采購流程及管理制度國投煤炭鄭州能源開發(fā)有限公司

2012年9月1采購流程及管理制度國投煤炭鄭州能源開發(fā)有限公司

2012年9目錄一、計劃填報及相關規(guī)定二、匯總計劃，報領導審批三、供應商的搜尋與分析四、詢價及其規(guī)定五、比價、議價六、比價、議價結果匯總七、合同的簽訂及其規(guī)定2目錄一、計劃填報及相關規(guī)定2一、計劃填報及相關規(guī)定1．計劃的填寫 各單位根據生產需要確定所需物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份物料計劃單。2．計劃單的要素（格式見附表一） 完整的計劃單應包括十二個要素： （1）需使用材料的部門名稱； （2）需購物品的名稱； （3）需購物品的數量； （4）需購物品的規(guī)格； （5）需購物品的用途； （6）需購物品的樣品、圖紙或技術資料等； （7）需購物品的需求時間；3一、計劃填報及相關規(guī)定1．計劃的填寫3一、計劃填報及相關規(guī)定 （8）如有特殊需要應在備注中寫明； （9）計劃單填寫人簽字； （10）請購部門負責人簽字； （11）主管領導簽字； （12）臨時計劃單須公司總經理審核簽字。

3．計劃單及其提報的規(guī)定

（1）計劃單應按照要求填寫完整、清晰，月度計劃單由請購單位負責人、主管領導審核簽字后報物資供應部，臨時計劃由請購單位負責人、主管領導、公司總經理審核批準后報物資供應部； （2）固定資產申購按照附表二（固定資產購置申請表）的格式進行填寫提報； 2．計劃單的要素4一、計劃填報及相關規(guī)定 （8）如有特殊需要應在備注中寫明； 一、計劃填報及相關規(guī)定 （3）大型材料設備及工程項目申購按照附表三（物資采購申請表）的格式填寫提報； （4）日常零星采購按照附表四（物資采購審批單）的格式填寫提報； （5）請購部門在提報計劃單時應要求物資供應部接收人簽字，請購單位留存?zhèn)浞荩?（6）涉及的請購數量過多時應以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交； （7）遇公司生產、生活急需的物資，公司領導外出的情況，可以通過電話或其他形式請示，征得同意后提報物資供應部，審批簽字手續(xù)后補； （8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明； （9）計劃單的更改和補充，應在計劃匯總之前以書面形式由單位負責人和主管領導審核簽字后報物資供應部。返回5一、計劃填報及相關規(guī)定 （3）大型材料設備及工程項目申購按照二、匯總計劃，報領導審批 1．接收匯總計劃單時應注意以下幾點 （1）物資供應部或倉庫在接收計劃單時，應檢查計劃單是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，圖紙及技術資料是否齊全，檢查計劃單是否經過相關領導的審批； （2）匯總計劃單的過程中，倉庫管理人員須核查請購物資是否有庫存、庫存是否能滿足使用需要，如庫存足夠，與請購單位溝通后將該項計劃刪除； （3）對于不符合規(guī)定和撤銷的物資應及時通知請購部門。 2．計劃單的分發(fā)規(guī)定 （1）對于緊急請購項目應優(yōu)先處理； （2）無法滿足請購部門需求的應及時通知請購部門； （3）重要的項目采購前，應征求公司相關領導的意見。6二、匯總計劃，報領導審批 1．接收匯總計劃單時應注意以下幾點二、匯總計劃，報領導審批 3．采購周期的規(guī)定 （1）單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可就近采購的物資的采購周期不應超過5天； （2）單次采購金額預算在1萬元以上5萬元以下的項目應比價比質采購，采購周期不應超過15天； （3）單次采購金額預算在5萬元以上100萬以下的項目由物資供應部組織相關部門及領導招標采購（嚴格按招標管理制度進行），采購周期不應超過30天； （4）單次采購金額預算在100萬元以上的項目由物資供應部組織相關部門及領導招標采購，采購周期不應超過50天；

