農產品企業(yè)的記錄和文件管理程序安全控制與管理記錄的相關職責與范圍1記錄的填寫與保存2文件的編寫與保存4目錄頁CONTENTSPAGE文件的相關職責與范圍31記錄的相關職責與范圍過渡頁TRANSITIONPAGE相關職責范圍一、記錄的相關職責與范圍農產品食品企業(yè)的記錄和文件管理程序1.相關職責2.范圍目的：有效地管理記錄，為食品安全質量管理體系的有效實施提供證據。職責：1）各部門負責本部門記錄的標識、收集、編目、歸檔、貯存、維護、查閱和處置工作。

2）各部門的記錄使用人員負責記錄的填寫。

3）行政部負責記錄的備案及監(jiān)督管理。一、記錄的相關職責與范圍農產品企業(yè)的記錄和文件管理程序1.相關職責2.范圍1）記錄是食品安全質量管理體系連續(xù)運行的證據。2）記錄要將重點放在那些為實施與運行食品安全質量管理體系所需的和關于食品安全方針、目標實現程度的記錄上，應包括：a）關于適用的法律法規(guī)要求的記錄；b）產品或服務的記錄，產品和服務的提供過程的記錄；c）有關供方與顧客的記錄；d）測量和監(jiān)視記錄；e）不合格方面的記錄：產品或服務的不合格；f）人力資源管理方面的記錄；g）審核與評審記錄；h）糾正和預防措施方面的記錄等。3）各部門根據食品安全質量管理體系對本部門的要求和2）的規(guī)定明確本部門應有的記錄。2記錄的填寫與保存記錄的編號記錄的填寫記錄的保存過渡頁TRANSITIONPAGE二、記錄的填寫與保存農產品企業(yè)的記錄和文件管理程序1、記錄的編號記錄的格式由各部門自行設計，行政部進行形式審核，對其進行編號，以保持記錄的協(xié)調、統(tǒng)一。行政部對所有記錄備案并建立《記錄一覽表》。

二、記錄的填寫與保存農產品企業(yè)的記錄和文件管理程序2、記錄的填寫

1）記錄填寫人員應做到：a）認真填寫記錄、表格，字跡清楚，版面清潔，并對填寫的數據負責；b)

對記錄表格中要求填寫的數據或其他文字都要詳實填寫；c)

凡屬《記錄一覽表》內的記錄，不允許使用鉛筆填寫，以防止隨意擦改；填寫時如出現錯記或筆誤時，由修改人簽名并注明日期。2）各部門的主管負責記錄使用情況的監(jiān)督管理。

二、記錄的填寫與保存農產品企業(yè)的記錄和文件管理程序3、記錄的保存1）各部門記錄由各部門自行歸檔管理。2）各部門應設置專（兼）職記錄保管員，負責收集已填報的記錄，并進行分類和保存。當記錄保管員發(fā)生變動時應進行記錄移交。3）記錄的貯存必須有適宜的場所。4）對于日常使用的記錄，為便于查找區(qū)分，各部門應根據實際情況選擇適當的編目方法對記錄進行編目。5）記錄需經有關人員批準后方可借閱，記錄的借閱人應做好記錄的維護工作，不得隨意涂寫，以保持記錄的完好無損。

二、記錄的填寫與保存農產品企業(yè)的記錄和文件管理程序3、記錄的保存6）公司內借閱記錄應及時歸還，外單位人員在離開公司前應歸還所借記錄。7）記錄保管員應對記錄進行日常檢查維護，及時收回所借出記錄，防止記錄的損壞、變質或遺失。8）各部門記錄保存期根據實際情況提出，由行政部確定。法律法規(guī)或另有規(guī)定要求的記錄按相應規(guī)定執(zhí)行。記錄保存期應在《記錄一覽表》中予以明確。保存期內記錄保管員應確保各項記錄的完好。

3文件的相關職責與范圍過渡頁TRANSITIONPAGE相關職責范圍三、文件的相關職責與范圍農產品企業(yè)的記錄和文件管理程序1.相關職責2.范圍目的：本程序規(guī)定公司食品安全質量管理體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布、修改等過程的要求，以確保各相關部門所使用的文件保持一致性。職責：1）行政管理部負責食品安全管理手冊、程序文件、公司管理文件的管理，并建立食品安全質量管理體系《文件一覽表》。

2）技術部負責公司技術性文件（工藝文件、產品標準、生產配方等）的編制和管理；3）各部門負責按文件編制、審核、批準、保存的規(guī)定對各類文件進行管理并確定文件管理人。三、文件的相關職責與范圍農產品企業(yè)的記錄和文件管理程序1.相關職責2.范圍適用于公司各部門與食品安全質量管理體系有關的文件的控制，包括食品安全管理手冊、程序文件和作業(yè)性文件等體系文件及相關的外部文件的控制。4文件的編寫與保存過渡頁TRANSITIONPAGE文件的編寫文件的發(fā)放文件的修改文件的保存四、文件的編寫與保存農產品企業(yè)的記錄和文件管理程序1、文件的編寫文件的編制，根據文件級別要求，必要時可組成文件編寫小組進行。同一級別、類型文件的編制須保持統(tǒng)一的格式、風格。編制人、審核人、批準人在原文件上簽名確認，交與技術部。食品安全管理手冊：行政部組織編寫，主管副總審核，管理者代表（食品安全小組組長）（總經理）批準。食品安全管理手冊應準確、全面和扼要地闡明公司的概況、食品安全方針和食品安全目標、食品安全質量管理體系的范圍、食品安全質量管理體系過程及其相互作用、有關職責和權限、程序文件或對其引用等內容。四、文件的編寫與保存農產品企業(yè)的記錄和文件管理程序1、文件的編寫程序文件：由相關部門編寫，主管副總審核，管理者代表（總經理）批準。程序文件應包括目的、適用范圍、職責、工作程序、相關文件、記錄等主要內容，應詳細闡述實現程序的行動步驟和方法。應一步一步地列出所要做的工作，保持合理的順序，提出值得注意的任何例外或特殊領域?？蓱昧鞒虉D和使用參考資料。

四、文件的編寫與保存農產品企業(yè)的記錄和文件管理程序1、文件的編寫作業(yè)性文件：技術部主要責任部門編寫，主管副總審核，總經理批準。

作業(yè)性文件一般指各部門的工作規(guī)范、業(yè)務過程的各種作業(yè)指導書、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程和試驗規(guī)程、方案、服務規(guī)范、工藝卡、產品標準等。

根據控制要求的不同，可將作業(yè)性文件分為兩類：a)

技術文件b)

其他作業(yè)性文件四、文件的編寫與保存農產品企業(yè)的記錄和文件管理程序2、文件的發(fā)放四、文件的編寫與保存農產品企業(yè)的記錄和文件管理程序3、文件的修改1）文件需要修改時，應填寫《文件更改申請、批準記錄單》2）文件修改的時機：a)

文件在使用過程中有不適用的地方；b)

與食品安全質量管理體系相關的標準，國家地方政府或行業(yè)法律法規(guī)發(fā)生變化時；c)

公司組織機構、業(yè)務范圍和工作方式發(fā)生重大變更時。3）文件修改注意事項：a)

必須滿足相關安全體系的要求；b)

文件修改后應經過必要的驗證；（內審）c)

文件修改應與公司其他現行文件不發(fā)生矛盾。四、文件的編寫與保存農產品企業(yè)的記錄和文件管理程序4、文件的保存1）行政部管理應保存文件的原稿及其電子文