#/344員工出差管理規(guī)定1員工出差管理制度受控狀態(tài)制度名稱 出差管理制度 I ii 編號(hào)執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門第1章總則第1條目的為了進(jìn)一步規(guī)范公司員工出差管理工作，強(qiáng)化成本管理意識(shí)，合理控制差旅費(fèi)開支，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部因公出差的各級(jí)員工。第2章出差程序與審核第3條出差程序.員工出差前應(yīng)填寫“出差申請(qǐng)單”，出差期限由遣派主管視情況需要限定日期，予以核定。如遇特殊情形事前無法及時(shí)辦理，亦應(yīng)在出差完畢后盡快補(bǔ)辦手續(xù)。.擬出差人員將填寫好的“出差申請(qǐng)表”送行政部留存、記錄考勤。.擬出差人員憑核準(zhǔn)的“出差申請(qǐng)表”、“借款單”，可向財(cái)務(wù)部暫借相當(dāng)數(shù)額的差旅費(fèi)。待出差結(jié)束后一日內(nèi)結(jié)清暫借款項(xiàng)，超過一日，財(cái)務(wù)部可將該員工預(yù)借差旅費(fèi)在當(dāng)月薪金中先予扣回，待其報(bào)銷時(shí)再行核付。第4條出差的審核.當(dāng)日出差：如果出差當(dāng)日可能往返，一般由部門經(jīng)理核準(zhǔn)。.遠(yuǎn)途國內(nèi)出差：日內(nèi)由部門經(jīng)理核準(zhǔn)，—日以上由主管副總核準(zhǔn)，部門經(jīng)理以上人員一律由總經(jīng)理核準(zhǔn)。.國外出差，一律由總經(jīng)理核準(zhǔn)。第3章出差費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定第5條住宿費(fèi)、午餐費(fèi)按費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷，超標(biāo)自付，欠標(biāo)不補(bǔ)；由對(duì)方接待或公司安排的，午餐費(fèi)、交通費(fèi)、交際費(fèi)不得重復(fù)報(bào)銷。第6條差旅費(fèi)用一律憑證報(bào)銷，不得虛報(bào)、冒領(lǐng)，否則一經(jīng)查出，除追回報(bào)銷款外，并視其情節(jié)輕重給予不同程度的處罰。不同級(jí)別的員工共同出差，住宿、交通工具可按高級(jí)別員工的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，其他費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)不變。第8條國內(nèi)外出差人員在同一城市出差停留一天以上的，自第天起，住宿費(fèi)、午餐費(fèi)按.折給付，特殊情況由總經(jīng)理審批。第9條若國內(nèi)出差應(yīng)報(bào)銷住宿費(fèi)而無相關(guān)憑證者，則按相應(yīng)住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的一半支付。第10條出差當(dāng)日返回的不報(bào)銷住宿費(fèi)。第4章附則第11條本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋。第12條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。修修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字訂記錄2出差報(bào)銷管理制度制度名稱出差報(bào)銷管理制度受控狀態(tài)編號(hào)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條目的為規(guī)范員工出差報(bào)銷管理工作，合理控制差旅費(fèi)用開支，參照公司相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。第2條適用范圍公司內(nèi)部所有人員出差費(fèi)用的報(bào)銷管理均參照本制度執(zhí)行。第2章差旅費(fèi)報(bào)銷管理第3條交通費(fèi)報(bào)銷.出差人員乘坐汽車、飛機(jī)、輪船及火車，原則上應(yīng)出具運(yùn)輸部門的車船發(fā)票。.對(duì)于出差人員乘坐飛機(jī)要從嚴(yán)控制，若因任務(wù)緊急需乘坐飛機(jī)，事前須經(jīng)公司總經(jīng)理審批，機(jī)票由公司直接聯(lián)系訂購。3.如出差人員隨車到目的地，未發(fā)生車船票，則不報(bào)銷交通費(fèi)。出差人員出差期間，城市公共交通費(fèi)憑票報(bào)銷，但須說明事因，注明起點(diǎn)至終點(diǎn)。第4條住宿費(fèi)報(bào)銷.出差人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)依崗位級(jí)別確定，高層管理人員元/天，中層管理人員—元/天，基層人員一元/天；如有特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可提高住宿標(biāo)準(zhǔn)；身兼多職的，按職別最高的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。.由接待單位免費(fèi)接待或無住宿費(fèi)收據(jù)的，一律不予報(bào)銷住宿費(fèi)。第5條其他費(fèi)用.出差人員的伙食補(bǔ)助費(fèi)不分途中和住宿，按不同地區(qū)差異給予補(bǔ)助；一線城市每人每天補(bǔ)助元，二線城市每人每天補(bǔ)助元，三線城市每人每天補(bǔ)助一元。.市區(qū)內(nèi)出差不論時(shí)間長短，均不發(fā)給出差補(bǔ)助費(fèi)?？砂l(fā)給午餐補(bǔ)助費(fèi)，超出市區(qū)范圍的，發(fā)給出差補(bǔ)助費(fèi)——元/天。