Word版本，下載可自由編輯物業(yè)公司文件控制管理程序1.0目的對麗江花園物業(yè)管理公司質量管理體系所要求的文件舉行控制，確保在使用處獲得適用文件的有關版本。

2.0適用范圍適用于麗江花園物業(yè)管理公司與質量管理體系要求有關的文件的控制。

3.0職責3.1麗江花園物業(yè)管理公司與管理體系有關的文件由行政部歸口管理。3.2技術部負責與維護有關的和網(wǎng)絡系統(tǒng)有關的技術性文件和資料的受控發(fā)放。3.3配套服務部負責與服務有關的文件受控發(fā)放。3.4各有關部門負責本部門文件管理。

4.0定義4.1文件的分類按文件的來源分為：4.1.1內部文件:麗江花園物業(yè)管理公司內部形成的管理文件，包括質量管理體系文件和對內、對外的管理公文。質量管理體系文件還可分成：a）質量手冊，第一層次文件，代碼為（A）；b）程序文件，其次層次文件，代碼為（B）；c)作業(yè)指導書、操作規(guī)程（規(guī)定），第三層次文件，代碼為（C）；d)質量記錄（為特別類型文件），代碼為（D）。

4.1.2外來文件:a)國家、行業(yè)、企業(yè)的技術標準、規(guī)范、規(guī)程等；b)主管部門的公文；c)顧客提供的基礎資料等；d)計算機應用軟件。

4.1.3成績文件：麗江花園物業(yè)管理公司內部形成的與維護和服務有關的技術性文件，包括質量方案、綱要、成績報告、圖紙圖片等。4.2按受控狀態(tài)分為：4.2.1受控文件即列入《受控文件清單》的文件，這些文件的批準、發(fā)布、更改、報廢、回收等必需按本程序規(guī)定的要求舉行控制。4.2.2非受控文件未列入《受控文件清單》的文件。

5.0工作程序

5.1文件的編號與標識5.1.1質量管理體系文件按《文件編號規(guī)定》舉行編號和標識。5.1.2管理性公文按《文件編號規(guī)定》舉行編號和標識。5.1.3與維護和服務有關的文件按《文件編號規(guī)定》舉行編號和標識。5.1.4外來文件沿用原文的編號，加蓋“外來文件”章。5.2文件編寫5.2.1質量管理體系文件由各使用部門編寫，行政部匯總。5.2.2管理性公文由行政部組織編寫。

5.3文件的審批5.3.1質量手冊由管理者代表審核，總經(jīng)理批準。5.3.2程序文件由行政部審核，管理者代表批準。5.3.3作業(yè)指導書文件由行政部組織相關部門審定，由管理者代表批準。5.3.4與維護和服務有關的成績性文件由技術部和配套服務部經(jīng)理審批。5.3.5管理性公文由相關部門起草，主管領導審核，總經(jīng)理批準。

5.4文件的發(fā)布與發(fā)放5.4.1文件一經(jīng)批準，即可舉行發(fā)布和發(fā)放。發(fā)布可以采納會議（即發(fā)布會）和非會議兩種形式。5.4.2質量管理體系文件、標準、規(guī)范、規(guī)程由行政部按《文件發(fā)放方案審批表》發(fā)放。5.4.3技術類文件由技術部按《文件發(fā)放方案審批表》發(fā)放。5.4.4服務類文件由配套服務部按《文件發(fā)放方案審批表》發(fā)放。5.4.5文件的發(fā)放應確定文件發(fā)放范圍，確保與質量管理體系運行有關的場所，在使用處可獲得適用文件的有關版本。5.4.6各發(fā)放文件部門作好《文件發(fā)放、回收記下表》的記錄工作。5.4.7各單位相關部門的文件管理人員在收到和領取文件后，應準時分發(fā)到位。文件收取人在《文件發(fā)放、回收記下表》上簽收。5.4.8麗江花園物業(yè)管理公司全部對外發(fā)布的文件均由行政部審定發(fā)放，重要文件需總經(jīng)理批準后發(fā)放。5.5文件的更改5.5.1質量管理體系文件需要更改時，應由提出文件修改部門填寫《文件更改申請表》，說明更改緣由，對重要的更改應附充分理由和證據(jù)。5.5.2《文件更改申請表》的審批按文件審批條款舉行，經(jīng)批準后，由行政部填寫《文件更改通知單》。5.5.3更改采納換頁法或劃改法。劃改就是在原文件需修改處修改。更改后的文件應在文件修改記錄上予以記錄。5.5.4文件更改的詳細程序是：行政部將《文件更改通知單》，按原文件發(fā)放范圍發(fā)至各單位相關人員，并按通知單準時更改本單位使用文件，在通知單上做好記錄。

5.6文件的換版與作廢5.6.1文件經(jīng)多次更改或文件需舉行大幅度修改時,應舉行換版。換版由行政部組織。5.6.2作廢的文件由行政部文件管理員負責收回，并在《文件發(fā)放、回收記下表》上做好記錄，在作廢文件上加蓋“作廢”印章，待統(tǒng)一銷毀。5.6.3由行政部填寫《文件銷毀申請表》，批準后統(tǒng)一銷毀。銷毀由行政部執(zhí)行，需兩人在場見證。需留用的作廢文件，填寫《文件留用申請表》，經(jīng)行政部批準后，加蓋“保留資料”印章方可留用。留用的文件應單獨存放，以免混用。

5.7文件的管理5.7.1存檔文件應保存在通風、干燥的環(huán)境中并做好防火、防蟲、防潮工作，以免破損。5.7.2暫時借閱文件應由借閱者填寫《文件借閱記下表》，經(jīng)文件管理部門負責人批準后方可借閱。借閱者應在指定日期歸還。5.7.3行政部定期（一年一次）發(fā)布《受控文件清單》，經(jīng)管理者代表批準后，下發(fā)各單位。5.7.4各部門依據(jù)《受控文件清單》和實際狀況,實時更新本部門的《受控文件清單》。

5.8外來文件的發(fā)放麗江花園物業(yè)管理公司全部外來文件均由行政部負責收集匯總，并記錄于《外來文件記下表》中，其包括：國家、地方、行業(yè)技術性標準、規(guī)范、規(guī)程等文件，經(jīng)過鑒定和確認其有效版本后，列入《受控文件清單》，經(jīng)總經(jīng)理批準后，按文件的發(fā)布與發(fā)放的路徑發(fā)放。

6.0相關文件6.1《文件編號規(guī)定》RGPM–4.2.3–C-01-016.2《文件簽批、發(fā)放、回收操作規(guī)程》RGPM-4.2.3–C-01-026.3《文件歸檔、保密管理規(guī)定》RGPM-4.2.3–C-01-03

7.0質量記錄7.1《文件發(fā)放方案審批表》RGPM–4.2.3–D-01-017.2《文件發(fā)放、回收記下表》RGPM–4.2.3–D-01-027.3《文件更改申請表》RGPM–4.2.3–D-01-037.4《文件銷毀申請表》RGPM–4.2.3–D-01-047.5《文件留用申請表》RGPM–4.2.3–D-01-05