7/7采購管理制度為規(guī)范采購行為,加強對采購活動的管理與監(jiān)督,保障采購質(zhì)量和采購物料及時供給,達到合理降低公司采購成本,提高產(chǎn)品價格競爭力的目的,特制定本制度.適用范圍本公司各級單位和部門使用公司資金購買各種物料,委外加工和服務(wù)及其相關(guān)活動,均適用本制度.采購作業(yè)相關(guān)職責(zé)生產(chǎn)部職責(zé):負責(zé)生產(chǎn)性物料的請購,檢驗和簽收.資材部職責(zé):負責(zé)辦公用品的請購與簽收；負責(zé)資源尋找及日常用品(清潔用品,廠務(wù)設(shè)施用品等)依據(jù)權(quán)限呈核訂購,編制采購作業(yè)計劃,負責(zé)采購作業(yè)的實際操作,對帳,請款.其他部門職責(zé):負責(zé)其他非生產(chǎn)物料的自行請購和驗收.生產(chǎn)性物料請購單的開立及遞送生產(chǎn)部依生產(chǎn)需要,三個工作日前開立部門請購單,注明物料品名,規(guī)格,數(shù)量,需用日期及其注意事項等,經(jīng)請購部門主管、經(jīng)理依請購核決權(quán)限批準同意后,送采購部.需用日期相同且屬同一供應(yīng)廠商供應(yīng)的配套物料,請購部門應(yīng)以請購單附表,一單多品的方式提出請購.常用生產(chǎn)性物料由請購部門依耗用狀況,并考慮庫存情況,依計劃按月或按季開立“部門請購單”請購;需臨時請購常用生產(chǎn)性物料的,請購部門應(yīng)在“部門請購單”的注意事項欄目中注明臨時請購的原因.原則上是按周開立.緊急請購:1).條件要求:訂購時間小于正常采購作業(yè)期限,物料或產(chǎn)品的短缺將嚴重影響正常生產(chǎn)和銷售.2).范圍:一般情況下,只有經(jīng)理級以上主管認可批準的項目方可納入此范圍.3).請購部門應(yīng)在“部門請購單”的頂端空白處注明“緊急采購”字樣,并在注意事項欄目中說明緊急采購的原因,經(jīng)部門經(jīng)理批準后,以急件卷宗遞送.采購部進入緊急采購程序,以最短時間內(nèi)完成采購作業(yè)為準.4).采購部隨后跟蹤“部門請購單”.5).單價超過2000元的設(shè)備和工具,請購部門必須報公司總(副總)經(jīng)理批準.非生產(chǎn)性物料請購單的開立及遞送非生產(chǎn)性物料由使用部門開立“部門請購單”,注明物料品名,規(guī)格,數(shù)量,需用日期及其注意事項等要求,經(jīng)請購部門主管,經(jīng)理以請購核決權(quán)限批準同意后,送采購部.為盡量降低分散采購的成本與費用,通常情況下,請購部門應(yīng)根據(jù)非生產(chǎn)性物料的耗用狀況和需用周期規(guī)律,按月或按季由各部門作出月度或季度預(yù)算和計劃送資材部審核,由資材部進行集中采購.需臨時請購或超出預(yù)算和計劃的,請購部門應(yīng)在“部門請購單”的注意事項欄目中注明臨時請購的原因,經(jīng)部門主管簽字審核后送采購部,采購部將“部門請購單”和詢價結(jié)果一同上報公司,由總(副總)經(jīng)理批準后方可采購.固定資產(chǎn)請購單的開立及遞送對單件采購金額大于2000元RMB的設(shè)備和工具等非易耗品,由請購部門填寫“固定資產(chǎn)購買申請單”,注明品名,規(guī)格,數(shù)量,需用日期及購置說明等,經(jīng)請購部門主管,經(jīng)理審核同意后,送采購部.采購部根據(jù)要求進行報價,選擇三家以上的供應(yīng)商,報公司總(副總)經(jīng)理審批.