第6條外出參加培訓(xùn)、重大活動(dòng)或參加有關(guān)會(huì)議的人員，交納的會(huì)務(wù)費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)已經(jīng)包含食宿費(fèi)用或由公司安排食宿的，不得再報(bào)銷該期間的食宿費(fèi)用和獲得出差補(bǔ)助。第3章差旅費(fèi)報(bào)銷有關(guān)注意事項(xiàng)第7條凡公司開展業(yè)務(wù)需發(fā)生費(fèi)用時(shí)，均應(yīng)事先申請(qǐng)，經(jīng)部門經(jīng)理同意，報(bào)公司分管副總批準(zhǔn)后方可辦理或執(zhí)行。未經(jīng)批準(zhǔn)或超過預(yù)算范圍內(nèi)的費(fèi)用、支出，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕辦理，且費(fèi)用由個(gè)人自理。第8條車票遺失的須書面說明情況（注明乘坐的交通工具、起迄地點(diǎn)、時(shí)間和票價(jià)等）并由其部門經(jīng)理簽字證實(shí)后予以報(bào)銷。第9條出差人員應(yīng)在回公司后天內(nèi)報(bào)賬，需延期報(bào)銷的應(yīng)有書面申請(qǐng)并由主管領(lǐng)導(dǎo)審批。第10條出差人員必須認(rèn)真執(zhí)行任務(wù)，在指定出差地點(diǎn)、區(qū)域內(nèi)積極主動(dòng)地完成任務(wù)，凡乘出差之機(jī)因私事繞道或往返中增加停留地點(diǎn)所發(fā)生的車票、住宿費(fèi)一律不予報(bào)銷，同時(shí)，也不享受辦私事期間的伙食補(bǔ)助費(fèi)。第4章附則第11條本制度的最終解釋權(quán)歸行政部。第12條本制度自頒布之日起執(zhí)行。修修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字訂記錄5印照使用與保管制度5．1印章保管使用制度4.財(cái)務(wù)專用章、人名章的規(guī)格、材質(zhì)根據(jù)有關(guān)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定執(zhí)行。第3章印章的使用管理第6條印章使用范圍.公章的使用范圍如下。(1)發(fā)送正式公文、電函、傳真件等。(2)報(bào)送或下達(dá)各類業(yè)務(wù)計(jì)劃、業(yè)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。(3)用于授權(quán)委托書、人事任免、勞動(dòng)合同和對(duì)外介紹等。(4)簽訂重要業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。(5)頒發(fā)上崗證、先進(jìn)集體和個(gè)人榮譽(yù)證書等。(6)需要代表本單位加蓋行政公章的其他批件、文本、憑證和材料等。.董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)印章的使用根據(jù)公司章程規(guī)定的范圍及職權(quán)行使。.分公司和職能部門印章的使用范圍是根據(jù)公司、分公司的授權(quán)用于公章使用范圍的部分或全部。.各職能部門印章使用范圍如下。(1)在其職權(quán)范圍內(nèi)，與公司內(nèi)部對(duì)口業(yè)務(wù)部門的電文、通知和函件等工作聯(lián)系。(2)用于對(duì)外開展工作的介紹信和授權(quán)范圍內(nèi)的工作函件等。第7條印章使用申請(qǐng).使用公司或高級(jí)職員名章時(shí)應(yīng)當(dāng)填寫“公司印章使用申請(qǐng)單”，詳細(xì)寫明申請(qǐng)事項(xiàng)，征得部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，連同需蓋章文件一并交給印章管理人。.使用部門印章和分公司印章時(shí)，需在“申請(qǐng)單”上填寫用章理由，然后送交所屬部門經(jīng)理，獲認(rèn)可后，連同需要用印文件一并交給印章管理人。第8條公司印章原則上由印章管理人掌握。印章管理人必須嚴(yán)格控制用印范圍和仔細(xì)檢查“用印申請(qǐng)單”上是否有批準(zhǔn)人的印章。第9條代理實(shí)施用印的人要在事后將用印依據(jù)和“用印申請(qǐng)單”交印章管理人審查。同時(shí)用印依據(jù)及“用印申請(qǐng)單”上應(yīng)有代理人印章。第10條公司印章原則上不準(zhǔn)帶出公司，如確因工作需要，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由申請(qǐng)用印人寫出借據(jù)并標(biāo)明借用時(shí)間。第11條常規(guī)用印或需要再次用印的文件，如事先與印章主管人取得聯(lián)系或有文字證明者，可省去填寫“申請(qǐng)單”的手續(xù)。印章主管人應(yīng)將文件名稱及制發(fā)文件人姓名記入一覽表以備查考。

