淺談會計原始憑證電子化在國網(wǎng)公司的實踐淺談會計原始憑證電子化在國網(wǎng)公司的實踐

一、發(fā)展會計原始憑證電子化工作的背景和意義

隨著我國三十多年的經(jīng)濟建設(shè)，成就了一大批跨國家、跨地區(qū)、跨行業(yè)的綜合性集團化企業(yè)。這些企業(yè)內(nèi)部錯綜復(fù)雜的業(yè)務(wù)線條、經(jīng)營模式、流程應(yīng)用、考核方式，逼迫企業(yè)管理者必須通過各種信息化伎倆提高信息傳遞的質(zhì)量和效率，克服地理空間的限制，提高集約化管理水平。

目前相關(guān)政策對會計原始憑證的嚴(yán)謹性要求與現(xiàn)有法律性標(biāo)準(zhǔn)制約了企業(yè)將會計原始憑證電子化的進程，而很多企業(yè)在原始憑證或文檔電子化方面的開展，事實上當(dāng)先了一步，這就導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門需要將已電子化的文檔再轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件送交財務(wù)部門這種低效高碳工作依舊存在。另外，大量紙質(zhì)原始憑證的存在不僅消耗了大量的紙質(zhì)資源，在其保管上也占用了大量的人力、物力和財力。因此隨著信息化和財務(wù)觀念的進一步開展，取代紙質(zhì)的電子化文件已經(jīng)成為一個必然的趨勢。

近幾年來，國家電網(wǎng)公司信息化進程大步前進，已根本實現(xiàn)了ERP系統(tǒng)全網(wǎng)覆蓋，企業(yè)管理水平和資產(chǎn)運營效率得到明顯提升，然而，會計原始憑證卻一直游離于國網(wǎng)信息化的大潮之外，根本上沒有脫離紙質(zhì)的載體，即使存在局部已經(jīng)“電子化〞的原始憑證，其會計處理方式與手工會計處理也沒有明顯區(qū)別，會計人員依然將收到的電子原始憑證打印下來再以傳統(tǒng)方式進行處理：簽字，蓋章，保留，再編制記賬憑證，最后錄入會計信息系統(tǒng)。如能推進將會計原始憑證電子化的工作，那么不僅使會計人員的工作量得到較大改善，同時也可有效減少手工記錄和計算錯誤的發(fā)生概率。

二、國網(wǎng)公司發(fā)展原始憑證電子化工作的必要性分析

在前述背景下，國網(wǎng)公司財務(wù)資產(chǎn)部積極思變，組織調(diào)研了各網(wǎng)省公司財務(wù)部門在會計原始憑證處理上所存在的各類難點和不便之處，總結(jié)下來，各網(wǎng)省財務(wù)部門至少存在下列幾個“痛點〞：

〔一〕檔案查閱不便

會計憑證、賬簿打印造成紙張浪費、耗時且利用率不高，查閱時極不方便，先進的ERP系統(tǒng)擁有多維度的查詢、搜索、調(diào)閱功能，如果能對打印歸檔后的原始憑證實時進行電子化查閱，那么完全可以取代現(xiàn)行的翻賬本查憑證的落前方式。

〔二〕審批工作繁重，需線上線下兩遍審批

國網(wǎng)大多數(shù)單位根本上都已使用了員工報銷系統(tǒng)，但由于審批過程不能脫離紙質(zhì)文檔，造成線下紙質(zhì)走一遍審批簽字，線上再走一遍電子審批，不僅造成工作效率低下，也造成大量紙質(zhì)資源的浪費。

〔三〕局部政策難以落實

國網(wǎng)公司總部前后歷時兩年完成的?國網(wǎng)原始憑證管理方法》，下發(fā)之后應(yīng)用情況不顯著，因為不足平安有效的電子化伎倆和工具，政策的執(zhí)行情況并不樂觀。

〔四〕不能滿足財務(wù)集約化管理需要

隨著經(jīng)濟市場對監(jiān)管要求的不斷提升，財務(wù)集約化已經(jīng)成為了大型財務(wù)企業(yè)管理的開展趨勢，然而在實現(xiàn)財務(wù)集約化的過程中電子化結(jié)算那么是條必經(jīng)之路。資金的集中管理意味著資金要由傳統(tǒng)的分散形式向集中形式轉(zhuǎn)變、被動報告向主動審批轉(zhuǎn)變、事后跟蹤向事前預(yù)算轉(zhuǎn)變。

