檔案專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)第一部分 檔案概述基本要求：了解：檔案的形式，檔案的種類(lèi)，檔案的作用熟悉：檔案定義的表述與含義，檔案的形成條件掌握：檔案的本質(zhì)屬性，檔案的價(jià)值一、檔案的定義（一）檔案定義的表述答：檔案是各類(lèi)主體，包括國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在其實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的歷史記錄。（二）檔案的形成條件答：檔案是由文件材料有條件轉(zhuǎn)化來(lái)的；1.必須是辦理完畢的文件、在承辦中的文件不是檔案；1）文件所涉及的內(nèi)容已處理完了；2）有的指文件所涉及的問(wèn)題先告一段落；3）有的指文件完成了文書(shū)處理的程序；.必須是對(duì)日后工作和生產(chǎn)具有一定利用和查考價(jià)值的文件；.指文件所反映的內(nèi)容和客觀(guān)事物過(guò)程在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)或整個(gè)國(guó)家都有用。事務(wù)性文件不需要?dú)w檔（非隸屬機(jī)關(guān)來(lái)的）；.必須是經(jīng)過(guò)立卷歸檔集中保存起來(lái)的文件；（三）檔案的形式答：檔案的形式是多種多樣的，主要包括檔案的制成材料、表達(dá)方式、名稱(chēng)、形狀。.制成材料有甲骨、竹簡(jiǎn)、謙帛、木板、紙張、化學(xué)的合成材料（膠片、錄音帶、光盤(pán)、電子）。.表達(dá)方式有文字、形象、聲音、形聲綜合的；.名稱(chēng)有命令、指示、通知等，各種專(zhuān)業(yè)檔案有專(zhuān)門(mén)的名稱(chēng)，表達(dá)了一定的用途；（四）檔案的本質(zhì)屬性答：原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，使檔案與圖書(shū)、資料等文獻(xiàn)區(qū)別開(kāi)來(lái)，并決定了檔案和檔案工作擁有獨(dú)特的社會(huì)地位和社會(huì)功能。二、檔案的種類(lèi)（一）公務(wù)檔案與私人檔案答：從公私屬性角度劃分，可分為公務(wù)檔案和私人檔案；.公務(wù)檔案是指國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位在其職能活動(dòng)中直接形成的檔案。屬于社會(huì)的公共財(cái)產(chǎn)，由各級(jí)公共檔案館收藏，并向社會(huì)公眾提供服務(wù)；.私人檔案室至人們?cè)谒饺耸聞?wù)中直接形成的檔案，如日記、文稿、信函、筆記等。（二）歷史檔案與現(xiàn)行檔案答：從檔案形成時(shí)間早晚及檔案作用角度，可分為歷史檔案和現(xiàn)行檔案；.歷史檔案是指形成時(shí)間較早，離現(xiàn)在較久遠(yuǎn)且主要起歷史文化作用的檔案；.現(xiàn)行檔案是指形成時(shí)間較晚，離現(xiàn)在距離較近且主要起現(xiàn)時(shí)性查考作用，即對(duì)人們的現(xiàn)實(shí)工作、生活依然有具體實(shí)際作用的檔案。（三）文書(shū)檔案、科技檔案與專(zhuān)門(mén)檔案答：從檔案記述和反映的內(nèi)容來(lái)劃分，可分為文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案；.文書(shū)檔案主要指行政管理檔案、即在社會(huì)的行政管理活動(dòng)中由各種行政性公文轉(zhuǎn)化而成的檔案；.科技檔案室指人們?cè)诳萍?、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的由純業(yè)務(wù)性的科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案；.專(zhuān)門(mén)檔案室指文書(shū)、科技以外的所有在專(zhuān)業(yè)職能活動(dòng)中形成的檔案，如：人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、訴訟檔案、婚姻檔案、病歷檔案等。（四）中華人民共和國(guó)成立后的檔案、革命歷史檔案與舊政權(quán)檔案答：從檔案行政管理的角度劃分，可分為建國(guó)后檔案、革命歷史檔案、舊政權(quán)檔案；.建國(guó)后檔案指1949年10月1日中華人民共和國(guó)成立后在中國(guó)形成的歸國(guó)家所有的檔案；.革命歷史檔案指1949年10月1日中華人民共和國(guó)成立前，由中國(guó)共產(chǎn)黨及其所領(lǐng)導(dǎo)的軍隊(duì)、政權(quán)、企業(yè)、事業(yè)單位、社團(tuán)及個(gè)人所形成的歸國(guó)家所有的檔案；.舊政權(quán)檔案指1949年10月1日中華人民共和國(guó)成立前除革命歷史檔案之外的歸國(guó)家所有的檔案；三、檔案的價(jià)值（一）憑證價(jià)值與情報(bào)價(jià)值答：1.憑證價(jià)值是檔案不同于和優(yōu)于其他各種資料的最基本特點(diǎn)，檔案所以有憑證價(jià)值，是由檔案形成過(guò)程及其結(jié)果的內(nèi)容和形式特點(diǎn)決定的。從檔案內(nèi)容上看，它是當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，從檔案的形式特征看，文件保留著真切的歷史標(biāo)記。2.情報(bào)價(jià)值是指檔案是事實(shí)、知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的記錄，它的這種可靠的廣泛的可資參考的特征構(gòu)成了檔案的又一基本價(jià)值。檔案作為一種情報(bào)資源，其主要特點(diǎn)在于它的原始性和可靠性。對(duì)檔案的真實(shí)性和可靠性，應(yīng)辯證地理解。檔案信息在反映歷史活動(dòng)的客觀(guān)過(guò)程方面是真實(shí)的，即使檔案內(nèi)容有虛假部分以致完全違背事實(shí)，它還是反映了當(dāng)時(shí)的歷史情況。（二）現(xiàn)實(shí)價(jià)值與長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值答：1.檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值是指檔案對(duì)當(dāng)前社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)所起的作用，通常又稱(chēng)為現(xiàn)行價(jià)值?，F(xiàn)行價(jià)值的主體是檔案形成者及其相關(guān)單位，社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)包括經(jīng)濟(jì)、政治、軍事、文化、宗教、社會(huì)事務(wù)等當(dāng)下社會(huì)生活方方面面；2.檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值是指除了能為現(xiàn)實(shí)工作、學(xué)習(xí)和生活提供有關(guān)服務(wù)外，還能對(duì)未來(lái)產(chǎn)生影響，能再未來(lái)對(duì)社會(huì)各方面產(chǎn)生作用。長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值對(duì)象由檔案形成者擴(kuò)展到社會(huì)各方面，時(shí)間由當(dāng)前延伸向遙遠(yuǎn)的未來(lái)；（三）對(duì)于形成者的價(jià)值和對(duì)于社會(huì)的價(jià)值答：從檔案價(jià)值主體對(duì)象來(lái)看，可分為第一價(jià)值、第二價(jià)值。.第一價(jià)值是指檔案對(duì)于其形成者所具有的價(jià)值，其價(jià)值主體是檔案形成者，一般來(lái)說(shuō)，第一價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是在本單位檔案室；.第二價(jià)值是指檔案對(duì)社會(huì)利用者所具有的價(jià)值，其價(jià)值主體主要是非檔案形成者，一般來(lái)說(shuō)，第二價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是在檔案館。（四）對(duì)檔案真實(shí)性的辯證理解答：由于檔案是歷史的憑證和原始的情報(bào)材料，所以人們把檔案稱(chēng)為真實(shí)的歷史記錄。這是從大量的實(shí)踐中得出的理性認(rèn)識(shí)。同時(shí)還應(yīng)指出，對(duì)檔案的真實(shí)性和可靠性，要辯證的理解。從總體上說(shuō)，檔案在反映歷史活動(dòng)的客觀(guān)過(guò)程方面是真實(shí)的，在反應(yīng)史詩(shī)內(nèi)容方面也較其他資料可靠。從具體的檔案材料來(lái)說(shuō)，由于人們認(rèn)識(shí)水平的局限性和政治斗爭(zhēng)的復(fù)雜性，以及其他各種原因，有些檔案所記述的內(nèi)容并不符合客觀(guān)實(shí)際與歷史事實(shí)，它還是表達(dá)了當(dāng)事人的意圖，留下了當(dāng)事人行為的痕跡，反映了當(dāng)時(shí)的歷史情況，就此而言，檔案仍不失為真實(shí)的歷史記錄，仍然是有用的。檔案室可以從正反兩個(gè)方面進(jìn)行研究和利用的。檔案工作人員應(yīng)堅(jiān)持辯證唯物主義和歷史唯物主義，既要辯證地看待檔案的真實(shí)性和可靠性，又不能因?yàn)槟承n案內(nèi)容不真實(shí)或有問(wèn)題，就把檔案毀掉，也不能認(rèn)為檔案內(nèi)容有誤，就用現(xiàn)實(shí)的觀(guān)點(diǎn)去加以“改造”。對(duì)內(nèi)容有問(wèn)題的檔案，必要時(shí)應(yīng)以卷內(nèi)備考表或其他形式另外加以說(shuō)明?？傊瑱n案形成的真實(shí)性，并不等于檔案在反映社會(huì)史實(shí)真相上的真實(shí)性。檔案的可靠性，就是要從檔案形成的真實(shí)性與檔案內(nèi)容的真實(shí)性的相互關(guān)系中去考察；（五）實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的條件答：檔案的價(jià)值不是天然形成的，檔案利用活動(dòng)的可能性、廣泛性及其效果，取決于一定的條件，當(dāng)檔案未給利用者提供某種有用性時(shí)，它只是一種潛在價(jià)值，要是潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值需要一定的條件。.社會(huì)環(huán)境條件。社會(huì)制度、國(guó)家有關(guān)法規(guī)、政策，經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，利用的需求程度，均對(duì)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)起到一定的制約作用。從實(shí)踐中看，一個(gè)國(guó)家對(duì)檔案工作的法規(guī)、方針、政策等對(duì)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)具有重要的甚至是決定性的作用。如果檔案工作方針和指導(dǎo)思想稍有偏差，檔案利用政策不明確，會(huì)直接影響檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)；.人民群眾對(duì)檔案利用的認(rèn)知程度。人民群眾對(duì)檔案的認(rèn)知程度，在很大程度上影響檔案的利用水平的提高和檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。.檔案管理水平。檔案管理水平的高低，直接影響到檔案管理部門(mén)提供檔案服務(wù)，滿(mǎn)足社會(huì)需求的能力以及檔案利用者獲取所需檔案信息的可能性。如果管理水平低下，檔案管理體制不完善，檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全、布局不合理、收集不完整、拒借率高，那么，許多檔案利用者將降低或失去利用檔案的欲望和需求，檔案價(jià)值就只能滯留于潛在狀態(tài)而無(wú)法實(shí)現(xiàn)。.檔案鑒定的水平。人類(lèi)社會(huì)的全部活動(dòng)記錄沒(méi)有可能也沒(méi)有必要全部保存，只能選擇其中一部分對(duì)今后的社會(huì)活動(dòng)具有借鑒作用的，分別給予不同期限的保存。而這種選擇只有通過(guò)科學(xué)的鑒定，才能把由價(jià)值的文件轉(zhuǎn)為不同保管期限的檔案。縱觀(guān)所有的檔案館、室的檔案，都是按照一定標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)過(guò)鑒定保存起來(lái)的不同內(nèi)容、不同形式和載體的文件材料。鑒定工作在檔案形成過(guò)程中起著關(guān)鍵作用，鑒定水平的高低決定文件是否能轉(zhuǎn)為檔案以及檔案的質(zhì)量，由此影響著檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。第二部分檔案工作概述基本要求：了解：檔案工作的概念和內(nèi)容，檔案館（室）的類(lèi)型熟悉：檔案工作的管理體制，檔案工作的基本原則，檔案工作的性質(zhì)掌握：檔案館（室）的性質(zhì)與任務(wù)一、檔案工作的概念和內(nèi)容答：1.