文件管理制度11.目的為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。2.范圍本制度適用浙江依目了然服飾。3.相關(guān)職責(zé)3.1人事行政部3.1.1負(fù)責(zé)建立、健全公司文件管理制度，負(fù)責(zé)本制度的制定與修改。3.1.2負(fù)責(zé)公司文件的下發(fā)及管理。3.1.3負(fù)責(zé)本制度的宣導(dǎo)與實(shí)施。3.2其它各部門3.2.1負(fù)責(zé)制訂與本部門工作職責(zé)相關(guān)的文件制度及流程3.2.2負(fù)責(zé)按本制度規(guī)定執(zhí)行4.定義公司文件是指：在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)工作活動(dòng)的重要依據(jù)或工具。5．參考資料無6．程序6.1公司文件的種類及范圍6.1.1公司的文件種類主要有：公告、通知、通報(bào)、制度。6.2.1各類公司文件使用范圍：6.2.1.1公告：主要運(yùn)用于公司的各類人事變動(dòng)，如：任命、崗位變動(dòng)等。6.2.1.2通知：適用于發(fā)布臨時(shí)事件和措施；傳達(dá)公司高層有關(guān)指示；要求下級(jí)部門辦理或者需要知曉的事項(xiàng)等，例如：放假通知等。6.2.1.3通報(bào)：適用于公司采取重大或強(qiáng)制性措施、或人事嘉獎(jiǎng)與懲罰，例如：部門內(nèi)部不適當(dāng)?shù)臎Q定或規(guī)定；對(duì)做出突出貢獻(xiàn)優(yōu)秀員工的獎(jiǎng)勵(lì)或?qū)τ趪?yán)重違反公司規(guī)章制度員工的處罰等。6.2.1.4制度：主要運(yùn)用于公司各項(xiàng)政策的實(shí)施細(xì)則及各項(xiàng)工作流程的解釋、補(bǔ)充和完善。6.2公司文件的處理6.2.1公司文件處理的管理口徑公司文件管理歸口于人事行政部，人事行政部負(fù)責(zé)所有公司文件的下發(fā)管理，負(fù)責(zé)建立健全公司文件管理制度，加強(qiáng)公司文件的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理，按期進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，保證公司文件處理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。公司人事行政部指定專人負(fù)責(zé)公司文件管理工作。公司文件管理人員應(yīng)忠于職守、廉潔正派、保密觀念強(qiáng)。6.2.2公司文件處理的定義及原則6.2.2.1公司文件處理指公司文件的編號(hào)、下發(fā)、宣貫、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。6.2.2.2公司文件處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。公司文件由人事行政部統(tǒng)一收發(fā)、傳遞、立卷、歸檔和銷毀。6.2.2.3公司各類發(fā)文在有效期內(nèi)均實(shí)行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和安排公司工作的文件。明確文件的有效性并通過受控的方式管理公司文件，是防止各部門出現(xiàn)執(zhí)行無效文件的主要措施。6.2.2.4對(duì)于公司以文本打印的形式下發(fā)的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內(nèi)，簽收人不得復(fù)印，如因復(fù)印導(dǎo)致的執(zhí)行非受控有效文件，造成的問題由執(zhí)行人負(fù)責(zé)。6.2.3公司公文的分類及操作6.2.3.1公司文件按機(jī)密程度，可分為：絕秘、秘密、一般；6.2.3.2公司文件按緊急程度，可分為：特急、緊急、一般；6.2.3.3公司文件按發(fā)文部門，可分為：公司文件、各部門文件。6.2.3.4公司文件按內(nèi)容分類，可分為：公告、通知、通報(bào)、制度。6.2.4公司文件的機(jī)密等級(jí)劃分的規(guī)定與操作6.2.4.1根據(jù)文件涉及的業(yè)務(wù)秘密程度劃分為“絕密”、“秘密”及“一般”。即使是“一般”文件因?yàn)橐餐瑫r(shí)是業(yè)務(wù)文件、所以不允許無限制地向公司外部宣傳。6.2.4.2公司使用文件的機(jī)密等級(jí)的具體劃分：公司使用文件中，大部分屬于“秘密”及“一般”。對(duì)于公司絕密及秘密文件，還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。