檔案管理培訓(xùn)資料一、檔案的收集寫好檔案交接文據(jù)(附目錄)，作好登記。2．文件的處理復(fù)印件按文件流轉(zhuǎn)程序傳閱。3．現(xiàn)在教育局有一部分文件通知是不發(fā)紙質(zhì)文件的，如果其中有關(guān)你學(xué)校的，也是要?dú)w檔的。因此，要求檔案員也要時(shí)常瀏覽教育網(wǎng)，查看電子文件。二、檔案的整理鑒定編目上架1．檔案期限的鑒定劃分(見檔案保管期限表)(逐條討論)2．文書檔案的整理根據(jù)《分類排列編號規(guī)則》把歸檔的素材分成黨群、政務(wù)、教學(xué)三類。接著，根據(jù)《保文書檔案政務(wù)類政務(wù)類黨群類教學(xué)類黨群黨群黨群政務(wù)政務(wù)政務(wù)教學(xué)教學(xué)教學(xué)永久長期短期永久長期短期永久長期短期2．1．3排序。組成一卷的文件材料按其生成時(shí)間先后和內(nèi)容關(guān)聯(lián)排序。2．1．4給每一卷卷內(nèi)的文件材料在右上角寫上(或用數(shù)字章、號碼機(jī)印上)頁碼。2．1．5填寫卷內(nèi)目錄(附1：文書檔案卷內(nèi)目錄樣表)卷內(nèi)目錄放在卷首，內(nèi)容有：。生成文件材料的日期起止頁號。備注：留空，以備文件材料發(fā)生變化時(shí)作說明用。2．1．6填寫備考表(附2：文書檔案卷內(nèi)備考表樣表)卷內(nèi)備考表放在卷末，內(nèi)容有卷內(nèi)情況說明：通常留空，以備卷內(nèi)文件發(fā)生變化時(shí)說明用。立卷時(shí)間：填寫完成立卷的日期的底邊和左側(cè)敦齊，左邊三點(diǎn)一線，線繩裝訂。案卷題名應(yīng)包括責(zé)任者、問題、文種(名稱)三部分。格式為：(責(zé)任者，誰、什么單位)關(guān)于(什么問題)的(文種名稱，如通知、報(bào)告、批復(fù)、名冊、制度、辦法、意見等)誰，什么單位什么問題文件材料的名稱，不要超過三個(gè)，如不止三個(gè)，可加“等”字題名應(yīng)力求能夠反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。2．1．9案卷封面的填寫(見附3)編號要根據(jù)《檔案分類排列編號規(guī)則》進(jìn)行。為1案另架排列。一個(gè)大流水號就是文書檔案類所有的黨群類檔案的案卷號為一個(gè)流水號。始。如下表：黨群類案卷號政務(wù)類檔案的排列也是如此，只是目錄號為2教學(xué)類檔案的排列也是如此，只是目錄號為3(如果按件整理，則必須使用計(jì)算機(jī)管理)2．2．1整理一件(1)確定怎樣算一件。圖冊等一冊為一件，來文與復(fù)文(如報(bào)告與批示、請示與批復(fù)、函與復(fù)函等)為一件。(2)超大紙張折疊(3)去除金屬物(4)裝訂包角材料包角。右右上角左上角包角方法：首先把每一頁左上角的正反兩面刷上少許漿糊，粘上，再用包角材料包上。右右上角左上角如果一件材料中既有縱向，又有橫向的，以第一頁為準(zhǔn)。(5)填寫包角或歸檔章等項(xiàng)目：如果用包角方式裝訂，通常包角材料已印制了這些項(xiàng)目，如下圖室編室編件號館編件號全宗號度機(jī)構(gòu)問題如果用“三孔一線”或采用縫紉機(jī)裝訂，則應(yīng)在文件首頁上部中間空白處蓋上歸檔章，(全宗號)(年度)(室編件號)(機(jī)構(gòu)問題)(保管期限)(館編件號)填寫方法與包角相同。2．2．2編號個(gè)流水號；短期一個(gè)系列，每年一個(gè)流水號。上架排列也分三個(gè)系列進(jìn)行排列。永久檔案件號51—13021—5026—長期和短期也是如此。2．2．3編制目錄(用計(jì)算機(jī)管理可以打印)歸檔文件目錄樣表(見附4)按件整理備考表樣表(見附5)盒面只須印上全宗名稱章即可，盒脊項(xiàng)目有全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)問題、起止一欄不填，盒號為排列上架后檔案盒的流水號，每種期限一個(gè)大流水號。3．會(huì)計(jì)檔案整理會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)整理好后，交檔案室保管。需要注意的一點(diǎn)是責(zé)任者必須填單位。會(huì)計(jì)檔案上架時(shí)，報(bào)表帳冊為一個(gè)系列，目錄號為4，憑證為一個(gè)系列，不給目錄號，4、科技檔案整理基建檔案按卷整理，按照工程進(jìn)行組卷，不同工程必須分開組卷。