文件的概念文件——廣義的“文件”指公文書信或指有關政策、理論等方面的文章。狹義的“文件”就是檔案的意思，范疇很廣泛，電腦上運行的程序、殺毒等等等等都叫文件。GMP中“文件”是指一切涉及藥品生產(chǎn)、管理的書面標準和實施過程中的記錄結果。GMP文件——是指涉及藥品生產(chǎn)、經(jīng)營管理過程中預先制定的文件系統(tǒng)，它包括貫穿于藥品生產(chǎn)經(jīng)營管理全過程的所有文件。文件的概念文件——廣義的“文件”指公文書信或指有關政策、理論1?！拔募痹谒幤分圃斓腉MP全過程最終都是以“文件”的形式反映的。無論世界衛(wèi)生組織的GMP，還是歐共體的GMP或我國的GMP，均把“文件”單獨列出作為一章，由此可見文件的重要程度。歐共體GMP“文件”一章中，第一句話就概括地指出了文件管理的地位和目的：“良好的文件管理系統(tǒng)是質(zhì)量保證體系的重要組成部分。書面的文件能防止由口頭交流可能引起的差錯并使批的歷史具有可追溯性?！币虼?，制藥企業(yè)必須建立良好的GMP文件管理系統(tǒng)。?！拔募痹谒幤分圃斓腉MP全過程最終都是以“文件”的形式反2文件管理是操作系統(tǒng)的五大職能之一，主要涉及文件的邏輯組織和物理組織，目錄的結構和管理。所謂文件管理，就是操作系統(tǒng)中實現(xiàn)文件統(tǒng)一管理的一組軟件、被管理的文件以及為實施文件管理所需要的一些數(shù)據(jù)結構的總稱（是操作系統(tǒng)中負責存取和管理文件信息的機構）；從系統(tǒng)角度來看，文件系統(tǒng)是對文件儲存空間進行組織，分配和回收，負責文件的存儲，檢索，共享和保護。從用戶角度來看，文件系統(tǒng)主要是實現(xiàn)"按名取存"，文件系統(tǒng)的用戶只要知道所需文件的文件名，就可存取文件中的信息，而無需知道這些文件究竟存放在什么地方。文件管理是操作系統(tǒng)的五大職能之一，主要涉及文件的邏輯組織和物3文件管理是質(zhì)量保證系統(tǒng)中不可缺少的部分，因此文件管理幾乎關系到GMP的各個方面。文件管理的目的是介定管理系統(tǒng)、減少語言傳遞可能發(fā)生的錯誤、保證所有執(zhí)行人員均能獲得有關工藝的詳細指令并遵照執(zhí)行、而且能夠?qū)τ腥毕莼蛞捎腥毕莓a(chǎn)品的歷史進行追查。文件管理是質(zhì)量保證系統(tǒng)中不可缺少的部分，因此文件管理幾乎關系4文件的重要性明確標準、方法、職責，確保完全掌握生產(chǎn)的藥品是否能夠發(fā)放上市所必需的全部信息。行動以文字為準，避免口頭方式造成的錯誤結果。保證行動的一致性。任何行動后均有文字記錄可查，為追究責任、改進工作提供依據(jù)。文件系統(tǒng)的建立與完善促使企業(yè)實施規(guī)范化、科學化、法制化管理。文件的重要性明確標準、方法、職責，確保完全掌握生產(chǎn)的藥品是否5本章修訂的目的建立完善文件管理系統(tǒng)，保證文件的權威性、系統(tǒng)性建立有效文件的管理流程，維護文件的有效性文件編制要保證文件內(nèi)容的適宜性、一致性設計相關配套的記錄文件，保證文件的執(zhí)行“有據(jù)可查”本章修訂的目的建立完善文件管理系統(tǒng)，保證文件的權威性、系統(tǒng)性6與98版相比主要的變化是將記錄管理納入到文件管理范疇中。在98版文件控制的第六十四、六十五條二個條款的基礎上進行了細化，增加了防止誤用、定期評審的要求。將98版第八章《生產(chǎn)管理》第六十八條中有關批生產(chǎn)記錄管理的要求，擴展到所有相關生產(chǎn)質(zhì)量管理所涉及的記錄管理，并增加了記錄的保存、電子記錄管理等相關要求。對質(zhì)量標準、工藝規(guī)程、批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄、操作規(guī)程和記錄等文件的編制要求、編制內(nèi)容進行了細化規(guī)定。強調(diào)質(zhì)量部對GMP文件管理的責任。與98版相比主要的變化是將記錄管理納入到文件管理范疇中。7文件管理的新增條款第一百五十條文件是質(zhì)量保證系統(tǒng)的基本要素。企業(yè)必須有內(nèi)容正確的書面質(zhì)量標準、生產(chǎn)處方和工藝規(guī)程、操作規(guī)程以及記錄等文件。強調(diào)GMP文件的重要性和文件系統(tǒng)組成。文件管理的新增條款第一百五十條文件是質(zhì)量保證系統(tǒng)的基本要素8文件管理的新增條款第一百五十二條文件的內(nèi)容應與藥品生產(chǎn)許可、藥品注冊等相關要求一致，并有助于追溯每批產(chǎn)品的歷史情況。強調(diào)GMP相關技術文件的內(nèi)容與產(chǎn)品注冊等相關要求一致性，并提出可進行產(chǎn)品質(zhì)量信息可追溯的要求。文件管理的新增條款第一百五十二條文件的內(nèi)容應與藥品生產(chǎn)許可9文件管理的新增條款第一百五十七條原版文件復制時，不得產(chǎn)生任何差錯；復制的文件應清晰可辨。

