公司會(huì)議管理規(guī)定一、目的為保證會(huì)議質(zhì)量，提高會(huì)議效率，制訂本管理規(guī)定。二、適用圍公司各類會(huì)議及會(huì)議室、教室的管理與使用。三、會(huì)議管理㈠會(huì)議分類及組織1、公司級(jí)大型會(huì)議：如戰(zhàn)略發(fā)布會(huì)、職代會(huì)、股東會(huì)、目標(biāo)咨詢會(huì)、干部**評(píng)議總結(jié)會(huì)等涉及圍較廣、人員較多的會(huì)議，需提前與總經(jīng)辦溝通并制定會(huì)議通知，經(jīng)主管副總批準(zhǔn)后公司公告通知下發(fā)、召開。2、公司級(jí)例行性會(huì)議：如公司經(jīng)理例會(huì)、子公司例會(huì)、月度績效會(huì)、安委會(huì)、營銷委員會(huì)、人力資源委員會(huì)等凡明確會(huì)議主題并形成文件的會(huì)議，除經(jīng)理例會(huì)無需申請(qǐng)定期召開外，其它會(huì)議需提前預(yù)約會(huì)議地點(diǎn)及人員，并在公司OA系統(tǒng)”行政辦公版塊的”會(huì)議申請(qǐng)中進(jìn)展申請(qǐng)。3、跨會(huì)議：指涉及三個(gè)跨單位及以上人員參加的，需在會(huì)議室或教室召開的用時(shí)在20分鐘以上的會(huì)議，需提前預(yù)約參會(huì)人員和會(huì)議室，填寫”***跨會(huì)議審批單”〔見表一〕，經(jīng)主管副總批準(zhǔn)后掛至OA系統(tǒng)”行政辦公版塊的”會(huì)議申請(qǐng)中。4、部門會(huì)議：各例會(huì)、部門例會(huì)、班前班后會(huì)及臨時(shí)性會(huì)議，按照部會(huì)議要求執(zhí)行。5、外部會(huì)議：與公司相關(guān)聯(lián)的行政單位、企業(yè)單位等邀請(qǐng)公司人員參加的各類會(huì)議或公司需租用公司外部會(huì)議室組織的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、會(huì)議等〔如:z.經(jīng)銷商會(huì)議、封閉式培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等〕，按照通知及應(yīng)邀要求執(zhí)行。㈡會(huì)議控制1、會(huì)前⑴會(huì)議需要匯報(bào)、評(píng)審的材料、案等容，組織單位必須提前3天以部的形式發(fā)送給參會(huì)人員進(jìn)展熟悉，并結(jié)合總經(jīng)辦確保在召開會(huì)議前將紙質(zhì)材料分發(fā)到與會(huì)人員手中；⑵組織單位應(yīng)明確會(huì)議主題及議程，確認(rèn)參會(huì)人員，禁無關(guān)人員”陪會(huì)。2、會(huì)中⑴會(huì)議按誰組織、誰記錄、誰跟蹤落實(shí)的原則，組織單位需落實(shí)到會(huì)人員情況，指定記錄人員，負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄，并在會(huì)議過程中處理好時(shí)間控制、協(xié)調(diào)會(huì)議分歧等問題；⑵參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)工作布置要明確"工作容、責(zé)任單位〔責(zé)任人〕、配合單位〔配合人〕、完成時(shí)間、考核單位、完成標(biāo)準(zhǔn)等容；⑶會(huì)議記錄人需條理清晰、準(zhǔn)確的記錄會(huì)議容。3、會(huì)后⑴組織單位整理的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)保證容準(zhǔn)確，并與責(zé)任單位〔責(zé)任人〕溝通、確認(rèn)后下發(fā)執(zhí)行。