7二、匯總計劃，報領導審批 3．采購周期的規(guī)定7二、匯總計劃，報領導審批 3．采購周期的規(guī)定 （5）請購部門應按照以上（1）～（4）條中規(guī)定的時間，提前向物資供應部提報計劃單，如不能按時完成采購任務，應及時向請購部門及公司領導說明原因； （6）遇到緊急采購，應寫出書面說明，經主管領導、總經理批準后采取快速優(yōu)先采購的策略。返回8二、匯總計劃，報領導審批 3．采購周期的規(guī)定返回8三、供應商的搜尋與分析 根據計劃要求，查找符合要求的供應商。 對供應商進行綜合評價（包括供應商的實力、供應商的信譽度、以往在產品設計上的表現、質量承諾、管理水平、技術能力、送貨服務、優(yōu)化流程和開發(fā)產品的技術能力等），根據評價結果對供應商進行排序。返回9三、供應商的搜尋與分析 根據計劃要求，查找符合要求的供應商。四、詢價及其規(guī)定 1．詢價前應認真審閱計劃單的品名、規(guī)格、數量，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時與請購部門溝通； 2．屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中采購； 3．所有采購項目必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則上不能通過其代理或各種中介機構詢價； 4．對于請購部門需求的物資或設備，如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品； 5．遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于10萬元的采購項目，詢價前應先向公司相關領導匯報參加報價或投標單位的基本情況，按照附表五（擬報價/招標單位名單）的格式提報公司領導批準后，方可詢價或發(fā)放標書；10四、詢價及其規(guī)定 1．詢價前應認真審閱計劃單的品名、規(guī)格、數四、詢價及其規(guī)定 6．單次采購金額預算金額在1萬元以上的項目都應要求至少三家以上的供應商參與比價或招標采購；單次采購金額預算價格在5萬元以上的項目應由物資供應部組織四家以上單位參與招標； 7．參加比價采購或招標采購的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力； 8．比價采購或招標采購應按照附表六（材料或設備詢價表）的格式或擬定完整的招標文件格式進行； 9．在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。返回11四、詢價及其規(guī)定 6．單次采購金額預算金額在1萬元以上的項目五、比價、議價 1．對廠商的供貨能力、交貨時間及產品或服務質量進行確認； 2．對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更優(yōu)； 3．收到供應商第一次報價或開標后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格； 4．重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商各方面的實力等； 5．參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。返回12五、比價、議價 1．對廠商的供貨能力、交貨時間及產品或服務質六、比價、議價結果匯總 1．比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總； 2．比價、議價結果匯總應按照附表七（比價/招標匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核； 3．如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。返回13六、比價、議價結果匯總 1．比價、議價匯總前應匯報公司相關領七、合同的簽訂及其規(guī)定 1．合同正文應包含的要素 （1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點； （2）采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件（必要時須提供圖紙）； （3）包裝要求； （4）合同總額應含稅，含到達公司的總價，特殊情況應注明； （5）付款方式； （6）工期； （7）質量保證期； （8）質量要求及規(guī)范； （9）違約責任和解決糾紛的辦法； （10）雙方的公司信息； （11）其他約定。14七、合同的簽訂及其規(guī)定 1．合同正文應包含的要素14七、合同的簽訂及其規(guī)定 2．合同簽訂及其規(guī)定 （1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任； （2）擬定合同條款時須將各種風險降至最低； （3）為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單； （4）遇貨物訂購數量較多且金額較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點； （5）質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品質保期； （6）詳細約定發(fā)票的提供時間及要求； （7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款、調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等；15七、合同的簽訂及其規(guī)定 2．合同簽訂及其規(guī)定15七、合同的簽訂及其規(guī)定 2．合同簽訂及其規(guī)定 （8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款； （9）違約責任一定要詳細、具體； （10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作； （11）合同簽定時應按照公司合同審查批準單的格式對合同初稿進行巡簽審查； （12）合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效； （13）簽訂的所有合同應及時報送財務資產部等相關部門備案。返回16七、合同的簽訂及其規(guī)定 2．合同簽訂及其規(guī)定返回16謝謝！17謝謝！17采購流程及管理制度國投煤炭鄭州能源開發(fā)有限公司

2012年9月18采購流程及管理制度國投煤炭鄭州能源開發(fā)有限公司

2012年9目錄一、計劃填報及相關規(guī)定二、匯總計劃，報領導審批三、供應商的搜尋與分析四、詢價及其規(guī)定五、比價、議價六、比價、議價結果匯總七、合同的簽訂及其規(guī)定19目錄一、計劃填報及相關規(guī)定2一、計劃填報及相關規(guī)定1．計劃的填寫 各單位根據生產需要確定所需物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份物料計劃單。2．計劃單的要素（格式見附表一） 完整的計劃單應包括十二個要素： （1）需使用材料的部門名稱； （2）需購物品的名稱； （3）需購物品的數量； （4）需購物品的規(guī)格； （5）需購物品的用途； （6）需購物品的樣品、圖紙或技術資料等； （7）需購物品的需求時間；20一、計劃填報及相關規(guī)定1．計劃的填寫3一、計劃填報及相關規(guī)定 （8）如有特殊需要應在備注中寫明； （9）計劃單填寫人簽字； （10）請購部門負責人簽字； （11）主管領導簽字； （12）臨時計劃單須公司總經理審核簽字。