提出文件復制質(zhì)量控制的的專門要求。文件管理的新增條款第一百五十七條原版文件復制時，不得產(chǎn)生任10文件管理的新增條款第一百六十條應盡可能采用生產(chǎn)和檢驗設備自動打印的記錄、圖譜和曲線圖等，并標明產(chǎn)品或樣品的名稱、批號和記錄設備的信息，操作人應簽注姓名和日期。（1)提出對電子打印記錄的控制要求(2）強調(diào)記錄的客觀性、追溯性文件管理的新增條款第一百六十條應盡可能采用生產(chǎn)和檢驗設備自11文件管理的新增條款第一百六十三條如使用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、照相技術或其他可靠方式記錄數(shù)據(jù)資料，應有所用系統(tǒng)的操作規(guī)程；記錄的準確性應經(jīng)過核對。

使用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的，只有經(jīng)授權的人員方可輸入或更改數(shù)據(jù)，更改和刪除情況應有記錄；應使用密碼或其他方式來控制系統(tǒng)的登錄；關鍵數(shù)據(jù)輸入后，應由他人獨立進行復核。

用電子方法保存的批記錄，應采用磁帶、縮微膠卷、紙質(zhì)副本或其他方法進行備份，以確保記錄的安全，且數(shù)據(jù)資料在保存期內(nèi)便于查閱。強化電子記錄的管理，對電子記錄進入人員的追溯性、更改的追溯性、保存的追溯性提出要求文件管理的新增條款第一百六十三條如使用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、照12文件管理的新增條款第一百六十四條物料和成品應有經(jīng)批準的現(xiàn)行質(zhì)量標準；必要時，中間產(chǎn)品或待包裝產(chǎn)品也應有質(zhì)量標準。提出物料和成品質(zhì)量標準的控制要求。對于需要質(zhì)量過程控制要求的中間產(chǎn)品或待包裝產(chǎn)品需制定相應的質(zhì)量標準。文件管理的新增條款第一百六十四條物料和成品應有經(jīng)批準的現(xiàn)行13文件管理的新增條款第一百六十五條物料的質(zhì)量標準一般應包括：

（一）物料的基本信息：

1.企業(yè)統(tǒng)一指定的物料名稱和內(nèi)部使用的物料代碼；

2.質(zhì)量標準的依據(jù)；

3.經(jīng)批準的供應商；

4.印刷包裝材料的實樣或樣稿。

（二）取樣、檢驗方法或相關操作規(guī)程編號；

（三）定性和定量的限度要求；

（四）貯存條件和注意事項；

（五）有效期或復驗期。提出物料質(zhì)量標準的編寫內(nèi)容。文件管理的新增條款第一百六十五條物料的質(zhì)量標準一般應包括：14文件管理的新增條款第一百六十六條外購或外銷的中間產(chǎn)品和待包裝產(chǎn)品應有質(zhì)量標準；如果中間產(chǎn)品的檢驗結果用于成品的質(zhì)量評價，則應制定與成品質(zhì)量標準相對應的中間產(chǎn)品質(zhì)量標準。外購是在注冊許可的前提下可以執(zhí)行文件管理的新增條款第一百六十六條外購或外銷的中間產(chǎn)品和待包15文件管理的新增條款第一百六十七條成品的質(zhì)量標準應包括：

1.產(chǎn)品名稱以及產(chǎn)品代碼；

2.對應的產(chǎn)品處方編號（如有）；

3.產(chǎn)品規(guī)格和包裝規(guī)格；

4.取樣、檢驗方法或相關操作規(guī)程編號；

5.定性和定量的限度要求；

6.貯存條件和注意事項；

7.有效期。提出成品質(zhì)量標準的編寫內(nèi)容。文件管理的新增條款第一百六十七條成品的質(zhì)量標準應包括：

116文件管理的新增條款第一百六十八條每種藥品的每個生產(chǎn)批量均應有經(jīng)企業(yè)批準的工藝規(guī)程，不同藥品規(guī)格的每種包裝類型和包裝規(guī)格均應有各自的包裝操作要求。工藝規(guī)程的制定應以注冊批準的工藝為依據(jù)。不同批量都應有對應的工藝規(guī)程文件管理的新增條款第一百六十八條每種藥品的每個生產(chǎn)批量均應17文件管理的新增條款第一百七十一條每批產(chǎn)品均應有相應的批生產(chǎn)記錄，可追溯該批產(chǎn)品的生產(chǎn)歷史以及與質(zhì)量有關的情況。