⑵公司級(jí)例會(huì)必須在次日下班前下發(fā)”會(huì)議紀(jì)要表”〔見表二〕，其它跨會(huì)議紀(jì)要按照”二會(huì)議紀(jì)要表”〔見表三〕格式下發(fā)。⑶參會(huì)人員會(huì)后要向相關(guān)人員傳達(dá)會(huì)議精神。⑷會(huì)議組織單位應(yīng)加強(qiáng)溝通和信息反響，定期跟蹤驗(yàn)證布置工作的完成情況直至完畢。z.4、會(huì)議資料保存⑴公司級(jí)大型會(huì)議等會(huì)議資料存檔實(shí)行一會(huì)一存，會(huì)后15日移交公司檔案室，存檔容包括會(huì)議通知、會(huì)議資料、影像錄音資料、圖片及會(huì)議紀(jì)要等。⑵公司級(jí)例會(huì)保存原始會(huì)議記錄、專本專記，并定期移交公司檔案室存檔。跨會(huì)議、部門會(huì)議由各牽頭部門保存原始會(huì)議記錄，自行存檔。㈢會(huì)議要求1、提倡少開會(huì)，開短會(huì)，組織及參會(huì)單位會(huì)前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，確保會(huì)議簡潔、高效；集團(tuán)經(jīng)理例會(huì)、子公司經(jīng)理例會(huì)整體時(shí)間控制在兩小時(shí)以，各單位匯報(bào)不超5分鐘；月度企管績效例會(huì)整體時(shí)間控制在三小時(shí)以，其中各單位匯報(bào)不超5分鐘，集團(tuán)整體財(cái)務(wù)情況匯報(bào)不超10分鐘，副總點(diǎn)評(píng)原則上不超6分鐘。2、例行性工作不匯報(bào)；一般性工作不匯報(bào)；報(bào)表和文字材料顯示的容不匯報(bào)；涉及面小，個(gè)別溝通能解決的不匯報(bào)；各部門匯報(bào)過的一般性工作主管領(lǐng)導(dǎo)不重復(fù)強(qiáng)調(diào)；公司已行文、通報(bào)過的一般不再強(qiáng)調(diào)。3、能會(huì)下溝通或布置的工作會(huì)上不說；不涉及相關(guān)單位的工作會(huì)上不說；自我表揚(yáng)或抱怨的容會(huì)上不說；提倡各單位召開現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)。4、禁提高會(huì)議級(jí)別，主管、分管干部負(fù)責(zé)的事務(wù)，不要求正職參加；綜合管理人員負(fù)責(zé)的事務(wù)不要求單位和部門負(fù)責(zé)人參加；禁同時(shí)要求一個(gè)單位和部門多人參加的一般性會(huì)議。5、除總經(jīng)理主持的會(huì)議和公司大型會(huì)議外，部會(huì)議一般不設(shè)專職主持人，不提供會(huì)務(wù)效勞等；6、會(huì)議組織單位要充分考慮駐外公司、營銷、生產(chǎn)系統(tǒng)的工作性質(zhì)，z.合理安排會(huì)議時(shí)間；7、公司級(jí)例會(huì)必須有會(huì)議紀(jì)要及重要工作的實(shí)施方案〔見表4〕，未按時(shí)間要求完成的，除按規(guī)定考核外，責(zé)任單位或責(zé)任人要書面請(qǐng)示，寫清未完成原因，明確完成時(shí)間，經(jīng)會(huì)議工作布置人批準(zhǔn)，交會(huì)議組織單位備案。8、除營銷活動(dòng)外，各單位組織的外部會(huì)議需提前擬定會(huì)議案〔包括：參加人員、住宿標(biāo)準(zhǔn)、就餐標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議時(shí)間、行程安排、接待人員、整體預(yù)算等〕，經(jīng)部門經(jīng)理/分廠廠長審核后報(bào)主管副總、總經(jīng)理簽批后執(zhí)行。