辦公室字[2014]第3號辦公用品及設備管理辦法1.目的為了規(guī)范學校辦公用品及設備的購買、使用、維護、報廢等管理，充分利用現(xiàn)有資源，降低管理成本，特制定本辦法2.范圍適用于學校所有部門。3.職責3.1各部門負責對本部門的資產(chǎn)進行管理。3.2辦公室負責學校資產(chǎn)的購置、實物管理。3.3財務管理部門負責對學校的資產(chǎn)進行價值管理，并監(jiān)督公司資產(chǎn)管理的全過程。4.方法和過程控制4.1學校資產(chǎn)是指由學校購進、建造或以其他方式取得的、歸公司所有、服務于學校經(jīng)營過程的各種財產(chǎn)物資；資產(chǎn)按其性質(zhì)可分為固定資產(chǎn)、低值易耗品、物料用品、圖書等幾大類。4.2辦公室負責統(tǒng)籌所屬學校資產(chǎn)的實物管理，財務管理部門進行價值管理。辦公室設置專人管理，對固定資產(chǎn)、低值易耗品、物料用品等進行實物管理，并委托使用部門保管。4.3固定資產(chǎn)的管理4.3.1固定資產(chǎn)是指使用期限在一年以上，單位價值較高，在使用過程中保持原有實物形態(tài)的資產(chǎn)，是服務部門進行有償服務所必須的物質(zhì)條件。為保證固定資產(chǎn)的安全完整，提高使用效率，應管好、4.3.21）凡單價在200元以上的一般設備，單價在500元以上的專用設備，其耐用時間在一年以上的，均列為固定資產(chǎn)。2）不滿上述金額的設備而耐用時間在一年以上的大批量同類財產(chǎn)，也列為固定資產(chǎn)。3）固定資產(chǎn)按其用途可分為交通工具、機械設備、辦公設備、通訊設備、房屋及建筑物等五大類。4.3.31）固定資產(chǎn)的購置實行計劃管理。由使用部門提出購置計劃，經(jīng)辦公室統(tǒng)籌安排、合理調(diào)配，財務管理部門提出資金建議后，匯總后報校長審批后，由辦公室統(tǒng)一購置。2）固定資產(chǎn)購進入庫或投入使用前，辦公室應對固定資產(chǎn)進行驗收，技術(shù)要求比較高的設備，還要有專業(yè)技術(shù)部門進行技術(shù)鑒定。驗收合格的固定資產(chǎn)由庫管填制“入庫單”，由采購人、驗收人及使用人三方簽字確認。入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)留存，一聯(lián)作為財務稽核單據(jù)，一聯(lián)交財務管理部門入賬。4.3.41）固定資產(chǎn)以不計留殘值提取折舊。固定資產(chǎn)提完折舊后仍可繼續(xù)使用的，不再計提折；提前報廢的固定資產(chǎn)要補提足折舊。2）購入的固定資產(chǎn)，以進價加運輸、裝卸、包裝、保險、稅金等費用作為原價。需安裝的固定資產(chǎn)，還應包括相關(guān)的稅費等。作為投資的固定資產(chǎn)，應以投資協(xié)議約定的價格為原價。3）固定資產(chǎn)必須每年盤點一次，對盤盈、盤虧、報廢及固定資產(chǎn)的計價，必須嚴格審查，按規(guī)定經(jīng)批準后，于年度決算時處理完畢。4）盤盈的固定資產(chǎn)，以重置完全價值作為原價，按新舊的程度估算累計折舊入帳，原價減累計折舊后的差額轉(zhuǎn)入公積金。5）盤虧的固定資產(chǎn)，應沖減原價和累計折舊，原價減累計折舊后的差額作營業(yè)外支出處理。6）報廢的固定資產(chǎn)的變價收入（減除清理費用后的凈額）與固定資產(chǎn)凈值的差額，其收益轉(zhuǎn)入公積金，其損失作營業(yè)外支出處理。7）公司對固定資產(chǎn)的購入、出售、清理、報廢及內(nèi)部轉(zhuǎn)移等都要辦理會計手續(xù)，并設置固定資產(chǎn)明細臺帳對其進行核算、管理。4.3.51）辦公室負責固定資產(chǎn)實物管理，設置固定資產(chǎn)卡片，對實物進行登記。固定資產(chǎn)卡片實行一物一卡，一式兩聯(lián)，一聯(lián)由辦公室保管，詳細記錄該項固定資產(chǎn)的購置時間、實物編號、原價、使用年限、折舊率、領用登記及調(diào)撥情況，并經(jīng)使用人簽認留存；一聯(lián)隨固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移，由固定資產(chǎn)使用部門保管；固定資產(chǎn)卡片按種類設置。2）財務管理部門負責固定資產(chǎn)帳務管理，負責各種資產(chǎn)的核算、計提折舊；設固定資產(chǎn)明細分類賬。