因此，根據(jù)國家電網(wǎng)公司“三集五大〞的工作目標(biāo)及財務(wù)信息化建設(shè)要求，為進一步加強信息化對會計根底工作及深化財務(wù)管理工作的撐持作用，同時積極響應(yīng)國家財政部號召，國家電網(wǎng)公司提出了“應(yīng)用原始憑證電子化數(shù)據(jù)中心影像信息存儲功能，通過掃描等方式將原始憑證納入信息存儲系統(tǒng)，實施電子化管理〞的工作思路，積極推進原始憑證電子化管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，以逐步實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化操作、無紙化辦公，自動化處理，智能化分析等先進的財務(wù)管理模式，全面提高根底會計工作及財務(wù)管理工作的效率與效能。

三、國網(wǎng)福建公司實現(xiàn)原始憑證電子化的的探索與實踐

原始憑證電子化絕不可能一蹴而就，一方面受政策、法律、用戶接受觀念的影響，如我國經(jīng)濟開展不平衡，落后地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)、電腦、影像采集設(shè)備應(yīng)用根底單薄，企業(yè)管理者與財務(wù)用戶一時無法接受脫離紙質(zhì)的業(yè)務(wù)操作，審計法并未明確規(guī)定何種原始憑證可電子化，何種必須保存紙質(zhì)文檔；另一方面受市場與技術(shù)成熟度的制約，如發(fā)票、合同等外部資料仍不能脫離紙質(zhì)，影像辨認技術(shù)不能到達100%辨認準(zhǔn)確率等。

國網(wǎng)福建公司自2022年8月起，結(jié)合本單位業(yè)務(wù)管理特點其他行業(yè)實踐經(jīng)驗，成立專項工作組，選擇福建送變電公司及漳州、寧德地區(qū)供電單位為原始憑證電子化工作的試點，全面推進落實國網(wǎng)公司原始憑證電子化管理工作要求。

經(jīng)過兩個月業(yè)務(wù)梳理和計劃設(shè)計上的論證，國網(wǎng)福建公司在參考了行業(yè)內(nèi)外多家公司的解決計劃，結(jié)合公司內(nèi)各部門的調(diào)研結(jié)果，最終形成了適合自身信息化建設(shè)情況的一套工作思路和系統(tǒng)邏輯架構(gòu)的設(shè)計〔見圖1〕。對系統(tǒng)架構(gòu)的思考和業(yè)務(wù)計劃的設(shè)計是國網(wǎng)福建能否成功推進原始憑證電子化工作的關(guān)鍵，尤其在下列幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，國網(wǎng)福建都進行了周密的考慮和細致的研究：

〔一〕憑證電子化采集的實現(xiàn)

通過采集原始憑證的影像信息，形成電子化文件，是操作最為便捷的解決計劃之一。為了實現(xiàn)憑證影像從采集到流轉(zhuǎn)、審批、入賬等各環(huán)節(jié)的管理應(yīng)用，國網(wǎng)福建公司自主研發(fā)出原始憑證影像智能管理模塊，通過靈活運用原始憑證采集、業(yè)務(wù)全流程管理、實時查詢等功能，并結(jié)合系統(tǒng)邏輯，打造以業(yè)務(wù)系統(tǒng)為核心并逐步與集成系統(tǒng)結(jié)合的全過程業(yè)務(wù)管理平臺，形成“流程優(yōu)化、規(guī)范統(tǒng)一、記錄標(biāo)準(zhǔn)、易用靈活、過程受控、永久追溯〞的原始憑證電子化管理體系。

經(jīng)過對前期調(diào)研結(jié)果的分析，認為目前存在著原始憑證不齊全、采用原始憑證復(fù)印件記賬、收款人身份不清晰、備用金管理混亂等現(xiàn)象，而自主研發(fā)的影像智能管理模塊可以持原始憑證獲取時在線對業(yè)務(wù)人員進行正確引導(dǎo)并加以控制；而且還可以通過與財務(wù)核算系統(tǒng)集成，實現(xiàn)財務(wù)對原始憑證的實時查看、統(tǒng)計分析。另外，上級單位有借助原始憑證電子化伎倆實時掌握其下屬單位財務(wù)信息的需求，也可以利用影像智能模塊通過管理杠桿降低權(quán)責(zé)范圍內(nèi)的財務(wù)風(fēng)險?！踩鐖D1〕〔二〕業(yè)務(wù)系統(tǒng)異構(gòu)問題