運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)理論、方法、技術(shù)管理各種類(lèi)型的檔案，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，廣泛輸出檔案信息，為社會(huì)實(shí)踐提供服務(wù)的活動(dòng)。2.狹義上的內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、統(tǒng)計(jì)、利用。廣義上還包括檔案管理、檔案行政管理、檔案教育、檔案的科學(xué)技術(shù)研究、檔案的宣傳工作、檔案界的國(guó)際交流與合作。二、檔案工作的性質(zhì)答：1.檔案工作是一項(xiàng)管理性的科學(xué)性的工作一方面，就總得的檔案工作看來(lái)，檔案工作是專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)管理歷史文獻(xiàn)一一檔案的一種獨(dú)立的專(zhuān)業(yè)，屬于國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。另一方面，從特定的部門(mén)、一定單位的檔案工作來(lái)看，它又是某種工作管理的組成部分。檔案，就其保存和流轉(zhuǎn)歸宿的程序，可以分作檔案室階段和檔案館階段。檔案室保存的檔案，是本單位職能活動(dòng)的歷史記錄，檔案室工作既是檔案事業(yè)的組成部分，又是機(jī)關(guān)或單位秘書(shū)工作的一部分，具有輔助管理的性質(zhì)。檔案作為一種原始文獻(xiàn)，蘊(yùn)藏了大量的原始信息，這使檔案管理工作成為文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)的重要組成部分。.檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的條件性的工作。從檔案工作同其他工作的關(guān)系來(lái)說(shuō)，它屬于一項(xiàng)服務(wù)性的、條件性的工作。檔案雖然也是一項(xiàng)研究性的工作，但是檔案部門(mén)研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，其主要目的還是為了更好地適應(yīng)各界的利用需要，為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作提供檔案材料。.檔案室一項(xiàng)政治性的工作檔案工作的政治性表現(xiàn)在檔案為誰(shuí)所有，為誰(shuí)服務(wù)，受到什么階級(jí)利益的制約。在我國(guó)，檔案工作不是一般的服務(wù)性行業(yè)，它是鞏固人民民主專(zhuān)政、維護(hù)國(guó)家機(jī)密和歷史財(cái)富的重要陣地之一。在當(dāng)前的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)中，檔案工作必須把工作重點(diǎn)切實(shí)地轉(zhuǎn)移到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的中心上來(lái)。.檔案工作的機(jī)要性也是檔案工作政治性的表現(xiàn)之一檔案工作的機(jī)要性，是由檔案本身的特點(diǎn)及國(guó)家利益所決定的。古今中外任何國(guó)家的檔案工作都有一定的保密要求。三、檔案工作的基本原則答：基本原則是“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用”。這一原則的基本思想包括三個(gè)部分：.確立了檔案工作的組織原則和管理體制一一統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，即：集中統(tǒng)一地管理國(guó)家全部檔案。檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，是社會(huì)主義社會(huì)的必然產(chǎn)物，它是以社會(huì)主義的經(jīng)濟(jì)、政治制度為前提，并為它們的鞏固、發(fā)展提供服務(wù)。具體包括如下三個(gè)方面：1）各單位各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，均由本單位檔案室集中管理；檔案中需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的，由各級(jí)檔案館集中保管。2）全國(guó)檔案工作，由各級(jí)檔案行政管理部門(mén)統(tǒng)一地、分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3）全國(guó)檔案工作統(tǒng)一于黨的領(lǐng)導(dǎo)。.提出了檔案管理的基本要求一一維護(hù)檔案的完整與安全。維護(hù)檔案的完整，有兩方面的含義：一方面，從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，要求凡是具有保存價(jià)值的檔案都要收集齊全，避免殘缺短少，實(shí)現(xiàn)一個(gè)單位、一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)地區(qū)和一個(gè)國(guó)家真正有保存價(jià)值檔案在數(shù)量上的完整性。另一方面要保證檔案整理的系統(tǒng)性，遵循檔案的形成規(guī)律，維護(hù)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者凌亂堆砌。維護(hù)檔案的安全，也有兩方面的含義：一方面是維護(hù)檔案實(shí)體的安全，盡可能的延長(zhǎng)檔案的壽命，另一方面要維護(hù)檔案內(nèi)容的安全，避免檔案機(jī)密的泄露或遭人為破壞。3.提出了檔案工作的根本目的，規(guī)定了檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)一一便于社會(huì)各方面利用，社會(huì)各方面利用檔案，是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，并且支配檔案工作的全過(guò)程。四、檔案工作的管理體制答：集中式、分散式；五、檔案館（室）的性質(zhì)與任務(wù)（一）檔案館1、檔案館的定義、性質(zhì)、職能和具體任務(wù)答：1）定義：檔案館是統(tǒng)一保管黨組織和政府機(jī)關(guān)檔案的管理部門(mén)，所以它是黨的機(jī)構(gòu)，又是國(guó)家機(jī)構(gòu)，是各級(jí)黨委和人民政府的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。2）性質(zhì)：檔案館是永久保存檔案的基地，是提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)的中心，是提供檔案、檔案服務(wù)的活動(dòng)中心，是一個(gè)科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)；3）職能：積累和管理國(guó)家財(cái)富、傳播檔案信息為社會(huì)服務(wù)、承擔(dān)宣傳教育；4）具體任務(wù)：接收與征集本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、及其所屬單位具有長(zhǎng)期和永久保存價(jià)值的檔案以及有關(guān)資料，進(jìn)行科學(xué)的管理；通過(guò)多種方式，積極開(kāi)展檔案資料的利用工作；參與編修史志的工作；2、檔案館的類(lèi)型答：綜合檔案館、專(zhuān)門(mén)檔案館、數(shù)字檔案館3、檔案館收集檔案范圍：參照國(guó)家檔案局發(fā)布第9號(hào)令《各級(jí)各類(lèi)檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》4、檔案館的功能答：愛(ài)國(guó)主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務(wù)中心、政府信息公開(kāi)中心、電子文件管理中心。（二）檔案室1、檔案室的定義與性質(zhì)答：1）定義：檔案室是機(jī)關(guān)（包括企業(yè)、事業(yè)單位）統(tǒng)一保存和管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，屬于機(jī)關(guān)管理和研究咨詢(xún)性質(zhì)的專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)。從全國(guó)檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案室又是國(guó)家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。2）性質(zhì)：檔案室是機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)、是保存檔案的過(guò)渡性機(jī)構(gòu)、檔案室的主要任務(wù)是服務(wù)于本機(jī)關(guān)；2、檔案室的作用、類(lèi)型與任務(wù)答：作用：1）檔案室是機(jī)關(guān)內(nèi)具有參謀和咨詢(xún)作用的部門(mén)，為機(jī)關(guān)職能活動(dòng)提供檔案信息支持；2）檔案室是全國(guó)檔案工作的基礎(chǔ)。檔案室是國(guó)家檔案資源不斷補(bǔ)充和積累的源泉；類(lèi)型：1）普通檔案室，也稱(chēng)機(jī)關(guān)檔案室或文書(shū)檔案室，主要負(fù)責(zé)管理黨、政、工、團(tuán)文書(shū)檔案；2）科技檔案室，管理科學(xué)技術(shù)檔案的專(zhuān)門(mén)檔案室；3）音像檔案室，保存影片、照片、錄音等特殊載體的檔案室；4）人事檔案室，是機(jī)關(guān)設(shè)立的專(zhuān)門(mén)管理人事檔案的機(jī)構(gòu)；5）綜合檔案室，統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)全部檔案的檔案室；6）聯(lián)合檔案室，一些機(jī)關(guān)聯(lián)合起來(lái)設(shè)立的、負(fù)責(zé)管理這些機(jī)關(guān)檔案的機(jī)構(gòu)；7）檔案信息中心，它是一些大型企業(yè)在原有的圖書(shū)、檔案和情報(bào)機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)上建立的，集檔案、圖書(shū)、情報(bào)于一體的信息管理機(jī)構(gòu)，有助于企業(yè)適應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息集成管理的需要，實(shí)現(xiàn)信息資源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)和共享；3、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍：參照國(guó)家檔案局發(fā)布第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（三）檔案行政管理機(jī)構(gòu)1、檔案行政管理機(jī)構(gòu)的定義、性質(zhì)和基本職責(zé)答：1）定義：檔案行政管理機(jī)構(gòu)，如各級(jí)檔案局、處等，是黨和國(guó)家指導(dǎo)和管理檔案工作的部門(mén)；2）性質(zhì)：檔案行政管理機(jī)構(gòu)是黨和國(guó)家管理檔案工作的部門(mén)，由于我國(guó)實(shí)行黨政檔案統(tǒng)一管理，因而各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)是黨的機(jī)構(gòu)，又是政府機(jī)構(gòu)；3）基本職責(zé)：在統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的原則下，分層負(fù)責(zé)地掌管全國(guó)檔案事務(wù)，對(duì)全國(guó)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)；2、檔案行政管理機(jī)構(gòu)的具體任務(wù)答：1）擬定檔案工作的規(guī)章、辦法，建立國(guó)家檔案工作制度，制定檔案工作的發(fā)展規(guī)戈U；2）指導(dǎo)和監(jiān)督各機(jī)關(guān)、部隊(duì)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案工作；規(guī)劃和籌建檔案館，在業(yè)務(wù)上指導(dǎo)檔案館工作；3）研究和審查有關(guān)檔案保存價(jià)值、檔案保管期限的原則和標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督和審議有關(guān)檔案的銷(xiāo)毀問(wèn)題；4）組織和指導(dǎo)檔案工作業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的交流、檔案干部的專(zhuān)業(yè)教育和檔案科學(xué)研究；5）組織和參與檔案工作的國(guó)際交流；（四）新型檔案機(jī)構(gòu)1、文件中心的含義與類(lèi)型答：1）定義：文件中心是一種社會(huì)化、集約化和專(zhuān)業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu)，它的設(shè)置一般不像檔案室一樣隸屬于一個(gè)文件形成單位，而是按地區(qū)按系統(tǒng)建立的介于文件行程單位和地方綜合性檔案館之間的一種過(guò)渡性檔案管理機(jī)構(gòu)；2）類(lèi)型：A政府性文件中心，由政府撥款建立的，為政府機(jī)關(guān)服務(wù)的非營(yíng)利性文件管理機(jī)構(gòu)；B商業(yè)性文件中心，由有關(guān)機(jī)構(gòu)或個(gè)人創(chuàng)辦的一種盈利性檔案管理機(jī)構(gòu)，它為工商企業(yè)或個(gè)人提供現(xiàn)代化的文件存儲(chǔ)設(shè)施；2、檔案寄存中心的含義與任務(wù)答：1）含義：由國(guó)家綜合檔案館或其它獨(dú)立法人設(shè)立的，為各類(lèi)企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人提供檔案有償寄存服務(wù)的機(jī)構(gòu)。