3）辦公室和財務管理部門應定期對資產(chǎn)進行全面的清查盤點，保證帳實相符，綜合管理部門對盤虧落實賠償責任（個人責任、部門責任），盤盈資產(chǎn)統(tǒng)一由綜合管理部門安排調(diào)配。4.3.61）辦公室負責公司固定資產(chǎn)調(diào)撥、調(diào)劑管理，調(diào)撥前應填制固定資產(chǎn)調(diào)撥單一式兩聯(lián)由綜合管理部門及財務管理部門留存，調(diào)出方、調(diào)入方、辦公室應相互簽字確認，并經(jīng)校長審批，固定資產(chǎn)卡片應隨實物相應流轉(zhuǎn)。財務管理部門憑固定資產(chǎn)調(diào)撥單進行帳務處理。2）禁止部門之間、員工之間私自調(diào)劑固定資產(chǎn)。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)對部門之間、員工之間私自調(diào)換、調(diào)動固定資產(chǎn)的，給予部門負責人或當事員工50-200元的經(jīng)濟處罰。4.3.7固定資產(chǎn)清理包括：固定資產(chǎn)報廢、出售、變更等。固定資產(chǎn)報廢時，應由使用部門提出申請，經(jīng)有關(guān)部門檢驗符合報廢條件的，在報廢申請上簽字，由辦公室部門提交校長審批，財務管理部門根據(jù)總經(jīng)理簽批的報廢申請，進行固定資產(chǎn)報廢的帳務處理；變賣、出售固定資產(chǎn)應由辦公室提出申請，經(jīng)校長批準后，財務管理部門根據(jù)申請單作變賣的帳務處理。4.3.8使用人應愛惜使用的固定資產(chǎn)，如因工作調(diào)動，須將所使用的固定資產(chǎn)及時收回。4.4低值易耗品的管理4.4.14.4.24.4.34.4.4低值易耗品日常管理，與固定資產(chǎn)管理辦法相同。辦公室按種類設帳，登記數(shù)量的增加、減少、調(diào)撥、存放地點等情況；財務管理部門設明細分類帳，只記金額，不記數(shù)量。辦公室4.4.4低值易耗品領用的管理。領用低值易耗品，由領用部門填制“領料單”，經(jīng)部門負責人簽字確認后由庫管填制“出庫單”一式三聯(lián)，經(jīng)領用人、庫管、部門負責人4.4.54.5辦公用品、物料用品的管理4.5.1辦公用品、物料用品是指單位價值在100元以下，使用年限在一年以下的各種材料物品、辦公用品；或者單位價值在100元以上，但只能使用一次的物資。由于物料用品價值小、易消耗、收發(fā)頻繁，為降低消耗，防止浪費，所有物料用品的采購和保管由辦公室4.5.2辦公用品、物料用品采購管理。各部門每月25日提出下月物料用品的領用申請。辦公室統(tǒng)一核實審批后，按計劃集中進行購買，其他部門不得擅自購買。采購時，除要有銷售發(fā)票外，必須附采購物品清單；報銷時，超購置計劃、計劃單價并未經(jīng)批準的部分，原則上不得報銷。辦公室4.5.3辦公用品、物料用品領用管理。統(tǒng)一由部門專人填制“領料單”，并必須由部門負責人簽字確認，庫管方可發(fā)放。庫管根據(jù)“領料單”填制“出庫單”，一式三聯(lián)，經(jīng)領用人、部門負責人、庫管簽字后，一聯(lián)留存登帳，一聯(lián)月末匯總后交財務管理部門登帳，一聯(lián)交領用部門對帳。月末，庫管統(tǒng)計出“各部門辦公用品、物料用品領用匯總表”4.5.4可循環(huán)使用物品領用的管理。辦公室4.6圖書類管理4.6.1書籍分類：教科圖書4.6.1書籍購買管理。使用部門提出購買申請，辦公室負責資源調(diào)整、核實后報公司校長審批后，由辦公室4.6.1日常管理。教務室負責書籍日常管理，對所有圖書進行分類編號建卡、歸檔、領取管理、借閱管理。教科書的發(fā)放按照實名制，必須與財務管理部門和招生部門核實后發(fā)放。4.7處罰條例：4.7.1若個人使用、管理的物資出現(xiàn)人為損壞，根據(jù)受損情況由使用人照價賠償；若出現(xiàn)丟失現(xiàn)象的，給予當事人50-200元的經(jīng)濟處罰，并照價賠償；若部門公用物資出現(xiàn)人為損壞或丟失現(xiàn)象的，分別給予部門負責人和當事人50-200元的經(jīng)濟處罰，4.7.2擅自對公司物資做出報廢、出售、變更等情況，給予當事人50-200元的經(jīng)濟處罰4.7.3圖書類：超出借閱時間經(jīng)通知仍不還書者或遇清點期而仍不還者，4.8總則4.8.1本辦法所指辦公用品及設備是指文具、紙張等文案用品，辦公桌椅、檔案柜等辦公家私，傳真機、電腦、打印機等辦公器具設備，電視、空調(diào)等家電設備。