建設(shè)工程檔案管理福建省檔案局監(jiān)督指導(dǎo)處xx

電話:xx郵箱:xx第一節(jié)建設(shè)工程檔案概述一、建設(shè)工程檔案的概念

建設(shè)工程檔案（又稱建設(shè)項(xiàng)目檔案、基建檔案）是指在工程建設(shè)過(guò)程中形成的應(yīng)歸檔保存的各種形式和載體的文件材料。二、特點(diǎn)成套性、專(zhuān)業(yè)性、階段性、現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性三、建設(shè)工程工作程序及其文件材料的形成（一）項(xiàng)目建議書(shū)（立項(xiàng)）階段（二）可行性研究階段（三）設(shè)計(jì)（初步設(shè)計(jì)）階段（四）建設(shè)（開(kāi)工）準(zhǔn)備階段（五）建設(shè)實(shí)施階段（六）竣工驗(yàn)收階段第二節(jié)工程文件材料管理一、工程文件、檔案管理的措施1、將項(xiàng)目檔案納入“項(xiàng)目法人制”、“招投標(biāo)制”、“工程合同制”、“工程監(jiān)理制”。

項(xiàng)目法人制：要有檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)；

招投標(biāo)制：招投書(shū)中有檔案編制的內(nèi)容；

合同制：把檔案管理要求作為合同的附件來(lái)實(shí)施，或合同中明確檔案移交的內(nèi)容、套數(shù)、時(shí)間、載體、違約責(zé)任等；

監(jiān)理制：監(jiān)理單位對(duì)施工文件進(jìn)行審核。2、“三參加”、“四列入”、“五同步”。

三參加：參加設(shè)備開(kāi)箱，參加工程驗(yàn)收，參加科研鑒定；

四列入：列入計(jì)劃管理，列入施工管理，列入崗位職責(zé)，列入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。

五同步：部署同步，檢查同步，驗(yàn)收同步，支付同步，評(píng)優(yōu)同步。3、建立健全項(xiàng)目檔案管理制度。文件收發(fā)文登記制度、文件流程控制制度、文件歸檔制度、保密制度、利用制度、圖紙更改制度、竣工圖編制辦法等（各項(xiàng)目可根據(jù)實(shí)際情況，制定相應(yīng)的規(guī)章制度）4、采取經(jīng)濟(jì)制約措施，實(shí)行工程檔案質(zhì)量保證金制度。

5、建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)單位分管領(lǐng)導(dǎo)檔案員勘察單位設(shè)計(jì)單位監(jiān)理單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案員領(lǐng)導(dǎo)及檔案員領(lǐng)導(dǎo)及檔案員領(lǐng)導(dǎo)及檔案員各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及檔案員施工單位二、文件的收集（一）收集范圍

建設(shè)工程的收集要根據(jù)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍》及行業(yè)頒布的有關(guān)歸檔范圍，并結(jié)合本項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定該項(xiàng)目文件的歸檔范圍。

