*公司應用計算機信息技術加強企業(yè)管理的調(diào)查報告

應用計算機信息技術加強企業(yè)管理的

調(diào)查報告

一、企業(yè)為什么花錢運用計算機信息技術來加強管理

1993年以來，該廠產(chǎn)品銷售收入雖然逐年增加，但經(jīng)濟效益卻下滑，消費經(jīng)營日趨困難。面對日益劇烈競爭的市場環(huán)境，企業(yè)感到原有經(jīng)歷式的管理形式、落后的管理手段和不透明的信息反響機制已非常不適應新的形勢，迫切需要應用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡和統(tǒng)一的財務軟件進展管理創(chuàng)新。

一是本錢的核算與控制迫切要求企業(yè)利用計算機進展管理。在產(chǎn)品開發(fā)過程中，以往靠會計人員手工勞動，連續(xù)幾天幾夜工作也只能算出大概的綜合本錢，難以及時準確地制定出有市場競爭力的產(chǎn)品價格。企業(yè)曾屢次出現(xiàn)新產(chǎn)品投產(chǎn)后，才發(fā)現(xiàn)新產(chǎn)品的設計本錢過高，價格無法為市場承受而被迫停產(chǎn)的情況。

二是資金的核算與管理迫切要求企業(yè)利用計算機進展控制。該廠銷售環(huán)節(jié)占用的資金余額上億元，大多以發(fā)出商品的形態(tài)存放在全國各地的430多個經(jīng)銷商處，企業(yè)難以及時、準確掌握各銷售點上的存貨變動情況，賬物不符、賬賬不符的問題時有發(fā)生，應收賬款居高不下，壞賬風險難以防范。1995年該廠曾組織十多名會計人員歷時一年，與各經(jīng)銷商核對發(fā)出商品和應收賬款，發(fā)現(xiàn)企業(yè)本身的賬簿記錄過失100多筆，僅發(fā)出商品的潛虧損失即達數(shù)百萬元之多。在儲藏資金的管理中，傳統(tǒng)的手工操作只能提供庫存材料、備件的賬面價值總量，但詳細材料、備件的存放時間、庫存數(shù)量卻不掌握，致使存貨超儲、積壓、損壞等情況非常嚴重。

三是薄弱的根底管理迫切要求企業(yè)利用計算機技術來強化。從企業(yè)內(nèi)部看，根底數(shù)據(jù)缺乏，材料消耗定額、工時消耗定額不準，談不上施行精細消費，挖潛降耗，也無法對消費車間、銷售部門、采購部門和倉儲部門施行科學的考核。特別是財務信息滯后于物流信息和市場變化信息，再加上數(shù)據(jù)常常失真，決策者難以及時理解掌握企業(yè)財務狀況的變動情況和內(nèi)部各種資源的配置情況迅速對市場變化做出反響。

四是企業(yè)各項規(guī)章制度迫切需要利用計算機手段進展硬化。過去規(guī)章制度只是掛在墻上，寫在本中，缺乏強有力的手段來保證制度的有效執(zhí)行，有章不循、有章難循的弊端難以克制，道德風險無法控制，科學標準的管理程序難以硬化。

二、如何運用計算機網(wǎng)絡和軟件對企業(yè)管理進展深化、細化

1996年以來，該廠針對采購、倉儲、消費、銷售等環(huán)節(jié)信息不明、賬目不清等突出問題，以財務管理為中心，以本錢控制為重點，本著先易后難的原那么，先后投資兩百余萬元開發(fā)了企業(yè)管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)基于一臺主效勞器，在各個車間、倉庫及消費、供應、銷售、財務等各有關處室設立了40多個工作站，將各子系統(tǒng)通過財務管理子系統(tǒng)嚴密地聯(lián)絡在一起，做到了“信息集成、過程集成、功能集成〞，實現(xiàn)了財務系統(tǒng)與銷售、供應、消費等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，為企業(yè)進步財務資金管理程度提供了強有力的手段。

財務管理子系統(tǒng)建立了統(tǒng)一的計算機平臺，變多級核算為一級核算，一張原始憑證〔銷貨發(fā)票、購貨發(fā)票、入庫單、領料單等〕一次錄入，倉庫、車間、廠部的業(yè)務核算、統(tǒng)計核算、會計核算、憑證的制作、打印、各明細賬、總賬的登記全部由計算機一次自動完成，可以靈敏地查詢、統(tǒng)計和打印賬表。

