內(nèi)審員如何有效開展工作楊勝遷2012.06匯智昊通第一頁，共三十七頁。二、如何正確記錄審核證據(jù)一、如何編制檢查表三、如何編制不符合報告第二頁，共三十七頁。編制質(zhì)量管理體系計劃成立審核小組編制本次審核通知審核的相關(guān)事宜準備審核實施：首次會議、現(xiàn)場審核、末次會議審核報告分發(fā)相關(guān)部門不符合報告發(fā)往相關(guān)部門糾正措施的制訂和實施糾正措施有效性跟蹤驗證記錄保存將改進有效措施納入標準實施持續(xù)改進提供管理評審發(fā)往相關(guān)部門審核安排、編制審核檢查表管理體系內(nèi)部審核流程圖

No

Yes

第三頁，共三十七頁。4.1內(nèi)部審核計劃的編制與準備4.1.1每年年初，質(zhì)量負責人根據(jù)管理體系運行情況，編制《內(nèi)部審核年度計劃表》，報總經(jīng)理批準后，對管理體系審核進行組織準備。4.1.2計劃內(nèi)的內(nèi)審至少一年一次，且要覆蓋管理體系的所有要素和部門。4.1.3當客戶申訴和投訴或檢測工作中發(fā)現(xiàn)的問題導(dǎo)致對本公司檢測報告的正確性或有效性產(chǎn)生懷疑時，由質(zhì)量負責人上報總經(jīng)理批準對相關(guān)責任部門和管理體系要素實施附加內(nèi)部審核。4.1.4內(nèi)部審核前兩周，質(zhì)量負責人負責組建內(nèi)審組，內(nèi)審員應(yīng)由經(jīng)過培訓(xùn)并確認其資格的人員來擔任，內(nèi)審員應(yīng)獨立于被審核的工作。質(zhì)量負責人編制《內(nèi)部審核實施計劃表》，報總經(jīng)理批準后發(fā)放給各受審部門。4.1.5內(nèi)審員根據(jù)內(nèi)審計劃，編寫《內(nèi)審檢查表》，明確審核的內(nèi)容、方法，經(jīng)質(zhì)量負責人確認后，作為內(nèi)審檢查項目的指引。4.2內(nèi)部審核實施4.2.1質(zhì)量負責人主持召集有關(guān)人員舉行內(nèi)審首次會議，說明內(nèi)審的目的、范圍，提出內(nèi)審注意事項和日程安排，首次會議由質(zhì)量負責人指定人員作好會議記錄，與會人員簽到。4.0內(nèi)審工作流程第四頁，共三十七頁。4.2.2首次會議結(jié)束后，轉(zhuǎn)入現(xiàn)場審核，內(nèi)審員在《內(nèi)審檢查表》的指引下，通過提問、查看記錄、查閱文件、檢查實操等方式收集審核證據(jù)。4.2.3內(nèi)審員發(fā)現(xiàn)不符合項應(yīng)在《內(nèi)審檢查表》中詳細、準確描述不符合項的狀況，并由受審核部門進行確認。4.2.4內(nèi)審組需在每天的現(xiàn)場審核結(jié)束后，召開臨時會議，匯總審核結(jié)果，對當天審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項、遇到的情況進行小結(jié)，以便確認發(fā)現(xiàn)的不符合項的性質(zhì)及安排余下的工作。4.2.5現(xiàn)場審核結(jié)束后，質(zhì)量負責人召集內(nèi)審組成員與受審核部門負責人舉行末次會議，說明審核結(jié)果和所有發(fā)現(xiàn)的不符合項，并確保受審核部門人員明確了解不符合項。4.2.6內(nèi)審組針對每項不符合項發(fā)出《內(nèi)審不合格報告》，內(nèi)審員在報告中應(yīng)對不符合項作詳細描述，包括不符合事實違反的相關(guān)標準條款、管理體系文件的條款及不符合的性質(zhì)，并提出糾正期限，交責任部門確認后由內(nèi)審員簽發(fā)。4.2.7責任部門收到由內(nèi)審員簽發(fā)的《內(nèi)審不合格報告》后，盡快對不符合的原因進行分析，提出糾正措施，經(jīng)內(nèi)審組確認后實施。4.2.8如果審核發(fā)現(xiàn)不符合項對檢測結(jié)果已造成影響，經(jīng)總經(jīng)理同意，由綜合辦公室書面通知客戶。4.3末次會議完成一周內(nèi)，由質(zhì)量負責人編制《內(nèi)部審核報告》，內(nèi)容包括審核的目的、范圍、實施情況，審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項及分布情況，管理體系運行有效性的說明等內(nèi)容，并由總經(jīng)理批準后發(fā)至相關(guān)部門。4.4糾正措施的跟蹤驗證4.4.1對每一份《內(nèi)審不合格報告》，相關(guān)責任部門必須在五個工作日內(nèi)分析原因，提出初步的糾正措施；對不做出反應(yīng)者，質(zhì)量負責人應(yīng)加以追查并向總經(jīng)理報告。4.4.2糾正措施的執(zhí)行情況由內(nèi)審員進行跟蹤確認，驗證有效后，在《內(nèi)審不合格報告》驗證欄中簽字，并做出糾正措施有效性的結(jié)論。