公司文件是否設(shè)定為絕秘或秘密文件由擬稿部門和總經(jīng)理根據(jù)文件內(nèi)容共同確認(rèn)。文件的秘密等級(jí)不是按所示的文件種類進(jìn)行劃分的，而按其內(nèi)容來判斷。下述為一般分類規(guī)則：公司經(jīng)營計(jì)劃、發(fā)展規(guī)劃、研發(fā)項(xiàng)目資料等屬于“絕密”文件。技術(shù)文件、質(zhì)量文件、商務(wù)文件、項(xiàng)目清單、業(yè)績考核標(biāo)準(zhǔn)、傭金計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品價(jià)格、公司經(jīng)營管理政策以及相應(yīng)的培訓(xùn)課件等屬于“秘密”。管理制度、業(yè)務(wù)通知、臨時(shí)銷售政策、工作標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)關(guān)于工作流程方面的資料等通常屬于“一般”文件。但其內(nèi)容若與公司的經(jīng)營管理有聯(lián)系、含有特殊技術(shù)信息及管理思想等時(shí)，屬于“秘密”。6.2.4.1對(duì)文件的處理權(quán)限的規(guī)定：秘密等級(jí)水印發(fā)送方式發(fā)放范圍復(fù)制簽收收回標(biāo)記絕密要打印文本總監(jiān)級(jí)以上不允許需要需要秘密要打印文本經(jīng)理級(jí)以上不允許需要需要一般不要文本或電子檔視工作要求視工作要求不需要不需要對(duì)于被列為公司“絕密”類文件，下發(fā)對(duì)向?yàn)榭偙O(jiān)級(jí)以上人員，及相關(guān)關(guān)鍵責(zé)任工作人員。其它需了解相關(guān)內(nèi)容方能開展工作的人員，需在總監(jiān)的主導(dǎo)下對(duì)于工作相關(guān)內(nèi)容予以學(xué)習(xí)了解。對(duì)于被列為公司“秘密”類文件，下發(fā)對(duì)向?yàn)椴块T經(jīng)理級(jí)以上人員及部門文件管理員，其它人員需在部門經(jīng)理或培訓(xùn)人員的主導(dǎo)下對(duì)于工作相關(guān)的內(nèi)容予以學(xué)習(xí)了解。6.2.5公司緊急文件的規(guī)定與操作緊急程度發(fā)放方式接收時(shí)間發(fā)放時(shí)限當(dāng)天17：00分（含）前當(dāng)日下發(fā)水印文本特急當(dāng)天17：00分（不含）后次日下發(fā)郵件當(dāng)天17：30分（含）前當(dāng)日下發(fā)當(dāng)天16：00分（含）前當(dāng)日下發(fā)緊急水印文本當(dāng)天16：00分（不含）后次日下發(fā)郵件當(dāng)天17：00分（含）前當(dāng)日下發(fā)當(dāng)天15：00分（含）前當(dāng)日下發(fā)水印文本一般當(dāng)天15：00分（不含）后次日下發(fā)郵件當(dāng)天16：00分（不含）前當(dāng)日下發(fā)6.2.6公司文件的眉頭及編號(hào)規(guī)則6.2.6.1為保證公司各級(jí)管理制度在制定、發(fā)布、實(shí)施和流通過程的有效性，統(tǒng)一設(shè)置公司制度文檔文號(hào)的眉頭和編號(hào)規(guī)則：a)眉頭如下：保密等級(jí)杭州依目了然服飾 文件編號(hào)YMLR-GS-GM-001XXXXXX制度

版次頁碼

A/01/X

緊急程度b）編號(hào)規(guī)則：YMLR:公司范圍內(nèi)文件GS：編制部門（相關(guān)代號(hào)見下表）GM：文件性質(zhì)001：文件流水編號(hào)c)相關(guān)編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)如下：部門

編制代號(hào)

文件性質(zhì)

編制代號(hào)公司文件營銷中心文件

GSYX

制度文件作業(yè)指導(dǎo)書

GMQM設(shè)計(jì)部文件SJ表格表單FM生產(chǎn)部文件SC通知、通報(bào)、公告TM品控部文件PK聯(lián)絡(luò)公函LM人事行政部文件RSd）版次規(guī)則：文件第1次修訂發(fā)文基本定版為“A”依次類推第2次為“B”…那么依次順延，進(jìn)行修訂、修改可用數(shù)字進(jìn)行后綴。例如：A版某文件修訂一次那么該文件版次為“A/1”，如果修訂、修改2次則為“A/2”以此類推。e）頁碼規(guī)則：頁碼顯示格式為“1/X”前數(shù)字代表該頁在本文件中的頁數(shù)，后數(shù)字代表該文件的總頁數(shù)，例如：某文件一共5頁那么該文件的第頁的頁碼反應(yīng)應(yīng)該為“1/5”。