2）任務(wù)：為不屬檔案館接收范圍的或不具備檔案安全保管條件的各類(lèi)企業(yè)、破產(chǎn)單位、社會(huì)團(tuán)體、公民個(gè)人等，提供文件與檔案的寄存服務(wù)（寄存期間，所有權(quán)形式不變，檔案館一般只提供安全保管服務(wù)）；第三部分檔案法制基本要求：了解：《檔案法》制定的背景，檔案法制建設(shè)的意義熟悉：檔案法規(guī)體系構(gòu)成，檔案法律的特點(diǎn)，檔案法律與檔案行政法規(guī)、行政規(guī)章的關(guān)系掌握：我國(guó)檔案法規(guī)體系的層次；《檔案法》的基本情況；《檔案法》的主要內(nèi)容;《檔案法實(shí)施辦法》的基本情況；《檔案法實(shí)施辦法》的主要內(nèi)容一、檔案法規(guī)體系構(gòu)成：參照2011年6月14日國(guó)家檔案局發(fā)布國(guó)家檔案法規(guī)體系方案二、檔案法律與檔案行政法規(guī)、行政規(guī)章的關(guān)系答：1.檔案法律與檔案行政法規(guī)之間有區(qū)別，也有聯(lián)系。檔案法律是國(guó)家與人民意志在檔案工作領(lǐng)域中的集中體現(xiàn)，是全國(guó)人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)依據(jù)國(guó)家的憲法及立法程序制定的行為規(guī)范。行政法規(guī)是國(guó)務(wù)院根據(jù)憲法和法律制定的行政性的規(guī)范文件的總稱(chēng)。他們的區(qū)別主要在于：1）制定主體不同：檔案法律的制定主體是全國(guó)人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)，而檔案行政法規(guī)的制定主體是國(guó)務(wù)院；2）檔案法律具有廣泛的行為約束力，他是國(guó)務(wù)院制定行政法規(guī)的重要依據(jù)，也是我們目前常見(jiàn)的行政法規(guī)的淵源。就此而言，檔案行政法規(guī)的制定與實(shí)施，均要以法律為準(zhǔn)繩；3）檔案法律所調(diào)節(jié)的對(duì)象具有一般性和普遍性的特征；而檔案行政法規(guī)所調(diào)節(jié)的對(duì)象則具有一定的特定性和專(zhuān)指性特征。檔案法律與檔案行政法規(guī)的聯(lián)系在于：1）兩者制定與實(shí)施的根本目的是一致的：都是為了有效地規(guī)范和調(diào)整檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展中的各種關(guān)系，以利于檔案事業(yè)的正常工作秩序的建立與維護(hù)；2）盡管檔案法律高于檔案行政法規(guī)，但是，從兩者的發(fā)展歷史來(lái)看，它們又是相互影響、相互促進(jìn)的關(guān)系；3）檔案法律和檔案行政法規(guī)均應(yīng)在憲法規(guī)定的框架范圍內(nèi)制定和實(shí)施，不能違背憲法規(guī)定的基本準(zhǔn)則；2.檔案法律與檔案行政規(guī)章也有一定的區(qū)別和聯(lián)系。行政規(guī)章是由國(guó)務(wù)院各部委、省自治區(qū)、直轄市以及省、自治區(qū)的人民政府所在地的市和經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的較大的市的人民政府，根據(jù)檔案法律和檔案行政法規(guī)所制定的規(guī)范性文件的總和?？梢?jiàn)，行政規(guī)章從屬于檔案法律和檔案行政法規(guī)，或者說(shuō)是對(duì)檔案法律和檔案行政法規(guī)具體化的產(chǎn)物，更具特定性與操作性。目前，檔案行政規(guī)章的數(shù)量較多，調(diào)整的領(lǐng)域也非常廣泛，是我國(guó)檔案事業(yè)法制建設(shè)的一個(gè)重要方面。三、《檔案法》的主要內(nèi)容（一）總體原則規(guī)定（二）檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)（三）檔案的管理（四）檔案的利用和公布（五）法律責(zé)任四、《檔案法實(shí)施辦法》的主要內(nèi)容10一）總體原則規(guī)定（二）檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)（三）檔案的管理（四）檔案的利用和公布（五）法律責(zé)任檔案專(zhuān)業(yè)實(shí)務(wù)第一部分公文管理基本要求：了解：公文的概念、公文各種稿本的名稱(chēng)和作用，通用公文文種名稱(chēng)及適用范圍，文書(shū)工作的作用和基本原則，文書(shū)工作的內(nèi)容、性質(zhì)和作用，《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）中歸檔工作、案卷以及文書(shū)檔案的定義，《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）中件、歸檔文件和歸檔文件整理的定義熟悉：公文的特點(diǎn)，公文的作用及分類(lèi)，公文文種的選用規(guī)則，各項(xiàng)公文格式要素的標(biāo)識(shí)規(guī)則，公文的不同稿本，文書(shū)工作的組織形式，公文的行文規(guī)則，辦畢文書(shū)的處置方式，平時(shí)歸卷和年終調(diào)整定卷，歸檔文件整理的原則和質(zhì)量要求，歸檔制度掌握：收發(fā)文辦理程序，以“卷”和“件”為單位整理歸檔文件的流程及整理方法一、公文概述（一）公文的概念、特點(diǎn)和分類(lèi)1、公文的概念和特點(diǎn)答：1）概念：公文是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動(dòng)中，按照特定的體式、經(jīng)過(guò)一定的處理程序形成和使用的書(shū)面材料；2）特點(diǎn)：公文有法定的作者、公文有法定的權(quán)威、公文有特定的效用、公文有規(guī)范的體式、公文有規(guī)定的處理程序；2、公文的作用答：1）領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用；2）依據(jù)和憑證作用；113）聯(lián)系和關(guān)照作用；4）宣傳和教育作用；5）規(guī)范和制約作用；3、公文的分類(lèi)（1）按公文來(lái)源分類(lèi)：發(fā)文、收文；（2）按公文行文方向分類(lèi)：上行文、下行文、平行文；（3）按公文涉密程度分類(lèi)：公布公文、內(nèi)部公文；（4）按公文的辦理時(shí)限分類(lèi)：常規(guī)公文、緊急公文；（5）按公文的內(nèi)容性質(zhì)分類(lèi)（通用公文）：黨政機(jī)關(guān)主要公文類(lèi)，行政法規(guī)、規(guī)章和管理規(guī)章，會(huì)議文書(shū)、計(jì)劃、決策與反饋文書(shū)，公務(wù)信息文書(shū)，日常事務(wù)文書(shū)；（6）按公文稿本分類(lèi)：草稿、定稿、校對(duì)稿、正式文本、復(fù)制本；（7）按公文的載體分類(lèi)：紙質(zhì)公文、電子公文；（8）按公文的應(yīng)用領(lǐng)域分類(lèi)：通用公文、專(zhuān)用公文；（二）公文文種及選用規(guī)則1、中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）中規(guī)定的下列公文文種的名稱(chēng)與適用范圍：命令（令）、決定、公告、決議、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、公報(bào)、函、紀(jì)要2、公文文種的選用原則答：1）依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)以及黨和國(guó)家有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)關(guān)于公文處理的有關(guān)規(guī)定，選擇恰當(dāng)?shù)?、?guī)范的文種；2）本機(jī)關(guān)與主送機(jī)關(guān)單位的工作關(guān)系；3）文種使用權(quán)限；4）行文的目的、行文要求的需要；（三）公文的格式和稿本1、公文的格式以《黨政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定為依據(jù)（1）版頭部分的格式要素和標(biāo)識(shí)規(guī)范12答：1）公文份數(shù)序號(hào)：阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)識(shí)在版心版心左上角第一行；2）秘密等級(jí)和保密期限：頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行，如需同時(shí)標(biāo)識(shí)保密期限，密級(jí)和保密期限之間用★隔開(kāi)；3）緊急程度：頂格標(biāo)志在版心右上角第二行；4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”兩字組成，下行文、平行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣距離為25mm，上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣距離為80mm.發(fā)文機(jī)關(guān)一般采用小標(biāo)宋體字，紅色標(biāo)識(shí)，字號(hào)以醒目美觀(guān)為原則，由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定，但是最大不能等于或者大于22mm*15mm（高*寬），聯(lián)合行文時(shí)，主板機(jī)關(guān)名稱(chēng)在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)右側(cè)居中排布；5）發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代號(hào)、年份和序號(hào)組成。機(jī)關(guān)代號(hào)是指用1?3個(gè)漢子表示發(fā)文的機(jī)關(guān)，年份表示制發(fā)文件的年，應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)志在六角括號(hào)“?！眱?nèi)。序號(hào)的編碼不能編虛位（即1不編001），發(fā)文字號(hào)居左空一字；6）簽發(fā)人：簽發(fā)人是代表機(jī)關(guān)單位最后審核并批準(zhǔn)公文生效的領(lǐng)導(dǎo)人，通常情況下，重要文件由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，一般文件由分管該項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人姓名與發(fā)文字號(hào)平行排布。簽發(fā)人姓名居右空一字，“簽發(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體標(biāo)明簽發(fā)人姓名；（2）主體部分的格式要素和標(biāo)識(shí)規(guī)范答：1）公文標(biāo)題：制發(fā)機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種組成。標(biāo)題的位置在紅色反線(xiàn)下空兩行，居中排布；四行時(shí)要做到詞意完整、排列結(jié)構(gòu)、間距恰當(dāng)，字體為2號(hào)小標(biāo)宋；2）主送機(jī)關(guān)：公文標(biāo)題下空兩行，用3號(hào)仿宋體字左側(cè)頂格標(biāo)識(shí)，四行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)；3）公文正文：在主送機(jī)關(guān)下一行，每自然段空兩格寫(xiě)起，數(shù)字、年份不能回行。3號(hào)仿宋體，每行28字，每頁(yè)22行。4）附件：如有附件，在正文下空一行、空兩格標(biāo)識(shí)“附件”字樣，后面加全角冒號(hào)，說(shuō)明所附材料的名稱(chēng)及份數(shù)。附件序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字，附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；135)發(fā)文機(jī)關(guān)：也稱(chēng)落款，在正文下方右側(cè)位置標(biāo)識(shí)。公文的落款要寫(xiě)機(jī)關(guān)的全稱(chēng)或是規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，以保證其嚴(yán)肅性。