原因有四點(diǎn)。緊急定單引發(fā)的代價(jià)是昂貴的，需減輕和避免。辦法：1）必須向總經(jīng)理解釋并需批準(zhǔn)；2）額外增加的成本由請(qǐng)購(gòu)單位承擔(dān)。

2、緊急定單（采購(gòu)）緊急定單的產(chǎn)生有些有存在的理由，如款式和893、小額定單（采購(gòu)）多為MRO物品的采購(gòu)，和歸類(lèi)于管理費(fèi)用類(lèi)的物品的采購(gòu)。處理小額定單的成本比較高，與這些定單的金額不成配比。當(dāng)所涉及物料的短缺而造成的損失與物料本身的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)不成比例。確保這些物料的供應(yīng)通常是要滿(mǎn)足的首要目標(biāo)。

3、小額定單（采購(gòu)）多為MRO物品的采購(gòu)，和歸類(lèi)于管理費(fèi)用類(lèi)90解決小額定單問(wèn)題的辦法：辦法涉及采購(gòu)過(guò)程的簡(jiǎn)化或自動(dòng)化或合并采購(gòu)，以便減短采購(gòu)周期時(shí)間、削減管理費(fèi)用、節(jié)省采購(gòu)員的時(shí)間等。1)

盡量將小額采購(gòu)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化；2)

累積小額請(qǐng)購(gòu)量，直到一定數(shù)量或金額；3)

指定小額采購(gòu)的請(qǐng)購(gòu)日期。還可以提出更多的辦法。解決小額定單問(wèn)題的辦法：辦法涉及采購(gòu)過(guò)程的簡(jiǎn)化或自動(dòng)化或合并91二、對(duì)需求加以準(zhǔn)確描述：1、“準(zhǔn)確”地描述所需物品和服務(wù)是采購(gòu)部門(mén)和使用者，或跨職能采購(gòu)團(tuán)隊(duì)共同的責(zé)任。如描述不夠準(zhǔn)確，輕者會(huì)浪費(fèi)時(shí)間；重者會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的財(cái)務(wù)后果。2、

“統(tǒng)一”，即用來(lái)描述所需物品或服務(wù)的字眼應(yīng)該統(tǒng)一。為確保詞匯的統(tǒng)一性，有效的辦法是采用適當(dāng)?shù)拿~手冊(cè)（文件）。如：保管總目錄、庫(kù)存目錄。二、對(duì)需求加以準(zhǔn)確描述：1、“準(zhǔn)確”地描述所需物品和服務(wù)是采92無(wú)庫(kù)存采購(gòu)或系統(tǒng)合同:無(wú)庫(kù)存采購(gòu)是一種將定貨和庫(kù)存職能合并的形式。允許非采購(gòu)人員發(fā)出定單，采用特殊的采購(gòu)目錄，不具體指定數(shù)量，等。物料項(xiàng)目的庫(kù)存由供應(yīng)商進(jìn)行保管。常用于辦公用品、易耗品、MRO物品等。有時(shí)批發(fā)商、分銷(xiāo)商更適合為供應(yīng)商，而不是制造商。無(wú)庫(kù)存采購(gòu)或系統(tǒng)合同:無(wú)庫(kù)存采購(gòu)是一種將定貨和庫(kù)存職能合并的93三、確定供應(yīng)商：對(duì)可能的供貨來(lái)源加以選擇就是供應(yīng)商的選擇，是采購(gòu)職能中重要的一環(huán)。涉及到高質(zhì)量的供應(yīng)源的確定和評(píng)價(jià)。對(duì)供應(yīng)商市場(chǎng)的調(diào)查分析：市場(chǎng)的規(guī)模、容量、性質(zhì)，供求關(guān)系，市場(chǎng)份額，質(zhì)量水平，等；對(duì)供應(yīng)商的基本情況：如資本，產(chǎn)品構(gòu)成，產(chǎn)品生產(chǎn)的歷史，供貨時(shí)間，質(zhì)量，結(jié)算貨款的要求，等。三、確定供應(yīng)商：對(duì)可能的供貨來(lái)源加以選擇就是供應(yīng)商的選擇，是94四、確定價(jià)格和采購(gòu)條件：確定價(jià)格和采購(gòu)條件的方法有三種：詢(xún)價(jià)、招標(biāo)和談判方式。這里先介紹詢(xún)價(jià)采購(gòu)，也就是報(bào)價(jià)單方式。招標(biāo)采購(gòu)和談判方式采購(gòu)，在后面第6章價(jià)格的確定中再討論。四、確定價(jià)格和采購(gòu)條件：確定價(jià)格和采購(gòu)條件的方法有三種：詢(xún)價(jià)95詢(xún)價(jià)采購(gòu)（報(bào)價(jià)單）向選定的若干供應(yīng)商發(fā)詢(xún)價(jià)函件，將采購(gòu)物項(xiàng)的要求通知有關(guān)廠(chǎng)商，讓他們報(bào)價(jià)，然后根據(jù)各個(gè)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)而選定供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)的方法。優(yōu)點(diǎn)：供應(yīng)商少而精，采購(gòu)過(guò)程簡(jiǎn)單，成本低。局限性：供應(yīng)商數(shù)量少，范圍窄，不一定是最優(yōu)。應(yīng)選擇至少三家以上的供應(yīng)商發(fā)出報(bào)價(jià)邀請(qǐng)。詢(xún)價(jià)采購(gòu)（報(bào)價(jià)單）向選定的若干供應(yīng)商發(fā)詢(xún)價(jià)函件，將采購(gòu)物項(xiàng)的96五、采購(gòu)定單：由于每個(gè)公司都會(huì)盡可能完善地保護(hù)自己的利益，在銷(xiāo)售自己產(chǎn)品時(shí)使用自己準(zhǔn)備的銷(xiāo)售協(xié)議（條款對(duì)銷(xiāo)售方有利），在采購(gòu)時(shí)使用自己準(zhǔn)備的采購(gòu)定單（對(duì)采購(gòu)方有利）。到底選用哪一方準(zhǔn)備的文書(shū)取決于雙方相對(duì)實(shí)力的強(qiáng)弱、采購(gòu)物品的特點(diǎn)、交易的復(fù)雜程度以及在確定或發(fā)出定單方面所制定的戰(zhàn)略。采購(gòu)定單所必備的要素，以及對(duì)訂單有約束力的各種條件。

