ICS01.040.03CCSA14DB1306保定市地方標(biāo)準DB/T205—2022tionagency保定市市場監(jiān)督管理局發(fā)布DB1306/T205—2022 2規(guī)范性引用文件 1 1 6檔案材料收集 2檔案材料整理 2 27.2整理基本要求 27.3紙質(zhì)檔案材料整理 37.4電子文件整理 87.5檢索工具編制 98檔案歸檔、接收、移交 10 109.1檔案室硬件要求 109.2保管要求 11 11檔案查(借)閱 11 12.1檔案鑒定處置 11毀 11 124檔案應(yīng)急管理 12求 1214.2災(zāi)害預(yù)警及啟動條件 1214.3應(yīng)急保障措施 1314.4突發(fā)事件應(yīng)急處置措施 13附錄A(規(guī)范性)各門類檔號結(jié)構(gòu)及編制規(guī)則 14 IIIDB1306/T205—2022 考文獻 20IIIDB1306/T205—2022前言本文件按照GB/T1.1-2020《標(biāo)準化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。本文件由保定市市場監(jiān)督管理局提出、歸口并組織實施。本文件起草單位：保定市市場監(jiān)督管理局、保定市市場監(jiān)督管理局高新區(qū)分局、順平縣市場監(jiān)督管理局、涿州市市場監(jiān)督管理局、高碑店市市場監(jiān)督管理局。本文件主要起草人：魏文靖、劉江、王佳麗、張倩、梁晨、王怡文、蔡占慶。1DB1306/T205—2022市場監(jiān)督管理所檔案管理規(guī)范1范圍本文件規(guī)定了市場監(jiān)督管理所檔案管理的基本要求，檔案分類，檔案材料收集、整理、歸檔、接收、移交，檔案保管，檔案保密，檔案查(借)閱，檔案銷毀，信息化建設(shè)和檔案應(yīng)急管理的相關(guān)內(nèi)容及要求。本文件適用于保定市市場監(jiān)督管理所(以下簡稱市場監(jiān)管所)的檔案管理工作。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T9705文書檔案案卷格式GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T13檔號編制規(guī)則DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T25檔案修裱技術(shù)規(guī)范DA/T46文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案DA/T48基于XML的電子文件封裝規(guī)范DA/T74電子檔案存儲用可錄類藍光光盤(BD-R)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范DA/T75檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范DB1306/T206市場監(jiān)督管理所裝飾裝修與標(biāo)識規(guī)范3術(shù)語和定義本文件沒有需要界定的術(shù)語和定義。4基本要求4.1市場監(jiān)管所應(yīng)建立健全統(tǒng)計制度，建立以原始記錄為依據(jù)的統(tǒng)計機制并設(shè)置統(tǒng)計臺賬，及時將檔案的借閱、銷毀、利用效果等情況登記造冊，并能按照相關(guān)部門要求對檔案工作基本情況進行統(tǒng)計，做到準確、可靠、及時，賬實相符。4.2市場監(jiān)管所應(yīng)設(shè)置檔案室，全部檔案材料按分類方案，分門別類存放在檔案柜、檔案盒中，同類檔案應(yīng)排列有序。4.3市場監(jiān)管所應(yīng)對檔案室進行日常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，積極處理檔案保管、保護方面的隱患，采取補救措施保證檔案的完整與安全，最大限度延長檔案壽命。2DB1306/T205—20224.4市場監(jiān)管所宜根據(jù)實際情況，統(tǒng)一制定檔案編號、編目規(guī)則，編碼清晰，便于查閱，并實現(xiàn)檔案信息化管理。5檔案分類市場監(jiān)督管理所檔案可分為：——文書檔案：黨建、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、重大突發(fā)事件處置記錄、簡報周報、信息摘報(工作通報、工作動態(tài))、請示與批復(fù)(報告與批示、函與復(fù)函)、統(tǒng)計報表，上級市場監(jiān)管部門和有關(guān)部門的指示、命令、通知、通報等文件材料；——業(yè)務(wù)檔案：企業(yè)基本情況、日常監(jiān)管(食品藥品化妝品安全監(jiān)管、特種設(shè)備安全監(jiān)管、產(chǎn)品質(zhì)量安全監(jiān)管、企業(yè)信用監(jiān)管、知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管、價格監(jiān)管)、執(zhí)法辦案、消費者權(quán)益保護(投訴舉報)、宣傳普法等工作記錄；——視聽檔案：在工作中形成的照片(粘貼在A4紙上)、錄音、錄像、磁盤、光盤等媒體材料。6檔案材料收集6.1歸檔文件材料應(yīng)真實、清晰、完整。6.2以紙質(zhì)形式歸檔的文件材料，原則上應(yīng)為原件。