廣州華優(yōu)電器有限公司業(yè)務(wù)踉單流程管理制度文件編號(hào)： 版本號(hào)：分發(fā)部門： 受控印章：發(fā)布日期：2017年9月1日 生效日期：2017年9月1日版次 批準(zhǔn)/日期 審核/日期 編制/日期第一版（A0版）

州華優(yōu)^器有限公司支持文件^件編號(hào)制訂日期修訂日期本文件隸屬公司資產(chǎn)，未經(jīng)許可「不得私自影印 頁(yè)^次1/1Tffl華優(yōu)電器有限

公司文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制度版本/修改號(hào)文件編號(hào)頁(yè)次Tffl華優(yōu)電器有限公司文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制度版本/修改號(hào)文件編號(hào)頁(yè)次一、目的：為規(guī)范業(yè)務(wù)作業(yè)流程，理順工作關(guān)系，提高工作效率，加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理，提升客戶服務(wù)，特制定本制度。二、程序：1、接單：釋義：接單也即合同的簽定，訂單的取得。下單方式：客戶下單的方式有：通過(guò)電話，傳真Email或書面合同等方式。接單的途徑：交易會(huì)，出訪，參展，邀請(qǐng)客戶來(lái)訪，網(wǎng)站，等等。接單的形式：業(yè)務(wù)員接單、業(yè)務(wù)跟單接單合同：正式、具有法律效應(yīng)確認(rèn)書：它比合同要簡(jiǎn)化些，其中包括協(xié)議書。對(duì)異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入，。接單的程序：接單的程序可分為詢價(jià)，發(fā)價(jià)，還價(jià)和接受四個(gè)環(huán)節(jié)。報(bào)價(jià)。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，報(bào)價(jià)通常是一方在收到對(duì)方的詢價(jià)后作出的。接受：買方或賣方同意對(duì)方在報(bào)價(jià)中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。相關(guān)流程：16.1業(yè)務(wù)應(yīng)對(duì)訂單相關(guān)的輸入文件進(jìn)行收集、整齊，并進(jìn)行編號(hào)；業(yè)務(wù)必須按公司規(guī)定的《客戶信息及跟蹤表》，進(jìn)行建檔和跟蹤，了解客戶信息和有計(jì)劃的拜訪；拜訪方式分為：電話溝通、QQ溝通、上門造訪、以及其他可以接受的方式；每月一號(hào)將《將客戶信息及踉蹤表》交副總/總經(jīng)理審閱；上班時(shí)間，業(yè)務(wù)員及踉單員必須保持電話暢通，以便客人隨時(shí)聯(lián)系。2、審單：即審核合同：審單內(nèi)容：確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。審單方法：產(chǎn)品名稱，規(guī)格：審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào)？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時(shí)也代表了規(guī)格。質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。數(shù)量：應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)淖儎?dòng)。單價(jià)，總額的審查：付款方式審查：A.付款方式是否能接受？支票，付定金、分期付款等等。B.支付的貨幣能否接受？包裝要求的審查：工廠的產(chǎn)品本身有自己的包裝，展示給客戶能否接受？客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？，客戶要求包裝時(shí)公司將其計(jì)價(jià)客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說(shuō)明書）內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨物，并運(yùn)輸送達(dá)完成安裝。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限，而不是某個(gè)具體日期。期限有長(zhǎng)有短?？梢允?周，3周，或一個(gè)月，二個(gè)月，一個(gè)季度或更長(zhǎng)。交貨方式的審查：運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付，客戶決定交貨方式。廣州華優(yōu)電器有限文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制度版本/修改號(hào)