f）保密等級(jí)、緊急程度：根據(jù)文件在公司的保密程度以及使用的緊急情況按照前文規(guī)定標(biāo)注于文件頁面（加蓋相應(yīng)墨章）。6.2.6.2發(fā)文部門：按公司文件分類標(biāo)準(zhǔn)編制，發(fā)文部門按擬文部門，即若管理總部擬訂“管理”；若營銷中心各部門擬訂“營銷”；若生產(chǎn)中心擬訂“生產(chǎn)”。6.2.6.3內(nèi)容分類：按照文件內(nèi)容的歸屬種類，即通知、公告、制度等。6.2.6.4文件編號(hào)：按發(fā)文部門編號(hào)，即若管理總部第一次發(fā)文，即編號(hào)為“01”；若管理總部第二次發(fā)文“02”；若生產(chǎn)中心第一次發(fā)文即編號(hào)為“01”等。6.2.6.5文件年份及流水號(hào)：即按當(dāng)年發(fā)文的第X次發(fā)文編號(hào)，不分發(fā)文部門，依次編號(hào)。6.2.7聯(lián)合發(fā)文6.2.7.1聯(lián)合發(fā)文的定義是指：下發(fā)文件涉及到兩個(gè)或兩個(gè)以上的部門，需跨部門聯(lián)合確定內(nèi)容方可執(zhí)行的文件。如“技術(shù)部”發(fā)文，但文件相關(guān)內(nèi)容涉及到“計(jì)劃部”或其它部門的配合支持方能執(zhí)行，視為聯(lián)合發(fā)文。6.2.7.2需要聯(lián)合發(fā)文的部門，需由擬文部門確認(rèn)文件內(nèi)容，交由擬聯(lián)合部門審核確認(rèn)后，逐級(jí)審批到總經(jīng)理后方可發(fā)文，否則不得發(fā)文。6.2.8文件下發(fā)6.2.8.1公司所有文件的下發(fā)，不分機(jī)密等級(jí)及緊急程度，均需填寫《發(fā)文申請(qǐng)審核表》附件一并逐級(jí)審批同意后，方可發(fā)文。審批權(quán)限秘密等級(jí)▲■★●絕秘▲■★●秘密▲■★●一通報(bào)、通知、公告▲■★---般制度▲■★●▲部門初審■聯(lián)合部門審議（只針對(duì)需聯(lián)合下發(fā)的文件）★上級(jí)主管復(fù)審/決審●總經(jīng)理決審6.2.8.2公司規(guī)章制度等類文件的下發(fā)，涉及到員工切身利益的，如：公司《考勤管理制度》、《獎(jiǎng)懲管理制度》、《員工手冊(cè)》等。需總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后，方可成文下發(fā)。6.2.8.3新文件的下發(fā)如涉及到原有文件的作廢，應(yīng)在新文件下發(fā)后立即廢止，且廢止的舊文件須按廢止的相關(guān)程序予以保管或銷毀。6.2.8.4涉及相關(guān)制度及政策的文件，如需培訓(xùn)，須在培訓(xùn)課件制作完成并經(jīng)過人事行政部培訓(xùn)組審核通過后方可下發(fā)文件。6.2.8.5文件編制具體流程參見《公司文件編制流程》附件二。一般事務(wù)性文件的編制，應(yīng)事先向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出口頭申請(qǐng)。b）公司對(duì)外文件由人事行政部提向總經(jīng)理出口頭申請(qǐng)。c）保密文件及絕密文件由相關(guān)主導(dǎo)部門負(fù)責(zé)人向總經(jīng)理提出書面申請(qǐng)。6.2.8.6申請(qǐng)通過后由相關(guān)部門草擬初稿。6.2.8.7初稿形成后由人事行政部進(jìn)行初審。6.2.8.8人事行政部審核完畢的草案根據(jù)文件類型組織會(huì)審核準(zhǔn)。6.2.9文件的下發(fā)及簽收6.2.9.1文件的下發(fā)流程參見《內(nèi)部發(fā)文處理流程》附件三。6.2.9.2行政文控文員對(duì)核準(zhǔn)之定稿進(jìn)行校對(duì)、（蓋章、裝訂）登記。6.2.9.3行政文控文員根據(jù)發(fā)文部門提供的《受文部門清單》按部門份數(shù)復(fù)印文件并做好相關(guān)記錄。6.2.9.4文控文員將文件發(fā)放至各受文部門并于《發(fā)文登記表》（附件四）做好記錄。6.2.9.5部門文件管理人員簽收并于《收文登記表》（附件五）做好記錄。6.2.9.6受文部門對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行貫宣或傳閱。6.2.9.7受文部門對(duì)文件進(jìn)行歸檔并監(jiān)督執(zhí)行、落實(shí)情況。6.2.9.8公司所有下發(fā)的文件，必須辦理簽收手續(xù)。由人事行政部提供《發(fā)文登記表》附件四，交相關(guān)部門收文人員簽收。6.2.10文件的宣貫6.2.10.1公司所有下發(fā)的規(guī)章制度、通知及公告等，如文件的內(nèi)容需向公司全體員工傳達(dá)，均需在公司公告欄張貼。