聯(lián)合發(fā)文的落款，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)的名稱(chēng)排列在前，然后依次排列其他機(jī)關(guān)的名稱(chēng)。以領(lǐng)導(dǎo)人名義制發(fā)的公文，必須標(biāo)出其職務(wù)，通常情況下也有不標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)的，而以機(jī)關(guān)印章上的機(jī)關(guān)名稱(chēng)取代。6)成文時(shí)間和印章：成文時(shí)間用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”標(biāo)識(shí)為“O”，不得用英文o或阿拉伯?dāng)?shù)字0代替；成文時(shí)間有空4字，加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。發(fā)文機(jī)關(guān)印章應(yīng)距正文2~4mm,端正居中下壓成文時(shí)間，印章為紅色；7)附注：3號(hào)仿宋體字居左空兩字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行；(3)版記部分的格式要素和標(biāo)識(shí)規(guī)范答：1)主題詞：最少3個(gè)，不超過(guò)5個(gè)，最后一個(gè)詞必須說(shuō)明公文的文種，“主題詞”三個(gè)字用3號(hào)黑體字左頂格標(biāo)識(shí)，后加全角冒號(hào)，詞目應(yīng)3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空一字；2)抄送機(jī)關(guān)：使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)，標(biāo)志在主題詞下一行。左空1字用3號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)，“抄送機(jī)關(guān)”后標(biāo)全角冒號(hào)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)；3)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間：位于抄送之下(無(wú)抄送在主題詞下)占一行位置，用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字、印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文印制的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)；2、公文各種稿本的名稱(chēng)和作用(1)草稿：是文書(shū)撰寫(xiě)過(guò)程中最初的非正式、無(wú)執(zhí)行力的原始文稿，工機(jī)關(guān)內(nèi)部對(duì)公文討論、修改、審批、征求意見(jiàn)使用；(2)定稿：又稱(chēng)原稿、底稿，是經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)人審閱簽發(fā)或經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)的最后完成稿，是繕印正本的依據(jù)；(3)正本：根據(jù)定稿繕印的、供受文者使用的具有法定效用的正式文本；(4)副本：指再現(xiàn)公文正本內(nèi)容及全部或部分外形特征的復(fù)份或復(fù)制本，代替正本或定稿供制作、抄送、傳閱、參考和存檔之用；二、文書(shū)工作14（一）文書(shū)工作概述相關(guān)內(nèi)容以中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）為依據(jù)1、文書(shū)工作的內(nèi)容和作用答：1）內(nèi)容：指圍繞文書(shū)的撰寫(xiě)、傳遞、處理和管理而展開(kāi)的一系列活動(dòng)的總稱(chēng)；2）作用：助手作用、紐帶作用、積累作用；2、文書(shū)工作的組織形式答：指在社會(huì)組織內(nèi)部圍繞著文書(shū)工作的活動(dòng)程序，各部門(mén)之間的分工方式，集中式、分散式、復(fù)合式；3、文書(shū)工作的基本原則答：1）實(shí)事求是：從本機(jī)關(guān)的實(shí)際出發(fā)設(shè)置公文處理的機(jī)構(gòu)、配備人員、確定組織形式；2）精簡(jiǎn)：一是公文數(shù)量要精簡(jiǎn)，二是公文內(nèi)容要精練；3）高效：減少中間環(huán)節(jié)、建立責(zé)任制、規(guī)定處理時(shí)限；4）準(zhǔn)確:5）及時(shí)：指公文處理中對(duì)時(shí)間和時(shí)限的要求；6）安全：確保不丟失、不損壞4、行文規(guī)則答：1）行文應(yīng)確有必要，注重效用；2）一般不能越級(jí)行文，特殊情況可以越級(jí)行文，一是逐級(jí)行文會(huì)延誤時(shí)機(jī)，造成嚴(yán)重后果，二是被上級(jí)長(zhǎng)期忽視得不到解決的問(wèn)題，三是檢舉揭發(fā)直接上級(jí)，四是答復(fù)更高上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)；3）政府各部門(mén)的行文規(guī)則；4）聯(lián)合行文：指兩個(gè)或以上機(jī)關(guān)為解決某一事物而共同制發(fā)一份文件；5）協(xié)商一致原則：部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)責(zé)令糾正或撤銷(xiāo)；6）正確選擇主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)：“請(qǐng)示”一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接15交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。7）黨政分開(kāi)原則：指在各類(lèi)機(jī)構(gòu)中，黨政兩個(gè)機(jī)構(gòu)體系根據(jù)職權(quán)范圍各自行文，不能直接相互行文，并應(yīng)盡量減少聯(lián)合行文；（二）公文辦理工作1、發(fā)文辦理程序答：草擬、審核、簽發(fā)、編號(hào)、復(fù)核、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)；2、收文辦理程序答：簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔；3、辦畢文書(shū)的處置答：公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理、歸檔，個(gè)人不得保存歸檔的公文，歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)根據(jù)其互相聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或者其他形式的副本。本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行兼職職務(wù)過(guò)程中形成的公文，由兼職機(jī)關(guān)整理、歸檔。歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門(mén)移交。擬制、修改和簽批公文，書(shū)寫(xiě)及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。4、平時(shí)歸卷和年終調(diào)整定卷答：1）平時(shí)歸卷：指機(jī)關(guān)文書(shū)工作人員在立卷計(jì)劃的指導(dǎo)下，將處理完畢的文件隨時(shí)或定期收集集中，初步分類(lèi)，放入相關(guān)卷盒、卷夾等裝具進(jìn)行妥善保管的活動(dòng)；2）年終調(diào)整定卷：即文書(shū)處理部門(mén)（或人員）在檔案部門(mén)（或人員）的指導(dǎo)與幫助下，對(duì)已收集歸卷的文件，與本年年末或次年年初進(jìn)行全面檢查、調(diào)整與加工，最后確定歸檔整理成果的工作活動(dòng)；三、歸檔文件整理歸檔工作（一）以“卷”為單位的整理方法相關(guān)定義及格式以《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）為依據(jù)161、文書(shū)檔案及案卷的定義答：文書(shū)檔案室指辦理完畢、具有查考和保存價(jià)值的文件材料，案卷是密切聯(lián)系的若干文件的組合體，它是檔案基本的保管單位；2、立卷整理的流程及方法（1）分類(lèi)和組卷答：1）分類(lèi)：即歸檔文件按其年度、組織機(jī)構(gòu)、問(wèn)題和保管期限等方面的異同，分成若干類(lèi)別和層次，構(gòu)成邏輯清楚、密切聯(lián)系的文件系統(tǒng)活動(dòng)。避免出現(xiàn)歸檔文件不齊全、不完整的情況，避免歸檔過(guò)細(xì)、重復(fù)歸檔，避免出現(xiàn)雜卷；2）組卷：一般是按文件的作者、名稱(chēng)、所涉及的問(wèn)題、時(shí)間、地點(diǎn)、人物以及發(fā)文機(jī)關(guān)等特征歸納組卷，可按其中之一種特征組卷，也可幾種特征結(jié)合使用。在現(xiàn)行機(jī)關(guān)，一般現(xiàn)將文件分為不同的系列，對(duì)不同類(lèi)型的文件采用不同的立卷方法。a）綜合性文件（報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)），可按作者立卷，或結(jié)合時(shí)間和地區(qū)等特征立卷；b）會(huì)議文件，基本上按文件的作者立卷。大型會(huì)議文件可一會(huì)數(shù)卷，一般會(huì)議文件可一會(huì)一卷，同一內(nèi)容的幾個(gè)會(huì)議可合立一卷；c）專(zhuān)題文件，可按問(wèn)題結(jié)合作者來(lái)組卷，適當(dāng)分級(jí)；d）案件材料，通常按問(wèn)題立卷。一個(gè)案件的材料應(yīng)該放在一起，根據(jù)文件的聯(lián)系、數(shù)量和保管期限，立成一卷或數(shù)卷。一般機(jī)關(guān)（司法機(jī)關(guān)除外）中的案件，如果案件材料數(shù)量很少，可將同類(lèi)案件合并立卷。這類(lèi)文件不分級(jí)，部分作者；e）國(guó)民經(jīng)濟(jì)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊(cè)、簡(jiǎn)報(bào)、可按文件名稱(chēng)立卷；f）群眾來(lái)信，可按問(wèn)題或按地區(qū)等特征立數(shù)卷；（2）卷內(nèi)文件的排列與編目（號(hào)）答：1）排列：卷內(nèi)文件要求排列次序有條理，保持文件之間的聯(lián)系，給每份文件以固定的位置。卷內(nèi)文件可按問(wèn)題、文件的重要程度、時(shí)間等方法排列；無(wú)論采用哪種方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序?yàn)椋喊l(fā)文稿件（文17件批辦單）、正文、附件、定稿、草稿，即：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后，正文在前，附件在后，原件在前，復(fù)印件在后。轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；有文件處理單的，放在最前面，方針政策性文公在前、業(yè)務(wù)性公文在后；上級(jí)機(jī)關(guān)公文在前、本機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)在后；案件的結(jié)論及判決性公文在前、依據(jù)性材料在后。2）編目（號(hào)）：卷內(nèi)文書(shū)材料排列完畢后，要在文書(shū)材料中由字跡和圖表的頁(yè)面，一頁(yè)編一個(gè)號(hào)，即頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)的位置，正面在右上角，反面在左上角；（3）填寫(xiě)案卷封面答：案卷標(biāo)題即案卷題名，是案卷的名稱(chēng)，是對(duì)卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題內(nèi)容要概括確切，文字上要簡(jiǎn)練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；（4）案卷裝訂答：裝訂案卷是將分類(lèi)組合完畢的卷內(nèi)公文去掉金屬物，裝訂成冊(cè)的活動(dòng)。裝訂案卷避免卷內(nèi)公文散失和損壞，對(duì)公文起保護(hù)作用。按“卷”裝訂時(shí)，應(yīng)下齊、右齊，采用三孔一線(xiàn)的方法裝訂。（5）案卷排列與編目答：1）案卷的排列就是固定全宗內(nèi)各案卷之間的順序。案卷排列一般按案卷形成的時(shí)間順序和各卷內(nèi)容上的相互聯(lián)系進(jìn)行，即內(nèi)容聯(lián)系密切的案卷排在一起，形成時(shí)間早的案卷排在前面，時(shí)間晚的案卷依時(shí)間先后依次后排。2）案卷目錄即案卷名冊(cè)，是反映案卷內(nèi)容成分并按一定次序編排的一覽表。