四、會(huì)議室管理㈠職責(zé)劃分1、人力資源部是公司各教室的主管部門，負(fù)責(zé)公司教室的整體監(jiān)視管理；2、總經(jīng)辦是公司各會(huì)議室的主管部門〔視頻會(huì)議室由信息化管理部配合〕，負(fù)責(zé)公司會(huì)議室的整體監(jiān)視管理；3、各分廠、分子公司、部室、實(shí)體分別負(fù)責(zé)本單位部會(huì)議室、教室的管理，責(zé)任到人；4、各會(huì)議室責(zé)任人負(fù)責(zé)會(huì)議室、教室的日常使用登記、衛(wèi)生管理、物品定置等各項(xiàng)會(huì)前準(zhǔn)備工作及會(huì)后檢查驗(yàn)收工作；5、信息化管理部負(fù)責(zé)投影儀、視頻會(huì)議終端的技術(shù)支持，投影儀日常維修及維護(hù)由各單位會(huì)議室責(zé)任部門進(jìn)展聯(lián)系售后維修，同時(shí)負(fù)責(zé)培訓(xùn)各會(huì)議室責(zé)任人視頻會(huì)議終端的操作及使用法，培訓(xùn)合格后正式移交給各會(huì)議室管理部門，視頻會(huì)議終端的保管及使用由各會(huì)議責(zé)任部門負(fù)責(zé)；6、各區(qū)域電管站分別負(fù)責(zé)會(huì)議室、教室音響、話筒等電器設(shè)備維修、z.維護(hù)；桌、椅等物品由購置單位負(fù)責(zé)聯(lián)系維修；7、總機(jī)室負(fù)責(zé)各會(huì)議的調(diào)試及日常維修、維護(hù)工作；8、各使用單位使用后應(yīng)保證會(huì)議室、教室室電器、桌椅等設(shè)施完好無損，并按要求進(jìn)展定置擺放。㈡使用要求1、公司會(huì)議室、教室物品配備、報(bào)廢由各管理部門按照”公司辦公用品管理方法”執(zhí)行；2、使用會(huì)議室、教室的單位，提前聯(lián)系會(huì)議室、教室的管理部門，由管理部門進(jìn)展妥善安排；3、使用投影儀、音響、視頻會(huì)議終端等設(shè)備的，由使用單位與會(huì)議室責(zé)任人聯(lián)系，會(huì)議室責(zé)任人需提前開啟、調(diào)試，如有問題及時(shí)通知信息化管理部、電管站維修；4、公司召開大型視頻會(huì)議〔兩及以上會(huì)議〕時(shí)，統(tǒng)一由信息化管理部協(xié)調(diào)組織進(jìn)展；二分公司二樓東、西召開的高層會(huì)議統(tǒng)一由總機(jī)室組織進(jìn)展；5、教室、會(huì)議室所有配備物品，使用單位未征得管理部門批準(zhǔn)，不得帶出或作為它用；6、各會(huì)議室、教室使用完畢后，使用單位必須按要求清理衛(wèi)生及按定置要求擺放各類物品，經(jīng)會(huì)議室責(zé)任人驗(yàn)收后將鑰匙交還；7、公司會(huì)議室、教室管理部門應(yīng)按照要求建立教室、會(huì)議室使用臺(tái)帳。五、考核1、會(huì)議遲到、早退的，每次考核當(dāng)事人50元。z.2、未履行請(qǐng)假手續(xù)即未到會(huì)人員，每次考核當(dāng)事人1元。3、會(huì)議期間通訊工具響鈴、接打、上網(wǎng)的，每次考核當(dāng)事人50元。4、造成會(huì)議室、教室配備物品損壞且影響使用的，除對(duì)使用單位責(zé)任人考核2元外，連帶考核管理部門責(zé)任人1元。5、使用單位未按會(huì)議室定置要求擺放物品或衛(wèi)生不合格的，每次考核使用單位責(zé)任人1元/次。6、使用單位未經(jīng)允私自將會(huì)議室、教室配備物品帶出的，每次考核使用單位負(fù)責(zé)人1元。