6.2.10.2對(duì)于公司制度類文件，涉及到與工作相關(guān)的流程操作與執(zhí)行的，須由發(fā)文部門聯(lián)合人事行政部，在受文范圍內(nèi)組織培訓(xùn)，并針對(duì)特定人員予以考核。具體培訓(xùn)方式以人事行政部要求為準(zhǔn)。6.2.10.3對(duì)于公司除制度以外的通知公告等類型文件由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)在部門內(nèi)部宣貫。6.2.10.4人事行政部，應(yīng)按照公司文件的受文范圍要求，針對(duì)受文范圍員工組織培訓(xùn)。具體方式以人事行政部要求為準(zhǔn)。6.2.10.5文件張貼的時(shí)間限制公告：需公司內(nèi)部張貼1周；通知：通常需公司內(nèi)部張貼一周，具體視當(dāng)次下發(fā)文件的要求。通報(bào)：通常需公司內(nèi)部張貼兩周，具體視當(dāng)次下發(fā)文件的要求。制度：以復(fù)印件形式下發(fā)的，公司內(nèi)部全體員工宣貫的，通常需公司內(nèi)部張貼一周，具體視當(dāng)次下發(fā)文件的要求；秘密級(jí)以上文件的文件，不得在公司內(nèi)部張貼，但受文人需在部門內(nèi)部按文件下發(fā)要求的范圍內(nèi)組織宣貫。6.3文件的保管與存檔6.3.1文件的保管分為：有效期內(nèi)文件的保管與過期文件的保管。6.3.2對(duì)于有效期內(nèi)的文件，須按“發(fā)文部門—機(jī)密程度--文件編號(hào)”進(jìn)行有序存檔管理。如公司發(fā)文，文件編號(hào)為：YMLR-GS-GM-001，機(jī)密程度為：秘密，應(yīng)分放在機(jī)密類文件中，按編號(hào)有序排列。6.3.3公司文件在下發(fā)后兩周內(nèi)需進(jìn)行存檔管理6.3.3.1文件管理人員需建立公司在用文件的目錄《公司在用文件目錄表》附件六，每月15日及月底（遇節(jié)假日順延）將公司在用文件的目錄進(jìn)行更新。6.3.3.2各部門需設(shè)立部門所須使用文件的檔案柜，按照公司在用文件的目錄進(jìn)行存檔管理。職能部門由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)指定專人負(fù)責(zé)存檔。6.3.3.3公司文件的存檔方式，視公司發(fā)文方式的變化而更改，具體方式將由人事行政部另行通知。6.3.4對(duì)于已過時(shí)效期限的文件6.3.4.1公司所有下發(fā)的文件，在文件時(shí)效過期后必須退還至人事行政部。6.3.4.2對(duì)于時(shí)效過期的文件應(yīng)按照發(fā)文年份-機(jī)密程度分類存放一年后銷毀。如特殊文件需長期存放保管，需提交說明至人事行政部文件管理員，由文件管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)一存放。6.4文件的借閱6.4.1公司所有已存檔文件，只能予以查看，不得帶出、復(fù)制或拷背。6.4.2公司文件的借閱，可以整個(gè)文件借閱，或借閱文件的某一部分內(nèi)容。借閱的要求或內(nèi)容需要在《公司文件調(diào)閱單》附件七中明確說明，文件管理員視借閱內(nèi)容予以發(fā)放文件。6.4.3公司文件的借閱，原則上均需當(dāng)天返回。6.4.4公司所有文件借閱，均需辦理借閱手續(xù)6.4.4.1對(duì)于部門內(nèi)部文件的查閱，需經(jīng)過部門經(jīng)理的同意后，至部門文件管理員處進(jìn)行查看。6.4.4.2對(duì)于公司跨部門文件的查看，需由部門主管填寫《公司文件調(diào)閱單》附件七，明確說明借閱理由及工作需要，并按流程審核后予以查看：6.4.4.2.1對(duì)于秘密等級(jí)為“一般”的文件需經(jīng)過直屬主管的批準(zhǔn)后交人事行政部經(jīng)理同意后至文件管理員處進(jìn)行查看；6.4.4.2.2對(duì)于秘密等級(jí)為“秘密”或“絕密”類文件，必須逐級(jí)審批至總經(jīng)理后至文件管理員處進(jìn)行查看。6.4.4.2.2公司文件的調(diào)閱原則上不得一次調(diào)閱多個(gè)文件，對(duì)于一次借閱兩個(gè)或以上的文件，必須附件明確說明原因，否則不予批準(zhǔn)。6.5文件的廢止及銷毀6.5.1文件的廢止是指：新文件的發(fā)布涉及到原有文件的作廢；或是由于公司的經(jīng)營模式或組織架構(gòu)變動(dòng)，相關(guān)政策及文件已無實(shí)際可執(zhí)行價(jià)值和依據(jù)，而涉及到的相關(guān)文件的作廢；或是公司出臺(tái)的具有實(shí)效性的文件，而已過其時(shí)效期而自動(dòng)廢止。