***交易中心進場交易項目檔案管理辦法（試行）第一章總則第一條為加強進場交易項目檔案的集中統(tǒng)一管理，維護項目檔案的真實完整與安全,有效利用進場交易項目檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國檔案法》、土地、礦業(yè)、國有產(chǎn)權(quán)交易有關(guān)規(guī)定及檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際情況，特制定本辦法。第二條本辦法適用于所有進入***交易中心（以下簡稱交易中心）交易的項目檔案的收集、整理、移交和管理等。第三條本辦法所稱的進場交易項目檔案是指建設工程、政府采購、國有建設用地使用權(quán)出讓、礦業(yè)權(quán)交易、國有產(chǎn)權(quán)交易等項目進場交易活動過程中形成的，具有保存價值的各種文件資料。第四條進場交易項目檔案作為反映招標、采購、權(quán)屬交易活動的重要記錄和史料，有重要的證明作用，應當依法保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。其內(nèi)容必須準確、齊全完整，并能真實反映進場交易活動內(nèi)容。第二章職責和分工第五條***交易中心對進場交易項目檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理。綜合科檔案室對進場交易項目檔案實行集中管理，具體負責檔案的歸檔、保管、提供查詢等。其他相關(guān)科室分別負責其相關(guān)項目檔案收集、整理、編制目錄等，確保項目資料的真實性、完整性。有招標代理機構(gòu)代理的項目，該項目檔案資料由招標代理機構(gòu)按照公共資源交易中心檔案整理要求進行收集、整理、立卷,業(yè)務科部負責對招標代理機構(gòu)收集、整理、立卷的檔案進行復核審查，確保項目資料的真實性、完整性。第六條對應當立卷歸檔的材料,由招標代理機構(gòu)及相關(guān)科部項目負責人收集并進行整理、移交等事項，任何人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。第七條項目檔案未移交時，由招標代理機構(gòu)及相關(guān)科部對項目資料的真實性、完整性、有效性負責并妥善保管，不得偽造、變造、隱匿或銷毀。第三章項目檔案的歸檔范圍第八條建設工程類項目檔案收集、整理、歸檔的文件資料應按照建設工程類檔案的卷內(nèi)目錄（卷內(nèi)目錄見附件三）的內(nèi)容整理。第九條政府采購類項目檔案收集、整理、歸檔的文件資料應按照采購類項目檔案的卷內(nèi)目錄和活動記錄（卷內(nèi)目錄和活動記錄見附件三）的內(nèi)容整理。第十條國有建設用地使用權(quán)出讓項目檔案收集、整理、歸檔的文件資料應按照國有建設用地使用權(quán)出讓類的檔案的卷內(nèi)目錄的內(nèi)容進行整理。2、填寫項目活動記錄3、填寫卷內(nèi)目錄4、卷內(nèi)文件頁號編寫（頁號編寫標準：頁號一律使用鉛筆書寫。案卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號；單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號；已有頁號的文件可不再重新編寫頁號；成套圖樣或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其他文件材料組成一卷的，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)；卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。）5、填寫《檔案移交匯總目錄》，登記內(nèi)容為項目編號、開標日期、采購人（招標人）、中標單位、投標單位、預算金額、合同金額、采購方式和負責人。注：檔案移交匯總目錄統(tǒng)一使用Excel表格；開標日期以最后一次開標日期為準；一次開標多個采購單位的，請將所有項目編號都填寫在一個單元格里，每個編號中間用“/”號隔開（不要合并單元格）；采購人（招標人）、中標單位、未中標單位等對應本項編號的位置按同一格式填寫。第五章項目檔案的接收第十九條有招標代理機構(gòu)代理的項目，該項目檔案資料由招標代理機構(gòu)按照公共資源交易中心檔案整理要求進行收集、整理、立卷。招標代理機構(gòu)應在中標通知書發(fā)放后30日內(nèi)將整理好的項目檔案移交到公共資源交易中心相關(guān)業(yè)務科部。業(yè)務科部項目負責人對招標代理機構(gòu)收集、整理、立卷的檔案進行移交前的復核審查、并簽字確認其檔案的真實性、完整性并最終移交到檔案室，檔案管理人員負責確認檔案的合規(guī)性。（移交表見附件二）第二十條無代理機構(gòu)代理項目的檔案資料由業(yè)務科部具體項目負責人在中標通知書或成交確認書發(fā)放后的2個月內(nèi)進行收集、整理、立卷、復核，并簽字確認其真實性、完整性后移交到檔案室，檔案管理人員負責確認檔案的合規(guī)性。第二十一條移交過程中如發(fā)現(xiàn)項目檔案資料不全、偽造或未按檔案管理辦法的要求立卷裝訂等情況的應停止接收，科部項目負責人應在15個工作日內(nèi)按管理辦法要求重新立卷裝訂后移交。如有特殊情況確有缺少的文件材料，由項目負責人寫出《缺少材料情況說明》本人簽字，放在檔案最后備查。第二十二條檔案管理人員負責對移交送存的檔案按照檔案管理辦法復核檔案的合規(guī)性，最終辦理檔案交接手續(xù)簽字確認正式移交。第六章項目檔案管理第二十三條交易中心檔案管理人員負責項目檔案的統(tǒng)一分類編號、貯存和妥善保管，應保證檔案庫房的清潔衛(wèi)生，做好防蟲、防霉、防濕、防火、防盜等工作。第二十四條項目檔案按照年度—檔案編號順序進行存檔擺放。卷內(nèi)檔案材料按照進場交易工作流程的順序排列，依次為項目立項準備、項目招標、項目開標、項目評審、招標結(jié)果、項目合同的文件材料及其它資料。第二十五條進場交易項目檔案的保管期限定為永久和定期兩種。屬于重要進場交易項目，需長久利用的文件材料，列為永久保管；屬于一般進場交易項目，在較長時期內(nèi)有利用價值的文件材料，保管期限至少為15年；屬于政府采購項目非中標人的投標文件正本保管期限為2年。國家法律法規(guī)有規(guī)定的從其規(guī)定。第二十六條進場交易項目檔案的保管期限起始時間，從立卷之日算起。第二十七條檔案管理人員應在每年的一季度對上年度移交的檔案應完成編制目錄工作；并制作檔案清冊，列明應管理的檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、應保管期限、已保管期限等。檔案清冊應作永久保管。第二十八條保管期滿的進場交易項目檔案，可按以下程序銷毀。（一）檔案管理人員按規(guī)定提出項目檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊。（二）銷毀意見報交易中心領(lǐng)導同意。（三）銷毀進場交易項目檔案時，檔案管理科部負責人參加現(xiàn)場監(jiān)銷。（四）監(jiān)銷人在銷毀進場交易項目檔案前，應當認真核對清點銷毀的項目檔案；銷毀后應當在銷毀清冊上簽名。第七章項目檔案的查閱及利用第二十九條因工作需要，確需查閱或復印進場交易項目檔案的，應填寫《檔案借閱審批單》(見附件四)、《檔案利用效果登記薄》(見附件五)，經(jīng)主管領(lǐng)導簽字、科部負責人簽字、檔案室負責人簽字同意后，交檔案管理人員辦理手續(xù)。第三十條查閱項目檔案時，應在檔案室進行借閱，不得將檔案資料帶出檔案室。第三十一條查閱、復制或者借閱進場交易項目檔案的人員，嚴禁在檔案資