7、未按要求建立會(huì)議室、教室使用、檢查和維修臺(tái)賬的每次考核責(zé)任單位負(fù)責(zé)人1元。8、組織單位未按照程序申請(qǐng)會(huì)議，且對(duì)于各類專題會(huì)會(huì)議決定、布置任務(wù)沒有形成會(huì)議紀(jì)要表的，每次考核責(zé)任人1元。9、組織單位未及時(shí)、準(zhǔn)確通知會(huì)議時(shí)間、參加人員，影響會(huì)議召開的，每次考核組織單位負(fù)責(zé)人2元。10、列入部門月度績效的工作，由企業(yè)管理部按照”公司目標(biāo)預(yù)算績效管理方法”進(jìn)展考核。11、不執(zhí)行會(huì)議決議，未按要求完成會(huì)議布置工作的，高層考核5元/次，分廠、分子公司及各部門正副職3元/次，主管2元/次，其他人員1元/次；造成負(fù)面影響的追究其行政責(zé)任。六、各分廠、分子公司、營銷物流系統(tǒng)參照本規(guī)定制定部會(huì)議管理細(xì)則，并格執(zhí)行。七、其他自本方法發(fā)布實(shí)行之日起，原”公司會(huì)議管理規(guī)定”同時(shí)廢止。z.附：表1:"公司會(huì)議紀(jì)要表”表2："***跨會(huì)議〔培訓(xùn)〕審批單”表3:"***會(huì)議紀(jì)要表”表4："***工作實(shí)施方案表”表5："會(huì)議室、教室使用登記臺(tái)賬"會(huì)議室、教室使用明白卡"表1：跨會(huì)議〔培訓(xùn)〕審批單會(huì)議日期起止時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)組織單位主持人記錄人會(huì)議目的參加人員高層中層其它合計(jì)人數(shù)會(huì)議流程2、3、材料準(zhǔn)備2：3、〔見〕申請(qǐng)人部門經(jīng)理/廠長意見總經(jīng)辦意見z.主管副總意見總經(jīng)理意見z.表2：會(huì)議紀(jì)要會(huì)議名稱會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議時(shí)間年月日序號(hào)工作容責(zé)任單位〔或責(zé)任人〕配合單位〔或配合人〕完成時(shí)間考核單位完成情況12345678910z.表3:會(huì)議紀(jì)要表會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)主持人記錄人參加人員會(huì)議議題會(huì)議決議會(huì)議布置工作序號(hào)工作容責(zé)任單位〔或責(zé)任人〕配合單位〔或配合人〕完成時(shí)間考核單位備注1234z.5表4：工作實(shí)施方案表序號(hào)工作方案責(zé)任人完成時(shí)間完成標(biāo)準(zhǔn)完成情況表5：z.會(huì)議室、教室使用登記臺(tái)賬序號(hào)登記時(shí)間會(huì)議時(shí)間會(huì)議主題參會(huì)人員人數(shù)使用部門聯(lián)系人備注z.會(huì)議室、教室使用明白卡工程容工程容工程容使用單位鑰匙領(lǐng)取人位置填表時(shí)間年月日時(shí)使用期限年月日時(shí)使用時(shí)人數(shù)使用情況：使用前檢查工程要求確認(rèn)工程要求確認(rèn)投影儀正常關(guān)閉是否遙控器定置擺放是否投影幕布升起是否插座電源全部關(guān)閉是否桌、凳定置擺放是否窗簾拉好、無脫鉤是否門鎖完好是否窗戶玻璃扇鎖好是否空調(diào)關(guān)閉是否話筒關(guān)閉并定置擺放是否地面清理干凈是否照明關(guān)閉是否黑/白板干凈是否視頻設(shè)備關(guān)閉是無否室標(biāo)語干凈、無破損是否使用后確認(rèn)工程要求確認(rèn)工程要求確認(rèn)投影儀正常關(guān)閉是否遙控器定置擺放是否投影幕布升起是