如驗證時發(fā)現(xiàn)糾正措施未能完成或無效時，應(yīng)重新發(fā)出《內(nèi)審不合格報告》，直到有效為止。4.5糾正措施如涉及到文件的修改，此時應(yīng)執(zhí)行《文件控制程序》。4.6有關(guān)內(nèi)部審核的資料包括糾正措施的內(nèi)容、實施結(jié)果的有效性以及所導(dǎo)致的文件修訂均應(yīng)記錄并存檔。4.7質(zhì)量負責人將內(nèi)部審核結(jié)果及所采取的糾正措施，提交管理評審，驗證管理體系運作的有效性和符合性。4.0內(nèi)審工作流程第五頁，共三十七頁。一、如何編制檢查表1、收集相關(guān)信息2、按照過程方法編制檢查內(nèi)容3、結(jié)合重點與難點編制第六頁，共三十七頁。1、收集哪些相關(guān)信息標準要求——ISO9000/ISO14000/OHSAS18000/PCAP法律法規(guī)要求及其他要求體系文件要求——手冊、程序文件、作業(yè)指引上次審核集中的問題點——所開出的口頭與書面的不符合項已知該部門曾經(jīng)發(fā)生過的管理問題第七頁，共三十七頁。一、如何編制檢查表1、收集相關(guān)信息2、按照過程方法編制檢查內(nèi)容3、結(jié)合重點與難點編制第八頁，共三十七頁。2、按照過程方法編制檢查內(nèi)容是否根據(jù)標準與實際運行情況策劃出相應(yīng)的程序文件或作業(yè)指引等是否按照所策劃的文件進行實施是否根據(jù)實施情況進行相應(yīng)的監(jiān)測和記錄相應(yīng)的監(jiān)測結(jié)果是否對監(jiān)測結(jié)果進行評價及處理，處理記錄是否保存，處理結(jié)果是否滿足要求第九頁，共三十七頁。舉例：查人力資源部請按要求編制檢查表第十頁，共三十七頁。一、如何編制檢查表1、收集相關(guān)信息2、按照過程方法編制檢查內(nèi)容3、結(jié)合重點與難點編制第十一頁，共三十七頁。3、結(jié)合管理的重點與難點編制針對各部門的工作特點與控制重點編制檢查內(nèi)容針對工作中容易出錯的問題編制檢查內(nèi)容針對管理中的盲點編制檢查內(nèi)容第十二頁，共三十七頁。二、如何正確記錄審核證據(jù)1、收集審核證據(jù)的方法2、審核證據(jù)的記錄內(nèi)容與方法3、對于不符合要求之處理方法第十三頁，共三十七頁。1、收集審核證據(jù)的方法聽：聆聽、傾聽，聽你所關(guān)心的；看：敏銳、敏感，絲絲縷縷中看出問題的真相；查：學會抽樣查看，學會證實；問：不脫離你的主題，詢問你所關(guān)心的事。記錄：是不可缺少的，尤其是對問題點應(yīng)予詳細的記錄第十四頁，共三十七頁。附件1、證據(jù)類別b.非客觀證據(jù):＊主觀推測,推斷要發(fā)生的事情；＊傳聞，陪同人員及無關(guān)人員的說話；＊作廢文件的規(guī)定，擅自改過的記錄。第十五頁，共三十七頁。附件1、證據(jù)類別a.客觀證據(jù):＊存在的客觀事實(例如:觀察﹑測量﹑實驗的結(jié)果)﹔＊被訪問人員(當事人)的口述﹔＊現(xiàn)存的文件﹑記錄等。第十六頁，共三十七頁。二、如何正確記錄審核證據(jù)1、收集審核證據(jù)的方法2、審核證據(jù)的記錄內(nèi)容與方法3、對于不符合要求之處理方法第十七頁，共三十七頁。2、審核證據(jù)的記錄內(nèi)容與方法按5W2H方法記錄你所發(fā)現(xiàn)的事實與測試結(jié)果對于一些文件的引用或記錄，盡量用一些唯一性的標識與記錄，如：文件名稱與編號、版本、版次，表格的標題與編號，注意摘錄重要的檢測記錄、檢驗人員、檢驗方法等第十八頁，共三十七頁。2、審核證據(jù)的記錄內(nèi)容與方法包含時間﹑地點﹑人員﹑主題事件﹑主要過程活動實施慨要；觀察到的事實主要過程﹑關(guān)鍵過程和主要信息；不合格情節(jié)可追溯，必要時有見證人。第十九頁，共三十七頁。舉例1：如何記錄所發(fā)現(xiàn)的信息審核員來到工程部審核，看到工人在進行設(shè)備的維修，審核員問該工人，維修中使用的含油紗布如何處置？工人回答，我們有文件規(guī)定，使用后該收集到專用的有害廢棄物收集筒中，審核員問有害物收集桶在何處，工人指向車間的一頭的一個鐵桶，審核員走過去發(fā)現(xiàn)，鐵桶里有含油紗布，也有生活垃圾，審核員問工程部的部長，為何鐵桶里有含油棉紗，也有生活垃圾，部長說，這是生活垃圾桶，那個工人可能不知道這是生活垃圾桶。第二十頁，共三十七頁。舉例2：如何記錄所發(fā)現(xiàn)的信息你在稽核調(diào)漆室時,發(fā)現(xiàn)程序書<OHS-16>規(guī)定每一個月需更換操作人員防護面具的濾毒罐一次,稽審核時發(fā)現(xiàn)目前在調(diào)漆室工作的三名員工,其中有一名員工的濾毒罐已有一個半月尚未更換,但該名員工阿鳥向你說明他所使用的濾毒罐一切良好,配戴時并未聞到溶劑的味道,且并無身體不適的感覺.