6.5.2文件的銷毀是指：對(duì)于已作廢或廢止的文件，在一定存放期后，由人事行政部對(duì)其進(jìn)行銷毀處理。6.5.4文件廢止后各部門必須退還至人事行政部。由人事行政部統(tǒng)一對(duì)其銷毀。6.6相關(guān)處罰規(guī)定各部門必須按公司在用文件目錄，對(duì)于下發(fā)至本部門的文件進(jìn)行存檔保管，文件柜必須加鎖，由部門文件管理員統(tǒng)一保管。公司會(huì)定期對(duì)各部門文件的宣導(dǎo)情況及存檔情況進(jìn)行檢查。在檢查過程中發(fā)現(xiàn)未按公司規(guī)定執(zhí)行的，將作一定處罰：6.6.1對(duì)于公司“秘密”及“絕密”文件在簽收后保管不當(dāng)，泄密或丟失的：6.6.1.1機(jī)密程度為“秘密”的文件，對(duì)于直接責(zé)任人，即文件的保管者處以100元/次/份的罰款；部門經(jīng)理負(fù)連帶責(zé)任，同處以100元/次/份的罰款。6.6.1.2機(jī)密程度為“絕密”的文件，對(duì)一直接責(zé)任人，即文件的保管者處以200元/次/份的罰款；部門經(jīng)理負(fù)連帶責(zé)任，同處以200元/次/份的罰款。6.6.2對(duì)于公司文件下發(fā)后，部門內(nèi)部未按要求進(jìn)行宣貫，在相關(guān)工作的執(zhí)行中出現(xiàn)問題的，將對(duì)部門負(fù)責(zé)人處以50元/次的罰款。6.7公司文件格式和行文規(guī)則6.7.1公司文件格式公司文件一般由文件編號(hào)、標(biāo)題、機(jī)秘等級(jí)、受文部門、正文、附件說明、成文日期、發(fā)文部門等部分組成。公司文件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公司文件主要內(nèi)容并標(biāo)明公司文件種類。主送部門指公司文件的主要受文部門，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。制度類文件必須注明主送部門，并將主送部門置于標(biāo)題之下、正文之上，居中排列。有些不便于在首頁列出受文部門的公司文件，如公告、通知、通報(bào)等文件，受文部門可以不在公司文件中體現(xiàn)，但需在《發(fā)文申請(qǐng)審核表》中明確。受文部門一律用全稱或規(guī)范的簡稱。公司文件如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。公司文件成文日期以總經(jīng)理簽發(fā)核準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。6.7.2公司發(fā)文行文規(guī)則：6.7.2.1公告、通知、通報(bào)等書寫格式見《公司文件書寫格式》附件八（通知、公告、通報(bào)）6.7.2.2公司制度，具本格式見《公司文件書寫格式》附件九（制度）7．相關(guān)附件7.1附件一：《發(fā)文申請(qǐng)審核表》7.2附件二：《公司文件編制流程》7.3附件三：《內(nèi)部發(fā)文處理流程》7.4附件四：《發(fā)文登記表》7.5附件五：《收文登記表》7.6附件六：《公司在用文件目錄表》7.7附件七：《公司文件調(diào)閱單》7.8附件八：《公司文件書寫格式》（通知、公告、通報(bào)）7.9附件九：《公司文件書寫格式》（制度）文件管理制度2一、目的為了規(guī)范公司文件管理工作，保證文件的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。二、文件管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)1.公司文件工作實(shí)行三級(jí)管理，一級(jí)管理由行政部統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理由各部門進(jìn)行文件資料管理；三級(jí)管理由公司檔案資料室進(jìn)行存檔管理。2.行政部負(fù)責(zé)人為公司的文件總負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)公司所有文件資料的統(tǒng)一管理和監(jiān)督，各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理，統(tǒng)一存檔到指定位置。3.文件負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格執(zhí)行公司文件管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好文件保管以及利用工作，充分發(fā)揮文件資料的作用。