5．2證照保管使用規(guī)定受控狀態(tài)制度名稱 證照保管使用規(guī)定 I ii 編號(hào)執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門第1條為加強(qiáng)對(duì)公司和分公司證照的管理，確保證照的安全和正常使用，特制定本規(guī)定。第2條公司所有的證照管理工作均須參照本規(guī)定執(zhí)行。第3條證照管理部門行政部辦公室是公司證照管理的職能部門，負(fù)責(zé)各種證照的申報(bào)、登記、變更、年檢、注銷，以及證照的保管、登記、備案等工作。第4條證照的使用.使用證照的正、副本原件或復(fù)印件時(shí)，必須填寫“用證、照審批單”經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后、交由行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后方可借用。.借用證照的原件時(shí)必須保證證照的安全與完整，使用完畢后要及時(shí)送還。.使用、借用復(fù)印件時(shí)，無需留存的須將復(fù)印件歸還行政部。各類證照未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得隨意復(fù)印、外借，更不許擅自使用公司的證照進(jìn)行擔(dān)保。第5條證照的保管.證照保管人需提醒主管領(lǐng)導(dǎo)安排相關(guān)人員及時(shí)驗(yàn)證。不及時(shí)驗(yàn)證者，造成的各類損失由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)。.證照保管人必須妥善保管各類證照，如出現(xiàn)損壞或丟失，除應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告外，還應(yīng)與發(fā)證機(jī)關(guān)聯(lián)系，及時(shí)辦理證照的掛失和補(bǔ)辦手續(xù)。.證照保管人因工作需要而調(diào)動(dòng)崗位時(shí)，應(yīng)填制“證件移交清冊(cè)”移交人和接交人在與證件清單核對(duì)數(shù)目后在“證件移交清冊(cè)”上簽字確認(rèn)。第6條本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解釋。第7條本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。修修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字訂記錄6車輛管理制度6．1車輛使用管理制度受控狀態(tài)制度名稱 車輛使用管理制度 I 11 編號(hào)執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門第1章總則第1條目的為合理、有效地對(duì)公司車輛進(jìn)行安排，提高車輛使用率，節(jié)約車輛使用的費(fèi)用，使之規(guī)范化、秩序化，最大限度地滿足公司業(yè)務(wù)用車的要求，特制定本制度。第2條適用范圍本制度所指車輛為公司的行政辦公車輛。第2章車輛使用管理第3條車輛使用范圍.公司員工在本地或短途外出開會(huì)、聯(lián)系業(yè)務(wù)、接送客戶。.接送公司賓客和來公司辦事人員。.其他緊急和特殊情況用車。第4條車輛使用程序.車輛使用實(shí)行派車制度。用車需填寫“用車記錄單”經(jīng)本部門經(jīng)理、行政部經(jīng)理或主管副總批準(zhǔn)后，由車輛主管統(tǒng)一安排。.司機(jī)按“派車單”上批準(zhǔn)的行車路線和目的地行車。.用車完畢后，司機(jī)按實(shí)際用車情況進(jìn)行記錄。第5條對(duì)同一方向、同一時(shí)間段的派車要求應(yīng)盡量合用，減少派車次數(shù)和車輛使用成本。第6條車輛駕駛?cè)藛T必須具有駕照，熟悉并嚴(yán)格遵守交通法規(guī)。第7條駕駛?cè)藛T在駕駛車輛前，應(yīng)對(duì)車輛作基本檢查。如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象，應(yīng)立即報(bào)告，因隱瞞不報(bào)而引發(fā)的后果由當(dāng)期使用人負(fù)責(zé)。第8條駕駛?cè)藛T不得擅自將辦公車輛開回家，或作私用，違者將受處罰。經(jīng)公司特許或返回公司，已逾晚上__點(diǎn)的例外。第9條車輛應(yīng)停放在指定位置。任意放置車輛導(dǎo)致違規(guī)、損毀、失竊的，由駕駛?cè)藛T賠償損失，公司也將給予其相應(yīng)處分。第10條駕駛?cè)藛T應(yīng)愛護(hù)車輛，保證機(jī)件、外觀良好，并于使用后將車輛清洗干凈。第11條在不影響公務(wù)的情況下，主管副總可酌情滿足員工因私用車的要求，但對(duì)隱私用車應(yīng)嚴(yán)格審批。第12條為私人目的借用公車時(shí)，員工應(yīng)先填寫“車輛使用申請(qǐng)單”并注明“私用”字樣，并經(jīng)相關(guān)主管核準(zhǔn)后轉(zhuǎn)財(cái)物部稽核相關(guān)費(fèi)用。第13條為私人目的借用公車時(shí)，若發(fā)生事故，導(dǎo)致違規(guī)、損毀、失竊等，在扣除保險(xiǎn)理賠金額后的全部費(fèi)用由個(gè)人承擔(dān)。第3章附則第14條本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋。第15條本制度自__年____月一日起執(zhí)行。修修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字訂記錄6．2車輛維修保養(yǎng)制度制度名稱車輛維修保養(yǎng)制度受控狀態(tài)編號(hào)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條目的為了加強(qiáng)公司車輛的維修保養(yǎng)管理和費(fèi)用控制，提高車輛完好率，以確保車輛安全、良好的運(yùn)行狀況，特制定本制度。第2條適用范圍公司全部車輛的維修保養(yǎng)工作均應(yīng)參照本制度執(zhí)行。第3條職責(zé).行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)車輛維修保養(yǎng)服務(wù)提供方進(jìn)行評(píng)定和選擇，對(duì)維修項(xiàng)目進(jìn)行審核。.車輛主管負(fù)責(zé)對(duì)維修質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)證，并保存相關(guān)的評(píng)定、維修質(zhì)量和維修記錄等資料。.