提出批生產(chǎn)記錄控制的要求。文件管理的新增條款第一百七十一條每批產(chǎn)品均應有相應的批生產(chǎn)18文件管理的新增條款第一百七十二條批生產(chǎn)記錄應依據(jù)現(xiàn)行批準的工藝規(guī)程的相關內(nèi)容制定。記錄的設計應避免填寫差錯。批生產(chǎn)記錄的每一頁應標注產(chǎn)品的名稱、規(guī)格和批號。明確批生產(chǎn)記錄設計的原則及批生產(chǎn)記錄的格式要求。文件管理的新增條款第一百七十二條批生產(chǎn)記錄應依據(jù)現(xiàn)行批準的19文件管理的新增條款第一百七十三條原版空白的批生產(chǎn)記錄應經(jīng)生產(chǎn)管理負責人和質(zhì)量管理負責人審核和批準。批生產(chǎn)記錄的復制和發(fā)放均應按照操作規(guī)程進行控制并有記錄，每批產(chǎn)品的生產(chǎn)只能發(fā)放一份原版空白批生產(chǎn)記錄的復制件。明確空白批記錄的審核、批準、復制與分發(fā)控制要求。文件管理的新增條款第一百七十三條原版空白的批生產(chǎn)記錄應經(jīng)生20文件管理的新增條款第一百七十六條每批產(chǎn)品或每批中部分產(chǎn)品的包裝，都應有批包裝記錄，以便追溯該批產(chǎn)品包裝操作以及與質(zhì)量有關的情況。明確批包裝生產(chǎn)過程質(zhì)量追溯控制的要求。文件管理的新增條款第一百七十六條每批產(chǎn)品或每批中部分產(chǎn)品的21文件管理的新增條款第一百七十七條批包裝記錄應依據(jù)工藝規(guī)程中與包裝相關的內(nèi)容制定。記錄的設計應注意避免填寫差錯。批包裝記錄的每一頁均應標注所包裝產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、包裝形式和批號。對記錄文件的識別，防止人為差錯的發(fā)生文件管理的新增條款第一百七十七條批包裝記錄應依據(jù)工藝規(guī)程中22文件管理的新增條款第一百七十八條批包裝記錄應有待包裝產(chǎn)品的批號、數(shù)量以及成品的批號和計劃數(shù)量。原版空白的批包裝記錄的審核、批準、復制和發(fā)放的要求與原版空白的批生產(chǎn)記錄相同。強化對批包裝記錄的控制要求。文件管理的新增條款第一百七十八條批包裝記錄應有待包裝產(chǎn)品的23文件管理的新增條款第一百七十九條在包裝過程中，進行每項操作時應及時記錄，操作結束后，應由包裝操作人員確認并簽注姓名和日期。文件管理的新增條款第一百七十九條在包裝過程中，進行每項操作24文件管理的新增條款第一百八十二條廠房、設備、物料、文件和記錄應有編號（或代碼），并制定編制編號（或代碼）的操作規(guī)程，確保編號（或代碼）的唯一性。文件管理的新增條款第一百八十二條廠房、設備、物料、文件和記25文件管理的一般要求●應建立文件的起草、修訂、審查、批準、撤銷、印刷、復制及保管制度。未經(jīng)授權任何人不得修改文件。●文件的制定、審查和批準的責任應明確，并應由有關的負責人員簽字并注明日期?！窀黝愇募斜阌谧R別文本、類別的系統(tǒng)編碼和日期?！裎募ㄆ趯彶椤⑿抻啿ＷC只有現(xiàn)行批準的文本方能分發(fā)使用。已撤銷和過時的文本不得在現(xiàn)場出現(xiàn)并應有一個系統(tǒng)管理此事。文件管理的一般要求●應建立文件的起草、修訂、審查、批準、撤銷26●文件應有秩序地存放，以便檢查；——如果用電腦保管文件，應該：a)應由授權人輸入或修改電腦中的文件內(nèi)容或數(shù)據(jù)，同時應有修改和刪除的記錄;b)應使用密碼或其它方法限制接近電腦的人;c)電腦儲存的批記錄應以軟盤、微縮照相、打印本或其它方法備份保護。d)尤其重要的是，在保存期內(nèi)，文本和數(shù)據(jù)應迅速可得?！裎募膹椭票緫宄⒁鬃x，決不允許因復制工藝而引入錯誤●文件的內(nèi)容應清楚明確.●文件應有秩序地存放，以便檢查；27文件的特點系統(tǒng)性動態(tài)性適用性可追溯性嚴密性文件的特點系統(tǒng)性28文件制定、使用流程設計發(fā)放批準審核起草/修訂培訓執(zhí)行審查文件制定、使用流程設計發(fā)放批準審核起草/培訓執(zhí)行審查29設計階段先要建立職責文件：確認各部門、各崗位職責，尤其是關鍵崗位職責。不同崗位職責中有相同內(nèi)容時應予以界定。確定文件編制或修訂的程序根據(jù)公司產(chǎn)品、機構情況將文件進行分類及制定編碼系統(tǒng)明確誰起草、誰審核、誰批準明確文件如何發(fā)放、使用、回收設計階段先要建立職責文件：確認各部門、各崗位職責，尤其是關鍵30起草/修訂階段由文件的使用部門負責起草，文件起草人一般為主管或班組長。起草時可以與操作工人進行討論，聽取意見，但最終文件的起草負責人應由主管或班組長擔任。起草人決定文件何時/是否需要修訂，或何時/是否有其它人關注文件變更為修訂申請?zhí)峁┓奖愫妥兏仡櫫鞒?