三、文件制度1.凡是涉及到公司經(jīng)營的資料均屬于歸檔范圍，做好歸檔、存檔管理。2.凡屬于歸檔范圍的文件資料均由公司集中統(tǒng)一管理、統(tǒng)一指定位置存檔，并做好文件記錄以及電子存檔，任何個(gè)人不得徑自留存。3.歸檔的文件資料原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門必須保留的可以歸檔、存檔復(fù)印件。4.凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿以備正文備查。5.屬于工程項(xiàng)目文件資料待從開始承辦、涉及到簽約完成，所有的資料由負(fù)責(zé)項(xiàng)目主管的負(fù)責(zé)人統(tǒng)一整理，并填寫資料歸檔表。6.由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)保留兩份原件，財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)由財(cái)務(wù)部保存原件。四、文件保管制度1.歸檔資料要按照制度進(jìn)行登記、編制歸檔目錄。2.歸檔資料登記編號(hào)后放于指定文件柜，并以電子檔形式保存于公司指定文件資料保存電腦中一份（填寫資料前掃描成電子檔）3.文件要分類、分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。4.文件負(fù)責(zé)人要熟悉所管理的文件資料，了解使用部門的需求，掌握使用規(guī)律。5.根據(jù)有關(guān)規(guī)定及結(jié)合公司實(shí)際情況，確定文件保存的期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理和剔除。6.經(jīng)確定需銷毀的文件，由文件負(fù)責(zé)人填寫文件銷毀登記表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的文件清單由文件負(fù)責(zé)人保存。7.嚴(yán)格遵守文件安全保密制度，做好文件流失的防護(hù)工作。8.公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。五、文件借閱制度1.文件屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。2.借閱文件資料，須經(jīng)文件保管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出，需要借出文件的須經(jīng)文件保管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.借閱文件，必須履行登記、簽收手續(xù)。借出文件時(shí)，應(yīng)填寫文件借閱登記表，以便查閱和催還。4.借出文件材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由文件負(fù)責(zé)人催還，需要長期借出的須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.借閱文件資料人員必須妥善保管文件資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證文件資料完整無損，否則追究當(dāng)事人責(zé)任。6.借出文件材料，因保管不慎丟失，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。重要文件、機(jī)密文件不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管部門負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理同意，必須外借的由總經(jīng)理審批。寶貝計(jì)劃專賣店創(chuàng)業(yè)計(jì)劃書企業(yè)名稱：__寶貝計(jì)劃嬰兒用品專賣店創(chuàng)業(yè)者姓名：_________________________________________日期：__________________________________________通信地址：_________________________________________郵政編碼：__________________________________________電話：____________________________________________傳真：__________________________________________電子郵件：__________________________________________