第五講行政文秘的時(shí)間管理

廣東眾行管理顧問有限公司提供課程程序

1．分析時(shí)間2．診斷工作環(huán)境，提高工作效率3．立即改變4.跨越時(shí)間管理陷阱一.分析時(shí)間每天留出時(shí)間進(jìn)行回顧，調(diào)整優(yōu)先次序，舍棄無效的工作分解困難的任務(wù)，逐個(gè)擊破在上班的路上大致計(jì)劃一下當(dāng)天的工作將工作日以30分鐘進(jìn)行分割及時(shí)更新工作日志—記憶往往是不可靠的。診斷工作環(huán)境，提高工作效率辦公室里彌漫的4大效率毒素：聲音干擾職能干擾空間干擾設(shè)備干擾討論：如何排除辦公室4大效率毒素？辦公室“排毒4味丸”第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦公桌第二味：保障公共空間和私人空間的獨(dú)立第三味：有效利用辦公設(shè)備第四味：利用設(shè)備和訓(xùn)練減少聲音的干擾小辦公室排毒案例辦公室面積：14平方米辦公室人員：主管1人秘書1人下屬3人辦公設(shè)備：文件柜、公用電腦、5張辦公桌等小辦公室排毒案例（續(xù)）個(gè)人辦公需求：主管：多項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)、給秘書安排任務(wù)、接待訪客）秘書：兩項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)、接受主管安排的）下屬：單項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)）小辦公室排毒案例（續(xù)）主管：辦公桌應(yīng)和秘書最近，并擁有獨(dú)立的接待空間，以保證不會(huì)給下屬造成干擾秘書：和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通不會(huì)影響其他同事下屬：不受干擾的個(gè)人辦公空間效率專家挑錯(cuò)辦公室（圖1）80分錯(cuò)誤1：辦公室沒有隔斷就會(huì)有很大的聲音干擾。如果使用隔板，情況將大大緩解。為了保證照明，最好給每人配備照明用臺(tái)燈。錯(cuò)誤2：公共通道有些狹窄，但好在不會(huì)影響他人效率專專家挑挑錯(cuò)辦辦公室室（圖2）60分分錯(cuò)誤1公共通通道和和私人人空間間交叉叉錯(cuò)誤2接接待待空間間在辦辦公室室盡頭頭錯(cuò)誤3秘秘書書與主主管座座位離離開太太遠(yuǎn)錯(cuò)誤4電電腦腦顯示示器朝朝向不不對(duì)，，造成成反光光錯(cuò)誤5辦辦公公室沒沒有隔隔板，，聲音音干擾擾嚴(yán)重重錯(cuò)誤6適適合合安放放辦公公桌的的窗口口位置置被文文件柜柜占據(jù)據(jù)效率專專家挑挑錯(cuò)辦辦公室室（圖3）70分分錯(cuò)誤1公公共通通道過過長錯(cuò)誤2主主管個(gè)個(gè)人空空間失失去接接待功功能效率專專家挑挑錯(cuò)辦辦公室室（圖4）滿滿分優(yōu)點(diǎn)1充充分分利用用有陽陽光的的窗口口位置置優(yōu)點(diǎn)2私私人人空間間和公公共空空間交交叉減減少優(yōu)點(diǎn)3利利用用隔板板阻斷斷過多多噪音音優(yōu)點(diǎn)4主主管管與秘秘書溝溝通方方便優(yōu)點(diǎn)5減減少少訪客客對(duì)其其他人人的干干擾辦公室室排毒毒DIY自我檢檢測(cè)問問題：：我的辦辦公桌桌為什什么要要放在在這個(gè)個(gè)位置置？我的工工作空空間和和公共共通道道是否否過近近？我每天天來往往于辦辦公桌桌與文文件柜柜的頻頻率有有多高高？我遭受受的最最主要要的辦辦公干干擾來來自哪哪里？？提出辦辦公室室改善善建議議。二.時(shí)時(shí)間間管理理的陷陷阱豬八戒戒踩西西瓜皮皮———滑到到哪里里是哪哪里不好意意思拒拒絕別別人“反正正時(shí)間間還早早”———拖拖延文件滿滿桌病病喋喋不不休的的“電電話粥粥”源源不不斷的的信息息1.豬八戒戒踩西西瓜皮皮———滑到到哪里里是哪哪里沒時(shí)間間做計(jì)計(jì)劃工作是是程序序化，，規(guī)律律化，，根本本沒必必要做做計(jì)劃劃計(jì)劃常常常被被打斷斷不喜歡歡被計(jì)計(jì)劃束束縛“船到到橋頭頭自然然直””2.不不好好意思思拒絕絕別人人——接接受請(qǐng)請(qǐng)托比比拒絕絕更容容易——拒拒絕請(qǐng)請(qǐng)托會(huì)會(huì)觸怒怒請(qǐng)托托者從從而導(dǎo)致請(qǐng)請(qǐng)托者者報(bào)復(fù)復(fù)——我我想做做一個(gè)個(gè)廣受受愛戴戴的人人——我我不懂懂得如如何拒拒絕3．