6.3凡是在各項工作和活動中形成的具有保存價值的文件材料，不論其何種載體，應(yīng)堅持“應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸”的原則。6.4歸檔材料統(tǒng)一使用A4(80G)規(guī)格的辦公用紙(專業(yè)特殊要求的除外)。6.5載體紙張大于A4幅面，如圖紙，宜折疊成A4號幅面大小(210mm×297mm)，標(biāo)題欄應(yīng)露在外面。6.6載體紙張小于A4幅面，如照片，宜粘貼在A4規(guī)格的白紙上，粘貼時原件下邊和右邊與白紙對齊。6.7載體字跡應(yīng)用炭素墨水、藍黑、黑色墨水書寫。禁止使用純藍、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫。6.8各部門完成的當(dāng)年工作計劃、職責(zé)任務(wù)應(yīng)該有相應(yīng)材料佐證。包括錄音、錄像、照片、表格及文字材料。6.9歸檔的文件材料一般一式一份。7檔案材料整理7.1整理原則7.1.1檔案整理應(yīng)以保持文件材料之間的有機聯(lián)系，保證各類文件、憑證的齊全、完整、系統(tǒng)、真實為原則。7.1.2應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。7.1.3應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。7.2整理基本要求7.2.1應(yīng)堅持“誰辦理—誰收集—誰整理”的原則，承辦人員按規(guī)定進行相關(guān)文件材料的收集、整理。7.2.2歸檔文件應(yīng)收集齊全完整，準確劃分保管期限：永久、定期(30年、10年)。7.2.3整理歸檔文件所用的載體和書寫材料、裝訂材料、裝具等應(yīng)符合檔案保護要求。7.2.4歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)遵循國家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式，并符合真實性、完整性、安全性和可用性要求。3DB1306/T205—20227.2.5涉密歸檔文件的整理應(yīng)符合國家和市場監(jiān)督管理系統(tǒng)保密管理工作相關(guān)規(guī)定。執(zhí)法案卷的整理還應(yīng)符合市場監(jiān)督管理總局執(zhí)法文書制作要求和執(zhí)法案卷管理規(guī)定。7.2.6歸檔電子文件的整理應(yīng)按GB/T18894要求執(zhí)行。7.3紙質(zhì)檔案材料整理7.3.1組件文書檔案按“件”整理，一會一件，一期一件。歸檔文件以件為基本單位進行整理的，一般以單份文件為一件：——正文與附件為一件；——文件正本與定稿為一件；——正本與翻譯本為一件；——中文本與外文本為一件；——轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；——原件與復(fù)制件為一件；——報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件；——簡報、周報、信息摘報、工作通報、工作動態(tài)等，一期為一件；——會議紀要、會議記錄一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；——來文與復(fù)文(如請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等)可為一件；——有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。7.3.2組卷7.3.2.1業(yè)務(wù)檔案按照“卷”整理，組卷的方法具體如下：a)案件材料，一般一案一卷，或一案數(shù)卷；b)投訴舉報，按來信所反映的問題進行組合，如食品藥品化妝品安全監(jiān)管、特種設(shè)備安全監(jiān)管、產(chǎn)品質(zhì)量安全監(jiān)管、企業(yè)信用監(jiān)管、知識產(chǎn)權(quán)監(jiān)管、價格監(jiān)管、其他；c)其它特殊性材料可根據(jù)具體情況進行組合。7.3.2.2組卷材料應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，其組成部分為：——案卷封面，文書檔案應(yīng)符合GB/T9705要求；——卷內(nèi)文件目錄；——卷內(nèi)文件；——卷內(nèi)備考表；——封底。7.3.3卷內(nèi)文件排序卷內(nèi)文件排列如下：——卷內(nèi)文件材料應(yīng)文字材料在前，圖樣在后，圖樣按目錄或圖號排列；——文字材料的檔案按問題、時間先后順序或重要程度排列，密不可分的文件材料應(yīng)放在一起歸檔，其排列順序為：批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；4DB1306/T205—2022轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后；有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后；其他文件材料按時間順序排列。7.3.4編號7.3.4.1檔號編制原則歸檔文件依據(jù)分類方案和排列順序編寫檔號，符合DA/T13的相關(guān)要求。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。