銷售管理子系統(tǒng)與金稅系統(tǒng)連接，利用金稅系統(tǒng)錄入和打印銷售發(fā)票后，自動轉(zhuǎn)入銷售管理子系統(tǒng)，自動編制銷售憑證，自動登記財務的產(chǎn)品銷售、發(fā)出商品、應收賬款、應交稅金等賬簿。同時可進展賬齡分析和壞賬估計，實現(xiàn)了銷售業(yè)務管理與核算一體化。

采購管理子系統(tǒng)對采購訂單、采購到貨以及入庫狀況進展全過程管理，為采購部門和財務部門提供準確及時的信息；自動完成對各種應付賬款的登記、沖銷以及應付賬款動態(tài)變化狀況。另外，該子系統(tǒng)還可以進展材料采購本錢的考核與監(jiān)視，非合同供應商、超過合同的采購價，軟件系統(tǒng)可以自動警告，要求審核。

倉儲管理子系統(tǒng)通過對各種存貨的收、發(fā)、存業(yè)務進展核算，及時準確地掌握每件存貨的耗用情況，把各類存貨本錢歸集到各本錢工程和本錢對象上，為企業(yè)的本錢核算提供根底數(shù)據(jù)，并動態(tài)反映存貨資金的增減變動情況。

消費方案子系統(tǒng)根據(jù)消費方案和上月末實際庫存情況，軟件系統(tǒng)能按照裝配物料清單計算物料的毛需求和凈需求，自動運算出零部件采購方案、自制件的消費方案，將設計、工藝、消費制造并行穿插進展管理，實現(xiàn)了各種物流、業(yè)務流自始至終連接起來的全過程管理。

本錢核算子系統(tǒng)可以完成產(chǎn)品或零部件標準本錢的制定，計算入庫產(chǎn)成品或自制半成品的標準本錢和標準本錢差異，可以從價格本錢差異和用量本錢差異方面進展控制，為企業(yè)分析消費本錢變動的原因提供了詳細資料，為施行標準本錢法和責任本錢法提供了可能。

根底數(shù)據(jù)子系統(tǒng)可為消費方案系統(tǒng)提供工藝過程信息、產(chǎn)品構(gòu)造信息，為本錢控制提供工時定額和材料消耗定額標準信息，并可以通過裝配物料清單自動讀取采購發(fā)票的最新單價，瞬間計算出產(chǎn)品的材料本錢，為產(chǎn)品投產(chǎn)決策提供第一手數(shù)據(jù)資料。產(chǎn)品開發(fā)人員可以隨時計算出新產(chǎn)品的設計本錢，為企業(yè)開發(fā)適銷對路的產(chǎn)品提供了有力的支持手段。

三、獲得的成效

1．進步了對薄弱環(huán)節(jié)的監(jiān)控管理才能

從采購環(huán)節(jié)看，如今可以準確地掌握某一時段的采購品種、總量、該品種的上年采購單價、采購本錢、當期采購單價等，從而能及時準確地計算出采購本錢的降低額和降低率，計算出各部門的材料采購節(jié)約情況，并依此進展獎懲。這就使采購管理得到強化，僅1999年就節(jié)約采購本錢900多萬元。

從倉儲環(huán)節(jié)看，系統(tǒng)可對各種庫存進展層層分解，不但可以從總額上反映儲藏資金占用情況，而且可以分品種統(tǒng)計每一種物料的超儲藏占用時間和超儲藏占用金額，并對原材料超儲藏占用實行自動報警，從而為控制存貨本錢、進步存貨周轉(zhuǎn)率、減少不合理的資金占用提供了可能。從銷售環(huán)節(jié)看，通過該系統(tǒng)可隨時查詢存于各經(jīng)銷商處發(fā)出商品的型號、數(shù)量、時間、去向等詳細資料，防止了發(fā)出商品長期被人占用或存放帶來的損失。還可準確反映應收賬款的賬齡構(gòu)造，有效地控制了應收賬款的規(guī)模，減少了呆壞賬損失。同時，通過計算機直接處理原始憑證，使應收賬款的錯賬率幾乎為零，解決了長期以來令財務人員頭痛的往來賬串戶錯賬問題。

從本錢控制環(huán)節(jié)看，系統(tǒng)方便快捷地提供了產(chǎn)品本錢構(gòu)成的詳細數(shù)據(jù)，將標準本錢控制與責任本錢考核相結(jié)合，用標準本錢與實際本錢差異進展比較，作為對車間考核的根據(jù)，把本錢控制真正落實到車間、班組和個人，使經(jīng)濟責任制考核有所根據(jù)，實現(xiàn)了由本錢核算向本錢控制的轉(zhuǎn)變。

