建筑施工企業(yè)信息化改造初探隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化及我國的入世，我國經(jīng)濟(jì)目前正處于持續(xù)快速增長階段，作為國民經(jīng)濟(jì)第二產(chǎn)業(yè)的建筑業(yè)也獲得了前所未有的發(fā)展時(shí)機(jī)，隨著科技水平的提高，無論是建筑材料產(chǎn)品還是建筑施工技術(shù)，都取得了長足的發(fā)展，相比之下，我們施工企業(yè)的建筑施工管理水平卻沒有得到相應(yīng)的提高并在很大程度上限制了企業(yè)自身的發(fā)展。建筑施工行業(yè)面臨的市場競爭不僅來自國內(nèi)，而且還來自技術(shù)和資金均占有很大優(yōu)勢的國外同行。隨著電子技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的提高和普及，信息化已經(jīng)是大勢所趨，只有迅速提升施工企業(yè)的信息化水平，并通過信息化拉動施工企業(yè)向智能型和管理型企業(yè)轉(zhuǎn)化，才能使企業(yè)在激烈的市場競爭中取勝。為此，如何利用信息技術(shù)提高企業(yè)自身的管理水平、規(guī)范管理業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)管理效率和生產(chǎn)效率，實(shí)現(xiàn)提升企業(yè)核心競爭力的目標(biāo)，正在成為眾多建筑施工企業(yè)關(guān)注的熱點(diǎn)。目前，由我國政府牽頭組織實(shí)施的電子辦公、電子政務(wù)、金橋工程、金卡工程已經(jīng)普及多年并取得了相當(dāng)不錯的成果和良好的社會效應(yīng)，使企業(yè)的信息化改造成為可能。在此，本文結(jié)合筆者所在項(xiàng)目部的信息化改造經(jīng)驗(yàn)，討論如何利用信息化技術(shù)優(yōu)化采購業(yè)務(wù)流程以降低建筑施工成本的問題。建筑材料采購在建筑施工成本中所占比例甚大，所以，每個(gè)施工企業(yè)都非常關(guān)注材料采購，并把控制材料采購成本作為企業(yè)管理的主要目標(biāo)之一，并為此都作了很多相關(guān)規(guī)定以對整個(gè)采購流程進(jìn)行控制，但是效果卻不甚明顯。建筑施工企業(yè)要降低建筑施工成本，不外乎有幾個(gè)途徑：一，材料采購渠道多元化，材料采購渠道透明化，材料庫存管理實(shí)時(shí)化；二，提高企業(yè)的施工技術(shù)水平，不斷應(yīng)用新產(chǎn)品、新技術(shù)；三，全面提高企業(yè)的管理水平，對企業(yè)內(nèi)部人員進(jìn)行優(yōu)化組合，實(shí)現(xiàn)用最少的人員實(shí)現(xiàn)最大的效益。眾所周知，建筑施工是一個(gè)系統(tǒng)工程，建筑材料所包含的種類多，內(nèi)容繁雜，新型材料還在如雨后春筍般不斷涌現(xiàn)。根據(jù)作業(yè)方式，建筑材料一般分為采購材料和租賃材料兩大類，兩類材料的業(yè)務(wù)流程完全不同，所以，這兩項(xiàng)內(nèi)容一般都會有不同的人員專門管理負(fù)責(zé)。傳統(tǒng)的材料采購流程一般是由項(xiàng)目部材料計(jì)劃人員根據(jù)工程施工進(jìn)展情況制定出材料計(jì)劃單，將材料計(jì)劃單下達(dá)給材料采購人員，由材料采購人員進(jìn)行市場詢價(jià)對比后采購，再由專門的材料管理員入庫，然后再按照傳統(tǒng)手工方法分別進(jìn)行分類造冊登記。在這個(gè)過程中，材料計(jì)劃人員下達(dá)計(jì)劃單時(shí)，無法與在用的預(yù)算軟件關(guān)聯(lián)匹配，材料計(jì)劃的制定不易實(shí)現(xiàn)及時(shí)準(zhǔn)確，而采購計(jì)劃一旦進(jìn)行了修改，與采購人員之間的信息溝通不暢則會直接導(dǎo)致材料采購錯誤造成成本升高；材料采購人員接到采購計(jì)劃單后，一般會先在公司核準(zhǔn)的的合格供應(yīng)商名單內(nèi)或與自己長期合作的供應(yīng)商中進(jìn)行選擇并聯(lián)系采購，時(shí)間上通常不允許采購員和其他可能的供應(yīng)商聯(lián)系以進(jìn)一步了解市場行情，所以，材料采購環(huán)節(jié)中包含的成本過高的風(fēng)險(xiǎn)很大；材料采購收貨后，會有專門的庫管員進(jìn)行登記造冊，目前，絕大多數(shù)施工企業(yè)還在沿用傳統(tǒng)的手工記帳手段，基于傳統(tǒng)的手工登帳手段，材料管理員很難對材料進(jìn)行快速查詢和管理，項(xiàng)目部的材料計(jì)劃人員、采購人員也無法及時(shí)獲得材料的庫存信息，傳統(tǒng)的手工登帳手段往往不便于統(tǒng)計(jì)分析，容易造成信息溝通不暢、效率低下，同時(shí)不易實(shí)現(xiàn)材料采購環(huán)節(jié)中的計(jì)劃準(zhǔn)確、采購及時(shí)、統(tǒng)計(jì)方便的基本要求。