細則》的通知為加強集團公司的檔案管理工作，有效地保護和利用檔案,一、集團公司資料歸檔范圍(一)政府機關或行業(yè)管理部門(簡稱職能部門)的文書材3、職能部門領導檢查工作、參觀或者參加公司活動中的指；(二)公司文件資料1、公司內部管理文件。包括公司發(fā)行的各種標準、規(guī)章制2、企業(yè)的重大決定文件。包括集團公司董事長、總裁辦公會及其相關行政會議等形成的決議或會議紀要等。3、請示性文件。包括公司針對工程項目向市規(guī)劃局、國土4、憑證性文件。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行?、證件性文書文件。包括公司證件，如法人營業(yè)執(zhí)照、開6、報告性文件。包括公司開發(fā)項目的可行性研究報告、策7、人力資源資料。包括企業(yè)各部門的員工檔案，人事任免8、土地資料。包括建設用地批準，地籍調查表，土地他項9、工程類文件。包括工程前期的項目審批、項目立項、工程設計、工程竣工結算、工程圖紙、監(jiān)理文件、總(分)竣工資(三)非隸屬單位的文件資料(一)部門收文附上部門的文檔處理(傳閱)單，組織部門內的傳閱，并對資料審批流程，并進行歸檔。如涉及到公司其他部門、參建各方(施(二)部門發(fā)文(三)文檔查閱1、部門文員應組織對本部門的文檔管理體系進行討論和講3、部門文員應對本部門已歸檔文檔負責，保證已歸檔文檔(四)文檔版本控制2、部門發(fā)文版本發(fā)生變更，部門文員應書面通知相關部門三、檔案管理分類編號辦法根據(jù)集團公司的實際情況將公司檔案按照部門功能分為十五大類(具體分類辦法見附件企業(yè)檔案分類辦法方案)，以后根(一)行政管理類(XZ)：01公司證照、02會議紀要、03(二)人力資源管理類(HR):01在職員工檔案、02人事(三)財務管理類(CW)：01財務管理制度、02財務管理(四)營銷管理類(YX)：01營銷管理、02市場拓展、03(五)招標采購類(ZB):01年(季、月)度招標計劃、(JS):01設計單位選擇、02設計變更、M(十)公共事務部(GS)：01征用土地申請、批準文件、(十一)法務部(FW):01公司各部門簽訂的合同原件、02(十二)審計監(jiān)察部(JC):01財務審計資料、02工程審計(十三)工程事務部(SW)：01前期政府批復文件、02勘(十四)商業(yè)管理公司(SG)：01基礎調查表、02調研數(shù)(十五)裝飾工程部(ZS)：01設計單位選擇、02施工圖各子公司的文員負責收集整理上一年度辦理完畢的文件(請示、 (一)歸檔材料的質量要求音帶、錄象帶等必須同其詳細的文字說明材料一起歸檔。2、歸檔的文件材料必須是原件(定稿)，特別重要的文件的文件材料必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，準確地反映生產(chǎn)、真實內容和歷史過程，4、歸檔文件材料的制成材料必須易于耐久保存，同時要保5、電子文件的歸檔應遵守兩個原則：第一、電子文件和紙子文件歸檔兩方面的工作，網(wǎng)絡歸檔是指將經(jīng)過整理的電子文(二)文件的立卷立卷應遵循文件的自然形成規(guī)律，保持卷內文件的有機聯(lián)1、案卷不宜過厚，一般不超過40mm。6、填寫卷內目錄和卷內備考表。卷內目錄的編制應符合下1)卷內目錄式樣宜符合本規(guī)范附錄的要求。3)責任者：填寫文件的直接形成單位和個人，有多個責任要責任者，其余用“等”代替。4)文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。5)文件題名：填寫文件標題的全稱。6)日期：填寫文件形成的日期。7)頁次：填寫文件在卷內所排的起始頁號，最后一份文件8)卷內目錄排列在卷內文件首頁之前。(三)檔案室負責填寫案卷封皮和案卷的裝訂1)案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內封面2)案卷封面的內容應包括：檔號、案卷題名、編制單位、期限、共幾卷、第幾卷。3)檔號應由分類號、項目號和案卷號組成，檔號由檔案保4)案卷題名應簡明、準確地揭示卷內文件的內容，案卷題專業(yè)名稱、卷內文件的內容。5)編制單位應填寫案卷內文件的形成單位或主要責任者。6)起止日期應填寫案卷內全部文件形成的起止日期。7)保管期限分為永久、長期、短期三種期限。(1)凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對企(2)凡是反映企業(yè)一般工作活動，在較長時間內對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管；(3)凡是在較短時間內對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等有參考利用價該設備的使用年限劃定具體年度。會計檔案的保管期限有永久、 管理辦法》)。8)密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內有不同密2案卷裝訂1)案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。2)裝訂時必須剔除金屬物。(一)檔案室建設原則：安全、實用、方便。(三)檔案室?guī)旆砍兄兀簶欠孔鳈n案室的，樓板承重必須達檔案庫房在布置櫥俱時，應考慮到工作人員管理和放置檔案保護、檢測設備的空間。主通道凈寬不小于1m。兩行裝具間凈寬(五)檔案室的防護設施檔案室應具備防火、防水(潮)、防高溫、防盜、防蟲、防2)線路鋪設必須為暗線，且根據(jù)要求選用線材。開關、插4)滅火器材要選用氣體或干粉滅火劑，滅火器材存放位置要方便取放，不應放在檔案庫房內，已到保質期應及時更換。)檔案室要配備手電筒，以備停電時使用，嚴禁明火照明。2、防潮(水)、防高溫1)檔案庫房要根據(jù)面積配備一定數(shù)量的溫濕度儀。2)檔案庫房在平房或一樓的，應配備除濕機。3)檔案庫房不宜安裝水(氣)暖。上下水管道禁止