7.3.4.2檔號組成要素檔號組成要素如下：——全宗號：檔案館指定的縣、區(qū)局編號；——檔案分類代碼?年度：檔案門類代碼用2位漢語拼音首字母標(biāo)識。年度以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀年。分類代碼與年度之間用“?”分割；——機構(gòu)代碼號：采用市場監(jiān)管所名稱首字母大寫三位標(biāo)識?！９芷谙蓿罕９芷谙薹譃橛谰谩⒍ㄆ?0年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識；——案卷(件)號：采用“四位阿拉伯?dāng)?shù)字”標(biāo)識，不足四位的，前面用“0”補足，如“0001”。工作檔案案卷號可依行政執(zhí)法決定書文號確定。7.3.4.3檔號結(jié)構(gòu)及編制規(guī)則各門類檔號結(jié)構(gòu)及編制規(guī)則見附錄A。7.3.4.4歸檔章7.3.4.4.1歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標(biāo)識。7.3.4.4.2歸檔章一般蓋在歸檔文件首頁上端居中位置，橫式文件可蓋在右側(cè)居中位置。歸檔章不應(yīng)疊壓頁面圖文。7.3.4.4.3歸檔章一般采用紅色印泥或黑色油墨蓋制，填寫歸檔章項目的字跡材料應(yīng)符合檔案保護要。7.3.4.4.4歸檔章應(yīng)將全宗號、年度、件號(卷號)、機構(gòu)簡稱、保管期限、頁數(shù)內(nèi)容填制。填寫內(nèi)容原則上與該歸檔文件檔號所對應(yīng)的內(nèi)容保持一致。歸檔章尺寸樣式、填寫項目和項目位置不可擅自更7.3.4.4.5歸檔章式樣見圖1。5DB1306/T205—20227.3.5編頁7.3.5.1頁碼應(yīng)逐頁編制，不漏號，不重號。一面有效圖文頁面為一頁，空白頁不編頁碼。折疊的歸檔文件按未折疊時的有效圖文頁面進行編頁。7.3.5.2頁碼標(biāo)注在文件正面右上角、背面左上角的空白位置。7.3.5.3紙質(zhì)歸檔文件的原有頁碼與擬編制頁碼整體完全一致的，可保持原有頁碼不變，不再重復(fù)編7.3.6編目7.3.6.1按件整理的編目規(guī)則7.3.6.1.1歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序，逐件編制歸檔文件目錄。7.3.6.1.2歸檔文件目錄(見附錄B)設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。其中序號、檔號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)為必填項；文號、密級為條件必填項，備注為選填項?！蛱?歸檔文件順序號?！獧n號:按本文件7.3.4所述“編號”要求填寫，不漏號，不重號?！奶?文件的發(fā)文字號，一般由機關(guān)代字、年度、發(fā)文順序號組成，應(yīng)照實抄錄。沒有文號的不填寫?！?zé)任者:制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者，應(yīng)填寫全稱或通用簡稱?！}名:文件標(biāo)題。一般應(yīng)照實抄錄，無標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范、不能反映主要內(nèi)容、不便檢索的,應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容以方括號“[]”括入。——日期:文件的形成時間，以國際標(biāo)準日期表示法，采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，如“20210101”。月、日無法考證的用零補足，如“20210000”?！芗?密級分為公開(GK)、內(nèi)部(NB)、秘密(MM)、機密(JM)、絕密(UM)；依據(jù)文件實際標(biāo)注情況，填寫漢字或漢語拼音代碼，如“公開”或“GK”。對升密、降密、解密的文件，應(yīng)填寫新的密級。沒有密級的不填寫?！摂?shù):每一件歸檔文件的頁面總數(shù)，與編頁情況保持一致，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。——備注:注釋文件需說明的情況，包括開放等級、缺損、修改、補充、移出、銷毀及與其他文件關(guān)聯(lián)情況等。如需說明情況較多，可在備注欄加注“*”，將具體內(nèi)容填入盒內(nèi)備考表。7.3.6.1.3歸檔文件目錄由應(yīng)用系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制，目錄表格采用國際標(biāo)準A4(297mm×210mm)幅面，橫向設(shè)置。6DB1306/T205—20227.3.6.1.4歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊。按機構(gòu)、年度、保管期限裝訂成冊。7.3.6.1.5裝訂成冊的歸檔文件目錄應(yīng)編制封面。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)等項目。7.3.6.2按卷整理的編目規(guī)則7.3.6.2.1案卷目錄應(yīng)依據(jù)檔號順序，逐卷編制，目錄表格采用國際標(biāo)準A4(297mm×210mm)幅面,豎設(shè)置。