““反正正時(shí)間間還早早”———拖拖延帕金森森定律律工作會(huì)會(huì)自動(dòng)動(dòng)地膨膨脹占占滿所所有可可用的的時(shí)間間。時(shí)間管管理陷陷阱隱隱含著著你可可以為為一項(xiàng)項(xiàng)工作作安排排過多多的時(shí)時(shí)間，，如果果你給給自己己安排排了充充裕的的時(shí)間間從事事一項(xiàng)項(xiàng)活動(dòng)動(dòng)，你你會(huì)放放慢你你的節(jié)節(jié)奏以以使用用掉所所有分分配的的時(shí)間間。4．．文文件件滿滿桌桌病病安全全感感猶豫豫的的個(gè)個(gè)性性半途途而而廢廢的的工工作作習(xí)習(xí)慣慣個(gè)人人的的喜喜好好5．．喋喋喋喋不不休休的的““電電話話粥粥””不分分優(yōu)優(yōu)先先順順序序打打電電話話沒有有充充分分準(zhǔn)準(zhǔn)備備就就打打重重要要電電話話電話話的的談?wù)勗捲掚x離題題與喜喜歡歡的的人人打打電電話話，，容容易易失失去去對(duì)對(duì)時(shí)時(shí)間間的的控控制制6．．源源源源不不斷斷的的信信息息紙張張的的形形式式：：郵郵件件、、傳傳真真、、備備忘忘錄錄、、報(bào)報(bào)紙紙、、雜雜志志、、期期刊刊、、報(bào)報(bào)告告電子子的的形形式式：：電電子子郵郵件件、、互互聯(lián)聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)聲音音的的形形式式：：面面談?wù)劇?、電電視視、、廣廣播播、、電電話話三.如何何跨跨越越時(shí)時(shí)間間陷陷阱阱要事事第第一一以最最終終的的結(jié)結(jié)果果來來開開始始行行動(dòng)動(dòng)（（以以終終為為始始））學(xué)會(huì)會(huì)說說““NO！！””辦公公桌桌上上的的““5S””運(yùn)運(yùn)動(dòng)動(dòng)恰當(dāng)當(dāng)、、有有效效地地使使用用電電話話篩選選信信息息1.要要事事第第一一“大大石石頭頭””理理論論與與““二二八八””定定律律ABC法法則則辦事事的的優(yōu)優(yōu)先先次次序序并行行工工作作法法2.以以終終為為始始是必必須須要要做做的的嗎嗎？？不完完成成會(huì)會(huì)怎怎樣樣？？是自自己己想想要要的的嗎嗎？？和目目標(biāo)標(biāo)直直接接相相關(guān)關(guān)嗎嗎？？回報(bào)報(bào)及及收收益益高高嗎嗎？？3.學(xué)學(xué)會(huì)會(huì)說說““NO??！””1.耐耐心心傾傾聽聽2.如如無無法法當(dāng)當(dāng)場(chǎng)場(chǎng)決決定定則則要要告告訴訴他他你你還還要要考考慮慮長長點(diǎn)點(diǎn)時(shí)時(shí)間間3.顯顯示示慎慎重重4.表表情情應(yīng)應(yīng)和和顏顏悅悅色色5.態(tài)態(tài)度度堅(jiān)堅(jiān)定定3.學(xué)學(xué)會(huì)會(huì)說說““NO??！””6.指指出出拒拒絕絕的的理理由由7.拒拒絕絕的的是是請(qǐng)請(qǐng)托托而而不不是是他他8.如如有有可可能能為為他他提提供供其其他他可可行行途途徑徑9.切切忌忌透透過過第第三三者者來來拒拒絕絕4．．辦辦公公桌桌上上的的““5S””運(yùn)運(yùn)動(dòng)動(dòng)整理理整整頓頓清清掃掃清清潔潔修修養(yǎng)養(yǎng)整理理廢廢紙紙簍簍的的作作用用文件件存存檔檔系系統(tǒng)統(tǒng)“各各就就各各位位””的的擺擺置置集中中精精力力做做一一件件事事不要要總總是是重重復(fù)復(fù)處處理理同同一一文文件件不要要為為了了表表面面的的整整潔潔而而塞塞入入一一處處下班班前前的的清清理理5．．有有效效、、恰恰當(dāng)當(dāng)?shù)氐乩糜秒婋娫捲掃x擇擇打打電電話話的的時(shí)時(shí)間間按照照優(yōu)優(yōu)先先順順序序打打電電話話清楚楚每每個(gè)個(gè)電電話話要要討討論論的的要要點(diǎn)點(diǎn)對(duì)于于自自己己花花在在每每個(gè)個(gè)電電話話的的時(shí)時(shí)間間，，做做到到心心中中有有數(shù)數(shù)6．．篩篩選選信信息息迅速速處處理理妥善善存存放放沒有有保保存存價(jià)價(jià)值值的的資資料料就就銷銷毀毀運(yùn)籌籌他他人人的的時(shí)時(shí)間間時(shí)間間管管理理矩矩陣陣圖圖·危機(jī)·緊急的問題·有限期的任務(wù)、會(huì)議·準(zhǔn)備事項(xiàng)