福建公司在歷年持續(xù)不斷的信息化建設(shè)過程中，形成了多個承當(dāng)不同主要功能的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，原始憑證電子化要落地，就先要打消各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)冗余現(xiàn)象和對數(shù)據(jù)做重復(fù)處理的問題，提高各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的的數(shù)據(jù)傳輸能力和數(shù)據(jù)共享能力。然而，由于各個專業(yè)子系統(tǒng)本身業(yè)務(wù)特性、系統(tǒng)構(gòu)建時間不統(tǒng)一等因素，“異構(gòu)系統(tǒng)〞現(xiàn)象一直存在且難以在短期內(nèi)打消，福建公司在解決該項困難時的思路是：集成并非是要毀滅“異構(gòu)系統(tǒng)〞，而是要在成認“異構(gòu)系統(tǒng)〞的根底上，通過增加數(shù)據(jù)接口和必要優(yōu)化，構(gòu)建企業(yè)級的信息交換平臺。事實證明，福建公司的思路是平安和有效的，在其他網(wǎng)省公司處理同類問題時有很高的推廣價值。

〔三〕電子化憑證的審核環(huán)節(jié)

電子化的原始憑證是會計處理的數(shù)據(jù)源，其確認、審核環(huán)節(jié)的設(shè)計十分重要。原始憑證電子化以后，財務(wù)人員審核一份企業(yè)交易的電子化數(shù)據(jù)時，辨識難度會增加，不再僅僅是按照傳統(tǒng)會計方式去調(diào)閱紙質(zhì)證件，還要有業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人、簽約人等人員的電子簽字來保證有關(guān)責(zé)任人對記錄的完整性負責(zé)，同時還要考慮到電子原始數(shù)據(jù)生成確實認，數(shù)據(jù)存儲的管理控制以及傳遞過程和辦法的可靠性。所以，電子憑證的應(yīng)用特點對憑證的可信性確實提出了較高的要求，則，如何保證電子簽字的有效性呢？解決電子簽名有效性的通常做法是采用電子加密碼簽名，福建公司上率先實現(xiàn)了這一功能設(shè)計，以確保進入電子化時代的憑證也能經(jīng)得起檢驗。

〔四〕原始憑證電子化的會計處理環(huán)節(jié)

從取得原始憑證到電子化的原始憑證成為會計信息進入財務(wù)系統(tǒng)，要經(jīng)過“影像與業(yè)務(wù)信息掛接―審核―記賬〞的過程。其業(yè)務(wù)流程是：前端業(yè)務(wù)人員按照原始憑證管理方法的要求獲取相應(yīng)的紙質(zhì)或電子的原始憑證，并采集原始憑證影像，按要求錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)與業(yè)務(wù)信息的掛接。伴隨著業(yè)務(wù)流程的流轉(zhuǎn)，原始憑證的影像作為各個審核崗對業(yè)務(wù)審核的依據(jù)，同時也是審核崗審核的重要內(nèi)容。經(jīng)過審核的原始憑證影像作為會計記賬的重要依據(jù)，且系統(tǒng)支持多種維度下對原始憑證影像的實時查詢及統(tǒng)計分析。

原始憑證實現(xiàn)電子化管理預(yù)期功效讓試點單位業(yè)務(wù)人員在第一時間便有了直觀體會。不僅促進了人、財、物、生產(chǎn)等各個環(huán)節(jié)的協(xié)同，更完善了企業(yè)內(nèi)部控制，同時加強了各業(yè)務(wù)部門之間的信息溝通，實現(xiàn)信息共享程度再上一個臺階。以供電所日常報銷流程為例，以前跨單筆費用自發(fā)起至完成支付耗時僅需約25分鐘，有效克服地理空間隔離、紙質(zhì)傳遞、見單操作所帶來的業(yè)務(wù)處理滯后性。