7.3.6.2.2案卷目錄(見附錄C)編制主要包括：序號、檔號、案卷題名、保管期限、總頁數(shù)、備注、盒號。——序號：案卷順序號?！獧n號：按本文件7.3.4所述“編號”要求填寫,不漏號,不重號?！妇眍}名：應(yīng)簡明、準確的揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容?！９芷谙蓿禾钪瓢妇肀９芷谙蕖！傢摂?shù)：應(yīng)填制案卷內(nèi)部全部文件的頁數(shù)之和?！獋渥ⅲ焊鶕?jù)管理需要填寫案卷的密級、互見號。——盒號(冊號)：存放位置信息，根據(jù)檔案管理系統(tǒng)提供盒號(冊號)編制。注1：盒號(冊號)在冊脊上記載：保管期限-順序號，例如：D10-0001。注2：檔案管理系統(tǒng)中自動生成的盒號(冊號)為：全宗+分類代碼+年度+機構(gòu)代碼+保管期限+順序號。7.3.6.2.3卷內(nèi)目錄應(yīng)按照卷內(nèi)文件排列順序進行編制，目錄表格采用國際標(biāo)準A4(297mm×210mm)幅面,豎向設(shè)置。7.3.6.2.4卷內(nèi)目錄(見附錄D)編制主要包括：序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁次、備注、檔案號?！韮?nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁?！蛱枺簹w檔文件順序號。——文號：文件的發(fā)文字號，一般由機關(guān)代字、年度、發(fā)文順序號組成，應(yīng)照實抄錄。沒有文號的不填寫?！?zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者，應(yīng)填寫全稱或通用簡稱?！}名：文件標(biāo)題，應(yīng)填寫文件全稱?！掌冢簯?yīng)填寫文件形成日期，采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫,如“20210101”。月、日無法考證的用零補足，如“20210000”?！摯危簯?yīng)填寫每件文件次序號最后一件填寫幾頁至幾頁。與編頁情況保持一致,用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。——備注：注釋文件需說明的情況，包括開放等級、缺損、修改、補充、移出、銷毀及與其他文件關(guān)聯(lián)情況等。如需說明情況較多，可在備注欄加注“*”，將具體內(nèi)容填入盒內(nèi)備考表?！獧n號：填制與本文件相關(guān)聯(lián)的案卷檔號。7.3.7修整與掃描歸檔文件裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進行修整。——歸檔文件已破損的，或幅面過小不易裝訂的，或字跡在裝訂線內(nèi)的，應(yīng)按DA/T25予以修裱?！舟E模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。——歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品?！孢^大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下折疊至A4幅面。——歸檔文件修正完成后，應(yīng)通過檔案管理系統(tǒng)進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工形成檔案數(shù)字化副本保7DB1306/T205—2022存。存7.3.8裝訂7.3.8.1按件裝訂的歸檔文件，一件不可分開裝訂，多件不可裝訂在一起。按卷裝訂的歸檔文件多個卷內(nèi)文件可裝訂在一起，或多個歸檔文件獨立裝訂后，放在一起集中裝盒。7.3.8.2歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便、平整，做到不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整,滿足歸檔文件在保管期限內(nèi)裝訂牢固和安全保管要求。7.3.8.3歸檔文件裝訂應(yīng)盡量減少對文件本身影響，考慮文件保管期限、文件紙張質(zhì)量、文件厚度、縱橫向、訂口空白尺寸、原裝訂方式等因素，避免多次裝訂。案卷裝訂的，每卷檔案裝訂厚度3cm為宜，原則上不得大于4cm。7.3.8.4相同保管期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)保持一致；不同保管期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。7.3.8.5裝訂前，應(yīng)去掉文件材料上的金屬物，破損文件應(yīng)修補好，字跡擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并歸檔。7.3.8.6永久保管及其他依法向同級檔案館移交的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。使用左側(cè)“三孔一線”裝訂(見圖2)；頁數(shù)較少的可使用左上角直角裝訂(見圖3)。