3．計劃單及其提報的規(guī)定

（1）計劃單應按照要求填寫完整、清晰，月度計劃單由請購單位負責人、主管領導審核簽字后報物資供應部，臨時計劃由請購單位負責人、主管領導、公司總經理審核批準后報物資供應部； （2）固定資產申購按照附表二（固定資產購置申請表）的格式進行填寫提報； 2．計劃單的要素21一、計劃填報及相關規(guī)定 （8）如有特殊需要應在備注中寫明； 一、計劃填報及相關規(guī)定 （3）大型材料設備及工程項目申購按照附表三（物資采購申請表）的格式填寫提報； （4）日常零星采購按照附表四（物資采購審批單）的格式填寫提報； （5）請購部門在提報計劃單時應要求物資供應部接收人簽字，請購單位留存?zhèn)浞荩?（6）涉及的請購數量過多時應以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交； （7）遇公司生產、生活急需的物資，公司領導外出的情況，可以通過電話或其他形式請示，征得同意后提報物資供應部，審批簽字手續(xù)后補； （8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明； （9）計劃單的更改和補充，應在計劃匯總之前以書面形式由單位負責人和主管領導審核簽字后報物資供應部。返回22一、計劃填報及相關規(guī)定 （3）大型材料設備及工程項目申購按照二、匯總計劃，報領導審批 1．接收匯總計劃單時應注意以下幾點 （1）物資供應部或倉庫在接收計劃單時，應檢查計劃單是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，圖紙及技術資料是否齊全，檢查計劃單是否經過相關領導的審批； （2）匯總計劃單的過程中，倉庫管理人員須核查請購物資是否有庫存、庫存是否能滿足使用需要，如庫存足夠，與請購單位溝通后將該項計劃刪除； （3）對于不符合規(guī)定和撤銷的物資應及時通知請購部門。 2．計劃單的分發(fā)規(guī)定 （1）對于緊急請購項目應優(yōu)先處理； （2）無法滿足請購部門需求的應及時通知請購部門； （3）重要的項目采購前，應征求公司相關領導的意見。23二、匯總計劃，報領導審批 1．接收匯總計劃單時應注意以下幾點二、匯總計劃，報領導審批 3．采購周期的規(guī)定 （1）單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可就近采購的物資的采購周期不應超過5天； （2）單次采購金額預算在1萬元以上5萬元以下的項目應比價比質采購，采購周期不應超過15天； （3）單次采購金額預算在5萬元以上100萬以下的項目由物資供應部組織相關部門及領導招標采購（嚴格按招標管理制度進行），采購周期不應超過30天； （4）單次采購金額預算在100萬元以上的項目由物資供應部組織相關部門及領導招標采購，采購周期不應超過50天；

24二、匯總計劃，報領導審批 3．采購周期的規(guī)定7二、匯總計劃，報領導審批 3．采購周期的規(guī)定 （5）請購部門應按照以上（1）～（4）條中規(guī)定的時間，提前向物資供應部提報計劃單，如不能按時完成采購任務，應及時向請購部門及公司領導說明原因； （6）遇到緊急采購，應寫出書面說明，經主管領導、總經理批準后采取快速優(yōu)先采購的策略。返回25二、匯總計劃，報領導審批 3．采購周期的規(guī)定返回8三、供應商的搜尋與分析 根據計劃要求，查找符合要求的供應商。 對供應商進行綜合評價（包括供應商的實力、供應商的信譽度、以往在產品設計上的表現、質量承諾、管理水平、技術能力、送貨服務、優(yōu)化流程和開發(fā)產品的技術能力等），根據評價結果對供應商進行排序。返回26三、供應商的搜尋與分析 根據計劃要求，查找符合要求的供應商。四、詢價及其規(guī)定 1．詢價前應認真審閱計劃單的品名、規(guī)格、數量，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時與請購部門溝通； 2．屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中采購； 3．所有采購項目必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則上不能通過其代理或各種中介機構詢價； 4．對于請購部門需求的物資或設備，如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品； 5．遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于10萬元的采購項目，詢價前應先向公司相關領導匯報參加報價或投標單位的基本情況，按照附表五（擬報價/招標單位名單）的格式提報公司領導批準后，方可詢價或發(fā)放標書；27四、詢價及其規(guī)定 1．詢價前應認真審閱計劃單的品名、規(guī)格、數四、詢價及其規(guī)定 6．單次采購金額預算金額在1萬元以上的項目都應要求至少三家以上的供應商參與比價或招標采購；單次采購金額預算價格在5萬元以上的項目應由物資供應部組織四家以上單位參與招標； 7．參加比價采購或招標采購的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力； 8．比價采購或招標采購應按照附表六（材料或設備詢價表）的格式或擬定完整的招標文件格式進行； 9．在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。返回28四、詢價及其規(guī)定 6．單次采購金額預算金額在1萬元以上的項目五、比價、議價 1．對廠商的供貨能力、交貨時間及產品或服務質量進行確認； 2．對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更優(yōu)； 3．收到供應商第一次報價或開標后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格； 4．重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商各方面的實力等； 5．參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。返回29五、比價、議價 1．對廠商的供貨能力、交貨時間及產品或服務質六、比價、議價結果匯總 1．比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總； 2．比價、議價結果匯總應按照附表七（比價/招標匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核； 3．如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。返回30六、比價、議價結果匯總 1．比價、議價匯總前應匯報公司相關領七、合同的簽訂及其規(guī)定 1．合同正文應包含的要素 （1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點； （2）采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數