總結(jié)國網(wǎng)福建公司原始憑證電子化試點工作，主要在下列幾方面表現(xiàn)出較為顯著的功效：

1、強化業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行

通過集成方式實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程事前控制，將?國家電網(wǎng)公司原始憑證管理方法》植入影像管理模塊，并嵌入前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門按標(biāo)準(zhǔn)提交憑證、辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)，提升會計根底工作質(zhì)量，加強總部及各網(wǎng)省公司對各級業(yè)務(wù)、財務(wù)部門的集中管控能力。

國網(wǎng)財務(wù)原始憑證種類多，對各方面標(biāo)準(zhǔn)化程度要求較高，集中管控能力受到獲取合規(guī)性、管理滯后性兩個方面的因素制約。獲取合規(guī)性，財務(wù)原始憑證的標(biāo)準(zhǔn)化水平是非財務(wù)人員難以全面有效掌握的，前端業(yè)務(wù)人員獲取原始憑證時難以保證完全合乎國網(wǎng)相關(guān)財務(wù)規(guī)定。管理滯后性，絕大局部原始憑證由前端業(yè)務(wù)部門獲取，財務(wù)人員在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后對其進行歸集復(fù)核，原始憑證在業(yè)務(wù)財務(wù)部門之間反復(fù)傳遞和溝通，加大財務(wù)管控難度，降低工作效率。

2、整合業(yè)務(wù)財務(wù)流程

國網(wǎng)絕大局部單位存在紙質(zhì)審批與電子審批同步進行的情況，原始憑證電子化可以促進企業(yè)調(diào)整審批流程，提高審批效率。如，合同是財務(wù)重要原始憑證，以往需業(yè)務(wù)部門提供蓋章紙質(zhì)合同、甚至合同匯簽材料做為入賬依據(jù)，建立財務(wù)原始憑證影像管理模塊，實施原始憑證電子化可以有效解決這兩個方面的制約因素。首先，業(yè)務(wù)人員將外來紙質(zhì)原始憑證的影像文件上傳入影像管理系統(tǒng)，影像文件在業(yè)務(wù)財務(wù)操作流程中實現(xiàn)審核過程中的在線查看，節(jié)省紙質(zhì)憑證的傳遞時間，提高財務(wù)部門及相關(guān)崗位審核效率，降低財務(wù)風(fēng)險，保證資金平安。如：財務(wù)人員查詢記賬憑證時直接穿透查詢影像化原始憑證，領(lǐng)導(dǎo)在線審批費用報銷和資金支付時，可在線查看發(fā)票、合同等原件的影像信息。其次，隨著信息技術(shù)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)度的深化，逐步將原始憑證的標(biāo)準(zhǔn)要求深入固化在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，實現(xiàn)對原始憑證的內(nèi)容、格式、種類、數(shù)量及操作流程等方面的合規(guī)性進行實時自動監(jiān)控。相關(guān)業(yè)務(wù)人員在原始憑證采集時，通過信息系統(tǒng)中預(yù)設(shè)的原始憑證的標(biāo)準(zhǔn)要求對合規(guī)性進行初次判斷，通過效勞前移的方式將財務(wù)管控要求前置于業(yè)務(wù)部門，從而提高標(biāo)準(zhǔn)化水平和財務(wù)集中管控能力。

3、別離電子/紙質(zhì)流轉(zhuǎn)

原始憑證電子化的開展將促使紙質(zhì)原始憑證與電子化影像分開流轉(zhuǎn)，撐持審批效率提高和紙質(zhì)文檔流轉(zhuǎn)平安。如圖2所示：電子影像由業(yè)務(wù)發(fā)起人采集，在業(yè)務(wù)部門確認影像與紙質(zhì)一致性后開始別離流轉(zhuǎn)。電子影像按序走入業(yè)務(wù)審批、財務(wù)審批、財務(wù)制證、財務(wù)付款等環(huán)節(jié)，而紙質(zhì)原始憑證在確認一致性后直接流轉(zhuǎn)到制證或付款環(huán)節(jié)歸檔。

4、轉(zhuǎn)變財務(wù)監(jiān)督職能

隨著電子化原始憑證日趨緊密的與企業(yè)核算、流程審批、合同管理等系統(tǒng)集成，不斷推動業(yè)務(wù)前端部門觸發(fā)自動生成會計憑證，既提高會計憑證準(zhǔn)確性與精細化程度，又使財務(wù)人員從低效率的根底工作中別離出來，有更多精力運用信息系統(tǒng)行使監(jiān)督權(quán)力，從而促