公司發(fā)文管理制度集合5篇公司發(fā)文管理制度1第一章總則第一條為進一步加強公司發(fā)文管理，增強發(fā)文的嚴肅性和權(quán)威性，規(guī)范發(fā)文程序和格式，保障發(fā)文安全有序，提高發(fā)文質(zhì)量和效率，加強文件的檔案管理，根據(jù)公司實際情況，特制定本管理制度。第二條本制度以《文書方案管理制度》為原則。凡屬于需要發(fā)放至所屬部門或予以公示的文件，都屬于本制度規(guī)定的發(fā)文范圍。第三條本制度適用于公司所有部門。第二章管理部門第四條公司發(fā)文由行政綜合部實行歸口管理，任何其他部門不得自行發(fā)送正式文件。第三章文件種類第五條決定：對重要事項或重大行動做出安排，任免和聘用中、高層管理人員；第六條決議：經(jīng)會議講座通過并要求貫徹執(zhí)行的事項。第七條通告：公布應(yīng)當普遍遵守周知的事項。第八條通知：發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬部門的公文，批轉(zhuǎn)下級部門的公文，要求下級部門辦理和需要周知或共同執(zhí)行事項。第九條通報：表彰先進、批評錯誤，傳達重要情況。第十條報告：適用于公司向上級政府或主管部門、各公司向上級政府或公司匯報工作、反映情況、提出意見或者建議、答復(fù)上級部門的詢問等第十一條請示：適用于公司向上級政府或主管部門、各公司向上級政府或公司請求指示、批準；第十二條批復(fù)：答復(fù)請示事項或?qū)ο录壊贾霉ぷ鳌５谑龡l函：適用于不相隸屬的單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題；第十四條會議紀要：傳達會議決定事項和主要精神，要求全單位共同遵守執(zhí)行者。第十五條工作志：記錄日、周、月工作情況（包括工作安排、工作業(yè)績、工作設(shè)想與建議等）。第十六條工作計劃：進行本年、季、月、周工作安排。第四章發(fā)文程序第十七條擬稿根據(jù)公司工作需要和領(lǐng)導(dǎo)的意見，由主辦部門指定專人草擬文稿。文稿要求準確、精練，用語要規(guī)范、貼切，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密。不抵觸法律法規(guī)，操作性強。第十八條審核原則上文稿都要上傳OA系統(tǒng)呈相關(guān)人員逐一審批；如有特殊情況，可走紙質(zhì)流程，書面文稿由擬稿人按規(guī)定程序遞交至相關(guān)負責(zé)人負責(zé)書面審核，審核痕跡應(yīng)保留在審核原稿上。具體審核內(nèi)容如下：一、是否確需行文；二、行文是否完整、準確地體現(xiàn)我單位的意圖；三、涉及多個部門業(yè)務(wù)的事項是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見。公司發(fā)文管理制度2一、公司行文是企業(yè)請示、報告、商洽工作、向下傳達決定、批復(fù)處理問題、指導(dǎo)工作的重要形式。二、公司行文要做到規(guī)范、準確、及時，并實行統(tǒng)一管理。三、公司行文的程序為：擬搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))、打印、分發(fā)、登記、歸檔、銷毀。四、行文與打印管理1、公司行文由業(yè)務(wù)承辦人起草，在發(fā)文稿申請表中須有文件標題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，部門負責(zé)人簽名、標定日期和密級；部門負責(zé)人審定，總經(jīng)理簽字同意后打印發(fā)文。2、經(jīng)總經(jīng)理批準簽發(fā)的文稿交行政部統(tǒng)一編號打印，由起草人校對(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé))修正后，及時送交給有關(guān)部門和人員，或由行政部發(fā)出。3、打印人員不得截留文件，或?qū)⒋蛴?、?fù)印、傳真等行文中的有關(guān)商業(yè)秘密或企業(yè)管理規(guī)定中須保密的事項透露給他人。五、發(fā)文管理1、公司發(fā)文由行政部統(tǒng)一編號、存檔。有領(lǐng)導(dǎo)批示的`，還應(yīng)附批示件。2、部門和個人收文應(yīng)在行政部發(fā)文登記冊中簽名。3、公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命以及向政府有關(guān)部門的請示、報告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。4、公司內(nèi)部文件，各部門應(yīng)妥善保管，年終由行政部統(tǒng)一收回處理。六、收文管理1、公司收文的處理程序為：收文、分文、記錄、傳送、歸檔。2、公司收文由行政部統(tǒng)一負責(zé)：收到發(fā)來文件后，應(yīng)先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。3、急件或涉及商業(yè)機密的傳真應(yīng)由專人處理。七、所有文件收取發(fā)放，必須有登記、簽收手續(xù)。公司發(fā)文管理制度3（一）總則第一條爲減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)於文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。（二）收文的管理第四條公文的簽收1、凡來廠公啓文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啓的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。2、對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。第五條公文的編號保管1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應(yīng)及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啓文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啓封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。3、爲加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。第七條文件的傳閱與催辦。1、傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。4、文件閱完後，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。（三）發(fā)文的管理第八條發(fā)文的規(guī)定1、全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群衆(zhòng)團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2、各群衆(zhòng)團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群衆(zhòng)團體文件由黨委批轉(zhuǎn)。3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)。第九條發(fā)文的范圍：1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：（1）公布全廠規(guī)章制度；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；（3）公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項；（4）公布全廠性的重大生産、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；（6）其他有關(guān)全廠的重大事項；3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：（1）對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生産、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。4、在工廠日常生産、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準後，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。5、凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。（四）發(fā)文程式與要求第十條發(fā)文程式規(guī)定：1、各單位元需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；2、黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；4、文稿擬就後，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé)）；7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；8、需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會簽部門會簽；9、文稿審核會簽後，按批準許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準簽發(fā)；10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室列??