圖2三孔一線裝訂方法及效果圖圖3直角裝訂方法及效果圖7.3.9裝盒7.3.9.1檔案盒選擇應(yīng)采用統(tǒng)一的檔案盒，外形尺寸為310mm×220mm(長×寬),盒脊厚度可根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm、50mm等(一般采用40mm)，檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。7.3.9.2裝盒要求7.3.9.2.17.3.9.2.27.3.9.2.3應(yīng)按檔號順序裝入檔案盒。不同年度、機構(gòu)、保管期限的案卷(件)不應(yīng)裝入同一個檔案盒。裝盒應(yīng)選擇厚度適宜的檔案盒，力求裝盒飽滿，避免長期放置造成紙張彎曲受損。8DB1306/T205—20227.3.9.2.4每盒檔案應(yīng)填寫備考表(見附錄E)，置于盒內(nèi)所有歸檔文件之后。備考表項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期?！袃?nèi)文件情況:盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況?！砣?負責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。——整理日期:歸檔文件整理完成日期。——檢查人:負責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人簽名或簽章?！獧z查日期:歸檔文件檢查完畢的日期。7.3.10檔案盒封面、盒脊的編制檔案盒封面應(yīng)使用全稱或通用簡稱標(biāo)明全宗名稱。在盒脊設(shè)置全宗號、年度、部門、檔案種類、盒 (冊)號、案卷(件)起止號等必備檢索項。其中，案卷(件)起止號填寫盒(冊)內(nèi)第一卷(件)和最后一卷(件)的卷(件)號。樣式見DB1306/T206。7.3.11排架7.3.11.1檔案裝盒后，上架排列方法應(yīng)與分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。標(biāo)有檢索項的盒7.3.11.2檔案管理人員可按部門或分類劃分區(qū)域，每年形成的檔案按照盒(冊)號依次上架，便于管7.4電子文件整理7.4.1組件歸檔電子文件的組件應(yīng)符合本文件7.3.1要求。歸檔電子文件一般表現(xiàn)為一個包含所有子件的文件夾或封裝包。7.4.2歸檔格式7.4.2.1歸檔電子文件的格式應(yīng)采用標(biāo)準、通用、開放的文件存儲格式,并符合向國家綜合檔案館移交的長期保存格式要求。7.4.2.2電子公文的正本、定稿(簽發(fā)稿)、處理單采用OFD、PDF或PDF/A等版式文件格式歸檔保存,其他電子文件、電子文件組件以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式歸檔。7.4.2.3以數(shù)據(jù)庫文件形成的科技、專業(yè)類電子文件，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)及電子檔案管理要求轉(zhuǎn)換為ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔。7.4.2.4照片類電子文件以JPG、TIF等格式歸檔；錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔；錄像類電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔，珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件。7.4.2.5公務(wù)電子郵件以EML格式，網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件以HTML等格式歸檔。7.4.2.6專用軟件生成的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式歸檔。凡是無法轉(zhuǎn)換通用格式的，應(yīng)將專業(yè)軟件一并歸檔。7.4.3元數(shù)據(jù)采集7.4.3.1電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)與歸檔電子文件一并歸檔。7.4.3.2文書類電子文件元數(shù)據(jù)的采集范圍，應(yīng)基于DA/T46的要求，結(jié)合實際進行設(shè)置，至少包括:——題名、文件編號、責(zé)任者、日期、機構(gòu)或問題、保管期限、密級、格式信息、計算機文件名、計算機文件大小、文檔創(chuàng)建程序等文件實體元數(shù)據(jù)；9DB1306/T205—2022——記錄有關(guān)電子文件擬制、辦理等活動的行為、時間、人員等元數(shù)據(jù)；——元數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中，同時轉(zhuǎn)換成具有開放性與跨平臺兼容性的XML文件存儲。對于不能通過電子文件生成系統(tǒng)歸檔的，可采用電子表格等工具,盡量著錄有關(guān)元數(shù)據(jù)。7.4.4分類歸檔電子文件的分類應(yīng)符合本文件第5章的要求。7.4.5排列歸檔電子文件的排列應(yīng)符合本文件7.3.3的要求。7.4.6編號7.4.6.1歸檔電子文件的編號應(yīng)符合本文件7.3.4的要求，并能唯一識別和定位歸檔電子文件。