委外加工單的開立及遞送設(shè)備,固定資產(chǎn)等凡需要維修,公司生產(chǎn)部無法完成或無法及時完成客戶需求的項目:各請購部門需填寫“委外加工單”,經(jīng)請購部門主管,經(jīng)理審核同意后,送采購部.采購部根據(jù)“委外加工單”上的要求,查閱協(xié)作廠商資料,記錄后報價.如現(xiàn)有協(xié)作廠商不能完成,可尋找新供應(yīng)商,進入新供應(yīng)商開發(fā)程序.采購部根據(jù)比價結(jié)果,選出最合適的協(xié)作廠商,報請公司總(副總)經(jīng)理核準后才能委外發(fā)包.采購部根據(jù)“委外加工單”要求和供應(yīng)商反饋情況跟蹤交期.如屬緊急委外的項目,進入緊急采購程序.請購單的撤消請購單的撤消由原請購部門及時通知采購?fù)Ｖ共少?在采購部確認已撤消前,原請購部門應(yīng)在原“請購單”的存根上標注“已撤消”字樣及注明撤消原因.采購部在辦完撤消后,應(yīng)在原請購單上標注“已撤消”字樣,并請申請撤消人簽名,注明日期和時間及撤消理由.原請購單已送其他部門待辦收料,驗收等手續(xù)的,由采購部通知撤消,并由待辦收料,驗收等手續(xù)的其他部門將原請購單退回采購部.原請購單無法撤消的,采購部應(yīng)盡快通知原請購部門.采購工作劃分采購部主要負責(zé)生產(chǎn)性物料、固定資產(chǎn)的采購,辦公用品的采購與簽收，負責(zé)委外加工及與采購相關(guān)作業(yè)的各項業(yè)務(wù).采購相關(guān)信息的收集與整理采購經(jīng)辦人按各自的工作分配接受請購單后,應(yīng)核對請購內(nèi)容(品名,規(guī)格,數(shù)量,需用日期等),查閱供應(yīng)商歷史資料,采購記錄及其他有關(guān)資料.采購經(jīng)辦人應(yīng)注意檢查核對請購單各欄填寫是否清楚,合理,對急件要優(yōu)先辦理,對無法按需用日期辦理的要及時通知請購部門,有撤消請購單的應(yīng)優(yōu)先辦理.供應(yīng)商的選擇常用物料供應(yīng)商的選擇:優(yōu)先選擇公司合格目錄中的供應(yīng)商.新開發(fā)物料供應(yīng)商的選擇:采購部接到生產(chǎn)部新物料開發(fā)通知形式的類似文件,優(yōu)先選擇公司合格目錄中的供應(yīng)商.通知侯選供應(yīng)商報價,從公司利益出發(fā)確定供應(yīng)商.目錄中無合適供應(yīng)商時,進入新供應(yīng)商開發(fā)程序.新供應(yīng)商開發(fā)程序:1). 如果原有供應(yīng)商不能滿足開發(fā)和生產(chǎn)要求，則需開發(fā)新供應(yīng)商。2）.采購部可通過各種途徑對符合公司開發(fā)要求的供應(yīng)商進行篩選，初步定出后選供應(yīng)商。3）.采購部應(yīng)根據(jù)樣品承認情況、供貨記錄、單價、企業(yè)相關(guān)資料等情況最終確定一家供應(yīng)商。4）.采購部根據(jù)物料技術(shù)、質(zhì)量要求及需求時間通知供應(yīng)商送樣，供應(yīng)商按要求送樣，并附相關(guān)技術(shù)資料。5）.生產(chǎn)部根據(jù)物料技術(shù)、質(zhì)量要求對首批樣品進行樣品檢驗，并出具“樣品檢驗單”，交采購部，并由采購部通知新供應(yīng)商。6）.樣品未達到公司開發(fā)技術(shù)、質(zhì)量要求的，由采購部通知新供應(yīng)商改善，并同時尋找新供應(yīng)商。7）.