；11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。（五）文件的借閱和清退第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。第十二條借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。第十四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。（六）文件的。立卷與歸檔第十五條文件的歸檔范圍：1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責(zé)歸檔：（1）上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復(fù)；（2）黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生産經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；（7）上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；（8）反映本廠生産、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；（9）工廠日志和大事記；（10）工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。2、業(yè)務(wù)科室，各群衆(zhòng)團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群衆(zhòng)團體負責(zé)立卷歸檔。第十六條立卷要求1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。（七）文件的銷毀第十七條對於多馀、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。公司發(fā)文管理制度41目的為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實際工作情況，特制定本制度。2適用范圍適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。3定義3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關(guān)活動有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。4職責(zé)4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責(zé)在全公司范圍內(nèi)對制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負責(zé)人或者指定人員負責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)4.3.1各部門負責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。4.3.2管理者代表負責(zé)組織相關(guān)部門和人員負責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。5文件分級分類5.1文件分級5.1.1一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營管理規(guī)范等。5.1.2二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。5.1.3三級文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。6文件編號、標識與控制6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間注：各部門代號部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼6.2文件的標識與控制文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關(guān)場所應(yīng)用的文件及提供給審核機構(gòu)的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標識;長期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。7文件編制、審核、批準和發(fā)布7.1行政文件與管理性文件的編制與審批(1)公司級行政性文件：公司組織機構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責(zé)編制。(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度，由各部門依本制度4.3條負責(zé)編制。(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負責(zé)編制。(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門負責(zé)人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負責(zé)人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。7.2文件歸檔、發(fā)放、保管7.2.1文件歸檔(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負責(zé)填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。(2)各部門收到的文件由部門負責(zé)人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。7.2.2文件發(fā)放公司受控文件、記錄由人事行政部負責(zé)按以下范圍發(fā)放：(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;(3)各個部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號，并由領(lǐng)用者簽名。(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。7.2.3文件保管與借閱(1)文件保管：所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進行操作。(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。7.3文件的更改與回收作廢7.3.1文件更改(1)當文件不適應(yīng)需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時相關(guān)的文件應(yīng)進行同步更改。(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責(zé)填寫《文件更改/評審單》并實施更改。(3)文件修改內(nèi)容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時應(yīng)進行換版。(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。(5)文件更改內(nèi)容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。7.4文件的作廢與銷毀(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標明回收日期。(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。7.5外來文件管理7.5.1外來文件接收與歸口(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。7.6保密文件的管理7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責(zé)”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責(zé)管理。7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：文件密級發(fā)放、傳閱范圍絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對信息形成部門的負責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認為需要讓其知悉的對象機密公司部門負責(zé)人以上人員，機密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認為需要讓其知悉的對象秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認為需要讓其知悉的對象公司發(fā)文管理制度5一、總則及范圍為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預(yù)算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。本標準