7.4.6.2歸檔電子文件命名規(guī)則應(yīng)能保持歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的有機聯(lián)系與排列順序?？刹捎脵n名。7.4.7編目7.4.7.1電子、紙質(zhì)歸檔文件的編目應(yīng)統(tǒng)籌進行。7.4.7.2歸檔電子文件應(yīng)按DA/T18要求著錄，并按本文件7.3.6的要求形成歸檔文件目錄。7.4.8歸檔數(shù)據(jù)包組織7.4.8.1歸檔電子文件應(yīng)定期組成歸檔數(shù)據(jù)包，可采用文件包或封裝包形式，確保歸檔電子文件各組成部分及元數(shù)據(jù)之間建立可靠關(guān)聯(lián)，并可準確解析和讀取。7.4.8.2采用文件包形式的，應(yīng)將歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)分別保存為符合要求的格式文件，并按分類方案和排列順序進行結(jié)構(gòu)組織。7.4.8.3采用封裝包形式的，應(yīng)將歸檔電子文件各組成部分及其元數(shù)據(jù)按規(guī)范結(jié)構(gòu)封裝為一個相對穩(wěn)定的數(shù)據(jù)包，實現(xiàn)歸檔電子文件的自包含、自描述和自證明。具體參照DA/T48執(zhí)行。7.4.9存儲7.4.9.1歸檔電子文件整理完畢后，應(yīng)根據(jù)檔號等標(biāo)識符構(gòu)成要素,在計算機存儲器中逐級建立文件夾,分門別類、集中有序地存儲電子文件，并在元數(shù)據(jù)中自動記錄電子文件在線存儲路徑。7.4.9.2歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)配置安全在線存儲。在線存儲系統(tǒng)應(yīng)實施容錯技術(shù)方案，定期掃描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處置。7.4.10備份7.4.10.1歸檔電子文件應(yīng)定期離線存儲到可長期保存的脫機載體上。離線存儲應(yīng)按本文件7.4.9進行存儲。7.4.10.2離線存儲應(yīng)至少一式二套，一套磁盤介質(zhì)，一套光盤磁帶介質(zhì)；重要的歸檔電子文件應(yīng)增加一套異地保存。7.4.10.3離線存儲可采用一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等載體。載體管理應(yīng)符合DA/T74和DA/T75的要求。7.5檢索工具編制7.5.1編制原則DB1306/T205—2022檢索工具內(nèi)容應(yīng)豐富，具備較高的查全率、查準率，便于快速檢索，方便實用。7.5.2檢索方式檢索方式包括計算機檢索、手工檢索。7.5.3常用檔案檢索工具7.5.3.1全宗目錄目錄項目內(nèi)容：全宗號、全宗名稱、全宗內(nèi)案卷數(shù)量、起止年度等。7.5.3.2案卷目錄目錄項目內(nèi)容：序號、檔號、案卷題名、保管期限、總頁數(shù)、備注、盒號。7.5.3.3卷內(nèi)文件目錄目錄項目內(nèi)容：序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁次、備注、檔號。8檔案歸檔、接收、移交8.1嚴格執(zhí)行檔案材料統(tǒng)一管理的原則，凡在本單位活動中形成的具有保存價值的文件材料，都應(yīng)交檔案室歸檔保存。8.2市場監(jiān)管所檔案原則上應(yīng)在次年6月前移交檔案室歸檔，有特殊規(guī)定的按照規(guī)定時限歸檔。不需要數(shù)字化的檔案在移交檔案室之前應(yīng)進行規(guī)范裝訂。8.3歸檔文件材料應(yīng)真實、準確、完整、有條理，收集齊全，及時歸檔，任何部門和個人不應(yīng)據(jù)為己有或拒絕歸檔，不應(yīng)擅自作廢、銷毀。8.4案卷標(biāo)題完整、簡明，充分提示卷內(nèi)文件內(nèi)容。卷內(nèi)目錄、頁碼、備考表及案卷封皮等項目填寫清楚齊全。8.5移交檔案材料應(yīng)填寫《檔案材料移交清單》一式兩份，雙方各執(zhí)一份。8.6檔案室應(yīng)積極配合縣(市、區(qū))局的接收工作，做好檔案移交工作。8.7檔案管理人員變動時，做好檔案移交工作，認真辦理交接手續(xù)。9檔案保管9.1檔案室硬件要求24℃，相對濕度宜在45%~60%?！獞?yīng)有防盜設(shè)施設(shè)備；——窗戶應(yīng)配掛遮光窗簾，防止陽光直射檔案；——周圍應(yīng)滅絕火源跡象，庫內(nèi)嚴禁吸煙，應(yīng)建立嚴密的防火制度并配備消防滅火器材；——應(yīng)定期檢查并投放滅鼠藥；——應(yīng)具備調(diào)溫、調(diào)濕設(shè)施設(shè)備；——應(yīng)保持庫房清潔；——檔案柜架應(yīng)放置防蟲藥品，以防檔案害蟲破壞檔案。DB1306/T205—20229.2保管要求9.2.1檔案庫房安全管理應(yīng)指定專人負責(zé)。9.2.2人員進出檔案庫房應(yīng)當(dāng)進行記錄，檔案庫房視頻監(jiān)控記錄應(yīng)至少保存六個月。9.2.3工作人員應(yīng)定期檢查檔案的保管狀況，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取有效措施，并向領(lǐng)導(dǎo)報告。對破損或變質(zhì)的檔案材料應(yīng)及時修補、復(fù)制或采取其他技術(shù)處理手段，確保檔案的完整和安全。