；這一工作可以授權，但是其仍是起草人的職責起草/修訂階段由文件的使用部門負責起草，文件起草人一般為主管31起草/修訂階段文件信息的準確性，例如文件準確描述所需工作所屬類型，文件編號，設備編號等是準確的拼寫與技術術語是準確無誤文件格式符合公司指南確保文件的邏輯性并且能為執(zhí)行操作的人員清楚理解征求其它個人或部門的意見，他們可能會受變更的影響到或者對流程的變更有興趣起草/修訂階段文件信息的準確性，例如32起草/修訂階段修訂的提出現(xiàn)行的標準發(fā)生了變化實際執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)不符合要求工作或流程需要進行改進文件的使用者或管理人員均有權提出文件變更要求起草/修訂階段修訂的提出33審核階段確認文件中信息的準確性確認文件的邏輯性，并且以易懂的語言書寫對變更做出擔保確認已向其它涉及的人員或部門征求意見確保按現(xiàn)有的實際操作執(zhí)行，并且若可以的話使用了工廠標準確保有完成工作所需的資源（例如設備、受訓員工、加工區(qū)域）確保對其它有興趣的部門同時進行了回顧保證與法規(guī)和驗證要求無沖突審核階段確認文件中信息的準確性34批準階段確認文件版式符合公司文件控制的要求確認法規(guī)或驗證問題已考慮/解決確認該起草或修訂不會造成承諾或法規(guī)的折衷確認對其它有關的部門同時進行了回顧確保法規(guī)或標準的一致性，適于工作批準階段確認文件版式符合公司文件控制的要求35發(fā)放階段建立文件分發(fā)記錄，分發(fā)文件時由領用人簽名，分發(fā)記錄內(nèi)容應包括：文件名稱、文件編號、版本號、印制份數(shù)、分發(fā)份數(shù)及各部門的簽收日期等。建立文件總目錄。發(fā)放新版文件時同時收回舊版文件，由文件管理人員統(tǒng)一處理。對需保存的舊版文件應另行明顯標識，與現(xiàn)行文件隔離保存。制訂現(xiàn)行文件清單，供隨時查閱最新文件修改狀態(tài)，現(xiàn)行文件清單應包括文件編號、文件名稱、制訂日期、主要執(zhí)行部門、現(xiàn)存份數(shù)及保管人等各項內(nèi)容。文件的復制由文件管理部門統(tǒng)一制作，經(jīng)審核后加蓋印章，登記發(fā)放。發(fā)放階段建立文件分發(fā)記錄，分發(fā)文件時由領用人簽名，分發(fā)記錄內(nèi)36培訓階段新文件必須在執(zhí)行之日前進行培訓并記錄培訓師原則上為文件的起草者/審核者或文件批準者必須保證文件的使用者均受到了有效培訓培訓階段新文件必須在執(zhí)行之日前進行培訓并記錄37執(zhí)行階段新文件執(zhí)行初始階段，應特別注意執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查定期向文件使用者和文件收閱者提供文件清單所有的文件必須定期進行復核建立文件效期的規(guī)定保證復核的有效性和完整性執(zhí)行階段新文件執(zhí)行初始階段，應特別注意執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查38審查階段所有的文件必須定期進行審查，以保證文件的可操作性，并始終符合GMP要求和相關的法律、法規(guī)要求建立文件效期的規(guī)定保證復核的有效性和完整性審查階段所有的文件必須定期進行審查，以保證文件的可操作性，并39文件的內(nèi)容如何清楚明確(1)文件的標題應能清楚地說明文件的屬性和目的；(2)文件應有便于識別版本和類別的系統(tǒng)編碼及日期；(3)文件中的指令應使用清楚、準確、詳細和易懂的文字書寫，并不應有含糊不清之處。文件的內(nèi)容如何清楚明確(1)文件的標題應能清楚地說明文件的屬40需填寫數(shù)據(jù)的文件應做到：(1)留有填寫數(shù)據(jù)的足夠空間；(2)數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間有適當?shù)拈g隙；(3)數(shù)據(jù)欄目的標題應清楚地說明要填寫的內(nèi)容；(4)填入的數(shù)據(jù)應清晰、易讀并不易擦掉；(5)填入的數(shù)據(jù)如有錯誤，可以修改，但修改后應能看清原來填寫的數(shù)據(jù)，而且需要簽名，如有可能修改的，原因應予記錄；(6)停止使用的欄目標題和空間應盡早清除。需填寫數(shù)據(jù)的文件應做到：(1)留有填寫數(shù)據(jù)的足夠空間；41GMP要求的各種文件（1）標簽(1)各種標簽都應清楚，無含糊不清之處，并應符合企業(yè)制定的格式；(2)所有成品均使用標簽識別，成品標簽應具備的內(nèi)容如下:a.名稱:b.活性組分名單；c.批號；d．失效期；e．貯存條件;f.廠名、廠址。(3)參考標準的標簽或伴隨文件應指明參考標準的濃度、生產(chǎn)日期、失效期、首次打開使用并封閉的日期，以及貯存條件。GMP要求的各種文件（1）標簽42GMP要求的各種文件（2）規(guī)格標準和檢驗方法(1)一般要求：a．檢驗方法應驗證；b．起始原料、包裝材料、成品、中間體或待包裝品都應有批準的現(xiàn)行規(guī)格標準，水、溶劑和試劑也應有規(guī)格標準；c．規(guī)格標準應由質(zhì)檢部門批準、保存；d．規(guī)格標準需要定期修訂,以便和國家藥典或其它標準的新版本一致；GMP要求的各種文件（2）規(guī)格標準和檢驗方法43GMP要求的各種文件（3）(2)起始原料和包裝材料的規(guī)格標準a．起始原料、原始包裝材料及印刷包裝材料都應有規(guī)格標準，其內(nèi)容為：品名和廠內(nèi)代碼；參考文獻、藥典專論；定性、定量要求及其限度。根據(jù)藥廠的實際可增加其它內(nèi)容。b．包裝材料應符合規(guī)格標準，并應強調(diào)包裝材料和所裝產(chǎn)品的相容性。應檢查包裝材料的關鍵的和重要的物理缺陷以及標志的正確性。c．描述檢驗方法的文件應根據(jù)其穩(wěn)定性說明每種起始原料的重新檢驗的頻度。GMP要求的各種文件（3）(2)起始原料和包裝材料的規(guī)格44GMP要求的各種文件（4）(3)中間體和待包裝品的規(guī)格標準

