營運(yùn)手冊(cè)之

訂貨管理手冊(cè)

營運(yùn)中心：評(píng)估部精選ppt課程目的

規(guī)范訂貨操作流程，明確訂貨過程管理要求。為準(zhǔn)確訂貨，合理控制庫存提供技巧支持。為新進(jìn)人員迅速把握訂貨技巧提供支持。2精選ppt目錄

一、基礎(chǔ)知識(shí)二、一般訂貨流程及管理要求三、信息系統(tǒng)界面四、訂貨操作說明五、訂貨操作技巧六、其他貨源來貨七、案例分析八、教育訓(xùn)練要點(diǎn)

3精選ppt大統(tǒng)華商品來源1、供應(yīng)商送貨---門店下訂單2、物流配送---門店下訂單、物流自動(dòng)配送3、果行、蔬菜基地配送---門店下訂單精選ppt一、基礎(chǔ)知識(shí)1、專用名詞1.1、平均庫存平均庫存=[期初庫存金額（數(shù)量）+期末庫存金額（數(shù)量）]/2

說明：計(jì)算時(shí)應(yīng)當(dāng)保持口徑統(tǒng)一性，可以是平均庫存數(shù)量，平均庫存售價(jià)金額以及平均庫存成本，財(cái)務(wù)角度一般計(jì)算平均庫存成本。1.2、存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)①存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)=平均庫存成本/日均銷售成本說明：有時(shí)為便于直接理解，通常以數(shù)量進(jìn)行計(jì)算，即平均庫存量/平均銷量；簡單理解為“這么多貨可以賣多少天？”②周轉(zhuǎn)率=銷售成本/平均庫存成本說明：簡單理解為“要做到這么多銷售，存貨要周轉(zhuǎn)幾回？”5精選ppt1、專用名詞1.3、安全庫存安全庫存量=貨架基礎(chǔ)存量+供應(yīng)商兩次送貨期間預(yù)測(cè)銷量

備注：簡單理解為下次送貨之前不缺貨的庫存量。1.4、缺貨率缺貨率=缺貨品項(xiàng)數(shù)/總品項(xiàng)數(shù)。6精選ppt案例分析某門店某一品牌蚊香9月份銷售900盒，售價(jià)為6.5元/盒，每盒平均進(jìn)價(jià)為6元，月初庫存為600盒，月末庫存為300盒，其供應(yīng)商送貨周期為7天，問該商品的周轉(zhuǎn)天數(shù)？周轉(zhuǎn)率？該訂貨量？精選ppt2、流程分類