駕駛?cè)藛T負(fù)責(zé)及時(shí)發(fā)現(xiàn)、檢查故障，并實(shí)施車輛維修保養(yǎng)工作。第2章車輛維修第4條車輛維修程序.駕駛?cè)藛T發(fā)現(xiàn)車輛存在故障需要進(jìn)行維修時(shí)，應(yīng)先填寫“車輛維修保養(yǎng)單”，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后，向車輛主管提交車輛維修保養(yǎng)申請(qǐng)，申報(bào)維修保養(yǎng)的費(fèi)用預(yù)算。.車輛主管接到“車輛維修保養(yǎng)單”后，對(duì)車輛進(jìn)行故障分析，確定是否需要維修及維修項(xiàng)目，并確定維修費(fèi)用的限額。.由車輛主管根據(jù)車型、維修項(xiàng)目確定車輛送修的維修廠家。.車輛主管確定維修廠家后，應(yīng)請(qǐng)行政部經(jīng)理在“送修單”上簽字。.維修結(jié)束后，駕駛?cè)藛T及行政部相關(guān)人員應(yīng)對(duì)維修車輛進(jìn)行技術(shù)鑒定，檢驗(yàn)合格，收回更換的舊部件，并核定維修費(fèi)用的合理性、準(zhǔn)確性后，方可在維修廠家的單據(jù)上簽字。駕駛?cè)藛T對(duì)維修費(fèi)用的真實(shí)性負(fù)責(zé)。.將送修車輛開回公司后，由車輛主管進(jìn)行驗(yàn)收，駕駛?cè)藛T應(yīng)將“車輛維修保養(yǎng)單”及“維修清單”及時(shí)呈交車輛主管。.車輛在維修過程中，若發(fā)現(xiàn)由于其他問題需要增加維修項(xiàng)目或維修費(fèi)用時(shí)，應(yīng)按照上述程序重新申請(qǐng)。.車輛主管對(duì)維修費(fèi)用實(shí)行統(tǒng)一的月度或季度結(jié)算，結(jié)算前，車輛送修人員須檢查送修車輛審批手續(xù)的規(guī)范性，并再次核定費(fèi)用的合理性。第5條公司車輛的維修，須在指定的修理廠進(jìn)行。定點(diǎn)修理廠應(yīng)該是修理質(zhì)量好、價(jià)格合理、方便快捷、服務(wù)意識(shí)強(qiáng)、有一定規(guī)模和較高檔的正規(guī)修理廠。第6條車輛行駛在外發(fā)生故障時(shí)，駕駛?cè)藛T應(yīng)及時(shí)向主管部門和車管部門匯報(bào)，車管部門或主管部門領(lǐng)導(dǎo)將根據(jù)其故障維修的難易程度和費(fèi)用多少?zèng)Q定修理地點(diǎn)。第7條駕駛?cè)藛T在修理過程中不得故意多報(bào)修車項(xiàng)目，或弄虛作假，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)肅處理。第8條車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修理或更換零件時(shí)，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修理，但非迫切需要或修理費(fèi)超過元時(shí)，應(yīng)與車輛主管聯(lián)系，請(qǐng)求批示。第3章車輛保養(yǎng)第9條實(shí)行定人、定車、定保養(yǎng)制度，對(duì)車輛做到勤檢查、勤調(diào)整、勤保養(yǎng)，力爭做到每天“三段查”，隨時(shí)保持車輛具有良好的技術(shù)性能。第10條車輛必須保持清潔，平時(shí)視車輛情況自行清洗，每周二為車輛保養(yǎng)日，在不耽誤工作的情況下，必須做到整車全面清洗，并進(jìn)行例保。第11條做到不超保、不脫保，車輛每行駛公里進(jìn)行一次保養(yǎng)，行駛公里進(jìn)行二級(jí)保養(yǎng)。第12條辦公車輛由辦公室指定機(jī)動(dòng)司機(jī)負(fù)責(zé)保養(yǎng)、維修和清洗。第13條車輛保養(yǎng)內(nèi)容請(qǐng)見《機(jī)動(dòng)車輛保養(yǎng)規(guī)定》。第14條因未按照《機(jī)動(dòng)車輛保養(yǎng)規(guī)定》認(rèn)真執(zhí)行，而造成車輛損壞、報(bào)廢，乃至發(fā)生交通事故的，辦公車輛由辦公室主任承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，同時(shí)相應(yīng)負(fù)責(zé)保養(yǎng)人員承擔(dān)直接責(zé)任。第4章附則第15條本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋。第16條本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。修修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字訂記錄7檔案管理制度7．1公司檔案管理制度制度名稱公司檔案管理制度受控狀態(tài)編號(hào)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條目的為加強(qiáng)公司的文書立卷工作，規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。第2條適用范圍本公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文字材料，均應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行管理。第3條管理部門.文書結(jié)案后，原稿由行政部歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥善保存，文書管理部門以影印本歸檔。.各分公司的檔案分類目錄及編號(hào)原則，由公司辦公事務(wù)部門統(tǒng)一制定。第2章檔案管理4條文件點(diǎn)收文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，應(yīng)根據(jù)如下原則進(jìn)行點(diǎn)收。.檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。.文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有管理部門主管的簽字確認(rèn)。.文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。.如發(fā)現(xiàn)有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送指定保管部門簽收后，將文件歸檔處理。第5條文件整理點(diǎn)收文件后，應(yīng)對(duì)文件按照以下方式進(jìn)行整理。.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。.右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角，并理齊釘牢。.文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。第6條檔案分類.檔案分類應(yīng)視其內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級(jí)分類。具體原則是先以部門區(qū)分，然后依檔案性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。.檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。如因檔案較多、三級(jí)分類不夠用，可在第三級(jí)之后增設(shè)第四級(jí)“細(xì)類”。.同一“小類”（或“細(xì)類”）的案件以裝訂于一個(gè)檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔類裝訂，并于“小類”（或“細(xì)類”）之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。每一檔夾的封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“目次表”，歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。.檔號(hào)的表示方式如下：A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2其中A1A2為經(jīng)辦部門代號(hào)，B1B2為大類號(hào)，C1C2為小類號(hào)，D1為檔案卷次，E1E2為檔案目次。第7條檔案名稱及編號(hào).檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定的范疇，不能籠統(tǒng)含糊。.各級(jí)分類、卷次及目次編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示，其位數(shù)使用視檔案多少及增長情形斟酌決定。.檔案分類各級(jí)名稱確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，按一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來公司規(guī)模擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。.檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬訂“新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表”以免混淆。第8條檔號(hào)編訂.新檔案應(yīng)從“檔案分類編號(hào)表”查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔號(hào)。.檔案如果歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)并予以同號(hào)編列。.檔號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號(hào)。檔號(hào)應(yīng)自左向右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號(hào)填寫于檔案首頁的左上角，左方裝訂者則填寫于右上角。第9條檔案整理.歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。.檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。第10條保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特別規(guī)定者外，依下列規(guī)定辦理。文件保存期限規(guī)定保存期限 范圍永久保存 公司章程、股東名冊(cè)、組織規(guī)程及辦事細(xì)則、董事會(huì)及股東會(huì)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、工程設(shè)計(jì)圖、其他經(jīng)核定須永久保存的文書10年保存預(yù)算書、決算書、會(huì)計(jì)憑證、事業(yè)計(jì)劃資料、其他經(jīng)核定須保存10年的文書5年保存期滿或解除的合約、其他經(jīng)核定保存5年的文書1年保存結(jié)案后無長期保存必要者備注各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期予以保存第11條檔案清理.檔案管理人員應(yīng)定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，應(yīng)給予銷毀。銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄附注欄內(nèi)注明銷毀日期。.