文件編號(hào)公司文件編號(hào)審單步驟：業(yè)務(wù)踉單將客戶的包裝、交期、品質(zhì)、規(guī)格、交貨方式等在《客戶訂單》中進(jìn)行詳細(xì)的記錄；填好《客戶訂單》后，送交分管副總或總經(jīng)理初審；業(yè)務(wù)踉單須填寫《工程設(shè)計(jì)任務(wù)書》，將其與總經(jīng)理批準(zhǔn)后的《客戶訂單》，以及客戶訂單相關(guān)的輸入性文件一起下發(fā)到研發(fā)部進(jìn)行設(shè)計(jì)；研發(fā)部設(shè)計(jì)完成后，業(yè)務(wù)跟單須將《客戶訂單》訂單相關(guān)的輸入文件、開料表、設(shè)計(jì)圖等送財(cái)務(wù)進(jìn)行成本審核；通過(guò)財(cái)務(wù)成本審核后擬定初步報(bào)價(jià)并交分管副總/總經(jīng)理復(fù)審，通過(guò)后與客戶確認(rèn)報(bào)價(jià)，談妥簽訂合同后將《客戶訂單》下發(fā)到生產(chǎn)部。于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步；準(zhǔn)備樣品。工廠現(xiàn)有的款式新款客戶來(lái)樣。要領(lǐng)：無(wú)論老品，新品，還是客戶來(lái)樣，樣品都要客人進(jìn)行書面確認(rèn)。新品修改最多三次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣，，做好更改記錄，更改后必須有客戶的書面確認(rèn)，以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣。作為跟單員，我們要做到：有完整的產(chǎn)品資料（包括：三視圖、包裝圖…..…）。新品的成本，價(jià)格要進(jìn)行核算。新品的材質(zhì)要留有實(shí)樣，圖樣和工藝數(shù)據(jù)。客戶的來(lái)樣要保存好原樣。3.4作業(yè)流程：業(yè)務(wù)踉單員在客戶需要樣貨時(shí)，按公司要求報(bào)填《生產(chǎn)制令單》備注樣品，獲總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可下單生產(chǎn)。4、生產(chǎn)過(guò)程跟蹤：生產(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求：按時(shí)交貨：要使生產(chǎn)進(jìn)度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。.生產(chǎn)過(guò)程跟單的流程：下達(dá)《生產(chǎn)制令單》：跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為《生產(chǎn)制令單〉?！渡a(chǎn)制令單》要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號(hào)，數(shù)量，包裝要求，交貨期等；下單前要與生產(chǎn)部協(xié)調(diào)交期，有爭(zhēng)議時(shí)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后再施行；分析生產(chǎn)能力；《生產(chǎn)制令單》下達(dá)后，要和生產(chǎn)部及各車間分析公司的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施？制定生產(chǎn)計(jì)劃：生產(chǎn)計(jì)劃的制定及實(shí)施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。踉單員要協(xié)助生產(chǎn)計(jì)劃人員將訂單及時(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)計(jì)劃；根據(jù)《生產(chǎn)進(jìn)度表》進(jìn)行生產(chǎn)進(jìn)度踉蹤；廣州華優(yōu)電器有限文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制