其主要功能有：第一，固定全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)體系和案卷排列次序，反映和鞏固檔案整理工作成果；第二，揭示全宗內(nèi)檔案呢絨和成分，是查找、利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎(chǔ)，第三，它是案卷清冊(cè)和總賬，是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計(jì)和檢查檔案的重要依據(jù)。（6）裝盒18答：裝盒是將排列好的文件按編號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目，具體要求如下：1）歸檔文件嚴(yán)格按照編號(hào)順序裝入檔案盒，并與歸檔文件目錄中相應(yīng)的條目排列順序一致；2）應(yīng)根據(jù)文件的厚度選擇適宜的檔案盒；（二）以“件”為單位的整理方法以《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）為依據(jù)1、歸檔文件、歸檔文件整理以及“件”的定義2、以件為單位整理的流程及方法（1）裝訂：歸檔文件應(yīng)按件裝訂，一般以每份文件為一件，文本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件；裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前；復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后；（2）分類(lèi)：年度，指文件的形成年度；組織機(jī)構(gòu)，指文件的形成機(jī)構(gòu)或承辦機(jī)構(gòu);問(wèn)題：指文件內(nèi)容所闡述的主體或事由；保管期限，指文件所劃定的保管期限；（3）排列：歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合實(shí)踐、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列；（4）編號(hào)：歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)和排序逐漸編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)；（5）編目：歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔目錄。歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、提名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目；（6）裝盒：將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目；19（三）歸檔制度1、文書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)整理并定期歸檔的制度1983年中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》中規(guī)定的由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行整理、立卷，并定期向檔案部門(mén)歸檔的制度2、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限以國(guó)家檔案局2006年12月18日發(fā)布的8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》為依據(jù)3、歸檔時(shí)間答：機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門(mén)移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)；4、歸檔文件整理原則及要求答：歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類(lèi)整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用；第二部分文書(shū)檔案管理基本要求：掌握：文書(shū)檔案收集工作的方法，文書(shū)檔案整理工作的方法和步驟，檔案鑒定工作的方法和步驟，檔案提供利用的基本途徑與方式熟悉：文書(shū)檔案整理工作的內(nèi)容和原則，檔案鑒定工作制度的內(nèi)容，鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)，檔案保管期限表的作用和類(lèi)型，檔案提供利用工作的基礎(chǔ)條件，檔案提供利用的法律依據(jù)和主要內(nèi)容，檔案提供利用工作的基本內(nèi)容和要求了解：文書(shū)檔案收集工作的內(nèi)容和要求，檔案鑒定工作的內(nèi)容和原則，檔案銷(xiāo)毀工作一、文書(shū)檔案的收集工作（一）文書(shū)檔案收集工作的內(nèi)容和要求答：1內(nèi)容：即按照法律、法規(guī)的規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專(zhuān)門(mén)的征集辦法，把分散在各組織、個(gè)人手中和三是在社會(huì)上的檔案，分別集中到各級(jí)各類(lèi)檔案保管機(jī)構(gòu)；202要求：1）本單位自行文必須要有底稿，用計(jì)算機(jī)起草的文件要將有領(lǐng)導(dǎo)簽字的文件作為底稿；2）歸檔文件不能有重份；3）歸檔材料必須是同一年度；（二）文書(shū)檔案收集工作的方法1、檔案室收集工作的具體內(nèi)容和要求答：內(nèi)容：1）對(duì)本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔文件的接收；2）對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)各撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案進(jìn)行集中和接收；3）對(duì)歷史檔案的接收和收集；要求：1）及時(shí)、全面地把檔案收集進(jìn)館、豐富和優(yōu)化館藏；2）加強(qiáng)館（室）外調(diào)查和指導(dǎo)；3）推行入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化；4）保持全宗的完整性；2、檔案館檔案的來(lái)源、收集范圍和要求檔案館的收集范圍：（以2011年11月國(guó)家檔案局發(fā)布的第9號(hào)令《各級(jí)各類(lèi)檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》為準(zhǔn)3、檔案館收集撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案收集的要求答：1）有撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)組織人力，負(fù)責(zé)整理好，然后向有關(guān)的檔案館移交；2）撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)分貝劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)的，其檔案材料不得隨之分散，仍作為元機(jī)關(guān)檔案的一部分，按全宗整體移交有關(guān)檔案館，或由其中一個(gè)機(jī)關(guān)完整地代管;3）一個(gè)機(jī)關(guān)交入另一個(gè)機(jī)關(guān)，或幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新的機(jī)關(guān)，其檔案材料仍按原全宗為單位向有關(guān)檔案館移交，或由新機(jī)關(guān)代管；4）一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務(wù)或者一個(gè)部門(mén)劃給另一個(gè)機(jī)關(guān)接收，其檔案材料不得由原卷宗中抽走而帶入接收機(jī)關(guān)；如果接收機(jī)關(guān)需要利用，可按手續(xù)借閱或復(fù)制;5）機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)或者合并時(shí)，如果有尚未處理完畢的文件，應(yīng)移交受理這些文件的新機(jī)關(guān)繼續(xù)處理，并作為新機(jī)關(guān)的檔案加以保存；4、歷史檔案的接收和征集21答：1）向有關(guān)單位征集代管的新中國(guó)成立以前的檔案和材料；2）向兄弟檔案館征集；3）向圖書(shū)館、博物館、紀(jì)念館征集；4）向古舊書(shū)店、廢品收購(gòu)部門(mén)征集；5）向寺廟、古跡保管部門(mén)征集；6）向個(gè)人征集；7）征集少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案；二、文書(shū)檔案的整理工作（一）文書(shū)檔案整理工作的內(nèi)容和原則答：1）內(nèi)容：做好檔案的分類(lèi)、案卷排列及檔號(hào)的編制（系統(tǒng)化）和編制案卷目錄（基本編目）；2）原則：充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用；（二）文書(shū)檔案整理工作的方法和步驟1、區(qū)分全宗（1）全宗的概念答：指一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有聯(lián)系的檔案整體；（2）立檔單位的概念和構(gòu)成條件答：1）組織立檔單位：執(zhí)行了相對(duì)獨(dú)立的社會(huì)職能，以自己名義單獨(dú)對(duì)外行文，設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編制預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；設(shè)有人事管理機(jī)構(gòu)，具有一定的人事任免權(quán)，一般還具有法人資格；2）個(gè)人立檔單位：當(dāng)一個(gè)人執(zhí)行了一種相對(duì)獨(dú)立、比較重要的社會(huì)職能，并積累了足夠數(shù)量的以自己名義署名的文件時(shí)，才有資格構(gòu)成立檔單位；3）項(xiàng)目立檔單位：項(xiàng)目在本專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域或一定范圍你自成體系并具有相當(dāng)規(guī)模，與此相應(yīng)，圍繞該項(xiàng)目而產(chǎn)生的檔案文件具有相當(dāng)數(shù)量而足以構(gòu)成一個(gè)全宗；（3）立檔單位的變化和全宗的劃分22答：1）立檔單位被撤銷(xiāo)，其基本職能也已停止，其檔案應(yīng)作為一個(gè)完整的全宗對(duì)待；2）由幾個(gè)立檔單位合并組成新的立檔單位，合并前的檔案分別構(gòu)成獨(dú)立全宗，合并后形成的檔案構(gòu)成一個(gè)新的全宗；3）由立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)獨(dú)立出來(lái)而形成的立檔單位，其獨(dú)立之前的檔案作為原所在立檔單位檔案全宗的一部分，獨(dú)立后形成的組織所形成的檔案構(gòu)成新的全宗；原來(lái)是獨(dú)立的立檔單位后并入其他立檔單位成為內(nèi)部機(jī)構(gòu)的組織所形成的檔案，并入前的檔案構(gòu)成獨(dú)立全宗，并入后形成的檔案作為所并入立檔單位檔案全宗的一部分；4）內(nèi)部機(jī)構(gòu)直接并入（劃歸）其他立檔單位，并入前的檔案室是原所在單位當(dāng)那全宗的一部分，并入后的檔案室所并入立檔單位全宗的一部分；5）合署辦公的立檔單位，其檔案若能分開(kāi)，一般應(yīng)分別構(gòu)成全宗。若實(shí)在分不開(kāi)，可按全宗補(bǔ)充形式對(duì)待，組建聯(lián)合全宗；6）立檔單位名稱(chēng)的變更、職權(quán)范圍的擴(kuò)大或縮小、隸屬關(guān)系的改變、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整、組織規(guī)模的擴(kuò)大或縮小、工作地點(diǎn)的變動(dòng)等變化，只要其基本職能未發(fā)生根本改變，其社會(huì)獨(dú)立性未發(fā)生根本改變，其檔案拒不構(gòu)成新全宗，變化前后仍作為一個(gè)全宗對(duì)待；（4）聯(lián)合全宗、全宗匯集、檔案匯集、全宗群的概念答：1）聯(lián)合全宗：是兩個(gè)或兩個(gè)以上全宗的聯(lián)合體；2）全宗匯集：又稱(chēng)匯集全宗，是一種由若干全宗人為匯集而成的全宗補(bǔ)充形式；3）檔案匯集：是由若干全宗所屬不明或所屬全宗已不復(fù)存在的當(dāng)那匯集而成的一種全宗補(bǔ)充形式；4）全總?cè)海菏怯扇舾删哂心撤N聯(lián)系的全宗構(gòu)成的群體；2、全宗內(nèi)檔案常用的分類(lèi)方法和應(yīng)用（1）年度分類(lèi)法答：根據(jù)歸檔文件形成和處理的年度分類(lèi)；（2）組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法答：按立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)；（3）問(wèn)題分類(lèi)法23答：按檔案文件內(nèi)容所涉及的工作事務(wù)與問(wèn)題分類(lèi)；（4）復(fù)式分類(lèi)法答：在基本分類(lèi)方法的基礎(chǔ)上，綜合使用多種分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，就是復(fù)式分類(lèi)法；1）年度-機(jī)構(gòu)-保管期限分類(lèi)法，適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的立檔單位，不必預(yù)先留空、避免倒架，管理方便；2）保管期限-年度-機(jī)構(gòu)分類(lèi)法，先將歸檔文件按保管期限分類(lèi)，每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi)，再在年度下面按機(jī)構(gòu)分類(lèi)，適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的立檔單位，便于檔案館移交檔案，每個(gè)保管期限應(yīng)預(yù)留空架，適宜于現(xiàn)行機(jī)關(guān)文件整理工作；3）機(jī)構(gòu)-年度-保管期限分類(lèi)法，先將檔案按機(jī)構(gòu)分類(lèi)，每個(gè)機(jī)構(gòu)下按年度分類(lèi)，再在年度下面按保管期限分類(lèi)，適用于內(nèi)部基本固定或少有變化的立檔單位以及撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)的文件整理歸檔工作。