·準(zhǔn)備事項(xiàng)·預(yù)防工作·價(jià)值觀的澄清·計(jì)劃·關(guān)系的建立·真正的休閑充電·授能自主管理·干擾，一些電話·一些信件、報(bào)告·許多緊急事件·許多湊熱鬧的活動(dòng)

·細(xì)瑣、忙碌的工作·一些電話·浪費(fèi)時(shí)間的事·“逃避性”活動(dòng)·無關(guān)緊要的信件·看太多的電視

緊急急不緊緊急急重要要不重重要要五、、時(shí)時(shí)間間管管理理的的工工具具1．．月月歷歷2．．行事事歷歷與與甘甘特特表表3．．效率率手手冊(cè)冊(cè)4．．商務(wù)務(wù)通通與與訂訂房房卡卡5．．鬧鬧鐘鐘6.其其它它工工具具六.你你的的計(jì)計(jì)劃劃確立立目目標(biāo)標(biāo)探尋尋達(dá)達(dá)成成目目標(biāo)標(biāo)之之各各種種途途徑徑轉(zhuǎn)化化為為每每周周或或每每日日之之工工作作事事編排排每每周周或或每每日日的的行行事事次次序序并并執(zhí)執(zhí)行行之之定期期檢檢討討謝謝謝大大家家！！9、靜夜夜四無無鄰，，荒居居舊業(yè)業(yè)貧。。。12月月-2212月月-22Sunday,December25,202210、雨中中黃葉葉樹，，燈下下白頭頭人。。。22:42:0022:42:0022:4212/25/202210:42:00PM11、以我獨(dú)獨(dú)沈久，，愧君相相見頻。。。12月-2222:42:0022:42Dec-2225-Dec-2212、故人江江海別，，幾度隔隔山川。。。22:42:0022:42:0022:42Sunday,December25,202213、乍見翻翻疑夢(mèng)，，相悲各各問年。。。12月-2212月-2222:42:0022:42:00December25,202214、他鄉(xiāng)生生白發(fā)，，舊國見見青山。。。25十十二月202210:42:00下下午22:42:0012月-2215、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。。十二月2210:42下下午12月-2222:42December25,202216、行動(dòng)出出成果，，工作出出財(cái)富。。。2022/12/2522:42:0022:42:0025December202217、做前，能能夠環(huán)視四四周；做時(shí)時(shí)，你只能能或者最好好沿著以腳腳為起點(diǎn)的的射線向前前。。10:42:00下下午10:42下午22:42:0012月-229、沒有失敗敗，只有暫暫時(shí)停止成成功！。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、很多事情情努力了未未必有結(jié)果果，但是不不努力卻什什么改變也也沒有。。。22:42:0022:42:0022:4212/25/202210:42:00PM11、成成功功就就是是日日復(fù)復(fù)一一日日那那一一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小小小努努力力的的積積累累。。。。12月月-2222:42:0022:42Dec-2225-Dec-2212、世世間間成成事事，，不不求求其其絕絕對(duì)對(duì)圓圓滿滿，，留留一一份份不不足足，，可可得得無無限限完完美美。。。。22:42:0022:42:0022:42Sunday,December25,202213、不知香積寺寺，數(shù)里入云云峰。。12月-2212月-2222:42:0022:42:00December25,202214、意志堅(jiān)強(qiáng)的的人能把世界界放在手中像像泥塊一樣任任意揉捏。25十二月月202210:42:00下午午22:42:0012月-2215、楚塞三湘接接，荊門九派派通。。。十二月2210:42下下午12月-2222:42December25,202216、少年年十五五二十十時(shí)，，步行行奪得得胡馬馬騎。。。2022/12/2522:42:0022:42:0025December202217、空山山新雨雨后，，天氣氣晚來來秋。。。10:42:00下下午午10:42下下午22:42:0012月月-229、楊柳柳散和和風(fēng)，，青山山澹吾吾慮。。。12月月-2212月月-22Sunday,December25,202210、閱讀讀一切切好書書如同同和過過去最最杰出出的人人談話話。22:42:0022:42:0022:4212/25/2