供應(yīng)商送樣達到公司開發(fā)技術(shù)、質(zhì)量要求的，采購部根據(jù)“樣品檢驗單”，填寫“新開發(fā)供應(yīng)商評估表”，由生產(chǎn)部、采購部及采購經(jīng)理會簽后，報總（副總）經(jīng)理批核。8）.采購部跟蹤使用部門的使用結(jié)果，合格則將該供應(yīng)商列入合格供應(yīng)商目錄，不合格的，則做好記錄，今后不在列入公司該類產(chǎn)品供應(yīng)商選擇范圍。特殊物料供應(yīng)商的選擇：由采購部和請購部門依請購、采購核決權(quán)限共同商議選擇，不一致時，由公司總（副總）經(jīng)理審核批準。請購部門直接或間接指定供應(yīng)商、品牌、材質(zhì)等造成唯一供應(yīng)商，且不符合慣例的，由公司總（副總）經(jīng)理審核批準。詢價選擇合格供應(yīng)商作為詢價對象后，采購經(jīng)辦人應(yīng)多方位調(diào)查了解市場行情、采取實地問價、電話詢價，并整理報價資料。非緊急情況下，應(yīng)提供3家以上基本符合報價要求的供應(yīng)商作為比價和議價的對象。采購經(jīng)辦人應(yīng)充分了解請購物料的品名、規(guī)格，對交貨期無法配合需用日期的，要與請購部門聯(lián)系協(xié)調(diào)，急件或需用日期近的應(yīng)優(yōu)先辦理，詢價時要向廠商詳細說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、付款條件和方法、地點和交貨日期，對同規(guī)格不同品牌的產(chǎn)品作比較，考慮是否有必要辦理售后服務(wù)及保修年限。采購量低于行規(guī)最低成交量的，采購經(jīng)辦人應(yīng)于詢價后，及時與請購部門協(xié)商是否可以按行規(guī)最低成交量進行采購。可以的，重新辦理請購手續(xù)，不可以的，采購經(jīng)辦人應(yīng)及時在請購單上說明需進行“溢價”采購的原因，由公司總（副總）經(jīng)理審核批準。比價議價采購經(jīng)辦人在了解市場行情后，研擬底價，擬訂議價方式及各種有利條件，進行議價。要注意供應(yīng)商是否能按時交貨、質(zhì)量是否有保證，是不是信譽可靠的供貨商，價格漲跌有何因素，是否有開發(fā)新廠商的必要第十三條價格上漲的審批當貨品市場價格時，采購應(yīng)要求供應(yīng)商在得到價格上漲的消息的同時通知到我公司，并記錄相關(guān)信息提報給采購主管、經(jīng)理及總（副總）經(jīng)理簽核審批。采購經(jīng)辦人要在接到漲價消息之后到市場了解情況的真?zhèn)?，如屬供?yīng)商偽造消息，則立刻進入新供應(yīng)商開發(fā)程序。貨品已在公司倉庫或已使用的物料，供應(yīng)商要求漲價不予受理。第十四條 訂單呈核采購部經(jīng)辦的采購作業(yè)，均應(yīng)依采購核決權(quán)限，呈核訂購。采購經(jīng)辦人依請購單填寫訂單，經(jīng)采購部主管、部門經(jīng)理審核簽發(fā)。采購經(jīng)辦人應(yīng)在呈核的訂購單上詳細注明與廠商議定的買價條件，不能按期交貨的應(yīng)事先征求請購部門同意。請購部門有特殊要求且明顯不符合慣例的，采購經(jīng)辦人應(yīng)聯(lián)絡(luò)請購部門述明原因，由公司總（副總）經(jīng)理審核批準。第十五條 標準和要求變更請購單和訂購單上品種、供應(yīng)商、規(guī)格、數(shù)量、材質(zhì)等的變動和增減，均屬“標準和要求變更”的范疇。采購經(jīng)辦人應(yīng)嚴格按照請購單和訂單所述標準和要求進行采購作業(yè)。