排架時(shí)，預(yù)留空架的數(shù)量不好掌握，有時(shí)必須倒架；4）年度-問(wèn)題-保管期限分類(lèi)法，先將歸檔文件按年度分類(lèi)，每個(gè)年度下按問(wèn)題分類(lèi)，在下面按保管期限分類(lèi)。適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜，或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書(shū)工作不正規(guī)等原因，難以區(qū)分分揀所屬機(jī)構(gòu)；5）限、年度、問(wèn)題分類(lèi)法答：先將歸檔文件按保管期限分類(lèi)，每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi)，再在年度下面按問(wèn)題分類(lèi)。這種分類(lèi)方法同樣適用于不宜按機(jī)構(gòu)分類(lèi)的情況；3、檔號(hào)及編制方法答：檔號(hào)是檔案館（室）在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。是全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)和卷內(nèi)文件頁(yè)（件）號(hào)的總稱(chēng)；檔號(hào)的結(jié)構(gòu)分為如下三種：＞全宗號(hào)一一案卷目錄號(hào)一一案卷號(hào)一一件、頁(yè)號(hào)；＞全宗號(hào)一一類(lèi)別號(hào)一一案卷號(hào)一一件、頁(yè)號(hào)；＞類(lèi)別號(hào)一一項(xiàng)目號(hào)一一案卷號(hào)一一件、頁(yè)號(hào)；1）全宗號(hào)：用四位代碼標(biāo)識(shí)，其中第一位用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類(lèi)全宗的順序號(hào)；242）項(xiàng)目號(hào)：項(xiàng)目號(hào)引用有關(guān)管理部門(mén)編制的項(xiàng)目代碼；3）類(lèi)別號(hào)：由漢字、漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)；4）案卷號(hào)：案卷號(hào)用三維阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)5）件號(hào)：件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)；6）頁(yè)號(hào)的編制：頁(yè)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)；三、檔案的鑒定工作（一）檔案鑒定工作的內(nèi)容和原則答：內(nèi)容：1）制定鑒定檔案價(jià)值的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括單行規(guī)定和檔案保管期限表等；2）具體判定檔案材料的價(jià)值，確定其保管期限；3）篩選出無(wú)保存價(jià)值和保管期限滿(mǎn)的檔案，按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀或做相應(yīng)處理；4）圍繞上述總做而開(kāi)展的一系列鑒定組織工作；原則：從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀(guān)點(diǎn)判定檔案的價(jià)值；（二）檔案鑒定工作制度的內(nèi)容答：1）制發(fā)鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)文件；2）檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)；3）銷(xiāo)毀檔案的批準(zhǔn)和監(jiān)銷(xiāo)制度；（三）鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)1、檔案來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)答：檔案的來(lái)源是指檔案的形成者（立檔單位）和檔案的作者，檔案的形成者在社會(huì)上的地位不同，反應(yīng)其活動(dòng)的檔案的價(jià)值也不同；2、檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)答：一般來(lái)說(shuō)，反映科學(xué)研究和實(shí)際查證意義的檔案，具有較大價(jià)值，而反映日產(chǎn)事務(wù)性活動(dòng)的檔案，價(jià)值不大；3、檔案形式特征標(biāo)準(zhǔn)25答：檔案的形式特征是指文件的名稱(chēng)、稿本、外形特點(diǎn)、記錄方式等外在形式。1）文件的不同名稱(chēng)具有特定的性能和用途，因而可以在一定程度上反映出文件的價(jià)值；2）稿本：檔案有定稿和草稿，正本與副本之別，不同的稿本反映了檔案的形成過(guò)程，體現(xiàn)了不同的可靠度。一般來(lái)說(shuō)定稿、正本可靠度高，其價(jià)值大于草稿和副本；3）外形特點(diǎn)：檔案的外形特點(diǎn)，如載體材料、筆跡、圖案等在一定程度上也影響檔案價(jià)值。有些檔案可能因其文字具有書(shū)法、文學(xué)研究?jī)r(jià)值，或圖案藝術(shù)價(jià)值，或載體較古老而具有文物價(jià)值等，其價(jià)值也隨之增高。相反，有些檔案原本具有一定價(jià)值，但已被毀壞或不能利用，又無(wú)法修復(fù)時(shí)，也就失去了原有的價(jià)值;4、相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)答：檔案的相對(duì)價(jià)值一般通過(guò)全宗和全總?cè)簝?nèi)檔案的完整程度體現(xiàn)出來(lái)。一般規(guī)律是：在全宗群你檔案保存比較完整的情況下，各類(lèi)型檔案的價(jià)值率基本正常；在全宗和全總?cè)簝?nèi)檔案不完整的情況下，殘存檔案的價(jià)值相對(duì)較高，其中有些本不重要的檔案的價(jià)值層次上升。（四）文書(shū)檔案鑒定工作的方法和步驟答：方法：1）審閱卷末的備考表；2）審閱案卷目錄；3）直接鑒定法；4）間接鑒定法；步驟：1）在文件歸檔時(shí)，確定歸檔范圍，同時(shí)剔除一部分沒(méi)有保存價(jià)值的文件，由文書(shū)處理部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)保存一到二年后銷(xiāo)毀；2）對(duì)于歸檔的文件確定保管期限。這一階段的工作主要由文書(shū)立卷人員來(lái)完成；3）到一定年限時(shí)進(jìn)行價(jià)值復(fù)審。復(fù)審采取兩種方式：即移交復(fù)審和到期復(fù)審。（五）檔案銷(xiāo)毀工作26答：檔案銷(xiāo)毀是將失去保存價(jià)值的檔案材料以特定的處理方式改變正常的物理載體形式，從而使其所攜帶的信息無(wú)法被還原；（六）檔案保管期限表的作用和類(lèi)型答：1）作用：用表冊(cè)形式列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件，它是鑒定檔案保存價(jià)值和確定檔案保存期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)；2）類(lèi)型：通用檔案保管期限表、專(zhuān)門(mén)檔案保管期限表、同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表、同類(lèi)型機(jī)關(guān)檔案保管期限表、機(jī)關(guān)檔案保管期限表；四、檔案利用工作（一）檔案利用工作的基本內(nèi)容答：了解和熟悉館（室）藏檔案信息的內(nèi)容和成分，各種檔案檢索工具的使用方法；分析和預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)檔案信息的需求特點(diǎn)，把握檔案利用需求的發(fā)展規(guī)律；向當(dāng)那用戶(hù)介紹和報(bào)道館（室）藏中相關(guān)的檔案線(xiàn)索，積極開(kāi)展檔案咨詢(xún)服務(wù)；向檔案用戶(hù)提供他們所需要的檔案及當(dāng)那信息加工材料；（二）檔案提供利用工作的基礎(chǔ)條件答：物質(zhì)條件、檢索條件、制度條件、社會(huì)檔案意識(shí)條件；（三）檔案提供利用的法律依據(jù)和主要內(nèi)容答：《檔案法》規(guī)定“國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿(mǎn)30年向社會(huì)開(kāi)放”。這是各級(jí)檔案館開(kāi)展開(kāi)放檔案工作的法律依據(jù)。《檔案法實(shí)施辦法》，又對(duì)開(kāi)放檔案的起始時(shí)間、開(kāi)放檔案的利用等事項(xiàng)，作了進(jìn)一步解釋和說(shuō)明。《檔案館工作通則》也規(guī)定：檔案館應(yīng)積極主動(dòng)地開(kāi)展利用工作，并根據(jù)黨和國(guó)家有關(guān)規(guī)定開(kāi)放歷史檔案。1991年12月26日，國(guó)家檔案局發(fā)布了《各級(jí)國(guó)家檔案館開(kāi)放檔案辦法》。上述法律、法規(guī)的有關(guān)規(guī)定和要求，是各類(lèi)國(guó)家檔案館實(shí)行開(kāi)放檔案政策，從事開(kāi)放檔案實(shí)踐活動(dòng)的重要法律依據(jù)。（四）檔案提供利用的基本途徑和方式1、基本途徑（1）以檔案原件提供利用（2）以檔案復(fù)制品提供利用27（3）綜合檔案內(nèi)容編寫(xiě)參考資料提供利用2、檔案利用工作的方式（1）閱覽室（2）檔案外借（3）出具檔案證明（4）檔案復(fù)制品（5）提供咨詢(xún)服務(wù)（6）舉辦檔案展覽第三部分科技文件與科技檔案管理基本要求：了解：科技文件和科技檔案的概念，科技檔案工作的概念與性質(zhì)熟悉：科技檔案的特點(diǎn)、種類(lèi)，科技檔案工作的內(nèi)容與管理原則掌握：科技文件整理與歸檔，科技檔案收集、整理、保管與開(kāi)發(fā)利用工作一、科技文件與科技檔案的概念、特點(diǎn)（一）科技文件的概念答：是記錄和反映科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的文字、圖表、聲像等技術(shù)文件的總稱(chēng)；（二）科技檔案的概念答：即科學(xué)技術(shù)檔案，是事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料；（三）科技文件和科技檔案的區(qū)別與聯(lián)系答：1）由于科技檔案與科技資料同本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的關(guān)系不同，區(qū)分時(shí)，首先要分析是否本單位科技、生產(chǎn)生活的直接形成材料，是否直接反映本單位的科技、生產(chǎn)活動(dòng)的真實(shí)面貌?？萍紮n案材料主要是由本單位自己編制形成的，但與本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)有直接關(guān)系的其它單位提供的、轉(zhuǎn)讓的、引進(jìn)的、移交的科技文件材料，也都應(yīng)視為科技檔案材料，而不是資料。2）從科技檔案與科技資料的使用價(jià)值和作用的不同來(lái)分析。科技檔案具有工作考查和歷史憑證的作用，而科技資料僅具有一定的參考作用，不能起查考和憑證28作用?？萍紮n案是原始的第一手材料，損失后無(wú)法彌補(bǔ)，而科技資料是復(fù)制來(lái)的資料，損失后尚可收集復(fù)制。3）科技檔案與科技資料從來(lái)源，整理方法到管理辦法均有所區(qū)別：科技檔案主要是本單位按歸檔制度歸檔的科技文件材料；科技資料則是從外單位通過(guò)交流、復(fù)制和購(gòu)買(mǎi)而得到的。整理時(shí)科技檔案要求遵循自然形成規(guī)律，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系和成套性；科技資料沒(méi)有這種有機(jī)聯(lián)系。