保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“收（發(fā)）文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。第12條調(diào)卷程序.各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主管核準(zhǔn)后調(diào)閱。.檔案管理人員接到“調(diào)卷單”，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上寫明借出日期，然后將檔案交于調(diào)卷人員。檔案管理人員將“調(diào)卷單”按歸還日期先后順序整理，以備催還。.在檔案室當(dāng)眾借閱者，免填“調(diào)卷單”。檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?3條調(diào)卷管理.借閱檔案須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱，秘密級(jí)以上檔案文件須由經(jīng)理級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借閱。.案卷不許借出，只供在檔案室查閱，未歸檔的文件及資料可借出。.調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。調(diào)閱的檔案應(yīng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)的案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。.借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，保證檔案的安全，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反保密法追究當(dāng)事人的責(zé)任。.交還檔案時(shí)必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。.外單位借閱檔案應(yīng)持有單位介紹信并經(jīng)本公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不得將檔案帶離檔案室。.外單位摘抄卷內(nèi)檔案時(shí)應(yīng)經(jīng)本公司總經(jīng)理同意，并對(duì)摘抄材料進(jìn)行審查簽章。第3章附則第14條本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋。第15條本制度自公布之日起實(shí)行。修訂記錄修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字 1|7．2檔案借閱管理制度受控狀態(tài)制度名稱 檔案借閱管理制度 =編號(hào)執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門第1條為了規(guī)范檔案的借閱管理工作，保證檔案資料的完整與安全，特制定本制度。第2條公司各項(xiàng)檔案資料的借閱管理工作均應(yīng)參照本制度執(zhí)行。第3條一般情況下，檔案材料不可借出。確需要借出時(shí)，必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，履行登記手續(xù)并自覺遵守借閱時(shí)間，按期歸還。第4條一般檔案借閱不超過一天，重要檔案當(dāng)日歸還，節(jié)假日期間檔案應(yīng)送回檔案室保管。凡需延期使用者，要辦理續(xù)借手續(xù)。愈期不還者，按《公司檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定處理。第5條查閱和歸還檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行簽字、登記、注銷手續(xù)。檔案管理人員對(duì)查閱歸還的檔案，應(yīng)仔細(xì)清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即追究責(zé)任。第6條凡需要摘抄的檔案，檔案人員對(duì)摘抄材料應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，嚴(yán)格把關(guān)，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行操作。第7條借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)拆卷、抽頁、剪裁，不準(zhǔn)刪改、圈點(diǎn)或勾畫檔案內(nèi)容，保證檔案歸還時(shí)完好無損。第8條公司檔案原則上不對(duì)外借出，如因特殊情況必須借出，需由借閱單位負(fù)責(zé)人遞交介紹信，經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。第9條借閱機(jī)密、秘密、絕密檔案時(shí)一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理。第10條檔案工作人員應(yīng)熱情周到地為用戶提供檔案使用服務(wù)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。嚴(yán)禁擅離職守，嚴(yán)防泄密、失密等事件的發(fā)生。第11條本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋。第12條本制度自一年一月一日起執(zhí)行。修 修訂標(biāo)記 修訂處數(shù) 修訂日期 修訂執(zhí)行人 審批簽字8文書資料管理制度8．1公司文書管理制度2.