五、采購(gòu)定單：由于每個(gè)公司都會(huì)盡可能完善地保護(hù)自己的利益，在97六、跟蹤和摧貨：跟蹤-----是對(duì)定單作例行追蹤,以便確保供應(yīng)商履行其貨物發(fā)運(yùn)的承諾。采購(gòu)方對(duì)例如質(zhì)量或發(fā)運(yùn)方面的問(wèn)題，應(yīng)盡早了解，以便采取相應(yīng)的行動(dòng)。具體方法可以是走訪(fǎng)、電話(huà)、跟蹤單。催貨-----對(duì)供應(yīng)商施加壓力，以使其履行最初做出的發(fā)運(yùn)承諾、提前發(fā)運(yùn)貨物或是加快已經(jīng)延誤的定單涉及的貨物的發(fā)運(yùn)。催貨應(yīng)僅適用于采購(gòu)定單的一小部分。六、跟蹤和摧貨：跟蹤-----是對(duì)定單作例行追蹤,以便確保供98七、貨物的接收和檢驗(yàn)：根據(jù)采購(gòu)合同的規(guī)定，對(duì)時(shí)間、質(zhì)量、數(shù)量有要求。1）強(qiáng)調(diào)交貨期，準(zhǔn)時(shí)供貨；2）驗(yàn)收質(zhì)量、數(shù)量等。實(shí)施了JIT庫(kù)存管理系統(tǒng)的公司中，對(duì)認(rèn)證的供應(yīng)商的物料可以免此程序。對(duì)于小額采購(gòu)也可以免除此程序。關(guān)于貨物實(shí)際收到之后或之前支付貨款，涉及現(xiàn)金折扣問(wèn)題。七、貨物的接收和檢驗(yàn)：根據(jù)采購(gòu)合同的規(guī)定，對(duì)時(shí)間、質(zhì)量、數(shù)量99八、結(jié)清發(fā)票，支付貨款：對(duì)于發(fā)票的審核和批準(zhǔn)到底是供應(yīng)部門(mén)還是會(huì)計(jì)部門(mén)的職責(zé)，仍存在一定爭(zhēng)議。理由是采購(gòu)部門(mén)