管理時(shí)科技檔案要比科技資料嚴(yán)密和完善得多；（四）科技檔案的特點(diǎn)答：專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、類(lèi)型多樣、關(guān)系密切；（五）科技檔案的種類(lèi)1、工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案2、基本建設(shè)檔案3、設(shè)備檔案4、自然科學(xué)研究檔案二、科技文件管理（一）科技文件管理的內(nèi)容與質(zhì)量目標(biāo)1、科技文件管理的內(nèi)容答：1）科技文件的形成工作，就是伴隨著科技、生產(chǎn)活動(dòng)的進(jìn)行，按照一定的原則、要求與方法，編制和逐步形成科技文件的工作；2）科技文件的積累工作，實(shí)質(zhì)上是科技文件的日常管理工作，它貫穿在從科技文件形成到歸檔前的全過(guò)程；3）科技文件的整理工作，既是科技文件積累工作的繼續(xù)和發(fā)展，又是科技文件歸檔的必要條件；4）科技文件的歸檔工作，這項(xiàng)工作是按照科技文件歸檔制度，由科技部門(mén)和科技檔案部門(mén)共同完成的；2、科技文件管理的質(zhì)量目標(biāo)答：完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、真實(shí)性、可用性；293、檔案部門(mén)對(duì)科技文件管理進(jìn)行檢查、協(xié)助的內(nèi)容與方法答：（二）科技文件的立卷1、科技文件立卷（組卷）的含義答：遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持科技文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用；2、立卷（組卷）的基本要求答：科技文件材料必須準(zhǔn)確，科技文件才來(lái)哦齊全、完整，科技文件材料應(yīng)當(dāng)原件歸檔，書(shū)寫(xiě)和字跡材料符合耐久性要求；3、科技文件立卷（組卷）依據(jù)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)答：4、科技文件立卷（組卷）方法答：1）按結(jié)構(gòu)組織案卷，主要適用于機(jī)械產(chǎn)品和設(shè)備科技文件；按照機(jī)械產(chǎn)品和設(shè)備的組、部件或系統(tǒng)，將其科技文件組成案卷；2）按子項(xiàng)或子課題組織案卷，前者主要適用于建設(shè)工程科技文件，即按照建設(shè)工程的子項(xiàng)將其科技文件組成卷；后者適用于科研課題文件；3）按工序或階段組織案卷，就是根據(jù)科技、生產(chǎn)程序或工作過(guò)程，把反映統(tǒng)一程序或過(guò)程的科技文件組成卷；4）按專(zhuān)業(yè)組織案卷，是按照科技文件內(nèi)容所涉及的專(zhuān)業(yè)，來(lái)分別組織案卷；5）按問(wèn)題組織案卷，是按照科技文件反映的不同問(wèn)題，分別組織案卷；6）按名稱(chēng)或文件性質(zhì)組織案卷，前者是按照科技文件的不同名稱(chēng)，分別組織案卷;后者是按照科技文件的不同性質(zhì)，分別組織案卷；7）按地區(qū)組織案卷，是按照科技文件反映的地區(qū)分別組織案卷，主要適用于地址勘探文件、地形測(cè)量文件，以及水文、氣象觀(guān)測(cè)等文件；8）按時(shí)間組織案卷，這是按照科技文件所反映或形成的時(shí)間，分別組織案卷，主要適用于水文、氣象、天文、地震等觀(guān)測(cè)文件；9）按作者組織案卷，就是把同一作者形成的科技文件單獨(dú)組織成保管單位；305、科技文件案卷編目的內(nèi)容與方法編目?jī)?nèi)容：是以案卷為為對(duì)象，通過(guò)一定的形式固定案卷系統(tǒng)整理成果，揭示案卷內(nèi)科技文件內(nèi)容與成分的工作。其內(nèi)容有：編頁(yè)號(hào)、填制案卷內(nèi)科技文件目錄、填寫(xiě)備考表、填制案卷封面和脊背標(biāo)簽；編目方法：1）凡是有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面，都要采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始依次逐頁(yè)標(biāo)注；2）單面書(shū)寫(xiě)的文件在右下角編號(hào)，雙目書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角，背面在左下角；3）卷內(nèi)目錄、備考表和案卷封面不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；填寫(xiě)案卷內(nèi)科技文件目錄，其項(xiàng)目有：序號(hào)，指該份文字材料或圖樣在案卷內(nèi)的排列序號(hào)；提名，指該份文字材料或圖樣的標(biāo)題;編號(hào)，指該份文字材料的文件號(hào)或圖樣的圖號(hào)；責(zé)任者，指該份文字材料或圖樣的直接編制部門(mén)或個(gè)人的姓名；日期，指該份文字或圖樣的編制日期；以及備注和頁(yè)次；備考表主要包括兩個(gè)部分：一部分是對(duì)組織案卷是，卷內(nèi)科技文件基本情況的有關(guān)記載和說(shuō)明；另一部分是科技文件歸檔后，在科技檔案管理過(guò)程中，對(duì)有關(guān)該卷變化情況的記載和說(shuō)明，這部分內(nèi)容有科技檔案部門(mén)的有關(guān)人員負(fù)責(zé)填寫(xiě)。填制案卷封面，主要有三部分組成：案卷題名、案卷的管理性?xún)?nèi)容項(xiàng)目、檔號(hào)項(xiàng)；脊背標(biāo)簽：是管理和使用案卷的必備工具，其項(xiàng)目有案卷題名和檔案號(hào)；（三）科技文件歸檔制度的內(nèi)容1、歸檔范圍；《歸檔范圍與保管期限表》2、歸檔時(shí)間答：按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔、按工作階段歸檔、按子項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔、按年度歸檔、隨時(shí)歸檔；313、歸檔手續(xù)和要求答：1）編寫(xiě)歸檔文件簡(jiǎn)要說(shuō)明，一般包括：項(xiàng)目名稱(chēng)和代號(hào)、項(xiàng)目的任務(wù)來(lái)源和工作依據(jù)、主要任務(wù)和實(shí)施過(guò)程；項(xiàng)目的科技水平、質(zhì)量評(píng)價(jià)和技術(shù)經(jīng)濟(jì)效益；科技文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；項(xiàng)目主持人和參加人姓名和分工；歸檔文件整理任何說(shuō)明說(shuō)撰寫(xiě)人姓名、日期等；2）填寫(xiě)歸檔文件移交清單。移交清單。是科技文件歸檔和接收的憑證。由檔案部門(mén)設(shè)計(jì)，移交單位填制一式兩份，歸檔時(shí)交接雙方按清單交點(diǎn)清楚，雙方簽字，各留一份，以備查考；三、科技檔案管理（一）科技檔案工作的內(nèi)容1、科技檔案工作的內(nèi)容答：1）科技檔案業(yè)務(wù)管理，又稱(chēng)科技檔案微觀(guān)管理，是以科技檔案為對(duì)象的科技檔案管理工作做；2）科技檔案事業(yè)管理，十一科技檔案的宏觀(guān)管理為內(nèi)容的科技檔案管理工作，因止匕，也稱(chēng)為科技檔案的宏觀(guān)管理；2、科技檔案工作的性質(zhì)答：1）科技檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作；2）科技檔案工作是科技管理工作的組成部分；3）科技檔案工作是為科技、生產(chǎn)活動(dòng)服務(wù)的工作；3、科技檔案業(yè)務(wù)管理的基本內(nèi)容答：科技檔案的收集、整理、鑒定、保管；（非標(biāo)準(zhǔn)答案）（二）科技檔案收集工作1、科技檔案收集工作的形式與途徑答：1）接收，基層科技檔案部門(mén)和科技專(zhuān)業(yè)檔案館，按照規(guī)章制度無(wú)償?shù)亟邮找平粴w檔的科技文件或移交報(bào)送的科技檔案；322）征集，是科技檔案部門(mén)經(jīng)過(guò)協(xié)商或接收委托，向不同所有制單位或個(gè)人收集科技檔案的一種方式；3）征購(gòu)或購(gòu)買(mǎi)，是科技檔案部門(mén)根據(jù)需要，向不同經(jīng)濟(jì)核算單位和不同所有制單位計(jì)價(jià)收購(gòu)科技檔案的方式，征購(gòu)，一般是指科技檔案售讓方履行義務(wù)向科技檔案部門(mén)出售科技檔案而形成一種價(jià)購(gòu)方式；購(gòu)買(mǎi)，則是指科技檔案售讓方無(wú)出售義務(wù)，科技檔案部門(mén)完全通過(guò)平等協(xié)商，從科技檔案所有者手中購(gòu)買(mǎi)所需科技檔案的方式；4）代存，是科技檔案部門(mén)接受委托，將委托管理的科技檔案檔案暫時(shí)保存在科技檔案部門(mén)。這些科技檔案的所有權(quán)仍屬委托單位；5）實(shí)測(cè)補(bǔ)制，這是科技檔案補(bǔ)充收集的一種特殊方式，即通過(guò)對(duì)科技檔案反映的物質(zhì)進(jìn)行實(shí)際測(cè)量，重新繪制出相應(yīng)的科技文件，以彌補(bǔ)科技檔案的嚴(yán)重短缺;2、科技檔案收集工作的要求答：堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理、豐富與優(yōu)化庫(kù)藏并重、保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確、遵循科技生產(chǎn)活動(dòng)規(guī)律；3、基層科技檔案部門(mén)的收集渠道答：接收、補(bǔ)收、征集、征購(gòu)、代存；4、科技專(zhuān)業(yè)檔案館的接收制度答：1）科技檔案實(shí)行無(wú)償進(jìn)館制；2）科技檔案實(shí)行相關(guān)單位主送制；3）科技檔案實(shí)行補(bǔ)送制；（三）科技檔案整理工作1、科技檔案整理工作的內(nèi)容答：由檔案部門(mén)對(duì)收集來(lái)的科技檔案，按其形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、系統(tǒng)排列及編目的工作。這項(xiàng)工作包括系統(tǒng)整理和科學(xué)編目?jī)刹糠?，系統(tǒng)整理包括對(duì)案卷的33分類(lèi)和排列，以真實(shí)反映科技、生產(chǎn)活動(dòng)的歷史面貌，保持其有機(jī)聯(lián)系?？茖W(xué)編目包括編檔號(hào)和編目錄，用以固定案卷分類(lèi)、排列的整理成果，解釋各類(lèi)案卷的內(nèi)容和構(gòu)成。2、科技檔案分類(lèi)的原則答：遵循科技檔案的形成自然形成規(guī)律，保持科技檔案材料的有機(jī)聯(lián)系，為科技檔案的利用提供方便條件；3、科技檔案號(hào)的編制答：1）科技檔案號(hào)的結(jié)構(gòu)模式：分類(lèi)是科技檔案號(hào)的結(jié)構(gòu)模式，主要有單純號(hào)碼制和混合號(hào)碼制；積累式科技檔案號(hào)的結(jié)構(gòu)模式，只采用單純號(hào)碼制；2）科技檔案號(hào)的要求：檔案號(hào)的結(jié)構(gòu)要清楚、代字的含義要明確、檔案號(hào)的位置要醒目；3）科技檔案號(hào)的程序：涉及科技檔案號(hào)、編制科技檔案代字表、納入輔助號(hào)；（四）科技檔案鑒定工作1、科技檔案鑒定工作的內(nèi)容答：依據(jù)一定的原則和準(zhǔn)則，科學(xué)地判定科技檔案歷史與現(xiàn)實(shí)價(jià)值，確定其保管期限；通過(guò)價(jià)值核查和質(zhì)量檢查，對(duì)失去保存價(jià)值，或者內(nèi)容失真和不完整的科技檔案，按照規(guī)定的手續(xù)進(jìn)行處理的科技檔案業(yè)務(wù)管理活動(dòng)；2、科技檔案鑒定的原則答：全面與辨證分析的原則、技術(shù)原則、功能原則、典型原則、高齡原則。上述原則，是相互密切聯(lián)系的整體，但是它們的地位和作用是不同的。全面與辨證分析的原則是一條重要的思想方法原則，它主要體現(xiàn)和貫穿于鑒定工作的全過(guò)程，并且體現(xiàn)在其他幾項(xiàng)原則的貫徹運(yùn)用中，因此，它是科技檔案價(jià)值鑒定工作的基礎(chǔ)和前提。技術(shù)原則、功能原則、典型原則和高齡原則，是鑒定工作的技術(shù)原則，是輔助地位。3、科技檔案價(jià)值鑒定的方法答：1）通過(guò)科技檔案同有關(guān)目錄之間的核對(duì)進(jìn)行鑒別；342）通過(guò)科技檔案材料之間的核對(duì)進(jìn)行鑒別；3）通過(guò)科技檔案內(nèi)容與科技對(duì)象之間的核對(duì)進(jìn)行鑒別；（五）科技檔案的保管1、科技檔案保管工作的內(nèi)容與要求答：1）底圖的保管方法底圖是具有復(fù)制工具的一類(lèi)圖紙，因此底圖保管的要求是嚴(yán)禁折疊存放，目前底圖一般采用平放和卷放兩種保管方法；平放法：就是將底圖按套或按保管單位，展開(kāi)后平放在底圖柜的抽屜中。這種方法能保證底圖平整，使其不易折損，有利于保護(hù)底圖，取放和查找也很方便，是目前公認(rèn)的最好的存放方法，缺點(diǎn)是占用柜架多。適合存放A1?A4幅面底圖；卷放法：將底圖按套或按保管單位卷起來(lái)，裝入特制的金屬筒里，然后分別存入專(zhuān)用底圖柜的小格子里，這種方法也能保證底圖平整、無(wú)折痕，同時(shí)占用柜架也少。缺點(diǎn)是取放、查找和曬圖不方便。此法適合存放大于A(yíng)1幅面的底圖；2）藍(lán)圖及復(fù)印圖的保管方法藍(lán)圖及其它復(fù)印圖以“手風(fēng)琴”式折疊成A4幅面大小，圖樣標(biāo)題露在右下角以便查閱。