對(duì)外文書，如合同、責(zé)任狀等重要文書，一律署總經(jīng)理職務(wù)和姓名。如果是總經(jīng)理委托事項(xiàng)，可由指定責(zé)任者署名。除上述規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)和姓名。第6條文書的蓋章.在文書正本上必須要加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門的印章。.如果文書署名者不在，可加蓋代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章，但在文書存檔前必須加蓋署名者印章。.以部門或公司名義起草的文書，須在旁邊加蓋有關(guān)責(zé)任者的印章。第3章文書的收發(fā)7條到達(dá)文書全部由文書主管部門接收，并按下列要求處置。.一般文書予以啟封，并分送各部門。.私人信件直接送收信人。.分送各部門的文書若有差錯(cuò)，必須立即退回。8條各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上作好登記。9條需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，必須注明發(fā)送或接受單位、地址、收件人姓名等內(nèi)容，必要時(shí)還需交文秘室回復(fù)或回執(zhí)。如是公司內(nèi)部文書，原則上不需封緘。第4章文書的處理10條普通文書處理.部門經(jīng)理以上級(jí)別的主管人員，負(fù)責(zé)對(duì)文書進(jìn)行審批、答復(fù)、批辦以及其他必要的處理，或者由指定下屬對(duì)文書進(jìn)行具體處理。.處理中如遇重大問題或異?，F(xiàn)象，需及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并按領(lǐng)導(dǎo)指示辦理。11條機(jī)密文書處理.機(jī)密文書原則上由責(zé)任人或當(dāng)事人自行處理。.親啟文書原則上由信封上所指明的人開啟，其他人不得擅自開啟，如果主管領(lǐng)導(dǎo)在職務(wù)上有權(quán)替代指明者，可不受本條規(guī)定約束。12條與多個(gè)部門有關(guān)的文書，在處理意見上如存在分歧，則由文書的主管部門出面協(xié)商，如果協(xié)商無法達(dá)成一致，則應(yīng)請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)裁決。第5章文書的整理與保存13條文書的整理與保存.全部完結(jié)的文書，在結(jié)辦后三天內(nèi)，交行政主管歸存，按“完整、有序”的原則對(duì)文件進(jìn)行整理、檢查，按類別、年代立卷，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。.員工個(gè)人不得保存公司公文，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管，調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。.分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類：一類是特別重要的文書，直接歸主管保存；另一類是一般的文書，由各部門保管。第14條文書的保存年限.永久保存文書包括：章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定，重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊(cè)文書，股票關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書，重要的政府許可證件，有關(guān)公司歷史的文書、決算書和其他重要的文書。.保存10年文書包括：請(qǐng)求審批提案文書，人事任命文書，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及除永久保存以外的重要文書。.保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。保存1年文書指無關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門主管確定保存年限。15條注意事項(xiàng).對(duì)于重要的機(jī)密文件，一律放在保險(xiǎn)柜或者帶鎖的文件柜中。.如果職務(wù)部門劃分發(fā)生變更或作出調(diào)整，必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整的結(jié)果。第6章文書的借閱與銷毀第16條各部門人員因工作需要借閱一般文件時(shí)，在經(jīng)其部門負(fù)責(zé)人同意后方可借閱；對(duì)有密級(jí)的文件須經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。第17條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，按時(shí)歸還。第18條對(duì)于多余、重復(fù)、無保存價(jià)值的文件，行政部應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按有關(guān)規(guī)定辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。機(jī)要文件一定要以焚燒的方式銷毀。任何人不得擅自銷毀文件或出售。不需立卷的文件材料應(yīng)逐件登記，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。第7章附則第19條行政部對(duì)本制度擁有解釋權(quán)。第20條本制度自公布之日起實(shí)行。修 修訂標(biāo)記 修訂處數(shù) 修訂日期修訂執(zhí)行人 審批簽字8．