不得擅自變更請購單和訂購單所述的標準和要求。遇無合適供應(yīng)商或無合適的物料等情況，確需變更請購單和訂購單所述物料的標準和要求的，采購經(jīng)辦人應(yīng)事先征得請購部門同意后（請購部門人員在請購單上注明），方可改變訂購單標準和要求進行采購。緊急情況無法取得簽字得應(yīng)先以電話形式溝通，后補簽字（3日內(nèi)）。遇請購部門提出變更訂購單標準和要求的，非緊急情況下，需待請購部門重新開立、遞送新請購單后，按正常采購程序處理。遇緊急情況下或請購部門僅以口頭或電話通知形式提出更改請購單所述標準和要求的，采購經(jīng)辦人應(yīng)當場問明原因和理由并在原請購單上作出詳細解釋和負責(zé)人后，方可改變訂購單標準和要求進行采購。請購單上經(jīng)辦人必須請請購部門相關(guān)負責(zé)人后補簽字（3日內(nèi)）。第十六條 采購核決權(quán)限生產(chǎn)中被確認為正常使用的物料采購，由采購部主管、部門經(jīng)理審核批準。非正常使用、請購部門僅以口頭或電話通知形式提出更改請購單要求核標準的，由公司總經(jīng)理和副總經(jīng)理審核批準。生產(chǎn)中新開發(fā)產(chǎn)品的物料采購，由公司總（副總）經(jīng)理審核批準。供應(yīng)商、品牌、價格、質(zhì)量標準未發(fā)生變化的生產(chǎn)性物料采購，由采購主管、部門經(jīng)理審核批準，發(fā)生變化的，由公司總（副總）經(jīng)理審核批準。非生產(chǎn)性物料請購單和委外加工訂單中，不符合慣例的指定供應(yīng)商或加工廠家、品牌、材質(zhì)及數(shù)量較少但需訂制而導(dǎo)致價格明顯高于市場供應(yīng)價格等情況的，由公司總（副總）經(jīng)理審核批準。第十七條 訂購經(jīng)批準訂購后，采購經(jīng)辦人應(yīng)及時與選定的供應(yīng)商辦理訂購手續(xù)。采購經(jīng)辦人不得延誤處理或扣押請購單或訂單。對無法處理的請購單或訂單，應(yīng)及時書面說明理由或原因，報采購部主管處理。采購部主管無法處理的，報部門經(jīng)理處理。部門經(jīng)理無法處理的，報公司總（副總）經(jīng)理處理。若屬分批交貨的，采購經(jīng)辦人應(yīng)在訂單上注明“分批交貨”字樣。第十八條催交約定交貨期前，采購經(jīng)辦人應(yīng)與供應(yīng)商再次確認按時交貨。供應(yīng)商無法在約定日期交貨時，采購經(jīng)辦人應(yīng)及時通知請購部門并做好交貨異常記錄和加緊催交。對已到交貨日期尚未到貨的，倉庫管理員應(yīng)及時通知采購，立即開展催交行動。采購經(jīng)辦人未能按既定進度完成作業(yè)時，應(yīng)書寫進度異常報告，說明異常原因及下一步可能完成的日期，經(jīng)部門經(jīng)理審核后轉(zhuǎn)送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。第十九條 采購物料的入庫與驗收生產(chǎn)性物料來料時，一般由原料倉庫驗收數(shù)量和重量，并開具“進料檢驗單”，生產(chǎn)部驗收質(zhì)量并填寫“進料檢驗單”。倉庫提供入庫單給采購。非生產(chǎn)性物料來料時，一般由請購部門簽收數(shù)量和重量，由使用部門驗收質(zhì)量。固定資產(chǎn)、委外加工的物料、工程或服務(wù)由申請單位負責(zé)驗收。對驗收不合格的物料，由驗收部門提出不合格內(nèi)容，并召集請購部門負責(zé)人和采購人員進入物料異常處理程序；對設(shè)備或工程不合格的，驗收部門要召集采購進行協(xié)商處理。