9.2.4各類檔案原則上應(yīng)按規(guī)定及時放入檔案庫房集中管理，不得分散保管，以保證檔案的統(tǒng)一和完整。因庫房條件所限，暫時不能達到集中管理要求的，在確保達到防火、防盜、防水、防潮、防塵等要求下，可采用臨時周轉(zhuǎn)資料室暫存保管。9.2.5電子檔案應(yīng)實行異地、異質(zhì)備份保管。使用藍光光盤保管的電子檔案應(yīng)避免光盤擦、劃，且保管環(huán)境具備防磁、隔熱等保管條件。10檔案保密10.1市場監(jiān)督管理所全體人員應(yīng)增強保密意識，嚴格遵守國家有關(guān)保密法規(guī)和檔案管理有關(guān)規(guī)定。10.2檔案人員工作中不傳密、不泄密、不探聽秘密。10.3檔案人員在收到重要文件材料后應(yīng)立即收存整理，不得隨意擺放。10.4涉密檔案，應(yīng)妥善保管。涉密文件應(yīng)存放在密碼文件柜中，原則上不得復(fù)制，不得抄錄。10.5涉密檔案，若需查閱或借閱，應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)。原則上不借出檔案室，如確有必要借出，借閱人必須對檔案的保密和安全負責(zé)。10.6涉密檔案，嚴禁在網(wǎng)絡(luò)上提供查閱。11檔案查(借)閱11.1因工作需要，所內(nèi)各部門人員均可向檔案室借閱有關(guān)檔案、資料。11.2借(查)閱人應(yīng)履行批準、登記手續(xù)。11.3借(查)閱人應(yīng)愛護檔案，不得在案卷上劃線、畫圈、涂改或損壞，不得拆封、污損和抽取材料，檔案不得轉(zhuǎn)借他人。11.4檔案案卷采取整卷借閱辦法。案卷借出，歸還時檔案管理人員應(yīng)嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)有遺失、污損檔案文件等情況，應(yīng)追究借閱者的責(zé)任，并報告領(lǐng)導(dǎo)予以處理，構(gòu)成犯罪的，依法處理。12檔案銷毀12.1檔案鑒定處置12.1.1檔案保管期限到期時應(yīng)對其進行鑒定處置。成立檔案鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對到期的檔案按照有關(guān)規(guī)定進行鑒定并形成鑒定報告。12.1.2鑒定結(jié)束后，應(yīng)形成鑒定工作意見和報告，報送領(lǐng)導(dǎo)審批。對仍需繼續(xù)保存的檔案，重新劃定保管期限并做出標(biāo)注；對確無保存價值的檔案，按規(guī)定予以銷毀。12.2檔案銷毀12.2.1經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，按照以下程序銷毀：DB1306/T205—2022a)檔案管理人員編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責(zé)任者、題名、形成時間、應(yīng)保管期限、已保管時間和銷毀時間等內(nèi)容，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，安排專人運送檔案到指定銷毀場所，并做好出庫信息記錄；b)銷毀檔案時，應(yīng)指派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員按照銷毀清冊清點核對，確認檔案徹底銷毀后，在銷毀清冊上簽名、蓋章；c)檔案銷毀清冊歸檔，永久保存。12.2.2電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果銷毀時，應(yīng)當(dāng)確保在線存儲設(shè)備、容災(zāi)備份系統(tǒng)、離線存儲介質(zhì)中不可識讀。13信息化建設(shè)13.1市場監(jiān)督管理所檔案信息化應(yīng)納入全所信息化建設(shè)總體規(guī)劃，并根據(jù)檔案資源信息管理的需要配備網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備等。13.2電子檔案管理應(yīng)配置安全的在線存儲系統(tǒng)、離線存儲。在線存儲系統(tǒng)實施容錯技術(shù)方案，定期掃描、診斷存儲設(shè)備。13.3檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實性、完整性、安全性和可用性管理要。13.4所內(nèi)業(yè)務(wù)有電子文件歸檔需求的，應(yīng)充分考慮電子文件歸檔整體需要，建立統(tǒng)一的電子文件歸檔格式標(biāo)準，符合電子檔案長期保存要求。13.5電子文件歸檔應(yīng)基于所內(nèi)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和運行環(huán)境，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)通過在線歸檔方式完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔。13.6歸檔電子文件應(yīng)與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。原則上一式三套，一套在線利用、一套備份保管、一套離線長期保存。13.7檔案管理人員應(yīng)定期對長期保存的電子檔案進行抽樣機讀檢驗和可讀性評估，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取相應(yīng)措施，保證電子檔案真實可讀。