2資料借閱管理規(guī)定受控狀態(tài)制度名稱 資料借閱管理規(guī)定 =編號(hào)執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門第1章總則第1條為了加強(qiáng)對(duì)公司資料的管理和利用，確保資料的完整與安全，使現(xiàn)存資料能夠更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本規(guī)定。第2條本規(guī)定適用于公司閱覽室存放的文件、報(bào)紙、雜志、內(nèi)刊和音像制品等各項(xiàng)資料的借閱管理。第2章借閱時(shí)間第3條資料借閱時(shí)間統(tǒng)一為周一到周五8:00?17:00，地點(diǎn)為資料保管室。第4條如果超出規(guī)定時(shí)間急需借閱資料，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)行政部經(jīng)理審批，審批通過后聯(lián)系資料保管人員辦理借閱手續(xù)。第5條資料的借閱期限為一天；因工作急需借用的資料，可適當(dāng)放寬借閱時(shí)間，但最長借閱期限不超過____天。第3章借閱規(guī)則第6條資料管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定，主動(dòng)、熱情地做好資料借閱管理工作。嚴(yán)禁擅離職守，嚴(yán)防泄密、失密等事故的發(fā)生。第7條公司文件資料、音像等一般只允許在公司資料室內(nèi)查閱，未經(jīng)許可，任何人不得私自將文書、音像等資料帶出室外。第8條圖書、雜志等資料可以借出，但借閱期限不得超過____天，逾期不能歸還者，需到資料室辦理續(xù)借手續(xù)。第9條對(duì)長期借閱資料不歸還，不說明原因，又不辦理續(xù)借手續(xù)者，資料保管人員要通知借閱部門負(fù)責(zé)人催還，否則對(duì)其整個(gè)部門暫停資料借閱。第10條員工必須愛護(hù)所借資料，不得污染、損壞、拆散、遺失，不得涂改、圈劃、批注和剪裁。如造成借閱資料丟失或損壞，應(yīng)按原價(jià)的一倍予以賠償。第11條資料保管人員對(duì)借閱人借出和歸還的資料，要當(dāng)面進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)后予以登記。每年年底，資料保管人員要對(duì)全年借出資料進(jìn)行清點(diǎn)、催還。如借閱人有工作需要，可重新辦理續(xù)借手續(xù)。第12條凡調(diào)出、離職或較長時(shí)間外出工作、學(xué)習(xí)的人員，離開公司前必須歸還全部所借資料，否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。第13條資料管理人員及資料借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，對(duì)違反規(guī)定者，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、罰款等處分。第4章附則第14條本規(guī)定未盡事宜，可參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第15條本規(guī)定的最終解釋權(quán)歸行政部。第16條本規(guī)定自公布之日起實(shí)施。修修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字訂記錄8．3資料銷毀管理規(guī)定制度名稱資料銷毀管理規(guī)定受控狀態(tài)編號(hào)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條目的為規(guī)范公司文件資料的回收銷毀工作，確保公司信息安全，防止泄密事件的發(fā)生，特制定本規(guī)定。第2條職責(zé)劃分.行政部辦公室具體負(fù)責(zé)資料銷毀工作。.其他部門配合完成資料銷毀工作。第3條資料銷毀程序1.資料管理人員填寫“公司文件資料銷毀審批表”交部門主管、辦公室主任審核料，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀。，凡屬密級(jí)的文件資.資料管理人員統(tǒng)計(jì)、整理經(jīng)批準(zhǔn)允許銷毀的資料，認(rèn)真核對(duì)后編制“銷毀清單”。.由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定兩名監(jiān)銷人，在銷毀資料前，對(duì)擬銷毀資料進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)與復(fù)核，資料銷毀后，分別在“銷毀清單”上簽字。.資料銷毀工作結(jié)束后，資料管理人員應(yīng)及時(shí)做好資料的整理、檢索調(diào)整等善后處理工作，并做好已銷毀資料的登記造冊(cè)、存檔工作。第4條需要銷毀的內(nèi)部文件、資料和圖表等，應(yīng)登記造冊(cè)，一律由行政部組織處理，不得由個(gè)人私自處理、銷毀，并嚴(yán)禁作為廢品出售。第5條對(duì)違反本規(guī)定造成失、泄密者，要追究其責(zé)任，對(duì)后果嚴(yán)重者將嚴(yán)肅處理，直至依法追究其相應(yīng)的法律責(zé)任。第6條本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解釋。第7條本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。修修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字訂記錄8．4資料保密管理規(guī)定制度名稱資料保密管理規(guī)定受控狀態(tài)編號(hào)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條目的為了保證公司的整體利益和長遠(yuǎn)利