第二十一頁，共三十七頁。二、如何正確記錄審核證據(jù)1、收集審核證據(jù)的方法2、審核證據(jù)的記錄內(nèi)容與方法3、對于不符合要求之處理方法第二十二頁，共三十七頁。3、對于不符合要求之處理首先要記錄該活動所要求的正確內(nèi)容，如文件所規(guī)定的再記錄在現(xiàn)場或測試所發(fā)現(xiàn)的不符合之事實，如相關(guān)數(shù)據(jù)，操作方法等你認為不符合要求的證據(jù)，可以自己做一下標識，不要在現(xiàn)場輕易表態(tài)，待與審核組共同討論后，再根據(jù)組長要求開出不符合報告第二十三頁，共三十七頁。三、如何編制不符合報告1、證據(jù)與審核準則進行核對2、不符合事實描述3、不符合報告編制第二十四頁，共三十七頁。1、證據(jù)與審核準則核對明確審核準則有哪些：標準、法律法規(guī)、顧客要求及其他要求、體系文件（包括一、二、三級文件）從檢查表中列舉出可能屬于不符合的證據(jù)將所列舉出不符合證據(jù)與相應(yīng)的審核準則核對，找出不符合條款及不符合理由。第二十五頁，共三十七頁。附件1：不符合的分類a.不符合類型:＊體系性---質(zhì)量管理體系與有關(guān)標準﹑法律﹑法規(guī)不符合﹔＊實施性---未按文件/程序?qū)嵤┅r＊有效性---實施效果未達要求。第二十六頁，共三十七頁。附件1：不符合的分類b.不符合性質(zhì):＊嚴重不符合嚴重不合格通常是指系統(tǒng)性或區(qū)域性失效。＊一般不符合個別偶然的后果輕微的對某個區(qū)域性或系統(tǒng)有效性影響輕微的。第二十七頁，共三十七頁。附件1：不符合的分類b.不符合性質(zhì):＊觀察項--證據(jù)稍不足﹐但存在問題﹐需提醒的事項﹔--已發(fā)現(xiàn)問題﹐但尚不能構(gòu)成不合格﹐如發(fā)展

下去就有可能構(gòu)成為不合格的事項﹔--其它需要提醒注意的事項。第二十八頁，共三十七頁。三、如何編制不符合報告1、證據(jù)與審核準則進行核對2、不符合事實描述3、不符合報告編制第二十九頁，共三十七頁。2、不符合事實描述不要添加任何自己的語言，純事實描述語言要簡潔、意思要清楚，前后不要矛盾闡明不符合標準的理由（不符合標準條款中的具體內(nèi)容）第三十頁，共三十七頁。三、如何編制不符合報告1、證據(jù)與審核準則進行核對2、不符合事實描述3、不符合報告編制第三十一頁，共三十七頁。3、不符合報告編制選擇不符合報告之模板搞清楚嚴重不符合、一般性不符合及口頭建議項待不符合事實與理由搞清楚后，再填寫不符合報告之內(nèi)容，要求被審核部門確認。第三十二頁，共三十七頁。附件1、審核發(fā)現(xiàn)的形成不要吹毛求疵，應(yīng)該懂得持續(xù)改進，小事以提醒的方式告之；要抓住體系中的大缺失，以幫助別人能改進后有所提高；對重復(fù)性發(fā)生的小問題，應(yīng)該當作系統(tǒng)問題提出，這不能應(yīng)小而放。第三十三頁，共三十七頁。附件1：不合格報告三要素標準違背條款（包括要求）不合格嚴重程度性質(zhì)狀態(tài)地點客觀事實事物特征當事人要求是什么合同和法規(guī)要求體系文件要求標準要求經(jīng)理說第三十四頁，共三十七頁。附件：2010年TUV外審不符合項第三十五頁，共三十七頁。謝謝大家！??！學習是為美好生活而準備的！第三十六頁，共三十七頁。內(nèi)容總結(jié)內(nèi)審員如何有效開展工作。楊勝遷2012.06。將改進有效措施納入標準實施持續(xù)改進。4.1.2計劃內(nèi)的內(nèi)審至少一年一次，且