14檔案應(yīng)急管理14.1基本要求14.1.1建立檔案工作應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，所內(nèi)檔案工作牽頭部門負責(zé)人擔(dān)任副組長，各部門負責(zé)人、檔案管理人員擔(dān)任組員，設(shè)置緊急聯(lián)絡(luò)員，負責(zé)應(yīng)急時期的通信聯(lián)絡(luò)和信息傳遞。制定應(yīng)急預(yù)案，按年度進行應(yīng)急演練。14.1.2應(yīng)開展檔案庫房安全信息監(jiān)測，隱患排查，及時發(fā)布預(yù)警信息，決定是否啟動應(yīng)急預(yù)案。14.1.3應(yīng)負責(zé)檔案庫房突發(fā)事件的處置、應(yīng)急資源調(diào)配工作，跟蹤了解事件的進展和處置情況，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。14.1.4應(yīng)定期進行安全教育，增強防災(zāi)減災(zāi)意識；組織技能培訓(xùn)、應(yīng)急演練等，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。14.1.5凡在工作時間以外出現(xiàn)災(zāi)情時，檔案工作負責(zé)人、檔案管理人員為直接救災(zāi)責(zé)任人，立即開展救災(zāi)行動。14.1.6涉及電子檔案信息系統(tǒng)攻擊、電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞及泄漏的，應(yīng)根據(jù)所內(nèi)信息科技應(yīng)急管理相關(guān)工作程序，對突發(fā)事件進行應(yīng)急處置。14.2災(zāi)害預(yù)警及啟動條件DB1306/T205—2022有以下災(zāi)害之一時啟動應(yīng)急預(yù)案：——預(yù)警性災(zāi)害。本地域防災(zāi)應(yīng)急指揮機構(gòu)，地震、防汛、氣象、公安消防等災(zāi)害管理部門發(fā)出預(yù)警及相關(guān)預(yù)案已經(jīng)啟動，預(yù)期將對本地域內(nèi)生命、財產(chǎn)造成較大威脅或損失的災(zāi)害?！獏^(qū)域性災(zāi)害。發(fā)生區(qū)域性的災(zāi)害，對檔案的安全直接構(gòu)成威脅?！踩[患排查發(fā)現(xiàn)直接危及檔案安全的災(zāi)情。14.3應(yīng)急保障措施14.3.1檔案庫房應(yīng)配置必要的安全防護設(shè)施、消防設(shè)施等，并定期檢測、維護，使其處于良好狀態(tài)，確保正常使用。14.3.2定期檢查檔案庫房各項安全防范措施的落實情況，加強對重要部位和重要設(shè)施的安全檢查，及時消除隱患。14.3.3應(yīng)預(yù)先確定檔案搶救的順序及其具體位置、檔案庫房常用及備用鑰匙、重要檢索工具的位置和應(yīng)急管理人員。14.3.4應(yīng)明確檔案庫房所在建筑供水、供電開關(guān)及檔案庫區(qū)、重點部位的位置。14.4突發(fā)事件應(yīng)急處置措施14.4.1應(yīng)及時報警，第一時間通知部門緊急聯(lián)絡(luò)人和檔案工作負責(zé)人，做好電話記錄。任何部門及個人對突發(fā)事件不得隱瞞、緩報、謊報或者授意他人隱瞞、緩報、謊報。14.4.2應(yīng)組織救援人員，轉(zhuǎn)移和妥善安置受威脅檔案。迅速控制危險源，標(biāo)明危險區(qū)域，關(guān)閉和限制使用有關(guān)設(shè)備、設(shè)施，采取防止發(fā)生次生、衍生事件的必要措施。14.4.3因災(zāi)害事故造成的受損檔案，應(yīng)立即組織力量進行搶救。新修改檔案搶救應(yīng)遵循先重點后一般的原則。14.4.4突發(fā)事件處理完畢后相關(guān)負責(zé)人應(yīng)對事件原因、檔案損失情況、所采取措施及效果等進行總結(jié)，將搶救前后的受損檔案狀況以及搶救原則、方法、材料、時間、人員等信息詳細記錄歸檔，形成應(yīng)急管理檔案。DB1306/T205—2022AA附錄A(規(guī)范性)各門類檔號結(jié)構(gòu)及編制規(guī)則A.1文書檔案A.1.1根據(jù)DA/T13要求，在遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性等原則下，采取如下結(jié)構(gòu)：全宗號-檔案分類代碼?年度-機構(gòu)代碼-保管期限-案卷號(件號)。A.1.2全宗號：各市場監(jiān)督管理所采用實際全宗號標(biāo)識。A.1.3檔案分類代碼：文書檔案一級類目用“WS”字母標(biāo)識。A.1.4年度：以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀年，如“2022”。A.1.5機構(gòu)代碼：各市場監(jiān)督管理所名稱首字母大寫三位標(biāo)識。A.1.6保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。A.1.7案卷號(或件號)：采用“四位阿拉伯?dāng)?shù)字”標(biāo)識，不足四位的，前面用“0”補足，如“000示例：XXXX-WS?2022-XDS-Y-0001表示小店市場監(jiān)督管理所2