筆者作為建筑行業(yè)的一名管理人員，從事建筑行業(yè)已有多年，對于建筑施工企業(yè)管理中的問題深有體會。根據(jù)筆者所在地的近200家工程施工企業(yè)的調(diào)查中，發(fā)現(xiàn)83％的企業(yè)現(xiàn)場施工的成本管理是“手工記賬”；5％是“計(jì)算機(jī)辦公軟件輔助進(jìn)行”；2％的企業(yè)居然“沒有管成本的人”；10％左右是“承包”給別人的。從以上的調(diào)查看，工程施工企業(yè)普遍比較關(guān)心材料機(jī)械消耗的費(fèi)用問題。該問題在施工中是最重要的，但又是最難控制的。施工現(xiàn)場消耗材料種類成千上萬，手工記賬不能進(jìn)行分析、核算。結(jié)果造成項(xiàng)目結(jié)束后，到底用了多少材料和機(jī)械誰都搞不清。預(yù)算中是贏利的工程，往往到了結(jié)算就變得無利潤了。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層為此大傷腦筋，究其原因，對現(xiàn)場的監(jiān)督不夠是主要的因素，當(dāng)然也有人為因素的干擾。有一點(diǎn)需要指出，對于現(xiàn)場管理這么重要的環(huán)節(jié)，集采購、倉儲、領(lǐng)出、工地消耗于一體的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)還沒有得到應(yīng)用。工程施工歷來都把進(jìn)度作為第一要點(diǎn)來抓，也就是按時(shí)完成工程是最重要的。但要提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，光講進(jìn)度顯然是不夠的，成本的控制才是體現(xiàn)效益的標(biāo)志。所以隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步成熟，許多施工企業(yè)已經(jīng)意識到成本控制的重要性。2002年8月，為了一次性解決在建筑材料采購管理中存在的上述問題，筆者所在經(jīng)理部購買了北京普道華天計(jì)算機(jī)技術(shù)有限公司開發(fā)的《華天1.0版材料管理軟件》，使用近半年來，使用效果良好，筆者結(jié)合自己的使用心得體會和建筑施工管理中的一些問題，與大家在這里一起討論計(jì)算機(jī)在建筑企業(yè)管理信息化中的應(yīng)用。我項(xiàng)目部在使用材料管理軟件之前，器材部門材料記帳全部采用手工模式，即手工完成填寫入庫單、登記材料臺帳、填寫出庫單等工作。建筑材料品種多數(shù)量大供應(yīng)商復(fù)雜，器材部門的工作量非常大，往往不能及時(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行庫存材料統(tǒng)計(jì)，極易造成材料采購混亂；另外，由于建筑市場競爭非常激烈，大多數(shù)建筑施工企業(yè)或多或少的存在墊資行為，建筑企業(yè)往往迫不得已讓自己的材料供應(yīng)商共同分擔(dān)這部分經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，這部分材料外欠款的管理一直是困擾建筑施工企業(yè)的一個(gè)老大難問題，在每次付款前，我項(xiàng)目部器材管理人員不得不進(jìn)行單據(jù)核驗(yàn)和付款歷史查詢以確保無誤，直接造成工作效率低下。為徹底解決上述問題，我項(xiàng)目部決定引入計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作管理，結(jié)合項(xiàng)目部的一些實(shí)際情況，決定分步實(shí)施信息化改造，首先在器材管理工作中進(jìn)行應(yīng)用試點(diǎn)，先引入計(jì)算機(jī)管理的概念和基本模式，在所有人員對其都認(rèn)識接受后，再根據(jù)軟件應(yīng)用情況和人員培訓(xùn)情況決定把計(jì)算機(jī)管理全面引入項(xiàng)目部的具體時(shí)間。決定在器材工作中先行引入計(jì)算機(jī)管理后，項(xiàng)目部對器材工作的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了詳細(xì)分析，提出了軟件的詳細(xì)的功能要求和具體的特殊要求，并擬定了詳細(xì)的實(shí)施步驟。