細(xì)節(jié)決定素質(zhì)

———論商務(wù)秘書的電話禮儀電話——現(xiàn)代生活中人們溝通的橋梁

電話仿佛是個(gè)捉摸不透的寶貝，運(yùn)用得體，它可以使你獲得有效溝通；運(yùn)用不得體，它又會(huì)成為人們交往中的絆腳石。您是否遇到過這樣的情況：

忙碌的生活常被電話打亂？甜甜的美夢(mèng)總被鈴聲打擾？電話什么時(shí)間打最得體？使用電話應(yīng)該注意哪些問題？電話使用有哪些技巧？形象important

行為學(xué)家研究表明，90%的人是在會(huì)晤的最初幾分鐘內(nèi)就彼此做出判斷的，第一次見面的感覺6秒內(nèi)已決定。由于人類是一種視覺占主導(dǎo)的動(dòng)物。外表在個(gè)人印象中占50%一一種族、年齡、性別、身高、體重、膚色、形體語言、衣著和打扮，它們都作為外表的一部分起著相應(yīng)的作用。由此可見，人們留給初次見面者的第一印象至關(guān)重要，它往往會(huì)影響到他人對(duì)自己的看法與評(píng)價(jià)。他人由此對(duì)自己產(chǎn)生的看法與評(píng)價(jià)，在此后的相關(guān)交往中將產(chǎn)生巨大影響，它一旦形成，便往往會(huì)一成不變。這就是所謂首因效應(yīng)，秘書人員應(yīng)予重視。那么你在電話禮儀的第一印象的好壞，將直接影響你在商務(wù)交往中的形象。電話形象意識(shí)

員工個(gè)人形象代表組織形象。員工個(gè)人形象代表產(chǎn)品和服務(wù)。電話禮儀——公司、機(jī)關(guān)和企業(yè)、個(gè)人要有電話形象意識(shí)。電話禮儀的時(shí)間選擇問題：打電話給別人時(shí)哪個(gè)問題最重要？一、時(shí)間的選擇：休息時(shí)間不打（晚上10：00~上午7：00）就餐時(shí)間不打節(jié)假日不打（如情況緊急：“抱歉，事情緊急”。）可以用其他方式替代，如發(fā)信息電話禮儀的空間選擇二、空間的選擇不要占用國家、公司資源公眾空間（影劇院、餐廳、商場(chǎng)、會(huì)議中心等）打電話是不禮貌的電話禮儀之長度控制三、通話長度的控制：有多少事說多長時(shí)間，從互相尊重的角度講，時(shí)間宜短不宜長。原則：“電話三分鐘原則”打電話的時(shí)間應(yīng)有效的控制在三分鐘之內(nèi)：長話短說、廢話不說、沒話別說標(biāo)準(zhǔn)化做法：重要電話列提綱金字塔型新聞寫作：最重要的事首先說。兩點(diǎn)注意：一、怎樣暗示對(duì)方終止電話標(biāo)準(zhǔn)化做法：重復(fù)要點(diǎn)二、打電話時(shí)誰先掛電話社交禮儀標(biāo)準(zhǔn)：地位高者先掛長輩先掛同等地位時(shí)，被求的人先掛電話禮儀需注意兩點(diǎn)一、不要讓被人代聽電話，特別不要讓孩子、秘書代聽有約在先的電話問題：如果你是秘書，如何代聽領(lǐng)導(dǎo)的電話？標(biāo)準(zhǔn)化做法：首先說他（她）要找的人不在，再問對(duì)方是誰，有什么事？“您好，不好意思，***不在，請(qǐng)問您是誰，您有什么事？”BeCareful!移動(dòng)電話的使用一、安全使用規(guī)則：國際交往中不用移動(dòng)電話傳遞重要商業(yè)信息手機(jī)不宜相互借用其他規(guī)定：開車時(shí)不打手機(jī)，空中飛行手機(jī)關(guān)機(jī)，加油站、病房內(nèi)不使用手機(jī)。移動(dòng)電話的適用二、文明使用公眾場(chǎng)合手機(jī)調(diào)至振動(dòng)、靜音狀態(tài)對(duì)于手機(jī)的附帶功能：發(fā)信息：要發(fā)有效的、有益的信息，并且署名拍照：拍照別人要征得對(duì)方同意三、規(guī)范使用打、接電話和固定電話一樣移動(dòng)電話的使用手機(jī)攜帶的位置：從規(guī)范的角度，建議放在公文包里。不建議掛在脖子上，或者放在腰間文明而禮貌的使用電話，包括固定電話和手機(jī)，會(huì)使你有效的獲得溝通，會(huì)使你恰到好處的向別人表示尊重，獲得有效的信息；反過來，使用不禮貌、不文明，會(huì)使你的電話形象嚴(yán)重受損。