折疊后，裝入牛皮紙板雙裱壓制的卷盒或卷皮中保存。其中圖樣文件一般采用散裝的形式，而文字材料一般采取裝訂的形式；2、科技檔案保管制度答：1）科技檔案庫(kù)房管理制度的內(nèi)容：保管人員崗位責(zé)任制、庫(kù)房管理的分工、庫(kù)房紀(jì)律；2）科技檔案保密制度：關(guān)于科技檔案的保密范圍和機(jī)密等級(jí)、關(guān)于密級(jí)的調(diào)整、關(guān)于保密檔案的管理與使用；3）檢查制度；35（六）科技檔案的開(kāi)發(fā)利用1、科技檔案開(kāi)發(fā)利用工作的基本內(nèi)容答：指采用多種有效的方式，直接提供科技檔案及其信息加工材料，及時(shí)準(zhǔn)確地滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)科技檔案信息的利用需求；科技檔案檢索工具的種類(lèi)根據(jù)載體形式分類(lèi)：書(shū)本式、卡片式、微縮式、機(jī)讀式；根據(jù)編制方法分類(lèi)：目錄、索引、指南；根據(jù)功能分類(lèi)：檢查性、館藏性、報(bào)道性；科技檔案編研的含義與編研成品的基本類(lèi)型含義：科學(xué)技術(shù)檔案編研，按照一定題目，對(duì)科學(xué)技術(shù)檔案信息在分析研究基礎(chǔ)上，進(jìn)行編排，匯輯成各種編研成品，為科研、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)和社會(huì)提供服務(wù)的工作。類(lèi)型：1）文件選編或匯編，主要采用選錄方法進(jìn)行文字加工；2）簡(jiǎn)介、文摘、手冊(cè)，一般采用摘編方法進(jìn)行文字加工；3）專(zhuān)題著述、科技史、科技年鑒，采用著述方法進(jìn)行文字加工；4、科技檔案提供服務(wù)的方式答：閱覽、出借、復(fù)制供應(yīng)、信息交流、咨詢(xún)服務(wù)；第四部分檔案的保管與保護(hù)基本要求：了解：檔案保管工作的內(nèi)容和任務(wù)，常見(jiàn)檔案的保護(hù)要求熟悉：檔案庫(kù)房九防措施、檔案庫(kù)房滅菌與殺蟲(chóng)的方法掌握：檔案庫(kù)房的管理，檔案庫(kù)房的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)，檔案庫(kù)房溫濕度的調(diào)節(jié)與控制一、檔案保管工作的內(nèi)容和任務(wù)答：答：2、1）2）3）3、36答:內(nèi)容：1）檔案的入庫(kù)存放；2）檔案的庫(kù)房管理；3）檔案在利用過(guò)程中的保護(hù)；4）檔案的安全防護(hù)和應(yīng)急管理；任務(wù)：維護(hù)檔案的完整與安全，捍衛(wèi)檔案的真實(shí)性。二、檔案庫(kù)房的管理（一）編號(hào)與排架答：裝具編號(hào)一般以房間為單位進(jìn)行，每一單元內(nèi)的裝具按從左至右、自上而下依次編列（排）號(hào)、柜架號(hào)、層格號(hào)，其號(hào)碼一般采用阿拉伯?dāng)?shù)字；不同規(guī)格、不同樣式的檔案柜、架、箱應(yīng)該分開(kāi)排列，盡量做到整齊一致。檔案柜、架、箱的排列應(yīng)注意充分利用空間，同時(shí)也要便于檔案的搬運(yùn)和取放，不能太松或太緊。裝具不能緊貼墻壁排放，一般與墻壁保持不小于10CM的距離；列與列之間不小于60CM的距離；每一列的走向英語(yǔ)窗戶(hù)所在的墻壁垂直；每一列裝具應(yīng)排列整齊；（二）檔案的存放和排列答：檔案存放方式可以采用豎放與平放兩種。豎放是目前采用最多、最普遍的一種方式，其優(yōu)點(diǎn)是便于存放和提供利用。平放，不利于檔案的取放，但對(duì)保護(hù)檔案有利，特別適合保管珍貴檔案和不宜豎放的檔案。檔案排列方法一般按全宗進(jìn)行排列，排列的方法有兩種：一種是按全宗順序號(hào)排列，對(duì)全宗和全宗實(shí)體的安排比較方便；二是全宗分類(lèi)排列法，對(duì)全宗的系統(tǒng)管理和全宗信息的控制較為有利。37特殊載體檔案，可根據(jù)載體材料的不同，將紙質(zhì)檔案和其他特殊載體的檔案（如照片、磁盤(pán)、光盤(pán)等）分庫(kù)存放、排列或排架。但應(yīng)在全宗指南、案卷目錄說(shuō)明中有所交代，并在全宗末尾防止參見(jiàn)卡片，指明存放地點(diǎn)，以保持全宗應(yīng)有的聯(lián)系。在同一載體內(nèi)，通常按全宗排架，即一個(gè)全宗內(nèi)的檔案集中在一起存放、排列，按檔案順序號(hào)排放。（三）檔案的安全檢查答：建立安全檢查制度，加強(qiáng)對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，主要內(nèi)容包括檔案保管狀況、庫(kù)房管理狀況、保密工作情況；三、常見(jiàn)檔案的保護(hù)要求（非標(biāo)）（一）紙質(zhì)檔案的保護(hù)要求（二）膠片檔案的保護(hù)要求答：檔案局1987年《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》，保存一般膠片適宜溫度為14-24℃，相對(duì)濕度為45%-60%，保存母片適宜溫度13-15℃，相對(duì)濕度為35-45%；（三）磁性載體檔案的保護(hù)要求答：錄音錄像檔案庫(kù)內(nèi)溫度保持在15-25℃，相對(duì)濕度保持在45-60為宜，遠(yuǎn)離磁場(chǎng)以及有害氣體場(chǎng)所，保持清潔，防抹，定期檢查，長(zhǎng)期保存的磁帶應(yīng)每隔6-12個(gè)月重繞一遍，5-10年定期轉(zhuǎn)錄；（四）光盤(pán)檔案的保護(hù)要求答：1）減少使用，延長(zhǎng)光盤(pán)壽命；2）防止空氣污染物，光盤(pán)保存要注意遠(yuǎn)離氟化氫、氯化氫氣體，海鹽微粒等物質(zhì)使用，必要時(shí)采取空氣過(guò)濾措施；383）光盤(pán)保存比較適宜的溫度范圍是14℃-24℃,相對(duì)濕度范圍是45-60%；4）保持信息讀取面的清潔，拿取光盤(pán)時(shí)只接觸光盤(pán)的內(nèi)外沿，不能接觸關(guān)盤(pán)的數(shù)據(jù)區(qū)，使用完畢后應(yīng)將光盤(pán)立即放回盤(pán)盒中，避免灰塵、異物的污染；5）防止標(biāo)記面的機(jī)械損傷，禁止在標(biāo)記面上書(shū)寫(xiě)、劃傷；四、檔案保護(hù)環(huán)境（一）檔案庫(kù)房九防措施：答：防潮（水）、防高溫、防光、防塵、防有害生物、防有害氣體、防盜、防火、防震;（二）檔案庫(kù)房的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)、溫濕度的調(diào)節(jié)與控制答：1）標(biāo)準(zhǔn)，溫度14℃-24℃，濕度45%-60%；2）調(diào)節(jié)與控制：在庫(kù)房?jī)?nèi)配置精確、可靠的溫濕度測(cè)量?jī)x，隨時(shí)測(cè)量并記錄庫(kù)房溫度的具體指標(biāo)；采取措施對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行調(diào)控，如采用庫(kù)房密閉方法隔絕庫(kù)房?jī)?nèi)外溫濕度的交流，在庫(kù)房?jī)?nèi)安裝空調(diào)或恒溫、恒濕設(shè)備。（三）檔案庫(kù)房滅菌與殺蟲(chóng)的方法答：1）滅菌物理滅菌法：微波滅菌、冰凍真空干燥滅菌；化學(xué)熏蒸滅菌法2）殺蟲(chóng)物理殺蟲(chóng)法：高溫殺蟲(chóng)法、低溫殺蟲(chóng)法、輻射殺蟲(chóng)法和氣調(diào)殺蟲(chóng)（缺氧殺蟲(chóng)）；化學(xué)殺蟲(chóng)法：熏蒸劑、接觸劑、胃毒劑；第五部分電子文件和數(shù)字檔案信息管理基本要求：了解：電子文件的概念和種類(lèi)、電子文件管理系統(tǒng)和電子文件中心、電子文件備份、電子文件管理的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和制度、數(shù)字檔案館的含義、數(shù)字檔案館的主要特點(diǎn)、檔案數(shù)字化的含義、檔案數(shù)字化的內(nèi)容與原則、檔案網(wǎng)站的含義與功能、檔案網(wǎng)站的主要功能39熟悉：電子文件的特點(diǎn)、電子文件的管理原則、電子文件元數(shù)據(jù)、數(shù)字檔案館與現(xiàn)行實(shí)體檔案館之間的關(guān)系、數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范掌握：電子文件的管理模式、電子文件鑒定與歸檔、電子文件的銷(xiāo)毀、電子文件安全保管、檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范一、電子文件概述（一）電子文件和電子檔案的概念答：電子文件時(shí)在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件；（二）電子文件的種類(lèi)答：文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體連接文件、程序文件（命令文件）、數(shù)據(jù)文件；（三）電子文件的特點(diǎn)答：信息與載體的可分離性、信息形態(tài)的數(shù)字化與非人工識(shí)讀性、數(shù)字信息的不穩(wěn)定性、信息的可操作性、信息的流動(dòng)性、對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性、信息存貯的高密度性、載體形式和信息技術(shù)的變更性、多種信息媒體的集成性、對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴(lài)性；二、電子文件管理概述（一）電子文件的管理原則答：1）全程管理原則，即對(duì)文件從產(chǎn)生到永久保存或銷(xiāo)毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理。2）前端控制原則，即將管理工作前移，對(duì)電子文件的形成和現(xiàn)實(shí)使用階段實(shí)行有效控制，這是實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理的重要保障。3）真實(shí)性保障原則，指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過(guò)傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)保持一致；404）完整性保障原則，作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全；每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒(méi)有缺損；5）可讀性保障原則（二）電子文件的管理模式1、機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理模式答：實(shí)行文件、檔案一體化管理；2、檔案館電子文件的管理模式答：1）集中式保管：指立檔單位對(duì)已經(jīng)失去現(xiàn)行效用而具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的歸檔電子文件移交給檔案館集中保管；2）分布式保管：指電子文件始終由形成單位自己負(fù)責(zé)保管，不向檔案館移交，檔案館對(duì)其管理具有監(jiān)督、指導(dǎo)和控制權(quán)限；（三）電子文件管理元數(shù)據(jù)答：由電子文件系統(tǒng)自動(dòng)記錄的關(guān)于文件形成時(shí)間、地點(diǎn)、人員、活動(dòng)、文件系統(tǒng)、結(jié)構(gòu)及內(nèi)容等方面的具體數(shù)據(jù)；三、電子文件鑒定與歸檔（一）電子文件鑒定答：1）類(lèi)型全面集中鑒定：由各方工作人員組成鑒定小組，對(duì)需要?dú)w檔的文件或保管期限滿(mǎn)的檔案進(jìn)行全面鑒定；單項(xiàng)隨時(shí)鑒定：相關(guān)管理人員出于某種特定的原因，對(duì)文件的某種狀體進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查分析，以確定是否采取相應(yīng)措施；2）方法41內(nèi)容鑒定法：通過(guò)審閱文件的呢絨判定其價(jià)值，要求全面審閱和分析文件的正文，以及題名、名稱(chēng)等形式特征，從文件反映的內(nèi)容信息判斷其價(jià)值；職能鑒定法：按照立檔單位在政府機(jī)關(guān)體系中的地位和各項(xiàng)職能的重要性來(lái)確定檔案的價(jià)值；3）內(nèi)容＞電子文件的鑒別＞電子文件的內(nèi)容鑒定＞電子文件的技術(shù)鑒定＞電子文件的處置＞電子文件鑒定的全稱(chēng)監(jiān)控（二）電子文件歸檔答：將應(yīng)歸檔的經(jīng)過(guò)整理的電子文件，確定檔案屬性后，從計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)的存儲(chǔ)器上拷貝或刻錄到可移動(dòng)的磁、光介質(zhì)上，一遍長(zhǎng)期保存的工作過(guò)程；歸檔方式：物理歸檔、邏輯歸檔、“雙套制”歸檔；四、電子文件備份與安全保管（一）電子文件的備份答：1）常規(guī)備份將電子當(dāng)男信息備份成一個(gè)備份文件放在安全的存儲(chǔ)空間中，長(zhǎng)用方法：雙擊熱備、磁盤(pán)鏡像或容錯(cuò)、備份磁帶異地存放等；2）容災(zāi)備份在相隔較遠(yuǎn)的兩地，，建立兩套或多套功能電子檔案?jìng)浞菸募唬ǘ╇娮?/p>