同一工程的文書材料與圖紙必須分開組卷。材料，首先把工程文書與基建圖紙分開。對于工程文書就像文書設(shè)備檔案按卷整理，按照設(shè)備進(jìn)行組卷，不同設(shè)備必須分開組卷。卷內(nèi)材料按形成時(shí)間進(jìn)行排列，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表后裝盒。5．照片檔案整理(演示)照片檔案按卷整理，每一次活動(dòng)的照片為一卷。每次活動(dòng)照片可能會(huì)很多，選擇有代表性的照片歸檔組卷，如全景照片、領(lǐng)導(dǎo)講話及有代表性的場景等。把照片按拍攝時(shí)間排序，用切角插入的方式把照片固定在照片檔案芯頁上。攝號(如為數(shù)碼相機(jī)拍攝，沒有底片，則應(yīng)刻盤保存原始的電子照片)，并用一句話對該照片位置(如：左一、右二等)。第二頁起，每頁插兩張照片，每張照片注明照片號和底片號，并用一句話對該照片簡要說明，照片中主要人物應(yīng)加括號注明位置。加照片檔案卷內(nèi)目錄和備考表裝訂成卷。卷皮用案卷內(nèi)封面和封底題名擬寫：****學(xué)校關(guān)于******的照片把案卷按年度時(shí)間排列后編制案卷號。裝盒(用按卷整理的檔案盒)，填寫卷盒(卷盒的填寫與文書檔案案卷一樣，其中案卷號填該盒內(nèi)的起止案卷號)后按年度順序上架。電子照片刻成光盤，編入光盤錄像帶序列。6．光盤錄像帶檔案整理每一次活動(dòng)的錄像光盤為一卷，裝卷盒。題名擬寫如下：****學(xué)校關(guān)于******的錄像(電子照片)7．實(shí)物檔案整理逐件編號，編制目錄8．編制目錄卷整理檔案的目錄編制按卷整理的文書檔案需編制兩種目錄：案卷目錄和全引目錄案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編制的檢索工具。其目錄表包括案卷號、案卷標(biāo)題、年度、卷內(nèi)文件頁數(shù)、保管期限、備注等。8．1．1．1案卷目錄樣表(見附7)會(huì)計(jì)案卷目錄也可采用會(huì)計(jì)保管清冊每個(gè)目錄號一本目錄或數(shù)本目錄，不同目錄號的案卷目錄不可放在同一本案卷目錄內(nèi)。上架排列時(shí)按目錄號的先后順序排列。案卷目錄在目錄櫥中的排列如圖(圖1)：件目錄匯編成冊，兼有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄的功能。的目錄。一般只需把案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄依次打印，或復(fù)印剪貼后裝訂成冊即可。全引目錄樣表(見附8)全引目錄的排列與案卷目錄類似，如圖(圖2)：(圖1)(圖1)件整理檔案的目錄編制按件整理檔案的目錄叫做歸檔文件目錄。1、歸檔文件目錄樣表(見附4)歸檔文件目錄的裝訂排列：每種期限的目錄裝一個(gè)盒子或數(shù)個(gè)盒子，如圖(略)(圖3)三、保管統(tǒng)計(jì)，編制全宗卷文件材料組成的專門案卷。1．卷內(nèi)文件材料逐件加封面、封底、編件號，裝訂后裝入卷盒。封面著錄全宗號、件2．卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分別著錄全宗號、全宗名稱和編制日期。(見附11全宗卷盒)其中“全宗號”處填寫“全宗號—卷號”全宗指南(全宗介紹)大事記(每年1件)歸檔不歸檔范圍檔案交接文據(jù)附目錄檔案工作組織網(wǎng)絡(luò)檔案分類方案、排列編號規(guī)則程；本年度檔案數(shù)量，包括各種期限的數(shù)量，各類別的檔案保管期限表鑒定小組成員名單(鑒定小組成員調(diào)整才需增加)鑒定分析報(bào)告、銷毀檔案的請示與批復(fù)及銷毀清冊(如庫房、檔案安全檢查記錄冊(每月至少一次，必須兩人檢查)溫濕度記錄冊((每月至少一次)檔案收進(jìn)、移出登記冊檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)(盒號)大項(xiàng)件號檔檔案管理綜合辦法(包括領(lǐng)導(dǎo)形式和組織機(jī)構(gòu)、綜合檔度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度