如中間產(chǎn)品和待包裝品為外購或調(diào)用品，或成品的評估要使用中間體數(shù)據(jù)時，則應使用中間產(chǎn)品和待包裝品的規(guī)格標準。中間體和待包裝品的規(guī)格標準必須和起始原料或成品的規(guī)格標準相似。GMP要求的各種文件（4）(3)中間體和待包裝品的規(guī)格標45GMP要求的各種文件（1）(4)成品的規(guī)格標推

成品的規(guī)格標準應包括：產(chǎn)品的名稱和代碼；活性組分名稱；處方和參考處方；劑型及包裝詳情；取樣及檢驗指令；定性和定量要求及其限度；貯存條件和注意事項；貨架壽命。GMP要求的各種文件（1）(4)成品的規(guī)格標推

46文件的概念文件——廣義的“文件”指公文書信或指有關政策、理論等方面的文章。狹義的“文件”就是檔案的意思，范疇很廣泛，電腦上運行的程序、殺毒等等等等都叫文件。GMP中“文件”是指一切涉及藥品生產(chǎn)、管理的書面標準和實施過程中的記錄結果。GMP文件——是指涉及藥品生產(chǎn)、經(jīng)營管理過程中預先制定的文件系統(tǒng)，它包括貫穿于藥品生產(chǎn)經(jīng)營管理全過程的所有文件。文件的概念文件——廣義的“文件”指公文書信或指有關政策、理論47。“文件”在藥品制造的GMP全過程最終都是以“文件”的形式反映的。無論世界衛(wèi)生組織的GMP，還是歐共體的GMP或我國的GMP，均把“文件”單獨列出作為一章，由此可見文件的重要程度。歐共體GMP“文件”一章中，第一句話就概括地指出了文件管理的地位和目的：“良好的文件管理系統(tǒng)是質(zhì)量保證體系的重要組成部分。書面的文件能防止由口頭交流可能引起的差錯并使批的歷史具有可追溯性?！币虼?，制藥企業(yè)必須建立良好的GMP文件管理系統(tǒng)。?！拔募痹谒幤分圃斓腉MP全過程最終都是以“文件”的形式反48文件管理是操作系統(tǒng)的五大職能之一，主要涉及文件的邏輯組織和物理組織，目錄的結構和管理。所謂文件管理，就是操作系統(tǒng)中實現(xiàn)文件統(tǒng)一管理的一組軟件、被管理的文件以及為實施文件管理所需要的一些數(shù)據(jù)結構的總稱（是操作系統(tǒng)中負責存取和管理文件信息的機構）；從系統(tǒng)角度來看，文件系統(tǒng)是對文件儲存空間進行組織，分配和回收，負責文件的存儲，檢索，共享和保護。從用戶角度來看，文件系統(tǒng)主要是實現(xiàn)"按名取存"，文件系統(tǒng)的用戶只要知道所需文件的文件名，就可存取文件中的信息，而無需知道這些文件究竟存放在什么地方。文件管理是操作系統(tǒng)的五大職能之一，主要涉及文件的邏輯組織和物49文件管理是質(zhì)量保證系統(tǒng)中不可缺少的部分，因此文件管理幾乎關系到GMP的各個方面。文件管理的目的是介定管理系統(tǒng)、減少語言傳遞可能發(fā)生的錯誤、保證所有執(zhí)行人員均能獲得有關工藝的詳細指令并遵照執(zhí)行、而且能夠?qū)τ腥毕莼蛞捎腥毕莓a(chǎn)品的歷史進行追查。文件管理是質(zhì)量保證系統(tǒng)中不可缺少的部分，因此文件管理幾乎關系50文件的重要性明確標準、方法、職責，確保完全掌握生產(chǎn)的藥品是否能夠發(fā)放上市所必需的全部信息。行動以文字為準，避免口頭方式造成的錯誤結果。保證行動的一致性。任何行動后均有文字記錄可查，為追究責任、改進工作提供依據(jù)。文件系統(tǒng)的建立與完善促使企業(yè)實施規(guī)范化、科學化、法制化管理。文件的重要性明確標準、方法、職責，確保完全掌握生產(chǎn)的藥品是否51本章修訂的目的建立完善文件管理系統(tǒng)，保證文件的權威性、系統(tǒng)性建立有效文件的管理流程，維護文件的有效性文件編制要保證文件內(nèi)容的適宜性、一致性設計相關配套的記錄文件，保證文件的執(zhí)行“有據(jù)可查”本章修訂的目的建立完善文件管理系統(tǒng)，保證文件的權威性、系統(tǒng)性52與98版相比主要的變化是將記錄管理納入到文件管理范疇中。在98版文件控制的第六十四、六十五條二個條款的基礎上進行了細化，增加了防止誤用、定期評審的要求。將98版第八章《生產(chǎn)管理》第六十八條中有關批生產(chǎn)記錄管理的要求，擴展到所有相關生產(chǎn)質(zhì)量管理所涉及的記錄管理，并增加了記錄的保存、電子記錄管理等相關要求。對質(zhì)量標準、工藝規(guī)程、批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄、操作規(guī)程和記錄等文件的編制要求、編制內(nèi)容進行了細化規(guī)定。強調(diào)質(zhì)量部對GMP文件管理的責任。與98版相比主要的變化是將記錄管理納入到文件管理范疇中。53文件管理的新增條款第一百五十條文件是質(zhì)量保證系統(tǒng)的基本要素。企業(yè)必須有內(nèi)容正確的書面質(zhì)量標準、生產(chǎn)處方和工藝規(guī)程、操作規(guī)程以及記錄等文件。強調(diào)GMP文件的重要性和文件系統(tǒng)組成。文件管理的新增條款第一百五十條文件是質(zhì)量保證系統(tǒng)的基本要素54文件管理的新增條款第一百五十二條文件的內(nèi)容應與藥品生產(chǎn)許可、藥品注冊等相關要求一致，并有助于追溯每批產(chǎn)品的歷史情況。強調(diào)GMP相關技術文件的內(nèi)容與產(chǎn)品注冊等相關要求一致性，并提出可進行產(chǎn)品質(zhì)量信息可追溯的要求。文件管理的新增條款第一百五十二條文件的內(nèi)容應與藥品生產(chǎn)許可55文件管理的新增條款第一百五十七條原版文件復制時，不得產(chǎn)生任何差錯；復制的文件應清晰可辨。

