第六章公關(guān)文書禮儀●學(xué)習目標通過本章學(xué)習，你應(yīng)該達到以下目標：素質(zhì)目標：具有通曉種類文書的內(nèi)容、格式、收發(fā)都應(yīng)符合禮儀規(guī)范要求的專業(yè)知識，能夠自如地運用文書禮儀準確地傳遞人際交流信息。知識目標：了解文書禮儀的概念和作用，種類文書的基本內(nèi)容和特點，根據(jù)需要選擇使用不同的文書禮儀。技能目標：按照文書禮儀的基本要求和符合人際交往通行的禮儀標準，對各類文書分門別類，基本掌握撰寫各類文書的方法和技巧。能力目標：具有運用和掌握所學(xué)的文書禮儀的知識和方法進行正確的人際交往的能力。引例：法拉第與求職信口頭語言、體態(tài)語言和書面語言三者構(gòu)成人際總體交往語言，其中書面語言的人類特性更加明顯。因為隨著人類社會的不斷發(fā)展，人際交往的空間愈加廣闊，地球村的概念已經(jīng)形成，所以對書面語言提出了更新的要求，不僅能廣泛運用，而且能以人們都可以接受的方式，都能“讀得懂”的行文，準確地傳遞人際交流信息。這就是講求文書禮儀的必要性所在。邁克爾·法拉第MichaelFaraday

漢弗萊·戴維

6.1文書禮儀概述1）文書禮儀的概念文書是指借助文字而形成的書面材料，這種書面材料包括人際交往（含公務(wù)交往）所需的各類信件、柬帖、辭文及文件、文電、報表、通報、公告等。主要功能是以書面方式進行人際信息告知。文書禮儀是指各類文書的內(nèi)容、格式、收發(fā)都應(yīng)符合禮儀規(guī)范的要求，符合人際交往通行的禮儀標準。文書禮儀的目的是能將信息準確、全面、完整的傳遞給對方，達到最充分的溝通。2）文書禮儀的特點（1）交際性。（2）禮節(jié)性。（3）規(guī)范性。（4）地方性。3）文書禮儀寫作的基本特征（1）文書禮儀的寫作目的具有實用性。（2）文書禮儀的寫作內(nèi)容具有針對性。（3）文書禮儀的體式約定俗成。（4）文書禮儀的書寫形式具有文化色彩。4）文書禮儀寫作的基本要求（1）表達方式靈活多樣，不拘一格。（2）使用語體自由多樣，心到筆隨。（3）運用語言簡潔精煉，順暢得體。（4）反映情感真摯懇切，情溢文中?！居^念應(yīng)用6—1】【分析提示】書面語言務(wù)必精煉，切忌啰唆，像“懶婆娘的裹腳——又臭又長”，這需要有扎實的文學(xué)功底，但也是文書禮儀的必需內(nèi)容。歐陽修6.2信函禮儀

信函禮儀指的是人們以信函的方式進行文字信息交流時應(yīng)遵守的禮儀規(guī)范。6.2.1一般書信禮儀1）信封（1）要使用規(guī)范信封，不能用鉛筆或紅色墨水書寫。（2）如果是托人轉(zhuǎn)交的信，信封一般不封口，也可以讓受托人封口，以表示禮貌。如圖6—12）箋文箋文是書信的主要部分。（1）稱謂，或稱抬頭，指寫信人對收信人的稱呼。（2）問候，又稱啟辭。（3）正文，要另起一行，前面空兩格。這是書信的核心，一般包括緣由、主體、總括三部分。（4）結(jié)尾，又稱祝辭。（5）署名和日期。（6）補遺。3）注意事項禮在先。忌潦草。使用規(guī)范、整潔的信箋。用筆應(yīng)懂規(guī)矩。落筆不可隨意。及時回信。