2．減少了資金占用

如今該廠可以全面掌握庫存產(chǎn)品和發(fā)出商品的型號、數(shù)量存放時間，這就為及時盤活存量資產(chǎn)，防止庫存商品長期存放的損失創(chuàng)造了條件。幾年來，倉儲部門適時處理積壓商品，回收貨款2900萬元；銷售部門通過賬齡分析，對應收賬款的情況了如指掌，催收貨款有理有據(jù)，使全國經(jīng)銷商的應收賬款賬齡根本控制在3個月之內(nèi)，極大地降低了壞賬風險。

3．進步了財務管理工作的質(zhì)量和程度

通過使用財務與業(yè)務一體化的管理軟件，從根本上解決了長期困擾企業(yè)的部門與財務、倉庫與財務、倉庫與車間、車間與財務信息溝通不暢、賬賬不符、賬證不符、賬物不符的信息孤島問題，架起了財務信息與物流信息的橋梁。如今上至廠長、下至一般管理人員都可在自己的辦公室內(nèi)，根據(jù)自己的權限隨時調(diào)閱所需的信息，以往的重要信息集中于少數(shù)關鍵崗位與個人的信息不對稱問題也隨之迎刃而解。計算機管理軟件的應用，不僅大大進步了會計工作的效率，而且延伸了會計工作的領域，使核算會計向管理睬計邁出了一大步。

4．促進了管理制度的硬化

通過使用統(tǒng)一的軟件，將企業(yè)的各項規(guī)章制度硬化到計算機程序中，使消費經(jīng)營行為得到了標準。如今不按制度規(guī)定的程序辦，計算機就無法運行，即便是企業(yè)指導人，也必須在自己的權限之內(nèi)嚴格遵守法定程序，組織消費經(jīng)營活動。以往那種有章不循的情況在計算機鐵面無私的程序前根本得到杜絕，大大減少了人為因素的干擾。

四、幾點啟示

1．企業(yè)管理細化、深化要有新手段

企業(yè)管理工作做深、做細，必須有大量的根底數(shù)據(jù)作支撐。本錢核算不準、消耗定額不清，規(guī)章制度就難落實，考核就無根據(jù)。但靠手工來加工、整理、傳遞消費經(jīng)營過程中的各種信息，不僅速度慢、效率低，而且也不準確。因此，要解決管理上“手短〞的問題，只有借助于計算機手段，從根本上改變傳統(tǒng)、落后的管理方式，才能適應市場經(jīng)濟條件下組織社會化大消費的客觀要求。隨著計算機信息技術的成熟、微機的普及、操作技能的簡單化以及企業(yè)管理人員觀念的轉(zhuǎn)變，企業(yè)運用計算機網(wǎng)絡和統(tǒng)一的財務軟件全面加強和改善管理的時機已經(jīng)成熟。

2．管理的創(chuàng)新與進步?jīng)Q不僅僅是買新的計算機與軟件

引入計算機技術改善企業(yè)管理，不僅僅是買幾臺新的計算機、聯(lián)上網(wǎng)、裝上新的軟件，而是企業(yè)管理理念、內(nèi)部財務管理體制、資金運作方式、消費組織形式等諸多方面的重大變革。因此，上到企業(yè)指導班子、下到全體員工都要更新觀念，進步素質(zhì)，勇于承受、采用新的管理手段，才能充分發(fā)揮計算機和管理軟件的作用，實現(xiàn)管理創(chuàng)新。

3．通過應用計算機程序可以進步資金監(jiān)管的標準化程度

目前企業(yè)現(xiàn)有的各項管理和監(jiān)視制度不可謂不全，規(guī)章條例也不少，但在實際執(zhí)行中往往打了不少折扣。理論說明，運用計算機網(wǎng)絡和財務軟件，可從兩方面進步監(jiān)管程度。一是把企業(yè)的各種規(guī)章制度盡量變成計算機的應用管理程序，從而把規(guī)章制度硬化。二是適時掌握企業(yè)經(jīng)營中的資金與物流信息，從而可把事后的監(jiān)管變?yōu)槭轮械谋O(jiān)管。

4．加強企業(yè)管理要以財務管理為主線

財務信息是企業(yè)各類信息的交匯點，也是支撐經(jīng)營決策的根底。企業(yè)運用計算機網(wǎng)絡和管理軟件要遵循企業(yè)信息化開展的