（如鐵路、高速公路等行業(yè)部門(mén)均制定相應(yīng)的文件歸檔范圍）

（二）文件歸檔的時(shí)間1、按工程結(jié)束時(shí)間歸檔（小項(xiàng)目）2、按項(xiàng)目建設(shè)程序或階段歸檔（大項(xiàng)目）3、按單位、分部、分項(xiàng)工程結(jié)束時(shí)間歸檔（單位、分部工程多的項(xiàng)目）4、按年度歸檔（管理性文件）5、隨時(shí)歸檔（保密、涉外、設(shè)備等特殊文件）（三）文件歸檔的質(zhì)量1、對(duì)文件完整的鑒別對(duì)照歸檔范圍，查該歸檔的文件材料是否歸檔完整；各單位（分部、分項(xiàng)）工程的文件材料是否歸檔完整；各工序、階段的文件材料是否歸檔完整；從文件的前后聯(lián)系查是否歸檔完整，如：請(qǐng)示與批復(fù)，正文與附件，原材料出廠證明與試驗(yàn)報(bào)告、臺(tái)帳、使用清單，監(jiān)理通知與反饋，監(jiān)理例會(huì)、月報(bào)是否連續(xù)，圖紙是否與圖紙目錄對(duì)應(yīng)，設(shè)備材料是否與清單對(duì)應(yīng)，現(xiàn)場(chǎng)的口頭變更是否及時(shí)補(bǔ)全，等等。2、對(duì)文件件準(zhǔn)確的鑒鑒別歸檔的文件件應(yīng)為原件件，原則上上不得出現(xiàn)現(xiàn)復(fù)印件、、傳真件、、復(fù)寫(xiě)紙等等；（批文不直直接批給本本單位的可可以歸復(fù)印印件；部分分原材料出出廠證明從從經(jīng)銷(xiāo)商處處購(gòu)買(mǎi)的，，復(fù)印后加加蓋經(jīng)銷(xiāo)商商章視同原原件；施工工時(shí)急用的的設(shè)計(jì)變更更等文件傳傳真的，事事后應(yīng)及時(shí)時(shí)補(bǔ)充原件件；需多份份原件的，，應(yīng)逐份打打印或手工工書(shū)寫(xiě)，不不得用復(fù)寫(xiě)寫(xiě)紙?zhí)讓?xiě)））字跡清楚，，圖樣清晰晰，圖表整整潔，簽字字蓋章手續(xù)續(xù)完備；(不得出現(xiàn)現(xiàn)代簽或簽簽字潦草現(xiàn)現(xiàn)象)文件內(nèi)容應(yīng)應(yīng)填寫(xiě)完整整，數(shù)據(jù)不不得隨意涂涂改；（有涂改時(shí)時(shí)應(yīng)重抄或或蓋當(dāng)事人人紅章）竣工圖應(yīng)真真實(shí)地反映映工程建設(shè)設(shè)實(shí)際情況況；禁止用易褪褪色的書(shū)寫(xiě)寫(xiě)材料，如如紅色墨水水、純藍(lán)墨墨水、圓珠珠筆、鉛筆筆等；（有發(fā)現(xiàn)時(shí)時(shí)應(yīng)重寫(xiě)或或及時(shí)復(fù)印印，不得涂涂描）打印、復(fù)印印文件及照照片的字跡跡、線條和和影像的清清晰及牢固固程度應(yīng)符符合設(shè)備標(biāo)標(biāo)定質(zhì)量的的要求。要根據(jù)國(guó)家家和專(zhuān)業(yè)主主管部門(mén)對(duì)對(duì)書(shū)寫(xiě)用紙紙格式或圖圖幅的有關(guān)關(guān)規(guī)定，做做到文件標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)規(guī)范化；電子、錄音音、錄像文文件存儲(chǔ)格格式應(yīng)符合合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)要求，并并保證載體體的有效性性。3、對(duì)文件件屬性的鑒鑒別工程文件與與政務(wù)文件件的區(qū)別（本單位內(nèi)內(nèi)部事務(wù)管管理，如機(jī)機(jī)構(gòu)成立、、人事任免免、黨團(tuán)活活動(dòng)等文件件，應(yīng)與工工程文件嚴(yán)嚴(yán)格區(qū)分））工程文件與與工程資料料（資料只作作用平時(shí)查查考作用，，不作為文文件歸檔））4、對(duì)文件件價(jià)值及密密級(jí)的鑒別別保管期限：：永久、長(zhǎng)長(zhǎng)期（50年或與工工程同壽命命）、短期期（15年年）密級(jí)：根據(jù)據(jù)國(guó)家有關(guān)關(guān)文件保密密規(guī)定執(zhí)行行第三節(jié)工工程程竣工圖的的編制一、編制形形式1、按圖施施工沒(méi)有變變更的，直直接蓋竣工工圖章，即即可作為竣竣工圖；2、一般般變更的，，在原施工工圖上修改改，蓋竣工工圖章后，，即可作為為竣工圖；；3、重大變變更的，應(yīng)應(yīng)重新繪制制竣工圖，，蓋竣工圖圖章后，方方可作為竣竣工圖。二、對(duì)竣工工圖進(jìn)行四四方會(huì)審由建設(shè)、設(shè)設(shè)計(jì)、施工工、監(jiān)理等等參建單位位對(duì)竣工圖圖編制的準(zhǔn)準(zhǔn)確情況進(jìn)進(jìn)行會(huì)審，，以保證竣竣工圖能真真實(shí)地反映映工程建設(shè)設(shè)實(shí)際狀況況。三、蓋竣工工圖章所有竣工圖圖應(yīng)由編制制單位逐張張蓋竣工圖圖章，竣工工圖章中的的內(nèi)容應(yīng)填填寫(xiě)齊全、、清楚，不不得代簽；；竣工圖章蓋蓋在標(biāo)題欄欄附近空白白處，若正正面無(wú)空白白處，則蓋蓋在對(duì)應(yīng)圖圖紙的背面面左上角；；蓋竣工圖章章時(shí)應(yīng)使用用不易褪色色印泥。