目錄一、項(xiàng)目介紹------------------------------------3二、市場分析------------------------------------3三、成本預(yù)算------------------------------------3四、盈利狀況------------------------------------4五、市場風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測----------------------------------4六、人員機(jī)構(gòu)配置----------------------------------5七、市場營銷策略----------------------------------5寶貝計(jì)劃嬰兒用品專賣店計(jì)劃書一、項(xiàng)目介紹：項(xiàng)目名稱：寶貝計(jì)劃嬰兒用品專賣店經(jīng)營范圍：以出租和出售嬰幼兒童車、童床、兒童玩具、嬰兒日常用品和孕前孕后的孕婦培訓(xùn)為主，兼做嬰兒游泳館和家政服務(wù)信息等。項(xiàng)目投資：10—14萬元回收成本期限：15個(gè)月（預(yù)計(jì)）樣板店地址：桂林市興安縣（具體地址待定）項(xiàng)目概況：先組建寶貝計(jì)劃嬰兒用品總店，在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)辦一個(gè)以片為依托的嬰兒用品連鎖店。企業(yè)宗旨：一切為了寶貝計(jì)劃。二、市場分析：(一)市場需求分析：1、玩具是孩子的天使，孩子是父母的心肝寶貝。父母對(duì)自己孩子的投入是心甘情愿的，但由于各種原因，又不能完全滿足孩子對(duì)玩具的占有欲望。同時(shí)，由于孩子的天性，對(duì)玩具喜新厭舊，一個(gè)幾百元的玩具玩幾天就不感興趣了。而市場上層出不窮的高價(jià)玩具，都是孩子永不滿足的需求，這樣促使了兒童玩具出租行業(yè)的萌芽和發(fā)展。比如嬰幼兒大都需要童車，低檔童車價(jià)格大約在60—100元，中檔童車價(jià)格大約在150～300元之間，高檔一點(diǎn)的在500元以上，而一部質(zhì)量較好的童車起碼可以用三五年，家庭購買的童車平均使用期為一年左右，不買童車不行，買吧，用完后又很難處理，而且又浪費(fèi)，所以本店的特色是——既可以出租而可以出售的方法。相似的用品不僅僅局限于童車童床，還有學(xué)步車等等。如果開一間嬰幼兒童童車童床出租出售店，可以給消費(fèi)一般的家庭帶來實(shí)惠，生意肯定興隆。2、孕前孕后培訓(xùn)也是一個(gè)新興的行業(yè)，據(jù)市場調(diào)查，在此之前沒有任何商家以店的形式對(duì)準(zhǔn)爸爸和準(zhǔn)媽媽進(jìn)行。因?yàn)楝F(xiàn)在的準(zhǔn)媽媽準(zhǔn)爸爸無法科學(xué)的照顧自己的孩子和孕婦，通過培訓(xùn)后，使其能夠正確的操作。(二)目標(biāo)群體分析：兒童車、童床、嬰兒日常用品0～2歲的嬰兒。由于出售的兒童車、童床、嬰兒日常用品品種繁多，檔次繁多，適合于各種不同層次的家庭孩子。選擇在縣級(jí)以上城市開店，可以說明該城市的人均家庭狀況一般在小康水平或小康水平以上，對(duì)出租玩具的承受能力均沒有任何問題。孕婦的孕前孕后培訓(xùn)主要是針對(duì)現(xiàn)在準(zhǔn)媽媽準(zhǔn)爸爸開設(shè)的課程，主要是產(chǎn)前的身體鍛煉，飲食合理搭配及科學(xué)的鍛煉；產(chǎn)后的小孩護(hù)理及營養(yǎng)搭配，常見的小孩注意事項(xiàng)等方面知識(shí)，讓準(zhǔn)媽媽準(zhǔn)爸爸們科學(xué)的呵護(hù)自己的小孩。(三)競爭對(duì)手的分析：目前興安縣出售出租嬰幼兒童車、童床、兒童玩具、嬰兒日常用品為一體的公司或店鋪寥寥無幾，現(xiàn)在的店一本是單一性的，不是集中為一體的，而且這樣做也是一個(gè)新興的行業(yè)，我們應(yīng)該有一種先人為主的優(yōu)勢(shì)，特別由總店然后發(fā)展成一片區(qū)為分店的一家連鎖店。三、成本預(yù)算(一)樣板店的成本預(yù)算15000元樣板店啟動(dòng)資金大約在7萬元左右，具體安排：(1)辦理工商、稅務(wù)登記等費(fèi)用：200元(2)店鋪?zhàn)饨鸺把航穑?000元(3)裝修：20000元(4)工資(1個(gè)月)：8000元(5)購買產(chǎn)品及維修保養(yǎng)費(fèi)用：50000元(6)咨詢顧問及資料費(fèi)：5000元(7)公司其他開支：10000元(水費(fèi)、電費(fèi)、管理費(fèi)、衛(wèi)生費(fèi)及流動(dòng)資金得等)總計(jì)：12000元左右（估計(jì)）注：總預(yù)算里面還包括員工的首期上崗培訓(xùn)費(fèi)用。