當(dāng)時(shí)提出的功能要求大致如下：◆軟件應(yīng)不改變目前施工單位的業(yè)務(wù)流程，并盡量考慮到施工單位目前的人員素質(zhì)水平，做到易學(xué)易用?！糗浖O(shè)計(jì)應(yīng)比較專業(yè)，符合使用者的傳統(tǒng)使用習(xí)慣◆軟件應(yīng)該可以對施工單位的管理流程進(jìn)行一定的優(yōu)化◆鑒于建筑材料品種繁雜，最好可以有比較全的材料庫，免去器材部門的手工輸入之苦◆可以實(shí)現(xiàn)按照供應(yīng)商、時(shí)間段、明細(xì)材料等條件進(jìn)行倉庫流水帳管理、出入庫管理、外欠材料款管理等工作◆可以方便器材采購人員了解市場行情提出大致的軟件功能要求后，筆者在北京軟件市場的倉庫／材料管理軟件進(jìn)行了了解，先后對用友財(cái)務(wù)、金蝶財(cái)務(wù)、管家婆、華天材料軟件、速達(dá)財(cái)務(wù)軟件、勝新庫管王、夢龍材料管理、建龍材料管理等十幾個(gè)產(chǎn)品進(jìn)行了考察試用，最終確定了北京普道華天計(jì)算機(jī)技術(shù)有限公司開發(fā)的《華天1.0版建筑材料管理軟件》。普道華天公司的《華天1.0版建筑材料管理軟件》包括十個(gè)功能模塊，分別是：基礎(chǔ)資料信息管理、系統(tǒng)設(shè)置、材料采購、材料租賃、材料領(lǐng)用、庫存盤點(diǎn)、材料送檢、報(bào)表中心、系統(tǒng)查詢、系統(tǒng)幫助。該軟件以材料采購、入庫和收發(fā)為中心展開，覆蓋了從材料計(jì)劃制定到材料、采購訂單發(fā)出、采購收貨、采購付款、付款審批、材料收發(fā)、庫存管理、報(bào)表生成等基本業(yè)務(wù)流程。軟件按照建筑施工單位的傳統(tǒng)習(xí)慣內(nèi)置了絕大部分建筑材料明細(xì)，極大的減輕了材料管理人員的手工輸入部分工作，而且因?yàn)槭窃趥鹘y(tǒng)習(xí)慣基礎(chǔ)上進(jìn)行了優(yōu)化分類，使得材料管理更趨科學(xué)；該軟件提供的北京建筑材料供應(yīng)商的名錄查詢，非常便于我項(xiàng)目部材料采購人員進(jìn)行市場詢價(jià)比較，為降低采購成本提供了可能；非常值得一提的是軟件提供的采購材料送檢流程功能，該功能允許材料人員可以進(jìn)行材料送檢批次的設(shè)定，一旦采購材料達(dá)到預(yù)設(shè)的送檢標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)就自動提示材料人員應(yīng)進(jìn)行送檢，并可以通過與北京市各大實(shí)驗(yàn)室軟件的軟件接口非常方便的進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，在很大程度上簡化了實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的傳遞。該軟件的上述功能設(shè)置基本可以滿足我部門的使用要求，最終我項(xiàng)目部決定采用這套軟件。目槍療該軟件在筆者鄭所在的項(xiàng)目部算應(yīng)用將近半年妖來，使用效果蒜良好，在資金寨運(yùn)用、材料管素理上效果明顯多，不合理庫存證大大下降，采薄購成本顯著降路低，提升了項(xiàng)沃目部的辦公效屢率，非常受項(xiàng)蘇目部材料人員肯歡迎。筆者所鬧在項(xiàng)目部的器王材部門因?yàn)楣まZ作出色，獲得酒了公企司吉“產(chǎn)200悄2晶年十佳器材管賀理躺”宜榮譽(yù)稱號。愛舉子在打算采用計(jì)垂算機(jī)進(jìn)行項(xiàng)目練部管理之初，付筆者鑒于項(xiàng)目棉部人員的基本粱素質(zhì)和計(jì)算機(jī)每操作水平，決鑒定先從項(xiàng)目部吹的器材部門開討始著手，先引貴入計(jì)算機(jī)管理暗的概念和基本朗模式，在所有神人員對其都認(rèn)淹識接受后再慢奪慢推廣到項(xiàng)目權(quán)部的其他管理喇內(nèi)容當(dāng)中。經(jīng)奉過半年的適應(yīng)劫，該模式已經(jīng)迎被普遍接受并貍且頗受好評，脖項(xiàng)目部決定開駁始著手進(jìn)行項(xiàng)全目部的辦公自斃動化系統(tǒng)的實(shí)伐施，目前正在瓜與北京普道華報(bào)天公司合作，區(qū)討論該公司《支華搖天鴿1.禁0丈版施工企業(yè)辦糕公系統(tǒng)》的實(shí)坑施可能性。睛雕滴筆者認(rèn)為，對眠施工企業(yè)進(jìn)行盜信息化改造是筆大勢所趨，是忠提升企業(yè)核心錯競爭力的有效