4.8.2根據(jù)實際情況，學校將辦公用品及設備分為包括耐用品和低值易耗品兩大類。其中：1）耐用品：第一類：辦公家私，如：各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺、保險箱及室內(nèi)非電器類較大型的辦公陳設等。第二類：辦公設備類，如：電話、傳真機、復印機、碎紙機、電視機、攝像機、投影儀、照相機、電風扇、音響器材及相應耗材（機器耗材、復印紙）等。2）低值易耗品：第三類：辦公文具類，如：鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、螢光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復寫紙、大頭針、紙類印刷品等。第四類：生活用品，如：拖把、紙球、掃把、茶具等。4.8.3辦公室為學校辦公用品及設備的歸口管理部門，負責制定使用和配置標準。4.9辦公用品及設備的購置4.9.1辦公用品及設備的申購實行費用預算制。各部門本著實事求是、節(jié)約經(jīng)營成本的原則，于每年底提出本部門次年度辦公用品及設備需求和費用預算并報辦公室審核。4.9.2辦公室負責根據(jù)各部門提交的辦公用品及設備預算，編制學校辦公用品及設備年度費用預算，并按學校年度費用預算的審批程序進行審批。4.9.3辦公用品及設備的費用預算一經(jīng)確定，必須嚴格執(zhí)行。每月25日前，各部門應根據(jù)預算費用和實際需求提出辦公用品及設備申領需求，辦公室必須進行嚴格審核。4.9.4辦公用品及設備的購置工作按學校的《采購管理辦法》執(zhí)行。5.1辦公用品及設備的管理5.1.1辦公用品及設備的使用按學校的《庫房管理辦法》執(zhí)行。5.1.2在使用耐用品時，庫管應分部門、分個人建立使用臺帳，以加強對辦公家私與辦公設備的控制。5.1.3辦公用品的使用人作為責任人，負責從學校領取辦公用品的安全和正常使用，使用人所在部門負責人作為監(jiān)管人負有監(jiān)督和管理職能。5.1.4各類辦公用品應愛惜使用、厲行節(jié)約，打印或復印資料時紙張要雙面使用；回形針、大頭針應重復使用，不得隨意丟棄；圓珠筆應更換筆芯使用。5.1.5在日常使用中，發(fā)現(xiàn)有故障或損壞，應及時通知辦公室安排維修（主指第一、二類辦公用品）。5.1.6公共辦公設備（如攝像機、投影儀、照相機）借用時，借用人須填寫辦公用品借用申請單，詳細說明借用事因和借用期限，經(jīng)部門負責人審核、辦公室主任批準后，方可借出。使用完畢后應時歸還。5.1.7任何個人均不得有意損壞或因私使用，損壞或遺失由使用人按相應價值賠償。5.1.8教職工在調(diào)動或離職時，必須將所使用的辦公用品交回所在部門負責人指定的人員，交接雙方必須簽字確認；其中第一、二類辦公用品還應與庫管辦理相關(guān)手續(xù)，否則不予于辦理離職、異動手續(xù)。5.1.9每月末，庫管應進一步核對各部門領用的辦公用品，統(tǒng)計出“各部門辦公用品、物料用品領用匯總表”交財務部門，財務部門據(jù)此一次計入各部門的費用支出中，監(jiān)督預算的執(zhí)行情況。5.1.10辦公室設置實物帳，詳細登記各種類辦公用品的收發(fā)存報表，逐筆登記數(shù)量、單價、金額，按年度打印賬本并歸檔。財務部門進行總分類核算，只記金額，不記數(shù)量。6.附則：6.1本辦法由學校辦公室、財務管理部負責解釋。6.2本辦法自2014年8月1日起生效施行。資產(chǎn)報損申請單Hxjy申請部門申請人申請日期資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號購進原價單位數(shù)量報廢原因申請人簽名/日期：部門經(jīng)理意見簽名/日期：辦公室意見簽名/日期：財務部門意見簽名/日期：分管領導意見簽名/日期：校長意見簽名/日期：處理情況物資已（）按規(guī)定廢棄（）修復使用（）其他處理人/日期：物資購置申請表Hxjy物資品名規(guī)格及使用要求單位數(shù)量單價金額用途使用時間備注合計佰拾萬仟佰拾元角分（￥）申購人庫管員核對部門負責人意見簽名：日期:辦公室意見簽名：日期:分管領導意見簽名：日期:財務部門意見簽名：日期:校長審批簽名：日期:固定資產(chǎn)盤點表Hxjy序號資產(chǎn)編號名稱型號類別單位數(shù)量單價購進原值使用部門使用人實地盤點備注