為全面闡述訂貨流程各種明細(xì)類型，本訂貨流程闡述以下層次：常規(guī)商品訂貨管理要求非常規(guī)類型及情況鮮活商品訂貨、原料類商品訂貨、自采商品訂貨、緊急團(tuán)購訂貨、家紡類需尺碼管理商品訂貨、節(jié)氣商品訂貨、大型促銷活動(dòng)訂貨新品訂貨首單一般由采購訂貨；物流配送商品由物流訂貨8精選ppt3、分類流程管理側(cè)重點(diǎn)類型管理重點(diǎn)常規(guī)訂貨合理控制庫存額度，保證周轉(zhuǎn)，同時(shí)切合供應(yīng)商送貨頻率。鮮活品訂貨特別重視鮮度，重點(diǎn)把控質(zhì)量和數(shù)量，考慮天氣、預(yù)測(cè)銷量、質(zhì)量、貨源供應(yīng)能力、價(jià)格等多種因素。原材料訂貨相對(duì)穩(wěn)定，考慮多長時(shí)間的使用量。自采商品訂貨事前無法預(yù)知，事后補(bǔ)充訂單；管理重在自采商品的競爭力，包括品質(zhì)和價(jià)格。緊急團(tuán)購訂貨立刻獲得貨源，可能事后補(bǔ)充訂單。標(biāo)碼類商品訂貨各種尺碼的配比度。節(jié)氣商品訂貨商品銷售持續(xù)時(shí)間短，備貨風(fēng)險(xiǎn)大，量的預(yù)測(cè)把控。大型促銷訂貨銷量的預(yù)測(cè)及陳列的需要。季節(jié)性商品訂貨切合季節(jié)消費(fèi)曲線，把握庫存量的調(diào)整。9精選ppt二、一般訂貨流程及管理要求2.1、常規(guī)訂貨流程發(fā)現(xiàn)缺貨：主管通過信息系統(tǒng)查詢或庫存清點(diǎn)，確定需訂貨商品訂貨：主管在信息系統(tǒng)訂貨界面下確定訂貨數(shù)量，保存、審核然后打印，具體見信息系統(tǒng)操作界面打印訂單交主管經(jīng)理簽字審批不合格則修改訂單，返回上一步簽字審批后的訂單傳真給供應(yīng)商，并電話確定供應(yīng)商收到訂單，確定到貨時(shí)間訂單交收貨組備案后續(xù)銜接：準(zhǔn)備驗(yàn)收。前提：需訂貨商品采購中心已與供應(yīng)商有正常合作合同，系統(tǒng)中有商品可訂貨基本信息，包括供應(yīng)商、品名、條碼、進(jìn)價(jià)等10精選ppt2.2、內(nèi)控流程管理要求只有擁有公司信息系統(tǒng)帳號(hào)者才有訂貨權(quán)，其他任何人不得盜用、冒用系統(tǒng)帳號(hào)操作訂貨；帳號(hào)擁有者也不得請(qǐng)人代為操作訂貨，過失責(zé)任由帳號(hào)擁有者承擔(dān)。所有訂單訂貨必須在信息系統(tǒng)中留下訂貨痕跡，訂貨人員必須通過信息系統(tǒng)訂貨操作系統(tǒng)中操作訂貨。所有訂貨訂單必須經(jīng)部門經(jīng)理簽字，一級(jí)門店一次性訂貨金額高于20000元或數(shù)量超過5000單位的訂貨；二級(jí)門店金額高于10000元或數(shù)量超過2000單位的訂貨應(yīng)交店長審批。必須及時(shí)驗(yàn)收，保證實(shí)際庫存信息與實(shí)物庫存信息一致。11精選ppt三、信息系統(tǒng)界面3.1、步驟1：打開myshop系統(tǒng)，進(jìn)入操作界面（如1）12精選ppt3.2、步驟2：點(diǎn)擊“采購管理－訂貨作業(yè)－訂貨審批單”或“特價(jià)訂貨審批單”，兩者差別在于：“特價(jià)訂貨審批單”下的操作可修改商品進(jìn)價(jià)，而“訂貨審批單”下的操作不可修改進(jìn)價(jià)，以下以訂貨審批單為操作要求，進(jìn)入界面（如2）13精選ppt3.3、步驟3：點(diǎn)擊“新建單據(jù)”進(jìn)入訂單界面，選擇管理部類－填入供應(yīng)商代碼，按F2快捷鍵到訂貨查詢界面（如3）

14精選ppt3.4、步驟4：在商品精靈內(nèi)選擇輸入相關(guān)代碼，點(diǎn)擊＂查詢＂進(jìn)入商品選擇清單（如4）

15精選ppt3.5、步驟5：根據(jù)訂貨需要，直接在（圖4）界面中雙擊選定需要訂貨的單品，進(jìn)入（圖5）界面．在圖5界面上修改訂貨數(shù)量等信息后，保存并審核單據(jù)。（圖5）16精選ppt3.6、步驟6：再次進(jìn)入初始界面（圖1），點(diǎn)擊＂采購管理－訂貨作業(yè)－查詢直送訂單＂進(jìn)入界面（圖6）17精選ppt3.7、步驟7：擊“單據(jù)查找”，根據(jù)“單據(jù)審核日期”找到訂貨單，并復(fù)核訂單信息（圖7）18精選ppt3.8、步驟8：在圖8界面下方找到＂打?。粹o，點(diǎn)擊打印出訂貨單（圖8）19精選ppt3.9、步驟9：訂單經(jīng)過主管及部門經(jīng)理審核確認(rèn)無誤，簽字后傳真至相應(yīng)供應(yīng)商，然后電話及時(shí)與供應(yīng)商確認(rèn)訂單是否發(fā)出收到，尤其是緊急訂單。20精選ppt四、訂貨操作說明4.1、發(fā)現(xiàn)缺貨方法訂貨一般分析內(nèi)容及信息系統(tǒng)使用通過歷史銷售信息查詢、通過訂貨審批單下的供應(yīng)商經(jīng)營商品操作，或通過異常庫存報(bào)表操作。需要訂貨的情況：