四、盈利狀況(一)、連鎖總店業(yè)務(wù)收入來源：A、出售嬰幼兒童車、童床、兒童玩具、嬰兒日常用品?，F(xiàn)在很大部分的家庭里面只有一個(gè)小孩，不管是男孩還是女孩，都是家長們的掌上明珠，家長們都舍得為自己的子女花錢，針對(duì)這一現(xiàn)象，本店采取了出售其嬰幼兒童車、童床、兒童玩具、嬰兒日常用品，來滿足每一個(gè)小孩家庭的需求，相對(duì)這樣出租嬰幼兒童車、童床、兒童玩具來說，這樣顯得奢侈，但是很多家長為了孩子，還是舍得花錢。B、出租嬰幼兒童車、童床?，F(xiàn)在很多家庭出生的小孩只有一個(gè)，如果購買一個(gè)童車或者童床勢(shì)必會(huì)造成浪費(fèi)，本店將為準(zhǔn)媽媽們準(zhǔn)備了童車童床的出租，這樣相對(duì)來說，就要節(jié)省一點(diǎn)開支，這也是資源的合理利用。C、孕前孕后的孕婦培訓(xùn)。現(xiàn)在的準(zhǔn)媽媽準(zhǔn)爸爸對(duì)孕前的營養(yǎng)飲食搭配、孕前的護(hù)理和孕后的營養(yǎng)飲食搭配、小孩的照顧等各方面的培訓(xùn)，培訓(xùn)費(fèi)是按每節(jié)課多少錢來計(jì)算，顧客如果使用會(huì)員卡，可享受月底結(jié)算和打折優(yōu)惠的特權(quán)。D、嬰兒游泳館。嬰兒游泳是國內(nèi)興起的一個(gè)行業(yè)，在國外非常常見。因?yàn)閶雰涸谟斡緯r(shí)，可以對(duì)其全身的肌肉關(guān)節(jié)韌帶均得到運(yùn)動(dòng)，心理放松，神情喜悅，運(yùn)動(dòng)所帶來的外周刺激反饋至大腦皮層，對(duì)腦神經(jīng)的發(fā)育有著良好的作用。E、家政服務(wù)信息。本店與當(dāng)?shù)氐募艺畔⒐具M(jìn)行合作，為各位需要家政服務(wù)的家庭提供家政信息服務(wù)，盈利在于與家政公司合作的提成。（二）、連鎖店業(yè)務(wù)收入的次要來源：A、本里本店的會(huì)員卡是本店次要收入來源，會(huì)員卡有效期為1年，然后經(jīng)過續(xù)費(fèi)后，方可繼續(xù)使用，會(huì)員卡辦理卡費(fèi)是20元，續(xù)費(fèi)費(fèi)是10元，本卡將采取實(shí)行實(shí)名制，實(shí)行一卡專用。B、賠償金收入(因顧客歸還玩具時(shí)，有些玩具可能會(huì)由于關(guān)鍵部位的斷裂，重要配件的丟失損壞等原因，按照我們的賠償比例表，按比例賠償)。五、市場風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測：(一)競爭者的出現(xiàn)，是本店主要的市場風(fēng)險(xiǎn)當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目被發(fā)現(xiàn)巨大市場空間時(shí)，必會(huì)引來競爭者，為了能讓企業(yè)在市場中生存和壯大，因此在推出玩具出租加盟樣板店時(shí)，要實(shí)行五個(gè)統(tǒng)一的管理模式(即統(tǒng)一形象設(shè)計(jì)，統(tǒng)一宣傳資料，統(tǒng)一會(huì)員卡銷售，統(tǒng)一營銷管理，統(tǒng)一售后服務(wù))建立自身的品牌。提高服務(wù)質(zhì)量和準(zhǔn)確掌握市場行情也是增強(qiáng)競爭力等辦法。(二)玩具、童車、童床是對(duì)兒童的傷害最大，是本行業(yè)的最大風(fēng)險(xiǎn)所在。為了避免此類風(fēng)險(xiǎn)，可采取以下三種方法：(1)進(jìn)貨渠道嚴(yán)格把關(guān)，明確與進(jìn)貨商或廠家的責(zé)任關(guān)系。(2)向小孩和家長詳細(xì)說明玩具的使用說明；(3)明確與被租方的責(zé)任關(guān)系。(三)對(duì)玩具損害程度的鑒定，是處理客戶關(guān)系的一大風(fēng)險(xiǎn)必須從日常的經(jīng)驗(yàn)和生產(chǎn)廠家，逐步完善玩具損害程度的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明細(xì)化與客戶的責(zé)任關(guān)系。（四）、產(chǎn)品售后服務(wù)：產(chǎn)品售后服務(wù)是關(guān)鍵。本店將對(duì)購買和出租童車、童床的用戶建立客戶信息檔案中心（信息檔案中心將屬于自愿原則，顧客有權(quán)不建立）。將定期派遣技術(shù)人員為顧客購買的產(chǎn)品進(jìn)行定期檢查或者接到客戶的產(chǎn)品故障報(bào)告后派遣技術(shù)人員進(jìn)行上門服務(wù)維修，保證其產(chǎn)品質(zhì)量（質(zhì)量保修解釋：凡在本店購買或者出租的童車、童床，在