提出文件復制質(zhì)量控制的的專門要求。文件管理的新增條款第一百五十七條原版文件復制時，不得產(chǎn)生任56文件管理的新增條款第一百六十條應盡可能采用生產(chǎn)和檢驗設備自動打印的記錄、圖譜和曲線圖等，并標明產(chǎn)品或樣品的名稱、批號和記錄設備的信息，操作人應簽注姓名和日期。（1)提出對電子打印記錄的控制要求(2）強調(diào)記錄的客觀性、追溯性文件管理的新增條款第一百六十條應盡可能采用生產(chǎn)和檢驗設備自57文件管理的新增條款第一百六十三條如使用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、照相技術或其他可靠方式記錄數(shù)據(jù)資料，應有所用系統(tǒng)的操作規(guī)程；記錄的準確性應經(jīng)過核對。

使用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的，只有經(jīng)授權的人員方可輸入或更改數(shù)據(jù)，更改和刪除情況應有記錄；應使用密碼或其他方式來控制系統(tǒng)的登錄；關鍵數(shù)據(jù)輸入后，應由他人獨立進行復核。

用電子方法保存的批記錄，應采用磁帶、縮微膠卷、紙質(zhì)副本或其他方法進行備份，以確保記錄的安全，且數(shù)據(jù)資料在保存期內(nèi)便于查閱。強化電子記錄的管理，對電子記錄進入人員的追溯性、更改的追溯性、保存的追溯性提出要求文件管理的新增條款第一百六十三條如使用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、照58文件管理的新增條款第一百六十四條物料和成品應有經(jīng)批準的現(xiàn)行質(zhì)量標準；必要時，中間產(chǎn)品或待包裝產(chǎn)品也應有質(zhì)量標準。提出物料和成品質(zhì)量標準的控制要求。對于需要質(zhì)量過程控制要求的中間產(chǎn)品或待包裝產(chǎn)品需制定相應的質(zhì)量標準。文件管理的新增條款第一百六十四條物料和成品應有經(jīng)批準的現(xiàn)行59文件管理的新增條款第一百六十五條物料的質(zhì)量標準一般應包括：