交貨數(shù)量超過或少于“訂購量”部分，其超交數(shù)量或缺少數(shù)量由收料部門于收料時，在備注欄注明，并召集請購部門負責(zé)人及采購進入物料異常處理程序。第二十條 對帳請款所有已采購且驗收合格的物料，應(yīng)結(jié)合訂購單、入庫單、供應(yīng)商發(fā)票、請款明細進行帳目核對。有問題及時查明原因和解決。在帳目核對無誤情況下，按事先約定或采購合同約定的付款方式和期限填制“付款平單”，交采購部主管、部門經(jīng)理審核批準后遞交財務(wù)部，由財務(wù)部付款。對延誤交貨造成公司損失、短交未補足、物料不合格率高于行業(yè)允許范圍等供應(yīng)商的請款，由采購部與供應(yīng)商先行協(xié)商，拿出解決方案，經(jīng)部門經(jīng)理審核，報公司總（副總）經(jīng)理批準后，方可進入付款程序。緊急采購需預(yù)付款或供應(yīng)商要求款到交貨時（不需現(xiàn)金時），采購部應(yīng)填寫“付款平單”，經(jīng)采購部主管、部門經(jīng)理審批核準后遞交財務(wù)部，由財務(wù)部進行付款。如遇突發(fā)性有爭議項目，采購部與財務(wù)部和供應(yīng)商共同協(xié)商一致后進行正常對帳請款程序。第二十一條采購作業(yè)處理期限采購部應(yīng)依采購地區(qū)、物料特性及市場供需，分類制定物料采購作業(yè)處理期限，經(jīng)部門經(jīng)理審核，城堡公司批準后，通知各有關(guān)部門作為請購交貨最低期限的參考，遇有變更時，應(yīng)立即修正。第二十二條采購作業(yè)計劃依據(jù)生產(chǎn)計劃，有采購部按期編制生產(chǎn)性物料采購作業(yè)計劃，經(jīng)采購部主管核準后，先行進行采購信息的收集整理、報價、選定供應(yīng)商等的處理，待收到“請購單”后，按采購核決權(quán)限呈核訂購。第二十三條供應(yīng)商的評估每月，由生產(chǎn)部負責(zé)提供當月品質(zhì)異常統(tǒng)計表、由生管部負責(zé)提供當月交貨異常統(tǒng)計表給采購。采購部依據(jù)品質(zhì)與交期異常統(tǒng)計表等資料，每月繪制供應(yīng)商異常統(tǒng)計表。每年對主要物料供應(yīng)商進行一次供應(yīng)商評估工作第二十四條供應(yīng)商的備份對于生產(chǎn)性物料，按類別或每一項物料除現(xiàn)有合格供應(yīng)商外，采購經(jīng)辦人還應(yīng)做好一家以上的合格的供應(yīng)商作為備份，一旦現(xiàn)有供應(yīng)商出現(xiàn)異常狀態(tài)或公司認為由必要更換、以及備份供應(yīng)商提供的條件明顯有利于公司的，采購經(jīng)辦人注明原因和理由，進入新供應(yīng)商開發(fā)程序。供應(yīng)商的備份工作由采購經(jīng)辦人事先收集資料信息，經(jīng)充分了解后，報采購部主管、部門經(jīng)理審核同意后，由采購部存檔備案。第二十五條采購作業(yè)的管理與監(jiān)督采購經(jīng)辦人員要嚴格履行自己的職責(zé)。在訂貨、采購工作中實行“貨比三家”的原則，詢價后按核準的要求進行采購作業(yè)，不得私自訂購、盲目進貨和擅自提高進價。在重質(zhì)量、遵合同、守信用、售后服務(wù)好的前提下，選購低價物資，作到質(zhì)優(yōu)價廉。同時要實行跟蹤辦事負責(zé)到底的責(zé)任制，不得無故積壓或拖延辦理相關(guān)工作。實行采購作業(yè)期限異常情況匯報制度：對請購日期早于正常采購作