4）幾種常見專用書信感謝信慰問信賀信【小資料6—1】寫出一封成功的信件成功的商業(yè)信件最重要的要求是簡潔和明了。醞釀。寫信之前先組織一下你的想法，并列出信件的大體內(nèi)容。保持簡短。只寫你要表達的最重要的內(nèi)容，但是也不要太短以至于遺漏了可以支撐你觀點的最重要的材料。以第一人稱來寫作。表達要自然。不要使用俚語和專業(yè)術(shù)語。不要使用行話。檢查。寫完之后一定要多讀幾遍，看是否有拼寫、語法、前后矛盾等錯誤。6.2.2商業(yè)信函禮儀1）介紹信2）推薦信3）邀請信4）禮儀電報5）商業(yè)信函的一般常識（1）信箋與箋文（2）開頭與結(jié)尾（3）信箋的折疊英文推薦信模板【小資料6—2】通過筆跡看性格心理學(xué)家認為，字如其人。通過筆跡也可在一定程度上窺探出一個人的性格。1如果寫的字頭大部分是圓滑的，那么，其脾氣很好，細心謹慎，做事從容不迫。2如果寫的字頭大部分是尖細的，那么，其是一個很活潑的人，有著較強的主動性和自信心。3字寫得很大，則象征著熱情洋溢，銳氣逼人。盡管其在很多方面擅長，但缺乏精益求精的態(tài)度。4字寫得很小，表明其人辦事周密，且善于邏輯思考，對文學(xué)也頗有鑒賞力。5字寫得很緊湊，則其人私心頗重，沉默寡言，不容易與別人相處得好。6字鋪得很開，表明其人愛交際，坦誠待人，看重友誼，并且懂得如何讓這種友誼長久不衰。7寫字時用力不重，說明其是個文雅者，具有頗高鑒賞力，但是，魄力不足，常常會因此而不能如愿。8寫字很用力，說明其有強烈的支配欲，易自滿，過于自信，難以維持別人對自己的依賴。9寫的字習慣向左傾斜，表明其擁有一個善于分析的頭腦，感情永遠聽從理智的指揮。所以，這類人處理起事情來顯得脈絡(luò)清晰，不會因感情用事而備嘗失敗的滋味。6.2.3求職信的禮儀1）求職信（含個人簡歷）的寫作原則求職簡歷要“簡”。求職簡歷要突出“經(jīng)歷”，用人單位最關(guān)心的是應(yīng)聘者的經(jīng)歷，從經(jīng)歷來體會你的經(jīng)驗、能力和發(fā)展?jié)摿?。求職簡歷要突出所要應(yīng)聘的職位要求。2）寫作的格式與要求【觀念應(yīng)用6—2】【分析提示】以求職信來衡量一個人的能力確定有失偏頗，但一個人對自己的求職信都不能重視，自然讓人懷疑你的敬業(yè)精神，況且有污點的求職信本身也是對招聘單位及招聘方負責人的一種失禮行為。6.3名片與柬帖禮儀6.3.1名片使用禮儀名片是在交往中用作簡單自我介紹的小印刷品。1）名片的作用在社交場合用作自我介紹，這是名片的主要用途。2）名片的交換禮儀

先客后主，先低后高3）名片的索取與存放禮儀名片的索取名片的存放【小資料6—3】涉外交往名片制作“三不準”1、名片不隨意涂改。如電話改號了，神州行變成動感地帶了，就劃掉再寫，電話升位了，010改成020等，在涉外交往中，強調(diào)名片譬如臉面，不能隨意涂改。2、不提供私宅電話。涉外禮儀講究保護個人隱私，有教養(yǎng)、有身份的人不向別人索取電話號碼、私宅電話諸如此類，這是慣例。3、名片上一般不提供兩個以上的頭銜。6.3.2柬帖禮儀柬帖，是人們在交往活動中用來知照對方的一種書面文體。1）請柬禮儀請柬的主要作用有三：一是表示對客人的尊重；二是表明邀請者對此事的鄭重態(tài)度；三是對客人起提醒、備忘之用。（1）請柬的格式（2）請柬的禮儀2）聘書禮儀聘書是指社會組織聘請有關(guān)人員擔任本單位某一職務(wù)或承擔某項任務(wù)時所制發(fā)的一種特殊的應(yīng)用性文書。也稱為聘請書或聘任書。（1）聘書的格式（2）聘書禮儀6.4其他文書禮儀6.4.1啟事禮儀1）啟事的種類與特點公務(wù)啟事私務(wù)啟事征招類啟事聲明類啟事尋找類啟事啟事是一種較獨特的社交禮儀文書，有其自身特色。知照性強。簡潔明晰。