（一）物料的基本信息：

1.企業(yè)統(tǒng)一指定的物料名稱和內(nèi)部使用的物料代碼；

2.質(zhì)量標準的依據(jù)；

3.經(jīng)批準的供應商；

4.印刷包裝材料的實樣或樣稿。

（二）取樣、檢驗方法或相關操作規(guī)程編號；

（三）定性和定量的限度要求；

（四）貯存條件和注意事項；

（五）有效期或復驗期。提出物料質(zhì)量標準的編寫內(nèi)容。文件管理的新增條款第一百六十五條物料的質(zhì)量標準一般應包括：60文件管理的新增條款第一百六十六條外購或外銷的中間產(chǎn)品和待包裝產(chǎn)品應有質(zhì)量標準；如果中間產(chǎn)品的檢驗結果用于成品的質(zhì)量評價，則應制定與成品質(zhì)量標準相對應的中間產(chǎn)品質(zhì)量標準。外購是在注冊許可的前提下可以執(zhí)行文件管理的新增條款第一百六十六條外購或外銷的中間產(chǎn)品和待包61文件管理的新增條款第一百六十七條成品的質(zhì)量標準應包括：

1.產(chǎn)品名稱以及產(chǎn)品代碼；

2.對應的產(chǎn)品處方編號（如有）；

3.產(chǎn)品規(guī)格和包裝規(guī)格；

4.取樣、檢驗方法或相關操作規(guī)程編號；

5.定性和定量的限度要求；

6.貯存條件和注意事項；

7.有效期。提出成品質(zhì)量標準的編寫內(nèi)容。文件管理的新增條款第一百六十七條成品的質(zhì)量標準應包括：

162文件管理的新增條款第一百六十八條每種藥品的每個生產(chǎn)批量均應有經(jīng)企業(yè)批準的工藝規(guī)程，不同藥品規(guī)格的每種包裝類型和包裝規(guī)格均應有各自的包裝操作要求。工藝規(guī)程的制定應以注冊批準的工藝為依據(jù)。不同批量都應有對應的工藝規(guī)程文件管理的新增條款第一百六十八條每種藥品的每個生產(chǎn)批量均應63文件管理的新增條款第一百七十一條每批產(chǎn)品均應有相應的批生產(chǎn)記錄，可追溯該批產(chǎn)品的生產(chǎn)歷史以及與質(zhì)量有關的情況。