度廣州華優(yōu)電器有限文件名稱業(yè)務(wù)跟單流程管理制

度版本/修改號(hào)文^件編 文件編號(hào) 頁(yè)次常見的異常類型A.原計(jì)劃錯(cuò)誤。B.機(jī)器設(shè)備有故障。C.材料沒跟上。D.不良率和報(bào)廢率過(guò)高。E.臨時(shí)工作或特急訂單的影響。F.前制程延誤的累積。G.員工工作情緒低落，缺勤或流動(dòng)率高。H.因客戶或公司對(duì)產(chǎn)品出現(xiàn)新的要求，產(chǎn)生變更。交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，二取消訂單。.訂單的更改問(wèn)題：客戶對(duì)已下的訂單因市場(chǎng)變化會(huì)有更改，有數(shù)量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問(wèn)題不大。如已按排了部份，要進(jìn)行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購(gòu)了材料，通用的問(wèn)題不大。但如是專用的，客戶要承擔(dān)部份費(fèi)用。對(duì)交期：如要提前，我們要根據(jù)實(shí)際情況說(shuō)。如要推遲，時(shí)間短，問(wèn)題不大，但如要延遲很長(zhǎng)，那倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)，損耗費(fèi)要承擔(dān)，客戶或公司變更生產(chǎn)或品質(zhì)要求時(shí)，要將變更記錄進(jìn)《訂單變更表》，并及時(shí)下發(fā)到相關(guān)各部門。相關(guān)流程：下單：將經(jīng)總經(jīng)理復(fù)審批準(zhǔn)后的《訂單制令單》送交生產(chǎn)部主管進(jìn)行擬定生產(chǎn)計(jì)劃并安排生產(chǎn)；踉蹤：根據(jù)《生產(chǎn)進(jìn)度表》和實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行踉蹤，出現(xiàn)交期或品質(zhì)異常時(shí)要記錄進(jìn)《生產(chǎn)異常記錄表》，并上報(bào)副總'總經(jīng)理審核。5、出貨與貨物運(yùn)輸：發(fā)貨前對(duì)每批貨物要進(jìn)行材積計(jì)算，以便選擇合適的運(yùn)輸車輛盡可能的多裝貨物，以降低運(yùn)輸成本。運(yùn)輸方式選擇上應(yīng)選擇，安全、方便、及時(shí)、快捷的運(yùn)輸方式。物流選擇上，要找正規(guī)的、價(jià)格合理的、有全保的公司和車輛，以保證公司貨物的安全與貨物到達(dá)期限。與物流公司或個(gè)體司機(jī)之間應(yīng)簽有合同，對(duì)交期、貨物安全、付款方式、雙方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任與義務(wù)等做出限定和規(guī)范。相關(guān)流程：按公司規(guī)定，發(fā)貨前須經(jīng)客戶簽名確認(rèn)，業(yè)務(wù)再填寫《出貨明細(xì)表》，經(jīng)倉(cāng)庫(kù)與出貨組對(duì)發(fā)貨產(chǎn)品規(guī)格、名稱、數(shù)量、訂單號(hào)確認(rèn)后，報(bào)副總'總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可發(fā)貨；貨到目的地后，業(yè)務(wù)踉單須督促公司收貨員工對(duì)產(chǎn)品的品種、數(shù)量、產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品狀況進(jìn)行檢查并登記在《發(fā)貨出車明細(xì)表》傳回公司交由業(yè)務(wù)審查，對(duì)出現(xiàn)異常的要上報(bào)副總/總經(jīng)理。6、工程安裝跟蹤：業(yè)務(wù)跟單要對(duì)安裝進(jìn)度進(jìn)行追蹤，須讓安裝現(xiàn)場(chǎng)管理人員按公司規(guī)定填寫《工程進(jìn)度日?qǐng)?bào)表》，對(duì)工程安裝進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，有必要時(shí)到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行核查。項(xiàng)目店面工程進(jìn)度或產(chǎn)品品質(zhì)有異常時(shí)須填寫《工程異常表》將異常進(jìn)記錄、登記，并上報(bào)副總/總經(jīng)理審核。7、項(xiàng)目達(dá)成跟蹤：7.1在工程完工經(jīng)客戶驗(yàn)收合格后，須將項(xiàng)目店面完成效果按區(qū)域、整體進(jìn)行拍照，并將項(xiàng)目交期完成情況，客戶的評(píng)價(jià)、意見或建議，施工中出現(xiàn)了那些問(wèn)題和問(wèn)題解決方法，以及未決問(wèn)題或不足之處進(jìn)行記錄形成《項(xiàng)目工程完結(jié)報(bào)告》，交副總'總經(jīng)理審批。州華優(yōu)^器有限文件名稱|業(yè)務(wù)跟單流程管理制度|版本/修改號(hào)

公司文件編號(hào)頁(yè)次8、貨款回收：8.1在工程完工經(jīng)客戶驗(yàn)收合格后，業(yè)務(wù)要與財(cái)務(wù)進(jìn)行貨款回收，以加強(qiáng)公司資金周轉(zhuǎn)，防止壞帳發(fā)生。9、客戶投拆：按《客戶投訴管理制度》執(zhí)行。10、參考資料：《業(yè)務(wù)管理規(guī)定》12、附件：《客戶信息及跟蹤表》《客戶訂單》《生產(chǎn)指令單》《生產(chǎn)異常記錄表》《出貨明細(xì)表》《工程進(jìn)度日?qǐng)?bào)表》《工程異常表》《工程完結(jié)報(bào)告》《工程設(shè)計(jì)任務(wù)書》

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