低周轉(zhuǎn)天數(shù)、現(xiàn)有系統(tǒng)零小庫存、期末庫存數(shù)量小于日平均銷售數(shù)量、促銷商品等

訂貨需參照的幾張報(bào)表（myshop系統(tǒng)下）訂貨審批單、商品銷售信息報(bào)表、異常庫存報(bào)表、負(fù)庫存日?qǐng)?bào)表、商品庫存查詢。21精選ppt4.2、審批及溝通主管經(jīng)理進(jìn)行訂貨單審批時(shí)，應(yīng)注意關(guān)注下列問題：訂貨總額是否超過10000元，超過時(shí)，應(yīng)交更上級(jí)審批。依營運(yùn)組特性、商品特性，對(duì)于品項(xiàng)、數(shù)量過多的訂單，尤其是現(xiàn)金采購及不可退貨品要重點(diǎn)審核。單品、裝箱系數(shù)單位。按照至少5%的比例原則抽查，并應(yīng)在訂單上留下審批痕跡。訂貨單最下部，空白欄一定劃掉（需注明定貨明細(xì)的允許備注填加）。促銷員的訂貨意見只可參考，決定權(quán)必須由營運(yùn)主管把握。對(duì)于相同品種不同口味商品，口味銷售有差別，相似定量應(yīng)復(fù)核。對(duì)于促銷商品應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)復(fù)核，關(guān)注價(jià)格敏感度可能引起的銷量變化。新品的第二次訂貨應(yīng)當(dāng)把控（第一次由采購下單）。22精選ppt4.3、供應(yīng)商溝通保證訂貨到貨率，應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通，咨詢下列內(nèi)容：大型促銷超低特價(jià)往往有供應(yīng)商故意斷貨，應(yīng)當(dāng)通過電話確認(rèn)最大程度獲得供應(yīng)商供貨保證。大量訂貨應(yīng)了解供應(yīng)商庫存及休假狀況，特別是休假時(shí)段如春節(jié)、國慶。逢市場(chǎng)價(jià)格異動(dòng)期間，應(yīng)了解供應(yīng)商價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)以防漲價(jià)缺貨與供應(yīng)商保持良好溝通，適時(shí)了解供應(yīng)商處特價(jià)品及促銷力度情況，從而獲得一定的特價(jià)商品支持。緊急訂貨需了解供應(yīng)商到貨時(shí)段，把握送貨頻率從而使收貨組做好準(zhǔn)備。對(duì)于訂貨未到情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行特別溝通，發(fā)現(xiàn)未到貨必須連續(xù)進(jìn)行訂單追加；未到貨情況（包括供應(yīng)商不執(zhí)行協(xié)議價(jià)格等異常）應(yīng)當(dāng)通過書面電子郵件向采購反饋。23精選ppt五、訂貨操作技巧5.1一般性訂貨需關(guān)注的因素銷售預(yù)測(cè)及顧客需求暢銷商品：（前期銷量-期末庫存量）*1.5~2適當(dāng)調(diào)整；正常銷售商品：（前期銷量-期末庫存量）*1~1.5適當(dāng)調(diào)整；低周轉(zhuǎn)商品：（前期銷量-期末庫存量）*0.8~1適當(dāng)調(diào)整；對(duì)于銷售無規(guī)律，變化趨勢(shì)特別大的商品，要依據(jù)具體情況進(jìn)行銷量預(yù)測(cè)。商品屬性及銷售屬性保質(zhì)期特性和功能特性、商品銷售地位屬性、銷售屬性（常規(guī)、特賣）；陳列位置：排面、堆頭、端架；訂貨時(shí)段：商品銷售的周期特性：市場(chǎng)啟動(dòng)期、銷售衰退期。供應(yīng)商送貨周期、配供能力、市場(chǎng)期貨因素設(shè)立科學(xué)的最低庫存、合理的訂貨頻率和訂貨量；一般原則：勤進(jìn)快出；倉庫資源倉庫面積與存儲(chǔ)條件能滿足訂貨需要，經(jīng)常到現(xiàn)場(chǎng)巡視可存放位置。