提出批生產(chǎn)記錄控制的要求。文件管理的新增條款第一百七十一條每批產(chǎn)品均應有相應的批生產(chǎn)64文件管理的新增條款第一百七十二條批生產(chǎn)記錄應依據(jù)現(xiàn)行批準的工藝規(guī)程的相關內(nèi)容制定。記錄的設計應避免填寫差錯。批生產(chǎn)記錄的每一頁應標注產(chǎn)品的名稱、規(guī)格和批號。明確批生產(chǎn)記錄設計的原則及批生產(chǎn)記錄的格式要求。文件管理的新增條款第一百七十二條批生產(chǎn)記錄應依據(jù)現(xiàn)行批準的65文件管理的新增條款第一百七十三條原版空白的批生產(chǎn)記錄應經(jīng)生產(chǎn)管理負責人和質(zhì)量管理負責人審核和批準。批生產(chǎn)記錄的復制和發(fā)放均應按照操作規(guī)程進行控制并有記錄，每批產(chǎn)品的生產(chǎn)只能發(fā)放一份原版空白批生產(chǎn)記錄的復制件。明確空白批記錄的審核、批準、復制與分發(fā)控制要求。文件管理的新增條款第一百七十三條原版空白的批生產(chǎn)記錄應經(jīng)生66文件管理的新增條款第一百七十六條每批產(chǎn)品或每批中部分產(chǎn)品的包裝，都應有批包裝記錄，以便追溯該批產(chǎn)品包裝操作以及與質(zhì)量有關的情況。明確批包裝生產(chǎn)過程質(zhì)量追溯控制的要求。文件管理的新增條款第一百七十六條每批產(chǎn)品或每批中部分產(chǎn)品的67文件管理的新增條款第一百七十七條批包裝記錄應依據(jù)工藝規(guī)程中與包裝相關的內(nèi)容制定。記錄的設計應注意避免填寫差錯。批包裝記錄的每一頁均應標注所包裝產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、包裝形式和批號。對記錄文件的識別，防止人為差錯的發(fā)生文件管理的新增條款第一百七十七條批包裝記錄應依據(jù)工藝規(guī)程中68文件管理的新增條款第一百七十八條批包裝記錄應有待包裝產(chǎn)品的批號、數(shù)量以及成品的批號和計劃數(shù)量。原版空白的批包裝記錄的審核、批準、復制和發(fā)放的要求與原版空白的批生產(chǎn)記錄相同。強化對批包裝記錄的控制要求。文件管理的新增條款第一百七十八條批包裝記錄應有待包裝產(chǎn)品的69文件管理的新增條款第一百七十九條在包裝過程中，進行每項操作時應及時記錄，操作結束后，應由包裝操作人員確認并簽注姓名和日期。文件管理的新增條款第一百七十九條在包裝過程中，進行每項操作70文件管理的新增條款第一百八十二條廠房、設備、物料、文件和記錄應有編號（或代碼），并制定編制編號（或代碼）的操作規(guī)程，確保編號（或代碼）的唯一性。文件管理的新增條款第一百八十二條廠房、設備、物料、文件和記71文件管理的一般要求●應建立文件的起草、修訂、審查、批準、撤銷、印刷、復制及保管制度。未經(jīng)授權任何人不得修改文件?！裎募闹贫ā彶楹团鷾实呢熑螒鞔_，并應由有關的負責人員簽字并注明日期?！窀黝愇募斜阌谧R別文本、類別的系統(tǒng)編碼和日期?！裎募ㄆ趯彶?、修訂并應保證只有現(xiàn)行批準的文本方能分發(fā)使用。已撤銷和過時的文本不得在現(xiàn)場出現(xiàn)并應有一個系統(tǒng)管理此事。文件管理的一般要求●應建立文件的起草、修訂、審查、批準、撤銷72●文件應有秩序地存放，以便檢查；——如果用電腦保管文件，應該：a)應由授權人輸入或修改電腦中的文件內(nèi)容或數(shù)據(jù)，同時應有修改和刪除的記錄;b)應使用密碼或其它方法限制接近電腦的人;c)電腦儲存的批記錄應以軟盤、微縮照相、打印本或其它方法備份保護。d)尤其重要的是，在保存期內(nèi)，文本和數(shù)據(jù)應迅速可得?！裎募膹椭票緫宄?、易讀，決不允許因復制工藝而引入錯誤●文件的內(nèi)容應清楚明確.●文件應有秩序地存放，以便檢查；73文件的特點系統(tǒng)性動態(tài)性適用性可追溯性嚴密性文件的特點系統(tǒng)性74文件制定、使用流程設計發(fā)放批準審核起草/修訂培訓執(zhí)行審查文件制定、使用流程設計發(fā)放批準審核起草/培訓執(zhí)行審查75設計階段先要建立職責文件：確認各部門、各崗位職責，尤其是關鍵崗位職責。不同崗位職責中有相同內(nèi)容時應予以界定。確定文件編制或修訂的程序根據(jù)公司產(chǎn)品、機構情況將文件進行分類及制定編碼系統(tǒng)明確誰起草、誰審核、誰批準明確文件如何發(fā)放、使用、回收設計階段先要建立職責文件：確認各部門、各崗位職責，尤其是關鍵76起草/修訂階段由文件的使用部門負責起草，文件起草人一般為主管或班組長。起草時可以與操作工人進行討論，聽取意見，但最終文件的起草負責人應由主管或班組長擔任。起草人決定文件何時/是否需要修訂，或何時/是否有其它人關注文件變更為修訂申請?zhí)峁┓奖愫妥兏仡櫫鞒?；這一工作可以授權，但是其仍是起草人的職責起草/修訂階段由文件的使用部門負責起草，文件起草人一般為主管77起草/修訂階段文件信息的準確性，例如文件準確描述所需工作所屬類型，文件編號，設備編號等是準確的拼寫與技術術語是準確無誤文件格式符合公司指南確保文件的邏輯性并且能為執(zhí)行操作的人員清楚理解征求其它個人或部門的意見，他們可能會受變更的影響到或者對流程的變更有興趣起草/修訂階段文件信息的準確性，例如78起草/修訂階段修訂的提出現(xiàn)行的標準發(fā)生了變化實際執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)不符合要求工作或流程需要進行改進文件的使用者或管理人員均有權提出文件變更要求起草/修訂階段修訂的提出79審核階段確認文件中信息的準確性確認文件的邏輯性，并且以易懂的語言書寫對變更做出擔保確認已向其它涉及的人員或部門征求意見確保按現(xiàn)有的實際操作執(zhí)行，并且若可以的話使用了工廠標準確保有完成工作所需的資源（例如設備、受訓員工、加工區(qū)域）確保對其它有興趣的部門同時進行了回顧保證與法規(guī)和驗證要求無沖突審核階段確認文件中信息的準確性80批準階段確認文件版式符合公司文件控制的要求確認法規(guī)或驗證問題已考慮/解決確認該起草或修訂不會造成承諾或法規(guī)的折衷確認對其它有關的部門同時進行了回顧確保法規(guī)或標準的一致性，適于工作批準階段確認文件版式符合公司文件控制的要求81發(fā)放階段建立文件分發(fā)記錄，分發(fā)文件時由領用人簽名，分發(fā)記錄內(nèi)容應包括：文件名稱、文件編號、版本號、印制份數(shù)、分發(fā)份數(shù)及各部門的簽收日期等。建立文件總目錄。發(fā)放新版文件時同時收回舊版文件，由文件管理人員統(tǒng)一處理。對需保存的舊版文件應另行明顯標識，與現(xiàn)行文件隔離保存。制訂現(xiàn)行文件清單，供隨時查閱最新文件修改狀態(tài)，現(xiàn)行文件清單應包括文件編號、文件名稱、制訂日期、主要執(zhí)行部門、現(xiàn)存份數(shù)及保管人等各項內(nèi)容。文件的復制由文件管理部門統(tǒng)一制作，經(jīng)審核后加蓋印章，登記發(fā)放。發(fā)放階段建立文件分發(fā)記錄，分發(fā)文件時由領用人簽名，分發(fā)記錄內(nèi)82培訓階段新文件必須在執(zhí)行之日前進行培訓并記錄培訓師原則上為文件的起草者/審核者或文件批準者必須保證文件的使用者均受到了有效培訓培訓階段新文件必須在執(zhí)行之日前進行培訓并記錄83執(zhí)行階段新文件執(zhí)行初始階段，應特別注意執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查定