竣工圖章格格式：編制單位竣工圖編制人技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期監(jiān)理單位名稱監(jiān)理人四、竣工圖圖的折疊折疊后圖紙紙幅面一般般應(yīng)有A3或A4的的規(guī)格；無(wú)論采用哪哪種折疊方方法，折疊疊后圖紙的的標(biāo)準(zhǔn)欄應(yīng)應(yīng)露在外面面；（參照GB10609《技術(shù)術(shù)制圖、復(fù)復(fù)制圖的折折疊方法》》）第四節(jié)工工程程檔案的的整理一、分類(lèi)類(lèi)根據(jù)行業(yè)業(yè)主管部部門(mén)及業(yè)業(yè)主提供供的檔案案分類(lèi)表表進(jìn)行分分類(lèi)。二、組卷卷案卷必須須是一組組具有有有機(jī)聯(lián)系系的文件件；案卷卷內(nèi)文件件的數(shù)量量要適度度；案卷卷內(nèi)文件件的保存存價(jià)值和和密級(jí)應(yīng)應(yīng)基本一一致；案案卷應(yīng)力力求整齊齊美觀，，便于管管理和使使用。三、卷內(nèi)文件件排列1、圖樣樣的排列列已有圖樣樣目錄，，按目錄錄順序排排列；沒(méi)沒(méi)有圖樣樣目錄，，一般按按總體和和局部關(guān)關(guān)系排列列，即總總體性、、綜合性性的圖樣樣在前，，局部的的居中，，細(xì)部的的排后。。2、文字字材料的的排列（1）按按重要程程度排列列；（2）按按工序排排列；（3）按按地區(qū)排排列；（4）按按時(shí)間排排列；（5）按按習(xí)慣排排列。3、圖文文混合文文件的排排列有的案卷卷是由圖圖樣和文文字材料料混合組組成的，，其排列列一般是是文字材材料在前前，圖樣樣在后。。四、案卷編目目1、編頁(yè)頁(yè)號(hào)2、編卷卷內(nèi)目錄錄卷內(nèi)目目錄錄序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件材料題名日期頁(yè)號(hào)備注1福建省第三建筑工程公司單位工程原材料用料匯總表200112231—102102—2001三明鋼鐵廠“閩光”牌鋼筋出廠合格證2001120111—2531879福建順昌水泥廠“××”牌水泥出廠合格證2001113026—564莆田華順磚廠磚合格證2001100557—62卷內(nèi)內(nèi)目目錄錄序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件材料題名日期頁(yè)號(hào)備注1榕政[2002]8號(hào)福州市人民政府關(guān)于某工程土地征用的批復(fù)200205061—42榕國(guó)土[2002]9號(hào)福州市國(guó)土資源局關(guān)于某工程土地征用的請(qǐng)示200204035—103……10某工程指揮部關(guān)于某工程土地征用的會(huì)議紀(jì)要2002020730—333、填寫(xiě)寫(xiě)卷內(nèi)備備考表卷內(nèi)備考考表互見(jiàn)號(hào)：：JZ1—01（照片片）說(shuō)明：1、本卷有文件材料20件，共100頁(yè)，附圖1張。2、本卷內(nèi)第3份文件鋼筋出廠合格證為復(fù)印件，原件見(jiàn)J1·4—04案卷。立卷人：×××2002年8月9日檢查人：×××2002年9月10日4、案卷裝裝訂案卷采用整整卷裝訂、、單份文件件裝訂、不不裝訂（圖圖紙）三種種形式；單單份文件裝裝訂時(shí)，應(yīng)應(yīng)在每份文文件的右上上角加蓋檔檔號(hào)章，文文件要按目目錄編排次次序排列；；檔號(hào)序號(hào)J1·01--01055、填寫(xiě)案案卷封面和和脊背（1）案卷卷題名：案案卷題名在在結(jié)構(gòu)上由由3個(gè)部分分組成，字字?jǐn)?shù)一般不不超過(guò)50個(gè)字；案卷題名=項(xiàng)目名稱稱+內(nèi)容特特征+文件件名稱如：某高速速公路工程程開(kāi)工報(bào)告告及施工組組織設(shè)計(jì)某高速公路工程程勘察、設(shè)計(jì)、、土建施工等合合同某高速公路工程程G1標(biāo)西福管管理區(qū)收費(fèi)管理理樓竣工圖不規(guī)范的案卷題名名，如：某某工程文件材料料1某某工程文件材料料2變更文件施工文件竣工圖合同文件某某工程鋼筋、水水泥、屋面板、天天溝板構(gòu)件、防水水卷材、水泥漆、、減水劑、砂漿外外加劑等原材料合合格證以及鋼筋性性能試驗(yàn)、水泥、、細(xì)集料、碎石、、磚、土壤、防水水卷材、砼配合比比、砼、砂漿試塊塊強(qiáng)度報(bào)告和試驗(yàn)驗(yàn)報(bào)告（2）立卷單位；；（3）起止日期；；（4）保管期限；；（5）密級(jí)；（6）檔號(hào)；（7）案卷脊背：：填寫(xiě)保管期限、、檔號(hào)和案卷題名名。案卷封面填寫(xiě)示意意表檔號(hào)×××---××檔案館號(hào)____________

案卷題名

福泉高速公路福州段烏龍江特大橋初步設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)

立卷單位福州福泉高速公路有限公司起止日期1998.12.7∽1999.1.12保管期限長(zhǎng)期

密級(jí)_______________________6、編寫(xiě)案卷目錄錄（科技檔案分類(lèi)類(lèi)目錄）科技檔案分類(lèi)目錄錄類(lèi)別序號(hào)檔號(hào)案卷題名立卷單位起止日期數(shù)量保管期限密級(jí)變更情況備注份數(shù)頁(yè)數(shù)第五節(jié)不同專(zhuān)專(zhuān)業(yè)的檔案整理模模式一、文件依據(jù)鐵路建設(shè)項(xiàng)目：