24精選ppt5.2、幾種特殊類型訂貨關(guān)注點(diǎn)促銷訂貨針對(duì)前七后三的供應(yīng)商促銷供價(jià)原則，為提高毛利空間，應(yīng)當(dāng)加以利用。一般可考慮：正常促銷商品訂貨量=正常訂貨量×1.5-現(xiàn)有庫存量；驚爆商品訂貨量=正常訂貨量×3-現(xiàn)有庫存量。生鮮品由于品質(zhì)穩(wěn)定性不高，促銷應(yīng)當(dāng)慎重?cái)U(kuò)充訂貨量。鮮品訂貨因保質(zhì)期極短，為控制損耗額度，需綜合考慮到時(shí)令、市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)、庫存、供應(yīng)商供貨能力、運(yùn)輸能力及倉儲(chǔ)等因素。家紡類訂貨非標(biāo)件類（指單個(gè)品種不具相同性）市場(chǎng)消費(fèi)生命周期、合理配置尺碼確定各標(biāo)碼商品數(shù)量分布情況。25精選ppt六、其他貨源來貨6.1、門店現(xiàn)金自采自采規(guī)劃退貨比較困難，須認(rèn)真分析預(yù)測(cè)，謹(jǐn)慎對(duì)待訂貨。新品種以自采者個(gè)人眼光判斷并預(yù)測(cè)銷量，授權(quán)范圍內(nèi)后續(xù)補(bǔ)充訂單。賣場(chǎng)銷售商品的補(bǔ)充性現(xiàn)金自采，訂貨應(yīng)以斷貨時(shí)段業(yè)績預(yù)測(cè)為定量，提前應(yīng)作規(guī)劃并報(bào)部門經(jīng)理及店長審批。6.2、門店向果行及冷庫訂貨向果行訂貨，要注意訂貨時(shí)間、數(shù)量，有變化及時(shí)聯(lián)系冷庫凍品由門店向物流下單，物流按單進(jìn)行配送。6.3、采購訂貨新品及大型促銷商品，一般由采購在信息系統(tǒng)中操作訂貨；新品訂單由門店主管在信息系統(tǒng)中查詢新品訂單。26精選ppt六、其他貨源來貨6.4、物流來貨物流依據(jù)門店匯總銷量預(yù)測(cè)進(jìn)行訂貨，只在進(jìn)入物流中心供應(yīng)商經(jīng)營商品范圍內(nèi)訂貨。在數(shù)量、質(zhì)量等問題上，應(yīng)及時(shí)與物流溝通。6.5、調(diào)撥訂貨調(diào)撥訂貨仍以門店需求預(yù)測(cè)為準(zhǔn)，調(diào)撥需報(bào)部門經(jīng)理及店長審批。具體操作參見調(diào)撥手冊(cè)。27精選ppt七、案例分析7.1、案例情形一：市場(chǎng)行情變化影響訂貨2008年初市場(chǎng)油價(jià)瘋漲，市場(chǎng)貨源緊張；非常時(shí)期，經(jīng)采購與門店研究對(duì)油品進(jìn)行現(xiàn)金壓貨，當(dāng)時(shí)門店福臨門大豆油一次進(jìn)貨800箱，雖然在高價(jià)時(shí)賣出了一大部分；但下半年隨著國家宏觀政策與價(jià)格臨時(shí)干預(yù)措施的出臺(tái)，油價(jià)急轉(zhuǎn)直下，迅速跌回50元以內(nèi)，外圍市場(chǎng)油價(jià)下降，使門店剩余的庫存全部滯壓，一般油的保質(zhì)期只有18個(gè)月，為了避免更大的損失，各個(gè)門店都只能倒價(jià)銷售，損失比較大。7.2、案例二：銷售預(yù)測(cè)影響訂貨水果組“蘆柑”特價(jià)期間收件0.69元，柜組預(yù)計(jì)1000多斤/天，下單量2000斤/天，而實(shí)際的商品質(zhì)量較差，每天僅800斤，庫存積壓厲害，損耗嚴(yán)重。28精選ppt七、案例分析7.3、案例三：偶然性事件影響訂貨

X年我市發(fā)生水污染事件，我們得知消息，迅速采取行動(dòng)，立即大量下單，主推400Ml以上大瓶水和5L的桶裝水；結(jié)果通過合理的訂貨與調(diào)度，不但滿足了廣大市民生活的需求，同