2）啟事的格式及寫作要點啟事的寫作要點主要有：標題要簡短醒目。內(nèi)容要突出重點。陳述要簡明扼要。行文要禮貌得體。6.4.2悼詞禮儀1）悼詞的含義現(xiàn)代悼詞有廣義和狹義之分。廣義的悼詞是指向死者表示哀悼、緬懷與敬意的悼念性文章；狹義的悼詞專指在追悼會上對死者表示敬意與哀思的宣讀式的專用哀悼文體。2）悼詞的寫法（1）評述式悼詞。（2）記敘式悼詞。（3）抒情式悼詞。6.4.3電子郵件禮儀電子郵件不僅具有一般書信禮儀的基本要求，還有其特殊的規(guī)范。

1）電子郵件禮儀規(guī)范（1）要讓對方知道發(fā)信者的身份（2）不要強加于人（3）每天檢查新郵件并盡快回復(fù)（4）電子信件應(yīng)簡潔（5）信件中不能都用大寫字母（6）提前通知收件人2）發(fā)送或接收電子郵件應(yīng)注意的問題。（1）送信前必須用殺毒程序掃描文件，以免不小心將“毒信”寄給對方。（2）來歷不明的信件必須謹慎處理，若不確定最好也要用殺毒程序掃描，以防萬一。（3）最好不要發(fā)送私人或者機密郵件。（4）使用附件功能要小心。（5）使用抄送功能要小心。（6）避免使用字符圖釋（emotion）。（7）注意電子信函的編碼?！拘≠Y料6—4】電子郵件寫作要點1主題具體、簡潔。常用電子郵件的人每天都要閱讀大量的電子郵件。如果使用抽象的詞語或者問候作為主題，會因無法立即識別內(nèi)容，而造成對方的困擾。2不長篇大論。必須轉(zhuǎn)運鼠標滾軸才能閱讀的冗長內(nèi)容會令人倍感疲憊。3適時換行書寫。將句子較長的文章分成幾段換行書寫。若是沒有換行一直書寫下去的話，按照收信者電子郵箱的設(shè)定，可能會變成不易閱讀的文章。4適當留白。在文章段落之間加進一行空白會讓文章更容易閱讀。5不使用特殊文字符號。因為電腦的機型不同，可能會造成亂碼，也可能有些機型無法顯示HTML文件，所以請盡量使用一般的文件形式書寫。●本章小結(jié)文書禮儀是指各類文書的內(nèi)容、格式、收發(fā)都應(yīng)符合禮儀規(guī)范的要求，符合人際交往通行的禮儀標準，其目的是能將信息準確、全面、完整的傳遞給對方，達到最充分的溝通。文書禮儀中的文書寫作，具有實用性、針對性、體式約定俗成性和書寫形式具文化色彩等基本特征。信函禮儀指的是人們以信函的方式進行文字信息交流時應(yīng)遵循的禮儀規(guī)范。信函寫作講究禮在先，忌潦草，落筆不可隨意，還要懂規(guī)矩，不可使用不規(guī)范信箋，更不可用紅筆書寫。求職信的寫作原則是一要“簡”，二要突出“經(jīng)歷”，三要突出所要應(yīng)聘的職位要求，此外，還要學(xué)會量體裁衣。名片是當代社會不論私人交往還是公務(wù)往來中最經(jīng)濟實惠，最通用的介紹媒介，具有證明身份、廣交朋友、聯(lián)絡(luò)感情、表達情誼等多種功能。柬帖是人們在交往活動中用來照知對